Db06 Raadsbrief Onderzoeksplan 2026 213a Gemeentewet.pdf

Raadsbrief

Onderzoeksplan 2026 213a Gemeentewet aan: datum document: ons kenmerk: datum collegevergadering: portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: embargo: programma:

de raad van de gemeente Hillegom 2 maart 2026 Z-26-493556 17 maart 2026 Dhr. R. ter Hark Sandra de Lange s.lange@hltsamen.nl ☐ Bestuur

Artikel 213a uit de Gemeentewet verplicht gemeenten tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door rekenkamercommissies gaat het hierbij om een zelfonderzoek van de colleges waarin we de doelmatigheid onderzoeken en de doeltreffendheid toetsen. Hoewel een dergelijk onderzoek verplicht is, heeft het vooral de functie van ontwikkelinstrument. In de door uw raad vastgestelde “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hillegom 2019” is bepaald dat wij u informeren over de onderzoeken die wij in het betreffende jaar willen uitvoeren. Voor 2026 hebben wij als onderzoeksonderwerp gekozen voor Treasury binnen HLTsamen en de drie gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Het onderzoek richt zich op het versterken en harmoniseren van treasurybeleid en -processen, inclusief het actualiseren van de treasurystatuten en het verbeteren van de informatiepositie richting college en raad. De uitvoering van het onderzoek is afhankelijk van de beschikbare capaciteit binnen team Control en de betrokken financiële teams. Op basis van de huidige inschatting van de ambtelijke capaciteit is het haalbaar om in 2026 één onderzoek volledig uit te voeren.

Na afronding van het treasuryonderzoek zal worden bekeken of een volgend 213a-onderzoek, bijvoorbeeld naar investeringskredieten, kan worden gestart. De voortgang en resultaten van het onderzoek Treasury zullen worden gerapporteerd in de paragraaf Bedrijfsvoering van de tussenrapportage en de programmarekening. Wij stellen u hiermee tijdig in staat om kennis te nemen van het onderzoek en de planning, zodat de wettelijke verplichtingen uit artikel 213a van de Gemeentewet worden nagekomen.

1

Bijlagen: Onderzoeksplan 2026

2

Onderzoeksplan 2026 Onderzoeken doelmatig- en doeltreffendheid, Gemeentewet, artikel 213a

Definitief:

17 maart 2026

Opdrachtgevers:

Colleges Hillegom, Lisse en Teylingen

Opdrachtnemer:

Sandra de Lange, Concerncontroller

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ....................................................................................................................................... 3

2.

Verordening ................................................................................................................................... 3

3.

Definities doelmatigheid en doeltreffendheid ....................................................................................... 3

4.

Onderzoek 2026 ............................................................................................................................. 3

5.

Opzet onderzoeksplan ..................................................................................................................... 3

6.

Rapportage .................................................................................................................................... 4

7.

Kosten onderzoeken ........................................................................................................................ 5

1.

Inleiding

Artikel 213a uit de Gemeentewet verplicht de gemeenten tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamercommissies gaat het hierbij om een zelfonderzoek van de colleges waarin we de doelmatigheid onderzoeken en de doeltreffendheid toetsen. Hoewel een dergelijk onderzoek verplicht is, heeft het vooral de functie van ontwikkelinstrument.

2.

Verordening

De onderzoeksverordeningen 2019 zijn door de raden van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen op respectievelijk 20 juni 2019, 17 oktober 2019 en 11 juli 2019 vastgesteld.

3.

Definities doelmatigheid en doeltreffendheid

Onder doelmatigheid wordt verstaan: met zo min mogelijk middelen (geld, personeel, huisvesting, tractie etc) een maximaal resultaat halen. Onder doeltreffendheid verstaan we: meten of de prestaties en effecten werkelijk worden gehaald.

4.

Onderzoek 2026

We willen met de 213a-onderzoeken bijdragen aan leren en verbeteren binnen de organisatie. Daarbij is het belangrijk medewerkers en management actief te betrekken bij het onderzoek en bij het formuleren van verbeter- en ontwikkelrichtingen. Om die reden kiezen we bij het onderzoek naar Treasury voor een waarderende aanpak. In de afgelopen jaren is Treasury binnen HLTsamen en de drie gemeenten verder ontwikkeld, mede als gevolg van veranderende wet- en regelgeving (BBV, Wet Fido), de samenwerking binnen de gemeenschappelijke regeling, toegenomen kasstromen, renteontwikkelingen en de groei van verstrekte geldleningen en garanties. Tegelijkertijd vragen colleges en raden om meer inzicht en duiding van financiële risico’s, kasstromen en sturingsinformatie. Voor 2026 zien we dat organisatieontwikkeling, reguliere werkzaamheden en beperkte specialistische capaciteit van invloed zijn op de beschikbare ruimte voor onderzoek, zowel binnen team Control als binnen de betrokken financiële teams. Daarom is gekozen voor een realistische planning en een afgebakend, maar verdiepend 213a-onderzoek. Het onderzoek Treasury wordt in 2026 aangewezen als 213a-onderzoek, met als doel het versterken en harmoniseren van Treasurybeleid en -processen, het actualiseren van de Treasurystatuten en het verbeteren van de informatiepositie van bestuur en raad.

Daarnaast is het onderwerp investeringen (kredieten) als mogelijk 213a-onderzoek in beeld voor 2026. Gezien de beschikbare capaciteit binnen team Control en de betrokken financiële teams, en om voldoende diepgang en kwaliteit te waarborgen, worden deze onderzoeken niet gelijktijdig uitgevoerd. Er wordt eerst gestart met het onderzoek Treasury. Pas na afronding van dit onderzoek wordt gestart wordt met het onderzoek naar investeringen (kredieten).

5.

Opzet onderzoeksplan

In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: a. heeft het onderzoek betrekking op de begroting, een paragraaf of een taak b. het object van onderzoek c. de reikwijdte van het onderzoek

3

d. de onderzoeksmethode e. doorlooptijd van het onderzoek f. de wijze van uitvoering

Programma 4. bestuur Object van onderzoek

Treasuryfunctie HLTsamen en de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen Het onderzoek richt zich op het functioneren van de Treasuryfunctie binnen HLTsamen en de drie gemeenten. Hierbij wordt gekeken naar de inrichting, werking en samenhang van Treasuryprocessen, governance, interne beheersing en risicobeheersing. Het onderzoek omvat onder meer kasbeheer, liquiditeitenbeheer, financiering, risicobeheer, rapportages aan bestuur, de kwaliteit van prognoses, de opvolging van eerdere aanbevelingen én de processen verstrekte geldleningen en afgegeven garanties. Doel is het identificeren van succesfactoren en harmonisatiekansen binnen de huidige werkwijze Het onderzoek wordt uitgevoerd op basis van: • een bureauonderzoek (documentanalyse van Treasurystatuten, beleidskaders, processen, IC-rapportages en Treasuryrapportages); • een verdiepingsonderzoek door middel van workshops en interviews met betrokken medewerkers en management. Daarbij wordt gebruikgemaakt van de waarderende onderzoeksmethode (Appreciative Inquiry). Op basis van de bevindingen wordt een ideaalbeeld voor Treasury opgesteld en worden concrete, gedragen aanbevelingen geformuleerd. Tevens worden de Treasurystatuten opgesteld en/of geactualiseerd en geharmoniseerd. De doorlooptijd van het onderzoek wordt in overleg met team Financiën en Audit & Control bepaald. Het onderzoek vindt plaats in 2026.

Het onderzoek wordt uitgevoerd door Concern control, in samenwerking met medewerkers van team Financiën/Treasury en andere relevante disciplines binnen de organisatie. Eventuele externe ondersteuning wordt indien nodig aanvullend ingezet.

Reikwijdte van het onderzoek

Onderzoeksmethode

Doorlooptijd van het onderzoek Wijze van uitvoering

6.

Rapportage

Op basis van het onderzoeksrapport stelt desbetreffende team een ontwikkelplan samen. Het onderzoeksrapport en het ontwikkelplan worden door het college vastgesteld. In tussenrapportages en de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de stand van zaken van de onderzoeken, de uitkomsten van de rapportages en de ontwikkelplannen.

4

7.

Kosten onderzoeken

Het 213a-onderzoek Treasury wordt uitgevoerd door Control/externe projectleider, in samenwerking met Financiën en medewerkers uit de organisatie. Indien nodig kan externe expertise worden ingezet. Hiervoor kan beroep worden gedaan op het directiebudget ‘’overige advieskosten’’.

5