Db06 Raadsbrief Evaluatie Vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024 (VUP 2024).pdf
Tekst van het document
Raadsbrief
Evaluatie Vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024 (VUP 2024) aan: datum:
de raad van de gemeente Hillegom
ons kenmerk: Z-24-410725 datum collegevergadering: 11 maart 2025 Mevr. C.J. Hoekstra portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: Joop Baak emailadres: J.Baak@HLTSamen.nl telefoon: 14 0252 embargo: ☐
Op grond van de Omgevingswet en het Omgevingsbesluit is het college verplicht om jaarlijks een uitvoeringsprogramma vast te stellen met betrekking tot de vergunningverlenende activiteiten. In het Vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom (VUP) wordt jaarlijks beschreven hoe de uitvoering van het onderdeel Vergunningen van de VTH taken is geborgd. Het VUP is ook een nadere uitwerking van het VTH beleidsplan gemeente Hillegom 2024-2027. De beleidsmatige keuzes uit het VTH beleidsplan worden in het VUP vertaald naar uitvoeringsniveau. In het Omgevingsbesluit is bepaald dat het college jaarlijks evalueert hoe de uitvoering van het programma zoals in het VUP van het voorgaande jaar staat beschreven, gerealiseerd is. Het VUP en de evaluatie hiervan zijn onderdeel van de beleidscyclus fysieke leefomgeving. Met het opstellen van het VUP en de evaluatie hiervan wordt aangetoond dat de gemeente Hillegom de uitvoering van de VTH-taken en de VTH-beleidscyclus op orde heeft. Na vaststelling, moet op grond van de Gemeentewet, de evaluatie van het uitvoeringsprogramma aan de gemeenteraad bekend worden gemaakt.
Bijlagen: 1. Evaluatie Vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024 (VUP 2024).
1
Evaluatie Vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
januari 2025
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
Samenvatting Op 1 januari 2024 zijn de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) in werking getreden. Daarom is deze evaluatie, evenals het VUP 2024, geschreven op basis van het Omgevingswet-kader. Voor u ligt de evaluatie van het Vergunningverlening Uitvoering Programma (VUP) Hillegom 2024. Het VUP is een nadere jaarlijkse uitwerking van het VTH-beleidsplan gemeente Hillegom 2024-2027. (VTH = Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving). Beleidsmatige keuzes uit het VTH beleidsplan worden in het VUP vertaald naar uitvoeringsniveau. Waarom dit Vergunningen Uitvoering Programma (VUP) Hillegom 2024? De gemeente Hillegom is verplicht om jaarlijks een uitvoeringsprogramma op te stellen met betrekking tot de vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavende activiteiten in het kader van de Omgevingswet. Het VTH-beleid wordt periodiek (jaarlijks) uitgewerkt en achtereenvolgens geëvalueerd, voorliggend de evaluatie over 2024, onderdeel VUP. Hierin staan specifiek de uitvoeringsactiviteiten genoemd welke het college voornemens was in 2024 uit te voeren. Realisatie/conclusie In dit hoofdstuk worden de gerealiseerde kernactiviteiten weergegeven. Het gaat hierbij met name over vergunningverlening t.a.v. de taakvelden Omgevingswet en APV/Bijzondere Wetten. Het grootse deel van de gerealiseerde werkzaamheden bestaat uit reguliere werkzaamheden.
Aandacht wordt gegeven aan het verwerkte aanbod en de verwachtingen. Verder zijn de activiteiten welke voortvloeien uit de beleidsdoelstellingen van het VTH-beleidsplan geëvalueerd. Met het opstellen van deze evaluatie wordt aangetoond dat de gemeente Hillegom de uitvoering van de VTHtaken en de VTH-beleidscyclus op orde heeft. Bij het opstellen van het VUP voor 2026 wordt rekening gehouden met de evaluatieresultaten. Borging uitvoering Om de vergunning-taken adequaat te kunnen uitvoeren moet aan een aantal aspecten worden voldaan. Het gaat hierbij om de borging van de financiën, de borging van de kritieke massa (personeelsformatie), het maken van procesafspraken en de samenwerking met externe partijen. In deze evaluatie van het VUP 2024 wordt hieraan aandacht besteed. VTH-beleidscyclus In het eerste kwartaal van 2026 wordt opnieuw geëvalueerd hoe de uitvoering, zoals in het uitvoeringsplan 2025 beschreven, gerealiseerd is. In het opvolgende VUP wordt rekening gehouden met de evaluatie en waar nodig worden zaken bijgestuurd.
Pagina 2 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
Inhoud Samenvatting ............................................................................................................................... 2 1. Inleiding ................................................................................................................................... 4 2. Kaders en ontwikkelingen ......................................................................................................... 5 2.1 Wettelijk kader (op hoofdlijn) ....................................................................................................... 5 2.2 Beleidskader (op hoofdlijn) ........................................................................................................... 5 2.3 Ontwikkelingen (op hoofdlijn) ....................................................................................................... 5 3. Realisatie ................................................................................................................................. 6 3.1 Kernactiviteiten, reguliere werkzaamheden ................................................................................. 6 3.1.1 Taakveld Omgevingswet......................................................................................................... 6 3.1.2.
Taakveld APV/BW .................................................................................................................. 8 3.2 Omgevingswet / Wkb .................................................................................................................... 8 3.2.1 Inrichten Rx.Mission ............................................................................................................... 8 3.2.2 Omzetten sjablonen van SquitXo naar Rx.Mission................................................................. 9 3.2.3 Vragenbomen toepasbare regels in DSO ............................................................................... 9 3.2.4 Proces intake aanvragen ........................................................................................................ 9 3.2.5 Wkb proces inrichten ............................................................................................................. 9 3.2.6 Herinrichten adviseringsprocessen ...................................................................................... 10 3.2.7 Opleiden en trainen.............................................................................................................. 10 3.3 Activiteiten vanuit beleidsdoelstellingen VTH-beleidsplan .........................................................
10 3.3.1 Het werken conform de Omgevingswet en de Wkb ............................................................ 11 4. Borging uitvoering .................................................................................................................. 12 4.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 12 4.2 Financiële borging uitvoering ...................................................................................................... 12 4.3 Kritieke massa ............................................................................................................................. 12 4.3.1 Personeelsformatie .............................................................................................................. 12 4.3.2 Vastgelegde werkwijzen ....................................................................................................... 12 4.4 Borging beschikbaarheid samenwerkingspartners ..................................................................... 13 5. VTH-beleidscyclus ................................................................................................................... 14 5.1 Inleiding .......................................................................................................................................
14 5.2 Evaluatie ...................................................................................................................................... 14 5.3 Werking ....................................................................................................................................... 14 Bijlage 1 VTH taken organogram ................................................................................................. 15
Pagina 3 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
1. Inleiding Voor u ligt de evaluatie van het Vergunningverlening Uitvoering Programma (VUP) Hillegom 2024. Het VUP is een nadere jaarlijkse uitwerking van het VTH-beleidsplan gemeente Hillegom 2024-2027. (VTH = Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving). Beleidsmatige keuzes uit het VTH-beleidsplan worden in het VUP vertaald naar uitvoeringsniveau. Op grond van de Omgevingswet en het Omgevingsbesluit is de gemeente Hillegom verplicht om jaarlijks een uitvoeringsprogramma op te stellen met betrekking tot de vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavende activiteiten. De vergunningverleningstaken volgend uit de Omgevingswet en de vergunningverleningstaken volgend uit de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en de Bijzondere Wetten (BW) hebben echter veel raakvlakken. Ook worden de vergunningstaken als geheel door hetzelfde team van HLTsamen uitgevoerd. Om deze redenen zijn zowel in het VTH-beleidsplan als in het VUP ook de taken volgend uit de APV/BW meegenomen. De vergunningverlenende en daaraan gerelateerde werkzaamheden worden voor de HLT-gemeenten volgens dezelfde processen en door hetzelfde team afgehandeld, echter onder toepassing van het geldende gemeentespecifieke beleid. Met betrekking tot aantallen van aanvragen en werkzaamheden wordt er daarom voor de taakuitvoering per gemeente geen onderscheid gemaakt.
In deze evaluatie worden daarom de aantallen voor HLTsamen als geheel genoemd, met daarnaast aandacht voor de aantallen specifiek voor Hillegom. De taken op het gebied van vergunningverlening en toezicht/handhaving zijn organisatorisch gescheiden. De toezicht en handhavingstaken maken daarom geen onderdeel uit van het VUP. Deze taken zijn ondergebracht in het Handhaving Uitvoering Programma (HUP), dat wordt namens het college opgesteld door het team Bouw- en Woningtoezicht. De VTH-beleidscyclus betreft een gesloten cyclus. In deze cyclische aanpak zijn de strategische en operationele cyclus met elkaar verbonden. Dit is planmatig geborgd door deze telkens te monitoren en aan te passen. Op deze wijze wordt constante verbetering en continuering bewerkstelligd. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de bestaande gemeentelijke planning- en control-cyclus. Binnen de VTH-beleidscyclus staan drie documenten centraal: het integraal beleid, de uitvoeringsprogramma’s (VUP/HUP) en het evaluatieverslag. Het VTH-beleid wordt dus periodiek (jaarlijks) uitgewerkt en achtereenvolgens geëvalueerd, voorliggend de evaluatie over 2024, onderdeel VUP. Hierin staan specifiek de uitvoeringsactiviteiten genoemd welke het college voornemens was in deze betreffende periode uit te voeren. Bij het opstellen van het VUP voor 2026 wordt rekening gehouden met de evaluatieresultaten.
Waar nodig worden zaken bijgestuurd. Het college evalueert welke activiteiten feitelijk zijn uitgevoerd. Deze evaluatie wordt vastgelegd in dit evaluatieverslag. De evaluatie van het VUP is daarmee een onderdeel van de gehele beleidscyclus fysieke leefomgeving en dient de daarin opgenomen beleidsdoelstellingen. Het uitvoeringsprogramma en de evaluatie worden door B&W vastgesteld en bekend gemaakt aan de gemeenteraad. In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht wordt hiervan melding gedaan aan de provincie Zuid Holland. De Omgevingsdienst West-Holland (ODWH) voert op mandaatbasis de milieu gerelateerde vergunning- en handhavingstaken voor de gemeente Hillegom uit. Over de uitvoering van deze taken doet de ODWH zelf jaarlijks verslag.
Pagina 4 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
2. Kaders en ontwikkelingen De realisatie van het VUP 2024 vindt zijn basis in wettelijke- en beleidskaders. Deze kaders zijn onder 2.1 en 2.2 beschreven. Verder zijn hierop de onder 2.3 genoemde ontwikkelingen van invloed geweest.
2.1 Wettelijk kader (op hoofdlijn) In het VUP 2024 is een uitgebreid overzicht gegeven van het wettelijk kader. In 2024 zijn de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) in werking getreden. In deze evaluatie van het VUP 2024 wordt het wettelijk kader beperkt tot de Omgevingswet, de basis van de gehele beleidscyclus. Omgevingswet. De Omgevingswet vormt de basis van het wettelijk stelsel van de totale Omgevingswetregelgeving. De Omgevingswet gaat over de fysieke leefomgeving. Onder de Omgevingswet geldt een algemene zorgplicht. Dit houdt in dat overheden, bedrijven én burgers verantwoordelijk zijn voor een veilige en gezonde fysieke leefomgeving. De Omgevingswet stelt maatschappelijke doelen met het oog op duurzame ontwikkeling, bewoonbaarheid van het land en het beschermen en verbeteren van het leefmilieu. De Omgevingswet gaat uit van het subsidiariteitsbeginsel (decentraal, tenzij). Dit betekent dat de taken en bevoegdheden die de wet benoemt in principe worden uitgevoerd door gemeenten en waterschappen. Onder de Omgevingswet vallen ook 4 algemene maatregelen van bestuur (AMVB’s) en de Omgevingsregeling.
2.2 Beleidskader (op hoofdlijn) Ook hiervoor geldt dat slechts het basiskader wordt genoemd; de Verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht Hillegom. Verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht Hillegom De uitvoering van de vergunningen- en handhavingstaken vindt zijn basis in de Verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht Hillegom. Ook worden in deze verordening de vigerende kwaliteitscriteria voor de uitvoering van de VTH taken van toepassing verklaard. Deze kwaliteitscriteria zijn in breed overleg tussen Rijk, Provincies en VNG vastgesteld.
2.3 Ontwikkelingen (op hoofdlijn) In het VUP 2024 zijn de (in werking getreden) ontwikkelingen benoemt welke van invloed waren op de uitvoering: Omgevingswet. De Omgevingswet is de basis van het wettelijk stelsel. Zie 2.1. Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. De Wkb heeft als doel de bouwkwaliteit te verbeteren. De rol van de gemeente als bevoegd gezag is veranderd door het nieuwe stelsel van kwaliteitsborging in de bouw. Zowel de bouwtechnische toets als het toezicht tijdens de bouw worden voor nieuwe bouwwerken in gevolgklasse 1 (zoals eengezinswoningen en eenvoudige bedrijfspanden) in het nieuwe stelsel van kwaliteitsborging uitgevoerd door een onafhankelijke kwaliteitsborger en niet meer door de gemeente. De gemeente behoudt wel haar taak voor de planologische beoordeling, welstandstoets en toetsing van de omgevingsveiligheid. Ook blijft de gemeente verantwoordelijk voor (toezicht op) welstand, monumenten en bestaande bouw (minimumeisen bestaande bouw en gebruikseisen).
Pagina 5 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
3. Realisatie In dit hoofdstuk zijn de voorgenomen activiteiten uit het VUP 2024 geëvalueerd. Het grootse deel van de werkzaamheden bestaat uit de reguliere werkzaamheden. Verder waren er activiteiten welke voort vloeien uit de beleidsdoelstellingen van het VTH-beleidsplan en ontwikkelingen.
3.1 Kernactiviteiten, reguliere werkzaamheden Het grootse deel van de werkzaamheden van team Vergunningen bestaat (uiteraard) uit het behandelen van aanvragen om vergunningen/ontheffingen. Het gaat hierbij om de taakvelden Omgevingswet en APV/Bijzondere Wetten. Deze werkzaamheden zijn dus direct aan een specifieke aanvraag of melding te relateren. Naast deze directe werkzaamheden zijn er ook taken die betrekking hebben op hetzelfde taakveld, maar waar geen aanvraag of melding aan ten grondslag ligt. Het gaat hierbij hoofdzakelijk om de volgende werkzaamheden: • • • • • • • • •
behandeling van principeverzoeken/conceptaanvragen; beantwoording van telefonische vragen; behandeling/beantwoording van email en brieven; informatieverstrekking, bezoekers op afspraak; applicatiebeheer; overige aanvragen, bijvoorbeeld verhuur leegstaande woningen, parkeerontheffingen, etc; deelname aan interne projectgroepen, voorbereiding op nieuwe ontwikkelingen; ondersteuning andere teams, bijvoorbeeld meelezen van (concept)stukken etc.; verstrekken van documenten uit het bouwarchief.
Genoemde werkzaamheden worden voor de HLT-gemeenten volgens dezelfde processen afgehandeld, echter onder toepassing van het geldende gemeente-specifieke beleid. Met betrekking tot aantallen van aanvragen en werkzaamheden wordt er daarom voor de taakuitvoering per gemeente geen onderscheid gemaakt. Daarom wordt voor de werkuitvoering uitgegaan van de aantallen van HLT als geheel.
3.1.1 Taakveld Omgevingswet Er is een grote diversiteit aan Omgevingswet gerelateerde aanvragen mogelijk. Dit varieert tussen beperkt van omvang en invloed (bijvoorbeeld een dakkapel) tot complex (bijvoorbeeld een groot woongebouw met aanverwante bijeenkomst- en zorgfuncties). Daarnaast zijn er binnen het proces van de omgevingsvergunningen ook grote verschillen mogelijk. Volgt de juridische procedure de kortst mogelijke weg, of wordt er via bezwaar en beroep tot en met de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State doorgeprocedeerd? Dit is voor zowel eenvoudige als complexe plannen mogelijk. In tabel 1 is het aantal ontvangen en afgehandelde aanvragen/meldingen van 2024 voor HLTsamen weergeven. Aanvragen zijn onder te verdelen in: aanvragen om een omgevingsvergunning (zowel ruimtelijk als technisch), adviesverzoeken ander bevoegd gezag, principeverzoeken (conceptaanvragen) en melding-plichtige activiteiten. Ontvangen en afgehandeld HLTsamen
Tabel 1
Pagina 6 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
De wettelijke termijn voor de afhandeling van een reguliere aanvraag om een omgevingsvergunning is 8 weken. De wet biedt echter mogelijkheden de beslistermijn met 6 weken te verdagen. In overleg met een aanvrager kan een termijn ook opgeschort worden. In tabel 2 is het aantal aanvragen voor heel HLTsamen van de laatste 3 jaar in beeld gebracht. Het aantal aanvragen/melding-plichtige activiteiten is de laatste jaren gemiddeld gezien stabiel. Voor 2025/2026 moet er rekening mee worden gehouden, dat het aantal aanvragen/melding-plichtige activiteiten op hetzelfde niveau als de voorgaande jaren zal blijven. In tabel 3 is het aantal ontvangen aanvragen/melding-plichtige activiteiten van de laatste 3 jaar voor Hillegom weergegeven. Omgevingswet ontvangen aanvragen HLTsamen
Tabel 2 Omgevingswet ontvangen aanvragen Hillegom
Tabel 3 Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: Rekening houden met aanbod van aanvragen als in 2023/2024, behalve de aantallen van december 2023, dat was een uitschieter naar aanleiding van de aankomende invoering van de Omgevingswet.
Pagina 7 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
3.1.2. Taakveld APV/BW Ook bij APV/Bijzondere Wetten geldt dat er een grote diversiteit aan aanvragen mogelijk is, waarbij het proces, bijvoorbeeld onder invloed van bezwaren, volgens verschillende juridische scenario’s kan verlopen. In tabel 4 is het aantal ontvangen aanvragen APV/Bijzondere Wetten van de laatste 3 jaar weergeven. APV/BW ontvangen aanvragen HLTsamen
Tabel 4 Opvallend is dat er in 2023 en 2024 meer aanvragen en meldingen zijn gedaan dan in 2022. Dit verschil is vooral verklaarbaar door de afname/stabilisatie van de Corona pandemie. Het betreft hier met name de aanvragen voor evenementen en aanverwante zaken. Verder is er vooral in 2023 door de medewerkers veel tijd besteed aan voorlichting, met name omdat er toen veel vragen binnen kwamen naar aanleiding van de veranderde situatie op grond van bijvoorbeeld het vervallen van de noodverordeningen en beperkingen. Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: Het werkaanbod wordt sterk beïnvloed door externe factoren, zoals wij bijvoorbeeld ervaren hebben tijdens de Coronapandemie en (in mindere mate) door de prijsstijgingen als gevolg van de oorlog in Oekraïne en de inflatie. De pandemie is inmiddels voorbij, naar verwachting zal het aantal aanvragen APV/Bijzondere Wetten vergelijkbaar zijn met 2024.
3.2 Omgevingswet / Wkb Zoals in hoofdstuk 2 aangegeven zijn de Omgevingswet en de Wkb op 1 januari 2024 in werking getreden. Dit zijn grote veranderingen, waar wij ons gedegen op hebben voorbereid. Inmiddels is er een jaar met de nieuwe regelgeving gewerkt en is er ervaring opgedaan. Gebleken is dat de voorbereiding adequaat is geweest. De systemen werken en de opnieuw ingerichte werkprocessen functioneren naar behoren. Natuurlijk blijven er altijd verbeteringen mogelijk, wanneer deze zich in de praktijk aandienen wordt daarop geacteerd. Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: Het aanvraagproces omgevingsvergunningen is opnieuw ingericht en afgestemd met andere teams en externe partijen. Applicaties zijn hierop ingeregeld, met aangepaste sjablonen. Medewerkers hebben trainingen gevolgd en doen steeds meer ervaring op met de nieuwe regelgeving en software. Dit zal vooral in 2025 verder opgepakt worden, maar als er in 2025 mee gewerkt wordt, zal dit ongetwijfeld ook nog in 2026 inzet vragen op het gebied van verdere inrichting op detailniveau, afstemming en doorontwikkeling.
3.2.1 Inrichten Rx.Mission Voor het registreren en afhandelen van de aanvragen om vergunningen werd tot 1 mei 2023 gebruik gemaakt van de applicatie SquitXo. Deze applicatie is niet geschikt voor gebruik onder de Omgevingswet. De vervanger
Pagina 8 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
van SquitXo heet Rx.Mission. De technische ondersteuning vanuit de leverancier van SquitXO is inmiddels gestopt. SquitXo was in de loop der jaren zo efficiënt ingericht en doorontwikkeld, dat we daar maximaal profijt uit konden halen. Rx.Mission was op 1 januari 2024 nog niet zo functioneel ingericht als SquitXo. Dat kon ook niet, omdat er door de leverancier ook nu nog steeds aan de applicatie wordt gewerkt en er onderdelen ontwikkeld moeten worden. Dit loopt de komende jaren door. Daarnaast moeten de medewerkers zich de doorontwikkelingen ook eigen maken. Inmiddels is een aanbestedingstraject gestart voor het vergunningenregistratiesysteem. Het streven is dat dit traject in het eerste kwartaal van 2025 wordt afgerond. De mogelijke consequenties en uitkomst van het aanbestedingstraject hebben uiteraard invloed op de inzet ten aanzien van de doorontwikkeling van Rx.Mission en daarmee ook op de vergunningverleningswerkzaamheden Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: De inrichting van Rx.Mission voor de Omgevingswet is in de basis gereed en in gebruik genomen. Door de leverancier wordt deze applicatie verder doorontwikkeld. In 2025 en 2026 zal de nadruk vooral liggen op verdere inrichting van Rx.Mission, (of mogelijk een ander applicatie).
3.2.2 Omzetten sjablonen van SquitXo naar Rx.Mission Om maximaal profijt te hebben van Rx.Mission hebben we alle briefsjablonen welke we in SquitXo hadden voor Wabo en APV zowel technisch als juridisch aangepast aan de Omgevingswet. Dit is in de loop van 2023 in gang gezet en in 2024 afgerond. Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: In 2025 en 2026 zal de nadruk liggen op onderhoud aan de sjablonen en inspelen op wets- en proceswijzigingen.
3.2.3 Vragenbomen toepasbare regels in DSO Er is reeds in 2021 gestart met het inrichten van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en dit is in 2022, 2023 en 2024 voortgezet. Het DSO is nog in ontwikkeling en wij zijn ook afhankelijk van wat er vanuit andere partijen zoals Rijk, Provincie en Hoogheemraadschap van Rijnland verder beschikbaar komt. Gemeenten zijn ook zelf voor een deel verantwoordelijk voor de inhoud van het DSO. Iedere beleidswijziging zal dus ook in het DSO verwerkt moeten worden. Inmiddels zijn er twee regelanalisten aangesteld om het DSO up-to-date te houden en te beheren. Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: De inrichting van het DSO loopt verder door in 2025. Vanuit team Vergunningen zal regelmatig een vakinhoudelijke bijdrage verwacht worden om in het DSO op te nemen. Bij de toedeling van werk van de betrokken medewerkers moet hier rekening mee worden gehouden. In het VUP van 2026 zal hier rekening mee gehouden worden.
3.2.4 Proces intake aanvragen Inmiddels wordt al geruime tijd gewerkt met de Intake- en Omgevingstafels. Alle initiatieven die daarvoor in aanmerking komen, lopen via de intake- en omgevingstafel. Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: In 2025 en 2026 zal het inzetten van de Intake- en omgevingstafel worden voortgezet. Hiermee wordt er steeds meer routine opgebouwd en weten medewerkers steeds beter wat er verwacht wordt.
3.2.5 Wkb proces inrichten Met de invoering van de Omgevingswet op 1 januari 2024 is ook de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) ingevoerd. De Wkb heeft als doel de bouwkwaliteit en het bouwtoezicht te verbeteren. De nieuwe wet is gefaseerd in werking getreden. Er is gelijktijdig met de invoering van de Omgevingswet gestart met eenvoudige bouwwerken (gevolgklasse 1). Dit zijn bijvoorbeeld grondgebonden woningen en eenvoudige
Pagina 9 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
bedrijfsgebouwen. De Wkb geldt voorlopig alleen voor nieuwbouw, onbekend is of en wanneer de Wkb voor verbouw gaat gelden. Vanaf 2028 volgen na evaluatie door de minister mogelijk de complexe bouwwerken. Als gevolg van de Wkb is de omgevingsvergunning voor het bouwen in twee activiteiten opgesplitst, een bouwactiviteit en een omgevingsplanactiviteit. Zie navolgend schema.
Bron afbeelding: Rijksoverheid, Aandeslagmetdeomgevingswet / Helpdesk Bouwregelgeving.
Afhankelijk van de activiteit, doorloopt een initiatief een bepaald proces. Volgens deze processen wordt sinds 2024 gewerkt. Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: In 2024 zijn de aangepaste werkprocessen in werking getreden. Het is nu afwachten of en wanneer de Wkb ook voor verbouw gaat gelden. Mogelijk is dit in 2026, de werkprocessen zullen hier dan op aangepast moeten worden.
3.2.6 Herinrichten adviseringsprocessen Om een aanvraag te kunnen beoordelen moeten er afhankelijk van het initiatief interne en/of externe adviezen worden gevraagd. Hiervoor wordt de samenwerkingsruimte van Rx.Mission gebruikt. Het voordeel hiervan is dat alle partijen op basis van de toegekende autorisatie de aangeleverde stukken in kunnen zien. Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: De adviseringprocessen vragen onderhoud en evaluatie.
3.2.7 Opleiden en trainen Naast het op orde houden van alle processen en applicaties is het noodzakelijk dat medewerkers kennis blijven verwerven en uitbreiden op het gebied van de Omgevingswet. Hiervoor blijft opleiden/trainen van groot belang. Vaste medewerkers moeten hiervoor voldoende ruimte krijgen. Aktie voor 2026 naar aanleiding van deze evaluatie: Samen met de medewerkers zal geïnventariseerd worden welke opleidingsbehoefte er is. Daar zal dan op geanticipeerd worden.
3.3 Activiteiten vanuit beleidsdoelstellingen VTH-beleidsplan In de Verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht Hillegom heeft de gemeenteraad doelen gesteld waarop de kwaliteit van het VTH-beleid in elk geval betrekking moeten hebben. Deze doelen zijn de kwaliteit van dienstverlening, de uitvoeringskwaliteit van diensten en producten en (beschikbaarheid van) financiën. Op grond van het Omgevingsbesluit en met in acht name van de door de gemeenteraad gestelde doelen moet het college van burgemeester en wethouders als bevoegd gezag beleid voeren t.a.v. de uitvoering van de VTH-taken. Dit beleid omvat onder andere het stellen van uitvoeringsdoelen en het beschrijven van de activiteiten om deze doelen te realiseren. In het VUP wordt benoemd hoe hier uitvoering aan wordt gegeven.
Pagina 10 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
In paragraaf 3.3.1 wordt de uitvoeringsdoelstelling volgend uit het VTH beleidsplan en zoals beschreven in het VUP 2024 geëvalueerd.
3.3.1 Het werken conform de Omgevingswet en de Wkb Gezien de grote impact is het werken conform de Omgevingswet en de Wkb opgenomen in het VTH-beleidsplan. De uitwerking hiervan is opgenomen in paragraaf 3.2.
Pagina 11 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
4. Borging uitvoering 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk is uiteengezet hoe de uitvoering in 2024 was geborgd.
4.2 Financiële borging uitvoering In de HLT begroting zijn de uitvoeringskosten van de reguliere VTH taken structureel opgenomen. Daarnaast wordt eventueel naar aanleiding van politieke keuzes en prioritering eventueel ook incidenteel geld ingezet om bepaalde knelpunten aan te pakken. De financiële borging van de uitvoering van de reguliere VTH-taken is structureel opgenomen in de (meer)jaarlijkse begrotingscyclus.
4.3 Kritieke massa Hillegom beschikt over een (kwaliteits)verordening VTH; de Verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht Hillegom. In deze verordening is vastgelegd dat de VTH-taken worden uitgevoerd overeenkomstig de vigerende kwaliteitscriteria, deze criteria zijn gebaseerd op de afspraken zoals gemaakt tussen het Rijk, het IPO en de VNG. Hiermee is het kwaliteitsniveau op het gebied van kennis, kunde en capaciteit voor kwaliteit en inzet van de medewerkers geborgd.
4.3.1 Personeelsformatie Het organogram (vanaf 1 oktober 2024) van de VTH-taakuitvoering is als bijlage 1 toegevoegd. Hieronder is per functie de structurele Vergunningen formatie 2024 weergegeven:
Functie Juridisch medewerker omgevingsrecht Vergunningverlening Wabo Vergunningverlener APV/BW Administratief medewerker Wabo/APV
Bruto formatie in fte* 3,45 11,36 3,64 1,67
* Voor 1 fte wordt gerekend met 1648 werkbare uren. Hiervan is 20% (329 uur) beschikbaar voor teamoverleg, organisatiebijeenkomsten, studie, ontwikkeling etc. Voor productie is 1319 uur beschikbaar.
4.3.2 Vastgelegde werkwijzen Binnen het team vergunningverlening zijn verschillende werkwijzen vastgelegd om de kwaliteit te waarborgen en de uitvoering sturing en uniformiteit te geven. Er is o.a. een procesbeschrijving vastgesteld voor: vergunningverlening Omgevingswet (buitenplanse) omgevingsplanactiviteit (B)opa; vergunningverlening Omgevingswet reguliere procedure (Opa); afhandelen melding (bouwactiviteit, slopen en gebruik); Genoemde procesbeschrijvingen zijn vastgelegd in het VTH-Beleidsplan Gemeente Hillegom 2024-2027. Daarnaast zijn de overige werkafspraken vastgelegd in het Handboek Wabo vergunningverlening en de werkinstructies APV/BW.
Pagina 12 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
4.4 Borging beschikbaarheid samenwerkingspartners Om het VUP 2024 te realiseren was de samenwerking met externe partijen essentieel. De meest hierbij betrokken partijen zijn:
Samenwerking externe partijen Doel De omgevingsdienst adviseert Omgevingsdienst Westvergunningverlening afhankelijk Holland (ODWH)
Hoe (Schriftelijk) advies.
van het project op het gebied van milieuaspecten. Daarnaast adviseert de omgevingsdienst over ontheffingen in het kader van de Wet natuurbescherming.
Gemeentelijke Advies Commissie Omgevingskwaliteit (GACO)
Deze commissie is belast met de advisering t.a.v. redelijke eisen van welstand en volgend uit de monumentenstatus.
Schriftelijk advies.
Rijksdienst cultureel erfgoed (RCE)
Afhankelijk van de impact van een initiatief adviseert RCE over het behoud van het cultureel erfgoed.
Provincie Zuid-Holland
Bij ruimtelijke afwegingen die vallen onder de uitgebreide vergunningen procedure dient afstemming gezocht te worden. Bij ruimtelijke afwegingen die vallen onder de uitgebreide vergunningen procedure en die van invloed zijn op het oppervlaktewater of de wijze hoe omgegaan wordt met de afvoer naar het oppervlaktewater dient afstemming gezocht te worden. Advisering, bijvoorbeeld in het kader van antecedentenonderzoek.
Deze adviesplicht vloeit voort uit de Omgevingswet. Hierover zijn werkafspraken gemaakt. Betreffende aanvragen worden doorgestuurd ter advisering. Het betreft een schriftelijk advies. Schriftelijk advies.
Hoogheemraadschap van Rijnland
Politie en Openbaar Ministerie
Met het Hoogheemraadschap zijn werkafspraken gemaakt. Eventuele adviezen worden opgevraagd in het daarvoor ingestelde watertoetsoverleg
Schriftelijk advies. Convenant met politie en OM waardoor gegevensoverdracht tussen deze partijen mogelijk wordt gemaakt.
Brandweer
De brandweer adviseert op het gebied van brandveiligheid.
Schriftelijk advies.
Diverse Constructiebureaus
De constructiebureaus controleren de ingediende constructiegegevens van de aanvraag.
Schriftelijk advies.
Pagina 13 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
5. VTH-beleidscyclus 5.1 Inleiding De VTH-beleidscyclus betreft een gesloten cyclus. In deze cyclische aanpak zijn de strategische en operationele cyclus met elkaar verbonden. Dit is planmatig geborgd door deze telkens te monitoren en aan te passen. Op deze wijze wordt constante verbetering bewerkstelligd. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de bestaande gemeentelijke planning- en control-cyclus. Binnen de VTH-beleidscyclus staan drie documenten centraal: het integraal beleid, het uitvoeringsprogramma en het evaluatieverslag. Het VTH-beleid wordt periodiek uitgewerkt in een uitvoeringsprogramma. In het uitvoeringsprogramma staat concreet weergegeven welke uitvoeringsactiviteiten het college voornemens is in de betreffende periode uit te voeren. Hierbij wordt rekening gehouden met de evaluatieresultaten van het voorafgaande jaar en met de doelen in het beleid. Ten slotte evalueert het college periodiek welke activiteiten feitelijk zijn uitgevoerd en in hoeverre deze activiteiten hebben bijgedragen aan het bereiken van de in het VTH-beleid geformuleerde doelen. Deze evaluatie, in dit geval van 2024, wordt vastgelegd in een evaluatieverslag (jaarverslag).
5.2 Evaluatie In het eerste kwartaal van 2026 wordt weer geëvalueerd hoe de uitvoering zoals in het uitvoeringsprogramma 2025 beschreven gerealiseerd is. In het opvolgende vergunningverlening Uitvoering Programma wordt rekening gehouden met deze evaluatie en waar nodig worden zaken bijgestuurd. Het Vergunningverlening Uitvoering Programma is daarmee een onderdeel van de gehele beleidscyclus fysieke leefomgeving.
5.3 Werking Deze evaluatie treedt in werking op de dag na publicatie en vervangt de voorgaande evaluatie(s).
Bron afbeelding: Rijksoverheid, Aandeslagmetdeomgevingswet.
Pagina 14 van 15
Evaluatie vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024
Bijlage 1 VTH taken organogram Onderdelen welke (deels) betrokken zijn bij de uitvoering van de VTH taken zijn met geel gemarkeerd. Dit organogram geldt vanaf 1 oktober 2024.
Pagina 15 van 15