Db05 Raadsbrief Participatieplan Elsbroek Oost Fase 1.pdf

Raadsbrief

Participatieplan Elsbroek Oost Fase 1 aan: datum document: ons kenmerk: datum collegevergadering: portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: embargo: programma:

de raad van de gemeente Hillegom 4 november 2025 Z-25-473472 18 november 2025 Dhr. M. Dijkshoorn Roland Figaroa r.figaroa@HLTsamen.nl ☐ Leefomgeving

Middels deze raadsbrief willen wij u op de hoogte brengen van het te volgen participatie traject voor de herinrichting van Elsbroek-Oost fase 1. Inleiding Volgens het vastgesteld raadsbesluit voor de herinrichting van Elsbroek-Oost (met zaaknummer Z-25-424734) hebben we de opdracht gekregen om jaarlijks een fasering uit te voeren. De voorbereidingen voor deelfase 1; omgeving Pieter van Eyckheem, verlopen volgens planning. Om de wijk grootschalig en integraal aan te pakken is het van belang dat bewoners en stakeholders in dit herinrichtingsproces van de fysieke leefomgeving meedenken en betrokken worden. Participatieplan fase 1 Een belangrijk onderdeel van de voorbereidingen is het participatie traject met de bewoners. Voor de herinrichting van deelfase 1, omgeving Pieter van Eyckheem, heeft het ingenieursbureau IDDS te Noordwijk in opdracht van de gemeente een participatieplan opgesteld. Het participatieplan voor deelfase 1 is opgesteld volgens het participatiebeleidskader, inclusief de Leidraad Participatie, van de gemeente Hillegom. Doel participatie traject Het participatie traject voor Elsbroek-Oost Fase 1 in Hillegom is opgesteld met verschillende doelen: •

• •

Ideeën en aandachtspunten ophalen m.b.t. bereikbaarheid tijdens de werkzaamheden, parkeren en parkeerdruk, groen, speelvoorzieningen en veiligheid in de wijk; Samen met bewoners mogelijkheden verkennen voor de herinrichting van de wijk; Vertrouwen opbouwen door transparantie en heldere communicatie;

1

• •

Doorkijk geven aan de inwoners van het proces van planvorming (vertaling van het bouwstenenboek naar een definitief ontwerp). Bewoners informeren over de geplande werkzaamheden in hun woongebied;

Het projectteam van de gemeente gaat in de laatste kwartaal van 2025 starten met de bewonersbijeenkomst voor deelfase 1. Hierbij zal dit participatieplan als leidraad wordt aangehouden voor een integrale aanpak.

Bijlage 1: Participatieplan Elsbroek-Oost fase 1

2

Participatieplan Elsbroek- Oost Fase 1, Hillegom Gemeente Hillegom

Auteur: IDDS Ruimte & Ontwikkeling B.V. Onder goedkeuring van de betrokken ambtenaren van de gemeente Hillegom.

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

1/10

Inhoud 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Inleiding ......................................................................................................................... 3 Korte beschrijving project ............................................................................................... 3 Doel participatie.............................................................................................................. 3 Mogelijke risico’s ............................................................................................................ 3 Beleidskader participatie gemeente Hillegom ................................................................ 3 Scope onderzoeksgebied ............................................................................................... 4

2.

Participatiedoelen en niveaus..................................................................................... 5

3.

Instrumenten en middelen .......................................................................................... 6

4. 4.1 4.2

Evaluatie en verslag ..................................................................................................... 7 Evaluatie ......................................................................................................................... 7 Participatieverslag .......................................................................................................... 7

5. 5.1

Proces en planning ...................................................................................................... 8 Proces en planning ........................................................................................................ 8

6.

Communicatie............................................................................................................. 10

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

2/10

1.

Inleiding

1.1

Korte beschrijving project

De wijken de Hemen en de Wendes in de gemeente Hillegom (Elsbroek-Oost) zijn sinds de aanleg erg verzakt en hebben grootschalig onderhoud nodig. Dit geeft de gemeente Hillegom samen met de inwoners van de wijken een unieke kans om de hele wijk Elsbroek-Oost toekomstbestendig te maken. Het gaat dan over water, groen, spelen en parkeren. Kortom:   

De bestrating wordt aangepakt en het huidig gemengd rioolstelsel wordt afgekoppeld. Vuilwater wordt gescheiden van regenwater in een apart rioolstelsel. De wijk wordt klimaatbestendig ingericht waarbij maatregelen worden genomen om droogte, wateroverlast en hittestress zoveel mogelijk te voorkomen. De straat wordt opgehoogd en daarmee ook het groen in de wijk. Daar waar mogelijk wordt meer groen aangebracht.

In totaal duurt de volledige inrichting 7 jaar voor geheel Elsbroek-Oost. We beginnen met fase 1. Dit doet de gemeente samen met adviesbureau IDDS, de aannemer en inwoners. 1.2

Doel participatie

Het participatietraject voor Elsbroek-Oost Fase 1 in Hillegom is opgesteld met verschillende doelen:     

1.3

Bewoners informeren over de geplande werkzaamheden in hun woongebied; Wensen en zorgen ophalen m.b.t. bereikbaarheid tijdens de werkzaamheden, parkeren en parkeerdruk, groen, speelvoorzieningen en veiligheid in de wijk; Samen met bewoners mogelijkheden verkennen voor de herinrichting van de wijk; Vertrouwen opbouwen door transparantie en heldere communicatie; Doorkijk geven aan de inwoners van het proces van planvorming (van ontwerpfase naar definitief ontwerp).

Mogelijke risico’s

Het onderhoud aan en het toekomstbesteding maken van de wijk biedt niet alleen kansen, maar kan ook mogelijke risico’s met zich meenemen, als deze van tevoren niet goed in kaart worden gebracht. Zo kan het ophogen van de wijk consequenties hebben voor de tuinen van de inwoners. Deze zullen dan opgehoogd moeten worden. Hier ligt gedurende het participatieproces een kans om de inwoners juist en tijdig te informeren en ook hulp te bieden als zij er zelf niet uitkomen. Met een duidelijk en compleet participatieplan voorkomen we ook weerstand. 1.4

Beleidskader participatie gemeente Hillegom

We volgen voor dit project het participatiebeleidskader van de gemeente Hillegom, inclusief de Leidraad Participatie die is opgesteld. Door de gemeente Hillegom is van tevoren een stakeholdersanalyse opgesteld en een duidelijk communicatieplan. Deze documenten worden tijdens het proces gebruikt.

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

3/10

1.5

Scope onderzoeksgebied

Figuur 1: Globale aanduiding van het onderzoeksgebied, Elsbroek-Oost Fase 1.

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

4/10

2.

Participatiedoelen en niveaus

Binnen het beleidskader participatie van de gemeente Hillegom wordt gesproken en gewerkt met verschillende participatiedoelen en niveaus. Deze zijn ook van toepassing voor het project Elsbroek-Oost. In het onderstaande stuk worden de doelen en niveaus beschreven. Meeweten: bewoners op de hoogte houden van het proces en planning Bij dit doel gaat het erom dat de gemeente of initiatiefnemer informatie verstrekt aan belanghebbenden. Denk aan het uitleggen van een besluit, een plan of een proces. Informeren is essentieel voor transparantie en vertrouwen, vooral als er weinig ruimte is voor keuzes of wanneer het beleid al grotendeels vastligt. Voor het project Elsbroek- Oost geldt dat de inwoner op de hoogte worden gesteld van onder andere de planning van de werkzaamheden. Raadplegen: de bewoners worden geraadpleegd Hierbij worden belanghebbenden actief gevraagd om hun mening, zorgen of ideeën te delen. Voor het project Elsbroek- Oost wordt gevraagd welke wensen er leven binnen de wijk. Meedenken: ophalen van wensen/knelpunten Bij dit niveau is er sprake van een meer gelijkwaardige vorm van betrokkenheid. Belanghebbenden denken mee over mogelijke oplossingen, keuzes of varianten. Ze kunnen invloed uitoefenen op de inhoud van het plan of beleid, binnen de kaders die vooraf duidelijk zijn gemaakt. De gemeente of initiatiefnemer verwerkt de input en laat ook zien wat ermee is gedaan.

Hiervan is bij het project sprake door de inwoners te informeren en mee te nemen in het schetsontwerp (SO) van de wijk. Tijdens een participatieavond kunnen zij hier over meedenken. Meebeslissen: keuzes waar mogelijk door bewoners worden gemaakt Dit is het hoogste niveau van participatie. Belanghebbenden beslissen actief mee over keuzes, vaak samen met de gemeente of initiatiefnemer. Vanuit de inwoners van de wijkt wordt een groepje samengesteld die verder met de gemeente en IDDS in de VO-fase verder meebeslissen over de keuzes in de wijk.

Bij alle vormen van participatie is communicatie en terugkoppeling aan de betrokken stakeholders zeer belangrijk! De manieren van communiceren worden omschreven in hoofdstuk 8.

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

5/10

3.

Instrumenten en middelen

Voor het project Elsbroek- Oost worden de volgende instrumenten en middelen gebruikt om de stakleholders te informeren en te betrekken bij het project:

Website De gemeente Hillegom heeft voor het project een eigen website gemaakt waarop veel informatie te vinden is. Ook wordt aangegeven hoe het proces in elkaar zit en op welke momenten inwoners kunnen aanhaken. Inloopavonden Bij het bespreken van het SO, VO en het DO zullen diverse inloopavonden worden georganiseerd. De gemeente regelt hiervoor een makkelijk toegankelijke ruimte in nabijheid van de wijk. Tijdens de avond worden er notulen gemaakt van de bijeenkomst. Deze zullen na afloop met de betrokkenen worden gedeeld. Vormen klankbordgroep Tijdens de eerste inloopavond wordt gevraagd aan inwoners om zich aan te melden voor een klankbordgroep. Met deze groep wordt tijdens de VO-fase ingezet op verdieping. Hierna gaan we van de VO-fase naar DO-fase. Ook van deze bijeenkomst worden notulen gemaakt. Procesbegeleider bij bijeenkomsten Tijdens de diverse bijeenkomsten wordt een procesbegeleider ingezet die de bijeenkomsten in goede banen leidt. IDDS zorgt hiervoor de begeleiding. Raadsbrief Tijdens het project wordt de gemeenteraad op de hoogte gesteld van de voortgang. Dit gebeurt door middel van een raadsbrief, waarbij de wethouder de gemeenteraad informeert.

Portefeuillehoudersoverleg De betrokken wethouder (portefeuillehouder) wordt tijdens het portefeuillehoudersoverleg bijgepraat door de projectleider van het projectteam vanuit de gemeente Hillegom over de voortgang van het project. Brieven huis aan huis Als de aannemer aan de slag gaat, zullen de bewoners daarvan op de hoogte worden gesteld. Elke bewoner van de buurt ontvangt een brief met daarin in B1: de omvang van de werkzaamheden, de planning, en wat dit voor hen als bewoners betekent. Ook wordt verstrekt een telefoonnummer en emailadres waar vragen gesteld kunnen worden. Participatieverslag Na afloop van het ontwerpproces wordt een participatieverslag gemaakt. Hierin zitten ook een deelnemerslijst, samenvatting, effecten en gemaakte keuzes.

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

6/10

4.

Evaluatie en verslag

4.1

Evaluatie

De gemeente Hillegom beschouwt evaluatie als een belangrijk en onmisbaar onderdeel van elk participatietraject. Evalueren is voor Hillegom niet slechts een afsluitende stap, maar vooral een middel om te leren en te verbeteren. Door terug te kijken op het verloop van een participatieproces ontstaat inzicht in wat goed is gegaan, waar knelpunten lagen en hoe betrokkenen het traject hebben ervaren. Deze reflectie maakt het mogelijk om toekomstige participatie beter, efficiënter en effectiever vorm te geven. Na elke bijeenkomst/overleg zal aan de deelnemers worden gevraagd naar hun bevindingen van de bijeenkomst. IDDS zal dit bijhouden, waarbij de volgende procesvragen aan de deelnemers worden voorgelegd:   

4.2

Hebben ze kunnen zeggen wat ze wilden? Zijn ze met respect behandeld? Is er duidelijk wat er met de inbreng gaat gebeuren?

Participatieverslag

Een belangrijk hulpmiddel binnen het evaluatieproces is het participatieverslag. Dit verslag is verplicht bij veel projecten, met name bij initiatieven die onder de Omgevingswet vallen. Het dient als transparant en toetsbaar document waarin wordt vastgelegd hoe participatie heeft plaatsgevonden. In het verslag wordt beschreven wie er betrokken zijn geweest, op welke manier zij zijn benaderd en welke vormen van participatie zijn ingezet. Er wordt uiteengezet welke inbreng deelnemers hebben geleverd en op welke wijze deze input is verwerkt in het uiteindelijke plan of besluit. Daarbij is het van groot belang dat helder wordt toegelicht wat er met de reacties is gedaan, en waarom bepaalde suggesties wel of niet zijn overgenomen. Ook wordt in het verslag vaak gereflecteerd op het proces zelf: was het eerlijk, transparant en duidelijk? Waren de verwachtingen helder voor alle partijen/stakeholders? Tot slot wordt in het participatieverslag ook aandacht besteed aan de belangrijkste leerpunten. Op die manier levert elk traject niet alleen een inhoudelijk resultaat op, maar ook kennis en ervaring die kan bijdragen aan betere participatie in de toekomst. Voor de gemeente Hillegom is dit alles een manier om zorgvuldig, open en lerend om te gaan met participatie, met als doel het versterken van vertrouwen en samenwerking tussen gemeente en samenleving.

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

7/10

5.

Proces en planning

5.1

Proces en planning

Fase 1 – Voorbereiding  





In 2024 is de gemeente Hillegom begonnen om het project Elsbroek-Oost op te pakken. Het project is op diverse momenten bij de gemeenteraad besproken (commissievergaderingen); De uitgangspunten voor de aanpak van het gebied zijn in een eerste participatievorm met de bewoners van de Hemen en de Wendes, en met interne en externe stakeholders besproken en hebben geleid tot een zogenoemd bouwstenenboek; Op 24 april 2025 heeft de gemeente Hillegom in een besluitvormende raadsvergadering de herinrichting van Elsbroek-Oost goedgekeurd; o In het besluit staat dat tijdens het project participatie een belangrijke rol zal spelen. Een van de beslispunten is dan ook dat na fase 1 een uitgebreide evaluatie komt, waarbij de ervaringen m.b.t. burgerparticipatie gedeeld worden. De gemeente heeft een website gelanceerd waar inwoners en betrokkenen meer informatie kunnen vinden: https://www.hillegom.nl/elsbroek-oost

Fase 2 – Start & informeren 

 



IDDS heeft medio 2025 de opdracht gekregen om als adviesbureau het ontwerp van fase 1 op zich te nemen. Hierbij is door de gemeente Hillegom aangegeven dat participatie een zeer belangrijke rol speelt gedurende het project; Op basis van het bouwstenenboek en input vanuit de gemeente, heeft IDDS in september het concept schetsontwerp (SO) opgeleverd; Het SO zal een eerste keer worden besproken met de betrokken ambtenaren van de gemeente Hillegom. Hieronder vallen de diverse afdelingen, zoals ook weergegeven in hoofdstuk 4 (stakeholders vanuit de gemeente Hillegom). Ook de diverse beheerders worden in het SO gekend; Na de bespreking zal een eerste inwonersbijeenkomst (inloopavond) worden georganiseerd om het schetsontwerp te bespreken. De bewoners worden geïnformeerd over de inrichting van de Pieter van Eijkheem, op- en aanmerkingen worden schriftelijk opgehaald. Van deze bijeenkomst wordt een verslag gemaakt. Tijdens de bijeenkomst zal aan de aanwezige inwoners worden gevraagd of zij deel willen uitmaken van een klankbordgroep.

Fase 3 – Ontwerpfase VO en DO       

Na de eerste inwonersbespreking zal IDDS met input het SO verder uitwerken tot aan het voorlopig ontwerp (VO); Het VO zal worden besproken met de betrokken ambtenaren van de gemeente (o.a. van team Beheer); Het VO wordt daarna besproken met de gevormde klankbordgroep. Punten uit deze bijeenkomst worden meegenomen naar het definitief ontwerp (DO); IDDS gaat met de input vanuit de gemeente en de inwoners toewerken naar een DO; Het DO wordt met ambtenaren van de gemeente besproken; Daarna wordt het DO tijdens een inloopavond voor de gehele buurt gepresenteerd. Eventuele feedback vanuit de inwoners wordt meegenomen en in overleg met de gemeente nog verwerkt; Het DO welke samen met de financiën aan het college en raad gepresenteerd.

Fase 4 – Uitvoering  

Na het DO, het bouwbestek en de aanbesteding zal de aannemer aan de slag gaan met de werkzaamheden; Direct na aanbesteding van de werkzaamheden zullen de inwoners geïnformeerd worden over de planning van de daadwerkelijke werkzaamheden;

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

8/10



Gedurende de uitvoering zal de gemeente de inwoners regelmatig informeren over de voortgang van het project. Ook zal de gemeenteraad van Hillegom met een raadsbrief geïnformeerd worden.

Fase 5 – Evaluatie  

Na het opstellen van het DO en presentatie daarvan, zal een eerste evaluatie worden gehouden over het participatieproces (wat ging goed, wat kan beter); Na het uitvoeren van de daadwerkelijke uitvoeringswerkzaamheden wordt wederom een evaluatiemoment georganiseerd. Hierbij zijn de belangrijkste stakeholders uit de buurt, IDDS, de aannemer en de gemeente vertegenwoordigd.

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

9/10

6.

Communicatie

De afdeling Communicatie is aangesloten bij het projectteam en heeft voor project Elsbroek-Oost een communicatieaanpak geschreven hoe om te gaan met de communicatie binnen dit project. Uitganspunt voor dit project is het gebiedsgericht en integraal werken om zo de wijk Elsbroek-Oost weer te laten voldoen aan de wensen van bewoners en daarmee tegelijk toekomstbestendig en te verduurzamen. Hillegom wil de leefbaarheid vergroten door de verblijfskwaliteit in de leefomgeving van de inwoners te verhogen d.m.v. groen, faciliteiten, bewegen en sporten en verkeersveiligheid. In verband met de gelijklopende projecten zoals nieuwbouw IKC De Giraf en de opwaardering Beltpark, zorgen we voor een gerichte communicatie met de bewoners van de diverse plangebieden en overige betrokkenen. Om dit goed in beeld te krijgen is er een stakeholdersanalyse gehouden. Door middel van goede afstemming en doelgerichte heldere communicatie, wordt een bijdrage geleverd aan het creëren van draagvlak voor de herinrichting van het gebied Elsbroek-Oost.

Communicatiestrategie:  Eenduidig, transparant en duidelijk in onze verwachtingen en communicatie intern en extern;  Zo veel mogelijk aansluiten bij de mijlpalen uit het projectplan (planning);  Vorm van participatie (ontwerpsessies) is een insteek voor deze herinrichting;  Interne stakeholders zijn betrokken bij het proces, op de hoogte van de te nemen stappen en leveren een actieve bijdrage wanneer nodig;  College en raad zijn op de hoogte van de plannen en de te nemen stappen. Risico’s en maatregelen zijn beschreven in de communicatieaanpak en als middel wordt veelal de website van de gemeente Hillegom gebruikt. Daarnaast is er een actieve groep bewoners die graag meedenkt (denktank) en ook worden bewoners via bewonersavonden, (nieuws)brieven en sociale media op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Daarnaast zal gedurende het gehele traject participatie worden toegepast volgens het vastgestelde beleidskader participatie van de gemeente Hillegom.

(Zie ook het document aangaande communicatie van de gemeente Hillegom)

Participatieplan Elsbroek- Oost Hillegom Fase 1

10/10