Db05 Raadsbrief Actuele stand van zaken Generiek Interbestuurlijk Toezicht 2023.pdf

Hillegom

Raadsbrief Actuele stand van zaken Generiek Interbestuurlijk Toezicht 2023 aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-23-304273 datum collegevergadering: 16 mei 2023 portefeuillehouder: Arie van Erk behandelend ambtenaar: Sandra de Lange emailadres: S.deLange@HLTsamen.nl telefoon: 14 0252 embargo: ☐

Inleiding Op basis van de Wet revitalisering generiek toezicht (2012) werken we sinds 2022 met de Provincie Zuid-Holland samen onder de nieuwe Bestuursovereenkomst. In de toezichtsgebieden Ruimtelijke ordening, Omgevingsrecht, Monumentenzorg en archeologie, Archief en informatiebeheer en Huisvesting vergunninghouders verstrekken we de benodigde gegevens aan de provincie. Vervolgens geeft de Provincie aan of de taakinvulling van de gemeente Hillegom voldoende is. Dit is te raadplegen op het dashboard Interbestuurlijk Toezicht op de website van de Provincie (PZH.nl). Stand van zaken 2023 Begin dit jaar heeft u een raadsbrief met de nulmeting 2022 ontvangen. Inmiddels is van de Provincie een brief ontvangen met de actuele stand van zaken 2023 (zie bijlage). De gemeente Hillegom scoort op Archief en informatiebeheer geel en op de overige gebieden groen. Dit is beter dan de score bij de nulmeting. Voor wat betreft Omgevingsrecht voldoen we nu ook aan de deadlines voor het uitvoeringsprogramma en evaluatie Handhaving en Vergunningen. Voor wat betreft Archief en informatiebeheer is het verslag van de archivaris over 20192022 ontvangen. Dit verslag wordt komende weken aan het college en vervolgens aan de raad aangeboden.

Bijlagen: Brief Provincie actuele stand van zaken 2023 IBT

1

provincie Zuid'’Hoiland

Gedeputeerde Staten

Contact Bestuurlijke Zaken en Toezicht Postadres Provinciehuis Postbus 90602 2509 LP Den Haag 070-441 66 11 www.zuid-holland.nl

Gemeente Hillegom

Datum Zie verzenddatum linksonder

t.a.v. het college van Burgemeester en Wethouders

Postbus 32 2180 AA HILLEGOM

Ons kenmerk PZH-2023-830562123 DOS-2023-0001261

Onderwerp

Generiek interbestuurlijk toezicht 2023

Geacht college, Met deze brief informeren wij u over de actuele stand van zaken en specifieke aandachtpunten voor uw gemeente met betrekking tot het generiek interbestuurlijk toezicht (IBT).

Context

In 2021 gingen wij met uw gemeente de Bestuursovereenkomst generiek interbestuurlijk toezicht

2022 aan. Uitgangspunt hiervan is dat we bij het IBT samenwerken vanuit vertrouwen. In de bestuursovereenkomst is onder andere vastgelegd hoe provincie en gemeenten samenwerken om een goede uitvoering van de wettelijke medebewindstaken te bevorderen en welke uitgangspunten

daarbij gelden. De bestuursovereenkomst sluit aan bij de actielijnen van het landelijke traject

Agenda Toekomst van het Toezicht (ATT). De uitwerking van het toezichtproces binnen Zuid-Holland

is vastgelegd in het Uitvoeringsprogramma generiek interbestuurlijk toezicht 2022. Met het IBT werken wij samen met u aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit Bezoekadres

onze eigen rol. Het IBT brengt verbeterpunten in kaart, waarover wij met uw gemeente in gesprek

Zuid-Hollandplein 1

kunnen gaan.

2596 AW Oen Haag

Tram 9 en bus 65 stoppen

U vindt de bestuursovereenkomst, het uitvoeringsprogramma en andere relevante informatie over

dichtbij het provinciehuis.

IBT op onze website: htt[)s://www.zuid-hoilond.nl/onderwerpen/lokaal-bestuur/interbestuurliik/

Vanaf station Den Haag CS

is het tien minuten lopen. De parkeerruimte voor

auto's is beperkt.

Onderdeel van de gemaakte afspraken is dat wij u minimaal één keer per jaar informeren over

aandachtspunten met betrekking tot het IBT. Wij informeren u met deze brief aan het begin van het

jaar, zodat u deze informatie kan betrekken bij de behandeling van de jaarstukken van uw gemeente later dit jaar. Het is ook mogelijk de raad op een andere wijze dan bij de jaarstukken te informeren. Deze brief gaat niet over financieel toezicht op uw gemeente, omdat dat specifiek toezicht betreft. Specifiek toezicht maakt geen onderdeel uit van de bestuursovereenkomst en het

1/S

Verzonden op 07-04-2023

PZH-2023-830562123 dd. 05-04-2023

3®!

provincie Zuid/Holland

Ons kenmerk

PZH-2023-830562123

uitvoeringsprogramma, die over het generieke toezicht gaan. Over de resultaten van het financieel toezicht ontvangt u van ons twee keer per jaar een afzonderlijke brief.

Informeren gemeenteraad

Een belangrijk uitgangspunt van het IBT is versterking van de horizontale verantwoording door uw college aan de gemeenteraad. Vanuit die gedachte vragen wij u om uw gemeenteraad in kennis te

stellen van het actuele beeld van uw gemeente en de inhoud van deze brief. Zelf informeren wij Provinciale Staten over het totaalbeeld van alle Zuid-Hollandse gemeenten.

Uitvoeringsprogramma

In 2023 werken wij samen met gemeenten aan een actualisatie van het Uitvoeringsprogramma

generiek interbestuurlijk toezicht 2022. Een actualisatie is noodzakelijk omdat er landelijk

basisafspraken worden gemaakt over het toezicht op monumentenzorg en archeologie, die wij

vertalen naar de Zuid-Hollandse praktijk. Ook voor omgevingsrecht is er behoefte aan een actualisatie, vanwege de komst van de Omgevingswet.

Alle wijzigingen in het uitvoeringsprogramma komen tot stand in overleg met de gemeenten. In eerste instantie stemmen wij de ideeën hierover af met de ambtelijke Klankbordgroep IBT, waarin

een aantal Zuid-Hollandse gemeenten is vertegenwoordigd. Als de wijzigingen verder zijn uitgewerkt, presenteren wij die tijdens een provincie brede ambtelijke bijeenkomst of Webinar. Op die manier vragen wij feedback aan gemeenten en gaan wij na in hoeverre er draagvlak is voor de voorgestelde wijzigingen. Voor het zomerreces van 2023 zal GS de wijzigingen vaststellen. In september 2023

heeft u de gelegenheid bestuurlijk op het gewijzigde uitvoeringsprogramma te reageren. Als de bestuurlijke reacties aanleiding zijn voor aanvullende besluitvorming door GS, vindt dat in het najaar van 2023 plaats. Het gewijzigde uitvoeringsprogramma treedt op 1 januari 2024 in werking.

Hoe staat uw gemeente ervoor?

Wij vormen een totaalbeeld op basis van de volgende vijf generieke toezichtgebieden:

1. 2.

Omgevingsrecht

3.

Monumentenzorg en archeologie

4.

Archief- en informatiebeheer

5.

Huisvesting vergunninghouders.

Ruimtelijke ordening

Op basis van de beschikbare informatie en door u aangeleverde informatie en documenten, voeren wij de afspraken zoals opgenomen in de bestuursovereenkomst en het uitvoeringsprogramma per

toezichtgebied uit. Onderdeel hiervan is plaatsing op de IBT-ladder. Plaatsing op trede 1 of hoger van

de IBT-ladder gebeurt wanneer de wettelijke taakuitvoering (mogelijk) niet op orde is. Dit hoeft niet persé te betekenen dat sprake is van taakverwaarlozing, maar er zijn mogelijk wel risico's. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de provincie nog niet over alle benodigde informatie beschikt. Ook kan sprake zijn van een tijdelijke achterstand, waarbij uw gemeente zelf al stappen heeft gezet om deze in te lopen of een verbeterplan heeft opgesteld.

2/5

PZH-2023-830562123 dd. 05-04-2023

provincie Zuid/Holland

Ons kenmerk PZH-2023-830562123

In het uitvoeringsprogramma is per toezichtgebied uitgewerkt hoe de IBT-ladder werkt. Hierin is ook

beschreven welk oordeel aan iedere trede van de ladder is gekoppeld. Het oordeel wordt weergegeven met de kleuren groen, geel, oranje en rood. Hoe hoger u op de IBT-ladder van een toezichtgebied staat, hoe aannemelijker het is dat er daadwerkelijk sprake is van tekortkomingen bij

de uitvoering van de desbetreffende medebewindstaak. Alle informatie over uw gemeente vindt u getotaliseerd en per toezichtgebied op het IBT-dashboard. leder jaar nemen wij als vertrekpunt voor het IBT de plaatsing op de IBT-ladder per 31 december van het voorgaande jaar, zoals deze gepubliceerd is op het dashboard. Daarna actualiseren wij het dashboard meerdere keren per jaar. De eerste actualisatie heeft in februari 2023 plaatsgevonden en

geeft voor uw gemeente het volgende beeld.

Toezichtgebied

Trede IBT-ladder

Oordeel

Informatie opvragen

Ruimtelijke ordening Omgevingsrecht

5roen

';"0 Geen interventie

Monumentenzorg en archeologie

aroen

1 o Geen interventie

ftrchief- en informatiebeheer

Geel

Huisvesting vergunninghouders

2a Informatie opvragen Geen interventie

Naast de stand van zaken met betrekking tot het toezicht op bovenstaande generieke

toezichtgebieden vindt u op het IBT-dashboard ook op hoofdlijnen de uitkomsten van het financieel toezicht.

Aanvullend op de informatie op het IBT-dashboard volgen hieronder de voor uw gemeente relevante informatie en eventuele aandachtspunten per generiek toezichtgebied.

Specifieke aandachtspunten per toezichtgebied Ruimtelijke ordening

Uw gemeente heeft een concept-omgevingsplan in voorbereiding. Een mooi resultaat binnen het IBT-domein Ruimtelijke ordening. U hoeft niets te doen.

Omgevingsrecht Vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) is een instrument waarmee een veilige en gezonde fysieke leefomgeving kan worden beschermd en bevorderd. Het omgevingsrecht kent regels waaraan overheden zich moeten houden bij vergunningverlening, toezicht en handhaving. De provincie beoordeelt of gemeenten de uitvoering van VTH-taken zodanig hebben ingericht dat deze

voldoen aan de wettelijke vereisten.

Wij zijn blij te constateren dat u aandacht heeft voor de VTH-beleidscyclus, de daarbij behorende wettelijk vereiste documenten en de tijdigheid van het vaststellen van deze documenten. In 2022 plaatsten wij uw gemeente op trede 2a van de IBT-ladder (informatie opvragen en beoordelen), omdat het handhavingsuitvoeringsprogramma (HUP) 2022 en het vergunningverlening

3/5

PZH-2023-830562123 dd. 05-04-2023

provincie Zuid/Holland

Ons kenmerk

PZH-2023-830562123

uitvoeringsprogramma (VUP) later waren vastgesteld dan de termijn die de provincie hanteert. De HUP 2023 en VUP 2023 stelde u wel tijdig vast. Ook de evaluatie HUP 2022 heeft u al vastgesteld. Wij hebben er vertrouwen in dat u ook de evaluatie over de VUP 2022 tijdig zult vaststellen en de

gemeenteraad en de provincie daarover informeert. Monumentenzorg en archeologie Het IBT keek op het terrein van monumentenzorg en archeologie uitsluitend naar het bestaan en de

deskundigheid van een gemeentelijke monumentencommissie. Dat bleek de afgelopen jaren in alle gemeenten geen reden tot zorg. De provincie Zuid-Holland is, mede gebaseerd op landelijke

evaluaties, voornemens de bestaande systematiek te wijzigen. Dit jaar zal daartoe onze werkwijze worden afgestemd met de andere provincies. In ieder geval moet in het kader van de invoering van

de Omgevingswet de gemeentelijke adviescommissie expliciet opnieuw ingesteld worden. Dit betekent dat de huidige beoordeling ongewijzigd blijft en nog is gebaseerd op het bestaan van

een deskundige gemeentelijke monumentencommissie in 2021. Archief- en informatiebeheer

Het antwoord op de vraag of het archief- en informatiebeheer van uw gemeente op orde is moet blijken uit de verantwoording van uw college aan de gemeenteraad en het daaraan ten grondslag

liggende inspectieverslag van uw gemeentearchivaris. De provincie toetst of u de gemeenteraad

informeert en de aanbevelingen uit het inspectieverslag oppakt. In januari 2020 is het archiefverslag over 2017 en 2018 in uw college besproken en aan de raad en de provincie gestuurd. Het verslag

heeft tot een actiepuntenlijst geleid die in de daaropvolgende jaren is uitgevoerd. In 2022 heeft uw gemeentearchivaris de resultaten van een nieuwe inspectie opgenomen in het archiefverslag over

2019-2022 en aan uw college aangeboden. Het verslag zal begin 2023 door uw college worden besproken en vastgesteld, waarna het aan de raad en de provincie gestuurd kan worden.

Huisvesting vergunninghouders Vier keer per jaar ontvangt u van ons een toezichtbrief over huisvesting vergunninghouders. Voor

specifieke aandachtspunten verwijzen wij naar deze brieven. Tot slot De informatie die wij op het IBT-dashboard en in deze brief hebben verwerkt is gebaseerd op de

feitelijke informatie die wij tot onze beschikking hebben. Onze beoordeling hebben wij zo zorgvuldig

mogelijk gegeven en vooraf ambtelijk met uw gemeente afgestemd. Desondanks kan de gebruikte informatie onjuist, onvolledig of verouderd zijn. In dat geval stellen wij het zeer op prijs hiervan ambtelijk op de hoogte te worden gesteld, zodat wij de noodzakelijke correcties op het IBT-

dashboard en/of onze beoordeling kunnen aanbrengen.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Uiteraard zijn wij altijd bereid om een nadere toelichting te geven. U kunt hiervoor via uw IBT-coördinator contact opnemen met de coördinator interbestuurlijk toezicht van de Provincie Zuid-Holland, of door een mail te sturen naar zuidholland@pzh.nl of het contactformulier in te vullen.

4/5

PZH-2023-830562123 dd. 05-04-2023

provincie Zuid>’HolIand

Ons kenmerk

PZH-2023-830562123

Hoogachtend,

Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, voor dezen,

R. Baatenburg de Jong

Hoofd Bestuurlijke Zaken en Toezicht

Deze brief is digitaal vastgesteld, hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Wij verzoeken u in uw correspondentie altijd het DOS-nummer te vermelden dat wij rechts bovenaan in deze brief hebben opgenomen.

5/5

PZH-2023 830562123 dd. 05-04-2023