Db04 Raadsbrief Radenbijeenkomst 18 september 2024.pdf

Raadsbrief Radenbijeenkomst 18 september 2024

Aan Zaaknummer Datum collegevergadering Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Embargo:

: de gemeenteraden van Hillegom, Katwijk, Lisse, Noordwijk en Teylingen : Z-24-383706 : 9 juli 2024 : Mevr. K. Hoekstra, wethouder : C.B. Spaanderman (kernteam Duin- en Bollenstreek) ☒

Graag nodigen de colleges van de vijf gemeenten in de Duin- en Bollenstreek u uit voor de gezamenlijke radenbijeenkomst op 18 september. Tijdens deze bijeenkomst zullen wij u meenemen in de voortgang op twee onderwerpen: de samenwerking in de DBS en het project Programma Landelijk Gebied en Duurzame Greenport (herijking ISG). In de Duin- en Bollenstreek staan de vijf gemeenten Hillegom, Katwijk, Lisse, Noordwijk en Teylingen voor vraagstukken en opgaven die de gemeentegrenzen overstijgen. Alleen door elkaar op te zoeken en samen te werken vinden we antwoorden op deze uitdagingen. We bundelen onze krachten en trekken samen op om de Duin- en Bollenstreek verder te ontwikkelen, te versterken en de gezamenlijke strategische positie verder te verstevigen. De vijf colleges willen de in de afgelopen jaren opgebouwde samenwerking structureel verankeren. Hiervoor is het concept Bestuursconvenant Regionale samenwerking Duin- en Bollenstreek opgesteld. Op 18 september lichten we graag de overwegingen bij de totstandkoming van dit document toe. Ook horen wij dan graag uw ideeën en verwachtingen bij de samenwerking. Ter voorbereiding treft u het concept convenant als bijlage bij deze brief aan. Een van de projecten die wij als Duin- en Bollenstreek gezamenlijk hebben opgepakt is het Programma Landelijk Gebied en Duurzame Greenport (herijking ISG). U heeft daar op 28 mei j.l.

al met elkaar over gesproken en ons van waardevolle input voorzien. Ook over dit project willen wij op 18 september graag het gesprek met u verder voeren. We gaan in september/oktober in deze vervolgfase samen met u, de colleges, stakeholders en inwoners in verschillende bijeenkomsten zoeken naar een gedragen model als toekomstperspectief voor de ruimtelijke en programmatische ontwikkelingen in het landelijk gebied. We leggen dan verschillende scenario’s aan u voor om over mee te denken. Wij bereiden voor 18 september 2024 een programma voor van 19.30 tot 22.30 uur en verzoeken u deze avond hiervoor vrij te houden. Eind augustus ontvangt u nadere informatie over het exacte programma en de locatie. Wij hopen u op deze avond te ontmoeten.

Bijlage: Concept Bestuursconvenant Regionale samenwerking Duin- en Bollenstreek

Concept Bestuursconvenant Regionale samenwerking Duin- en Bollenstreek Versie 3 juli 2024

1

Dit convenant wordt aangegaan door de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten die onderdeel zijn van het samenwerkingsverband Duin- en Bollenstreek (DBS), te weten de gemeenten Hillegom, Katwijk, Lisse, Noordwijk en Teylingen.

Vanuit het streven naar wederzijdse versterking op inhoud, beleid, resultaat en inzet, zijn in dit convenant de samenwerkingsafspraken tussen de colleges van de betrokken gemeenten vastgelegd. Dit leidt tot vijf afgeleide doelen: ➢

1. Inleiding De gemeenten in de Duin- en Bollenstreek staan voor vraagstukken en opgaven die de gemeentegrenzen overstijgen. Voor het vinden van antwoorden op deze uitdagingen is samenwerking nodig. Samenwerking zowel binnen de Duin- en Bollenstreek als daarbuiten met andere gemeenten, regio’s, de provincie ZuidHolland en voor een beperkt aantal onderwerpen ook de provincie NoordHolland. De gezamenlijke inzet als Duin- en Bollenstreek binnen het grotere samenwerkingsverband van Holland Rijnland is van belang. Dat geldt ook voor de externe lobby over gezamenlijke belangen. We pakken vraagstukken efficiënter en effectiever op als we onze krachten bundelen. Het vergroot onze slagkracht op de strategische opgaven uit de Uitvoeringsagenda DBS. De gemeenten in de Duin- en Bollenstreek bekrachtigen hun samenwerking in dit convenant. Dit convenant tornt nadrukkelijk niet aan de rollen, taken en bevoegdheden die door de Gemeentewet zijn toegekend aan de verschillende bestuursorganen van de deelnemende gemeenten. Het Bestuursconvenant regionale samenwerking Duin- en Bollenstreek is een Regeling zonder meer (art. 1, eerste lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen).

➢

➢ ➢

➢

3. Inhoud De deelnemende gemeenten hebben een samenwerkingsstructuur vormgegeven om de gezamenlijke opgaven te realiseren. Het totaal van de opgaven draagt bij aan het behoud van een gezonde, vitale en energieke streek. De vijf regionale opgaven zijn: •

•

•

•

•

2. Doel

Uitvoering van de doelen en ambities uit de Strategische en Uitvoeringsagenda DBS; vermindering van de bestuurlijke drukte door inrichting van een overlegstructuur om streekbrede onderwerpen af te stemmen; versteviging van de strategische positie van de DBS; verbreding van de ‘blik naar buiten’ in de richting van andere overheden, bedrijfsleven, en (semi-)publieke en maatschappelijke instellingen; bevordering van de samenwerking met externe partners en stakeholders.

verbetering van de bereikbaarheid, verkeersveiligheid en leefbaarheid (oranje); ontwikkeling van een toekomstbestendig vitaal landelijk gebied waar het fijn wonen, werken en verblijven is (blauw); behoud en ontwikkeling van natuur, erfgoed en recreatie en het stimuleren en faciliteren van de energietransitie (groen); borging en versterking van de economische positie van de streek (rood); bevordering van de gezondheid en het welbevinden van onze inwoners in verbinding met de overige kleuren (paars).

2

De kern van de samenwerkingsstructuur is het best te omschrijven als een flexibel model: leerervaringen wijzen de weg en kunnen tot bijstellingen leiden. - Onderwerpen en projecten kunnen worden toegevoegd of geschrapt als de situatie hier om vraagt en de colleges hiertoe besluiten. - Per programma of project kan worden samengewerkt met andere gemeenten, regio’s, provincies of Holland Rijnland. - Met welke partners we samenwerken en hoe dit wordt vormgegeven is afhankelijk van het onderwerp of vraagstuk en de meerwaarde die de samenwerking biedt. 4. Uitgangspunten Voor dit convenant worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Deelnemers zijn zich ervan bewust dat succesvolle samenwerking staat of valt bij onderkenning van het gemeenschappelijke belang. Commitment aan het collectief staat daarom hoog op alle agenda’s. • In de samenwerking is oog voor de lokale verschillen en accenten. • De afzonderlijke colleges en gemeenteraden zijn en blijven in alle gevallen formeel besluitvormend en bevoegd. • Oordeelsvorming, het onderling uitwisselen van informatie en standpunten, is een wezenlijk en vast onderdeel bij de voorbereiding van besluiten. • We sluiten zoveel mogelijk aan op de samenwerking zoals deze in de afgelopen periode is gegroeid. We richten de overlegstructuur zo efficiënt en effectief mogelijk in. • Ambtelijke betrokkenheid vanuit de gemeenten is essentieel.

Daarom zorgen de secretarissen van de betrokken gemeenten voor de beschikbaarheid van voldoende kwaliteit en capaciteit voor het kernteam DBS en voor de bemensing van de projecten.

5. Organisatie We geven de samenwerking vorm door het organiseren van bestuurlijke overleggen per regionale opgave, gekoppeld aan de in paragraaf 3 beschreven kleuren en het bestuurlijk overleg Duin- en Bollenstreek. Een ambtelijk kernteam DBS ondersteunt deze overlegstructuur. De gemeenteraden zijn via de regionale agendacommissie betrokken om te waarborgen dat de afstemming met de afzonderlijke gemeenteraden optimaal verloopt. De regionale agendacommissie bestaat uit twee afgevaardigde raadsleden per deelnemende gemeente, de griffier van één van deelnemende gemeenten, de voorzitter van het bestuurlijk overleg Duinen Bollenstreek en de programmadirecteur DBS. Deze commissie is aanspreekpunt voor het maken van procesafspraken over hoe en wanneer de gemeenteraden worden betrokken bij de regionale samenwerking. Bestuurlijke overleggen (BO’s) De gemeenten overleggen periodiek per regionale opgave (kleur). Elke gemeente is met één vaste deelnemer c.q. portefeuillehouder vertegenwoordigd in ieder BO. De vaste BO-deelnemers benoemen één van hen als voorzitter van het BO. Elke gemeente levert (tenminste) één voorzitter. Bij een BO mogen ook andere bestuurders van de deelnemende gemeenten aanschuiven als agendalid indien de inhoudelijke agenda daar aanleiding toe geeft. We organiseren de BO’s zoveel mogelijk op één dag (een BO-dag) en zonder overlap in tijd.

We combineren BO’s als een onderwerp in twee of meer BO’s besproken moet worden. Tijdens de BO’s vindt de bestuurlijke afstemming tussen de gemeenten plaats

3

over de inhoudelijke uitwerking van en sturing op de uitvoering van de programma’s en projecten. Indien noodzakelijk kan een BO besluiten tot een extra bestuurlijk overleg over een specifiek onderwerp. Dit extra overleg kan niet worden ingezet ter vervanging van het overleg tijdens de reguliere BO-dag. Het sociaal domein kent in DBS verband een eigen overlegstructuur en frequentie. De paarse opgave richt zich op de verbinding tussen het sociaal domein en de ontwikkelingen en projecten in de overige kleuren.

Bestuurlijk overleg DBS (BO DBS) Het BO DBS bestaat uit de voorzitters van de BO’s. De deelnemers aan het BO DBS benoemen één van hen als voorzitter van het BO BDS. Het BO DBS is verantwoordelijk voor processturing, regie en reflectie op de samenwerking en bewaakt de integraliteit. Gedurende het jaar monitort het BO DBS de in het werkprogramma (zie rol colleges) vastgelegde afspraken. Het BO DBS bepaalt jaarlijks het aantal reguliere BO-dagen voor het komende jaar. Het BO DBS heeft minimaal één keer per jaar gezamenlijk overleg met de betrokken colleges.

programma’s en projecten die we gezamenlijk oppakken. De colleges van de deelnemende gemeenten verplichten zich om, vanuit de BO’s en/of andere relevante organen, de gemeenteraden in staat te stellen om zich uit te spreken over voorgenomen beleid en activiteiten op regionaal niveau, te besluiten over de gemeentelijke deelname en bijdrage daaraan, en te controleren in hoeverre de lokale inbreng op regionaal niveau is meegenomen. Hiervoor kunnen de reguliere P&C-producten en raadsstukken, als ook de voortgangsrapportage over de programma’s en projecten in het kader van de vijf regionale opgaven worden gebruikt. De colleges van de deelnemende gemeenten spreken de intentie uit om waar mogelijk - regionale voorstellen en beslispunten eensluidend en gelijktijdig voor te leggen aan de gemeenteraden. Besluiten die de afzonderlijke gemeenten aangaan, worden genomen door de betreffende colleges en gemeenteraden. leder college is en blijft zelf verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan de raad. De colleges van de deelnemende gemeenten besluiten over het aangaan van het convenant, nadat de raden daar hun zienswijze over en toestemming voor hebben gegeven. De praktische werkwijze met betrekking tot de organisatie van de samenwerking werken de colleges verder uit. De praktische werkwijze voor de regionale agendacommissie wordt in samenspraak met de griffies uitgewerkt.

Rol colleges De colleges van de deelnemende gemeenten stellen jaarlijks voor het komende jaar een gezamenlijk werkprogramma voor de regionale samenwerking vast, met een doorkijk voor de jaren daarna. Het werkprogramma bevat per regionale opgave de concrete

Betrokkenheid gemeenteraden In deelnemende gemeenten bepaalt iedere raad zélf op welke wijze hij zijn invloed op de samenwerking organiseert. De colleges faciliteren dit door in hun samenwerking informatie-uitwisseling, agendasetting en ontmoeting met en tussen gemeenteraden

4

te organiseren, in afstemming met de griffies en de regionale agendacommissie. De colleges van de deelnemende gemeenten faciliteren de gemeenteraden om tijdig informatie over de regionale samenwerking te halen en in te brengen. Leidend hiervoor zijn de gezamenlijke radenbijeenkomsten van de Duin- en Bollenstreek die in afstemming met de regionale agendacommissie worden georganiseerd. De raden besluiten via de reguliere agendering van beleidsstukken en P&C documenten over de inhoudelijke programma’s en projecten.

Ambtelijke organisatie Een ambtelijk kernteam DBS ondersteunt de governance van de regionale samenwerking. Dit team ondersteunt de bestuurlijke overleggen, organiseert bijeenkomsten voor gezamenlijke colleges en gemeenschappelijke raden, is ambtelijke verbinder met de griffies, houdt verbinding met de projectorganisaties in het kader van de uitvoering van de programma’s en projecten en de overige betrokken ambtenaren van de deelnemende gemeenten.

Elke deelnemende gemeente draagt financieel een evenredig deel (20%) bij aan de kosten van de programmadirecteur en het organisatiebudget. Voor de overige functionarissen in het kernteam leveren de gemeenten capaciteit uit de bestaande formatie naar rato van het inwoneraantal. De inzet en financiële dekking van capaciteit bij programma’s en projecten is onderdeel van de besluitvorming over de programma’s en projecten. De inzet en verdeling van de kosten kan per project of programma verschillen.

6. Slot • • •

•

Het ambtelijk kernteam bestaat tenminste uit een programmadirecteur en een programmasecretaris. Daarnaast zijn er andere functionarissen die de operationele taken, zoals die voor de financiën en communicatie, binnen het kernteam vervullen. De programmadirecteur is de voorzitter van het ambtelijk kernteam DBS en stuurt het kernteam aan. De programmadirecteur DBS is ambtelijk opdrachtgever van de programma’s en projecten die in het door de colleges vastgestelde werkprogramma zijn opgenomen.

•

•

Dit convenant treedt in werking op 1 januari 2025. Het convenant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. De werking van dit convenant wordt na een periode van drie jaar in afstemming met de raden van de deelnemende gemeenten geëvalueerd. Zo nodig wordt het convenant aangepast. Deelnemers spreken elkaar aan op naleving van dit convenant. Onverminderd het bepaalde in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen worden geschillen die voortvloeien uit de toepassing of uitvoering van dit convenant zoveel mogelijk in onderling overleg opgelost. Bij een aanhoudend conflict worden de burgemeesters van de deelnemende gemeenten gevraagd een bemiddelende rol te vervullen. Een gemeente die niet langer aan dit convenant wil deelnemen, meldt dit schriftelijk aan het BO DBS. Opzegging is mogelijk per 1 januari van enig jaar, waarbij een opzegtermijn van één volledig kalenderjaar in acht wordt genomen. Indien door uittreding en/of toetreding de samenstelling van de groep van deelnemende gemeenten wijzigt,

5

•

•

wordt het convenant beëindigd met inachtneming van artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het is aan de nieuwe groep van samenwerkende gemeenten of zij een nieuwe regeling willen aangaan. Gedurende de opzegtermijn zullen de deelnemende gemeenten overeenstemming moeten bereiken over de algehele financiële afwikkeling van de samenwerking. De deelnemende gemeenten komen hun financiële verplichtingen die verband houden met de samenwerking na, totdat de financiële afwikkeling volledig is afgerond Het college van Teylingen draagt zorg voor bekendmaking van deze regeling.

6

De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten hebben toestemming gegeven voor het aangaan van dit convenant.

Aldus vastgesteld op d.d. … door: College van burgemeester en wethouders Hillegom M. Witkamp Gemeentesecretaris A. van Erk Burgemeester

College van Burgemeester en wethouders Katwijk R.T. Jie Sam Foek Gemeentesecretaris C.L. Visser Burgemeester

College van burgemeester en wethouders van Lisse E. Prins Gemeentesecretaris A.W.M. Spruit Burgemeester

College van Burgemeester en wethouders Noordwijk E.M. Overzier Gemeentesecretaris W.J.A. Verkleij Burgemeester

College van burgemeester en wethouders Teylingen J.F.A. Tomassen Gemeentesecretaris C.G.J. Breuer Burgemeester

7

8