Db02 Raadsbrief Verslag Archief KPI’s 2024-2025 (periode juli 2024 – 2025)

Raadsbrief Verslag Archief KPI’s 2024-2025 (periode juli 2024 – 2025) aan: | de raad van de gemeente Hillegom datum document: | 24-09-2026 ons kenmerk: | Z-26-519627 datum collegevergadering: | 06-10-2026 portefeuillehouder: | Dhr. J.S. Nederpelt behandelend ambtenaar: | Pauline Luinstra emailadres: | p.luinstra@hltsamen.nl embargo: | ☐ programma: | HLT Begroting Geachte leden van de gemeenteraad, De gemeentearchivaris van Erfgoed Leiden en Omstreken (ELO) houdt toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Hillegom. De bevindingen en aanbevelingen uit dit toezicht worden jaarlijks vastgelegd in het Verslag Archief KPI's (Kritische Prestatie Indicatoren). Met deze brief informeren wij u over de belangrijkste uitkomsten van het Verslag Archief KPI's 2024-2025 en de wijze waarop hieraan opvolging wordt gegeven. Uit het Verslag Archief KPI’s 2024-2025 (periode juli 2024-2025) blijkt dat de gemeente in voldoende mate voldoet aan de Archiefwet, maar dat er ook sprake is van enkele aandachtspunten. Met name de achterstanden in de fysieke en digitale vernietiging van archiefbescheiden vragen blijvende aandacht. Hoewel de afgelopen periode voorbereidingen zijn getroffen en stappen zijn gezet om de achterstanden terug te dringen, zijn deze nog niet teruggebracht.

Hierdoor worden archiefbescheiden en persoonsgegevens mogelijk langer bewaard dan op grond van de geldende bewaartermijnen is toegestaan. Dit brengt risico's met zich mee voor de naleving van de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het terugdringen van deze achterstanden heeft daarom in de komende periode prioriteit. Inmiddels is een archiefbewerkingsplan opgesteld, waarin op basis van een inventarisatie van fysieke en digitale archieven inzicht is verkregen in de omvang van de achterstanden en eventuele bijzonderheden. Daarnaast is een pilot gestart met inzet van AI ter ondersteuning van het controleren en aanvullen van vernietigingslijsten. Hiermee wordt onderzocht in hoeverre AI kan bijdragen aan een efficiëntere en snellere uitvoering van vernietigingsprocessen. De verdere inzet van AI is afhankelijk van de resultaten van deze pilot. Ook wordt vanuit de recent ingevulde rol van recordmanager gewerkt aan een plan van aanpak voor het terugdringen van de achterstanden. Het verslag laat daarnaast zien dat de gemeente op verschillende onderdelen voldoet aan de gestelde eisen voor archiefbeheer. Het gebruik en beheer van de archiefruimten in het gemeentehuis van Hillegom verloopt volgens de geldende afspraken.

De registers van de Burgerlijke Stand worden tijdig overgebracht naar de archiefbewaarplaats in Lisse en de staat van de archiefruimten is op orde. De geconstateerde aandachtspunten worden opgepakt binnen het Verbeterplan Informatiebeheer 2026-2027. Daarbij ligt de prioriteit bij het terugdringen van de 1 2 achterstanden in de fysieke en digitale vernietiging van archiefbescheiden. Met het archiefbewerkingsplan, de AI-pilot en het opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak geven wij opvolging aan de aanbevelingen van de gemeentearchivaris. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Bijlagen: 1. Verslag Archief KPI's 2024-2025 (juli 2024-2025), ontvangen 3 juni 2026 2. Verslag archiefruimte 3. Verbeterplan Informatiebeheer 2026-2027 n.a.v. Verslag Archief KPI’s juli 2024- 2025 Namens het college van Hillegom, M. Witkamp R. ter Hark Secretaris Burgemeester