Db02.3 Bijlage Verbeterplan Informatiebeheer 2026-2027

Verbeterplan Informatiebeheer 2026 - 2027 n.a.v. Verslag Archief KPI’s juli 2024 - 2025

Inleiding en achtergrond De archivaris, die wij betrekken vanuit Erfgoed Leiden en Omstreken (ELO), houdt toezicht op ons informatie- en archiefbeheer. Dit resulteert jaarlijks in een verslag met bevindingen en aanbevelingen. Een adequaat informatie- en archiefbeheer is van cruciaal belang voor de betrouwbaarheid van en verantwoording over het bestuurlijk handelen, voor de transparantie hierover naar de buitenwereld en voor de uitoefening van het democratische stelsel. De archivaris speelt hierin een essentiële rol door onafhankelijk horizontaal toezicht te houden op het informatie- en archiefbeheer. Het verslag van de archivaris is op 3 juni 2026 ontvangen. Vervolgens is door het team Bedrijfsinformatie & Compliance, taakveld Informatiebeheer, dit verbeterplan opgesteld naar aanleiding van de aanbevelingen uit het archiefverslag. Toelichting verbeterplan Het doel van het verbeterplan is om een overzicht te bieden van de verbeterpunten en bevindingen die naar voren zijn gekomen tijdens de archiefinspectie van Erfgoed Leiden en Omstreken. Per verbeterpunt is aangegeven welk resultaat wordt nagestreefd, welke aanpak op hoofdlijnen wordt gevolgd, welke partijen daarbij betrokken zijn en wat de planning en prioriteit van de actie zijn. Het eerste deel richt zich op de werkorganisatie HLTsamen en bevat verbeterpunten die integraal worden aangepakt.

Vervolgens is per gemeente specifiek aangegeven wat de verbeterpunten zijn. Het verbeterplan dient als hulpmiddel om de voortgang van de verbeterpunten te monitoren en te zorgen voor een gestructureerde en eƯiciënte aanpak. Voortgang periode juli 2024-2025 In de periode van juli 2024-2025 zijn diverse werkzaamheden uitgevoerd die bijdragen aan een duurzame verbetering van de informatiehuishouding. Hoewel deze activiteiten niet allemaal voortvloeien uit de aanbevelingen uit het voorgaande verbeterplan, vormen zij belangrijke stappen in het verder op orde brengen van het informatie- en archiefbeheer. Zo is een archiefbewerkingsplan opgesteld waarin de achterstanden binnen het archiefbeheer in kaart zijn gebracht. In de verslagperiode zijn diverse werkzaamheden uitgevoerd ter voorbereiding op de daadwerkelijke vernietiging en overbrenging van informatie. Daarnaast zijn diverse legacyapplicaties uitgefaseerd. De vernietiging van de daarin aanwezige informatie is voorzien voor 2027. Verder is de compliance-tool aangeschaft en ingericht als kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Het systeem is inmiddels grotendeels gevuld en biedt ondersteuning bij het monitoren en borgen van processen, procedures en beheersmaatregelen. Ook is vanuit informatiebeheer actief bijgedragen aan de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem.

Tot slot is gestart met het opschonen van de netwerkschijf en de overgang naar Microsoft Teams. Hiermee wordt gewerkt aan een betere beheersing van digitale informatie en een toekomstbestendige informatiehuishouding. Bevindingen ELO | Omschrijving eindresultaat | Aanpak op hoofdlijnen | Betrokkenen | Startdatum | Einddatum | Prioriteit HLTsamen De achterstanden in de vernietiging; | Op plan- en projectmatige wijze | Archiefbewerkingsplan is in 2025 | Team BIC: | Continu proces | 1 mei 2030 | Hoog er zijn al wel stappen ondernomen | het wegwerken van zowel de | in het SIO-overleg besproken. | Informatiebeheer om de vernietiging weer regulier op | achterstanden als het te pakken, maar de voorgaande | voorsorteren op toekomstige | Er wordt gewerkt aan een jaren moeten op projectbasis nog | vernietigingen en overbrengingen | concreet plan van aanpak voor worden aangepakt. | voor elkaar krijgen. | zowel de korte en lange termijn. Meerjarige opgave om de | Er loopt een pilot met AI ter informatiehuishouding verder op | ondersteuning van het orde te brengen, aansluitend op | controleren en aanvullen van de landelijke ontwikkelagenda | vernietigingslijsten. 2026-2030. Resultaten en plan van aanpak worden gedeeld in SIO overleg van oktober. Binnen informatiebeheer is een recordmanager aangewezen die actief stuurt op het terugdringen van achterstanden.

Blijf zorgen voor voldoende formatie | Formatie op peil brengen. | De formatie is uitgebreid en de | Team BIC: | Q2-2024 | 1 mei 2030 | Hoog voor de uitvoering van de | recordmanagerrol is ingevuld. | Informatiebeheer | (gekoppeld archiefwettelijke taken en het | Meerjarige opgave om de | Nieuwe medewerkers worden | aan IHH op wegwerken van achterstanden. | informatiehuishouding verder op | ingewerkt voor de uitvoering van | Orde vanuit orde te brengen, aansluitend op | archiefwettelijke taken. | de Woo) de landelijke ontwikkelagenda | Daarnaast wordt onderzocht 2026-2030. | welke structurele capaciteit en expertise nodig zijn om de informatiehuishouding duurzaam te borgen, waaronder de structurele invulling van de recordmanagerfunctie. Bevindingen ELO | Omschrijving eindresultaat | Aanpak op hoofdlijnen | Betrokkenen | Startdatum | Einddatum | Prioriteit Stel verklaringen van vervanging op | Vastgestelde verklaringen van | Het herziene Handboek | Team BIC: | Q4-2024 | Q3-2026 | Hoog en stel het herziene Handboek | vervanging en een geactualiseerd | Vervanging is inmiddels gereed | Informatiebeheer Vervanging vast. | en vastgesteld Handboek | en in procedure gebracht voor Vervanging. | vaststelling.

Rond de pilot met het AI-model af | Pilot is afgerond en de conclusie | Uitvoeren en evalueren van de | Team BIC: | Q3-2025 | Q3-2026 | Hoog en deel de resultaten met | wordt gedeeld in het SIO-overleg | pilot, gevolgd door afstemming | Informatiebeheer Archieftoezicht | van oktober | met Archieftoezicht Team ICT en Functioneel beheer Externe partij Actualiseer het calamiteitenplan. | Een geactualiseerd | Actualiseren van het huidige | Team BIC: | Q2- 2026 | Q3-2027 | Midden calamiteitenplan, waarmee de | plan | Informatiebeheer continuïteit en het herstel van | Afstemmen en toetsen bij informatie en archieven bij | betrokken disciplines | Team ICT en incidenten aantoonbaar zijn | Functioneel Beheer geborgd. Team Facilitaire zaken Zorg voor het kwaliteitsplan voor | Gedragen kwaliteitsplan, | Concept kwaliteitsplan | Team BIC: | Q4-2026 | Q4-2027 | Hoog Rx.Mission. | kwaliteitscontroles in dagelijkse | afstemmen, kwaliteitscontroles | Informatiebeheer werkzaamheden, en start | in Rx.Mission starten, archiefvernietiging in Rx.Mission. | archiefvernietiging inregelen en | Team Vergunningen uitvoeren, achterstanden wegwerken en vakspecialisten | Team Bouwtoezicht instrueren. Vernietig uit de legacy-applicaties | Database is vernietigd. | Database laten vernietigen door | Team BIC: | Q1-2027 | Q2-2027 | Laag wanneer dit van toepassing is | Proces verbaal is gemaakt | ICT.

| Informatiebeheer Proces verbaal maken en deze delen met toezichthouder (ELO) | Team ICT en Functioneel beheer Bevindingen ELO | Omschrijving eindresultaat | Aanpak op hoofdlijnen | Betrokkenen | Startdatum | Einddatum | Prioriteit Actualiseer voor HLTsamen de | Een geactualiseerde en | Opstellen nieuwe | Team BIC: | Q1-2027 | Q4 - 2030 | Midden Beheerregeling bij de komst van de | vastgestelde Beheerregeling voor | beheerregeling | Informatiebeheer nieuwe Archiefwet aan de hand van | HLTsamen, die in lijn is met de | Afstemming en toetsing het template van Gemeente Leiden | nieuwe Archiefwet en | Bestuurlijke vaststelling | Team Juridische bijbehorende regelgeving, | Implementatie | zaken aansluitend op het landelijke implementatieprogramma voor de | Directie nieuwe Archiefwet (2026-2031) Actualiseer voor de drie gemeenten | Een geactualiseerde, | Opstellen archiefverordening en | Team BIC: | Q1-2027 | Q4 - 2030 | Midden de Archiefverordening en het Besluit | geharmoniseerde en vastgestelde | besluit informatiebeheer | Informatiebeheer Informatiebeheer bij de komst van | Archiefverordening en Besluit | Afstemmingen en toetsing de nieuwe Archiefwet aan de hand | Informatiebeheer voor de drie | Bestuurlijke vaststelling | Team Juridische van het template van Gemeente | gemeenten, die in lijn zijn met de | Implementatie | zaken Leiden.

| nieuwe Archiefwet en bijbehorende regelgeving, | Directie aansluitend op het landelijke implementatieprogramma voor de | College van B&W nieuwe Archiefwet (2026-2031) Zorg voor de afronding van de | Vaststellen metadataschema | Dit wordt meegenomen als actie | Team BIC: | N.v.t. | N.v.t. | Geen MDTO-mapping van de | (MDTO) applicaties met | bij de aanbesteding van nieuwe | Informatiebeheer vakapplicaties met de Adviseur | archiefwaardige informatie na | systemen en wanneer dit van Digitale Archieven. | toetsing ELO | toepassing is. | Team ICT en Functioneel beheer De aandachtspunten uit de MDTO-mapping worden | Erfgoed Leiden meegenomen in de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Hillegom Vernietiging fysiek en digitaal JOIN | Op plan- en projectmatige wijze | Archiefbewerkingsplan is in 2025 | Team BIC: | Continu proces | N.n.t.b. | Hoog Hillegom 2020-2023 | het wegwerken van zowel de | in het SIO-overleg besproken. | Informatiebeheer Zet de vernietiging JOIN Hillegom | achterstanden als het door voor de jaren na V2020. | voorsorteren op toekomstige | Er wordt gewerkt aan een vernietigingen en overbrengingen | concreet plan van aanpak voor voor elkaar krijgen. | zowel de korte en lange termijn.

Bevindingen ELO | Omschrijving eindresultaat | Aanpak op hoofdlijnen | Betrokkenen | Startdatum | Einddatum | Prioriteit Er loopt een pilot met AI ter ondersteuning van het controleren en aanvullen van vernietigingslijsten. Resultaten en plan van aanpak worden gedeeld in SIO overleg van oktober. Binnen informatiebeheer is een recordmanager aangewezen die actief stuurt op het terugdringen van achterstanden. Breng de bouwvergunningen van | Bouwvergunningenarchief zodanig | Het verzoek tot opschorting is | Team BIC: | Q1-2025 | 2030 | Hoog Hillegom 1897-1990 (2016) over | voorbereid, incl. vastgestelde | ingediend bij GS; hiervoor is nog | Informatiebeheer naar de archiefbewaarplaats van | inventaris dat het overgebracht | aanvullende informatie nodig Leiden wanneer deze toegankelijk | kan worden naar het ELO. | voordat opschorting kan worden zijn gemaakt. | verleend. Meerjarige opgave om de informatiehuishouding verder op | De uitdaging hierbij is dat het orde te brengen, aansluitend op | bouwvergunningenarchief de landelijke ontwikkelagenda | bestaat uit een samengesmolten 2026-2030. | bestand van de perioden 1897– 1990 en 1991–2016, terwijl alleen het eerste blok voor overbrenging in aanmerking komt.

Vooralsnog is het uitgangspunt om het bouwvergunningenarchief niet te ontvlechten, maar in zijn geheel Bevindingen ELO | Omschrijving eindresultaat | Aanpak op hoofdlijnen | Betrokkenen | Startdatum | Einddatum | Prioriteit (eventueel deels vervroegd) over te brengen voor 2030. Onderzoek via Facilitaire Zaken of | Bevestigd dat het brandalarm en | Navraag bij Facilitaire Zaken; | Team BIC: | Q2-2026 | Q3-2026 | Quick win het brandalarm en de watermelders | de lekdetectie periodiek (jaarlijks) | periodieke testen van | informatiebeheer periodiek worden getest. | worden getest. | brandmelders en lekdetectie bevestigd | Team Facilitaire zaken Onderzoek of de lokdoosjes die | Vastgesteld dat de gebruikte | Nagevraagd bij FZ; geschiktheid | Team BIC: | Q2-2026 | Q3-2026 | Quick win gebruikt worden geschikt zijn voor | lokdoosjes geschikt zijn voor het | lokdoosjes bevestigd. | informatiebeheer het vangen van zilvervisjes. | monitoren van zilvervisjes Team Facilitaire zaken Maak afspraken met Facilitaire | Afspraken met FZ zijn vastlegt over | Afspraken gemaakt; coördinator | Team BIC: | Q2-2026 | Q3-2026 | Quick win Zaken over het melden van toegang | de toegang tot de | archiefruimten is | informatiebeheer tot de archiefbewaarplaats voor | archiefbewaarplaats. | aanspreekpunt.

schoonmaak en | Bespreken met FZ welke | Team Facilitaire ongediertebestrijding bij | afspraken gemaakt kunnen | zaken Informatiebeheer. | worden met de schoonmaak en ongediertebestrijding. De achterstanden in de fysieke | Topborden zijn vrij van | Bouwarchief wordt | Team BIC: | Q2-2026 | Q4-2029 | Hoog vernietiging van archiefbescheiden | archiefdozen. | klaargemaakt voor overbrenging | Informatiebeheer in de archiefruimte 3.1.1 en JOIN | waardoor ruimte komt en de Hillegom vanaf V2020. Hierdoor is | topborden vrij gemaakt kunnen er nog niet genoeg plaats om de | worden ruimte door te schuiven en de topborden leeg te maken wat de luchtcirculatie kan verstoren. Plaats een losse thermohygrometer | Losse thermohygrometer is | Thermohygrometer aanschaffen | Team BIC: | Q3-2026 | Q4-2026 | Quick win in de ruimte 0.2.5 van Burgerzaken | geplaatst in de ruimte en er wordt | en plaatsen | informatiebeheer een overzicht van de metingen | Metingen twee weken bijhouden bijgehouden. | Gegevens beoordelen | Team Facilitaire Apparaat laten liggen voor | zaken periodieke controles Bevindingen ELO | Omschrijving eindresultaat | Aanpak op hoofdlijnen | Betrokkenen | Startdatum | Einddatum | Prioriteit De regie voor de | De regie van de | Met de externe partij wordt | Team BIC: | Q3-2026 | N.n.t.b.

| Hoog begraafplaatsadministratie is nog | begraafplaatsadministratie is | afgestemd over de uitvoering van | Informatiebeheer steeds onduidelijk. Dit archief | belegd. | de werkzaamheden, inclusief (1900-1990) zal uiteindelijk | het maken van afspraken over de | Team ICT en overgebracht moeten worden naar | De begraafplaatsadministratie is | bewerking van het archief en de | Functioneel Beheer Erfgoed Leiden. | gereed voor overbrenging naar | overbrenging naar Erfgoed Erfgoed Leiden, inclusief | Leiden | Externe partij vastgestelde inventaris. Zorg voor juiste afstemming van het | Afwijkingen in het klimaatsysteem | Analyse, afstemming met | Team BIC: | Q4-2026 | Q4-2026 | Quick win klimaatsysteem bij langdurige | worden bijtijds geconstateerd en | Erfgoed Leiden via coördinator | Informatiebeheer overschrijvingen. | verholpen. | archiefruimten, bijstellen instellingen en periodieke monitoring. De registers van de Burgerlijke | Alle openbare akten van overlijden | Aantal akten per jaar in kaart | Team BIC: | Q1-2027 | N.n.t.b. | Hoog Stand van de jaren 1961 t/m 1993 | van de gemeente Hillegom zijn | brengen (1961–1969) en op basis | Informatiebeheer zijn gecombineerd en ingebonden. | digitaal overgedragen aan Erfgoed | daarvan bepalen of digitalisering Dit vermoeilijkt het overbrengen van | Leiden voor raadpleging door | intern of extern plaatsvindt.

| Team ICT en de openbare akten. Laat de | genealogen via hun website. | Afstemmen met Erfgoed Leiden | Functioneel Beheer openbare akten van Overlijden | over scankwaliteit, digitaliseren in overleg met Erfgoed | opslagformaat en metadata. | Externe partij Leiden. | Voor 1970–1974 nagaan via Functioneel Beheer of akten uit | Erfgoed Leiden het systeem gehaald kunnen worden; zo niet, dan een script laten ontwikkelen. Voor alle jaren geldt: eerst enkele voorbeeldscans laten beoordelen door Erfgoed Leiden. Lisse Zet door met de vernietiging in JOIN | Op plan- en projectmatige wijze | Archiefbewerkingsplan is in 2025 | Team BIC: | Continu proces | N.n.t.b. | Hoog Lisse (na het afronden van de AI | het wegwerken van zowel de | in het SIO-overleg besproken. | Informatiebeheer pilot) vanaf V2019. | achterstanden als het voorsorteren op toekomstige | Er wordt gewerkt aan een vernietigingen en overbrengingen | concreet plan van aanpak voor voor elkaar krijgen. | zowel de korte en lange termijn. Bevindingen ELO | Omschrijving eindresultaat | Aanpak op hoofdlijnen | Betrokkenen | Startdatum | Einddatum | Prioriteit Er loopt een pilot met AI ter ondersteuning van het controleren en aanvullen van vernietigingslijsten. Resultaten en plan van aanpak worden gedeeld in SIO overleg van oktober.

Binnen informatiebeheer is een recordmanager aangewezen die actief stuurt op het terugdringen van achterstanden. Onderzoek bij de | Vastgesteld dat de gebruikte | Nagevraagd bij FZ; geschiktheid | Team BIC: | Q2-2026 | Q3-2026 | Quick win ongediertebestrijding of het soort | lokdoosjes geschikt zijn voor het | lokdoosjes bevestigd. | informatiebeheer lokdoosjes geplaatst in de | monitoren van zilvervisjes archiefbewaarplaats geschikt zijn | Team Facilitaire voor het vangen van zilvervisjes. | zaken Onderzoek via Facilitaire Zaken of | Bevestigd dat het brandalarm en | Navraag bij Facilitaire Zaken; | Team BIC: | Q2-2026 | Q3-2026 | Quick win het brandalarm en de watermelders | de lekdetectie periodiek (jaarlijks) | periodieke testen van | informatiebeheer periodiek worden getest. | worden getest. | brandmelders en lekdetectie bevestigd | Team Facilitaire zaken Maak afspraken met Facilitaire | Afspraken met FZ zijn vastlegt over | Afspraken gemaakt; coördinator | Team BIC: | Q2-2026 | Q3-2026 | Quick win Zaken over het melden van toegang | de toegang tot de | archiefruimten is | informatiebeheer tot de archiefbewaarplaats voor | archiefbewaarplaats. | aanspreekpunt. schoonmaak en | Bespreken met FZ welke | Team Facilitaire ongediertebestrijding bij | afspraken gemaakt kunnen | zaken Informatiebeheer. | worden met de schoonmaak en ongediertebestrijding.

Bevindingen ELO Omschrijving eindresultaat Aanpak op hoofdlijnen Betrokkenen Startdatum Einddatum Prioriteit Zet door met het wegruimen van niet-archiefbescheiden uit de archiefbewaarplaats. Archiefbewaarplaats bevat uitsluitend archiefbescheiden. Selectie en verwijdering van niet- archiefbescheiden en periodieke controle. Team BIC: informatiebeheer Q3-2026 Q1-2027 Quick win Laat Bouwtoezicht een onderzoek doen naar de geschiktheid van de toegepaste materialen in de archiefbewaarplaats ten aanzien van de eisen in de huidige Archiefregeling, m.n. Artikel 30.4 Brandvoortplanting (NEN 6065) en Artikel 49 Rookdichtheid (NEN 6066). Rapport van Bouwtoezicht met oordeel of materialen voldoen aan NEN 6065 (brandvoortplanting) en NEN 6066 (rookdichtheid), incl. evt. maatregelen. Afstemmen met Bouwtoezicht Beoordeling op basis van normen. Bevindingen vastleggen en zo nodig maatregelen voorstellen. Team BIC: informatiebeheer Team Bouwtoezicht Q4-2026 Q1-2027 Laag Breng de milieuvergunningen en sloopdossiers over naar de archiefbewaarplaats van Leiden. De milieuvergunningen en sloopdossiers zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Leiden.

Inventariseren en selecteren van over te brengen dossiers Controleren op volledigheid en ordening Bewerken en gereedmaken volgens overbrengingseisen Afstemmen met Erfgoed Leiden over planning en overdracht Fysieke/digitale overbrenging uitvoeren en vastleggen Team BIC: Informatiebeheer Erfgoed Leiden Q1-2027 N.n.t.b Hoog Let op het gebruik van schadelijke materialen zoals plastic en elastiek bij blijvend te bewaren archiefseries. Blijvend te bewaren archief is vrij van schadelijke materialen. Inventarisatie per archiefdeel; bij sloop- en milieuarchief schonen en ompakken, overige archieven blijven geborgd op orde. Team BIC: Informatiebeheer Q1-2027 N.n.t.b Hoog Bevindingen ELO Omschrijving eindresultaat Aanpak op hoofdlijnen Betrokkenen Startdatum Einddatum Prioriteit Teylingen Wegwerken fysieke vernietiging vanaf 2017 Op plan- en projectmatige wijze het wegwerken van zowel de achterstanden als het voorsorteren op toekomstige vernietigingen en overbrengingen voor elkaar krijgen. Archiefbewerkingsplan is in 2025 in het SIO-overleg besproken. Er wordt gewerkt aan een concreet plan van aanpak voor zowel de korte en lange termijn. Er loopt een pilot met AI ter ondersteuning van het controleren en aanvullen van vernietigingslijsten. Resultaten en plan van aanpak worden gedeeld in SIO overleg van oktober.

Binnen informatiebeheer is een recordmanager aangewezen die actief stuurt op het terugdringen van achterstanden. Team BIC: Informatiebeheer Continu proces N.n.t.b. Hoog Bevindingen ELO Omschrijving eindresultaat Aanpak op hoofdlijnen Betrokkenen Startdatum Einddatum Prioriteit Wegwerken digitale vernietiging uit Greenvallley/ Alfresco vanaf 1 okt. 2011 Op plan- en projectmatige wijze het wegwerken van zowel de achterstanden als het voorsorteren op toekomstige vernietigingen en overbrengingen voor elkaar krijgen. Archiefbewerkingsplan is in 2025 in het SIO-overleg besproken. Er wordt gewerkt aan een concreet plan van aanpak voor zowel de korte en lange termijn. Er loopt een pilot met AI ter ondersteuning van het controleren en aanvullen van vernietigingslijsten. Resultaten en plan van aanpak worden gedeeld in SIO overleg van oktober. Binnen informatiebeheer is een recordmanager aangewezen die actief stuurt op het terugdringen van achterstanden. Team BIC: Informatiebeheer Continu proces N.n.t.b. Hoog Verwijder de dozen met archiefstukken op de topborden en plaats deze op de planken. Topborden zijn vrij van archiefdozen. Archieven van de voormalige gemeenten Sassenheim, Voorhout en Warmond wordt klaargemaakt voor overbrenging waardoor ruimte komt en de topborden vrij gemaakt kunnen worden.

Team BIC: Informatiebeheer Q3-2024 Q4-2026 Hoog Bevindingen ELO | Omschrijving eindresultaat | Aanpak op hoofdlijnen | Betrokkenen | Startdatum | Einddatum | Prioriteit Breng de archieven van de | Archief is zodanig voorbereid, incl. | De bewerking voor deze | Team BIC: | Q3-2024 | Q1-2027 | Hoog voormalige gemeenten | vastgestelde inventaris door de | archieven zijn in volle gang. | Informatiebeheer Sassenheim, Voorhout en Warmond | archivaris, dat het eind 2026 kan over naar de archiefbewaarplaats | worden overgebracht naar het van Leiden wanneer deze zijn | ELO. bewerkt. Zorg dat de lokvalletjes in de | Lokvalletjes worden volgens | Bij de leverancier is dit onder de | Team BIC: | Q2-2026 | Q3-2026 | Quick win archiefruimten worden | contractafspraken gecontroleerd | aandacht gebracht. | Informatiebeheer meegenomen tijdens de controles | en vervangen. door de ongediertebestrijding en | Nagevraagd bij FZ; geschiktheid | Team Facilitaire laat onderzoeken of de valletjes | Vastgesteld dat de gebruikte | lokdoosjes bevestigd. | zaken geschikt zijn voor zilvervisjes.

| lokdoosjes geschikt zijn voor het monitoren van zilvervisjes Zorg dat het klimaatsysteem | Afwijkingen in het klimaatsysteem | Analyse, afstemming met | Team BIC: | Q4-2026 | Q4-2026 | Quick win bijgesteld wordt in het geval van | worden bijtijds geconstateerd en | Erfgoed Leiden via coördinator | Informatiebeheer overschrijdingen; | verholpen. | archiefruimten, bijstellen instellingen en periodieke monitoring. Verwijder de microfichelezer en | Microficheapparaat en | Bepalen of de apparatuur nog | Team BIC: | Q4-2026 | Q2-2027 | Quick win opnameapparatuur (na vernietiging | opnameapparatuur is | nodig is, mogelijke herplaatsing | Informatiebeheer van geluidsopnames). | weggehaald. | onderzoeken en daarna kiezen voor behouden, verplaatsen of verwijderen (na vernietiging van geluidsopnames). Laat de persoonskaarten | Aanleiding/onderbouwing nog | Team BIC: | N.n.t.b. | N.n.t.b. | Laag digitaliseren (via De Zijlbedrijven in | verifiëren bij ELO. | Informatiebeheer Leiden). Laat de fysieke tekeningen van de | Voor deze bevinding is de | Archiefbewerkingsplan is in 2025 | Team BIC: | N.n.t.b. | N.n.t.b. | Midden WABO-dossiers bijscannen en | uiteindelijke aanpak en het | in het SIO-overleg besproken. | Informatiebeheer maak de dossiers digitaal compleet.

| beoogde eindresultaat nog nader te bepalen Bevindingen ELO Omschrijving eindresultaat Aanpak op hoofdlijnen Betrokkenen Startdatum Einddatum Prioriteit Er wordt gewerkt aan een concreet plan van aanpak voor zowel de korte en lange termijn. Er loopt een pilot met AI ter ondersteuning van het controleren en aanvullen van vernietigingslijsten. Resultaten en plan van aanpak worden gedeeld in SIO overleg van oktober. Binnen informatiebeheer is een recordmanager aangewezen die actief stuurt op het terugdringen van achterstanden. Preservering geluidsbanden en cassettebandjes van de Raads- en Commissievergaderingen van Sassenheim. De banden zijn opgeslagen in een geschikte omgeving die beschermt tegen schadelijke invloeden zoals extreme temperaturen, vochtigheid en magnetische velden. Door middel van inventarisatie en waardering wordt de archiefstatus van de bandjes vastgesteld, waarna in afstemming met archieftoezicht een selectie wordt gedigitaliseerd. Team BIC: Informatiebeheer N.n.t.b. N.n.t.b. Midden