Db02.2 Bijlage Verslag archiefruimte

Bijlage 1 ERFGOED LEIDEN EN OMSTREKEN INSPECTIE ARCHIEFRUIMTE 3.1.1 HOOFDSTRAAT 115, 2181 EC HILLEGOM 2 Inhoud 1. | Verantwoording ............................................................................................................. 4 2. | Overzicht gegevens | ...................................................................................................... 4 3. | Inspectieverslag archiefruimte 3.1.1 ........................................................................... 5 4. | Bevindingen, conclusies en verbeterpunten ............................................................ 15 4.1 | Inleiding .................................................................................................................. 15 4.2 | Aangetroffen situatie .............................................................................................. 15 4.2.1 | Archiefruimte 3.1.1 ............................................................................................. 15 4.2.2 | Archiefruimte 0.2.5 ............................................................................................. 17 4.2.3 | Beheer ............................................................................................................... 17 4.3 | Conclusies ...................................................................................................................

17 4.3.1 | Archiefruimte 3.1.1 ............................................................................................. 17 4.3.2 | Archiefruimte 0.2.5 ............................................................................................. 17 4.4 | Verbeterpunten 2024/2025 .......................................................................................... 18 4.4.1 | Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2024/2025 ............................................... 18 4.4.2 | Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2024/2025 .............................................. 18 4.4.3 | Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2024/2025 ............................................... 18 4.4.4 | Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2024/2025 .............................................. 18 4.5 | Verbeterpunten 2026 ................................................................................................... 18 4.5.1 | Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2026 ........................................................ 19 4.5.2 | Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2026 ....................................................... 19 4.5.3 | Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2026 ........................................................ 19 4.5.4 | Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2026 ....................................................... 19 5.

| Samenvatting ............................................................................................................... 19 Bijlagen ................................................................................................................................... 19 Bijlage 1.1 | Verslag meting RV en T archiefruimte 3.1.1 22-07-2025 .............................. 19 Bijlage 1.2 | Verslag schimmelcontrole archiefruimte 3.1.1 22-07-2025 ........................... 19 3 1. | Verantwoording De archiefruimte van de gemeente Hillegom is getoetst aan de artikelen 27-46, 57 en 59 van de Archiefregeling (Archiefregeling, Staatscourant 2010 nr. 70, 6 januari 2010 en wijziging Staatscourant nr. 17969, 17 november 2010). Voor de inspectie van de archiefruimte is gebruik gemaakt van de landelijke checklist voor archiefruimten. | Voor | de | meting | van | het | binnenklimaat | (relatieve | luchtvochtigheid | en temperatuur) en schimmelcontrole is gebruik gemaakt van formulieren van Erfgoed Leiden en Omstreken (Erfgoed Leiden). De toetsing is uitgevoerd door de archiefinspecteur van Erfgoed Leiden, in opdracht van de gemeentearchivaris van Hillegom. Het verslag van de toetsing op 22 juli 2025 is de basis geweest voor deze toetsing, de bevindingen zijn in de checklist in | blauw gemarkeerd.

Van de toetsing op 11 november 2022 zijn de bevindingen in | groen gemarkeerd, de bevindingen van 27 maart 2024 in | paars. Dit verslag kan worden beschouwd als een nacontrole. 2. | Overzicht gegevens Datum inspectie: | 22 juli 2025 Betreft: | Archiefruimte gemeente Hillegom Locatie: | Hoofdstraat 115, 2181 EC Hillegom Verdieping: | 3e etage/ruimte 3.1.1 Archiefvormer: | Gemeente Hillegom Beheerder archiefruimte: | werkorganisatie HLTsamen Datum laatste inspectie: | 27 maart 2024 4 3. | Inspectieverslag archiefruimte 3.1.1 Archiefregeling, hoofdstukken 4, 5, 7 en 8 | . Hoofdstuk 4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen § 1. Algemeen Artikel 27. Algemene buitentoepassing- stelling | 27. N.v.t. Aan een in deze regeling opgenomen voorschrift dat moet worden toegepast om te voldoen aan een met betrekking tot een archiefruimte of archiefbewaarplaats gestelde eis, behoeft niet te worden voldaan, voor zover anders dan door toepassing van dat voorschrift de archiefruimte of archiefbewaarplaats ten minste dezelfde mate van veiligheid, bescherming tegen water, klimaatbeheersing en milieuhygiëne biedt, als is beoogd met het betrokken voorschrift. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. § 2. Voorschriften in verband met de veiligheid Artikel 28.

Situering Het gebouw waarin een archiefruimte of | 28. De archiefruimte is gesitueerd op de archiefbewaarplaats is of wordt | derde etage van het gemeentehuis. Jaar van gesitueerd, is door zijn locatie, aard en | oplevering en ingebruikname: 1984 | . De archiefruimte grenst aan drie buitenmuren bouwwijze zo goed mogelijk | en de binnenmuur aan het magazijn van de gevrijwaard van risico’s van: | bodes. Boven de archiefruimte bevindt zich a. brand; | een plat dak. 28.a Voldoet. b. overstroming; en | 28.b Voldoet. c. vochtindringing door opkomend | 28.c Voldoet. Voor zover bekend is er geen grond-, regen- of rioolwater, alsmede | sprake van wateroverlast geweest. van elke overige vorm van wateroverlast. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Artikel 29. Normen voor ondergronds bouwen 5 Bij ondergronds bouwen van een archief- | 29. N.v.t. ruimte of een archiefbewaarplaats heeft de waterindringing in het bouwmateriaal een waarde die onschadelijk is voor de bewaring van archiefbescheiden, gemeten volgens: a. ISO-DIS 7031:1983 of NPR 2877:1991 voor beton; b. NEN 2778:1991 voor andere bouw- materialen. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Artikel 30. Brandveiligheid 1. Archiefruimten en | 30.1 Voldoet.

De archiefruimte is voorzien archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van | van twee (draagbare) CO2 blustoestellen. deugdelijke en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud van de archiefruimte onderscheidenlijk archief- bewaarplaats, doelmatige middelen of voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, waaronder in ieder geval voldoende en zichtbaar gemarkeerde draagbare blustoestellen. Poeder- of schuimblussers zijn niet toegestaan. 30.2 N.v.t. 2. Voor zover toegepast, zijn sprinkler- installaties volautomatisch werkend en uitgevoerd met sprinklerkoppen die zich aan het plafond en in de stellingen of in de rekken bevinden. Open sprinklerkoppen zijn niet toegestaan. 3. De middelen en voorzieningen voor | 30.3 Voldoet. het doven en vertragen van brand, bedoeld in eerste en tweede lid, zijn geschikt om de schadelijke gevolgen daarvan voor de aanwezige | 30.4 Voldoet. archiefbescheiden te beperken. 4. De bijdrage tot de brandvoortplanting van in- en uitwendige scheidingsconstructies voldoet ten minste aan klasse 2 volgens NEN 6065:1991. 5. Ventilatie- of | 30.5 Voldoet. In april 2016 is in de luchtbehandelingskanalen zijn voorzien | archiefruimte voor het eerst een van brandkleppen die voldoen aan | klimaatsysteem geïnstalleerd. Het 6 NEN-EN 1366-1:1999 en NEN-EN 1366- | luchtbehandelingskanaal is voorzien van 2:1999. | brandkleppen die aan de eisen voldoen. 6.

Archiefruimten en | 30.6 Voldoet. Verspreid over de archiefruimte zijn vier rookmelders tegen het archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van | plafond geplaatst. Deze zijn aangesloten op rookmelders en een brandmeldinstallatie | het gebouwbeheersysteem en met een automatische doormelding naar | doorgeschakeld naar de alarmcentrale van de brandweer. de brandweer. De brandmeldinstallatie wordt beheerd overeenkomstig NEN 2654-1:2002, deel 1. 7. In een archiefruimte of | 30.7 Voldoet. archiefbewaarplaats bevinden zich geen materialen en apparaten die brandgevaar kunnen veroorzaken. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. 30.1 Laatste controle: november 2023. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Laatste controle: oktober 2023. Artikel 31. Rookverbod In archiefruimten en | 31. Voldoet. In het hele gebouw geldt een archiefbewaarplaatsen geldt een | rookverbod. rookverbod. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Artikel 32. Watermelders Watermelders, voorzien van een door- melding via het gebouwbeheerssysteem, het beveiligingssysteem of het installatiebeheerssysteem, zijn aanwezig in archiefruimten en archiefbewaarplaatsen a. die zich deels of geheel beneden het maaiveld bevinden; | 32.a N.v.t. b. die zijn voorzien van een sprinkler- 32.b N.v.t. installatie; of c.

waarin zich een of meer brandslanghaspels bevinden. | 32.c N.v.t. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Artikel 33. Kabels, leidingen en kanalen 1. Kabels, leidingen of kanalen zijn slechts toegestaan | 33.1a Voldoet. a. als opbouw; en | 33.1b Voldoet. 7 b. voor noodzakelijke voorzieningen in de archiefruimte of archiefbewaarplaats zelf. 33.2 Voldoet. De kabels en leidingen zijn 2. Voor zover een noodzakelijke | aangebracht voor verlichting, rookmelders voorziening zich in een compartiment | en (textiele) luchtkanalen van het bevindt, worden de daarvoor benodigde | klimaatbeheersysteem. Waterleidingen zijn er voor de drie radiatoren. De radiatoren kabels, leidingen of kanalen niet door het | worden niet gebruikt; deze staan permanent overige gedeelte van de archiefruimte of | op ‘niet bevriezen’. archiefbewaarplaats gevoerd. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Artikel 34. Deuren Deuren in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats zijn zelfsluitend en | 34. Voldoet deels. De deur gaat naar buiten toe open maar is niet zelfsluitend. De deur draaien, voor zover draaiend uitgevoerd, | staat op een kier bij aanwezigheid van naar buiten toe open. | personen in de archiefruimte. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging.

De posttafel is naar de hal buiten de archiefruimte geplaatst, waar bij toegang gewerkt wordt. De deur wordt dan op een kier gehouden. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging sinds vorige inspectie. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Artikel 35. Maatregelen tegen | 35. Voldoet. De deur is voorzien van een ongeautoriseerde toegang | codetableau (codeslot) en staat standaard De zorgdrager neemt doeltreffende | op slot. De toegang is voorbehouden aan drie geautoriseerde medewerkers Team IBB maatregelen tegen ongeautoriseerde | en de bode. Ook is de ruimte toegankelijk toegang tot de archiefruimte of de | voor de brandweer en gebouwenbeheer archiefbewaarplaats. | voor controle. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Team IBB is nu Team Beheersinformatie en Compliance. § 3. Voorschriften voor een gunstig milieu en klimaat Artikel 36. Algemene milieu | - en klimaatvoorschriften | 36. In de archiefruimte staan een 1. In een archiefruimte of | grootformaat luchtfoto geplakt op MDF- archiefbewaarplaats bevinden zich geen | platen en een voorraad archiefdozen. materialen, apparaten of stoffen die: a. de temperatuur en de | 36.1a Voldoet. luchtvochtigheid nadelig kunnen beïnvloeden; 36.1b Voldoet. b. verontreiniging kunnen verspreiden; | 36.1c Voldoet. c.

insecten of micro-organismen kunnen aantrekken; of 36.1d Voldoet. 8 d. archiefbescheiden op een andere wijze kunnen beschadigen of de degradatie ervan bevorderen. 36.2 Voldoet. 2. Niet toegestaan zijn bouw- en afwerk- materialen waaruit schadelijke gassen kunnen vrijkomen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden kunnen veroorzaken of waarvan een redelijk vermoeden bestaat dat zij in de toekomst schade kunnen veroorzaken. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Er staan nog enkele lege (uitgevouwen) dozen. De posttafel is naar buiten geplaatst. Opgeruimde indruk. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging sinds vorige inspectie. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Artikel 37. Afwerking vloeren, wanden en plafonds | 37. Voldoet. Op de vloer ligt linoleum. De Vloeren, wanden en plafonds in een | muren en het plafond zijn glad afgewerkt. archiefruimte of een archiefbewaarplaats worden glad, vlak en stofvrij afgewerkt. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging. Artikel 38. Vervallen Artikel 39. Klimaatapparatuur 1. Klimaatapparatuur in een | 39. In mei 2016 is speciaal voor de archiefruimte of een archiefbewaarplaats | archiefruimte een klimaatbeheerssysteem geïnstalleerd. is zodanig uitgevoerd dat: a. via de kanalen ervan geen water, stof, | 39.1a Voldoet.

Klimaatsysteem werkt naar vuil of ongedierte kunnen doordringen; | behoren. en b. geen onderlinge besmetting van | 39.1b Voldoet. compartimenten kan ontstaan met schimmels of andere micro-organismen. 39.2 Voldoet. Voor de bediening van het 2. De deugdelijke werking van alle in een | klimaatsysteem is in de archiefruimte een archiefruimte of archiefbewaarplaats | mechanische schakelaar voor de aanwezige meetapparatuur voor | luchtvochtigheid en een digitale schakelaar voor de temperatuur tegen de wand relatieve luchtvochtigheid en | aangebracht. De gegevens RV en T worden temperatuur wordt regelmatig | wekelijks bijgehouden, en de handmatig gecontroleerd. | ingevulde lijsten worden jaarlijks naar archieftoezicht verstuurd. Toetsing 07-11-2022 | 39.1a geen wijziging 39.1b geen wijziging 39.2 uitdraaien vanuit het klimaatsysteem zijn niet meer mogelijk. Er wordt nu handmatig bijgehouden wat RV en T is in de ruimte. Historische overzichten van 2019– 2022 zijn ontvangen. 9 Toetsing 27-03-2024 | 39.2 Een historisch overzicht RV en T van 2023 is beschikbaar. Toetsing 22-07-2025 | 39.2 Een historisch overzicht RV en T van 2024 en 2025 is beschikbaar. Artikel 40. Plaatsing archiefstellingen | In de archiefruimte staan 6 (3x2) vaste Archiefstellingen in een archiefruimte of | stellingen met 12 kasten waarin 7 legplanken per kast.

De ruimte biedt ruimte een archiefbewaarplaats worden zodanig | aan 504 m1 archiefbescheiden. geplaatst van a. elkaar, van wanden en plafonds | 40.a Voldoet. De vaste kasten staan op alsmede van de overige inrichting, dat | voldoende afstand van de buitenmuur (eis 20 cm). De afstand tussen de stellingen en steeds voldoende luchtcirculatie | de binnenmuren is voldoende (eis 10 cm) mogelijk is ter voorkoming van | evenals tussen de topborden en het plafond schimmels of andere micro-organismen; | (eis 30 cm). b. verlichtingselementen, dat geen voor 40.b Voldoet. M.u.v. vier topborden, staan de archiefbescheiden schadelijke | op alle topborden van de stellingen warmteontwikkeling kan plaatsvinden; | archiefdozen. Er resteert ca. 50 m1 of | plankruimte. 40.c Voldoet. c. doorvoeringen door scheidings- constructies, dat eventuele branddoorslag geen direct gevaar voor de archiefbescheiden oplevert. Toetsing 07-11-2022 | 40.a geen wijziging. 40.b. de topborden staan nog steeds vol. Er is 45 m1 vrijgekomen na de vernietiging van V2018 en V2019. Restant vrije plankruimte: ca. 75 m1. Toetsing 27-03-2024 | 40.a. geen wijziging. 40.b. V2020 is ook verwerkt. De topborden staan nog steeds vol. Toetsing 22-07-2025 | 40.a geen wijziging. 40.b geen wijziging, de ruimte is nog steeds vol, ook op de topborden. 40.c geen wijziging Artikel 41. Kasten voor magnetische gegevensdragers | 41. Voldoet.

Magnetische gegevensdragers Magnetische gegevensdragers voor | worden niet in de archiefruimte bewaard. archiefbescheiden worden bewaard in een gesloten constructie die tegengaat dat voor de archiefbescheiden schadelijke elektromagnetische straling deze constructie kan binnendringen. Toetsing 07-11-2022 | De gescande bouwvergunningen 1897– 2011 zijn opgeslagen op externe drives. Dit is een back-up kopie. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging Hoofdstuk 5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten § 1.Voorschriften in verband met de veiligheid 10 Artikel 42. Maximale vloerbelasting De vloerbelasting van een archiefruimte | 42. Voldoet. is berekend op het maximale gewicht van de daarop staande inrichting inclusief archiefbescheiden. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging Artikel 43. Brandveiligheid 1. De in- en uitwendige scheidings- constructies van een archiefruimte | 43.1 Voldoet. De gemeente beschikt over een gebruiksvergunning voor het gebouw. hebben een brandwerendheid van ten | De archiefruimte wordt jaarlijks door de minste 60 minuten volgens NEN | brandweer gecontroleerd. 6069:2005, dan wel, voor zover gelet op de aard van de scheidingsconstructie van toepassing, NEN 6071:2001, NEN 6072:1991 of NEN 6073:1991. 2.

De bijdrage tot de brandvoortplanting | 43.2 Voldoet. van de inrichting voldoet aan klasse 2 volgens NEN 6065:1991. 3. In of in de nabijheid van een | 43.3 Voldoet. In de archiefruimte hangen 2 CO2 blussers. Een | schuimblusser hangt in archiefruimte zijn brandslanghaspels | de aangrenzende hal op de 3e etage. In de aanwezig. Indien de haspels zich in de | hal verderop (trappenhal) hangt ook een archiefruimte bevinden, zijn deze | brandslanghaspel met een uitworp van 20m. toegepast met droge blusleidingen waarvan de aansluiting zich buiten de archiefruimte bevindt. Toetsing 07-11-2022 | 43.1 geen wijziging. 43.2 geen wijziging. 43.3 de schuimblusser hangt in de aangrenzende hal op de 3e etage (laatste controle november 2022) Toetsing 27-03-2024 | 43.1 geen wijziging. 43.2 geen wijziging. 43.3 geen wijziging (laatste controle november 2023) Toetsing 22-07-2025 | 43.1 geen wijziging. 43.2 geen wijziging. 43.3 geen wijziging (laatste controle oktober 2024) § 2. Voorschriften voor een gunstig milieu en klimaat Artikel 44. Luchtkwaliteit De luchtinhoud van een archiefruimte | 44. Voldoet. wordt ten hoogste eenmaal per etmaal ververst. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. 11 Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging Artikel 45. Meetinstrumenten klimaat Een archiefruimte is voorzien van een | 45. Voldoet.

De archiefruimte is in 2015 goedwerkende thermometer en | voorzien van een digitale thermohygrometer (KlimaLogg Pro Thermometer hygrometer hygrometer. Haarhygrometers zijn niet | logger). toegestaan. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging Artikel 45a. Relatieve luchtvochtigheid en temperatuur van archiefruimten | 45.a Voldoet deels. Op verschillende De relatieve luchtvochtigheid van | plaatsen in de archiefruimte zijn metingen gedaan met de handthermohygrometer van archiefruimten heeft een zo constant | ELO. mogelijke waarde van 50% R.V. +/- 10%. De temperatuur varieert tussen de 16°C | Meting op 28-12-2016 Hoogste RV: 52,6% | Hoogste T: 16,7°C en 20°C. Een overschrijding tot 25°C | Laagste RV: 49,9% | Laagste T: 16,5°C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan. | De meetapparatuur van de gemeente geeft Toelichting PAI Noord-Holland: met | op het moment van deze inspectie de volgende waarden aan: RV 54% en T 50% R.V. +/- 10% wordt een relatieve | 15,7°C. luchtvochtigheid bedoeld van 40% tot | De radiator langs stelling 1 staat aan. 60%. Toetsing 07-11-2022 | Meting 07-11-2022 Hoogste RV: 59,5% Hoogste T: 17,9°C Laagste RV: 57,4% | Laagste T: 17,3°C Gemeten waarden op meetapparatuur van gemeente: RV 59% en T 17,3 °C. Radiatoren staan ingesteld op * (niet bevriezen).

Toetsing 27-03-2024 | Meting 07-11-2022 Zie ook bijlage 1.1 | Hoogste RV: 54,2% | Hoogste T: 17,8°C Laagste RV: 52,7% | Laagste T: 17,1°C Gemeten waarden op meetapparatuur van gemeente: 17,3°C en 53%. Radiatoren staan ingesteld op * (niet bevriezen). Toetsing 22-07-2025 | Meting 22-07-2025 Zie ook bijlage 1.1 | Hoogste RV: 63,0% Hoogste T: 22,0°C Laagste RV: 61,6% | Laagste T: 22,2°C Gemeten waarden op meetapparatuur van gemeente: RV 60% en T 21,3 °C. Radiatoren staan ingesteld op *(niet bevriezen). § 3. Overige voorschriften Artikel 46. Inbraakpreventie 1. Toegangsdeuren in een archiefruimte | 46.1 Voldoet. Het sleutelslot is in 2015 en hang- en sluitwerk daarop voldoen | vervangen door een codeslot. Het gebouw wordt na werktijd beveiligd door een extern beveiligingsbedrijf. 12 aan klasse 3 volgens NEN | 46.2 Voldoet. 5088:1994/C2:1996 nl. 2. Externe scheidingsconstructie en gevelelementen voldoen aan weerstandsklasse 4 of hoger volgens NEN 5096:2007 +C1:2007 nl. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging Hoofdstuk 7. Ontheffingen Artikel 57. Ontheffing voorschriften archiefruimten en archiefbewaarplaatsen 1. Op daartoe strekkend verzoek kan in een bijzonder geval ontheffing worden | 57.1 N.v.t. verleend van een of meerdere voorschriften in de hoofdstukken 4, 5 en 6 van deze regeling door: a.

de minister, voor wat betreft archief- ruimten bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, bedoeld in de artikelen 23, eerste en tweede lid, en 41, eerste lid van de Archiefwet 1995, alsmede voor wat betreft de rijksarchiefbewaarplaatsen; b. gedeputeerde staten, voor wat betreft andere archiefruimten of archiefbewaar- plaatsen. 2. Aan de ontheffing, bedoeld in het | 57.2 N.v.t. eerste lid, kunnen voorschriften worden verbonden. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging Hoofdstuk 8. Slot- en overgangsbepalingen Artikel 59. Overgangsrecht hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 1. Artikel 33, eerste lid, aanhef en 59.1 N.v.t. onderdeel a, en tweede lid, is niet van toepassing op archiefruimten die zijn gebouwd voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling. 2. De voor de inwerkingtreding van deze | 59.2 N.v.t. regeling op grond van de artikelen 43 en 13 44 van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, zoals die luidde voor inwerkingtreding van deze regeling, verleende ontheffingen blijven van kracht en gelden als ontheffingen als bedoeld in artikel 57. Toetsing 07-11-2022 | geen wijziging. Toetsing 27-03-2024 | geen wijziging. Toetsing 22-07-2025 | geen wijziging 14 15 4.

Bevindingen, conclusies en verbeterpunten 4.1 Inleiding In het kader van een inspectieonderzoek over 2024-2025 naar de uitvoering van het archief- en informatiebeheer door de werkorganisatie HLTsamen is aandacht besteed aan de archiefruimten in het gemeentehuis van Hillegom. De inspectie is in opdracht van de gemeentearchivaris van Hillegom uitgevoerd door de archiefinspecteur van Erfgoed Leiden en Omstreken. Het verslag van de archiefruimte van 8 november 2022 betrof een nacontrole en is gecontroleerd welke knelpunten uit het verslag van 2019-2022 zijn weggewerkt. Dit verslag over 2023-juni 2024 betreft eveneens een controle van de huidige stand van zaken. 4.2 Aangetroffen situatie 4.2.1 Archiefruimte 3.1.1 4.2.1.1 Bouw en inrichting De bouw en inrichting van de archiefruimte is gedurende 2024-2025 niet gewijzigd. Het klimaatsysteem is bij schommelingen van het binnenklimaat door de gebouwenbeheerder van HLTsamen bijgesteld. 4.2.1.2 Bestemming en inhoud De ruimte is bestemd voor het bewaren van de analoge archiefbescheiden van de gemeente Hillegom t/m 2016. Vanaf 1 januari 2017 vormt de werkorganisatie HLTsamen digitale (zaak)dossiers op basis van vervanging. De niet-vervangen analoge archiefbescheiden van de gemeente Hillegom, vanaf 2017-heden, worden in het gemeentehuis van Lisse bewaard.

Ook de akten van de burgerlijke stand van alle drie de gemeenten zijn naar de archiefbewaarplaats van Lisse verplaatst, met uitzondering van de registers van het lopende jaar en huwelijken. Deze staan nog in ruimte 0.2.5 bij Burgerzaken. Door ruimtegebrek staan op de topborden van de stellingen nog archiefdozen. Dit kan de luchtcirculatie in de ruimte negatief beïnvloeden, en ook staan de archiefbescheiden zo te dicht bij de lichtbronnen. Het analoge fotoarchief uit het voormalige kantoor van de DIV is geplaatst in de kast in ruimte 1.3.5. op volgnummer in dozen. Dit wordt nog overgebracht naar de archiefruimte. Er staat nog een deel hiervan op de kantoren om te bewerken en om te pakken. De bouwdossiers, ca. 1897- 1990, en de Begraafplaats-administratie, ca. 1900-heden, zijn niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Leiden. Indeling archiefbescheiden Analoge archiefbescheiden zijn gescheiden in naar de archiefbewaarplaats van Leiden over te brengen archiefbescheiden, o.a. - Bouwdossiers, ca. 1897-2016, - Secretariearchief, 1991-2010 en 2011–2030, - Begraafplaatsadministratie, ca. 1900-heden. en te vernietigen archiefbescheiden met vernietigingsjaren 2020 t/m 2129. Archief Griffie Hillegom Het archief van de Griffie van Hillegom vormt ondanks de Wet dualisering gemeentebestuur (inwerkingtreding 7 maart 2002) één geheel met het secretariearchief van de gemeente.

Begraafplaatsadministratie De gemeente Hillegom was tot de ambtelijke samenwerking beheerder van de begraafplaats en hield de administratie ervan analoog (op papier) bij. Het beheer is per 1 januari 2017 overgegaan naar de werkorganisatie HLTsamen. Vanaf 1 januari 2020 is een externe partij (Kybys) aangetrokken voor de uitvoering van het werk op de begraafplaats. Een medewerker van de werkorganisatie HLTsamen houdt de administratie bij in Key2Begraven. 4.2.1.3 | RV en T De door de datalogger gemeten waarden over 2024 tot en met 2025 zijn digitaal beschikbaar als pdf. Deze worden handmatig bijgehouden door Informatiebeheer. Overzicht klimaat archiefruimte 3.1.1 2024 Hoogste RV: 64% | Hoogste T: 19,2°C Laagste RV: 51% | Laagste T: 14,4°C Overzicht klimaat archiefruimte 3.1.1 2025 Hoogste RV: 62% | Hoogste T: 21,8°C Laagste RV: 47% | Laagste T: 14,6°C De metingen van RV en T worden regelmatig bijgehouden, minimaal wekelijks. De temperatuur in januari 2024 is te laag, gemiddeld 15,2°C met het minimum op 14,4°C op 15 januari 2024. In januari en februari 2025 komt de temperatuur weer onder 16°C voor een korte periode. Eénmaal wordt in januari 2025 20,4°C gemeten, maar dit is een meetfout; de batterijen zijn daarna vervangen. In de zomer (juni-september) van 2025 blijft de temperatuur boven de 20°C, met als maximum 21,8°C op 27 juli 2025.

In oktober 2024 is de luchtvochtigheid te hoog, met een maximum van 68%. Gedurende de maanden augustus tot en met oktober 2024 blijft de vochtigheidsgraad aan de hoge kant. Het zeer natte en milde weer is hier waarschijnlijk de oorzaak van. Aangezien de relatieve luchtvochtigheid daarna weer bijstelt, lijkt de klimaatapparatuur naar behoren te werken. In 2025 is er slechts één meting die boven de 60% uitkomt in augustus 2025 tot 62%. Tijdens deze inspectie is RV en T met behulp van de handmeter van Erfgoed Leiden op diverse plaatsen in archiefruimte 3.1.1 gemeten. De meter geeft de volgende waarden aan: Meting archiefruimte 3.1.1 op 22-07-2025 Hoogste RV: 63,0% | Hoogste T: 22,2°C Laagste RV: 61,6% | Laagste T: 22,0°C Zie verder het metingsrapport door Erfgoed Leiden (bijlage 1.1). 4.2.1.4 | Schimmeltesten Op | 27 | maart | 2024 | zijn | steekproefsgewijs | zes | schimmeltesten | afgenomen | op archiefbescheiden, planken en archiefmateriaal. Twee testen kwamen op als positief voor actieve schimmelgroei (na zeven dagen). Dit betrof testen op een plank, en een kokerdoos. Er wordt regelmatig schoongemaakt in de ruimte en zolang de vochtigheidsgraad en temperatuur binnen de toegestane waarden blijven, is het risico op verdere groei gering. Het klimaatsysteem alarmeert zelf niet bij overschrijdingen.

Het is daarom belangrijk regelmatig te blijven monitoren zodat bij afwijkingen het klimaatsysteem alsnog bijgesteld kan worden. Zie ook bijlage 1.2. 4.2.1.5 | Depothygiëne Ellis Pestcontrol controleert sinds 2023 6x per jaar de lokdoosjes voor ongedierte. De laatste controle was op 8 maart 2024. De valletjes zijn tijdens dit inspectieonderzoek leeg aangetroffen. Er zijn 4 ongediertevalletjes geplaatst in de ruimte op 17-07-2024. Alle valletjes zijn leeg aangetroffen. Het is erg ongewoonlijk dat lokdoosjes een jaar lang leeg blijven. Ook lijken dit valletjes | te | zijn | voor | kakkerlakken | in | plaats | van | zilvervisjes. | Een | professioneel schoonmaakbedrijf maakt de archiefruimte drie keer per jaar regulier en 1x per jaar intensief schoon. De laatste (intensieve) schoonmaak heeft in november 2023 plaatsgevonden. 16 17 4.2.1.6 Calamiteitenplan De werkorganisatie HLTsamen beschikt over een ‘Calamiteitenplan archiefruimten en Archiefbewaarplaats HLTsamen’ (versie 2021) en is aangesloten bij Van Waarde Documentenwacht te Beekbergen. Een summiere actualisatie (met name contactpersonen) is uitgevoerd op 27 maart 2024. 4.2.2 Archiefruimte 0.2.5 4.2.2.1 Bouw en inrichting Tijdens het inspectieonderzoek van 27 maart 2024 is een bezoek gebracht aan de archiefruimte van Burgerzaken. De ruimte is niet gebouwd als archiefruimte conform het Archiefbesluit en Archiefregeling.

4.2.2.2 Bestemming en inhoud De inhoud van de ruimte is gewijzigd. Archiefbescheiden met een lange bewaartermijn of op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen registers van de Burgerlijke Stand zijn overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats van Lisse. Er zijn een aantal registers aanwezig in de ruimte die inmiddels naar Lisse gebracht kunnen worden conform de afspraken. 4.2.2.3 Schimmeltesten en RV en T Schimmeltesten zijn niet afgenomen en er zijn geen metingen van RV en T uitgevoerd. 4.2.3 Beheer Vanaf 1 januari 2017 valt het beheer van de twee archiefruimten van Hillegom onder team Facilitair Beheer van de werkorganisatie HLTsamen. Vanuit Informatiebeheer werkt een medewerker vast op locatie Hillegom. Deze medewerker zorgt voor het bijhouden van de klimaatwaarden en kan zo nodig ingrijpen bij calamiteiten of incidenten (tijdens kantooruren). Vanaf medio 2025 heeft Informatiebeheer één medewerker aangewezen als coördinator van alle archiefruimten binnen het samenwerkingsverband om het beheer beter op één lijn te kunnen behouden vanuit Informatiebeheer, naast het beheer en onderhoud waar Facilitaire Zaken verantwoordelijk voor is en uitvoert. 4.3 Conclusies 4.3.1 Archiefruimte 3.1.1 De ruimte voldoet aan de wettelijke eisen maar er zijn aandachtspunten, zoals: - overvolle stellingen incl. topborden. - overschrijding van overbrengingstermijn van archieven.

- overschrijdingen RV en T gedurende langere perioden. - contracten met onderhoudsbedrijven nagaan v.w.b. afspraken, met name de ongediertebestrijding. 4.3.2 Archiefruimte 0.2.5 Brondocumenten met een bewaartermijn van 110 jaar en de niet veel geraadpleegde registers van de Burgerlijke Stand zijn overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats van Lisse. Een kleine hoeveelheid brondocumenten staan ook nog in archiefruimte 3.1.1. Dit is niet tegen de afspraken in, want deze zijn uiteindelijk vernietigbaar, maar deze kunnen om de brondocumenten bijeen te houden bij Lisse bijgeplaatst worden. De documenten die nog in ruimte 0.2.5 staan zijn registers Burgerlijke Stand van het lopende jaar, en de huwelijksakten voor de kanttekeningen van echtscheidingen. Zolang de ruimte regelmatig wordt bezocht en schoongemaakt, blijft het risico gering en is de huidige gebruikssituatie acceptabel. Er zijn een aantal jaren voor registers geboorten en overlijdens die naar Lisse overgebracht kunnen worden conform de afspraken omtrent het gebruik van ruimte 0.2.5. 4.4 | Verbeterpunten 2024/2025 De volgende verbeterpunten zijn opgekomen tijdens de inspectie op 27 maart 2024 of overgenomen | van | de | doorgeschoven | acties | uit | de | verbeterpunten | 2023. | De | overige verbeterpunten van 2023 zijn afgehandeld of van doorlopende aard.

4.4.1 | Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2024/2025 (1) | Zet de fysieke vernietiging voort en verwijder alle archiefdozen van de topborden; | Niet afgehandeld; | de | vernietiging | moet | eerst | verder | bijgewerkt | worden | voordat | er voldoende ruimte is om de archieven volledig door te kunnen schuiven. (2) | Hou regelmatig de meetgegevens RV en T bij wanneer deze uitsluitend handmatig bijgehouden worden (streven is minimum 1x per week); | Afgehandeld/doorlopend. Dit verloopt nu al een aantal jaar goed. (3) | Breng de | fysieke | bouwvergunningendossiers, | 1897-1990 | (2016), | over | naar | de archiefbewaarplaats van Leiden, of vraag opschorting aan totdat dit mogelijk is; | Deels afgehandeld, er is bij Gedeputeerde Staten gevraagd om opschorting, echter wilde GS eerst een plan van aanpak zien om hier een einddatum aan te kunnen koppelen. Bij nadere inspectie en overleg met de gemeentearchivaris, bleek dat de dossiers voldoende gescheiden zijn voor toegankelijkheid. Als het gehele archief (vervroegd) wordt overgebracht, is enkel incidentele materiële verzorging nodig vóór overbrenging plaats kan vinden. Tijdens een later overleg met de gemeentearchivaris leek de meest praktische oplossing om het archief in 2030 over te brengen zodat er genoeg tijd is voor de bewerking.

(4) | Breng | de | Begraafplaatsadministratie, | 1900-1990, | over | naar | de | regionale archiefbewaarplaats; | Niet afgehandeld, eerst moet worden uitgezocht waar de regie ligt binnen de organisatie. Is indexatie op naam mogelijk? (5) | Sluit een onderhoudscontract af voor het klimaatsysteem. | Afgehandeld, er is een onderhoudscontract | met | Pro-Airco | voor | de | airconditioning | en | met | Brouwer Installatiebedrijf voor de bevochtiger. 4.4.2 | Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2024/2025 (1) | Onderzoek of de datalogger gerepareerd of vervangen kan worden voor het uitlezen van de metingen RV en T. Vervallen. | Het handmatig bijhouden van de gegevens RV en T wordt goed bijgehouden en er is iemand elke week op locatie. (2) | Zorg | voor | een | juiste | afstemming | van | het | klimaatsysteem | bij | langdurige overschrijdingen; | Doorlopend, overschrijdingen komen nog steeds voor, al waren er minder overschrijdingen in 2025 dan in 2024 | . De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de controle van ruimte 0.2.5 op 8 november 2022 en omgezet naar actiepunten 2023: 4.4.3 | Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2024/2025 (1) | Plaats een losse thermohygrometer in de ruimte en hou gedurende twee weken een overzicht bij van gemeten waarden ter beeldvorming. | Niet afgehandeld. De ruimte wordt verder goed schoongehouden.

De geboorte- en overlijdensakten van vóór 2025 zijn verplaatst naar de archiefbewaarplaats in Lisse. (2) | Plaats de registers van geboorten en overlijden van vóór het lopende jaar in de archiefbewaarplaats in Lisse volgens de afspraken. | Afgehandeld/doorlopend. Op het moment van de inspectie waren enkel de registers (geboorte en overlijden) van het lopende jaar aanwezig. 4.4.4 | Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2024/2025 Niet van toepassing. 4.5 | Verbeterpunten 2026 De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de toetsing van archiefruimte 3.1.1 op 27 maart 2024 en omgezet naar actiepunten 2024: 18 4.5.1 | Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2026 (1) | Zet de fysieke vernietiging voort en verwijder alle archiefdozen van de topborden; (2) | Breng de | fysieke | bouwvergunningendossiers, | 1897-1990 | (2016), | over | naar | de archiefbewaarplaats van Leiden, of vraag opschorting aan totdat dit mogelijk is; (3) | Breng | de | Begraafplaatsadministratie, | 1900-1990, | over | naar | de | regionale archiefbewaarplaats.

(4) | Onderzoek of de lokdoosjes die gebruikt worden geschikt zijn voor het vangen van zilvervisjes; (5) | Onderzoek via Facilitaire Zaken of het brandalarm en de watermelders periodiek worden getest; (6) | Maak | afspraken | met | Facilitaire | Zaken | over | het | melden | van | toegang | tot | de archiefbewaarplaats voor schoonmaak en ongediertebestrijding bij Informatiebeheer. 4.5.2 | Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2026 (1) | Zorg | voor | een | juiste | afstemming | van | het | klimaatsysteem | bij | langdurige overschrijdingen; De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de controle van ruimte 0.2.5 27 maart 2024 en omgezet naar actiepunten 2024: 4.5.3 | Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2026 (1) | Plaats een losse thermohygrometer in de ruimte. 4.5.4 | Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2026 Niet van toepassing. 5. | Samenvatting Archiefruimte 3.1.1 voldoet aan de eisen van de bouw en inrichting van archiefruimten. Er zijn verbeterpunten, met name ten aanzien van de inhoud. Archiefruimte 0.2.5 wordt niet meer aangemerkt als archiefruimte, en zolang er geen langdurig te bewaren of permanent te bewaren archiefbescheiden in worden bewaard kan de ruimte worden gebruikt voor de huidige bedrijfsvoering. Zolang dit conform de afspraken bijgehouden blijft, is deze constructie toegestaan.

Bijlagen Bijlage 1.1 | Verslag meting RV en T archiefruimte 3.1.1 22-07-2025 Bijlage 1.2 | Verslag schimmelcontrole archiefruimte 3.1.1 22-07-2025 19 Bijlage 1.1 Meting relatieve luchtvochtigheid en temperatuur Betreft: | Archiefruimte gemeente Hillegom Adres: | Hoofdstraat 115, 2181 EC Hillegom Verdieping: | derde etage, ruimte 3.1.1 Beheerder: | Werkorganisatie HLTsamen Archiefvormer: | Gemeente Hillegom Inhoud: | Te vernietigen en bewaren archiefbescheiden Datum: | 22 juli 2025, 10.35 Verricht door: | Archiefinspecteur Erfgoed Leiden Datum | Locatie meting | RV % | °C | Bijzonderheden 22-07-2025 | Links voor | 62,2 | 22,1 22-07-2025 | Midden voor | 61,6 | 22,1 22-07-2025 | Rechts voor | 62,6 | 22,0 | Bij open deur 22-07-2025 | Links midden | 61,8 | 22,1 22-07-2025 | Midden midden | 62,2 | 22,1 | Bij thermohygrometer 22-07-2025 | Rechts midden | 61,6 | 22,2 22-07-2025 | Links achter | 63,0 | 22,2 22-07-2025 | Midden achter | 62,5 | 22,2 22-07-2025 | Rechts achter | 61,8 | 22,1 Hoogste/laagste waarde: Hoogste RV: | 62,6 % | Hoogste T: | 22,2°C Laagste RV: | 61,6 % | Laagste T: | 22,0°C Bijzonderheden: De metingen zijn verricht met de handthermometer van Erfgoed Leiden. Geregistreerde waarden op thermohygrometer in de archiefruimte 3.1.1.

RV: 60% T: | 21,3°C 20 Bijlage 1.2 Schimmelcontrolerapport Archiefbewaarplaats: | gemeente Hillegom Adres: | Hoofdstraat 115, 2181 EC Hillegom Verdieping: | 3e etage Beheerder: | werkorganisatie HLTsamen Inhoud ruimte: | Bewaren en vernietigen archiefbescheiden Datum en tijd testen: | 22 juli 2025 Verricht door: | Archiefinspecteur Erfgoed Leiden Reden controle: Op 22 juli 2025 zijn zes schimmeltesten afgenomen op archiefstukken, archiefdozen en planken als onderdeel van de KPI-inspectie juli 2024 - juli 2025. Uitgevoerde testen en resultaten: Nr | Locatie en object | Strijktest | Check 3 dagen | Check 7 dagen 25-07-2025 | 30-07-2025 1 | S1/K5/P6/archiefstuk | Rechtsboven 1 | e | Negatief | Negatief ST 1991-2010, doos 497 | stuk Dossier 7343 2 | S3/K11/P3/archiefdoos | Bovenop klep, | Negatief | Negatief Persoonskaarten, doos | midden (doos 2 | liggend) Berkhout t/m Buist 3 | S4/K11/P0/archiefdoos | Bovenop doos, | Negatief | Negatief BV 221-233 | voor 4 | S4/K2/P0/topbord | Midden van de | Negatief | Positief plank 5 | S6/K6/P3/archiefmap | Rechterkant | Negatief | Negatief BV 12366-12367 | map, midden Dossier 12367 6 | Bij S1/kokerdoos | Bovenop doos, | Negatief | Positief Tekeningen van v.m.

TS | links St Paulus 1964 W10 t/m 21 De bovenstaande testen zijn uitgevoerd met een strijktest op een DG-18 AGAR voedingsbodem en zijn in een broedstoof met een temperatuur van 20-25°C geïncubeerd. In de regel vindt controle plaats na 3 en 7 dagen. Resultaten ☐ | Zeer actieve schimmel na drie dagen: ☒ | Actieve schimmel na zeven dagen: ad 4 en 6. ☒ | Geen schimmel na zeven dagen: ad 1, 2, 3 en 5. 21 22 Advies (ongewijzigd sinds vorige inspectie) - Blijf zorgen voor het regelmatig laten schoonmaken van de archiefruimte. - Let op handhygiëne bij raadplegen (te bewaren) dossiers. Handschoenen zijn niet nodig. - Blijf de vochtigheidsgraad en de temperatuur regelmatig bijhouden om (sterke) afwijkingen op tijd op te vangen en het klimaatsysteem bij te stellen.