Db02.1 Bijlage Verslag Archief KPI's 2024-2025

Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG Archief KPI's Gemeente Hillegom, 2025 Samenstelling i.o.v. gemeentearchivaris van Hillegom Status: definitief d.d. 3 juni 2026 2 Inhoud Hoofdstuk 1. Inleiding en verantwoording ............................................................................................... 3 Hoofdstuk 2. Managementsamenvatting ................................................................................................. 4 Hoofdstuk 3. Toetsing informatie- en archiefbeheer 2025 ...................................................................... 6 3.1 Inspectie Archief KPI’s ........................................................................................................... 6 3.2 Conclusies en aanbevelingen ................................................................................................ 6 3.2.1 KPI 1 Lokale regelgeving .................................................................................................. 6 3.2.2 KPI 2 Mensen en Middelen ............................................................................................... 7 3.2.3 KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot .................................

8 3.2.4 KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht ............................................................................ 9 3.2.5 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden.......................................................................................................................... 10 3.2.6 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden.......................................................................................................................... 11 3.2.7 KPI 7 Overbrenging archiefbescheiden .......................................................................... 13 3.2.8 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ............................. 14 Bijlagen .................................................................................................................................................. 15 Bijlage 1 Verslag archiefruimte 3.1.1 Hillegom .......................................................................... 15 Bijlage 1.1 Meting RV en T archiefruimte 3.1.1 Hillegom 22-07-2025 ...................................... 15 Bijlage 1.2 Rapportage schimmeltesten archiefruimte 3.1.1 Hillegom 22-07-2025 .................. 15 3 Hoofdstuk 1.

Inleiding en verantwoording De Dienstverleningsovereenkomst (DVO) inzake het archiefbeheer van de gemeente Hillegom is op 3 april 2019 getekend door de gemeente Leiden/Erfgoed Leiden en Omstreken en de gemeente Hillegom. De DVO bepaalt dat met ingang van 1 januari 2018 Erfgoed Leiden en Omstreken onder meer de volgende diensten zal uitvoeren: het beheer van naar de archiefbewaarplaats van Leiden overgebrachte archieven van de gemeente Hillegom en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Hillegom, voor zover deze bescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met het beheer en toezicht op is belast de gemeentearchivaris van Leiden die dan optreedt als gemeentearchivaris van Hillegom. Het toezicht vindt plaats ter uitvoering van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en de artikelen 1, eerste lid sub b, en 5 van de DVO. De uitvoering van het toezicht naar het gevoerde informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Hillegom heb ik opgedragen aan N.L. van Doorn, archiefinspecteur van Erfgoed Leiden en Omstreken.

De toetsing en beoordeling van de informatiehuishouding bij de gemeente Hillegom vond plaats op basis van het KPI-verslag 2023–2024, het verslag van de archiefruimte van Hillegom, de opgevraagde documenten en de interviews met de adviseur Informatiebeheer, de coördinator Informatiebeheer, en de informatiespecialist, allen werkzaam binnen Taakveld Informatiebeheer van het team BIC (Bedrijfsinformatie en Compliance). Aanvullende informatie is t/m 2 juni 2026 direct of indirect verkregen van vakspecialisten bij de werkorganisatie HLTsamen. De toetsing heeft geresulteerd in het voorliggende verslag over juli 2024–2025. De conclusie is dat de gemeente Hillegom op hoofdlijnen in voldoende mate voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995 maar dat er nog veel aandachtspunten zijn. Een aantal van deze punten verdienen al een aantal jaar de aandacht. Dit heeft geresulteerd in de kleur oranje /oranje. 4 Hoofdstuk 2. Managementsamenvatting Het algemene beeld dat uit de toetsing van het informatie- en archiefbeheer over juli 2024–2025 bij de gemeente Hillegom naar voren komt, is dat zij op hoofdlijnen voor een aanzienlijk deel voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995, maar dat er nog veel aandachtspunten zijn om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Dit resulteerde in de toezichtkleuren oranje /oranje.

In 2025 is het team I&A bij HLTsamen nu team Bedrijfsinformatie en Compliance (BIC) geworden. Een nieuwe Regisseur Informatiebeheer is in februari 2026 gestart. De eerdere coördinator is nu projectleider van de implementatie van het nieuw aanbesteedde zaaksysteem en is begin 2026 gestopt met haar huidige rol als coördinator. Er wordt gebruik gemaakt van inhuurkrachten op projecten binnen het archiefbewerkingsplan. Informatiebeheer is er gedurende 2025 in geslaagd om op een aantal punten veel werk te verzetten. Dit blijkt onder meer uit: - Het opstellen van een archiefbewerkingsplan en het beginnen met het oppakken van de achterstanden in onder andere de vernietiging door een vernieuwde aanpak; - Het aanschaffen van de compliance-tool Recourse die als kwaliteitssysteem wordt ingezet en al grotendeels is ingevuld; - Het afronden van de actualisatie van het Handboek Vervanging; - Het opzetten van een pilot gebaseerd op AI om de achterstanden in de vernietiging aan te pakken. De logistiek rond het gebruik van de archiefruimten in het gemeentehuis van Hillegom verloopt goed. De ruimte bij Burgerzaken wordt gebruikt volgens de afspraken en registers van de Burgerlijke Stand worden op tijd naar de archiefbewaarplaats in Lisse bijgeplaatst. Ook wordt de archiefruimte 3.1.1 regelmatig bezocht en is de depothygiëne stabiel.

Belangrijke aandachtspunten voor de gemeente Hillegom inzake het archiefbeheer zijn: - De achterstanden in de fysieke vernietiging van archiefbescheiden in de archiefruimte 3.1.1 en JOIN Hillegom vanaf V2020. Hierdoor is er nog niet genoeg plaats om de ruimte door te schuiven en de topborden leeg te maken wat de luchtcirculatie kan verstoren; - De achterstanden in de (digitale) vernietiging uit het zaaksysteem; er zijn al wel stappen ondernomen om de vernietiging weer regulier op te pakken, maar de voorgaande jaren moeten op projectbasis nog worden aangepakt; - De registers van de Burgerlijke Stand van de jaren 1961 t/m 1993 zijn gecombineerd en ingebonden. Dit vermoeilijkt het overbrengen van de openbare akten; - Waar de regie ligt voor de begraafplaatsadministratie is nog steeds onduidelijk. Dit archief zal uiteindelijk overgebracht moeten worden naar Erfgoed Leiden. Resultaten inspectieonderzoek 2025 o.b.v. Archief KPI’s In de onderstaande tabel zijn de resultaten per hoofdvraag met een toezichtkleur weergegeven en daar waar nodig ook de subvraag. KPI Hoofdvraag en subvraag 2023-2024 2024-2025 KPI 1 Lokale regelgeving KPI 2 Middelen en mensen De gemeente stelt voldoende middelen ter beschikking De bezetting is onvoldoende om aan alle archiefwettelijke taken te kunnen voldoen (achterstanden i.h.k.v. Werkplan Informatiebeheer)

5 KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte 3.1.1: achterstanden vernietiging en overbrenging, leegmaken topborden KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Vastleggen metadataschema KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging uit JOIN Hillegom vanaf V2020 KPI 7 Overbrenging archiefbescheiden Bouwdossiers uit ruimte 3.1.1. Begraafplaatsadministratie uit ruimte 3.1.1. Gecombineerde registers Burgerlijke Stand 1961 t/m 1993 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Verklaring stoplicht methode Voldoet Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor een aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet

6 Hoofdstuk 3. Toetsing informatie- en archiefbeheer 2025 3.1 Inspectie Archief KPI’s Voor de verslaglegging van deze uitvoering van het toezicht op het gevoerde informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Hillegom is gebruik gemaakt van het raamwerk van de geactualiseerde Archief KPI’s (versie 2020). In dit raamwerk is de stand van zaken per hoofd- en subvraag van toezichtkleuren voorzien. De actiepunten zijn in dit hoofdstuk opgesplitst in twee delen: het eerste deel bevat een samenvatting van de stand van zaken en de aanbevelingen voor de specifieke gemeenten en waar de verbeterpunten ook integraal worden aangepakt (of het plan hiervoor bestaat); en het tweede deel actiepunten die gelden voor het gehele samenwerkingsverband. Dit is gedaan om een gestroomlijndere versie van het verslag voor de gemeenten binnen het samenwerkingsverband te creëren. Hieronder staan de conclusies van de toetsing per hoofdvraag voorzien van een toezichtkleur eventueel gevolgd door een aanbeveling.

Verklaring stoplicht methode Voldoet Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor een aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet 3.2 Conclusies en aanbevelingen 3.2.1 KPI 1 Lokale regelgeving Voldoen de regelingen van de gemeente aan de wettelijke eisen? Gemeente Hillegom Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Hillegom is in de Archiefverordening voldoende geregeld. De Archiefverordening is vastgesteld op 22 maart 2013 en het Besluit Informatiebeheer is vastgesteld op 21 januari 2020. De nieuwe Archiefwet wordt verwacht in te gaan op 1 januari 2027. De gemeente Hillegom is in 2025 partner in 12 verbonden partijen volgens het register Gemeenschappelijke Regelingen. Werkorganisatie HLTsamen Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van (het bestuur van) de werkorganisatie HLTsamen is geregeld in de Beheerregeling. De werkorganisatie heeft geen verordenende bevoegdheid, en heeft daarom geen Archiefverordening. De Beheerregeling is vastgesteld op 6 februari 2020. De nieuwe Archiefwet wordt verwacht in te gaan op 1 januari 2027. Het Strategisch Informatie Overleg van HLTsamen komt nu jaarlijks bijeen.

Op 10 juni 2025 is in het SIO-overleg onder andere aan bod gekomen: de aanpak van de achterstanden archiefbeheer (archiefbewerkingsplan), e-mailbeleid, en hoe om te gaan met het acquireren van particuliere archieven. De hotspots van de gemeente Hillegom 1980-2024 zijn in de collegevergadering van 10 maart 2026 behandeld en ongewijzigd aangenomen.

7 HLTsamen houdt toezicht op de archiefvorming van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen bij de verbonden partijen, zowel privaatrechtelijk als GR’n. Recentelijk is HLTsamen bezig met een Nota Verbonden Partijen. Binnen deze nota geeft Informatiebeheer aan dat er een archiefparagraaf toegevoegd moet worden bij aanpassingen van GR’n en DVO’s. Er bestaat ook een werkgroep betreffende GR’n binnen het team BIC, dat zich bezighoudt met vragen over onder andere het archief. Het doel is om meer grip te krijgen op huidige GR'n en nieuwe die ontstaan. Als gevolg van een tariefsverhoging per 1 januari 2023 vanuit Erfgoed Leiden heeft HLTsamen gevraagd om een nieuwe DVO voor de HLT-gemeenten. Deze is in de maak en wordt door de nieuwe coördinator regionale dienstverlening van Erfgoed Leiden aangepast. Er zijn achterstanden bij het actualiseren van de DVO's. Er worden initiatieven ondernomen om voor de bestaande DVO’s na te gaan of de juiste afspraken in de archiefparagraaf zijn vastgelegd, te beginnen met de belangrijkste vijf applicaties die de werkorganisatie gebruikt. Ten aanzien van de Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) geldt dat nieuwe DPIA’s door Privacy en Informatieveiligheid (PIV) worden gecoördineerd en ter controle worden voorgelegd aan Informatiebeheer. Informatiebeheer is hierbij specifiek betrokken met het oog op de toepassing van bewaartermijnen.

Deze samenwerking en afstemming verlopen tot op heden goed. Er is geen verdere wijziging aangebracht aan de mandaatregeling: de laatste wijziging is van 2024 en dezelfde ondermandatering is aangehouden. Wet Open Overheid De werkorganisatie is bewust bezig met de implementatie van de Wet Open Overheid voor de drie deelnemende gemeenten, en loopt op schema. In lijn met de wetgeving zijn er publicatieportalen ingericht waarop Woo-besluiten worden gepubliceerd Voor de verdere implementatie wordt een projectplan opgesteld. Er zijn twee vaste WOO-medewerkers in dienst bij JZ en er is één inhuurkracht. Aanbeveling - Actualiseer de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer bij de komst van de nieuwe Archiefwet aan de hand van het template van Gemeente Leiden. 3.2.2 KPI 2 Mensen en Middelen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Werkorganisatie HLTsamen Mensen In februari 2026 is de nieuwe Regisseur Informatiehuishouding gestart. De vorige Coördinator blijft nog voor een beperkte periode om de implementatie van het nieuwe zaaksysteem te ondersteunen. Een nieuwe recordmanager is intern geworven en deze rol is in april 2026 gevuld. Er wordt nog actief geworven voor een Informatiebeheerder.

Twee medewerkers binnen Team BIC hebben onlangs een opleiding afgerond; binnenkort gaat de nieuwe recordmanager de LARM-opleiding volgen bij VHIC. Achterstanden

8 In het SIO van juni 2025 is een archiefbewerkingsplan voorgesteld om de achterstanden bij de werkorganisatie aan te pakken. In de hernieuwde aanpak wordt het binnenkomende werk eerst aangepakt zodat de achterstanden niet verder oplopen, en dit weer te integreren in het reguliere werk. De achterstanden zelf zullen meer projectmatig opgepakt worden. HLTsamen is bezig met een pilot met een AI-tool met het doel dat de achterstanden in vernietiging versneld weggewerkt kunnen worden. Voor deze pilot worden de vernietigingslijsten 2018 en 2019 uit JOIN Lisse gebruikt, circa 7400 zaken. Deze vernietigingslijsten zijn handmatig doorgenomen door een inhuurkracht. Er wordt gecontroleerd op het zaaktype, het resultaat, de vernietigingsgrondslag en daarmee de bewaartermijn, en de volledigheid van de zaakomschrijving. De tool heeft een eerste proef aangeleverd van 467 zaken. Ongeveer 100 zaken uit de proef zijn vergeleken met de handmatige controles. Daaruit bleek dat de tool nog verbeteringen nodig heeft. De status in april 2026 is dat een nieuwe lijst is aangeleverd en deze moet nog opnieuw vergeleken worden met de handmatige controle. Aanbeveling - Blijf zorgen voor voldoende formatie voor de uitvoering van de archiefwettelijke taken en het wegwerken van achterstanden.

3.2.3 KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Gemeente Hillegom Archiefruimte 3.1.1 De gemeente Hillegom beschikt over een archiefruimte (3.1.1) op de derde verdieping van het gemeentehuis. Ook heeft de gemeente Hillegom beschikking over een ruimte op de begane grond bij Burgerzaken (0.2.5). Deze ruimte wordt gebruikt om registers van de Burgerlijke Stand tijdelijk op te slaan. Omdat de ruimte niet voldoet als archiefruimte conform de Archiefregeling, is afgesproken met Erfgoed Leiden dat registers van voorafgaand aan het lopende jaar bijgeplaatst worden in de archiefbewaarplaats van Lisse totdat ze voor overbrenging in aanmerking komen. Enkel de registers van het lopend jaar en Huwelijken van de afgelopen vijfentwintig jaar blijven in Hillegom om aantekeningen te kunnen maken. Brondocumenten met een bewaartermijn van 110 jaar zijn verplaatst naar archiefruimte 3.1.1. Sinds 2025 is vanuit het Verbeterplan van Informatiebeheer een coördinator archiefruimten aangewezen om alle drie de kluizen binnen de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen te beheren vanuit Informatiebeheer, naast het beheer en onderhoud waar Facilitaire Zaken verantwoordelijk voor is en uitvoert. Tijdens de inspectie van 22 juli 2025 is naar voren gekomen dat archiefruimte 3.1.1 nog steeds voldoet aan de eisen.

Het historische overzicht RV en T wordt handmatig bijgehouden door Informatiebeheer en de gegevens worden jaarlijks aan Archieftoezicht toegestuurd. Over de periode 2024 en 2025 zijn er regelmatig overschrijdingen. In de winter valt de temperatuur te laag uit (onder 16°C), en in de zomer langdurig (juni-september) te hoog (boven 20°C; afwijkingen tot 25°C zijn voor maximaal 10 etmalen per jaar toegestaan). Voor wat betreft de luchtvochtigheid waren er overschrijdingen boven 60% in oktober 2024, en is de luchtvochtigheid aan de hoge kant in de zomermaanden daarvoor. In 2025 is er slechts één overschrijding boven de 60%. Op 22 juli 2025 zijn 6 schimmeltesten afgenomen; 2 daarvan waren positief na 7 dagen. Als de schoonmaak regulier blijft en het klimaatsysteem naar behoren blijft functioneren, is de risico op

9 daadwerkelijke schimmelvorming laag. Het is wel aan te raden om overschrijdingen van de temperatuur in de gaten te houden en sneller op in te spelen. Calamiteitenplan De werkorganisatie HLTsamen beschikt over een ‘Calamiteitenplan archiefruimten en Archiefbewaarplaats HLTsamen’ (versie 2021) en is aangesloten bij VanWaarde (Polygon) te Beekbergen. Een summiere actualisatie (met name contactpersonen) is uitgevoerd op 27 maart 2024. E-depot De gemeente Hillegom is nog niet aangesloten op het e-depot van Erfgoed Leiden. De eerste over te brengen digitale archieven zullen voor overbrenging in aanmerking komen in 2038. Aanbeveling - Onderzoek bij de ongediertebestrijding of het soort lokdoosjes geplaatst in de archiefbewaarplaats geschikt zijn voor het vangen van zilvervisjes - Actualiseer het calamiteitenplan. - Breng de bouwvergunningen over naar de archiefbewaarplaats van Leiden. Werkorganisatie HLTsamen Applicaties De werkorganisatie heeft inmiddels een nieuw zaaksysteem aanbesteed in xxllnc zaken (xxllnc). Naar verwachting zal dit nieuwe zaaksysteem in het laatste kwartaal van dit jaar worden uitgerold binnen de organisatie. Het contract met het huidige zaaksysteem loopt 30 november 2026 af. De projectgroep is inmiddels gestart.

3.2.4 KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Werkorganisatie HLTsamen Team BIC heeft op 3 februari 2026 aan Archieftoezicht een demonstratie gegeven van de Recourse GRC-tool (Governance, Risk & Compliance) van VHIC. Binnen deze tool kan intern worden gerapporteerd over de staat van de informatie- en archieffunctie met betrekking tot alle geldende wet- en regelgeving en alle relevante normenkaders (KIDO, RODIN, ISO-23081, NEN2082, etc.), waarmee de organisatie kan aangeven aan welke punten zij voldoen en welke bewijsstukken dat onderbouwen. Het voornemen is om uiteindelijk ook direct toegang te verschaffen aan Archieftoezicht. Team BIC is in 2025 bezig geweest om de modules in te vullen voor een nulmeting en dit is per april 2026 voltooid. De actualisering van het Handboek Vervanging was al enige tijd onderweg en is in 2025 voltooid met de te verwachten afronding in 2026. Een positief advies is opgesteld door de gemeentearchivaris. In het herziene Handboek zijn veel aanpassingen gedaan omdat het volume van inkomende en uitgaande fysieke post sterk is gedaald, en de meeste post digitaal binnenkomt, of digitaal wordt aangemaakt en opgeslagen. Ook zijn er andere applicaties in gebruik voor de opslag van te vervangen archiefbescheiden.

Audits door een externe partij worden niet langer uitgevoerd; daarentegen is ELO van plan om zelf kleinschalige kwaliteitsaudits uit te gaan voeren bij inspectiepunten met een Vervangingsbesluit.

10 Medewerkers kunnen nog steeds vragen stellen via Topdesk, maar Informatiebeheer is ook goed telefonisch bereikbaar. Training voor JOIN is opgezet door Team BIC en bestaat uit een gedeelte Informatiebeheer (zaakgericht), en een “knoppentraining” voor JOIN. Deze trainingen worden regulier ingepland, maar als een sessie niet vol is of niet door kan gaan zijn 1-op-1 sessies met iemand van team BIC ook mogelijk als dit gewenst is, bijvoorbeeld voor een nieuwe medewerker. Sinds een half jaar zijn de raadpleegrechten voor de i-Navigator breder getrokken naar medewerkers in de organisatie buiten team BIC. Dit komt ook aan bod in de cursus voor JOIN. Daarnaast zijn er ook flitskaarten beschikbaar en verschijnen kleine kennisbulletins op het intranet. Team BIC zet in op meer bekendheid binnen de organisatie. Aanbeveling - Stel het herziene Handboek Vervanging vast.

3.2.5 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Werkorganisatie HLTsamen Overzichten Naast Blue Dolphin houdt team BIC nu ook een apart Excel-bestand met een inventarisatie van alle applicaties en extra informatie bij (die eventueel later aan Blue Dolphin wordt toegevoegd In dit bestand wordt bijgehouden in welke applicatie archief wordt opgeslagen. Het plan is om later ook de aanwezigheid van archieffunctionaliteit en afgesloten DVO’s toe te voegen. De ervaring tot dusver is dat veranderingen snel gaan, en dus komt de vraag wie dit bij gaat (blijven) houden tot welke informatie het bijhouden moet worden beperkt. Taakveld Privacy en Informatieveiligheid (PIV) houdt het verwerken van persoonsgegevens bij in het register van verwerkingen in i-Navigator. Daarin staan alle werkprocessen en de bijbehorende vakapplicaties opgenomen. Jaarlijks wordt een uitdraai van de werkprocessen per team naar de teamleiders gestuurd, zodat zij kunnen controleren of alles nog actueel is. Afgelopen zomer is het hele register volledig geactualiseerd. In 2026 wordt de nieuwe werkwijze verder uitgevoerd en getest. Voor Rx.Mission moet nog een kwaliteitsplan geschreven worden.

Er worden nu nog geen kwaliteitscontroles uitgevoerd in Rx.Mission, en het plan is nodig om dit op de juiste manier uit te werken. Er moet nog vanaf 2024 vernietigd worden uit Rx.Mission; daarvoor is nu een archiefmodule aangeschaft. Legacy-applicaties De werkorganisatie HLTsamen heeft een aantal legacy-applicaties die niet meer gebruikt worden, maar nog wel informatie en gegevens bevatten. De bewaartermijn voor deze informatie was nog niet verstreken en niet alle gegevens waren meegenomen in voorgaande migraties naar het opvolgende systeem of applicatie. De meeste legacy-applicaties zijn inmiddels uitgezet en worden niet meer door medewerkers geraadpleegd. Financiële gegevens die niet zijn gemigreerd, komen vanaf 2027 voor vernietiging in aanmerking. Er is in overleg op 12 mei 2025 met Archieftoezicht afgesproken dat de database uiteindelijk moet worden vernietigd en niet alleen uitgezet.

11 Er wordt nu ook duidelijker aangegeven bij nieuwe aanbestedingen dat er geen legacy meer plaats mag vinden: elke migratie moet compleet worden afgerond bij implementatie van het nieuwe systeem. De adviseur Informatiebeheer wordt bij het aanbestedingsproces betrokken en het voorkomen van legacy applicaties wordt als hoge prioriteit meegegeven. Aanbeveling - Zorg voor het kwaliteitsplan voor Rx.Mission; - Vernietig uit de legacy-applicaties wanneer dit van toepassing is. Metadataschema Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) is een norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens. Metadata zijn essentieel voor het behoud van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van archiefbescheiden. De werkorganisatie HLTsamen legt gegevens vast over haar ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden in de metadatavelden van vakapplicaties. Aanbeveling - Zorg voor de afronding van de MDTO-mapping van de vakapplicaties met de Adviseur Digitale Archieven. Opbouw Digitaal Informatiebeheer Recourse, de GRC-tool van VHIC waar HLTsamen in 2025 mee is gestart, is gebaseerd op o.a. KIDO, maar ook de referentiekaders voor het digitale informatiebeheer zoals RODIN, DUTO, ED3; en de Archief KPI’s van de VNG.

Monitor Digitale Informatie De Monitor Digitale Informatie is een methodiek waarmee door Erfgoed Leiden jaarlijks in kaart wordt gebracht hoe de digitale informatie bij de gemeenten en verbonden partijen (archiefvormers) zich kwantitatief en kwalitatief ontwikkelt. De Monitor Digitale Informatie heeft als doelstelling dat: - de kwantiteit (aantal TB) dat in aanmerking komt voor opname in het e-depot bekend is; - de archiefvormers en Erfgoed Leiden inzicht hebben in de kwaliteit van langdurig te bewaren informatie; - de archiefvormers op basis van de Monitor Digitale Informatie kunnen bepalen wat de kosten en risico’s zijn van het beheren van digitale informatie. HLTsamen doet vanaf 2019 mee aan de Monitor Digitale Informatie van Erfgoed Leiden. In 2024 zijn er door HLTsamen 63 archiefhoudende applicaties opgegeven en 50 (na correctie in 2025) hiervan ingevuld in de Monitor. In 2025 heeft HLTsamen niet deelgenomen aan de Monitor in overleg met Erfgoed Leiden. 3.2.6 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Gemeente Hillegom Vernietiging

12 Functioneel Beheer heeft een vernietigingslijst voor V2021 aangemaakt en een overzicht met zaken toegevoegd; er werd opgemerkt dat het digitale en fysieke dossier niet altijd overeenkomen qua vernietigingsjaar. Functioneel Beheer heeft de instellingen aangepast zodat meer gegevens aangepast kunnen worden in JOIN Hillegom. In een intern overleg is vervolgens besloten dat het fysieke archief leidend is (Hillegom had toen nog geen vervangingsbesluit) en dat de bewaartermijn van digitaal en fysiek niet aangepast gaat worden; maar het vernietigingsjaar van de fysieke dossiers wordt aangehouden. Wanneer de vernietigingslijst van de fysieke dossiers is goedgekeurd voor vernietiging, wordt in JOIN Hillegom de registratie van deze dossiers en de zaken van hetzelfde vernietigingsjaar vernietigd. Vanwege de Hotspotmonitor waren er 2 dossiers uitgezonderd van vernietiging. Uiteindelijk is slechts één daarvan vastgesteld op de Hotspotlijst voor Hillegom. Het andere dossier is terug op vernietiging gezet. Archieven bij Oasis: Voor wat betreft financiële dossiers en cliëntendossiers, deze worden 1 op 1 vernietigd uit JOIN en wat bij Oasis staat. Tot V2020 is dit bijgehouden. Uitgezonderde cliëntendossiers WMO voor V2019 zijn overgebracht voor historisch onderzoek. Voor V2024 en de verdere toekomst is dit niet meer nodig, tenzij er grote veranderingen plaatsvinden bijv.

binnen de wetgeving. Erfgoed Leiden heeft besloten dat deze steekproeven weinig toegevoegde waarde hebben tegenover de hoge gevoeligheid van de bewaarde gegevens. Aanbeveling - Zet de vernietiging JOIN Hillegom door voor de jaren na V2020. Werkorganisatie HLTsamen Vervanging De actualisering van het Handboek Vervanging was al een tijd onderweg en is in 2025 voltooid met de afronding te verwachten in 2026. Een positief advies is opgesteld door de gemeentearchivaris. In het herziene Handboek zijn veel aanpassingen gedaan omdat het volume van inkomende en uitgaande fysieke post sterk is gedaald, en de meeste post digitaal binnenkomt, of digitaal wordt aangemaakt en opgeslagen. Ook zijn er andere applicaties in gebruik voor de opslag van te vervangen archiefbescheiden. Audits door een externe partij worden niet langer uitgevoerd; daarentegen is Erfgoed Leiden van plan om zelf kleinschalige kwaliteitsaudits uit te gaan voeren bij inspectiepunten met een Vervangingsbesluit. Aanbeveling - Stel verklaringen van vervanging op. Vernietiging HLTsamen heeft een Werkgroep Vernietiging (Inzet reguliere vernietiging) gevormd, samengesteld uit een groep van informatiespecialisten. Vernietiging werd voorheen niet voldoende gezien als reguliere taak en vernietiging werd meer projectmatig uitgevoerd.

In deze werkgroep wordt er nagedacht over hoe vernietiging weer te stroomlijnen als een reguliere taak. Het heeft veel voeten in de aarde, met vier bevoegde gezagen en zowel fysiek als digitaal te vernietigen archief. Ook bijzonderheden binnen de vernietiging worden binnen de werkgroep besproken. De groep is tweemaal bijeengekomen; de laatste keer was in november 2025. Het streven is om de taken aan het begin van elk jaar te verdelen. Als één mogelijkheid om de aanzienlijke achterstand in vernietiging aan te pakken wordt een pilot gestart met een AI-tool om de lijsten voor te bereiden. Een inhuurkracht is hiermee van start gegaan. Als

13 uitgangspunt worden de vernietigingsjaren V2018 en V2019 van JOIN Lisse gebruikt om te zien of het handmatige voorbereidende werk overeenkomt met wat de AI doet. Uit JOIN HLT moet nog worden vernietigd vanaf 2019. Een inhuurkracht is begonnen met het voorbereiden van het vernietigingsjaar V2019, doet correctiewerk en splitst de lijsten op per bevoegd gezag (inclusief HLTsamen als GR), om dit als aparte lijsten voor te kunnen leggen. Aanbeveling - Rond de pilot met het AI-model af en deel de resultaten met Archieftoezicht. 3.2.7 KPI 7 Overbrenging archiefbescheiden Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Gemeente Hillegom De akten van de Burgerlijke Stand van Hillegom worden gecombineerd in hun registers bewaard. De registers die spannen over de jaren 1961 t/m 1993 zijn gecombineerd ingebonden per aktejaar. Dit is problematisch bij overbrenging, want de akten van Overlijden worden openbaar na 50 jaar, Huwelijken na 75 jaar en Geboorten na 100 jaar. Op het moment dat de akten van Overlijden openbaar worden en voor overbrenging in aanmerking komen, zijn de akten van Huwelijken en Geboorten nog niet openbaar, en bovendien zijn de registers nog nodig bij Burgerzaken om bijvoorbeeld echtscheidingen aan te kunnen tekenen bij de Huwelijken.

Overbrenging van de openbare akten is een verplichting vanuit de Archiefwet en het Burgerlijk Wetboek; omdat het uitsnijden van de registers niet wenselijk is, zouden de akten van Overlijden per jaar gedigitaliseerd moeten worden om deze dan via Erfgoed Leiden beschikbaar te kunnen maken. De registers vanaf 1994 worden nog steeds gecombineerd bij Burgerzaken van Hillegom, echter zijn deze losbladig en worden in ordners opgeborgen. Dit geeft minder problemen voor overbrenging: de medewerker Informatiebeheer splitst de registers wanneer zij worden geplaatst in de archiefbewaarplaats van Lisse (volgens afspraak, zie KPI 3). Niet overgebracht zijn: Bouwvergunningen 1897-1990 (2016) Volgens de Archiefwet 1995 moeten deze dossiers na 20 jaar overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats. De dossiers zijn gedigitaliseerd; dit is echter gedaan zonder Vervangingsbesluit en het is onduidelijk hoe hoog de kwaliteit van de scans is. De bouwvergunningen lopen door elkaar tot 2016. Er werd eerder gedacht dat de dossiers opgesplitst zouden moeten worden in blokken om deze toegankelijk te maken. Bij het aanvragen van opschorting bij Gedeputeerde Staten werd aangegeven dat zij eerst een plan van aanpak wilden zien met een tijdsverwachting. Ook wordt overwogen de dossiers alsnog te digitaliseren onder vervanging en over te brengen naar het e-depot.

HLTsamen maakt nog een businesscase op of dit een optie is, en anders de dossiers fysiek over te brengen naar de archiefbewaarplaats van Erfgoed Leiden. Echter bleek bij nader vooronderzoek dat deze kunnen overgebracht worden zonder opgesplitst te worden (en dus waarschijnlijk zonder opschorting, afhankelijk van de uitkomst van de businesscase) zolang ze maar wel toegankelijk zijn. Begraafplaatsadministratie 1900-1990 Dit archief staat al voor langere tijd op de actiepuntenlijst om overgebracht te worden. Echter is de administratie deels fysiek, deels digitaal, en is de administratie deels uitbesteed. Het is onduidelijk waar

14 hiervoor de regie ligt binnen de gemeente Hillegom. Eén van de medewerkers heeft wel aan dit archief gewerkt. De begraafplaatsadministratie lijkt opgedeeld in Key2begraven, JOIN Hillegom, JOIN HLT en fysiek in Hillegom. (Bij de andere gemeenten vallen de begraafplaatsen niet onder de gemeente, maar de kerken). Er is nog geen digitaal archief van de gemeente Hillegom overgebracht naar het e-depot van Erfgoed Leiden. Aanbeveling - Breng de bouwvergunningen van Hillegom over naar de archiefbewaarplaats van Leiden wanneer deze toegankelijk zijn gemaakt; - Onderzoek de status van de begraafplaatsadministratie; - Laat de openbare akten van Overlijden digitaliseren in overleg met Erfgoed Leiden. Werkorganisatie HLTsamen Er zijn nog geen archieven overgebracht voor het bestuur van de werkorganisatie HLTsamen. Er komt nog geen digitaal archief voor overbrenging in aanmerking binnen de gemeenten. Het eerste over te brengen digitale archief zal in 2038 overgebracht moeten worden. 3.2.8 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Gemeente Hillegom De overgebrachte archieven en collecties van de gemeentelijke archieven zijn kosteloos te raadplegen in de studiezaal van Erfgoed Leiden.

Op eigen kosten kunnen scans en kopieën van de archiefbescheiden worden gemaakt, mits de materiele staat van de archiefbescheiden dit toelaat. Voor prijzen geldt de Tarievenlijst van Erfgoed Leiden. Voor de studiezaal van Erfgoed Leiden gelden de Huisregels en het Reglement Dienstverlening. Erfgoed Leiden beschikt over een uitgebreide digitale frontoffice voor de regulering van het digitaal bezoek en gebruik (www.erfgoedleiden.nl). De website geeft onder meer informatie over de organisatie, de studiezaal, de archieven, bouwtekeningen, bibliotheek en het erfgoedregister. Online worden getoond onder meer: beeldmateriaal (auteursrechten vrij), digitale kranten en genealogische databank. Inventarisnummers uit de archieven kunnen via de digitale archiefinventarissen online gereserveerd worden.

15 Bijlagen Bijlage 1 Verslag archiefruimte 3.1.1 Hillegom Bijlage 1.1 Meting RV en T archiefruimte 3.1.1 Hillegom 22-07-2025 Bijlage 1.2 Rapportage schimmeltesten archiefruimte 3.1.1 Hillegom 22-07-2025