Db01 Raadsbrief, Informeren verruiming openingstijden en uitbreiding formatie ten behoeve van de reisdocumenten.pdf

Raadsbrief Informeren verruiming openingstijden en uitbreiding formatie ten behoeve van de reisdocumenten aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom 8 januari 2024

ons kenmerk: Z-23-348266 datum collegevergadering: 30 januari 2024 Dhr. M. Dijkshoorn portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: telefoon: embargo:

Elianne Koevoets e.koevoets@hltsamen.nl 14 0252 ☐

Samenvatting Via deze raadsbrief informeren wij u over de reisdocumentenpiek die vanaf maart 2024 verwacht wordt. Voor een periode van vijf jaar ontstaat een piek in het aantal aanvragen van paspoorten en identiteitskaarten voor volwassenen. Dit komt door de wijziging van de Paspoortwet van 2014, waarbij de geldigheid van reisdocumenten werd verlengd van vijf naar tien jaar. Dit landelijke fenomeen wordt de reisdocumentenpiek genoemd. De komende 5 jaar zijn extra capaciteit, middelen en ruimere openingstijden nodig. Het college heeft besloten met 1,5fte uit te breiden en de openingstijden te verruimen. De financiële effecten daarvan worden verwerkt in de tussenrapportage en kadernota van 2025. 1. Inleiding

Vanaf maart 2024 zal er voor een periode van vijf jaar een piek ontstaan in het aantal aanvragen van paspoorten en identiteitskaarten voor volwassenen. Dit landelijke fenomeen wordt de reisdocumentenpiek genoemd. Op bepaalde momenten kan het aantal aanvragen minstens 2 tot 3 keer zo veel zijn per maand als in de afgelopen 5 jaren. Dit komt door het wijzigen van de geldigheidsduur van reisdocumenten van 5 naar 10 jaar vanaf maart 2014. De wijziging in de Paspoortwet zorgde tussen 2019 en 2024 voor een reisdocumentendip. Er werden veel minder reisdocumenten aangevraagd. De reisdocumenten voor kinderen zijn nog wel 5 jaar geldig. Uit kasoverzichten van 2014-2018 en in de verwachte aantallen van 2024-2028 blijkt deze piek. Met name tussen 2026 en 2027 zullen de aantallen exponentieel stijgen. Vanaf eind 2028/2029 zal er weer een daling optreden in het aantal verlopen reisdocumenten. De komende 5 jaar zijn extra capaciteit, middelen en ruimere openingstijden nodig. Hoewel de aanvragen vanaf maart 2024 zullen oplopen, bestaat de mogelijkheid dat inwoners eerder het reisdocument aanvragen. Dit komt omdat de inwoners twee maanden van tevoren een aankondigingsbrief krijgen. Vanwege het tijdelijke karakter van de piek zal de uitbreiding van de formatie en de openingstijden ook van tijdelijke aard zijn. 2. Waarom nemen we dit besluit

In maart 2022 hadden wij in de kadernota 2023 de reisdocumentenpiek 20242029 kunnen melden en rekening kunnen houden met extra inzet. Helaas hebben wij dit niet gedaan.

1

Met de huidige bezetting bij Burgerzaken lukt het niet om de piek het hoofd te bieden. Daarom is een uitbreiding van 1,5fte noodzakelijk. Deze uitbreiding van formatie voorkomt een te hoge werkdruk voor de huidige medewerkers en waarborgt de kwaliteit van de dienstverlening. De huidige openingstijden zijn niet geschikt om de piek op te vangen. Daarom is een verruiming van openingstijden noodzakelijk. De verruiming zorgt voor een verspreiding van bezoekers. In de huidige situatie is er 1 balie van 8:30 uur tot 12:00 uur geopend. Om de piek te kunnen overzien is uitbreiding naar 2 balies en verruiming van openingstijden van 8:30 uur tot 17:00 uur noodzakelijk. Dit betekent dat er 1 balie bij komt en dat wij een halve dag langer opengaan. Daarnaast is het niet haalbaar de balie door 1 medewerker te bemensen. Afwisseling is noodzakelijk vanwege de hoge werkdruk voor de medewerkers. Vanwege de uitbreiding openingstijden en balies, is de 1,5fte uitbreiding aan formatie van belang, omdat het met de huidige bezetting niet lukt om de balies te bemensen. In de huidige situatie zijn wij 19 uur per week geopend. Dit wordt 96 uur per week, hierin zijn de verruiming van openingstijden en balies meegenomen. 3. Kanttekeningen bij het besluit

De uitbreiding van 1,5fte bij Burgerzaken en de verruiming van de openingstijden brengen kosten met zich mee. Als gemeente zijn wij wettelijk verplicht reisdocumenten uit te reiken, daarom is uitbreiding van formatie en openingstijden noodzakelijk. Een groot gedeelte van de personeelskosten kan worden gedekt uit de legesinkomsten. De reisdocumentenpiek zorgt voor extra legesinkomsten en extra lasten die impact hebben op de begroting. Een begrotingswijziging is daarom nodig. De financiële effecten moeten verwerkt worden in de voortgangsrapportage en de kadernota 2025. 4. Financiën Uitgangspunten zijn de gegevens van de einddatum reisdocumenten in 2024 tot 2029, de huidige gemeentebegroting en de extra lasten voor verruiming openingsuren, beveiliging, meer baliemedewerkers en faciliteiten: Reisdocumenten Piek Hillegom Lasten 1 Extra inzet personeel en overig

2024 173.417,76

Baten Totaal berekende gemeentelijke legesopbrengsten Al begrote gemeentelijke legesopbrengsten (LIAS) 2 Nog te boeken inkomsten

133.377,96 35.387,00 97.990,96

3 Benodigd budget ten laste van het begrotingsresultaat

-75.426,80

Binnen de huidige begroting is er geen volledige dekking en zal het resterende bedrag € -75.426,80 ten laste worden gebracht van het begrotingsresultaat. De financiële effecten worden verwerkt in de voortgangsrapportage en de kadernota 2025 en verder. 5. Evaluatie

November van elk jaar wordt er geëvalueerd over de bezetting en de openingstijden. Daarnaast wordt er gedurende het jaar geïnventariseerd hoe we 2

het aanvraagproces van een reisdocument efficiënter kunnen maken. Wij werken toe naar een flexibele aanpak vanuit Burgerzaken, daarom is het noodzakelijk om voortdurend de veranderingen te monitoren en in te spelen op nieuwe ontwikkelingen, waaronder uitbreiding van digitaliseringmogelijkheden (ediensten).

Bijlagen:

3