Db01 Raadsbrief Ambitie privacy en informatieveiligheid 2023-2025.pdf

Hillegom

Raadsbrief Ambitie privacy en informatieveiligheid 2023-2025 aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-23-297958 datum collegevergadering: 28 maart 2023 portefeuillehouder: Dhr. A. van Erk, burgemeester behandelend ambtenaar: Ramona van Dam emailadres: r.vandam@hltsamen.nl telefoon: 14 0252 embargo: ☐

Aanleiding van de brief Woensdag 5 oktober jl. heeft een raadsinformatieavond plaatsgevonden omtrent privacy en informatieveiligheid (PIV). Hierin is gezamenlijk met raadsleden van Hillegom, Lisse en Teylingen gesproken over de huidige stand van zaken, het gewenste ambitieniveau en de betrokkenheid van de gemeenteraad bij dit onderwerp. De bijdragen van deze avond hebben de basis gevormd van onze ambitie PIV welke wij graag met u delen. Achtergrond van de ambitie Privacy en informatieveiligheid speelt in steeds grotere maten een rol in het dagelijks werk van gemeenten. De toenemende digitalisering maakt ons in sterke mate afhankelijk van onze systemen. Bovendien moet de informatie in deze systemen rechtmatig verwerkt worden. Gepaard met de toenemende dreiging van kwaadwillende personen die onze processen willen verstoren en data buit willen maken staan we als organisatie voor een grote uitdaging. Om deze uitdaging adequaat aan te gaan moeten we groeien in ons volwassenheidsniveau. Het huidige volwassenheidsniveau Uit onze eigen nulmeting, verschillende audits en het rekenkameronderzoek van de gemeente Lisse, blijkt dat we momenteel werken op niveau 2. Niveau 2 staat voor herhaalbaar. Dit niveau kenmerkt zich door reactieve werkzaamheden welke veelal ongestructureerd worden uitgevoerd.

De werkzaamheden worden goed uitgevoerd, maar zijn relatief kwetsbaar door een hoge afhankelijkheid van individuele kennis en ervaring. Dit niveau is onvoldoende op risico's te beheersen en is daarmee onvoldoende voor gemeenten, zo luidt het oordeel van de VNG. De ambitie PIV 2023-2025 De ambitie van HLTsamen, en daarmee de drie HLT gemeenten, is om eind 2025 op volwassenheidsniveau 3, gedefinieerd, te werken. Dit is een minimale volwassenheidsniveau volgens de Vereniging van Nederlandse Gemeente (VNG). Op dit niveau worden de gegevensbeschermingsrisico’s voor de organisatie beheerst. Het niveau kenmerkt zich door beschreven processen en afspraken omtrent rollen en verantwoordelijkheden. Er wordt actief gewerkt aan risico’s signaleren en verlagen. Uitvoering van de ambitie De groei die nodig is om deze ambitie te behalen is gevat in het

1

gegevensbeschermingsplan. Dit projectplan is ter informatie toegevoegd in de bijlage. In dit plan staan verschillende projecten geprioriteerd voor de periode 2023 – 2025. Initieel wordt er binnen team PIV hard gewerkt aan het standaardiseren en professionaliseren van onze processen. Naar mate het project vordert wordt er ook inzet gevraagd van de verschillende domeinen. Het motto luidt immers niet voor niets ‘Alleen samen houden we HLTsamen veilig’. Financiële gevolgen van de ambitie Voor het uitvoeren van het gegevensbeschermingsplan is er een incidenteel budget van 75 duizend euro per projectjaar opgenomen in de eerste begrotingswijziging HLTsamen 2023 en de begroting van HLTsamen 2024 en 2025. Dit budget is nodig om naast de dagelijkse taken voldoende ruimte te krijgen om te groeien. Het vervolgproces Conform de plateauplanning in het gegevensbeschermingsplan evalueren we halfjaarlijks onze voortgang en sturen we bij daar waar nodig binnen HLTsamen. We informeren de gemeenteraad op jaarbasis over onze voortgang. Met deze plannen en cyclus verhogen we onze digitale weerbaarheid en houden we u als raadsleden betrokken bij dit belangrijke onderwerp.

Bijlage: sheets team PIV

2