D34 College, raadsbrief Eerste voortgangsrapportage Programma Datagedreven Sturing (DgS).pdf

Hillegom

Raadsbrief Eerste voortgangsrapportage Programma Datagedreven Sturing (DgS) aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom 19 januari 2021

zaaknummer: Z-21-163431 datum collegevergadering: 19 januari 2021 portefeuillehouder: Dhr. J. van Rijn behandelend ambtenaar: Lucas Kuijpers embargo: ☐ Inhoud mededeling Geachte raadsleden, De Stuurgroep Datagedreven Sturing (hierna: DgS) informeert u graag over de voortgang van het programma. Dit doen we aan de hand van een aantal onderwerpen, geïllustreerd door enkele bijlagen. Ook leest u in deze brief hoe u desgewenst nadere informatie over het programma kunt verkrijgen. 1. Programmamanagement en -besturing Het Programmaplan DgS is in het voorjaar van 2020 door de drie raden vastgesteld. Daarna is een meervoudig onderhandse aanbesteding gestart voor het aantrekken van een programmamanager voor de duur van het programma. De programmamanager (Lucas Kuijpers van Bureau van Aanpak) is op 1 juli begonnen. Hij heeft als eerste de besturing ('governance') van het programma ontworpen (zie bijlage I). Het besturingsmodel beschrijft:    

Samenstelling, rol, frequentie van Stuurgroep DgS en Klankbordgroep DgS Verhouding tussen programmaorganisatie en de raden (zie ook punt 2 hieronder) Organisatie van de uitvoering (programmamanagement, programmateam en onderliggende projecten) Interfaces met andere programma's en met de lijnorganisatie (op zowel besturend als uitvoerend niveau).

Het besturingsmodel is door de Stuurgroep DgS op 10 september 2020 vastgesteld. 2. Verhouding tussen programma-organisatie en de drie besturen De omvang en het strategisch belang van het programma vragen om een stevige rol van de drie colleges en raden. Dit is als volgt gewaarborgd: 

Elke gemeente is met een wethouder vertegenwoordigd in de Stuurgroep DgS. De drie besturen hebben daarmee een grote en directe invloed op het programma. Hiermee is de besturing directer georganiseerd dan in het oorspronkelijke programmaplan beschreven. Daarin was sprake van een jaarlijkse







prioriteitsbepaling door het HLT-bestuur. Dat is veel te laagfrequent en statisch om dit programma te besturen. Daarom is er een Stuurgroep met daarin drie wethouders en één HLT-directeur. De Stuurgroep komt tweemaandelijks (of zo veel vaker als nodig is) bijeen, bewaakt de voortgang en bepaalt op basis van advies van het Programmateam de prioriteiten. De Stuurgroep informeert middels periodieke raadsinformatiebrieven (zoals deze) de raden. De brieven worden opgesteld door het Programmateam maar aangeboden namens de Stuurgroep. In de brieven worden voortgang en prioritering toegelicht. De drie portefeuillehouders / stuurgroepleden zijn door hun raden hierop aanspreekbaar. Conform het programmaplan is een Klankbordgroep ingericht. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de drie raden en van de drie griffies. Het Programmateam kan de Klankbordgroep vragen om mee te denken over bepaalde aspecten van het programma. De Klankbordgroep krijgt mogelijk 'voorvertoningen' van producten en kan suggesties ter verbetering aandragen. Klankbordgroepleden kunnen ideeën voor nieuwe producten aandragen (en dat is ook al gebeurd). Het Programmateam onderzoekt dan de mogelijkheden. Lijkt een suggestie veelbelovend, dan wordt deze nader uitgewerkt en kan de Stuurgroep (op advies van het Projectteam) een prioriteit toekennen aan het voorstel.

De Klankbordgroep heeft geen uitvoerende taken en ook geen sturingsbevoegdheid. Voor veel producten van het DgS-programma zijn de besturen de doelgroep (denk bijvoorbeeld aan de Jeugdmonitor). Bij het ontwerpen van deze producten worden telkens portefeuillehouders en waar nodig raadsleden betrokken. Dat gebeurt altijd in samenwerking met de beleidsmedewerkers uit de betreffende beleidsterreinen. Zij weten immers welke bestuurders en raadsleden het meest thuis zijn in een bepaald beleidsterrein.

3. Op te leveren resultaten & roadmap In de zomermaanden zijn de globale programmadoelen uitgewerkt naar concrete resultaten en projecten. Zie het Doel-Inspanningen-Netwerk (DIN) in bijlage 2. Het DIN bevat ideeën voor 'informatieproducten' die DgS zou kunnen opleveren. Het bevat ook producten die al in ontwikkeling zijn of die de komende jaren worden doorontwikkeld (bijvoorbeeld de dashboards voor dienstverlening). Alle beoogde resultaten worden (in overleg met alle relevante stakeholders) 'SMART' gemaakt. Waar nodig wordt een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd. Ook wordt per resultaat de benodigde ICT- en data-architectuur beschreven. Na goedkeuring van al deze elementen door de Stuurgroep wordt het resultaat op de Roadmap geplaatst. Het DIN en de Roadmap zijn de belangrijkste besturings- en communicatie-instrumenten binnen het programma. Ze veranderen de komende jaren voortdurend: producten en projecten worden toegevoegd, samengevoegd, gesplitst of verwijderd. Bijlage 2 is de huidige versie (november 2020). Een eerste versie is op 10 september besproken met de Stuugroep DgS. Er staan op dit moment nog weinig producten op de roadmap voor 2021. Bij aanvang van het programma waren veel mogelijke producten niet meer dan een 'idee'. Bijvoorbeeld de 'Monitor Ondermijnende Criminaliteit'.

Het uitwerken van zo'n idee naar een concreet product (binnen de grenzen van privacy, beschikbaarheid van data en beschikbare architectuur) vergt tijd en specifieke expertise. We huren op diverse thema's business- en data-analisten in om deze vertaalslag te maken. Ondertussen werken we hard aan de

benodigde randvoorwaarden om de producten straks ook echt op te leveren (bv. een datawarehouse, Business Intelligence-tools, werving van data-specialisten). 4. Taakveld Data op sterkte Een groot deel van de benodigde capaciteit voor DgS wordt geleverd door Taakveld Data, binnen Team I&A. Er was uitbreiding van het Taakveld Data nodig om de DgS-opgave aan te kunnen. Begin juli is gestart met werving en inhuur. Voor incidentele, specialistische taken worden externe partijen ingehuurd. Denk daarbij aan het ontwerpen van een datawarehouse. Daarnaast zijn er (semi-)structurele werkzaamheden die nodig zijn om de resultaten van DgS ook na afloop van het programma in stand te houden en door te ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan het bouwen van dashboards en monitors, kwaliteitsbewaking / beheer van data en het verder uitbouwen van onze mogelijkheden op het gebied van geoinformatie. Voor dit soort werkzaamheden kiezen we voor vaste dienstverbanden (in enkele gevallen voor 3 jaar gezien de looptijd van het programma). Waar nodig worden de huidige medewerkers binnen het Taakveld Data bijgeschoold. De inventarisatie daarvoor loopt. 5. Samenwerking met CBS en met andere gemeenten Onder de noemer 'Urban Data Center' biedt het CBS ondersteuning aan gemeenten op het gebied van Datagedreven Werken en Sturen.

Zo kan CBS ondersteunen bij het ontwerpen van de vereiste ICT-infrastructuur en het managen van privacyvraagstukken. Uiteraard beschikt het CBS ook over veel gegevens die voor ons relevant zijn. De consultants van CBS begeleiden gemeenten dan ook in het optimaal benutten en combineren van CBSdata. Momenteel werken we de mogelijkheden tot samenwerking nader uit. Waar nodig wisselen we kennis en ervaringen uit met andere gemeenten. Met name gemeente Noordwijk is hierbij vermeldenswaardig. Noordwijk wil graag leren van onze programmatische aanpak. Op hun beurt zijn zij verder met het opbouwen van de technische infrastructuur. Er is ook een gezamenlijk belang: het regelen van toegang tot de data van de toekomstige stichting voor Integrale Toegang (samenwerkingsverband van HLTsamen en Noordwijk) en het, bij voorkeur gezamenlijk, ontwikkelen van een Monitor Integrale Toegang op basis van die data. Gesprekken daarover met Noordwijk zijn in volle gang. 6. Definitie 'Verbindende Producten' Veel resultaten van het programma zijn specifiek voor één beleidsterrein zoals Jeugd, Ondermijning of Wonen. De verborgen kracht van DgS ligt in het verbinden van beleidsterreinen. Zo kan het combineren van gegevens over Wonen, Arbeidsmigranten en Ondermijning leiden tot beter afgestemd beleid op al deze thema's. De komende maanden worden kansen voor 'Verbindende Producten' onderzocht.

Privacy is hierin een belangrijk aandachtspunt. Daarom wordt ook hierin nauw samengewerkt met de Functionaris Gegevensbescherming en met specialisten van het CBS.

7. Naar een datacompetente organisatie Het is niet vanzelfsprekend dat elke medewerker, manager of bestuurder volledig 'datacompetent' is. Daaronder verstaan we dat men in staat is om:   

expliciet te maken welke gegevens nodig zijn om bijvoorbeeld beleid te formuleren of effecten te meten die gegevens te interpreteren, te analyseren en te duiden daarover op correcte en consistente wijze te communiceren met anderen.

Ook is datagedreven werken en sturen nog lang niet overal verankerd in bv. werkprocessen, systemen, overlegstructuren en beoordelingsmethodieken. Daarom wordt binnen DgS aandacht besteed aan het ontwikkelen van 'good practices' op al deze gebieden. Hiertoe werkt het DgS-programmateam samen met team P&O. We starten met een pilot rond de te ontwikkelen Monitor Jeugdzorg (laatste kwartaal 2020/eerste kwartaal 2021). Daarin wordt duidelijk wat nodig is om de organisatie meer datacompetent te maken. De daarbij ontwikkelde instrumenten (bv. trainingen, coaching, standaardagenda's, procesbeschrijvingen) worden de komende jaren ingezet bij elk nieuw DgS-product dat wordt ontwikkeld. Zo worden de ambtelijke organisatie én het bestuur beetje bij beetje data-competent. 8. Privacy / gegevensbescherming / AVG Deze onderwerpen zitten stevig verankerd in de aanpak die we voor alle DgS-projecten hanteren. Geen twee producten binnen het Programma DgS zijn gelijk, daarom bepalen we per product de privacy impact en benodigde maatregelen. Er zijn bijvoorbeeld grote verschillen tussen producten voor verschillende doelgroepen: voor beleidsvorming en – evaluatie voldoen algemene (geanonimiseerde) stuurgegevens. Operationele medewerkers die bijvoorbeeld patronen in Ondermijnende Criminaliteit analyseren, moeten daarentegen over zeer specifieke persoonsgegevens kunnen beschikken.

De Functionaris Gegevensbescherming is nauw betrokken bij het Programma en heeft inmiddels aan de Klankbordgroep verteld hoe we 'privacy by design' toepassen in het Programma DgS. 9. Financiën Er is gedurende drie jaar € 438.151 per jaar beschikbaar voor het Programma DgS (van 1 juli 2020 tot 1 juli 2023). Hoe dat in de (meerjaren)begrotingen van de 3 gemeenten is verwerkt, kan verschillen. Het programma beschikt enkel over de middelen zoals die op basis van het programmaplan ter beschikking zijn gesteld. Er worden geen andere potjes / reserves ingezet. Verantwoording over de besteding van de middelen geschiedt in de reguliere P&C-cyclus. Voor het eerste halfjaar van het programma (1 juli 2020 – 31 december 2020) is de prognose dat we binnen budget blijven.

10. Tot slot De bijlagen verschaffen u meer informatie over de structuur, besturing en inhoud van het Programma Datagedreven Sturing. Voor nog meer informatie wendt u zich allereerst tot de Klankbordgroepleden binnen uw raad, en daarna eventueel tot de portefeuillehouder van uw gemeente.

Bijlagen: Bijlage 1: Besturingsstructuur Programma Datagedreven Sturing (PDF) Bijlage 2: Doel-Inspanningen-Netwerk Programma Datagedreven Sturing (PDF)

PROGRAMMA DATAGEDREVEN STURING:

PROGRAMMA-ORGANISATIE / STUURPLAN

Drie gemeenteraden Klankbordgroep (bestuurlijk) Ieder kwartaal Sparren Genereren ideeën, behoeften 12 raadsleden

Periodieke raadsinformatiebrieven (opgesteld door Programmateam, verzonden namens Stuurgroep)

Andere projecten / programma's

3 griffie(r)s

Portefeuillehouders zijn aanspreekbaar op prioritering en voortgang

Programma DGS

Stuurgroepen andere projecten / programma's

Rol voor burgemeesters inzake ondermijning, portefeuillehouders sociaal domein voor SD-monitor??? Ofwel, in het algemeen consultatierollen voor vakportefeuillehouders? Op afroep adviseren aan Stuurgroep?

Stuurgroep Tweemaandelijks of op afroep Creëren van condities Prioritering van inspanningen Bewaken THEFD Besluitvorming

PAB / AB

3 wethouders

Rapporteren over programma

Ambtelijk opdrachtgever

Bestaande overlegstructuren

DT

MT

Afstemming programma / lijn (o.a. over capaciteit)

Maaike

Alma

Lijn-organisatie

Boudewijn

Afstemming andere projecten / programma's (o.a. over capaciteit, afhankelijkheden, volgorde)

(Plus Alma en Lucas)

DMO

(Twee)wekelijks voortgangsoverleg Rapportage Escalatie

Project- / programmamanager

VERVALLEN: Stakeholder-overleg (ambtelijk) 3-maandelijks Bespreken planning, voortgang. MT-leden, aangevuld met andere betrokkenen die niet in Stuur- of Klankbordgroep zitten (plus Alma en Lucas)

Programmamanager Afstemming andere projecten / programma's

Lucas

Programmateam Wekelijks, operationele coördinatie programma. Lucas Conflicten over capaciteit Inspanning X (Lopend project)

Inspanningsleiders

Informatieadviseurs

Teammanager I&A

Architect

Coördinator TV Data

Inspanning X (Lopend project)

Conflicten over capaciteit

Inspanning X (Lijn)

Inspanning X (Lijn)

Inspanningen in projectteams (binnen en buiten DGS) en in lijnorganisatie Inspanning 1 (Lopend project)

Inspanning X (Lopend project)

Inspanning X (Lopend project)

Inspanning 2 (DGS-project)

Inspanning 3 (DGS-project)

Inspanning 4 (Lijn)

Inspanning 5 (Lijn)

Inspanning X (Lijn)

Programma Datagestuurd Werken: Doel-Inspanningen-Netwerk Navigeren Spring naar:

Publieke Waarde Genereren

Programma DGS:...

DOELEN

DGS: Grip op Beleid en Financiën

DGS: Open Data

DGS: Data in Actualiteit

Beschrijving Gebruik weergave 'Doelen & Resultaten' om relaties te zien

Het Doel-Inspanningen-Netwerk (DIN) is het belangrijkste communicatie- en stuurinstrument in het programma. Het DIN relateert doelen, op te leveren 'SMART' doelen en te leveren inspanningen aan elkaar. Inspanningen kunnen projecten (of andere activiteiten) onder de programmaparaplu zijn, maar er zijn ook andere activiteiten (projecten, lijn-activiteiten) die bijdragen aan het realiseren van de programmadoelen.

Geo-informatie Objecten Openbare Ruimte (BOR)...

Het DIN is dynamisch - het wijzigt voortdurend, omdat gedurende de tijd andere manieren kunnen ontstaan om de doelen te bereiken. Gebruik de conditionele opmaak ('kleurenviews') om elementen in het DIN op basis van bepaalde kenmerken (bv. 'fase van de inspanningen') of relaties (bv. 'welke inspanning draagt bij aan welke resultaten') in te kleuren.

Monitor Sociaal Domein Monitor 'Sturen op Jeugdhulp'

Projectenkaart openbaar

Dashboard Bedrijfsvoering

Datacompetente organisatie Bestuurders bekwaam in datagedreven...

Dashboard 'Mens'

Ambtenaren bekwaam in datagedreven...

Dashboard 'Geld'

Kaarten & Thema's voor gemeenteraden

RESULTATEN

Auteur: Lucas Kuijpers, Programmamanager DGS Doelgroep: Stuurgroep DGS en alle andere stakeholders

Voorzieningenk aart MO

Versiedatum: 18 november 2020

Voorziening voor ontsluiten actuele...

Taakveld Data op sterkte

Monitor 'Armoedebeleid'

Bovenstaande resultaten zijn indicatief worden nader uitgewerkt in de inspanning 'Doorontwikkelen Geo-Visie en -Roadmap

Geo-Visie en -Roadmap

Maatschappelijk e Agenda Monitor Integrale Toegang

Overige resultaten

Omnichannel Dashboard

Monitor 'Omgevingswet'

Performance Dashboard 'Telefonie'

Datasturing verankerd in werkprocessen

Rapport 'Langer Zelfstandig Thuis Wonen'

Dashboards Regie op Kanalen

Resultaten voor de 'Monitor Ondermijning' worden uitgewerkt i.s.m. een vertegenwoordiging van het Programmateam Aanpak Ondermijnende Criminaliteit.

Woningmonitor

Performance Dashboard 'Social Media'

Energiemonitor (LES / TVW)

Performance Dashboard 'Fixi'

Monitor Arbeidsmigrant en

Performance Dashboard 'Balie'

Monitor Afvalbeleid

Data Kwaliteit en Governance op orde

Performance Dashboard 'Website'

Geïntegreerde data-architectu ur

Basis op Orde (Architectuur 'Meten en...

Protocol Datatoegang (ketenpartners...

Performance Dashboard 'Post & E-mail'

Data 'Aanpak Ondermijnende Criminaliteit'

Resultaat komt op roadmap als:

Verbindende Informatieproducten

- 'Klant' akkoord met SMART omschrijving - Stuurgroep akkoord met prioritering - DPIA gereed & maatregelen geïmplementeerd - Doelarchitectuur vastgesteld DGS: Doorontwikkelen Geo-Visie &...

DGS: Project 'Monitor Sociaal Domein' Dubbelklik voor architectuur

INSPANNINGEN

DGS: Pilots 'Databewust...

DGS: Project 'Dashboard Bedrijfsvoering'

DGS: Inrichten Data Governance

Dubbelklik voor architectuur

DGS: Uitvoeren Roadmap geo-viewer

DGS: Uitbreiden capaciteit Taakveld...

DGS: Project 'Meten & Sturen'

Dubbelklik voor architectuur

Project 'Data Aanpak Ondermijnende Criminaliteit'

Inrichting Urban Data Center (CBS)?

Dubbelklik voor architectuur

DGS: Realiseren en harmoniseren DGS Infrastructuur en Architectuur Dubbelklik voor architectuur

Q2-2020 ROADMAP samen Hillegom Lisse Teylingen

Q3-2020

Q4-2020

Q1-2021

Q2-2021

Q3-2021

Dashboard 'Mens'

Performance Dashboard 'Telefonie' Performance Dashboard 'Social Media' Performance Dashboard 'Fixi'

Performance Dashboard 'Balie' Performance Dashboard 'Website'

Protocol Datatoegang (ketenpartners... Dashboard 'Geld' Taakveld Data op sterkte

Omnichannel Dashboard

Data Kwaliteit en Governance op orde

Geïntegreerde data-architectuur

Q4-2021