D29 College, brief inzake onderzoeksplan 2022.pdf

Postbus 32 2180 AA Hillegom T 14 0252 E gemeente@hillegom.nl Post Hil legom

Gemeenteraad gemeente Hillegom Postbus 32 2180 AA HILLEGOM

Uw kenmerk: Ons kenmerk: Verzenddatum: Onderwerp: Behandelaar:

Z-22-235134 25 maart 2022 Onderzoeksplan 2022 Ton van Wieringen

Geachte raad, Het Onderzoeksplan 2022 bieden wij aan In de door u op 20 juni 2019 vastgestelde Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hillegom 2019 is bepaald dat wij u het onderzoeksplan toesturen. Wij hebben samen met de colleges van Lisse en Teylingen afgesproken in 2022 onderzoek te verrichten naar Afhandelen klantvragen. Het onderzoek is in het bijgevoegde Onderzoeksplan 2022 verwoord. In 2022 ronden we ook het onderzoek Sturen op gemeenschappelijke regelingen af. De voortgang in het onderzoek Wij rapporteren in de paragraaf Bedrijfsvoering van de bestuursrapportages en de programmarekening over de voortgang en de uitkomsten van het onderzoek en het ontwikkelplan. Bijlage Het Onderzoeksplan 2022 treft u bijgaand aan. Met vriendelijke groet, Namens het college van Hillegom,

C.B. Baauw Secretaris

A. van Erk Burgemeester van Hillegom

Onderzoeksplan 2022 Onderzoeken doelmatig- en doeltreffendheid, Gemeentewet, artikel 213a

Definitief:

22 maart 2022

Opdrachtgevers:

Colleges Hillegom, Lisse en Teylingen

Opdrachtnemer:

Sandra de Lange, Concerncontroller

Inhoudsopgave 1.

INLEIDING....................................................................................................................................... 3

2.

VERORDENING .............................................................................................................................. 3

3.

DEFINITIES DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID ........................................................ 3

4.

ONDERZOEK 2022 ......................................................................................................................... 3

5.

OPZET ONDERZOEKSPLAN ........................................................................................................ 3

6.

RAPPORTAGE ............................................................................................................................... 4

7.

KOSTEN ONDERZOEKEN ............................................................................................................. 4

1.

Inleiding

Artikel 213a uit de Gemeentewet verplicht de gemeenten tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamercommissies gaat het hierbij om een zelfonderzoek waarin we de doelmatigheid onderzoeken en de doeltreffendheid toetsen. Hoewel een dergelijk onderzoek verplicht is, heeft het vooral de functie van ontwikkelinstrument.

2.

Verordening

De onderzoeksverordeningen 2019 zijn door de raden van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen op respectievelijk 20 juni 2019, 17 oktober 2019 en 11 juli 2019 vastgesteld.

3.

Definities doelmatigheid en doeltreffendheid

Onder doelmatigheid wordt verstaan: met zo min mogelijk middelen (geld, personeel, huisvesting, tractie etc) een maximaal resultaat halen. Onder doeltreffendheid verstaan we: meten of de prestaties en effecten werkelijk worden gehaald.

4.

Onderzoek 2022

We willen met de onderzoeken leren en verbeteren. Hiervoor is het belangrijk de teams en medewerkers te betrekken in de onderzoeken en in het opstellen van ontwikkelplannen. De werkdruk in de organisatie was fors in 2021 en de lopende onderzoeken 2020 en 2021 hebben vertraging opgelopen. Ook voor 2022 zien we dat vacatures, organisatieontwikkeling en corona van invloed zijn op de beschikbare capaciteit voor onderzoek in het team control maar ook in de organisatie. We stellen daarom een realistisch planning voor. We ronden de onderzoeken uit 2020 (Anterieure overeenkomsten) en 2021 (Sturen op Gemeenschappelijke regelingen) in 2022 af. Daarnaast wijzen we het onderzoek Afhandelen klantvragen uit 2021 aan voor een 213a onderzoek in 2022.

5.

Opzet onderzoeksplan

In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: a. heeft het onderzoek betrekking op de begroting, een paragraaf of een taak b. het object van onderzoek c. de reikwijdte van het onderzoek d. de onderzoeksmethode e. doorlooptijd van het onderzoek f. de wijze van uitvoering

3

Taakveld Bestuur Object van onderzoek Reikwijdte van het onderzoek

Afhandelen klantvragen Welke verbeteringen zijn mogelijk in het afhandelen van klantvragen. De klantvragen komen via verschillende kanalen, namelijk post, email, telefoon, balie, e-diensten en sociale media. Het onderzoek zal in ieder geval inzoomen op de post en email. Op basis van een bureauonderzoek en een verdiepingsonderzoek door middel van interviews zal de nadere analyse plaatsvinden. Bij voorkeur zetten we de methode van waarderend onderzoek in waarbij we inzoomen op succesfactoren. Het waarderend onderzoek vergroot de bereidheid tot leren en verbeteren en daarmee het effect van het onderzoek. Vervolgens stellen we een ontwikkelplan op. Het onderzoek vindt plaats in de 2e helft 2022. Het onderzoek wordt uitgevoerd door team Control aangevuld met medewerkers uit de organisatie.

Onderzoeksmethode

Doorlooptijd van het onderzoek Wijze van uitvoering

6.

Rapportage

Op basis van het onderzoeksrapport stelt desbetreffende domein/team een ontwikkelplan samen. Het onderzoeksrapport en het ontwikkelplan worden door het college vastgesteld. In de tussentijdse-, voortgangs- en bestuursrapportages (paragraaf Bedrijfsvoering) en de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de stand van zaken van de onderzoeken, de uitkomsten van de rapportages en de ontwikkelplannen.

7.

Kosten onderzoeken

Het onderzoek wordt uitgevoerd door de concerncontroller zo mogelijk aangevuld met een of meerdere medewerkers uit de organisatie. Voor het trainen van de onderzoekers wordt indien nodig gebruik gemaakt van het opleidingsbudget binnen HLTsamen.

4