D27 Bestuur HLTsamen, slotwijziging HLTsamen 2024.pdf

HLTsamen Postbus 32 2180 AA Hillegom T 14 02 52 info@hltsamen.nl

Verzenddatum

5 december 2024

Uw kenmerk Ons kenmerk Onderwerp

Z-24-406660 Aanbiedingsbrief Slotwijziging HLTsamen 2024

Behandeld door Telefoon

14 02 52

Bijlage(n)

Geachte gemeenteraad, Hierbij bieden wij u de Slotwijziging 2024 van HLTsamen ter kennisname aan. De Slotwijziging 2024 HLTsamen is onderdeel van de planning & control cyclus. Met ingang van 2024 informeert de directie het bestuur van HLTsamen één keer per jaar over de beleidsmatige en/of financiële afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde programmabegroting met de tussenrapportage. De slotwijziging geeft de laatste bekende financiële wijzigingen weer. Daarmee doorloopt HLTsamen hetzelfde planning en control proces als de gemeenten. In de jaarrekening wordt verantwoording gegeven over alle baten en lasten van HLTsamen en over de uitvoering van de voorgenomen beleidsmatige onderdelen. Mutatie slotwijziging en prognose resultaat Voor aanvang van de slotwijziging was het geprognotiseerd resultaat, zoals ook gepresenteerd in de tussenrapportage HLTsamen 2024, 0,8 miljoen negatief. De directie heeft aan het bestuur van HLTsamen toegezegd om de komende periode kritisch te blijven op de besteding van de budgetten. Met deze slotwijziging geven we een actualisatie van het laatste financiële beeld. In deze slotwijziging wordt de begroting met 0,5 miljoen positief bijgesteld. In hoofdstuk 2 van de slotwijziging, worden deze bijstellingen nader toegelicht.

Door de positieve bijstellingen in de slotwijziging is het geprognosticeerd negatief resultaat verlaagd van 0,8 miljoen naar 0,3 miljoen negatief. Bij de jaarrekening wordt het resultaat afgerekend met de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen. Verloopstaat Resultaat 2024 Prognose resultaat na bijstelling turap 2024 Mutaties slotwijziging Prognose resultaat na bijstelling slotwijziging 2024

Totaal 838.356 N -555.474 V 282.882 N

Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van HLTsamen,

De voorzitter, L. Spruit

De secretaris, J.F.A. Tomassen

Gemeenschappelijke Regeling

Slotwijziging HLTsamen 2024

Versie: november 2024

Slotwijziging 2024 van HLTsamen Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Toelichting mutaties voor de tussenrapportage 2024

4

3.

Rubriek A. Personeelskosten

4

Rubriek B. Personeelsgerelateerde kosten

4

Rubriek C. Informatisering en automatisering

5

Rubriek D. Huisvesting en facilitaire kosten

5

Rubriek E. Overige bedrijfsvoeringskosten

6

Rubriek F. Reserve mutaties

6

Rubriek G. Bijdrage dienstverlening ISD

6

Rubriek H. Bijdrage derden overig

6

Rubriek I. Verhaalbare kosten gemeenten

6

Rubriek J. Verhaalbare kosten crisisorganisatie

6

Rubriek K, L en M. Bijdrage dienstverlening taken

7

Rubriek N. Reserve mutaties

7

Investeringen

7

1. Inleiding De directie biedt het bestuur van HLTsamen een slotwijziging aan met de laatste financiële bijstellingen op de begroting van het lopende jaar. In deze slotwijziging wordt het financiële beeld, zoals gepresenteerd in de tussenrapportage 2024 van HLTsamen, geactualiseerd. De financiële bijstellingen worden gepresenteerd aan de hand van de verschillende rubrieken, zoals de baten en lasten zijn opgenomen in de begroting. In onderstaand overzicht is een financieel beeld gepresenteerd van de financiële bijstellingen in 2024. De mutaties worden in hoofdstuk 2 verder toegelicht.

Staat van baten en lasten

LASTEN Personeelskosten Personeelsgerelateerde budgetten ICT-budgetten Facilitaire budgetten Overige bedrijfsvoeringsbudgetten Reserve mutatie TOTAAL LASTEN BATEN Bijdrage dienstverlening ISD Bijdragen derden overig Verhaalbare kosten gemeenten Bijdrage dienstverlening Hillegom Bijdrage dienstverlening Lisse Bijdrage dienstverlening Teylingen Reserve mutatie TOTAAL BATEN SALDO VAN BATEN EN LASTEN

Bijstellingen slotwijziging 2024 362 -204 -120 -35 -11 0 -8 -44 -141 -362 0 0 0 0 -547 -555

Prognose resultaat In de tussenrapportage is een geprognosticeerd negatief resultaat gepresenteerd van 0,8 miljoen. De directie heeft aan het bestuur van HLTsamen toegezegd om de komende periode kritisch te blijven op de besteding van de budgetten. Met deze slotwijziging geven we een actualisatie van het laatste financiële beeld. In deze slotwijziging wordt de begroting met 0,5 miljoen positief bijgesteld. Hierdoor is het geprognosticeerd negatief resultaat verlaagd naar 0,3 miljoen negatief. Bij de jaarrekening wordt het resultaat afgerekend met de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen. Verloopstaat Resultaat 2024 Prognose resultaat na bijstelling turap 2024 Mutaties slotwijziging Prognose resultaat na bijstelling slotwijziging 2024

Totaal 838.356 N -555.474 V 282.882 N

2. Toelichting mutaties voor de tussenrapportage 2024 In deze paragraaf worden voor de lasten en de baten per rubriek de belangrijkste afwijkingen van de realisatie op basis van de financiële- en salarisadministratie ten opzichte van de begroting toegelicht. Rubriek A. Personeelskosten In onderstaande tabel worden de afwijkingen op de begrote personeelskosten gespecificeerd en vervolgens toegelicht. In totaal worden de personeelskosten met bijna € 362.000 bijgesteld.

Personeelskosten Verhaalbare personeelskosten Totaal verschillen personeelskosten

Bedrag 362 362

Voor- of nadeel N N

Verhaalbare kosten Bepaalde personeelskosten worden gedekt uit projectbudgetten of werkbudgetten van de gemeenten. Deze personeelskosten zijn nog niet structureel begroot in de begroting van HLTsamen. In de slotwijziging worden zowel de lasten als baten met € 362.000 bijgesteld. Rubriek B. Personeelsgerelateerde kosten

Personeelsgerelateerde kosten Wet Banenafspraak Opleidingskosten (centraal budget) Kosten voormalig personeel Werving en selectie Overige verschillen Totaal verschillen personeelgerelateerde kosten

Bedrag -20 -40 -20 -100 -24 -204

Voor- of nadeel V V V V V V

Wet Banenafspraak De wet Banenafspraak en Quotum arbeidsbeperkten houdt in dat werkgevers een bepaald percentage banen moeten creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. In 2024 hebben we net als voorgaande jaren een groei doorgemaakt. De besteding van het budget in 2024 is niet volledig geweest. Dit komt onder andere door tussentijdse in- of uitstroom, of doordat iemand uit de doelgroep aangenomen is op een reguliere vacature. Opleidingskosten Het centrale opleidingsbudget wordt naar verwachting in 2024 niet volledig besteed. Het budget kan voor 2024 naar beneden worden bijgesteld. Kosten voormalig personeel We hebben minder kosten van voormalig personeel dan voorgaande jaren. Vandaar dat wij het budget kunnen verlagen met € 20.000,-. Werving en selectie Er zijn meer vacatures die lastiger in te vullen zijn. De arbeidsmarkt is krap dus was de verwachting dat in 2024 hogere uitgaven noodzakelijk waren om nieuwe collega's te bereiken. Daarnaast is er een veroudering van het personeel, waardoor er steeds meer functies opnieuw ingevuld moeten worden omdat collega's met welverdiend pensioen gaan. De begroting 2024 voor werving en selectie, was mede op basis van de uitgaven in 2023, incidenteel aangepast. Echter door de inzet van een recruiter zijn minder wervingscampagnes noodzakelijk.

Daarnaast is er ingezet op andere kanalen (jobslots via LinkedIn) voor een succesvolle vervulling van vacatures. Dit zorgt ervoor dat het budget neerwaarts bijgesteld kan worden. Overige verschillen Er zijn ook enkele overige personeelgerelateerde kosten. Per saldo wordt de begroting met €24.000 voordelig bijgesteld.

Rubriek C. Informatisering en automatisering De budgetten voor informatisering beleid en automatisering hebben voornamelijk betrekking op de lasten m.b.t. hardware, software, gegevensmanagement en de inkoop van diensten door derden. Het betreffen reguliere ‘going concern-werkzaamheden’ als ook werkzaamheden die in projectvorm worden uitgevoerd. De verschillende onderliggende budgetten zijn beoordeeld. In onderstaande tabel worden de verwachte onder- en overschrijdingen op de begroting weergegeven en vervolgens toegelicht. Per saldo vindt er een bijstelling plaats van € 120.000 voordelig.

Informatisering en automatisering Ondersteuning BGT Advieskosten Projectbudget Overige verschillen Totaal informatisering en automatisering

Bedrag -20 -10 -80 -10 -120

Voor- of nadeel V V V V V

Data – ondersteuning BGT Naar verwachting is in 2024 minder budget noodzakelijk voor de inzet van advies derden. Het budget kan met € 20.000 worden verlaagd. Advieskosten Naar verwachting is in 2024 minder budget noodzakelijk voor de inzet van advies. Het budget kan met € 10.000 worden verlaagd. Projectbudget Jaarlijks worden binnen Informatisering en Automatisering (I&A) verschillende projecten opgepakt. Een aantal projecten lopen achter, waardoor de projectbudgetten niet volledig besteed worden. Het gaat om een voordeel van € 80.000. De aanbesteding en implementatie schuiven daarom door naar 2025. Overige verschillen Er zijn ook enkele overige verschillen. Per saldo wordt de begroting met €10.000 voordelig bijgesteld. Rubriek D. Huisvesting en facilitaire kosten De rubriek huisvesting en facilitaire zaken bevat alle lasten die samenhangen met de inrichting, het beheer en onderhoud van gebouwen en de interne facilitaire dienstverlening, zoals de documentaire informatievoorziening, catering voor bijeenkomsten en alle maatregelen m.b.t. schoonmaak en hygiëne. Hierbij zijn inbegrepen de lasten m.b.t. brandstof, verzekeringen, beheer en onderhoud van vervoermiddelen en de afschrijvingslasten. In onderstaande tabel worden de verschillende onder- en overschrijdingen op de begroting gespecificeerd en vervolgens toegelicht.

In totaal gaat het om een bijstelling van per saldo € 35.000 voordelig.

Huisvesting en facilitaire zaken Interne veiligheid Schoonmaakkosten Overige verschillen Totaal verschillen Facilitaire zaken

Bedrag 10 -40 -5 -35

Voor- of nadeel N V V V

Interne veiligheid De onderhoudskosten voor de beveiliging van de gebouwen vallen in 2024 € 10.000 hoger uit dan begroot.

Schoonmaakkosten Jaarlijks worden er naast de standaard schoonmaakwerkzaamheden door de organisatie Provalu ook specialistische schoonmaakkosten gemaakt. De kosten voor specialistische schoonmaak zijn voor 2024 te hoog ingeschat, vandaar dat een incidentele verlaging in het budget kan worden gerealiseerd. Overige verschillen Er zijn ook enkele overige verschillen. Per saldo wordt de begroting met €5.000 voordelig bijgesteld. Rubriek E. Overige bedrijfsvoeringskosten Binnen deze rubriek vindt een kleine bijstelling van de begroting plaats. De begroting wordt met € 11.000 neerwaarts bijgesteld met name doordat de bankkosten lager uitvallen. Rubriek F. Reserve mutaties Binnen deze rubriek zijn geen nieuwe ontwikkelingen. Rubriek G. Bijdrage dienstverlening ISD Binnen deze rubriek zijn de door te belasten kosten voor automatisering aan de ISD € 44.000 hoger dan begroot. Rubriek H. Bijdrage derden overig Naast de bijdragen van de gemeenten ontvangt HLTsamen ook bijdragen van derden. Bijstellingen ten opzichte van de begroting 2024 worden hieronder weergeven.

Bijdrage derden

Bedrag

Schatkistbankieren Piketvergoedingen medewerkers HLTsamen Totale bijstelling bijdrage derden

-130 -11 -141

Voor- of nadeel V V V

Schatkistbankieren Overheden zijn verplicht om overtollige liquide middelen dagelijks aan te houden in de schatkist bij het ministerie van Financiën. Hiervoor ontvang HLTsamen een rentevergoeding. De begroting wordt in 2024 met € 130.000 voordelig bijgesteld. Piketvergoeding medewerkers HLTsamen HLTsamen heeft enkele piketvergoedingen ontvangen. De begroting wordt hierop bijgesteld. Rubriek I. Verhaalbare kosten gemeenten Als HLTsamen maken we verschillende personele kosten die worden gedekt vanuit projectbudgetten, adviesbudgetten of het betreft inhuur. Deze kosten verlopen via HLTsamen, maar hebben betrekking op de gemeentebegroting. De verhaalbare kosten zoals deze nu bekend zijn, zijn in beeld gebracht en begroot. Dit bekent zowel een bijstelling van de lasten als de baten. Per saldo is het een neutrale wijziging. De lasten en baten worden beide met € 362.000 bijgesteld (dit zijn personele kosten zonder overhead). In onderstaand overzicht is weergegeven waarvoor kosten zijn verhaald.

Verhaalbare kosten gemeenten Doorbelasting uren naar fysieke projecten Doorbelasting inhuurkosten Totaal verhaalbare kosten

Bedrag -168 529 362

Rubriek J. Verhaalbare kosten crisisorganisatie Binnen deze rubriek zijn geen nieuwe ontwikkelingen.

Rubriek K, L en M. Bijdrage dienstverlening taken Binnen deze rubriek zijn geen nieuwe ontwikkelingen. Rubriek N. Reserve mutaties Binnen deze rubriek zijn geen nieuwe ontwikkelingen. 3. Investeringen Op dit moment blijven alle investeringsuitgaven binnen de beschikbaar gestelde investeringskredieten. In het proces van de jaarrekening wordt aangegeven of de investeringskredieten kunnen worden afgesloten of dat overheveling noodzakelijk is. In de slotwijziging is één nieuw investeringsvoorstel opgenomen van € 24.000 ter vervanging van meerdere vaatwassers. Onlangs zijn op verschillende locaties meerdere vaatwassers plotseling kapotgegaan en deze moeten worden vervangen.