D26 Rekenkamer Hillegom-Lisse, jaarverslag 2023 en jaarplan 2024.pdf

Gemeenteraad Hillegom Postbus 32 2180 AA Hillegom

Datum:

21 mei 2024

Onderwerp: Jaarverslag 2023 en jaarplan 2024 van de Rekenkamer Hillegom en Lisse

Geachte raad, Hierbij bied ik u - ter kennisname - het jaarverslag 2023 en het jaarplan 2024 van de Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse aan.

Met vriendelijke groet,

Mevrouw Roos Meilink Voorzitter Rekenkamer

bijlagen:

Jaarverslag 2023 Rekenkamer Hillegom en Lisse Jaarplan 2024 Rekenkamer Hillegom en Lisse

Rekenkamer Hillegom en Lisse - Postbus 200 – 2160 AE Lisse

Jaarverslag 2023 van de Rekenkamer(commissie) Hillegom Lisse

Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................................................... 3 1.

Rekenkameronderzoeken 2023 .......................................................................................... 4 1.1

Afgerond in 2023 ......................................................................................................... 4

1.2

In uitvoering in 2023 .................................................................................................... 4

2.

Van rekenkamercommissie naar rekenkamer ..................................................................... 5

3.

Overige activiteiten ............................................................................................................. 6

4.

Financieel overzicht ............................................................................................................. 7

Colofon ....................................................................................................................................... 8

2

Inleiding In dit jaarverslag wordt verslag gedaan van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie (tot 1 oktober) en de rekenkamer (na 1 oktober). De rekenkamer heeft in 2023 aan drie onderzoeken gewerkt. Het onderzoek naar vindbaarheid is in 2023 afgerond. De onderzoeken Meldingen openbare ruimte en Verkeersveiligheid lopen door in 2024. Verder stond het jaar 2023 in het teken van de overgang van rekenkamercommissie naar gemeentelijke rekenkamer. Dit in het kader van de wet ´versterking decentrale rekenkamers´.

3

1.

Rekenkameronderzoeken 2023

1.1 Afgerond in 2023 Vindbaarheid, Lisse Betrouwbare en vindbare informatievoorziening voor de burger en ook voor de politiek is een belangrijke voorwaarde voor goed bestuur. Ook is transparantie richting inwoners van Lisse van belang. Zij moeten goed, juist en volledig geïnformeerd worden over wat er gebeurt in de politiek van Lisse en inzicht kunnen krijgen in hoe besluiten tot stand komen. Daarom heeft de RKC HL onderzocht of de raad, de ambtenaren en de burgers van Lisse relevante besluiten en overige beleidsinformatie snel kunnen terugvinden. Het onderzoek werd - onder verantwoordelijkheid van de RKC HL -uitgevoerd door het onderzoeksbureau &vanderLaar.

De rekenkamercommissie Hillegom en Lisse heeft de gemeenteraad met een rekenkamerbrief geïnformeerd over de uitkomsten van het Vindbaarheidsonderzoek. Het complete onderzoek staat op de website van de rekenkamer.

1.2 In uitvoering in 2023 De rekenkamer die op 1 oktober 2023 is benoemd heeft twee lopende onderzoeken overgenomen van de rekenkamercommissie Hillegom Lisse. Verkeersveiligheid De rekenkamercommissie Hillegom Lisse en de rekenkamercommissie Teylingen zijn gezamenlijk een onderzoek gestart naar Verkeersveiligheid. Ze bekijken op welke manier de drie gemeenten verkeersveiligheid aanpakken, hoe burgers kijken naar verkeersveiligheid en of dat wordt gestaafd met cijfers. Onderzocht wordt ook of de aanpak van de drie gemeenten leidt tot verschillende resultaten. Onderzoeksbureau KoxDeVoogd voerde het onderzoek uit. Het onderzoek is in het najaar van 2023 door de Rekenkamer afgerond. Het onderzoekrapport wordt in 2024 besproken in de Raad van Hillegom en van Lisse. Meldingen Openbare Ruimte In januari 2023 is onder verantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie Hillegom en Lisse gestart met een onderzoek naar de afhandeling van meldingen over de openbare ruimte in Hillegom en Lisse. De fractievoorzitters van Hillegom en Lisse hebben het onderwerp ‘openbare ruimte’ aangedragen tijdens het jaarlijkse overleg met de rekenkamercommissie. De Rekenkamercommissie heeft het onderzoeksbureau PBLQ de opdracht gegeven het onderzoek uit te voeren. Het onderzoek is in het najaar van 2023 door de Rekenkamer afgerond.

Het onderzoekrapport wordt in 2024 besproken in de Raad van Hillegom en van Lisse.

4

2.

Van rekenkamercommissie naar rekenkamer

Wet versterking decentrale rekenkamers Ook stond 2023 in het teken van de overgang van rekenkamercommissie naar gemeentelijke rekenkamer. In verband met de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers hebben gemeenten de verplichting gekregen een rekenkamer in te stellen. Een belangrijk onderdeel van de wet is dat de mogelijkheid om raadsleden te benoemen in een rekenkamer, is te komen vervallen. Verder beoogt de wetswijziging onder andere de kwaliteit van rekenkameronderzoek te vergroten. Onderdeel hiervan is een uitbreiding van de onderzoeksbevoegdheden van gemeentelijke rekenkamers. Gemeentelijke rekenkamers hadden voor de wetswijziging nog geen publiekrechtelijke bevoegdheden om onderzoek te doen naar de inkoop- en contractrelaties. Met de invoering van de wet zijn deze bevoegdheden er dus gekomen. Door de decentralisaties in het sociaal domein, gaan gemeenten veel vaker dan voorheen overeenkomsten aan met privaatrechtelijke rechtspersonen. Een nieuwe verordening In juni 2023 hebben beide gemeenteraden de nieuwe verordening voor de gemeentelijke rekenkamer vastgesteld. Op 1 oktober 2023 is de verordening in werking getreden en per die datum was de gemeentelijke rekenkamer voor Hillegom en Lisse een feit. Werving van nieuwe voorzitter en leden Annemiek van Outvorst was extern lid van de rekenkamercommissie en heeft besloten ook zitting te nemen in de rekenkamer.

Hiermee is continuïteit bij de overgang van rekenkamercommissie naar de rekenkamer geborgd. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie bijgedragen aan de werving van een nieuwe voorzitter en een nieuw lid. Dit heeft geleid tot de volgende gemeentelijke rekenkamer die per 1 oktober is benoemd: Mevrouw R. Meilink (voorzitter), Mevrouw I. de Haan (lid), Mevrouw A. van Outvorst (lid).

De rekenkamercommissie bestond tot 1 oktober 2023 uit: Mevrouw Van Outvorst (extern voorzitter a.i.), De heer Zwaan (raadslid Hillegom), De heer Nederpelt (raadslid Hillegom), De heer De Bruin (raadslid Lisse), Mevrouw Dockheer (raadslid Lisse), Mevrouw Eekhout-Saiu (raadslid Lisse, plaatsvervangend lid). Werving van een nieuwe secretaris Daarnaast is een nieuwe secretaris in dienst getreden van de rekenkamer. Mevrouw E. Loozen was tot 31 juli de ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie. Met ingang van 1 september 2023 is de nieuwe ambtelijke secretaris mevrouw F. Rosing benoemd. Instellen van een klankbordgroep Ook is in overeenstemming met de verordening een klankbordgroep benoemd met raadsleden uit Hillegom en Lisse. Vanuit de raad van Hillegom gaat het om de heer J. Zwaan en de heer J. Nederpelt. Vanuit Lisse zijn mevrouw L. Dockheer, mevrouw G. Eekhout-Saiu en de heer J. De Bruin aangewezen. De rekenkamer overlegt minimaal twee keer per jaar met de klankbordgroep. Tijdens het overleg worden de onderzoeksactiviteiten besproken evenals mogelijke onderzoeksonderwerpen voor de rekenkamer.

Voor de nieuwe rekenkamer is 2023 een periode geweest van kennismaken met de gemeenteraden en ambtelijke medewerkers, het bouwen aan de nieuwe samenwerking en het werken aan een aantal lopende onderzoeken, te weten Verkeersveiligheid en Meldingen Openbare Ruimten.

5

3.

Overige activiteiten

De rekenkamercommissie kwam in 2023 negen keer bij elkaar voor de reguliere vergaderingen. De fysieke vergaderingen vonden beurtelings plaats in de gemeentehuizen van Hillegom en Lisse. Hieronder volgt een beknopt overzicht van activiteiten die plaatsvonden naast de reguliere vergaderingen en besprekingen in het kader van onderzoeken:         

De verordening is besproken in de raden van Lisse en Hillegom. Er zijn sollicitatiegesprekken gevoerd voor nieuwe rekenkamerleden waaronder een voorzitter. Er zijn sollicitatiegesprekken gevoerd voor een nieuwe secretaris RK(C). De scheidende leden van de rekenkamercommissie en de scheidende secretaris hebben afscheid genomen met een etentje. De nieuwe leden van de rekenkamer hebben kennismakingsgesprekken gevoerd met de driehoek van Lisse en Hillegom. De secretaris overlegt maandelijks met de secretaris van de rekenkamer Teylingen. De secretaris neemt drie tot vier keer per jaar deel aan intervisiebijeenkomsten voor secretarissen/onderzoekers in de regio Holland Rijnland. De rekenkamer nam deel aan een regionale bijeenkomst voor rekenkamers in de regio Holland Rijnland. De voorzitter nam deel aan congres van de NVRR.

6

4.

Financieel overzicht

De RKC ontving in 2023 van de gemeente Hillegom een bedrag van € 0,95 en van de gemeente Lisse € 1,35 per inwoner. Bijdrage gemeenten 2023 Vergoeding externe leden Onkosten/representatie Externe oriëntatie Hosting website RKC/aanpassing logo/website Onderzoeken Werving Totaal

Begroting Werkelijke uitgaven € 16.000 € 11.500 € 1.000 € 540 € 750 € 400 € 200 € 225 € 33.022 € 24.000 € 5.700 € 50.972 € 42.365

De kosten voor ambtelijke ondersteuning van 14 uur per week vallen buiten het budget van de rekenkamercommissie. De gemeente Hillegom droeg in 2023 € 8.415 bij aan de ambtelijke ondersteuning en overhead en de gemeente Lisse € 15.832. De rekenkamer(commissie) heeft in 2023 ongeveer € 8.600 minder uitgegeven dan begroot. Bij de volgende posten valt op dat de uitgaven duidelijk hoger of lager waren dan begroot.  De uitgaven aan vergoedingen van externe leden was € 4.500 lager dan begroot. Dit komt doordat de rekenkamercommissie in 2023 geen volledige bezetting kende.  Aan onderzoeken is ongeveer € 9.000 euro minder uitgegeven dan begroot. Dit komt omdat een onderzoek naar het onderwerp groen niet in 2023 is gestart.  Aan werving is € 5.700 meer uitgegeven dan begroot. Dit heeft te maken met de werving van de nieuwe voorzitter en het nieuwe lid voor de rekenkamer en de werving van de nieuwe secretaris.

Vastgesteld in de vergadering van de rekenkamer HL d.d. 22 april 2024 Mevrouw Meilink Voorzitter rekenkamer

7

Colofon Rekenkamer Hillegom Lisse Leden Roos Meilink, voorzitter Annemiek van Outvorst, lid Ingrid de Haan, lid Secretaris Francien Rosing Contactgegevens Postbus 200 2160 AE Lisse T: 0252-75 55 69 E: rekenkamercommissieHLN@Lisse.nl W: www.rekenkamercommissie-hl.nl

8

Jaarplan 2024 Van de rekenkamer Hillegom Lisse

Inhoudsopgave Inleiding ..........................................................................................................................................................3 1.

Wat willen we bereiken? ........................................................................................................................4

2.

Wat gaan we daarvoor doen? ................................................................................................................5

3.

2.1

Meerjarenonderzoeksagenda 2024-2026 ......................................................................................5

2.2

Onderwerpen 2024 ........................................................................................................................6

2.3

Afronding onderzoeken 2023 ........................................................................................................7

2.4

Governance structuur ....................................................................................................................7

Wat gaat dat kosten? .............................................................................................................................8

Colofon............................................................................................................................................................9

2

Inleiding De Rekenkamer Hillegom Lisse is een in de gemeentewet vastgelegd bestuursorgaan. De rekenkamer functioneert onafhankelijk en onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van de door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Daarnaast dienen de producten van de rekenkamer als aanknopingspunt voor het gemeentebestuur om rekenschap af te leggen aan de burgers. De rekenkamer bestaat uit twee onafhankelijke leden, een onafhankelijke voorzitter en een secretaris. In dit jaarplan zijn de geplande activiteiten voor 2024 uitgewerkt. We beschrijven in dit plan eerst onze ambities en daarna volgt de praktische uitwerking daarvan en de kosten die hiermee gemoeid zijn: 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat gaat dat kosten?

3

1. Wat willen we bereiken? We hebben in onze missie vastgelegd wat wij als rekenkamer willen bereiken. Onze missie is: De Rekenkamer Hillegom Lisse wil met haar onderzoeken een constructieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeenten Hillegom en Lisse. In het bijzonder doordat rekenkameronderzoek de controlerende en kaderstellende rol van de gemeenteraden versterkt. Daarnaast wil de Rekenkamer Hillegom Lisse aan de burgers van Hillegom en Lisse zichtbaar maken op welke manier de doelstellingen van beide gemeenten daadwerkelijk worden bereikt. In het volgende hoofdstuk beschrijven wij hoe wij invulling geven aan deze missie.

4

2. Wat gaan we daarvoor doen? Voor het opstellen van het onderzoeksprogramma volgt de rekenkamer de politieke agenda en onderhoudt zij contacten met onder andere de fractievoorzitters, de driehoek en de klankbordgroep. Aan de hand van: • de onderwerpen die wij begin 2024 bij de fractieleden ophaalden; • de onderwerpen die bij omliggende gemeenten op de groslijst van de rekenkamer staan en; • de onderwerpen die vanuit het verleden al op de groslijst stonden, hebben wij de groslijst herzien. Vervolgens hebben wij de onderwerpen op de groslijst geprioriteerd aan de hand van ons wegingskader. Dit heeft geleid tot de meerjarenprogrammering 2024-2026 waaruit wij, op basis van ons waarderingskader, twee onderwerpen hebben geselecteerd waarover wij in 2024 starten met het vooronderzoek. In dit proces hebben wij ook onze klankbordgroep geraadpleegd en hen gevraagd een top 5 van onderwerpen samen te stellen. Deze input hebben wij meegenomen in onze bepaling van de onderwerpen waarnaar in 2024 onderzoek plaatsvindt. De klankbordgroep is een onderdeel van onze governance structuur. Deze structuur beschrijven wij in hoofdstuk 2.3. Wegingskader Aan de hand van de volgende criteria zijn wij tot een prioritering van onderwerpen gekomen: 1.

Risico: Hierbij wordt gekeken naar de potentiële risico's die verbonden zijn aan het onderwerp, zoals juridische risico's, reputatierisico's of risico's op het gebied van veiligheid. 2. Twijfel over het feitelijk functioneren: Deze indicator richt zich op onderwerpen waarbij er twijfel bestaat over het feitelijk functioneren van bepaalde processen, diensten of beleidsmaatregelen binnen de gemeente. 3. Burgerrelevantie: Dit omvat de mate waarin het onderwerp relevant is voor de burgers en de impact ervan op de maatschappij als geheel. 4. Financieel belang: Dit omvat de financiële impact van het onderzoeksonderwerp. Hierbij wordt gekeken naar de mate waarin het onderwerp van invloed is op de gemeentelijke financiën en op de bredere samenleving.

2.1 Meerjarenonderzoeksagenda 2024-2026 Onderstaand beschrijven wij welke onderwerpen er zijn opgenomen in de meerjarenonderzoeksagenda 2024-2026. Deze agenda heeft de rekenkamer opgesteld om meer inzicht te geven in onderzoeksonderwerpen voor de komende jaren. De agenda wordt jaarlijks geactualiseerd en aangevuld. Onderstaande onderwerpen zijn in een willekeurige volgorde opgenomen. Subsidiebeleid Gemeenten maken afspraken met ondernemingen en maatschappelijke instellingen over opgaven en taken en verlenen daarvoor subsidie aan die instellingen. Wat houdt het subsidiebeleid in en hoe ziet de uitvoering in de praktijk eruit? De rekenkamer kan in kaart brengen aan wat voor organisaties subsidie wordt verleend, hoe de afspraken tot stand komen en wat er in de praktijk terecht komt van de monitoring en opvolging van de afspraken. Onderzoek door de rekenkamer kan een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van het subsidiebeleid.

5

Preventief Jeugdbeleid Gemeenten zijn sinds 1 januari 2015 verantwoordelijkheid voor de jeugdzorg en hebben de plicht om ondersteuning en begeleiding te bieden. De preventieve jeugdzorg wordt gezien als een belangrijke voorziening die zorgt dat het beroep op intensievere jeugdzorg niet of minder nodig is. Voor gemeenten kan het lastig zijn dit voldoende en goed in gang te zetten. De rekenkamer kan onderzoeken hoe het preventief jeugdbeleid is vormgegeven, het gebruik en de werkende elementen, knelpunten en risico’s in kaart brengen. Onderzoek door de rekenkamer kan een bijdrage leveren aan een goed werkend preventief jeugdbeleid. Strategisch Personeelsbeleid/externe inhuur en krapte op de arbeidsmarkt Uit de gesprekken die de rekenkamer voert met raadsleden, de griffie, het bestuur en de ambtenaren blijkt dat de werk druk bij de ambtelijke organisatie hoog is. Meerdere oorzaken zijn aanwijsbaar zoals de krapte op de arbeidsmarkt en de concurrentie om medewerkers met grotere gemeenten. Bij dit onderwerp kan ook de omvang van externe inhuur worden betrokken. Dit onderwerp wordt door fractievoorzitters uit de raad vaak aangedragen als mogelijk onderzoeksonderwerp. De problematiek moet eerst beter in kaart gebracht worden in bespreking met de ambtelijke leiding en bestuur.

Daarna zou dan het besluit kunnen worden genomen om dit onderwerp te onderzoeken en de juiste onderzoeksvragen te formuleren. Beleid leerlingenvervoer De suggestie om onderzoek te doen naar het beleid op het gebied van leerlingenvervoer is door fractievoorzitters in de raad meermalen naar voren gebracht. Vaak kwetsbare leerlingen maken gebruik van deze mogelijkheid omdat zij niet in staat zijn zelfstandig naar school te gaan. Door onderzoek kan de rekenkamer in beeld brengen hoe het beleid en verordening leerlingenvervoer worden uitgevoerd, hoe de kwaliteit van het vervoer is en de kosten zich ontwikkelen. Onderzoek kan ook inzicht geven in de grootte van de groep en het bereik als ook de klanttevredenheid van de ouders. Ondermijning In de gesprekken die wij met de fractievoorzitters hebben gehouden is ondermijning meermaals benoemd als onderwerp. Ook in het verleden is dit onderwerp vaker aangedragen geweest. Ondermijning kan van invloed zijn op het vertrouwen van de burgers in de overheid en kan daarnaast sociale en economische gevolgen hebben. Dit onderzoek kan inzicht geven in de effectiviteit van de gemeentelijke aanpak van ondermijnende criminaliteit en in de rol van de raad.

2.2 Onderwerpen 2024 De rekenkamer heeft, op basis van het bovenstaande wegingskader, besloten in 2024 te starten met het vooronderzoek naar de volgende twee onderwerpen: • Subsidiebeleid; • preventief jeugdbeleid. Wanneer het vooronderzoek voldoende aanknopingspunten geeft voor nader onderzoek, dan wordt dit onderwerp nader uitgewerkt in een onderzoeksvoorstel en wordt dit onderzoek uitbesteed aan een extern onderzoeksbureau.

6

2.3 Afronding onderzoeken 2023 De rekenkameronderzoeken voor meldingen openbare ruimte en verkeersveiligheid zijn afgerond en in het voorjaar van 2024 besproken in de raden van Hillegom en Lisse.

2.4 Governance structuur De rekenkamer heeft periodiek contact met verschillende organen om op de hoogte te zijn wat er speelt binnen de gemeenten Hillegom en Lisse en om afstemming te zoeken over de onderwerpen waar wij onderzoek uitvoeren. Onderstaand beschrijven wij met welke organen wij periodiek contact hebben: Klankbordgroep De rekenkamer heeft een klankbordgroep samengesteld, bestaande uit vertegenwoordigers uit beide gemeenteraden. Deze klankbordgroep fungeert als een adviserend orgaan en biedt waardevolle input en feedback bij verschillende fasen van het onderzoeksproces. College van B en W en Ambtelijke Organisatie Gedurende het onderzoeksvoorstel, de onderzoeksfase en de afronding van het onderzoek, onderhoudt de rekenkamer nauw contact met het College van Burgemeester en Wethouders en de ambtelijke organisatie. Dit contact is essentieel om de benodigde informatie te verkrijgen, een diepgaand begrip te krijgen van de onderliggende processen en uitdagingen, en om ambtelijke en bestuurlijke reacties te verkrijgen voordat de onderzoeksresultaten naar de gemeenteraad worden gestuurd. Driehoeksoverleg Jaarlijks neemt de rekenkamer deel aan een driehoeksoverleg met de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier. Dit overleg biedt een platform om op de hoogte te blijven van actuele ontwikkelingen binnen de gemeenten.

Daarnaast wordt tijdens dit overleg de mogelijkheid besproken om lopende onderzoeken te agenderen in de gemeenteraad en ervoor te zorgen dat de resultaten van onderzoeken zo goed mogelijk aansluiten bij voorgenomen beleidsstukken.

7

3. Wat gaat dat kosten? Budget Het budget van de rekenkamer Hillegom en Lisse voor 2024 bedraagt € 64.959,53. Dit is opgebouwd uit een bijdrage van € 1,42 per inwoner door de raden van Hillegom en Lisse. Begroting 2024 Budget € 64.960 Vergoeding externe leden Uitvoering onderzoek Contributies en lidmaatschappen Overige goederen en diensten € 64.960

Begroting € 20.000 € 42.460 € 1.000 € 1.500 € 64.960

De kosten voor de ambtelijke ondersteuning en de overhead vallen buiten dit budget.

8

Colofon Leden Roos Meilink, voorzitter Annemiek van Outvorst, lid Ingrid de Haan, lid Secretaris Francien Rosing Contactgegevens Rekenkamer Hillegom Lisse Postbus 200 2160 AE Lisse T: 0252-75 55 69 E: rekenkamercommissieHLN@Lisse.nl W: www.rekenkamercommissie-hl.nl

9