D16.3 Bijlage raadsbrief Werkproces zorg en veiligheidstafel Jeugd HLT.pdf

Werkproces Zorg- en Veiligheidstafel Jeugd HLT behorende bij convenant Zorg- en Veiligheidstafel Jeugd HLT, dat ingaat op 1 maart 2022 Fase 1 Aanmeldfase Doel: bepalen of een casus op de Zorg- en Veiligheidstafel behandeld moet worden. 1. Een ketenpartner meldt de casus aan bij de ketenregisseur van de ambtelijke organisatie HLTSamen.1 2. De aanmeldende ketenpartner maakt zelf de afweging welke gegevens noodzakelijk zijn om voor deze fase te verstrekken aan de ketenregisseur. De gegevens die in deze fase verstrekt worden zijn uitsluitend de zogeheten DAT-gegevens (niet-inhoudelijke gegevens) en betreft alleen die DAT-gegevens die nodig zijn om de casus aan de toelatingscriteria te toetsen; 3. De ketenregisseur handelt namens de aanmeldende ketenpartner en toetst uitsluitend op basis van de gegevens van de aanmeldende ketenpartner of de casus voldoet aan de volgende criteria: 

betreft het een jeugdige in de zin van artikel 1:1 van de Jeugdwet 2015. Dus: een persoon die: o 1°. nog geen 18 jaar is, o 2°. de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt maar op wie het adolescentenstrafrecht van toepassing is, of; o 3°. 18 jaar is, maar nog geen 23 jaar en voor wie (o.b.v. de Jeugdwet) en:  is bepaald dat de voortzetting van jeugdhulp noodzakelijk is nadat de jeugdige de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt en die hulp al werd verleend vóór het bereiken van die leeftijd; of,  vóór het bereiken van de leeftijd van achttien jaar is bepaald dat jeugdhulp noodzakelijk is, of;  is bepaald dat na beëindiging van jeugdhulp die was aangevangen vóór het bereiken van de leeftijd van achttien jaar, binnen een termijn van een half jaar hervatting van de jeugdhulp noodzakelijk is;  onderdeel van een crimineel of overlastgevend jeugdnetwerk is;  er sprake is van (ernstige) lokale of gebiedsgebonden veiligheidsproblematiek waarbij sprake van overlastgevend gedrag in de openbare ruimte/plaatsen door jeugdige (al dan niet in groepsverband);  samenwerking tussen zorg- en veiligheidsketen noodzakelijk is om de problematiek op te lossen;  behoeft de casus een plan van aanpak dat niet uitsluitend door de aanmeldende partij kan worden opgesteld of in een reguliere samenwerking tussen partners.

4. De mogelijke uitkomsten van deze stap zijn:  De casus wordt niet in behandeling genomen voor verdere behandeling op de Zorg- en Veiligheidstafel (en komt zodoende niet in aanmerking voor keten(overstijgende)regie. De ketenregisseur verstrekt, indien nodig of desgevraagd, een advies. De ketenpartner (aanmelder van de casus) handelt de casus verder zelf af, en organiseert zelf bilateraal contact met een (keten)partner of organisatie, of meldt de casus bijvoorbeeld aan bij een ander samenwerkingsverband/casusoverleg.  De casus voldoet aan de criteria en komt in aanmerking voor de Zorg- en Veiligheidstafel. De casus wordt in behandeling genomen voor de volgende processtap 2A ‘Triage en voorbereiding casusoverleg’.  Er zijn onvoldoende gegevens om de casus volledig aan de criteria te toetsen, maar uit de beschikbare gegevens volgt niet zonder meer dat de casus niet voor verdere behandeling op de Zorg- en Veiligheidstafel komt. Er zijn dan aanvullende gegevens nodig van de andere ketenpartners om te kunnen bepalen of de casus voor verdere

1

De projectleiders van de Zorg- en Veiligheidstafel, in dit geval Charlotte Ooms en Steven Simon. Casussen in Hillegom kunnen worden gemeld via: Z&Vtafeljeugd@hillegom.nl Casussen in Lisse kunnen worden gemeld via: Z&Vtafeljeugd@lisse.nl Casussen in Teylingen kunnen worden gemeld via: Z&Vtafeljeugd@teylingen.nl

1



behandeling op Zorg- en Veiligheidstafel in aanmerking komt. De casus gaat dan door naar de volgende fase 2A ‘Triage’ waar via een gerichte gegevensuitvraag aanvullende informatie wordt verkregen om te kunnen bepalen of de casus voor verder behandeling in aanmerking komt op de Zorg- en Veiligheidstafel. Het gaat bij de aanmelding om een groepsscan aangeleverd door politie en er dient te worden ingezet op een ketenoverstijgende (groeps)aanpak om de (ernstige) lokale of gebiedsgebonden veiligheidsproblematiek te verhelpen. De casus wordt in behandeling genomen voor de volgende processtap 2B ‘Triage via kerngroep focusoverleg kerngroep (groepsaanpak)’.

5. Indien de casus doorgaat naar de fase 2A: ‘triage en voorbereiden casusoverleg individuele casus’ wordt de jeugdige die 16 jaar of ouder is zelf geïnformeerd. Betreft het een jeugdige die jonger is dan 12 jaar dan wordt uitsluitend de wettelijke vertegenwoordiger geïnformeerd. Indien het een jeugdige betreft die ouder is dan 12 maar nog geen 16 is dan wordt de jeugdige en zijn wettelijke vertegenwoordiger geïnformeerd. Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partner. Hij informeert de jeugdige of/en zijn wettelijke vertegenwoordigers over welke gegevens aanleiding hebben gegeven om de casus aan te melden, de vervolgstappen en dat daarvoor een gegevensuitvraag zal worden gedaan. Daarbij wordt zo veel mogelijk aangegeven welke gegevens gaan worden verkregen en door wie deze verstrekt gaan worden en waarom. Waar nodig vraagt de aanmeldende partner toestemming voor het uitvragen van gegevens in de volgende fase en informeert de jeugdige en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers over zijn rechten. De ketenregisseur levert ondersteuning aan de aanmeldende partner ten aanzien van de ‘informeringsplicht’ naar de betrokkenen over het verwerken van de persoonsgegevens.

Indien er inhoudelijk zwaarwegende redenen zijn om de betrokkenen pas later te informeren, is dit mogelijk indien dit gemotiveerd kan worden (beschermen gerechtvaardigde belangen van derden bijvoorbeeld of dit in belang van betrokkene zelf is). De reden hiervan wordt vastgelegd in het zorg- en veiligheidsregistratiesysteem2 van de gemeente evenals het moment waarop dan wel wordt geïnformeerd. *Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van aanmelding Het is belangrijk dat dataminimalisatie in acht wordt genomen. Dat betekent dat de aanmelder niet zonder meer alle (DAT)gegevens verstrekt aan de ketenregisseur voor de aanmeld-fase. Het is echter niet noodzakelijk dat alle gegevens van de jeugdige in kwestie geanonimiseerd worden. Het is namelijk van belang om te weten om wie het gaat en de context waarin het zich afspeelt kunnen van belang zijn voor een goede afweging. Wel is het van belang dat er geen onnodige gegevens worden verstrekt over anderen dan de betrokkene.

Fase 2 A. Triage en voorbereiden casusoverleg individuele casus Doel: Bepalen van het doel (wat moet opgelost worden en eventuele interventies), betrokken partners en thema’s van het casusoverleg. 1. De ketenregisseur handelt in deze stap nog steeds namens de aanmeldende ketenpartner. De ketenregisseur en aanmeldende ketenpartner voeren deze stap zelfstandig uit. De gegevens die ketenpartners verstrekken in deze fase blijft vooralsnog uitsluitend bij de ketenregisseur en aanmelder. 2. Op basis van de beschikbare informatie bereidt de ketenregisseur het casusoverleg voor. Onderdeel van die voorbereiding is het benaderen van ketenpartners met de vraag of zij bekend zijn met de betrokkene, de casus op hoofdlijnen schetsen en verzoeken of zij over gegevens beschikken die relevant zijn voor de casus en of zij die willen delen t.b.v. een integrale aanpak van de casus. Gedurende de triage wordt:  Het toestandsbeeld bepaalt;  De informatie uit fase 1 verrijkt met informatie over welke partners betrokken zijn of waarschijnlijk betrokken moeten worden om tot een oplossing te komen. 2

Het zorg- en veligheidsregistratiesysteem is binnen de gemeente alleen bestemd voor de Zorg- en Veiligheidstafels en zodoende enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers.

2

    

(Zo mogelijk) de mogelijk bijdrage in kaart gebracht die deelnemers kunnen/willen leveren om tot een plan van aanpak te komen. (Zo mogelijk) in beeld gebracht over welke relevante informatie deelnemers beschikken en de mogelijkheid/bereidheid die in te brengen in een casusoverleg. Een zo concreet mogelijk doel bepaalt voor het casusoverleg. De relevante deelnemers bepaalt voor het casusoverleg. Bepaalt op welke manier de betrokkenen (jeugdige en zijn of haar wettelijke verzorgers) betrokken wordt: wordt hij/zij uitgenodigd bij het overleg, voor- of achteraf geïnformeerd.

3. De mogelijke uitkomsten van het triage overleg zijn:  De casus gaat door naar fase 3A (casusoverleg).  De casus gaat niet door naar fase 3A (casusoverleg). De partners verstrekken eventueel een advies. De ketenpartner (aanbrenger van de casus) handelt zelf verder af, zoekt bilateraal contact met een partner of organisatie, of meldt bijvoorbeeld aan bij een ander samenwerkingsverband/casusoverleg. De gegevens worden verwijderd.  Er blijft twijfel of hier een gezamenlijke aanpak zinvol is een nadere beeldvorming met betrokken deelnemers is nodig. De voorbereiding van het focusoverleg wordt gestart. Doel van het focusoverleg is om te bepalen of een gezamenlijke aanpak zinvol is. In beginsel is dit geen standaardprocedure. Deelnemers aan het focusoverleg zijn in ieder geval politie, stichting Voor Ieder 1 en het jongerenwerk. Het focusoverleg vindt, afhankelijk van de hoeveelheid aanmeldingen, in beginsel eens in de twee weken plaats. Er is een apart focusoverleg voor de gemeente Hillegom, de gemeente Lisse en de gemeente Teylingen. Indien uit het focusoverleg blijkt dat een gezamenlijke aanpak zinvol is, wordt doorgegaan naar fase 3A: casusoverleg.3 *De ketenregisseur past het principe van ‘dataminimalisatie’ toe. Dit betekent dat overbodige inhoudsinformatie die in deze fase (nog) niet nodig is wordt geschrapt uit de aanmelding.

Op de verstrekkingen in deze fase rust een strikte doelbinding. Dat betekent dat deze gegevens uitsluitend gebruikt worden voor de doelen van triage, voorbereiden casusoverleg en eventueel het casusoverleg zelf op de zorg en veiligheidstafel. De gegevens worden uitsluitend geregistreerd in het zorg en veiligheidsregistratiesysteem van de gemeente. Elke partner houdt nog steeds de zeggenschap4 over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en aan wie hij eventueel wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak. 4. De betrokkene wordt geïnformeerd over de uitkomst van de triage, alsmede over het doel en gespreksthema’s en de deelnemers in het casusoverleg. Betrokkene wordt ook geïnformeerd over zijn/haar rechten. Dit gebeurt door de ketenregisseur namens de aanbrengende partner (volgt uit verantwoordelijkheid) door middel van een brief, tenzij in het specifieke geval het passender is dat dit door de aanmeldende ketenpartner wordt gedaan.

Fase 2B Triage via focusoverleg kerngroep groepsaanpak Doel: Bepalen van aanpak (wat moet opgelost worden en eventuele interventies), prioritering van de groep. 1. Het focusoverleg kerngroep groepsaanpak (hierna overleg groepsaanpak) wordt bij elkaar geroepen. Aan dit overleg nemen in ieder geval deel: het Jongerenwerk, Stichting Voor Ieder 1 en politie. Afhankelijk van de problematiek, kunnen ook andere ketenpartners die zijn aangesloten bij het convenant worden gevraagd om deel te nemen aan het overleg groepsaanpak.

3

In de praktijk zal het focusoverleg voorafgaand aan een casusoverleg worden gepland om zo efficiënt mogelijk met de agenda van alle betrokken om te gaan. 4 Dit betekent dat je als partner toestemming moet geven aan een andere partner om die gegevens te gebruiken. De partner die de gegevens wilt gebruiken moet daarom toestemming vragen aan de partner die de informatie heeft aangedragen.

3

2. Ketenpartners in het overleg groepsaanpak delen relevante informatie om de groepsscan van de politie te verrijken. Er wordt een algemeen integraal beeld van de groep gevormd. Punten van gesprek zijn hierbij: kenmerken en typering van het gedrag van de jeugdgroep, de impact van de groep en haar gedrag op de omgeving, de samenstelling van de groep, de groepsdynamische processen en het risico op afglijden. Er wordt gebruik gemaakt van de landelijke handreiking duiding problematische jeugdgroep gedrag en het zeven stappen model (zie bijlage 1 en 2). 3. De gemeente overlegt ambtelijk met het Openbaar Ministerie (en indien nodig politie) over de duiding van de groep het eventuele vervolg proces. 4. De mogelijke uitkomsten van het overleg kunnen zijn:  Opdracht tot vervolg groepsaanpak: er moet een concept plan van aanpak worden opgesteld voor de groep en een adviezen voor prioritering.  Er wordt geen opdracht gegeven tot vervolg: de groep komt niet in aanmerking voor een groepsaanpak. Individuele groepsleden kunnen indien nodig worden aangemeld voor het casusoverleg: de Zorg- en Veiligheidstafel, of de individuele leden kunnen eventueel worden aangemeld bij een ander samenwerkingsverband/casusoverleg. 5. Indien besloten wordt tot een vervolg groepsaanpak, worden de leden van het overleg groepsaanpak weer bij elkaar geroepen.

Op basis van de integrale informatiepositie wordt de jeugdgroep verder geprioriteerd en een concept plan van aanpak opgesteld waarin duidelijk wordt gemaakt hoe de problematiek rondom de jeugdgroep aangepakt en opgelost gaat worden. In het plan van aanpak wordt onderscheid gemaakt tussen gebiedsgerichte maatregelen, groepsmaatregelen en de noodzaak tot een individuele aanpak van de groepsleden. Ook wordt beschreven of het noodzakelijk is om samenwerking te zoeken met het Veiligheidshuis Hollands Midden. 6. Afhankelijk van de prioritering van de groep, legt de ketenregisseur het concept plan van aanpak voor aan de burgemeester en wethouder jeugd (laag en midden prioritering) en/of de driehoek (hoge prioritering/criminele groep). De mogelijke uitkomsten van overleg met de burgemeester en wethouder of de lokale driehoek kunnen zijn:  Het plan van aanpak wordt vastgesteld. De groep komt als geheel in aanmerking voor groepsmaatregelen en/of gebiedsmaatregelen. Er wordt een vervolg overleg groepsaanpak georganiseerd waar deze maatregelen worden besproken. Dit wordt in de reeds bestaande overleggen tussen gemeente en betrokken ketenpartners besproken en uitgewerkt.  En/of het plan van aanpak wordt vastgesteld. Het is naast groepsmaatregelen/gebiedsmaatregelen noodzakelijk om tot een individuele aanpak van de groepsleden over te gaan.

Deze groepsleden worden individueel aangemeld voor het casusoverleg: De Zorg- en Veiligheidstafel. Er wordt doorgegaan naar fase 2A: ‘triage en voorbereiden casusoverleg individuele casus’.  En/of het plan van aanpak wordt vastgesteld. Het is noodzakelijk om de groep als geheel en/ of de groepsleden afzonderlijk aan te melden bij het Veiligheidshuis Hollands Midden. De ketenregisseur neemt contact op met het Veiligheidshuis.  Het plan van aanpak behoeft wijziging. De ketenregisseur zorgt dat het plan van aanpak gewijzigd wordt en dient het opnieuw in bij de driehoek.  Het plan van aanpak wordt niet vastgesteld. De groep komt niet in aanmerking voor een groepsaanpak. Individuele groepsleden kunnen indien nodig worden aangemeld voor het casusoverleg: de Zorg- en Veiligheidstafel, of de individuele leden kunnen eventueel worden aangemeld bij een ander samenwerkingsverband/casusoverleg. *Gedurende het overleg wordt het principe van ‘dataminimalisatie’ toegepast. Dit betekent dat overbodige inhoudsinformatie die in deze fase (nog) niet nodig is, niet wordt besproken. Op de verstrekkingen in deze fase rust een strikte doelbinding. Dat betekent dat deze gegevens uitsluitend gebruikt worden voor de doelen van triage, voorbereiden casusoverleg en eventueel het casusoverleg zelf op de zorg en veiligheidstafel.

De gegevens worden uitsluitend geregistreerd in het zorg en veiligheidssysteem van de gemeente. Elke partner houdt nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en aan wie hij eventueel wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak.

4

7. De ketenregisseur informeert de betrokkenen in de groepsscan over de uitkomst van de triage, alsmede over doel en gespreksthema’s en de deelnemers in het casusoverleg. Betrokkene wordt ook geïnformeerd over zijn/haar rechten.

Fase 3 A Casusoverleg: de Zorg- en Veiligheidstafel Doel: bepalen gemeenschappelijk ‘toestandsbeeld’ met de deelnemers om te komen tot een plan van aanpak (interventies), afspraken over uitvoering en gegevensgebruik. 1. Het casusoverleg: de Zorg- en Veiligheidstafel vindt, afhankelijk van de agenda, in beginsel eens in de drie weken plaats. Er is een aparte Zorg- en Veiligheidstafel voor de gemeente Lisse, de gemeente Hillegom en de gemeente Teylingen. 2. De ketenregisseur agendeert uitsluitend vraagstukken ter bespreking indien deze, ingevolge de procedure, bedoeld in artikel 6, 7 en 8 van het convenant, voor bespreking in het casusoverleg in aanmerking komen. 3. Aan het casusoverleg nemen uitsluitend de ketenpartners deel die naar aanleiding van de triagefase door de ketenregisseur worden uitgenodigd. 4. De afgevaardigden van de ketenpartners in het casusoverleg zijn gemachtigd om besluiten te nemen en afspraken te maken die nodig zijn voor de uitvoering van het plan van aanpak. 5. De ketenregisseur zit het overleg voor. Gedurende het overleg:  Gaan de ketenpartners met elkaar in gesprek om te komen tot een gezamenlijk ‘toestandsbeeld’ van de casus en een voorstel voor een plan van aanpak.  worden afspraken gemaakt over wie wat gaat doen en welke gegevens voor ieder noodzakelijk zijn om zijn taak in het plan van aanpak uit te kunnen voeren.

 wordt afgesproken wie de casusregisseur wordt  wordt afgesproken of een casus terugkomt in een vervolgoverleg (monitoring) en met wie of dat een casus wordt afgeschaald. 6. De casusregisseur pleegt overleg met de ketenregisseur indien dit voor een doelmatige en doeltreffende uitvoering van de in het vijfde lid genoemde besluiten en afspraken aangewezen is. *Op de gegevens rust een strikte doelbinding. Dat wil zeggen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg. Pas aan het eind van het overleg – als duidelijk is wie welke activiteiten gaat uitvoeren in het kader van het plan van aanpak – wordt ook afgesproken wie welke gegevens mag ‘meenemen’ voor het uitvoeren van die activiteiten. Daarbij heeft elke deelnemer nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en het casusoverleg en aan wie hij wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak. Dat betekent ook dat een deelnemer die geen rol heeft in de uitvoering van het plan van aanpak geen persoonsgegevens uit triage of casusoverleg meeneemt naar zijn eigen organisatie. Ook is het in principe mogelijk dat een deelnemer persoonsgegevens ter beschikking heeft gesteld t.b.v. triage en casusoverleg, maar deze niet wil verstrekken voor bepaalde activiteiten uit het plan van aanpak.

De gemeente draagt zorgt voor het notuleren van de actiegerichte afspraken in het plan van aanpak. Alleen de betrokken partners krijgen de afspraken toegestuurd. 7. De mogelijk uitkomsten van het casusoverleg zijn:  Een integraal plan van aanpak met een vervolg afspraak voor monitoring  De casus hoort thuis op een andere overlegtafel. Als de uitkomst van het casusoverleg is dat een casus beter thuishoort op een andere tafel wordt de casusinformatie weer uit het systeem van de Zorg- en Veiligheidstafel verwijderd. De aanbrenger van de casus registreert de afhandeling in zijn eigen systeem.  Er wordt besloten dat de casus kan worden afgeschaald. Er wordt doorgegaan naar fase 4A: afschaling.

5

Fase 4 A Afschaling Doel: afbouwen betrokkenheid Zorg- en Veiligheidstafel en opschonen procesregiedossier in systeem. 1. De betrokkenheid van de Zor-g en Veiligheidstafel wordt afgebouwd. Bijvoorbeeld omdat de aanpak en inbreng van betrokken deelnemers voldoende is uitgekristalliseerd, en de betrokkenheid van de Zorg- en Veiligheidstafel niet langer nodig wordt geacht. 2. Er is sprake van een gefaseerde afschaling:  Periode 1: 0-6 maanden na besluit tot afschaling. Dossier blijft actief in het systeem van de Zorg- en Veiligheidstafel.  Periode 2: 6-12 maanden na besluit tot afschaling. Dossier op inactief. Een beperkte set gegevens administratieve gegevens blijft achter in het systeem van de Zorg- en Veiligheidstafel.  Periode 3: 1 jaar na besluit tot afschaling. Dossier, inclusief de administratieve gegevens worden geheel uit het Zorg- en Veiligheidsregistratiesysteem van gemeente verwijderd. Uitsluitend ‘niet tot personen herleidbare gegevens’ blijven achter. 3. In uitzonderingsgevallen kan hiervan worden afgeweken, mits de motivering wordt vastgelegd in het zorg- en veiligheidsregistratiesysteem van de gemeente en er een termijn wordt vastgesteld voor herbeoordeling. Die termijn is maximaal 6 maanden. *De ketenregisseur handelt namens de partner die op het moment van afschaling de regie heeft over de casus.

Dat kan de aanmeldende partner zijn, het kan ook een andere partner zijn die in fase 3 de regie heeft overgenomen. Deze partner is ook verantwoordelijk voor het besluit om af te wijken van de termijnen in de afschalingsfase en de herbeoordeling.

Evaluatie De Zorg- en Veiligheidstafel Jeugd wordt in ieder geval 1 keer per jaar geëvalueerd en zo nodig wordt het werkproces aangepast.

6