D14 College, raadsbrief Vernieuwing Bollenstreek Omroep (BO).pdf

Hillegom

Raadsbrief Vernieuwing Bollenstreek Omroep (BO) aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom 10 december 2020

zaaknummer: Z-20-161191 datum collegevergadering: 15 december 2020 portefeuillehouder: Arie van Erk behandelend ambtenaar: Karin Tuinman/ Ard Koopman embargo: ☐ Inhoud mededeling Inleiding Zowel landelijk als regionaal zijn er diverse ontwikkelingen op het gebied van de publieke omroepen. Deze spelen ook in de Bollenstreek. In een raadsbrief d.d. 16 juli 2019 (Z-18060847) hebben wij u geïnformeerd over de ontwikkelingen en de stappen die wij als gezamenlijke gemeenten ondernomen hebben om Omroep BO en RTV Katwijk samen te voegen tot één gezamenlijke streekzender. Van federatie naar fusie Om één streekomroeporganisatie te kunnen vormen is een kwartiermaker ingeschakeld om de vorming van de nieuwe organisatie te begeleiden. Dit heeft geleid tot een Beleidsplan Streekomroep Duin en Bollenstreek (25-11-2020) en een Meerjarenraming. Zie bijlagen. De missie is: De streekomroep voor de Duin- en Bollenstreek wil via de diverse mediakanalen voor alle inwoners in de streek de betrouwbaarste en in ons uitzendgebied de meest herkenbare maker en verspreider van journalistieke, lokale, streekgebonden verhalen en nieuws zijn. Vrijdag 4 december 2020 hebben de portefeuillehouders van Hillegom, Lisse, Teylingen, Katwijk en Noordwijk de bestuurders van beide omroepen en de kwartiermaker gecomplimenteerd voor het vele werk dat is verzet.

Het vertrouwen is uitgesproken en ze zijn akkoord gegaan met de vorming van één streekomroep, te beginnen in een federatief model. De gemeenten hebben twee voorwaarden gesteld: 1. Meerjarenbegroting: de gemeenten zitten aan hun maximale bijdrage en gaan geen extra geld beschikbaar stellen of daarvoor naar de gemeenteraad. Dat betekent dat tegenvallers/exploitatietekorten door de omroepen zelf moeten worden opgevangen. 2. In december 2021 vindt er een tussenevaluatie plaats en in december 2022 een eindevaluatie. Deze evaluaties hebben betrekking op: de financiën (de meerjarenbegroting), de inhoud (het meerjarenbeleidsplan) en de samenwerking tussen beide omroepen. Ook de exposure per gemeente zal een belangrijk onderdeel vormen van de evaluaties. Als de eindevaluatie niet positief is op deze onderdelen, houden de gemeenten zich het recht voor om met de streekomroep te stoppen.

Volgende stappen Beide omroepen gaan aan de slag om invulling te geven aan de in het Beleidsplan geformuleerde beleidsdoelstellingen 2021 – 2023: RTV Katwijk en BO gaan vanaf 1-1-2021 samen verder in de juridische vorm van een federatie, om gezamenlijk de missie en visie aan het einde van de planperiode te realiseren. Eind 2021 voldoet de omroep aan Lokaal Toereikend Media-Aanbod (LTMA)/Informatie, Cultuur en Educatie (ICE). Eind 2022 komt de omroep in aanmerking voor toekenning Keurmerk Nederlandse Streekomroep. Eind 2023 ontvangt de omroep de toekenning Keurmerk Nederlandse Streekomroep. Uiterlijk eind 2023 of zoveel eerder dan externe mogelijkheden daartoe aanleiding geven wordt bepaald of binnen de context van de missie en visie van de omroep(en) een fusie van de organisaties realistisch en haalbaar is. De subsidieaanvraag is inmiddels door de Federatie i.o. ingediend en wordt door de gemeenten in behandeling genomen. Aan de subsidieverlening zijn de gebruikelijke voorwaarden verbonden. Er worden twee extra voorwaarden in de beschikking opgenomen: Indien het Rijk of de provincie structureel extra middelen voor de lokale of streekomroepen beschikbaar stelt, heeft dit gevolgen voor de subsidiebijdrage vanuit de gemeenten. De subsidiebijdrage zal dan naar beneden worden bijgesteld.

Indien het Rijk of de provincie incidenteel extra middelen voor de lokale of streekomroepen beschikbaar stelt, kan dit gevolgen hebben voor de subsidiebijdrage vanuit de gemeenten. Op dat moment vindt er overleg plaats over de effecten van deze incidentele middelen op de subsidiebijdrage. In januari 2022 informeren wij naar aanleiding van de tussenevaluatie (december 2021) de raad over de resultaten en de actuele ontwikkelingen rondom het proces naar de fusie.

Bijlagen: 1. Beleidsplan

Beleidsplan Omroep Duin- en Bollenstreek 2021-2023

Van 2 lokale publieke omroepen naar 1 lokale publieke streekomroep in de Duin- en Bollenstreek

INHOUDSOPGAVE 1.

INLEIDING

4

2.

MISSIE

5

3.

VISIE

6

4.

ONTWIKKELINGEN EN STERKTEN EN ZWAKTEN

7

5.

STRATEGIE

8

5.1.

ALGEMEEN

8

6.

BESTUUR/PBO/MANAGEMENT

9

7.

SAMENWERKING

11

7.1. 7.2.

SAMENWERKING TUSSEN VRIJWILLIGERS / PROGRAMMAMAKERS SAMENWERKING MET PARTNERS/STAKEHOLDERS

11 11

8.

MEDEWERKERS (VRIJWILLIGERS EN BETAALDE KRACHTEN)

12

9.

MEDIA-AANBOD & ACTIVITEITEN

13

10.

MARKETING

14

11.

TECHNISCHE ZAKEN EN HUISVESTING

15

12.

INFORMATISERING/ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE/KWALITEITSZORG

16

13.

FINANCIEEL

17

14.

JURIDISCH

17

15.

BIJLAGEN /RELEVANTE ARTIKELEN

19

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 2 van 19

VOORWOORD De aanleiding van dit Beleidsplan is het besluit van RTV Katwijk (in vervolg RTV) en Bollenstreek Omroep (in vervolg BO) om samen te gaan n.a.v. het rapport “Doorbreek de Cirkel” en de daarmee samenhangende gemeentelijke besluiten. In plaats van een fusie (optie 1 in “Doorbreek de Cirkel”) gaan de omroepen in principe in een federatie verder. Binnen beide omroepen zijn bestuurders, vele vrijwilligers en stakeholders - in verschillende werkgroepen - onder leiding van een Stuurgroep, in deze nieuwe 1 ½ meter-maatschappij, aan de slag gegaan om de toekomst van een nieuwe streekomroep in de Duin- en Bollenstreek te bespreken en te bediscussiëren. Verder hebben vele vrijwilligers een steentje aan de discussie bijgedragen door het invullen van een enquête. En zijn door Arjo van Trigt (kwartiermaker) en Anne Scheltes (projectondersteuner) vele verdiepende interviews afgenomen. Dat heeft geleid tot interessante gesprekken, nieuwe inzichten en ambitieuze vergezichten. We zijn enthousiast geworden over de potentie die dit beleidsplan in zich draagt en hopen hiermee een goede bijdrage te hebben geleverd aan de verhalenrijke toekomst van onze Duin- en Bollenstreek. In dit beleidsplan zijn vanaf hoofdstuk 5 (de beleidsdoelstellingen voor de planperiode 2021-2023) SMART geformuleerd aan het einde van ieder hoofdstuk.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 3 van 19

1.

INLEIDING

Beide omroeporganisaties zijn voortgekomen uit fusies dan wel uitbreiding van het uitzendgebied in het verleden. Deze fusies en uitbreiding van het gebied zijn niet door alle vrijwilligers even goed ‘verteerd’, waardoor er een merkbare weerstand is tegen een (eventuele) nieuwe fusie. De uitkomsten van de eerder verschenen nota ‘Samen Sterker’ van RTV lijken veelal onbekend, dan wel onbemind. Veel vrijwilligers zien echter wel nut en kansen bij het verdiepen van de samenwerking tussen RTV en BO. Bij ontmoetingen, die reeds tussen beide omroepen hebben plaatsgevonden, is daadwerkelijk enthousiasme te vinden voor meer samenwerking. Uit de individuele gesprekken en de bijeenkomsten van werkgroepen, waarbij de kwartiermaker en/of projectondersteuner aanwezig waren, en de ledenvergadering van RTV is gebleken dat allen voor samenwerken zijn en de meeste vrijwilligers en bestuursleden voor formalisering hiervan in een Federatie. Maar een aantal van die enthousiaste vrijwilligers plaatst wel vraagtekens bij de noodzaak van de juridische uitwerking van de samenwerking in de vorm van een Federatie. Intensievere samenwerking is door de digitalisering makkelijker geworden en het uitzendgebied Duin en Bollenstreek wordt door de gemeenten die deelnemen - zonder veel discussie - ervaren als een ‘streek’, waarbinnen samenwerking logisch is.

Ook over het belang van streekgebonden journalistiek bij een publieke omroep lijken alle deelnemende gemeenten- Hillegom, Katwijk, Lisse, Noordwijk, Teylingen- het eens. Voor het nut van goede lokale journalistiek en hoe een sterke publieke streekomroep een bijdrage kan leveren aan de kwaliteit van lokaal bestuur, verwijzen we graag naar het recent verschenen onderzoeksrapport Regionale en Lokale Journalistiek in Zuid-Holland. Echt de moeite waard. Zie onderstaande link. https://vng.nl/sites/default/files/publicaties/2019/regionale_en_lokale_journalistiek_in_zuidholland_onderzoeksrapport_5_maart_2019_2_1.pdf

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 4 van 19

2.

MISSIE

De verkorte missie: De streekomroep voor de Duin- en Bollenstreek wil via de diverse mediakanalen voor alle inwoners in de streek de betrouwbaarste en in ons uitzendgebied de meest herkenbare maker en verspreider van journalistieke, lokale, streekgebonden verhalen en nieuws zijn. De streekomroep Duin- en Bollenstreek streeft ernaar alle inwoners van Hillegom, Katwijk, Lisse, Noordwijk en Teylingen informatie te bieden, die voor hen van belang is. Hij draagt als publieke omroep bij aan een sterk lokaal bestuur en het daadwerkelijk betrekken van goed geïnformeerde burgers bij lokale thema’s. Naast het versterken van sociale cohesie tussen verschillende groepen in de streek wil de omroep mensen met elkaar verbinden door hun ‘gemeenschappelijke’ geschiedenis met elkaar, in deze streek, via dagelijkse verhalen vast te leggen. In het maatschappelijke debat over een gezamenlijke toekomst wil de omroep zorgen dat inwoners breed geïnformeerd zijn, zodat politiek breed gedragen besluiten over die toekomst genomen kunnen worden. De streekomroep zal alle nodige werkzaamheden onafhankelijk uitvoeren - onder toezicht van het Commissariaat voor de Media - en bij de uitvoering van die werkzaamheden zich laten leiden door publieke waarden als pluriformiteit, onafhankelijkheid en diversiteit.

Met daarbij extra aandacht voor: - Een representatieve worteling in - en draagvlak binnen - de lokale gemeenschap (PBO, sponsoring), - Diversiteit zowel binnen de omroep (vrijwilligers) als daarbuiten (verhalen, doelgroepen). - Het gebruik van een constructieve toon, die debat en inclusie bevordert en polarisatie en onverdraagzaamheid tegengaat. Verder maakt de lokale publieke streekomroep - in nauwe samenwerking met vrijwilligers en lokale bronnen uit de streek - journalistieke verhalen waarvan de feiten gecheckt zijn en waarin hoor- en wederhoor is toegepast. Er wordt gewerkt met professionele apparatuur in onze eigen studio’s. Ook is het mogelijk om professioneel samen te werken met medewerkers van Omroep West en Uitgeverij Verhagen. De streekomroep verspreidt die verhalen via radio, televisie, internet en sociale media met als uitgangspunt “online first”. Daarbij werkt de omroep graag samen met partijen die kwaliteit van lokale content en de verspreiding onder relevante groepen vergroten. De nieuw te vormen streekomroep hanteert het Keurmerk Nederlandse Streekomroepen als leidraad, die de NLPO (Nederlandse Lokale Publieke Omroep) en de VNG hanteren voor het borgen van kwaliteit die door streekomroepen geleverd moeten worden bij het maken en verspreiden van informatie.

Het omroepwerk wordt grotendeels gedaan door enthousiaste, goed opgeleide vrijwilligers, die ondersteund worden door een aantal betaalde krachten. Ook ontwikkelen we talent door ons beschikbaar te stellen als erkend stagebedrijf. Betaalde medewerkers zetten we in waar we het met vrijwilligers en stagiaires niet op een goede manier kunnen invullen. De omroep is een kweekvijver voor streekgenoten die van hun hobby hun werk willen maken. Om de ambities waar te maken is het belangrijk dat iedereen die zich actief verbindt zich betrouwbaar inzet en kwalitatief bekwaamd. Behalve voor informatie zorgen we ook voor amusement. Ook daarbij geldt weer: voor elk wat wils. Zo veel maatschappelijk relevante doelgroepen als mogelijk worden bediend. De omroep is er voor iedereen, van iedereen en we werken met hulp van iedereen. Niet alleen hyperlokaal, maar ook streek-breed. Ons publiek staat op nummer één, maar verder staan samenwerkingspartners, adverteerders, sponsors en uiteraard onze eigen medewerkers hoog genoteerd. We werken met respect en plezier voor iedereen en zorgen ervoor dat betrokkenen bij de Duin- en Bollenstreek steeds beter zijn geïnformeerd en worden vermaakt.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 5 van 19

3.

VISIE

In 2023 zijn wij de meest betrouwbare informatiebron voor de inwoners van de Duin en Bollenstreek. In een dynamische omroepwereld, waarin landelijke, regionale en lokale publieke en commerciële mediapartijen actief zijn, is een belangrijke rol weggelegd voor de lokale publieke omroep. Immers de overheid, landelijk en lokaal, dicht een belangrijke taak aan de lokale publieke omroep toe in het kader van het leveren van een bijdrage aan het versterken van de maatschappelijke cohesie, de democratie, informatievoorziening, emancipatie en participatie van de ingezetenen van en betrokkenen bij de Duin- en Bollenstreek. Op basis van de sociaal maatschappelijke en technologische ontwikkelingen verwachten wij dat de wijze van mediaaanbod verder opschuift naar online verspreiding via website, een (eigen) app en social media, zoals Instagram, Facebook, Twitter, en TikTok. Op termijn neemt de gehele bevolking in de 1e plaats kennis van informatie via social media. Innovaties voor wat betreft media-aanbod en activiteiten worden adequaat opgepakt om de best/meest beluisterde, bekeken en gevolgde lokale omroep in de Duin- en Bollenstreek te zijn en (mede) daardoor ons bestaansrecht te bevestigen.

Daartoe kan de omroep de modernste middelen inzetten en over voldoende vrijwilligers en professionele krachten beschikken om als gelijkwaardige partner te worden beschouwd door regionale en landelijke omroepen. De gelijkwaardigheid blijkt uit het inzetten van onze middelen, medewerkers en/of hun redactionele bijdragen door hen. Naast de gemeentelijke bijdragen zijn wij in staat om voldoende extra financiële middelen te genereren, waardoor de continuïteit van onze omroep en een breed media-aanbod voor de lange termijn is gegarandeerd. Wij bereiken dit door juiste en goede journalistiek te bedrijven en informatie en amusement op aantrekkelijke wijze aan te bieden. Voor iedere doelgroep wordt ons media- aanbod en onze activiteiten op de meest passende wijze geboden, door gepassioneerde medewerkers die met veel plezier binnen de omroep actief zijn. Onze medewerkers zijn in staat met de inzet van het lokale publiek en partijen als eerste vele lokale primeurs wereldkundig te maken en amusement op een aansprekend niveau aan te bieden.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 6 van 19

4.

STERKTEN EN ZWAKTEN

Een recente SWOT-analyse van RTV en de gehouden enquête onder de medewerkers en bestuurders van beide omroepen zijn de sterkten en zwakten in kaart gebracht. Daaruit komt naar voren dat beide omroepen erg complementair aan elkaar zijn. Dit is een bevestiging van de eerdere constatering in het rapport ‘Doorbreek de Cirkel’. Bij het federatief samengaan worden direct een aantal zwakke punten verbeterd door de inbreng van de andere omroep. Binnen de planperiode (2021-2023) kan door het samengaan aan de verbetering van de andere zwakke punten en het meer en beter benutten van de sterke punten gewerkt worden. Sterke punten verder versterken: - De lokale aanwezigheid en zichtbaarheid kan door het bundelen van (vrijwillige) capaciteit en een sterke en herkenbare positie in het medialandschap in de streek verder vergroot worden; - Door de federatieve samenwerking blijft er een sterke hyper lokale focus; - Het hebben van een professionele redactionele basis biedt continuïteit, onafhankelijke journalistiek en betrouwbaarheid. Hierdoor is de streekomroep een leerbedrijf en kan intensieve samenwerkingen uitbouwen met andere media-instellingen (regionale omroepen en (dagblad)pers).

Daarnaast kan er vanuit deze solide basis meer aandacht geschonken worden aan achtergrondinformatie, onderzoeksjournalistiek en eigen reportages; - Vrijwilligers vanuit beide omroepen zijn voor een groot gedeelte complementair en uit te wisselen waardoor het werken aan producties uitdagender en leuker wordt, met een groter bereik onder doelgroepen en belanghebbenden binnen de streek; Daarnaast zal de federatieve samenwerking een aantal zwaktes wegnemen die momenteel ervaren worden. Zo zal er op de volgende thema’s een versterking gerealiseerd worden: - De federatie biedt kansen om te komen tot een sterk bestuur en representatief PBO voor de gehele streek; - Naast de redactionele aandacht zal er ook professionele aandacht zijn voor de begeleiding en ontwikkeling van vrijwilligers, de bedrijfsvoering en commercie; - De nieuwe samenwerking biedt kans om vanuit de streek nieuwe (jonge) vrijwilligers te boeien en binden; De meerjarenafspraken met de gemeenten bieden een sterkere financiële basis voor beide omroepen, op basis waarvan continuïteit beter gegarandeerd is en er ruimte tot verdere professionalisering ontstaat, waardoor er ook een grotere kans is op aanvullende financiering en grotere commerciële interesse. De conclusie is dat bij het samengaan een aantal zwakke punten direct verbeterd wordt door de inbreng van de andere omroep.

Binnen de planperiode kan door het samengaan aan de verbetering van de andere zwakke punten en het meer en beter benutten van de sterke punten gewerkt worden. Aan het einde van de planperiode willen wij ons kwalificeren voor het Keurmerk Nederlandse Streekomroepen (zie verder Kwaliteitszorg). Hierdoor kwalificeert de omroep zich zonder meer bij de aanwijzing van RTV Katwijk in 2022 en BO in 2023 als de meest betrouwbare informatiebron voor de lokale inwoners!

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 7 van 19

5.

STRATEGIE

5.1. Algemeen Na een intensieve periode met beide omroepen over nut en noodzaak van een verdiepende samenwerking tussen BO en RTV, werd het tijd voor de grote hamvraag: Hoe gaan we meer samenwerking bewerkstelligen en hoe gaan we toekomstige samenwerking organisatorisch vormgeven? Meer concreet: Wordt het een fusie of een federatie? Daartoe kwamen vrijwilligers van beide omroepen samen in de verschillende werkgroepen die over de toekomst hebben nagedacht. Voor de integratie van beide omroepen wordt ook een beroep op hen gedaan. Dat zijn: - Juridisch - Activiteiten en Media-aanbod - Personeel en Organisatie - PR en Communicatie - Stakeholders en Commercie - Techniek - Facilitaire zaken - Financiën en Riskmanagement De belangrijkste strategische keuze, waarvoor beide omroepen hebben gestaan, betreft het aangaan van een Federatie dan wel een Fusie. De vorm van samengaan is bepaald door het kunnen behouden van een tweetal FMfrequenties en aparte doorgifte kanalen bij de kabelmaatschappijen teneinde aan de lokale behoeftes van de luisteraars te kunnen blijven voldoen. Vanaf het voorjaar van 2020 is hierover contact met NLPO geweest.

Omdat er tot op heden (eind september 2020) geen (juridische) duidelijkheid is over het behoud van de frequenties bij Fusie, is er gekozen voor de Federatie als vorm om samen te gaan.(zie bijlage 15.1 Argumentatie keuze federatie) De keuze voor Federatie als vorm van samengaan, doet niets af aan de ambities van de omroep(en). En het nadeel meerdere organisaties die bestuurd moeten worden - weegt bij de opstellers van dit beleidsplan nu minder zwaar dan het verlies van uitzendfrequenties, lokale identiteit en mogelijk luisteraars.. De voordelen van samenwerken zijn: - versterking van de redactie door samenwerking middels de inbreng van samenwerkingen met Omroep West en Verhagen; doel: de redactionele capaciteit kan in de gehele streek ingezet worden. - versterking van de redactie vanuit de pilot Stimuleringsfonds voor de Journalistiek; doel: professionalisering lokale publieke mediadiensten. - mogelijkheid om een zakelijk leider aan te trekken binnen financiële context ; doel: aansturing van de (personele) organisatie, verhogen inkomsten, netwerk onderhouden. - verbeterde mogelijkheden om stagiaires aan te trekken; BO is alleen leerbedrijf vanwege vaste betaalde krachten. - meer vrijwilligers door samenvoeging formatie, dus grotere inzetbaarheid van vrijwilligers. - kunnen voldoen aan LTMA/ICE-norm eind 2021*.

- meer en betere content via verschillende mediaplatforms en een nieuwe app; naast vrijwilligers meer professionele capaciteit voor de verzorging van content en kanalen. - verbinding tussen omroepen (Duin en Bollenstreek) op gebied van content, programmering TV en Radio met behoud van lokale identiteit (herkenbaarheid). - gezamenlijk nadenken over en de invulling van effectievere PR & Communicatie. - Centrale ICT infrastructuur en huisvesting; één studio in Katwijk. - neutrale exploitatie bij bekostiging Gemeenten o.b.v. € 3,28 per huishouden en € 70.000,00 (ong. 30% eigen inkomsten)in 2021 met vooruitzicht op hogere eigen inkomsten op termijn. - Het kunnen voldoen aan de 20 criteria van het keurmerk - Verwachte verhoging inkomsten door groter bereik en groei van aantal adverteerders, sponsors, donateurs ed. Dit wordt (mede) mogelijk door betere programmering TV en Radio, een grotere professionaliteit, meer naamsbekendheid en beter imago.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 8 van 19

Eind 2023 ontvangt de omroep de toekenning van Keurmerk Nederlandse Streekomroepen doordat zij voldoet aan 20 criteria van het keurmerk. Het realiseren van een fusie is slechts afhankelijk van externe ontwikkelingen. Externe ontwikkelingen zijn gericht op onder meer aanpassingen van het beleid van Agentschap Telecom en CvdM voor wat betreft frequenties. Uiterlijk aan het einde van de planperiode(2023) of zoveel eerder dan externe ontwikkelingen de mogelijkheid bieden wordt het initiatief genomen tot een fusie. * Uitleg LTMA/ICE-norm De omroep moet voldoen aan het Lokaal Toereikend Media Aanbod (LTMA) en de regels van Informatie, Cultuur en Educatie (ICE). Het LTMA moet dus naadloos aansluiten op de interesses en behoeften van de inwoners van de Duinen Bollenstreek. Dat betekent dat je rekening houdt met sociaal maatschappelijke verschillen en belevingen in de lokale samenleving (op de gebieden van welzijn, sport, cultuur en geloof). Dat je als streekomroep speciale aandacht hebt voor grensoverschrijdende zaken zoals: de werkterreinen van de Economic Board, sport, infrastructuur, natuur en milieu, Keukenhof, corso en andere grote evenementen. ICE houdt in dat op alle mediakanalen afzonderlijk 50% van de inhoud lokale informatie of cultuur en educatie moet bevatten. Voor radio is er een speciale rekensom waarbij geldt dat 56 uur lokaal ingevuld moet worden.

Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →RTV Katwijk en BO gaan vanaf 1-1-2021 samen verder in de juridische vorm van een federatie, om gezamenlijk de missie en visie aan het einde van de planperiode te realiseren. →Eind 2021 voldoet de omroep aan LTMA/ICE →Eind 2022 komt de omroep in aanmerking voor toekenning Keurmerk Nederlandse Streekomroep (zie bijlage15.2) →Eind 2023 ontvangt de omroep de toekenning Keurmerk Nederlandse Streekomroep →Uiterlijk eind 2023 of zoveel eerder dan externe mogelijkheden daartoe aanleiding geven wordt bepaald of binnen de context van de missie en visie van de omroep(en) een fusie van de organisaties realistisch en haalbaar is.

6.

BESTUUR/PBO/MANAGEMENT

Het bestuur en het leiderschap van de omroep(en) dient in de planperiode versterkt te worden. De missie en visie zijn voldoende richtinggevend, echter het ontbreekt aan voldoende daadkracht als gevolg van de kwantitatieve en kwalitatieve formatie van bestuur en tijdgebrek van de hoofdredacteur. De keuze voor de Federatie betekent dat er 3 “besturen” vanaf 1-1-2021 zijn, waarbij de Raad van Toezicht van de Federatie bestaat uit 2 leden van RTV en 2 leden van BO. Voor een goede portefeuilleverdeling tussen de bestuurders en de invulling van de noodzakelijke functies zijn er minimaal 7 bestuurders nodig naast de dagelijkse leiding (zie verder Juridisch voor bestuursmodel). De ontwikkelingen in de sector worden actief bijgehouden en indien nodig wordt het beleid daarop aangepast. Die ontwikkelingen zijn vanaf 2021 een vast punt op de agenda van de vergadering en worden vastgelegd in de notulen van de respectievelijke bestuursorganen. Het Programmabeleid Bepalend Orgaan (PBO) van de streekomroep is vanaf 2021 ‘representatief’ voor de gehele Duin- en Bollenstreek en in staat (kwantitatief en kwalitatief) om goed te functioneren (conform artikel 2.61 Mediawet 2008). Het PBO is verantwoordelijk voor het daadwerkelijke programmabeleid en ziet toe op de uitvoering daarvan (keurt jaarplan goed en bestuur legt verantwoording af over uitvoering).

De (nieuwe) PBO-leden zijn volledig op de hoogte van hun taak. Uiterlijk in het eerste kwartaal van 2021 dient de formatie van het (nieuwe) PBO gerealiseerd te worden. Voor eventuele nieuwe PBO-leden wordt (versneld) een inwerkingsprogramma gehouden (zie 7. Medewerkers), zodat zij vanaf de federatieve samenwerking hun verantwoordelijkheid en taken kunnen uitvoeren.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 9 van 19

Voor de dagelijkse leiding van de omroep(en) wordt een tweehoofdige leiding voorgesteld, bestaande uit een eind/hoofdredacteur en de nieuwe functie van zakelijk leider. De eind-/hoofdredacteur is verantwoordelijk voor de redactie en de inhoudelijke programmering. De zakelijk leider rapporteert rechtstreeks aan het bestuur en wordt verantwoordelijk voor: - het realiseren van de beleidsdoelstellingen, die vastgelegd zijn in (meerjaren-)afspraken met het bestuur - het genereren van de benodigde externe geldstromen - de dagelijkse leiding over de omroep samen met de Hoofdredacteur die verantwoordelijk is voor de inhoudelijke programmering - de ontwikkeling van het niet-redactionele deel van de interne organisatie en de praktische, dagelijkse uitvoering van het beleid. Denk daarbij aan: opstellen van opleidingsplan voor vrijwilligers en PBO-leden, actualiseren medewerkers-overeenkomsten, werving medewerkers, ontwikkelen commerciële activiteiten, PR & communicatie. Voor de aanstelling van de zakelijk leider in 2021 is voorwaardelijk dat de kosten hiervan verantwoord zijn (passend binnen de financiële context) en hangt af van het feit of de gemeenten aan de verwachte financiële bijdragen in de planperiode gaan voldoen. Nadat hierover duidelijkheid is verkregen wordt in nauw overleg met de hoofdredacteur door het bestuur van de Federatie een zakelijk leider aangetrokken.

Er wordt gestreefd de zakelijk leider uiterlijk per 1-7-2021 aan te trekken. Functieomschrijving hoofdredacteur: Alle voortkomende journalistieke werkzaamheden worden door de hoofdredacteur volledig zelfstandig uitgeoefend. Er is sprake van uitgebreide verantwoordelijkheid voor de streekomroep, waarvan de activiteiten verspreid zijn over meerdere (uitzend-)locaties. De hoofdredacteur heeft hiërarchisch leiderschap over meerdere journalisten met een arbeids- of freelanceovereenkomst. Als hoofdredacteur leidt hij de redactie van website, social media, radio- en televisieprogramma’s. Hij bepaalt – in overleg met de redactie – de inhoud van een rubriek, stippelt de koers uit en ontwikkelt lange termijnplannen. Hij ziet er op toe dat de redactie alle juridische en ethische regels in acht neemt. Verder vervult de hoofdredacteur een brugfunctie tussen de redactie met haar journalistieke belangen en de zakelijk leider met haar commerciële belangen. In nauwe samenwerking met de redactie worden ideeën ontwikkelt voor de rubriek en onderwerpen voor artikelen en reportages bedacht die goed aansluiten bij de doelgroep. De hoofdredacteur motiveert en inspireert redacteuren, freelancers en vrijwilligers door het aandragen van suggesties en het geven van feedback op hun redactionele werk.

Hij overlegt met de zakelijke directie over de winstgevendheid van de rubriek en bedenkt hij hoe er meer inkomsten gegenereerd kunnen worden – bijvoorbeeld door advertenties, waarbij altijd de journalistieke belangen van de redactie worden bewaakt. Beleidsdoelstelling 2021-2023 →Het formeren van een drietal besturen in 1e kwartaal 2021, zodat bij de formalisering van de Federatie aan de formele kwantitatieve en kwalitatieve voorwaarden wordt voldaan en zo veel als mogelijk aan de wenselijke portefeuilleverdeling. Voor eind 2020 is het bestuur van de federatie “informeel/pré-operationeel” geformeerd, teneinde vanaf 1-1-2021 als Federatie te kunnen opereren. →Het versterken van het bestuur en het leiderschap (daadkracht) vanaf 2021. →Het agenderen van “ontwikkelingen in de sector” en de verslaglegging daarover in de notulen van de Raad van Toezicht vindt uiterlijk vanaf 1-1-2021 plaats. →Het formeren van één PBO, dat representatief is voor de Duin- en Bollenstreek, is voor 1-1-2021 gerealiseerd. →In 1e kwartaal 2021 volgen de nieuwe PBO-leden een inwerkingsprogramma. →Het aanstellen van een hoofdredacteur van de Federatie per 1-1-2021. →Het aanstellen van een zakelijk leider van de Federatie per 1-7-2021 of zoveel eerder als mogelijk.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 10 van 19

7.

SAMENWERKING

De gevormde streekomroep is in de basis een vrijwilligersorganisatie, waarbij ongeveer 5 FTE betaalde krachten (inclusief Fte’s vanuit pilot Stimuleringsfonds in 2021) beschikbaar zijn om organisatorische en journalistieke plannen te kunnen uitvoeren. We noemen een aantal concrete ideeën hoe we samenwerking tussen omroepen en vrijwilligers en met partners/stakeholders willen gaan stimuleren.

7.1.

Samenwerking tussen vrijwilligers /programmamakers

Nu er al sprake is van een gemeenschappelijke redactie op 1 locatie willen we in de komende tijd stimuleren dat makers gaan samenwerken zodat programma’s ontstaan die tegelijkertijd op twee zenders kunnen worden uitgezonden, met als doelgroep alle inwoners van de streek. Hoe kun je samenwerking stimuleren tussen ‘bloedgroepen’? Er kan door programmaleiding een aantrekkelijk tijdslot beschikbaar gesteld worden aan een presentatie-duo dat uit beide ‘bloedgroepen’ is samengesteld. Een goede presentator van RTV Katwijk en een goede presentator van BO. Er kan in het bestuur worden afgesproken dat marketinggelden alleen beschikbaar komen voor programma’s die zich op de hele streek richten en op twee zenders ‘prominent’ te horen zijn. In samenspraak met het nieuwe PBO kunnen delen van de zender alleen beschikbaar zijn voor ‘nieuwe’ programmering die zich op de hele streek richt. Er blijft ruimte voor ‘oude’ programmering, die zich nadrukkelijker op 1 gemeente richt (doelgroep radio binnen context van streekradio). Die uitzendingen zullen echter op minder populaire tijdstippen te horen zijn. Alleen programma’s die zich nadrukkelijk (en aantoonbaar) op hele streek richten kunnen worden gepromoot via de socials van de streekomroep. Andere programma’s kunnen alleen via ‘persoonlijke kanalen’ gepromoot worden.

Een vast wekelijks programma (werktitel: Met Duin & Bollen) heeft uit iedere gemeente een vaste ‘markante’ gast op bezoek. Aan tafel wordt op VI-achtige toon het nieuws uit de streek besproken.

7.2.

Samenwerking met partners/stakeholders

Met Omroep West en Verhagen worden uiterlijk begin 2021 nadere afspraken gemaakt over de invulling van de samenwerkingen op het gebied van journalistiek, bemensing en commercie. Op dit moment wordt met deze partijen al samengewerkt binnen een pilot en blijkt de journalistieke formatie in 2021 toereikend om content te vergaren uit alle 5 kernen. Beide samenwerkingen zijn gericht op nieuwsgaring en zijn getoetst aan de voorwaarden van het Commissariaat van de Media.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 11 van 19

Voor eind 2021 verleent de omroep aan verschillende (semi)overheidsinstellingen en organisaties diensten, zoals webinars, die de inkomsten van de omroep versterken. Deel van deze opdrachten kunnen speciale dienst(en) of product(en) zijn, zoals een werk- en leertraject voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ook worden door de streekomroep samenwerkingsovereenkomsten aangegaan met een of meerdere opleidingen op gebied van Journalistiek en AV-productie (MBO, HBO). Voor functies als cameraman, editor, vormgever en redacteuren worden stageplaatsen beschikbaar gesteld.

Bovendien heeft de omroep de ambitie om meer met hyper lokale en andere partijen samen te gaan werken binnen de mogelijkheden van de Mediawet. Vanaf 2022 werkt de omroep samen met vertegenwoordigers van en redacteuren binnen alle deelnemende gemeenten en allerlei doelgroepen om zo te komen tot een pluriforme en culturele diversiteit in haar aanbod. Hierbij staat customer generated content voorop. Middels een account kunnen zij hun content (foto’s, video’s, audio, tekstberichten) via de Mediahub aanleveren en in sommige gevallen zelfs direct uploaden naar de website. In 2022 werkt de omroep met ten minste twee nieuwe partners samen. Verder worden in 2021 de voorbereidende activiteiten gedaan, technisch en organisatorisch, om derden content aan te kunnen laten leveren in 2022 of zoveel eerder als mogelijk.

Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →voor de beleidsdoelstellingen m.b.t. de samenwerking van de vrijwilligers wordt verwezen naar de 1e twee doelstellingen bij Media en Activiteiten(hoofdstuk 9) →het maken van nadere afspraken(overeenkomsten) met Omroep West en Verhagen o.b.v. de evaluatie van de huidige samenwerkingen en de toekomstplannen van de omroep voor maart 2021. →het vergaren van voldoende content uit alle kernen van de Gemeenten in Duin- en Bollenstreek vanaf 2021 middels een toereikende journalistieke formatie. →het aangaan van klant-leveranciers overeenkomsten met (semi) overheidsinstellingen en organisaties voor het einde van 2021. →het jaarlijks sluiten van overeenkomsten met scholen voor Journalistiek en AV productie vanaf 2020. →de mogelijkheid scheppen in 2021 om uiterlijk in 2022 derden de mogelijkheid te bieden van het aanleveren van content. →het realiseren van een pluriforme en culturele diversiteit van het aanbod vanaf 2022 door in nauwe samenwerking met derden, waarbij customer generated content voorop staat, content te vergaren. →de omroep werkt vanaf 2022 met ten minste twee nieuwe partners samen. →het creëren van een platform in gemeenten binnen de streek in 2022 waar inwoners worden gefaciliteerd om beeld- en geluidsverslagen te maken en nieuws te genereren.

8.

MEDEWERKERS (VRIJWILLIGERS EN BETAALDE KRACHTEN)

Voor de aanstelling van een parttime zakelijk leider (2e helft 2021) wordt eind 2020/begin 2021 met de inzet van één of meer vrijwilligers aangevangen met het in beeld brengen van de kwantiteit en kwaliteit van de formatie van de medewerkers (vrijwilligers en betaalde krachten), de juistheid en volledigheid van medewerkers overeenkomsten en het opstellen van een inwerkingsprogramma voor PBO-leden en nieuwe medewerkers. Vanaf de aanstelling van een zakelijk leider wordt vervolgens meer en beter aandacht besteed aan de personele organisatie teneinde op termijn de kwantiteit en kwaliteit van de formatie van de medewerkers te verbeteren. Nadat er van iedere medewerker een overeenkomst is opgemaakt (voorwaarde CvdM en Keurmerk) en duidelijkheid is verkregen over de inzetbaarheid van de huidige medewerkers, kwetsbaarheden, manco’s ed. kunnen vanaf medio 2021 meer gericht activiteiten ontplooid worden om vrijwilligers op te leiden en te werven. Voor de werving van bestuurders (ook vrijwilligers) en leden van het PBO dienen al in 2020 activiteiten ontplooid te worden. Als één of meer vrijwilligers de hiervoor genoemde activiteiten oppakken, beschikt de omroep vanaf begin 2021 over een inwerkingsprogramma’s voor PBO-leden en nieuwe medewerkers. In het kader van bij- en nascholing van

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 12 van 19

medewerkers wordt vanaf 2022 jaarlijks een opleidingsplan opgesteld. Omwille van de continuïteit van de omroep en het voldoen aan het Keurmerk Nederlandse Streekomroepen van NLPO (zie Kwaliteitszorg) beschikt de omroep uiterlijk eind 2021 over een organogram en onderliggende functiebeschrijvingen en zijn essentiële taken en verantwoordelijkheden bij meerdere medewerkers belegd. De inrichting van de redactie wordt gebaseerd op de inhoud en niet (meer) op de mediakanalen, radio, TV, website en social media. Door planmatig en gestructureerd overleg van de redactiemedewerkers, minimaal 1x per maand, vanaf het samengaan dient onder leiding van de hoofdredacteur de interne communicatie verbeterd te worden. Voor de zakelijk leider is er v.w.b. de interne communicatie eveneens een belangrijke uitdaging weggelegd teneinde een “verbindende” cultuur, van 2 naar 1 cultuur en van “los zand” naar “samenhang”, een vorm van inspraak en goed geïnformeerde medewerkers te realiseren. Hij draagt er zorg voor dat er voor het einde van het jaar 2021 een vrijwilligersplan is geformuleerd en vastgesteld. In het kader van het verbreden van het draagvlak voor de samenwerking stimuleren de besturen en directie actief het samen doen en ervaren, zorgen voor adequaat informeren en ondersteunen, gericht op een organisch proces van naar elkaar toe groeien.

Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →het verkrijgen van inzicht in de kwantitatieve en kwalitatieve formatie van medewerkers voor 1-4-2021. →het completeren van de medewerkers administratie v.w.b. de overeenkomsten met de medewerkers voor 1-42021. →het opstellen van inwerkingsprogramma’s voor nieuwe PBO-leden en medewerkers voor 30-12-2020. →vanaf medio 2021 of zoveel eerder als mogelijk worden trainingen, opleidingen georganiseerd in kader van het vergroten van competenties medewerkers en/of het bevorderen van samenwerken tussen medewerkers RTV en BO →vanaf het jaar 2022 wordt een jaarlijks opleidingsplan opgesteld. →uiterlijk ultimo 2021 beschikt de omroep over een organogram en onderliggende functiebeschrijvingen. →uiterlijk ultimo 2021 is er voor alle essentiële taken en verantwoordelijkheden ten minste één back up. →uiterlijk vanaf 1-1-2021 komt de redactieraad o.l.v. de hoofdredacteur minimaal 1x per maand bijeen. →ultimo 2021 beschikt de omroep over een vrijwilligersplan. →het transformeren van 2 culturen naar 1 cultuur, waarvan samenhang en goed geïnformeerd medewerkers onderdeel uitmaken onder aanvoering van de zakelijk leider.

9.

MEDIA-AANBOD & ACTIVITEITEN

Door BO en RTV samen te brengen in een streekomroep onderstrepen we de nadrukkelijke wens om met elkaar te gaan onderzoeken wat ons bindt. Ook is er ruimte om te blijven wie je bent. Uiterlijk in 2022 is duidelijk hoe die ambitie concreet wordt vertaald naar de programmering. Al bestaat er een behoefte om ‘eigen’ frequenties te behouden, verwachten wij toch dat er onder onze redacties voldoende draagvlak is om vanaf 2021 ook gezamenlijk programma’s te gaan maken. Bijvoorbeeld een actualiteitenrubriek die tegelijk op twee zenders te horen is. Ook gaan we vanaf 2021 aan slag met de mogelijkheid tot participatie door het bieden van reactiemogelijkheden op de site, via radio en TV (interactief). Er wordt al door redacties over dergelijke programma’s gesproken, tijdens de ontmoetingen in de werkgroepen. We geven u graag een inkijkje tegen welke vragen makers dan oplopen: Politieke programmering: Het is voor een redacteur niet aantrekkelijk om twee raadsvergaderingen te bezoeken en het is voor een luisteraar niet aantrekkelijk om naar een streekprogramma te luisteren, waarin verslag gedaan wordt uit twee raadsvergaderingen.

Is een debat met twee cultuurwethouders uit verschillende gemeenten nuttig? Met twee burgermeesters? Met raadsleden uit verschillende raden? Als het betreffende onderwerp de directe leefomgeving van de luisteraar raakt - zoals besluiten rond een theater, bibliotheek, zwembad of winkelcentrum - is nieuws uit verschillende raden de moeite waard. Met een leuk team kun je wellicht denken aan een ‘VI-achtig programma’, waarin herkenbare prominenten uit de streek - op amusante en evenwichtige toon - wekelijks ontwikkelingen uit de lokale en regionale politiek becommentariëren.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 13 van 19

Sportprogrammering: Heeft doorgaans bij een lokale omroep veel ‘emotionele’ berichtgeving rond het lokale favorietenteam. Bij een streekomroep komt daar berichtgeving rond de lokale ‘concurrent’ bij. De lokale derby kan er ook boeiender van worden. Onafhankelijke presentatie of dubbelpresentatie door ‘fans’ van beide clubs wordt een voorwaarde voor aantrekkelijke, evenwichtige programmering waarin iedereen uit de streek zich blijft herkennen. Religieuze programmering: Het weekend bevat populaire uitzendtijden maar niet iedereen in de streek is even kerkelijk. En zelfs binnen de kerk zelf heb je verschillende stromingen met verschillende programmatische behoeften. Hoe ga je op zondag rekening houden met de behoefte van alle luisteraars? Hoe kun je er als publieke omroep dan voor iedereen zijn? Al die vragen, opmerkingen over de programmering, de inzet van mediakanalen en activiteiten worden vanaf 2021 door de vrijwilligers onder (bege)leiding van de hoofdredacteur en de zakelijk leider opgepakt met als stip op de horizon, dat de omroep eind 2023 voor alle inwoners in de streek op alle relevante mediaplatforms de betrouwbaarste en in haar uitzendgebied de meest herkenbare maker en verspreider van journalistieke, lokale en streekgebonden verhalen en nieuws is.

Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →Realisatie voor eind 2022 van een programmering waaruit de verbinding van de Duin- en Bollenstreek blijkt en de lokale inwoners zich voldoende in (blijven) herkennen door de streekgebonden en lokale verhalen, nieuws en programma’s. →Het maken van gezamenlijke programma’s vanaf 1-1-2021, waardoor eind 2021 ten minste 10 nieuwe programma’s op één of beide mediakanalen te bekijken dan wel te beluisteren zijn. →Uiterlijk medio 2021 is de inzet van de mediakanalen van RTV en Bo geïnventariseerd en voorstel geformuleerd voor de inzet van die kanalen in de planperiode. →Middels een kijk- en luisteronderzoek, onder voorwaarde van voldoende beschikbare middelen binnen exploitatie, wordt uiterlijk in 2022 bepaald of de omroep de meest herkenbare maker en verspreider van journalistieke, lokale en streekgebonden verhalen en nieuws is.

10.

MARKETING

Vooralsnog zullen de omroepen in 2021 zich met twee labels - RTV Katwijk en BO – profileren. Op een nader te bepalen wijze wordt vanaf april 2021 communicatief aandacht geschonken aan de vorming van een streekomroep. In het 2e halfjaar van 2021, na de aanstelling van een zakelijk leider, wordt aangevangen met het uitwerken van de positionering van de nieuwe streekomroep en haar labels, zodat uiterlijk medio 2022 de omroep zich als streekomroep manifesteert in naam, pay-off et cetera. Iedere twee jaar wordt, in samenspraak met PBO, een bereiks- en/of imago-onderzoek (zoals een kijk- en luisteronderzoek) uitgevoerd, indien daarvoor gemeentelijke financiering beschikbaar is. Voor het verwerven van extra middelen heeft de omroep de volgende mogelijkheden: - verkoop advertenties op TV, Radio, website en social media. - Branded content; organisatie betaalt de facilitaire kosten, omroep zorgt voor bemensing en inhoud. - advertorials. - commercials. - productie van advertenties en commercials. - sponsoren van cultuur- en sportprogramma’s, titelsponsoring. - verslaglegging evenementen (non profit, ligt redactionele keuze aan ten grondslag met tegemoetkoming in (afwijkende) kosten.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 14 van 19

- werven van donaties. Hierbij zal te allen tijde wet- en regelgeving van het Commissariaat voor de Media als uitgangspunt genomen worden! Sinds 2020 is er slechts één vrijwilliger voor beide omroepen actief bezig om extra middelen te verwerven. Door veranderingen v.w.b. reclamebestedingen in de markt, de Covid-19 periode en de beperkte inzet van vrijwilligers is er sprake van dalende inkomsten in 2020. Voor 2021 dient het eenduidig en helder prijsbeleid m.b.t. de bovenstaande mogelijkheden geformuleerd en vastgesteld te worden. Naast de zakelijk leider en de huidige vrijwilliger dienen in 2021 meer medewerkers en vrijwilligers betrokken en ingezet te worden bij de werving van extra middelen. In het belang van de continuïteit van de omroep dient iedere medewerker zich van het belang van deze inkomsten bewust te zijn en binnen zijn/haar mogelijkheden hieraan aandacht te besteden. Aan de promotie van de omroep wordt vanaf het samengaan meer en beter aandacht besteed. De in- en externe publiciteit wordt vanaf dat moment verzorgd door een redactionele vrijwilliger, die op basis van signalering middels korte berichten zowel in- als extern de communicatie verzorgd van relevante informatie, zoals bijvoorbeeld nieuwe programma’s.

Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →vanaf 2e kwartaal 2021 wordt het samenwerken van RTV en BO eenduidig en helder gecommuniceerd in de markt door de medewerkers via de media-kanalen en persoonlijke gesprekken. →Uiterlijk medio 2022 manifesteert de omroep zich als streekomroep, met in achtneming van het behoud van de lokale identiteit, in naam, pay-off et cetera. →Bij beschikbaarheid van gemeentelijke financiering wordt er in 2022 een “kijk- en luisteronderzoek” gehouden. →Voor 2021 beschikt de omroep over een eenduidig en helder prijsbeleid voor de werving van extra middelen. →In 2021 wordt ten minste 30% van de inkomsten uit commerciële activiteiten behaald. In de daaropvolgende jaren wordt een verhoging van deze inkomsten nagestreefd van 10% per jaar. →Eind 2021 zijn de medewerkers zich bewust van het belang van het werven van extra middelen en zijn er meer medewerkers actief op dit gebied. →Vanaf het samengaan wordt de PR & Communicatie door een redactionele vrijwilliger uitgevoerd, waardoor de medewerkers en buitenwacht meer en beter worden geïnformeerd.

11.

TECHNISCHE ZAKEN EN HUISVESTING

Technische zaken heeft als doel de kwaliteit en continuïteit van het media- en programma-aanbod te faciliteren en te waarborgen, zodat de omroep kan voldoen aan een lokaal toereikend media-aanbod. Daartoe dient technische zaken bij te dragen aan de productvernieuwing en productiegroei. Dit vraagt om afstemming met andere organisatieonderdelen, investeringen op het gebied van technische apparatuur en faciliteiten(zie financieel), beschikbaarheid van technisch gekwalificeerde medewerkers en scholing c.q. training daarvan als ook protocollen bij technische storingen. De Federatie (van RTV Katwijk en Bo) gaat in beginsel gebruik maken van de studio in Katwijk. In nauw overleg met een bouwkundig ontwerpbureau en de gemeenten wordt naar een adequate oplossing gezocht voor het inhuizen van de radiostudio van Bo en (extra) ruimte voor de redactie en zakelijk leider. Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →Verbetering van de transparantie van de werkzaamheden en de prioriteiten voor Technische Zaken tussen beide omroepen in 2021, met als doel meer inzicht te verschaffen en een structurele wisselwerking tot stand te brengen tussen Technische Zaken en andere organisatieonderdelen.(gereed 30-11-2021) →Het uitbreiden van formatie van Technische Zaken kwantitatief en kwalitatief vanaf 2021, door:

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 15 van 19

- Werving van voldoende medewerkers per afdeling - Verhogen kennis en competenties o.g.v. studiotechniek, uitzendtechniek, automatisering, tv, internet, locatietechniek, en ICT - Uitbreiding van de aandacht voor opleiding en kwaliteitsverbetering; zie hoofdstuk 5) →Verbetering van communicatie over technische zaken binnen de afdelingen(vanaf 2021) →Een noodplan opstellen voor bij technische storingen en/of afwezigheid van technische deskundigen; gereed augustus 2021. →Het inkopen van technische kennis en/of diensten als Technische Zaken niet/onvoldoende zelfvoorzienend is. →de bereikbaarheid van het gehele media-aanbod binnen het gehele zendgebied verbeteren, indien mogelijk via de nieuwe Media Hub en/of in samenwerking met andere distributeurs(2021) →Het opstellen van een meerjarenplan voor het onderhoud, vervanging en uitbreiding van de technische apparaten en faciliteiten voor oktober 2021.

12.

INFORMATISERING/ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE/KWALITEITSZORG

In algemene zin streeft de omroep ernaar om eind 2022 aan alle criteria van het Keurmerk Nederlandse Streekomroepen te voldoen. Zie bijlage 15.2. Informatisering Er wordt jaarlijks een activiteitenplan en daarnaast een vijfjaren beleidsplan(zie criteria Keurmerk) opgesteld. De uitgangspunten en modellen beschreven in de normbegroting van NLPO en VNG en het handboek Financiële Verantwoording Publieke lokale omroepen van het Commissariaat voor de Media (CvdM) van februari 2009 worden toegepast. Administratieve organisatie/Kwaliteitszorg De organisatie evalueert jaarlijks de kwaliteit van de dienstverlening en van de interne (werk)processen en voert naar aanleiding daarvan noodzakelijke verbeteracties uit. De organisatie stelt daartoe één keer per jaar meetbare kwaliteitsdoelstellingen op. Deze evaluatie vindt plaats aan de hand van vooraf geformuleerde kwaliteitsdoelstellingen en dient te worden vastgelegd. De evaluatie dient minimaal de volgende aspecten te omvatten: • resultaten van de (eerdere) keurmerktoetsing (indien beschikbaar); • afwijkingen; klachten en zaken die niet volgens de procedure verlopen (cf. criterium 20); • resultaten van de bereiks- en/of imago-onderzoeken (cf. criterium 16, indien beschikbaar); • resultaten van monitoring websitebezoek en social media; • rapportage van bevindingen PBO aan bestuur; • inspraak medewerkers (cf.

criterium 12), zowel journalistiek als aangaande (werk)processen; de organisatieboeken van RTV en BO, waarin de (werk)processen zijn opgenomen, worden voor 1-1-2022 tot één organisatieboek voor de streekomroep getransformeerd. • eventuele bevindingen van het Commissariaat voor de Media; • eventuele uitspraken van de Raad voor de Journalistiek (www.rvdj.nl). Wanneer de doelstellingen zijn opgesteld, worden deze vertaald naar meetbare grootheden en worden meegenomen in de processen en activiteiten van de organisatie. Deze doelstellingen zijn bekend bij de mensen op de werkvloer. Als uit de resultaten van de evaluatie van bovenstaande punten blijkt dat verbeteringen noodzakelijk zijn om beter aan de kwaliteitsdoelstellingen te kunnen voldoen dan worden daar SMART verbeteracties op ondernomen. Er is vanaf juli 2021 voor gebruikers van de omroep een schriftelijk vastgelegde klachtenprocedure, waarnaar de organisatie ook werkt. De (nieuwe) klachtenprocedure is vanaf juli 2021 op de website van de omroep beschikbaar.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 16 van 19

Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →Eind 2022 kwalificeert de omroep zich voor het Keurmerk Nederlandse Streekomroepen, doordat zij aan alle 20 criteria voldoet. →kwaliteitsverbetering is continu onder de aandacht door planmatig en gestructureerd te werken in lijn met de kwaliteitscirkel van Deming (PDCA; plan, do, check, act) →Uiterlijk 1-7-2021 wordt gewerkt volgens de schriftelijk vastgelegde klachtenprocedure, die via de website beschikbaar is.

13.

FINANCIEEL

Financiële planning. Er wordt jaarlijks een begroting inclusief een vijfjaren begroting opgesteld o.b.v. een vijfjaren beleidsplan. Uitgangspunt voor het samengaan in een Federatie is dat de ontvangsten ten minste de uitgaven dekken(positieve kasstroom) Voor de meerjarenraming van de Federatie en de toelichting daarop wordt verwezen naar bijlage 15.3. Het is van belang dat via derden extra inkomsten worden gegenereerd met opdrachten door het verzorgen van Webinars enbedrijfspresentaties. De investering in de verbouwing van de studio,de verhuiskosten van BO en alle bestaaande en nieuwe kapitaalslasten worden middels de bijdragen van de gemeenten ad € 3,28 mogelijk gemaakt. Financiële administratie De financiële administraties van de omroepen en de Federatie worden door de penningmeesters verzorgd. Financiële verslaglegging Periodiek, minimaal 1x per kwartaal, doet de penningmeester verslag van de financiële gang van zaken, waarbij ten minste de gerealiseerde resultaten versus de geprognosticeerde resultaten en de liquiditeitsplanning worden besproken.

Financiële sturing Op basis van de financiële verslaglegging neemt het bestuur besluiten over de aanpassing van de begrotingen, Investerings- en financieringsplannen en het goedkeuren en vaststellen van de jaarrekening. Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →Vanaf 1-1-2021 wordt volgens een taakstellende begroting gewerkt, waarbij de inkomsten bepalend zijn voor de maximale kosten. →Het genereren van extra inkomsten door het verzorgen van Webinars en bedrijfspresentaties voor derden door de omroep in 2021 en volgende jaren →Het verkrijgen van de middelen ten behoeve van de verbouwing van de studio en de verhuiskosten van BO naar Katwijk van de gemeenten voor eind 2020. →Het realiseren van een adequaat financieel management door een juiste verdeling van de respectievelijke financiele taken en verantwoordelijkheden vanaf 1-1-2021.

14.

JURIDISCH

Juridische structuur Met goedkeuring van de ledenvergadering van RTV Katwijk is er qua vorm in principe gekozen voor de federatie. Daar de geformuleerde ambities, zoals verwoord in het rapport “Doorbreek de Cirkel”, allemaal overeind blijven, wordt aangenomen dat de gemeenten met de keuze van de Federatie in plaats van de Fusie kunnen en willen instemmen. Voor de oprichting van de Federatie wordt een wederzijdse due diligence onder leiding van de kwartiermaker uitgevoerd.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 17 van 19

In nauw overleg met een notariaat wordt voor eind december 2020 bepaald of de juridische vorm een federatieve vereniging dan wel federatieve stichting wordt. Bij de keuze dient rekening gehouden te worden met een toekomstige fusie. Voor eind 2020 wordt de federatieve vereniging dan wel stichting opgericht. In april 2021 wordt de juridische structuur, waaronder (herzien) statuten, notarieel geregeld.

Bij de omroep(en) is sprake van een breed samengesteld bestuur, rekening houdend met Governancecode Publieke Omroep 2018. Binnen het bestuursmodel van de stichtingen bestaan er twee organen, namelijk de Raad van Toezicht en het Bestuur/de directie of wel dagelijkse leiding. In de Raad van Toezicht zitten gekozen leden, die zijn belast met het toezicht op de dagelijkse leiding/bestuur (‘two tier board’). Voor de dagelijkse leiding worden een zakelijk leider en hoofdredacteur aangesteld, die tezamen de directie/het bestuur vormen. Voor wat betreft de vereniging RTV geldt dat er een door de leden gekozen bestuur blijft. Het bestuur van RTV Katwijk en de Raad van Toezicht van BO bestaan uit ten minste 3 vrijwillige leden. In de Raad van Toezicht van de Federatie nemen ten minste 5 leden plaats, waarvan 2 leden van het bestuur van RTV en 2 leden van de Raad van Toezicht van BO en 1 onafhankelijke voorzitter. Bij de samenstelling van het (toekomstige) Bestuur van RTV en de Raden van Toezicht van BO en de Federatie wordt zo goed als mogelijk rekening gehouden met het vertegenwoordigen van de onderstaande “profielen”: - Media, journalistieke/redactionele kennis en thematiek - Techniek, ICT - Marketing/Sales - PR & Communicatie - HRM - Financieel - Juridisch Voor alle functies worden voor 2021 functieprofielen opgesteld. . De bestuurders van RTV en Bo behartigen de belangen v.w.b.

het beheer van de frequenties en de leden van RTV, terwijl de bestuurders van de Federatie de belangen van de omroep in ruime zin behartigen. Voor de gemeenten is (de Raad van Toezicht van) de Federatie het aanspreekpunt. Omwille van een effectief en efficiënt besturen van de omroep wordt maandelijks overleg gevoerd zowel op het niveau van RTV en Bo als de Federatie Good Governance De principes van de Governancecode Publieke Omroep 2018 worden door de Raad van Toezicht, de directie/het bestuur en de medewerkers nageleefd inclusief de Regelingen A Melden vermoedens van misstanden, Regeling B Commissie ter bevordering van goed bestuur en Integriteit Publieke Omroep en Regeling C Beloningskader Presentatoren in de Publieke Omroep. Voor de gemeenten dient het naleven van de Governancecode inclusief de jaarlijkse rapportage van het PBO en de jaarlijkse financiële rapportage voldoende waarborg te zijn om de jaarlijkse bekostiging verantwoord te verstrekken en iedere vijf jaar(voor het eerst in 2022 v.w.b. RTV en in 2023 v.w.b. BO) opnieuw te beoordelen of de omroep in aanmerking komt voor de aanwijzing tot de lokale omroep van de gemeenten door het Commissariaat van de Media. Op initiatief van de gemeenten vindt er jaarlijks n.a.v.

de aanlevering van de rapportages een overleg tussen de portefeuillehouders van de gemeenten en een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht van de Federatie plaats, waarin naast het financiële reilen en zeilen ook het beleid in algemene en specifieke zin aan de orde wordt gesteld. Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →Op voorstel van notariaat wordt de keuze gemaakt door de besturen voor een vereniging of stichting als juridische vorm voor de federatie. →Voor 1 januari 2021 wordt via het notariaat de oprichting van de federatie geregeld en de aanpassingen van de statuten van de omroepen voor mei 2021.. →Het opstellen van functieprofielen voor de functies in de Raden van Toezicht voor 1-1-2021.

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 18 van 19

BIJLAGEN /RELEVANTE ARTIKELEN 15.1 Argumentatie keuze federatie 15.2 Folder 20 criteria keurmerk Nederlandse Streekomroepen 15.3 Meerjarenraming en toelichting

Vertrouwelijk

Versie 1.0 – 5-12-2020

Pagina 19 van 19