D05 College, raadsbrief Begraafplaats Hillegom.pdf

Hillegom

Raadsbrief begraafplaats Hillegom aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-21-225885 datum collegevergadering: 13 januari 2022 portefeuillehouder: Anne de Jong behandelend ambtenaar: Marcel de Lijster embargo: ☐

Graag willen we u als raad informeren over de stand van zaken met betrekking tot de additionele kosten welke in 2021 zijn gemaakt voor de gemeentelijke begraafplaats van Hillegom. De gemeente Hillegom is in het kader van Wet op de lijkbezorging verantwoordelijk voor zowel het beheer en onderhoud als de administratie van de begraafplaats. Deze taak is neergelegd bij de werkorganisatie HLTsamen. In 2021 zijn een flink aantal verbeteringen opgepakt om de inrichting van de begraafplaatsadministratie te verbeteren. Deze werkzaamheden vallen buiten de eerder ingebrachte werkzaamheden bij HLTsamen. De verbeteringen die zijn/worden aangebracht zijn de volgende; - Voorbereidingen voor actualisatie van begraafplaatsbeleidsplan inclusief onder andere actualisatie behoefte- en capaciteitsberekening, doorrekening exploitatie begraafplaats, organisatie proces begraven, kwaliteitsmeting begraafplaats, status administratie, beleidskeuzes en maatregelen - Nog op te stellen uitvoeringsplan vanuit het beleid (bijvoorbeeld structureel uitvoering geven aan ruimingen) - Actualisatie plattegrond (deze stemde niet overeen met de praktijk) - Aanpassing en actualisatie van de beheerverordening begraafplaats - Onderbouwing en actualisatie begraaftarieven - Opstellen procesbeschrijvingen begraafplaats (zoals onder andere het facturatieproces) - Opstellen taakbeschrijvingen en vastleggen

verantwoordelijkheden en actiehouders om te komen tot onder andere verbetering van de besluitvaardigheid - Inzichtelijk krijgen beheer en onderhoud (onder andere bestek opgesteld voor werkzaamheden die De Meerlanden uitvoert in dit kader) - Opstellen notitie ‘draaiboek’ begraafplaats waarin is beschreven welke wijze de operationele begraafplaatstaken moeten plaatsvinden. In 2021 is hiervoor (incidenteel) een bedrag van € 32.000,- (inclusief BTW) uitgegeven. Dit bedrag zal worden verwerkt in de jaarrekening 2021 van de gemeente Hillegom als additionele kosten voor de inrichting van verbeteringen van de uitvoering van de begraafplaatsadministratie. Voor de uitgevoerde taken ten behoeve van het verbeteren van de begraafplaatsadministratie was namelijk geen (extra) budget opgenomen in de begroting 2021 van Hillegom. Het eerder in de 2e bestuursrapportage 2021 hiervoor opgenomen

bedrag voor extra uitgaven (45.000 euro) zal bij de jaarrekening 2021 dus worden gecorrigeerd.

Bijlagen: