D02 GR KDB, Eindevaluatie GR 2017 met aanbevelingen.pdf

Aan de raden van de deelnemende gemeenten GR KDB

Voorhout, 14 januari 2025 Ref: BS24112 Onderwerp ter kennisneming: Rapportage en overgenomen aanbevelingen inzake de evaluatie van de gemeenschappelijke regeling KDB 2017 door bureau VanMontfoort Geachte leden van de raad, Per 1 januari 2017 is de bestaande gemeenschappelijke regeling Werkbedrijven Kust- Duin en Bollenstreek (hierna: GR KDB) ingrijpend gewijzigd. Volgens artikel 37 van de gemeenschappelijke regeling KDB 2017 dient de werking van de regeling vijf jaar na de invoering geëvalueerd te worden. Het bestuur van de GR KDB heeft aan bureau VanMontfoort gevraagd om deze gemeenschappelijke regeling te evalueren. Het algemeen bestuur heeft kennisgenomen van de rapportage inclusief de aanbevelingen van bureau VanMontfoort. U treft het rapport van bureau VanMontfoort hierbij ter kennisneming aan. Hieronder wordt aangegeven op welke wijze het algemeen bestuur de aanbevelingen van bureau VanMontfoort heeft overgenomen. Aanbeveling 1 Het opstellen van een meerjarenvisie expliciet vermelden in artikel 7 of in de toelichting op dit artikel dat onder ‘beleidsmatige kaders’ in artikel 7, tweede lid, sub d, tevens moet worden verstaan het opstellen van een meerjarenvisie. Het algemeen bestuur neemt deze aanbeveling over. Deze wijziging wordt bij de eerstvolgende aanpassing van de tekst van de gemeenschappelijke regeling verwerkt.

Aanbeveling 2 Duidelijkheid verschaffen richting gemeenten en Provalu welke bevoegdheden bij de gemeenten liggen en welke bevoegdheden aan de GR KDB zijn gedelegeerd, met name met betrekking tot module B (beschut werk) en module C (re-integratie). In het eerste kwartaal van 2025 zal deze duidelijkheid worden verschaft door middel van een overzicht van bevoegdheden, op te stellen voor de verschillende modules.

Postadres: Postbus 43 2215 ZG Voorhout Bezoekadres: Nijverheidsweg 22 2215 MH Voorhout Tel: (0252) 262 100 IBAN: NL82BNGH0285100696

KvK: 27364205

BTW nr.: 810842634B01

Aanbeveling 3 In gesprek blijven over de invulling van de rollen in het algemeen bestuur en dagelijks bestuur waar het gaat om het vertegenwoordigen van de eigen gemeente versus het besturen van de GR KDB. Het dagelijks bestuur vindt het van belang de rollen volgens de GR te blijven invullen. Het dagelijks bestuur zal hierover nog het gesprek voeren, wat eventueel tot nadere afspraken kan leiden, die zo nodig worden voorgelegd aan het algemeen bestuur. Aanbeveling 4 (deze aanbeveling is door het algemeen bestuur overgenomen via een aangepast voorstel, zie hieronder onderstreept wat is veranderd) Stukken pas bestuurlijk agenderen wanneer daar ambtelijke afstemming over is geweest, zodat de bestuurlijke vergaderlast wordt beperkt, dan wel in de stukken onderbouwd aan te geven welke keuzes gemaakt kunnen worden, zodat het bestuur een beslissing kan nemen op basis van de geschetste opties. Dit is een opgave voor iedereen die de besluiten van het bestuur (dagelijks en algemeen bestuur) voorbereidt. Als iedere beleidsmedewerker, financiële medewerker en de secretaris zich daarvan bewust zijn, hoeft dit in de praktijk geen probleem op te leveren. Het bewaken van dit uitgangspunt wordt opgepakt door de directeur van de GR, de (nog aan te stellen) beleidsmedewerker van Provalu en de secretaris.

Aanbeveling 5 Het belang van de gemeenten Wassenaar en Oegstgeest met betrekking tot de overhead helder voor ogen blijven houden bij het mogelijk opnieuw vaststellen van de verdeelsleutels van de lasten tussen de gemeenten. Het algemeen bestuur stelt vast dat de systematiek voor de kostentoerekening een berekening van de overhead per module inhoudt, op basis van de totale kosten van de betreffende module. De kostenverdeling voor module A vindt zo plaats op basis van het aantal Wsw-medewerkers per gemeente, de kostenverdeling wordt dus omgeslagen per Wsw’er. Deze systematiek is transparant. Deze aanbeveling is dus in praktische zin niet van toepassing omdat deze inhoudelijk al goed wordt ingevuld. Aanbeveling 6 De titel van artikel 20 wijzigen in ‘Financiële en beleidsmatige kaders’ in plaats van ‘De kadernota’, zodat deze in overeenstemming is met de inhoud van het artikel en het handelen in de praktijk. Het algemeen bestuur neemt deze aanbeveling over. Deze wijziging wordt bij de eerstvolgende aanpassing van de tekst van de gemeenschappelijke regeling meegenomen in de besluitvorming. Aanbeveling 7 Vergaderingen aankondigen op de gemeentepagina’s van de wekelijkse (gratis) plaatselijke krantjes in plaats van in het Leids Dagblad, welke alleen voor abonnees toegankelijk is. In dat geval moet ook de tekst van artikel 7 worden aangepast.

Het algemeen bestuur neemt deze aanbeveling over. Momenteel wordt uitgezocht hoe dit het beste gerealiseerd kan worden. Postadres: Postbus 43 2215 ZG Voorhout Bezoekadres: Nijverheidsweg 22 2215 MH Voorhout Tel: (0252) 262 100 IBAN: NL82BNGH0285100696

KvK: 27364205

BTW nr.: 810842634B01

Aanbeveling 8 Minimaal 2 keer per jaar in het dagelijks bestuur en 1 keer per jaar in het algemeen bestuur stil staan bij de invulling van de afgesproken governance en bespreken wat goed gaat en waar verbetering aan de orde is. Het dagelijks bestuur zal dit twee keer per jaar als vast punt agenderen. Het algemeen bestuur zal dit jaarlijks agenderen als vast agendapunt. Aanbeveling 9 In het rapport zijn twintig, vaak redactionele, suggesties ter verbetering van de tekst van de GR KDB opgenomen. De redactionele verbeteringen van de tekst van de GR, zoals voorgesteld in deze aanbeveling zijn reeds verwerkt in de aan de raden aangeboden 2e nota van wijzigingen op de gemeenschappelijke regeling. Wij vertrouwen hiermee de evaluatie van de GR 2017 te hebben afgerond. Mocht deze brief nog vragen of opmerkingen oproepen, dan vernemen wij dat graag van u. Hoogachtend, Het algemeen bestuur,

A.E. Snuif

J.A van Rijn

Secretaris

Voorzitter

Bijlage: Evaluatie GR KDB, rapportage van bureau van Montfoort, juni 2024

Postadres: Postbus 43 2215 ZG Voorhout Bezoekadres: Nijverheidsweg 22 2215 MH Voorhout Tel: (0252) 262 100 IBAN: NL82BNGH0285100696

KvK: 27364205

BTW nr.: 810842634B01