Bijlage 5 Memo versie 5.0 Hillegom 8 punten 9 januari 2024 DEF RIA Holland Rijnland .pdf

Bijlage 1 memo Hillegom, 9 januari 2024 Onderwerp: Concept Regionale Investeringsagenda Holland Rijnland (RIA) - opmerkingen en vragen

1. Gelet op de omvang van de agenda is het noodzakelijk om ordening in prioriteiten aan te brengen en zichtbaar te maken in de RIA. Toelichting De realisatie van de RIA zal grote investeringen vragen. Daarom vinden we het van belang de Hillegomse raad goed te informeren over de omvang van de beoogde investeringen en over de wijze waarop de Hillegomse raad nu en in de toekomst invloed (en toezicht) kunnen (blijven) uitoefenen op de besteding van de middelen. 2. Kan voor de prioritering een afwegingskader met criteria worden aangegeven in de definitieve RIA? 3. Is er sprake van overlap van werkzaamheden en taken met de huidige gemeenschappelijke regeling (GR)? Toelichting: Holland Rijnland werkt op basis van de GR ook aan een aantal opgaven. De financiering hiervoor is gedekt uit de reguliere gemeentelijke bijdrage. Holland Rijnland is betrokken bij alle projectgroepen voor P2 en P3 projecten. Het grootste deel van het gevraagd geld lijkt dan ook hierin te gaan zitten: personeelskosten van Holland Rijnland. Daarmee kan dit in feite aangemerkt worden als een vergroting van het werkapparaat van het samenwerkingsorgaan. Het kan zijn dat dit nodig is, om de regio verder te brengen, maar dan is inzicht en daarmee gepaarde besluitvorming nodig. Graag een toelichting. 4.

Er wordt in één keer geld gevraagd (ipv jaarlijkse bijdrage) zonder volledige en duidelijke onderbouwing van vooral de fondsen. Wat is de uitgaven planning van de verschillende projecten? Wanneer zijn welke middelen nodig? Op welke termijn wordt aanvullende (financiële) besluitvorming verwacht? 5. De schematische weergave van de processen (bldz. 18 en 19) geeft aanwijzingen voor de governance op programma- en projectniveau, maar laat nog ruimte voor interpretatie. Dat is, gelet op de afgeleide financiële risico’s, mandatering en verantwoordelijkheid, ongewenst. Wij zien de grote meerwaarde die Holland Rijnland biedt, als platform, lobbyist, aanjager en verbinder. Een partner die onze gemeenten helpt de regionale opgaven gezamenlijk aan te pakken. Wat ons betreft zijn primair de gemeenten aan zet om het initiatief voor de projecten en opgaven te nemen. Dan wordt ook besproken wie welke rol gaat vervullen. 1

Veelal zal Holland Rijnland daarin een belangrijke samenwerkingspartner zijn. Ook is denkbaar dat gemeenten of cluster van gemeenten het trekkerschap voor een bepaalde opgave bij Holland Rijnland belegd. Het verdient aanbeveling, in lijn van de hierboven gemaakte opmerkingen uitgangspunten over organisatie, financiering, sturing van de opgaven, mandatering voor de besteding van de financiële middelen en verantwoording explicieter op te nemen. Wij adviseren het schema op pagina 18 en 19 van de RIA “Hoe werken we samen” als volgt aan te passen: Van projectlijst naar eindresultaat: 1. Holland Rijnland verzoekt één of meerdere gemeente(n) om het initiatief te nemen voor de voorbereiding van een opgave of project. 2. De initiatief nemende Gemeenten (IG) richten een (gezamenlijk) ambtelijke- en bestuurlijke (project) organisatie in, die het initiatief (samen met Holland Rijnland) oppakt. 3. De projectgroep werkt het initiatief uit tot een plan van aanpak (zie format/nog op te stellen) en 4. Zorgt voor overeenstemming bij alle (mede)initiatief nemende colleges. 5. De initiatief nemende gemeenten presenteren hun plan van aanpak (inclusief financieringsvoorstel) in de thematische commissies tijdens de regiodagen van Holland Rijnland. 6.

De initiatief nemende gemeenten verwerken de opmerkingen uit de commissie(s) en brengen het plan van aanpak (inclusief organisatie-, financierings- en rapportagevoorstel) in bij het Dagelijks bestuur van Holland Rijnland. 7. Na vaststelling door het DB, worden de middelen uit de RIA vrijgemaakt voor de vervolgfase. 8. De gezamenlijke projectgroep rapporteert aan de colleges van de stuurgroep van de initiatief nemende gemeenten. Vanuit de stuurgroep wordt periodiek gerapporteerd in de thematische commissie(s) van Holland Rijnland. 9. Na oplevering van het beoogde resultaat wordt een eindrapportage gepresenteerd in de thematische commissies. 10. Na verwerking van de opmerkingen uit de commissies wordt de eindrapportage (inclusief financiële verantwoording en bij een begroting hoger dan € 125.000 een controleverklaring van een onafhankelijke accountant) aangeboden aan het DB. Fonds thema’s RIA: 1. Gemeenten stellen (samen met Holland Rijnland) een voorstel op voor de realisatie van een project dat past binnen de doelstelling, criteria en voorwaarden van het fonds en 2. Zetten het op de agenda van een ambtelijk overleg van Holland Rijnland ter goedkeuring om het project in te dienen bij Holland Rijnland. 3. Dienen het voorstel voor de realisatie van het project in bij het DB Holland Rijnland. 4. Het DB vraagt advies aan de regionale commissies (zowel inhoudelijk als financieel).

5. Bij positief advies kent het DB de gevraagde bijdrage uit het fonds toe aan de gemeente(n). 6. De formele toekenning wordt vastgelegd in een ‘projectovereenkomst’, waarna 7. De gemeente(n) het project zelfstandig kan / kunnen uitvoeren 9. In de projectovereenkomst worden afspraken gemaakt over de frequentie waarin aan het DB wordt gerapporteerd over de voortgang. 2

10. Na de realisatie van het project wordt een eindrapportage (inclusief financiële verantwoording en bij een begroting hoger dan € 125.000 een controleverklaring van een onafhankelijke accountant) aangeboden aan het DB. 6. Onduidelijk is welke oude RIF-middelen en rente baten nog meer ingezet kunnen worden voor de RIA. Mocht dit het geval zijn dan moet de omvang bekend zijn en duidelijk gemaakt worden hoe de besluitvorming daarover verloopt. Daarbij moet in ieder geval de inzet van de gelden bestemd voor de Noordelijke Ontsluiting Bollenstreek gewaarborgd blijven/verlengd worden, conform eerdere besluitvorming in het AB van HR. Graag ontvangen we een bevestiging hiervan. 7. Om de middelen uit het cofinancieringsfonds in te kunnen zetten voor de RIA is nog besluitvorming nodig. Daar moet ook de vraag bij betrokken worden of dit fonds naast de fondsen in de RIA ook nog in stand moet worden gehouden (meerwaarde?) nu blijkt dat bedragen onbenut zijn gebleven. Graag een reactie hierop. 8. De (project) kaders ontbreken of zijn nog onduidelijk: a. doel b. hoogte van de bijdrage, welke onderdelen van de begroting zijn wel en niet financierbaar c. minimale aantal samenwerkende gemeenten d. regionaal belang, waarom een project op Holland Rijnland niveau moet worden opgepakt en wat rechtvaardigt dat alle 14 gemeenten hier een financiële bijdrage aan leveren? e. opvangen risico’s f.

hoe vindt besluitvorming plaats over het vervolg (uitvoering P1 fase) na afloop van een P2 fase? g. Rolverdeling Het onderscheid tussen de 4 miljoen voor projecten en het regionale fonds voor 3 miljoen is lastig. Kijkend naar het projectoverzicht (blz. 8/9) zijn projecten verbonden aan de thema's. Wat betekent dat voor de financiering? Kan deze dan uit beide stromen komen of niet en wat is dan het onderscheid?

3