Bijlage 3 - Governancenotitie november 2022.pdf

Governance MeerVAB: hoe kan het gezamenlijke belang van de 5 VABgemeenten worden geborgd? 1. Inleiding Het AB VAB heeft op 15 november, op basis van onderzoek naar verschillende strategische opties, een inhoudelijke voorkeur uitgesproken voor de optie Samenwerken met Meerlanden (MeerVAB, samen uit-samen thuis). Daarbij is een voorbehoud gemaakt ten aanzien van de governance. Kunnen de collectieve gemeentelijke belangen wel afdoende worden geborgd binnen MeerVAB? Afgesproken is dat dit punt nader wordt uitgewerkt in een aparte governance-notitie en dat deze notitie wordt voorgelegd aan de leden van het AB VAB. Deze notitie ligt hierbij voor. 2. Governance-vraagstuk MeerVAB In het onderzoeksrapport van Buiten is toegelicht dat het bij de optie Samenwerken met Meerlanden vanuit juridisch oogpunt noodzakelijk is dat er een aparte entiteit (MeerVAB) wordt opgericht. MeerVAB is nodig om de exploitatie van de overslag van huishoudelijk afval en de verwerking van GFT rechtmatig te kunnen inbesteden. Meerlanden en de VAB-gemeenten worden gezamenlijk eigenaar van MeerVAB. In het onderzoek is uitgewerkt dat de VAB-gemeenten in de variant Samen uit, Samen thuis, doorslaggevende zeggenschap behouden op strategische keuzes ten aanzien van de wijze van overslag en verwerking en tevens beleidsvrijheid behouden over de wijze van inzameling van huishoudelijk afval.

De VAB-gemeenten delen de zeggenschap met Meerlanden over de hoofdlijnen van de bedrijfsvoering, begroting en exploitatie. De operationele aansturing van MeerVAB wordt een verantwoordelijkheid voor Meerlanden. Winst en risico’s (zowel bij de nieuwbouw als in de exploitatie) worden binnen MeerVAB, volgens een nog te bepalen verdeelsleutel, gedeeld tussen de VAB-gemeenten en Meerlanden. Duidelijk is dat de zeggenschap van de gemeenten binnen MeerVAB goed kan worden geborgd. Belangrijk vraagstuk wat nog openstaat is wie vanuit de kant van de VAB-gemeenten eigenaar wordt in MeerVAB: is dat de Gemeenschappelijke Regeling VAB of worden dat de individuele gemeenten? In het onderzoeksrapport wordt dit een uitwerkingspunt genoemd. In het AB van 15 november is echter aangegeven dat er in deze fase al meer duidelijkheid nodig is, met name op de volgende punten: 1. Hoe kunnen de vijf VAB-gemeenten binnen MeerVAB als collectief blijven optreden? Twee van de vijf VABgemeenten (Katwijk en Teylingen) zijn geen deelnemer in Meerlanden, de andere drie gemeenten (Hillegom, Lisse, Noordwijk) wel. Het collectieve belang van de VAB-gemeenten is een faciliterende en efficiënte overslag en een milieuverantwoorde verwerking van restafval en gft tegen zo laag mogelijke kosten.

Hoe kan dit worden geborgd, zonder dat gemeenten (met name de niet Meerlanden-gemeenten) binnen MeerVAB alleen komen te staan? 2. Hoe zit het met de exit mogelijkheden? De VAB-gemeenten willen geen onnodig hoge drempels. 3. Invulling Vanuit het perspectief van de VAB-gemeenten zijn er twee governance-varianten mogelijk. In onderstaande tabel zijn deze varianten uitgewerkt en beoordeeld. Variant Criterium/aspect Borgen collectieve belangen

GR VAB eigenaar

Gemeenten individueel eigenaar

Automatisch geborgd. Binnen het AB van de GR VAB worden de aandeelhouderzaken MeerVAB besproken en een gezamenlijk standpunt bepaald.

Exit-mogelijkheden

Opzegtermijn voor stoppen met MeerVAB is hetzelfde als in het onderzoek staat beschreven. Als een gemeente wil uittreden moet ze uit de

Gemeenten participeren individueel in MeerVAB. Om in MeerVAB met één mond te praten zijn aanvullende afspraken nodig. Juridisch kan dit, maar of dit “waterdicht” is staat niet vast. Het is op papier makkelijker om als individuele gemeente uit te treden, maar in de statuten of aandeelhoudersovereenkomst zullen er vergelijkbare

Flexibiliteit

Uitvoerbaarheid & organisatorische consequenties

GR VAB stappen. De exit-regeling uit de GR wordt dan gevolgd. Als MeerVAB niet naar tevredenheid functioneert is er een natuurlijke terugvaloptie: de GR kan de exploitatie en (GFT)verwerking weer zelf gaan organiseren.

De gemeenschappelijke regeling biedt de mogelijkheid om te participeren in een entiteit als MeerVAB. Er ontstaat geen nieuwe verbonden partij voor gemeenten.

afspraken over desintegratie worden gemaakt als in de GR. Als MeerVAB niet naar tevredenheid functioneert en de GR VAB er niet meer is, zal er een nieuw samenwerkingsverband moeten worden gecreëerd. Minder aantrekkelijk alternatief is dat de gemeenten de overslag en verwerking dan individueel gaan organiseren. Opheffen van GR niet persé noodzakelijk, wel logisch In het geval van handhaven GR VAB, ontstaat er een nieuwe verbonden partij Opheffen GR is complex traject: • vergunningen en contracten staan nu op naam van de GR. Alle vergunningen moeten dan opnieuw aangevraagd worden. Een kostbare, langdurige en onzekere exercitie • liquidatie gemeenschappelijke regeling vraagt om een zware (besluitvormings)procedure • als alternatief moeten er aanvullende afspraken worden gemaakt over afstemming MeerVAB.

Conclusie: Voor het borgen van de belangen van de vijf gemeenten samen is de GR als eigenaar de beste variant. Deze variant is ook het eenvoudigst te realiseren en flexibeler. Ten aanzien van de exit-mogelijkheden is er in de praktijk geen groot verschil tussen beide governance-varianten. 4. Verdere uitwerking Als het AB VAB de principekeuze maakt voor de optie MeerVAB, samen uit, samen thuis, dan is één van de vervolgstappen1 dat deze optie verder wordt uitgewerkt. Op het gebied van de governance-inrichting en financiering gaat het hierbij om: • Uitwerken van de rechtsvorm. Uit het juridisch advies van Van Doorne blijkt dat de BV en de coöperatie beide geschikte vormen zijn. Beide vormen moeten nader worden beschouwd en afgewogen. • Het opstellen van de oprichtingsakte van MeerVAB (regelen van bevoegdheden, nadere invulling van de zeggenschap, stemverhoudingen, overlegstructuur, jaarcyclus etc). • Het regelen van de inbreng en financiering van MeerVAB. Hiervoor dient een voorstel te worden ontwikkeld, waaronder een voorzet voor de winst-risico-verdeling tussen het VAB en Meerlanden. • Uitwerken van financiële verdeelsleutel tussen gemeenten. Het VAB-deel van het jaarlijkse resultaat in MeerVAB moet onderling, tussen de gemeenten, worden verdeeld.

De financiële verdeelsleutel hiervoor moet worden bepaald, waarbij een koppeling wordt gelegd met de in de toekomst te hanteren verdeelsleutel voor gemeentelijke bijdragen aan het VAB (per inwoner, aansluiting of op basis van tonnage?). 5. •

Advies/ tot slot Geadviseerd wordt om de GR VAB eigenaar te laten zijn in MeerVAB. Op die manier kan het collectieve belang van de vijf VAB-gemeenten het beste worden geborgd. Dit is de meest praktische en flexibele route.

1 De andere, parallel lopende, stappen zijn: ophalen van zienswijzen van de 5 gemeenten op de principekeuze van het VAB

en aanpassing/actualisering van de gemeenschappelijke regeling VAB.

•

Voorgesteld wordt dit governance-uitgangspunt in de besluitvorming van het AB VAB over de strategische opties toe te voegen. Dus: uitgangspunt voor de governance-inrichting van MeerVAB is dat de GR VAB, namens de vijf gemeenten, eigenaar en medeoprichter van MeerVAB wordt.