5. Verslag adviesgroep doorontwikkeling PC cyclus 23 februari 2022 .pdf

,

Verslag Adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLTgemeenten d.d. 23 februari 2022 Aanwezig: Gemeente Hillegom: Co Jansen (voorzitter), Boelo Meijer (burgerlid) en Mike Roelofs (raadslid) Gemeente Teylingen: Bart van der Ploeg (raadslid), Kardien de Werker (raadslid), Marlies Volten (wethouder) en Robert van Dijk (griffier) Gemeente Lisse: Rob van den Broek (raadslid), Vincent Scheurwater (raadslid) en Kees van der Zwet (wethouder) Overige aanwezigen: Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen), Gijs van Dooren (plaatsvervangend griffier Hillegom), Sandra de Lange (concerncontroller HLTsamen) en David Zijlmans (Baker Tilly) Verslag Elise Gieselaar

1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De voorliggende agenda wordt vastgesteld. 2. Vaststellen verslag adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLT-gemeenten d.d. 3 februari 2022 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Presentatie bevindingen Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) geeft een presentatie over de bevindingen wat er met de aanbevelingen en wensen is gedaan die de afgelopen twee bijeenkomsten van de adviesgroep naar voren zijn gekomen. Men heeft dit gedaan langs de lijnen van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Per aanbeveling is een aantal richtlijnen geformuleerd en is dit doorvertaald naar concrete resultaten. Vragen naar aanleiding van de presentatie: -

Boelo Meijer (Hillegom) merkt op dat als hulpmiddel voor de uitwerking van de begrotingsprogramma’s de meetbaarheid en het smart formuleren van belang zijn. Hij vraagt of het de bedoeling is dat dit zou moeten plaatsvinden voor de uitwerking en dit te doen bij het opstellen van de begroting. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) licht toe dat het inderdaad de bedoeling is dat dit bij het opstellen van de begroting gebeurt. Wellicht is het woord ‘uitwerking’ niet de juiste term en zou aangegeven moeten worden om als hulpmiddel bij de doorontwikkeling van de programma’s in de begroting het afwegingskader te gebruiken.

-

Bart van der Ploeg (Teylingen) heeft een vraag over de noodzaak van rapportages bij de uitwerking van de programma’s. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur

HLTsamen) antwoordt dat hij hierop een antwoord zal geven op basis van de tweede en derde aanbeveling van de Rekenkamercommissie. -

Mike Roelofs (Hillegom) geeft aan dat voorgesteld wordt om een tussenrapportage te schrappen in verband capaciteitsgebrek. Past het opstellen van een burgerbegroting van Teylingen daar dan wel bij? Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) antwoordt dat dit wordt verkend. In het toekomstige scenario zou de impact op de capaciteit als het gaat om de financiën niet zo groot hoeven te zijn. Robert van Dijk (Teylingen) vult hierop aan dat men op dit moment nog niet zover is met een burgerbegroting in Teylingen en dat tot nu toe alleen inspiratiesessies hebben plaatsgevonden. Het doel is in ieder geval niet om hieraan niet teveel capaciteit te besteden. Na de verkiezingen wordt dit in Teylingen weer opgepakt.

-

David Zijlmans (Baker Tilly) vraagt of het agenderen in 2025 van het uitwerken van de beïnvloedbare ruimte per programma niet te laat is. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) antwoordt dat wellicht, omdat de beïnvloedbare financiële ruimte ook gradaties heeft, hierin een tussenstap geformuleerd kan worden die dichterbij ligt dan de horizon van 2025. Mike Roelofs (Hillegom) kan zich hierin vinden, mits hiervoor voldoende capaciteit is. Wethouder Van der Zwet (Lisse) is van mening dat de tussenstap ook nodig is om het technisch uitvoerbaar te houden. Bovendien moet het ten aanzien van de capaciteit ook haalbaar zijn vanwege alle uitdagingen die er nu al liggen. Hiervoor zou dan een soort ‘spoorboekje’ gemaakt kunnen worden of zou het groeimodel per paragraaf ontwikkeld kunnen worden. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) vult hierop nog aan dat de tussentijdse rapportage nieuwe stijl ook afhankelijk is van de inrichting van de begroting en de capaciteit. Een tussenstap zou zinvol zijn, waarbij er in verband met andere prioriteiten gekeken zou moeten worden naar een groeimodel. Ten aanzien van de suggestie om een spoorboekje te maken zou het groeimodel wellicht dan nog smarter uitgewerkt kunnen worden om nog meer houvast te geven.

-

Desgevraagd geeft Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) aan dat de programma’s van alle gemeenten veel op elkaar lijken, maar dat er alleen verschillen zitten in de formele autorisaties. Het taakveldniveau wordt daarbij als basis voor de uitwerking gebruikt. Bart van der Ploeg (Teylingen) vraagt of bij de coalitieonderhandelingen dan rekening gehouden moet worden met een andere indeling van de programma’s. Robert van Dijk (Teylingen) licht toe dat de indeling van de programma’s politiek gemaakt kan worden, hetgeen lastig kan zijn, maar dat dit ook goed technisch gedaan kan worden. Wethouder Van der Zwet (Lisse) vult hierop nog aan dat er op basis van het taakveldniveau gerapporteerd moet worden aan het CBS.

-

David Zijlmans (Baker Tilly) geeft aan dat het bij de uitwerking van belang is dat de cyclus van de verbonden partijen (TWO en ISD Bollenstreek) die voor HLTsamen taken uitvoeren ook goed aansluit. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) merkt op dat dit met name bij de tussentijdse rapportage relevant is.

-

David Zijlmans (Baker Tilly) vraagt in hoeverre de control en het tijdspad een plek moeten krijgen in de rechtmatigheidsverantwoording. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) antwoordt dat de rechtmatigheidsverantwoording geen onderdeel van het onderzoek van de Rekenkamercommissie was en er bewust buiten is gelaten. Dit hoort bij de Auditcommissies. Wel is de aanbeveling opgenomen om de raad voorlopig in december ten behoeve van de rechtmatigheidsverklaring en de risico’s op begrotingsonrechtmatigheden een financieel technisch slotwijziging vast te laten stellen.

-

Rob van den Broek (Lisse) geeft aan dat de peildatum van de tussentijdse rapportage van juni hem een goed tijdstip lijkt. Als de behandeling in de raad dan wordt voorzien

2

in september dan vindt hij dat laat. Hij pleit ervoor om dit te vervroegen naar eind augustus om zodoende de rest van het jaar nog te kunnen bijsturen. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) licht toe dat dit technisch en praktisch onhaalbaar is. Dit zou besproken moeten worden in de presidia. Wethouder Van der Zwet (Lisse) vult hierop aan dat de raden dan wel bereid moeten zijn om al in augustus een vergadercyclus te draaien. David Zijlmans (Baker Tilly) wenst nog als breder perspectief mee te geven dat de peildatum van de tussentijdse rapportage van juni en behandeling in de eerstvolgende raadsvergadering na de zomervakantie een gebruikelijk stramien is. 4. Vervolgproces -

De voorzitter vraagt hoe lang het duurt voordat een spoorboekje aan de bevindingen kan worden toegevoegd. Ook vraagt hij of het document nog aan de raden wordt voorgelegd. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) antwoordt dat de presentatie die vanavond is getoond in een rapportage wordt gevat. Hij noemt het echt winst dat een en ander met de drie gemeenten tot stand is gekomen. De planningen die per aanbeveling zijn genoemd, zullen smarter geformuleerd worden zodat het een spoorboekje wordt. Dit zal worden aangeboden aan de nieuwe adviesgroep Planning en Control die na de raadsverkiezingen van start gaat. De raad van de gemeente Lisse heeft aan de Auditcommissie gevraagd om nog een advies te geven over de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie.

-

Kardien de Werker (Teylingen) vraagt naar aanleiding hetgeen gezegd is over de peildatum hoe realistisch de datum van 2025 is. Verder stelt hij voor om in het kader van de openheid van het bestuur van hetgeen vanavond naar voren is gekomen een persbericht te maken. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) geeft aan dat hij het aan de adviesgroep overlaat om een persbericht te laten versturen. Verder geeft hij aan dat de organisatie van mening is dat 2025 een realistisch tijdstip is, maar dat in het proces door de toekomstige adviesgroep beoordeeld kan worden of dit echt zo is en er eventueel bijgesteld kan worden. Wethouder Van der Zwet (Lisse) pleit ervoor om dit dan zoveel mogelijk gezamenlijk te blijven oppakken op basis van de eigen ‘colour locale’ en dit ook aan de nieuwe raden mee te geven. Mike Roelofs (Hillegom) sluit zich aan bij de opmerking dat het zinvol is om als drie gemeenten overleg te hebben over diverse onderwerpen en dat hetgeen nu tot stand is gekomen het eerste onderwerp is. Rob van den Broek (Lisse) sluit zich er ook bij aan dat op deze weg verder gegaan moet worden omdat dit echt bijdraagt tot verbetering. Ook Bart van der Ploeg (Teylingen) sluit zich daarbij aan.

-

De voorzitter concludeert dat de adviesgroep ermee instemt dat de bevindingen worden verwerkt naar een definitief advies. De colleges krijgen de gelegenheid om te reageren op dit advies. Na de verkiezingen wordt er wederom een adviesgroep doorontwikkeling P&C-cyclus gevormd om het advies en de bestuurlijke reacties te bespreken. Daarna kan het advies naar de Auditcommissies, de werkgroep P&C-cyclus van Teylingen en de raden.

5. Rondvraag Geen opmerkingen. 6. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 22.00 uur.

3