5. Brief Verwerking inspanningsverplichting 6% SOZ HR.pdf

Aan het college van de gemeenten Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude

Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden 071 - 523 9030 www.serviceorganisatiezorghollandrijnland.nl KvK: 86049925 BTW: NL863844881B01

Datum: Kenmerk: Telefoon: E-mail:

27 januari 2025 2025-004 071-5239070 secretariaat@so-zorghollandrijnland.nl

Onderwerp: Verwerking taakstelling 6% GR Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland Geacht college, Op 31 oktober 2024 heeft het bestuur van Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland (SO Zorg) een brief ontvangen van de bestuurlijke werkgroep Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen (FKGR) van de gemeenten in Hollands Midden aangaande de begroting 2026. De deelnemende gemeenten hebben deze brief in afschrift ontvangen. In de brief stelt de FKGR een uniforme taakstelling voor aan alle gemeenschappelijke regelingen van 6%. In deze brief wordt u geïnformeerd over het besluit van het bestuur van SO Zorg om de geadviseerde taakstelling van 6% niet te verwerken in de conceptbegroting 2026. Taakstelling 6% in relatie tot dienstverlening SO Zorg SO Zorg is een bedrijfsvoeringorganisatie die voor de deelnemende gemeenten taken uitvoert op het gebied van jeugdzorg. Een belangrijke opgave voor de komende jaren voor SO Zorg is bij te dragen aan de beheersbaarheid van de jeugdzorg zowel inhoudelijk (zorglandschap) als financieel.

Dit doet SO Zorg door: • administratieve verwerking van toewijzingen van zorg en declaraties via berichtenverkeer; • verzorgen van dashboards waarmee contractmanagers, beleidsmedewerkers en lokale teams sinds najaar 2024 uitgaven en zorgpaden kunnen monitoren en bijsturen; • voeren van contractmanagement om aanbieders aan contractafspraken te houden; • administratieve afhandeling van aanvragen voor inzet buitenbudgettaire zorg. Daarnaast wordt ons vanuit gemeenten bij de opwerking van nieuw beleid veelvuldig om advies gevraagd vanuit onze expertise inzake zorgaanbieders en financiën. Om de opgedragen taken uit te voeren heeft SO Zorg een minimale personele omvang nodig, verdeeld over verschillende disciplines die onderling nauw samenwerken. Jeugdhulpregio Holland Rijnland bestaat uit: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude.

De personele omvang (formatie) van SO Zorg is op dit moment 30,6 fte. De personele kosten bedragen circa 83% van begroting. Om te kunnen voldoen aan de 6% taakstelling 1 zou SO Zorg ca. 3 fte moeten schrappen in de formatie. Er zijn geen mogelijkheden om verder te schrappen in materiële kosten, daar SO Zorg daar in de 2 jaar van haar bestaan daar al flink op bezuinigd heeft (zie bijlage). Het verminderen van de formatie met 3 fte heeft daarmee direct consequenties voor de uitvoering de administratieve taken, voor de beschikbaarstelling van sturingsinformatie in onze dashboards of voor het inhoudelijk en financieel toezicht en de handhaving op contracten met zorgaanbieders. Het bestuur vindt dit onverstandig. Het bestuur geeft prioriteit aan het verbeteren van de beheersbaarheid op de uitgaven voor jeugdhulp en ziet het als een risico om de dienstverlening van SO Zorg in dit verband te verminderen. Hoewel het bestuur heel goed de achterliggende gedachte van de taakstelling snapt, is het bestuur van mening dat invulling geven aan de taakstelling per 2026 een te groot risico levert voor de dienstverlening van SO Zorg. Reeds gerealiseerde besparingen en binnen de begroting opgevangen extra taken Sinds de oprichting van SO Zorg 2 jaar geleden heeft de organisatie veel stappen gezet om interne processen te verbeteren en besparingen op organisatiekosten te realiseren.

SO Zorg heeft reeds circa 11% (netto) weten te bezuinigen door dure contracten af te stoten, processen anders in te richten en additionele werkzaamheden uit te voeren. Daarnaast voert SO Zorg inmiddels meer werkzaamheden uit dan bij de oprichting van de organisatie. SO Zorg geeft nu meer inzicht in de data ten behoeve van gemeenten en lokale teams door zelfontwikkelde dashboards om lokaal beter te kunnen sturen op de inzet van jeugdhulp. Daarnaast levert SO Zorg meer inzet voor de nieuwe route voor buitenbudgettaire zorg dan begroot. Tenslotte zijn veel extra taken en rollen die in een zelfstandige organisatie moeten worden uitgevoerd, maar waarmee in het bedrijfsplan geen rekening was gehouden binnen de begroting opgevangen. In de bijgevoegde bijlage zijn de additionele werkzaamheden en de gerealiseerde besparingen opgesomd. Besluit bestuur conceptbegroting organisatiekosten SO Zorg 2026 Het bestuur van SO Zorg heeft op 11 december 2024 bij meerderheid besloten om de conceptbegroting 2026 op te stellen zonder rekening te houden met de geadviseerde taakstelling van 6%. De conceptbegroting 2026 organisatiekosten SO Zorg wordt vóór 15 april 2025 voor zienswijze aan de gemeenteraden aangeboden. Uw Raad heeft dan 3 maanden de tijd om de zienswijze bij het bestuur van SO Zorg in te dienen.

De conceptbegroting organisatiekosten SO Zorg 2026 wordt vóór 15 september 2025 vastgesteld door het bestuur van de SO Zorg en ingediend bij de Provincie Zuid-Holland. Hoogachtend, Namens het bestuur Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland,

D. Binnendijk, Voorzitter

M. Hogervorst, Secretaris-directeur

1 6% van circa € 4,0 miljoen (begroting 2025) is € 240k. Vertaald naar fte is dit circa 3 fte.

Bijlage: additionele werkzaamheden en gerealiseerde bezuinigingen

Gerealiseerde besparingen per contract: • DVO met Holland Rijnland: meerdere diensten in de DVO met Holland Rijnland geschrapt en nu door SO Zorg uitgevoerd: besparing 23% (circa € 70k); • DVO met voormalig SP71 (nu IDA gemeente Leiden): ook uit deze DVO zijn diensten geschrapt en worden nu door SO Zorg uitgevoerd: besparing 44% (circa € 230 k); • Dure automatiseringscontracten afgestoten: besparing 34% (circa € 135 k); • Processen efficiënter en effectiever ingericht.

Additionele werkzaamheden binnen begroting opgevangen: • Data-dashboards en data-analyse: hiervoor is .. fte in de begroting opgenomen. In de praktijk blijkt hier xx fte voor benodigd te zijn. Dit betekent dat 0,5 fte additioneel binnen de begroting is opgevangen, circa 50k; • Nieuwe route Buitenbudgettaire zorg (BBR): hiervoor is in de begroting 1 fte zorgbemiddelaar toegevoegd, in de praktijk blijkt 2 fte nodig te zijn. Daarnaast is het beroep op administratieve ondersteuning ten behoeve van de nieuwe route flink toegenomen. In de afgelopen jaren was het beroep op buitenbudgettaire zorg al flink toegenomen en de inzet hierop opgevangen binnen de organisatiebegroting. Op dit moment wordt circa 5,0 fte (additioneel 1,5 fte = circa € 150k) ingezet. Daarnaast vindt helaas veel overwerk plaats, de werkdruk ten gevolge van de BBR is bij de medewerkers hoog en dient op een duurzame manier te worden opgelost; • Naleving contracten budgetplafonds en één-maand declaratietermijn (financiële eisen en voorwaarden contract) zorgaanbieders: in de formatie-opbouw bij de oprichting van SO Zorg werd onvoldoende rekening gehouden met de verzwaring van de werkzaamheden door de eisen en voorwaarden in de contracten met de zorgaanbieders.

De controles op de naleving van de financiële voorwaarden en eisen van de contracten zorgen voor additionele capaciteit van 0,5 fte financieel adviseur en 0,5 fte contractmanagement. Dit wordt door SO Zorg geleverd; circa € 100k; • Daarnaast werd bij de oprichting van SO Zorg geen rekening gehouden in de formatie met verschillende rollen en nevenfuncties die een zelfstandige organisatie dient te hebben, te weten archiefmedewerker, functionaris gegevensbescherming, privacy officer, CISO, vertrouwenspersoon, BHV’er, arbo/preventieadviseur en personeelsvertegenwoordiging. Deze additionele werkzaamheden kosten SO Zorg circa 1 fte; • Tenslotte is bij de aansluiting van Voorschoten en Kaag en Braassem een efficiencywinst ad € 91k geboekt voor de gemeenten. Totaal netto besparing gerealiseerd van circa € 450k (11,3%).