4. Verslag adviesgroep doorontwikkeling P&C cyclus 3 februari 2022 .pdf

Verslag Adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLTgemeenten d.d. 3 februari 2022 Aanwezig: Gemeente Hillegom: Co Jansen (voorzitter), Boelo Meijer (burgerlid) en Mike Roelofs (raadslid) Gemeente Teylingen: Bart van der Ploeg (raadslid), Kardien de Werker (raadslid), Marlies Volten (wethouder) en Robert van Dijk (griffier) Gemeente Lisse: Rob van den Broek (raadslid), Vincent Scheurwater (raadslid), Kees van der Zwet (wethouder) en Margriet Veeger (griffier) Overige aanwezigen: Pieter-Jan Gutter (Teamleider financiën HLTsamen), Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen), Gijs van Dooren (plaatsvervangend griffier Hillegom), Sandra de Lange (concerncontroller HLTsamen) en David Zijlmans (Baker Tilly) Verslag Elise Gieselaar

1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De voorliggende agenda wordt vastgesteld. 2. Vaststellen verslag adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLT-gemeenten d.d. 2 december 2021 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Bart van der Ploeg (Teylingen) complimenteert de notuliste voor het uitgebreide en duidelijke verslag, hetgeen heeft geleid tot een mooie stap in het werkproces. 3. Bespreken onderdeel A van de notitie Vraag: herkennen jullie je in de geformuleerde wensen: Boelo Meijer (Hillegom) geeft aan dat het hem in zijn algemeenheid opvalt dat er verschil zit tussen de wensen van de wethouders/ambtenaren en die van de raadsleden. Als hij kijkt naar het rekenkamerrapport dan bespeurt hij bij de wethouders/ambtenaren dat zij wat moeite lijken te hebben met openheid. Het is echter belangrijk dat die openheid er is en hij is van mening dat de raad een belangrijke taak heeft om hierop toe te zien. Rob van den Broek (Lisse) herkent het beeld over het moeite hebben met de openheid niet, maar signaleert wel een verschil in de diepgang van die openheid. Verder pleit hij ervoor om vanavond eenduidige antwoorden te verkrijgen op de vragen die nog openstaan. Bart van der Ploeg (Teylingen) geeft aan dat hij het beeld over het moeite hebben met de openheid ook niet deelt. Hij heeft dat beeld juist niet.

In Teylingen heeft er een pilot burgerbegroting plaatsgevonden die eind 2020 is geëvalueerd. Hierop zijn 917 reacties ontvangen. Opvallend daarbij was dat 66 procent van de respondenten hoger onderwijs heeft

genoten. Hij vindt het daarom belangrijk dat hetgeen nu wordt ingericht ook voor mensen met een middelbaar of lager opleidingsniveau toegankelijk is. Mike Roelofs (Hillegom) vindt het mooi dat na de eerste sessie tot het voorliggende document is gekomen. Hij vindt dat nu ingezet moet worden op het meer openbaar maken van gegevens, bijvoorbeeld door een real-time dashboard, en dat niet achterdocht gezocht moet worden als zaken anders zijn opgeschreven. Kardien de Werker (Teylingen) vindt het in eerste instantie van belang om in te spelen op burgers die in een oogopslag en op een simpele manier toegang tot informatie moeten kunnen krijgen (keep it simple). Degenen die meer willen weten kunnen dan doorklikken in het dashboard. Dit ziet hij in het voorliggende document wel terugkomen. Vincent Scheurwater (Lisse) signaleert dat het voorliggende document een inventarisatie is van alle informatie die is verzameld. Hij signaleert hierin toch nog een aantal tegenstellingen en eigenlijk een beetje ‘van alles wat’. Reactie college Marlies Volten (Teylingen) wenst naar aanleiding van de opmerking over de openheid aan te geven dat het er niet om gaat dat men niet transparant wil zijn, maar dat men juist een accent wil leggen op onderwerpen waarover men extra informatie wil geven en dat men dit ook explicieter wil doen.

De Wet Open Overheid komt eraan en in dit kader moet er openheid en transparantie worden gegeven. Sommige onderwerpen kunnen dan samen met de raad en inwoners uitgediept worden en daarin kunnen keuzes gemaakt worden. Kees van der Zwet (Lisse) benadrukt dat het niet de intentie is om ook maar iets aan de openheid af te doen. Een en ander is, in het kader van het real-time dashboard, echter wel afhankelijk van de beschikbaarheid van de informatie. Die informatie moet op tijd geleverd kunnen worden en dit vraagt iets van de organisatie. Verder wenst hij ten aanzien van onderdeel A nog aan te geven dat er overeenstemming moet zijn over welke informatie een raad nodig heeft om het goede inhoudelijke gesprek te voeren en tot besluitvorming te komen. Teveel informatie leidt tot een detailniveau dat ten koste gaat van de openheid. Wat betreft de cyclus vindt hij het verder een belangrijke randvoorwaarde dat bepaald wordt hoe er wordt omgegaan met het budgetrecht van de raden. David Zijlmans (Baker Tilly) wijst erop dat het van belang is om een keuze te maken over de zaken die er echt toe doen. De opmerking die gemaakt is over de terughoudendheid in de openheid zou hij willen lezen als ‘wees scherp in de keuzes die je wilt maken, want en/en/en kan niet gerealiseerd worden’.

Ook zou hij willen adviseren als hierin keuzes worden gemaakt om die tijdgebonden te maken en die geen open einde te laten hebben. Als dit niet gedaan wordt, wordt dit een opeenstapeling van onderwerpen en moet er worden afgeschaald. Tenslotte wenst hij nog aan te geven dat het bij real-time volgens hem met name gaat over data en bij tijdig over het sturen. De sturingsinformatie van de raad is heel belangrijk en men moet dit niet verwarren met het hebben van real-time informatie. Dit is meer datagedreven en dan wordt het zoveel dat je het overzicht verliest. Vincent Scheurwater (Lisse) ziet het dashboard meer dat het is gekoppeld aan een boekhoudkundig programma waarmee het budget bewaakt kan worden. Volgens hem heeft dit dan niet zoveel te maken of dit wel of niet geleverd kan worden en de organisatie dit aankan.

2

Pieter-Jan Gutter (Teamleider financiën HLTsamen) legt uit dat het ontsluiten van informatie uit het grootboek geen reëel beeld geeft en tot onjuiste conclusies kan leiden omdat hierin nog een verwerkingsslag moet plaatsvinden. Mutaties kunnen begrotingstechnisch wel verwerkt worden, maar geven onvoldoende informatie omdat de realisatie anders is dan de werkelijkheid. Kardien de Werker (Teylingen) is van mening dat real-time informatie wel gegeven kan worden als er gewerkt wordt met budgetten waardoor aangegeven kan worden of er sprake is van onder- of overbesteding. Bij de ontwikkeling van het dashboard kunnen hierover afspraken gemaakt worden. Bart van der Ploeg (Teylingen) wijst erop dat raadsleden, commissieleden/deskundigen en inwoners allemaal behoefte hebben aan andere informatie. Wellicht kunnen deskundigen (specialisten binnen de fracties) periodiek op een andere manier dan het generieke dashboard geïnformeerd worden. Wellicht is dit ook voor de ambtelijke organisatie beter uitvoerbaar. Kees van der Zwet (Lisse) wijst erop dat volgens hem ook gekeken moet worden naar welke soorten documenten beschikbaar gesteld worden. Een begrotingsdocument is iets anders dan een verantwoordingsdocument.

Verder is het zo dat bij het rapporteren over de voortgang rekening gehouden moet worden met verwerkingsslagen, omdat informatie uit de systemen niet altijd direct beschikbaar gesteld kan worden. Conclusie De voorzitter concludeert dat de geformuleerde wensen met betrekking tot de cyclus, de vorm en de openheid aardig overeenkomen met de wensen van de aanwezigen. 4A. Bespreken onderdeel B van de notitie: P&C stukken Vraag: Welke informatie in de P&C-stukken en op welk moment van het jaar versterkt de kaderstellende – en controlerende rol van de raad? Dilemma: Hierin zijn we op zoek naar het uitgangspunt of we willen toewerken naar een alles omvattende integrale P&C-instrumentarium of dat we het instrumentarium indikken, smaller maken en met aparte monitors gaan werken. De voorzitter meldt dat voor dit agendapunt een praatplaat is voorbereid. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) geeft een toelichting op de praatplaat. Reactie op de praatplaat Robert van Dijk (Teylingen) pleit ervoor om in de leeswijzer te spreken over open overheid en niet over open data. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) zegt toe dat hij dit zal aanpassen.

David Zijlmans (Baker Tilly) noemt het positief dat voor de drie onderdelen (wensen met betrekking tot de cyclus, wensen met betrekking tot producten en vorm en de openheid naar de inwoners) wordt geduid wat dit voor sturingsmogelijkheden voor de raad biedt. De planning- en controlcyclus is correct, maar het coalitieakkoord dat na de gemeenteraadsverkiezingen wordt opgesteld zou niet los moeten staan van de planning- en controlcyclus. Dit moet worden meegenomen in de planvorming of het raadsprogramma. Verder vindt hij in het kader van de begroting de paragrafen van belang. Deze hebben een grote informatieve waarde om te sturen. Daarom zou hij die ook een plek willen geven in het overzicht. Dit omdat die een dwarsdoorsnede bieden op bepaalde thema’s in de planning- en controldocumenten. In de planning- en controlcyclus zit een tussenrapportage, in de

3

beleidscyclus zit een tussenevaluatie. Hij zou willen meegeven om dit moment niet alleen te benutten om terug te kijken, maar ook te kijken naar waar men nu staat en wat dit betekent voor de rest van het jaar. Ten aanzien van het dashboard wenst hij nog aan te geven dat data in een dashboard niet geïnterpreteerde gegevens zijn. Als je hiermee wilt sturen, dan dient dit verrijkt te worden met een analyse en een interpretatie. In dit kader verwijst hij naar een voorbeeld uit Hillegom uit 2015 toen het ging om bestedingen in het kader van de jeugdzorg toen het overging van het rijk/provincie naar de gemeenten en er op basis van data in het dashboard verkeerde aannames zijn gedaan. Als het dashboard sturingsinformatie moet worden dan moet met elkaar het gesprek aangegaan worden over welke interpretatie of analyse hieraan gegeven moet worden. Alleen een dashboard voor sturing door de raad is dus niet voldoende. Tenslotte komen de drie ‘W-vragen’ in beide cycli terug. Het is van belang dat die niet van elkaar afwijken en dat aansluiting gehouden wordt met de drie ‘W-vragen’. Reactie raadsleden Boelo Meijer (Hillegom) wenst naar aanleiding van de toelichting van Erik Prins aan te geven dat bij de doelen het principe ‘check and act’ belangrijk is. Ook is het belangrijk of de doelstellingen SMART geformuleerd worden in de begroting.

Als dit niet gebeurt is de ‘check and act’ ook lastig. Verder is hij het ermee eens dat het dashboard afhankelijk is van de aangeleverde gegevens. Hij zou dan ook een oproep willen doen aan de gemeenten om de gegevens zo snel mogelijk beschikbaar te stellen. Bij de vraag ‘welke informatie moet in de P&C-stukken gegeven worden en op welk moment van het jaar dit de kaderstellende – en controlerende rol van de raad versterkt’ is het SMART formuleren volgens hem ook van belang. Rob van den Broek (Lisse) sluit zich erbij aan dat het SMART formuleren (welke prestaties wil je zien) belangrijk is. Op basis hiervan kan goed gestuurd worden om de gestelde doelen te bereiken. Vandaar dat hij de vorige vergadering heeft aangegeven dat bij de rapportagecyclus uitgegaan moet worden van een uitzonderingsrapportage en er gerapporteerd moet worden over waarvan in negatieve zin wordt afgeweken. Ten aanzien van het dashboard wenst hij nog aan te geven dat alleen cijfers niet zoveel zeggen. Die cijfers zouden dan geëxtrapoleerd moeten worden naar een jaar/periode en bewerkt moeten worden om iets daarmee te doen. Mike Roelofs (Hillegom) vindt het naast het SMART formuleren ook van belang dat in de P&Ccyclus de drie ‘W-vragen’ worden beantwoord.

Daarnaast pleit hij ervoor dat als er in positieve zin wordt afgeweken van de begroting er niet alleen wordt gerapporteerd over het niet behalen van doelstellingen. Volgens hem kan ook een tussenrapportage geschrapt worden omdat er al veel momenten zijn waarop raadsleden geïnformeerd worden. Hiermee kan het risico op het insneeuwen en onduidelijkheid voorkomen worden. Vincent Scheurwater (Lisse) heeft in de praatplaat een onderscheid gemaakt in twee punten. Dit zijn de inkomsten en uitgaven en de doelen die gesteld worden. Die doelen moeten SMART geformuleerd zijn. De raad wil geïnformeerd worden wanneer een bepaalde aanpak (bijvoorbeeld laaggeletterdheid) is gerealiseerd en wat is bereikt, zodat hierop gestuurd kan worden. Het is van belang dat dit onderscheid wordt gemaakt zodat hierop gestuurd kan worden binnen het gestelde budget dat hiervoor beschikbaar wordt gesteld. Reactie college Kees van der Zwet (Lisse) wenst ook zijn mening te geven hoe hij er als toekomstig raadslid tegenaan kijkt en niet alleen als bestuurder. Ten aanzien van het SMART formuleren wijst hij erop dat in een aantal domeinen, met name het sociale domein, er doelen geformuleerd kunnen worden, maar dat de meetbaarheid van het resultaat vaak moeilijk is. Verder wil men

4

tegelijkertijd werken met drie cycli die wel een onderlinge relatie met elkaar hebben. Het is van belang dat dit op elkaar wordt afgestemd. Als er uit de jaarrekening afwijkingen naar voren komen, dan hebben die invloed op het lopende jaar en de toekomstige jaren. Die doorwerking moet dus nog bewaakt worden en aansluiten op de besluitvormingsprocessen. Voorts wijst hij nog op het risico dat als teveel doelstellingen naast elkaar worden geformuleerd dit ten koste kan gaan van de integraliteit Vincent Scheurwater (Lisse) wenst ten aanzien van de meetbaarheid van het resultaat nog aan te geven dat er ook voor gekozen kan worden dat aan een bepaalde aanpak geen specifiek meetresultaat wordt gekoppeld en dit dan geld kost zonder dat er afspraken worden gemaakt over het effect. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) signaleert dat hij nog niet echt een antwoord heeft gekregen op de vraag die bij dit agendapunt is gesteld. Er wordt gewezen op het SMART formuleren en dit werd geprojecteerd op doelen. Doelen laten zich echter per definitie lastig SMART formuleren, maar prestaties wel. Boelo Meijer (Hillegom) is van mening dat doelstellingen juist wel SMART geformuleerd kunnen worden, omdat dit hetgeen is wat je wilt bereiken. Die mate van concreetheid mist hij en hij pleit ervoor om dit toe te voegen omdat het dan meetbaar wordt.

Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) wijst erop dat een onderscheid gemaakt moet worden tussen een doel en een prestatie. Het is dan de vraag op welk niveau doelen worden gesteld, resultaten worden benoemd en dat die concreet worden gemaakt. Boelo Meijer (Hillegom) legt uit dat het volgens hem gaat om het volgende. Er is een bepaalde visie (het grotere geheel) en daarbinnen moet je doelen formuleren die dan behaald kunnen worden. Wat je wilt bereiken, zijn feitelijk dus de doelen en dan wordt er een plan van aanpak (met daarin wat dit mag kosten) gemaakt om die doelen te bereiken. Hij mist dan nog een vierde ‘W’ van wat hebben wij bereikt? Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) merkt op dat hij omwille van de tijd verder wil gaan met zijn reactie en dat altijd nog over de doelen/prestaties een aparte bijeenkomst georganiseerd kan worden. Dit zou overigens ook in de nieuwe raadsperiode nuttig zijn. Volgens hem is iedereen het ermee eens dat het om informatie moet gaan die een raadslid kan helpen in zijn of haar rol. De raad wil weten als men ergens geld voor beschikbaar stelt (derde W-vraag) wat daarvoor dan gedaan kan worden (tweede W-vraag). Hij snapt de behoefte om dit SMART te maken. Er kan enerzijds veel informatie in een planning- en controlproduct opgenomen worden. Dan wordt dit een uitgebreid en integraal product.

Anderzijds kan op een bepaalde hoofdlijn geconcentreerd worden en de producten in de beleidscyclus gebruikt worden om naar een bepaalde verdieping te gaan. Als input voor de volgende slag die gemaakt wordt zou hij hierop een reactie willen ontvangen. Bart van der Ploeg (Teylingen) wijst erop dat in de burgerbegroting van de gemeente Teylingen is gewerkt met thema’s waar op een eenvoudige manier door alle programma’s heen gelopen en doorgeklikt kan worden. Dit is ingestoken vanuit de achtergrond dat inwoners vaak interesse hebben in een bepaald gebied. Het lijkt hem wel een goede opzet om in de informatievoorziening een bepaalde gelaagdheid aan te brengen. Desgevraagd geeft hij aan dat vanwege de digitale ontsluiting en het kunnen compartimenteren van informatie het hem dan niet uitmaakt hoeveel informatie er wordt geplaatst, omdat gebruikers (raadsleden, commissieleden en bewoners) naar gelang hun eigen voorkeur en affiniteit hiernaar kunnen zoeken. Kardien de Werker (Teylingen) is van mening dat het in eerste instantie zo simpel mogelijk gehouden moet worden en dat er daarna, afhankelijk van het onderwerp, dan doorgeklikt

5

moet kunnen worden. Hij zou dan ook willen weten of er gemeenten zijn die dit al hebben en er als voorbeeld gekeken kan worden hoe dit werkt. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) wijst erop dat het toch gaat om maatwerk en dat dit voor alle gemeenten anders is. Boelo Meijer (Hillegom) sluit zich aan bij Bart van der Ploeg die een voorstander is van informatie op hoofdlijnen en als iemand meer wil men kan doorklikken. Dit maakt het overzichtelijk. Als het begin goed geformuleerd is kan het verloop gemakkelijk gevolgd worden en kan gekeken worden of het geld goed besteed is en de doelen gehaald zijn. Vooral het afvinken en de indruk vermijden dat je met een begroting een soort lumpsum financiering opzet vindt hij heel belangrijk. Mike Roelofs (Hillegom) vindt ook de gelaagdheid in de begroting belangrijk. Wat raadsleden nodig hebben voor hun kaderstellende rol is dat goed en duidelijk omschreven wordt welke plannen voor hoeveel geld uitgevoerd worden. In de jaarrekening komt dan weer terug of dit is bereikt en er geld wordt overgehouden. Het kader is dan de doelstelling die wordt meegegeven. Misschien kan daarmee in de toekomst gemakkelijker gestuurd worden. Het is namelijk nu lastig om kaders mee te geven omdat de begroting redelijk vastligt.

Vincent Scheurwater (Lisse) is van mening dat concreet moet worden gemaakt wat de prestatie is die geleverd moet worden en wat het doel is dat bereikt moet worden. Met deze informatie wordt de raad dan in de gelegenheid gesteld om goed te kunnen sturen. Hij wil daarom geen dikke rapporten, maar het simpel houden. Rob van den Broek (Lisse) sluit zich erbij aan dat de P&C-cyclus moet plaatsvinden op hoofdlijnen. Wel wenst hij hieraan nog te willen toevoegen dat een P&C-cyclus nadrukkelijk een controle-instrument is. Kees van der Zwet (Lisse) wenst het vraagstuk te bezien op basis van de vraag ‘welk gesprek voer je als raad op welk moment en welke informatie hoort bij dat gesprek’. In de P&C-cyclus wordt het integrale gesprek over de financiën gevoerd en daarbij moet er volgens hem voor gewaakt worden om niet teveel in de details te verzanden. De details worden opgenomen in de specifieke rapportages daaromheen en zijn geen onderwerp van gesprek voor de raad. Hij is dan ook van mening dat het doorklikken bij een discussie over de P&C-cyclus een grens heeft en dat niet tot het uitvoeringsniveau doorgeklikt moet worden. Conclusie Op de vraag van de voorzitter of hiermee voldoende antwoord is gegeven op de gestelde vraag antwoordt Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) dat hij twee signalen heeft gehoord.

Enerzijds is dat het moet gaan om de hoofdlijnen en anderzijds is dat er meer informatie gedeeld kan worden, mits dit opgeknipt wordt om het gemakkelijker en toegankelijker te maken. Ook heeft hij de voorkeur gehoord om geld en beleid aan elkaar te koppelen. Dit zal worden meegenomen. Rob van den Broek (Lisse) vindt dat ervan uitgegaan moet worden dat de middelen een hulpmiddel zijn om je doelen te bereiken en dat het bereiken van die doelen dan primair is. De volgende vraag is wat het dan mag kosten, hetgeen dan getoetst wordt in de integrale afweging. Hij zou er daarom voor willen pleiten om de doelen voorop te zetten, waarbij de prijs dan binnen het grote geheel moet passen. Het financiële aspect wil hij dan ook niet als eerste voorwaarde stellen. De voorzitter vraagt om bij handopsteken aan te geven wie het met Rob van den Broek op dit punt eens is. Kardien de Werker (Teylingen) geeft aan dat hij het van belang vindt dat het geld gekoppeld wordt aan

6

het beleid en dat het doel wat men daarmee wil bereiken inzichtelijk (en dan niet op detailniveau) wordt gemaakt. Er kan dan gestart worden met de inkomsten en uitgaven, hetgeen dan doorvertaald wordt naar de programma’s en daarna onderverdeeld wordt naar de subdoelen. Aan elk programmapunt is dan budget gekoppeld en hieraan kan een stoplichtmodel gekoppeld worden. Het zou goed zijn om daarmee te beginnen en dan kan dit altijd nog bijgesteld worden. Rob van den Broek (Lisse) is van mening dat het beleid het speerpunt moet zijn en dat de beschikbare middelen daarvan afgeleid worden. Als er een beleidsvoornemen is met hoge prioriteit dan hangt daar een prijskaartje aan. Dit heb je op de diverse taakvelden. Als dit bij elkaar komt, dan dient hierover een integrale afweging plaats te vinden. Volgens hem is dit een betere insteek dan te redeneren vanuit het geld dat verdeeld moet worden onder wat men wil doen. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) wijst erop dat Rob van den Broek verwijst naar nieuwe initiatieven/beleid, hetgeen betrekking heeft op slechts 0,5/1 procent van de totale begroting. Zijn vraag heeft betrekking op het overige deel van de begroting en is dus substantiëler. Als er gesproken wordt over taakvelden is het wellicht wel gemakkelijker om inzichtelijk te maken aan welke doelen die bijdragen en kunnen die SMART gemaakt worden.

Dan wordt er wel van ‘beneden naar boven’ gewerkt. David Zijlmans (Baker Tilly) wijst erop dat de kernvraag dan ook wel is welke discussie er bij de planning- en controldocumenten aan te orde is en welke bij de beleidsdocumenten. De meeste debatten in het kader van de planning- en controldocumenten lopen langs de lijn van de euro’s, terwijl de beleidsdocumenten langs de lijn van de doelen lopen. Als dit als kapstok wordt genomen, kunnen deze in de uitwerking met elkaar verbonden worden. 4B. Bespreken onderdeel B van de notitie: Dashboard Vraag: Welke informatie willen jullie in het dashboard hebben? Vraag: Wat verstaan we onder een dashboard? Welk doel heeft een dashboard? Welke informatie nemen we op in een dashboard? Willen we informatie over de uitvoering van processen en over de stand van zaken van budgetten (bijvoorbeeld aantal afgehandelde omgevingsvergunningen, verstrekte paspoorten etc.).

Of is de bedoeling inzicht in de 10 belangrijkste projecten? En wat is dan de frequentie? Vraag: Hoe helpt deze informatie raadsleden met de sturende en controlerende rol? En welke informatie is relevant voor inwoners? Reactie raadsleden Mike Roelofs (Hillegom) geeft ten aanzien van de vraag wat de raad nodig heeft voor de kaderstellende rol, dat het dashboard dat nu voornamelijk financieel gedreven is, ten aanzien van de meetbaarheid dient aan te sluiten op de drie W-vragen in de P&C-cyclus. Als er doorgeklikt kan worden is het van belang om te kunnen bekijken waarvoor de inkomsten worden gebruikt, bijvoorbeeld de afvalstoffenheffing. Tenslotte pleit hij ervoor, zoals tijdens de vorige bijeenkomst ook al werd gesuggereerd, om met een stoplichtmodel te gaan werken. Vincent Scheurwater (Lisse) is van mening dat het uiteindelijk om de euro’s gaat. Door de raad wordt hierop getoetst en daaraan is het beleid met het beoogde doel gekoppeld. Beide zaken moeten dus inzichtelijk zijn omdat hierop gestuurd wordt. Op dit moment kan hij echter niet zoveel zeggen over de gedetailleerdheid van het doorklikken. Volgens hem moet er gewoon gestart worden om te kijken of het beleid wordt uitgevoerd binnen de budgetten die hiervoor beschikbaar zijn gesteld en is het dan niet noodzakelijk om nog verder te klikken.

Rob van den Broek (Lisse) verwijst naar de opmerking die vanavond eerder naar voren kwam dat data op zichzelf niet zoveel zegt als dit niet geëxtrapoleerd wordt naar een geheel jaar. De data moet dus bewerkt worden om daarmee iets te kunnen doen. Hoe arbeidsintensief is het

7

om die data te verwerken en is dit haalbaar? Bart van der Ploeg (Teylingen) wijst erop dat het uiteindelijk gaat om de kosten en de baten. Hij vindt dat het dashboard er niet financieel moet uitzien en dat het presentabel moet zijn naar de buitenwereld. Ook pleit hij ervoor om dezelfde animaties te gebruiken en zou hij ook aandacht willen besteden aan de tekst die vanuit de gemeente wordt gepresenteerd. Daarbij zou taalniveau B1 moeten worden gehanteerd dat begrijpelijk en toegankelijk voor inwoners is. Of dit dan per gemeente of in een HLT-profiel gedaan kan worden, kan later besproken worden. Conclusie Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) benadrukt dat het niet de bedoeling is om voor alle gemeenten eenzelfde HLTsamen logo/animatie te hanteren. Uit het debat kan hij concluderen dat het groeipad is om op een toegankelijke en transparante manier de begroting te ontsluiten op taakveldniveau. Verder wil hij de suggestie van David Zijlmans meenemen die aangaf dat hij de paragrafen van belang vindt. Wellicht zou in die vormgeving meer gedaan kunnen worden en zou de begroting wat meer op maat gemaakt kunnen worden specifiek voor inwoners. Dan zou nog verder in het proces het gesprek aangegaan kunnen worden voor welke thema’s dit dan zou kunnen zijn, bijvoorbeeld een paragraaf lokale heffingen.

Ook wordt aandacht besteed aan het taalniveau en de boodschap overbrengen (storytelling, filmpjes of infographics) ondanks dat dit in een begroting lastig zal zijn. Als teruggegaan wordt naar een tussenrapportage kan die beleidsrijker worden en kan er niet alleen gerapporteerd worden over afwijkingen, maar ook over successen. Hieraan kan dan prima een stoplichtmodel gekoppeld worden. 5. Burgerbegroting: Vraag: welke verschillende opties overweegt Teylingen voor de burgerbegroting en zijn deze te verenigen met hetgeen besproken is onder 4A. Robert van Dijk (Teylingen) geeft aan dat op 8 december 2021 de eerste workshop burgerbegroting voor raadsleden heeft plaatsgevonden. Hij geeft een toelichting op hetgeen daar besproken is. Geconcludeerd is dat men op basis van de voorbeelden van andere gemeenten (Antwerpen, Emmen, Duiven, Amsterdam-Oost, Heeten, Lichtenberg in Duitsland, Oldenbroek, Culemborg en Zeist) voorzichtig positief hierover is, maar dat het doel van een burgerbegroting meer duiding vraagt. Dit omdat ook uitgesproken is dat men bij burgers meer betrokkenheid wil creëren. Afgesproken is dat de verkiezingsperiode gebruikt wordt om inwoners te benaderen om de doelbepaling nog nader te kunnen duiden en dat de werkgroep na de raadsverkiezingen gaat nadenken over hoe die doelbepaling nader ingevuld kan worden.

Reacties vanuit Lisse en Hillegom Mike Roelofs (Hillegom) geeft aan dat het lijkt dat bij de burgerbegroting de kaderstellende rol van de raad juist iets minder wordt, omdat de raad de kaders uit handen geeft. Uit de voorbeelden van andere gemeenten die zijn genoemd kan hij opmaken dat de burgerbegroting wordt gebruikt om moeilijke keuzes (zoals een bezuinigingsoperatie) bij burgers neer te leggen. Volgens hem is dit een beetje een zwaktebod vanuit de raad omdat men zelf de stappen niet durft te maken. Hij vindt burgerparticipatie wel een mooi systeem, maar hij weet niet of dit op alle punten te verenigen valt met hetgeen vanavond naar voren is gekomen. David Zijlmans (Baker Tilly) wijst erop dat hij in 2016 in opdracht van Raadslid.nu bij zijn vorige werkgever een onderzoek heeft gedaan naar burgerparticipatie in de begroting. Hierbij is gekeken naar de ruimte die men burgers geeft. Dit was veel breder dan alleen

8

bezuinigingsoperaties. Het ging toen ook om het vrijmaken van burgerbudget. Meer informatie over dit onderzoek kan geraadpleegd worden door te googelen naar Raadslid.nu/David Zijlmans. Boelo Meijer (Hillegom) noemt als groot voordeel van een burgerbegroting dat men voor lastige onderwerpen meer draagvlak kan creëren dan wanneer alleen de raad een beslissing neemt. Draagvlak is, met name bij de energietransitie waarmee veel geld gemoeid is, heel belangrijk. Bewoners voelen zich meer eigenaar en daarmee kan meer bereikt worden. Hij is er sowieso een groot voorstander van om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming. Daar is op dit moment in Hillegom veel onvrede over. Bart van der Ploeg (Teylingen) meldt naar aanleiding van hetgeen Mike Roelofs heeft aangegeven dat uit het onderzoek dat in Teylingen is gedaan is gebleken dat inwoners ook met allerlei ideeën zijn gekomen voor investeringen/uitgaven en dat het dus niet alleen is gegaan om bezuinigingen. Het is dan van belang om aan te geven welke keuzes er gemaakt kunnen worden. Verder vindt hij het van belang dat er sprake is van een goede representativiteit/afvaardiging van inwoners. Vincent Scheurwater (Lisse) wijst erop dat in Lisse het afgelopen jaar de nodige ervaring is opgedaan met verschillende participatieprojecten. Ook hij is er een voorstander van om de burger meer te betrekken.

De vormgeving is dan een kwestie van aftasten en misschien moet je wel stappen durven nemen. Uit de verschillende participatieprojecten is gebleken dat dit niet altijd even gemakkelijk is en daarom kan hij er nu nog geen keuze in maken. Rob van den Broek (Lisse) signaleert dat er verschillende vormen van een burgerbegroting zijn en dat als eerste gekozen moet worden voor een model. Het betrekken van de burger is altijd goed, maar daar moet men ook niet weer in doorslaan. Hij zou zich dan ook eerst wat meer willen verdiepen in de voorbeelden die er zijn. Boelo Meijer (Hillegom) wenst nog toe te voegen dat het verwachtingsmanagement heel belangrijk is. Er moet duidelijk worden gemaakt dat niet alles wat er door burgers wordt ingebracht daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Wat dan in een burgerbegroting wordt opgenomen zou dan het resultaat moeten zijn van het overleg dat hierover plaatsvindt en daarover moet ook consensus bestaan. Mike Roelofs (Hillegom) sluit zich aan bij Boelo Meijer dat het verwachtingsmanagement en het uit handen geven van de bevoegdheden het lastigste zijn. In dit kader verwijst hij naar het participatietraject dat in Lisse heeft plaatsgevonden over het afval, waarbij de raad uiteindelijk toch een andere keuze heeft gemaakt dan wat uit het participatietraject is gekomen. Hij is dan ook benieuwd naar de resultaten uit Teylingen.

Conclusie De voorzitter spreekt de wens uit dat de gemeente Teylingen ook in de volgende raadsperiode verder zal gaan met de burgerbegroting en dat wellicht de andere gemeenten daarop aanhaken. 6A. Derde bijeenkomst Derde bijeenkomst (voor de verkiezingen) bespreken deel C: planning en advies aan de volgende raden. De antwoorden bij agendapunten 4A en 4B worden gebruikt om onderdeel C te actualiseren: zo realistisch mogelijk te plannen. Hieruit komt een advies van deze werkgroep.

9

De voorzitter licht toe dat het voorstel is om nog voor de verkiezingen als Adviesgroep samen te komen om het definitieve advies te bespreken. Hij wil weten of de aanwezigen dit ondersteunen, waarna het de vraag is hoe dit advies naar de volgende raad gebracht kan worden. Bart van der Ploeg (Teylingen) merkt op dat hij in Teylingen samen met Robert van Dijk zitting heeft in de werkgroep ‘Overdracht naar de nieuwe raad’. Het advies van de Adviesgroep kan daar dan als overdracht meegenomen worden naar de nieuwe raad. Hiervoor zijn al twee bijeenkomsten gepland. Verder denkt hij wel dat het een uitdaging wordt om als Adviesgroep voor de verkiezingen nog een keer bij elkaar te komen. De voorzitter meldt dat op 23 februari 2022 een bijeenkomst is gepland. Deze bijeenkomst vindt plaats na de reeds geplande bijeenkomst van de gezamenlijke Auditcommissies. Hij vraagt aan Erik Prins of het opstellen van het definitieve advies haalbaar is voor de HLTorganisatie. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) en Sandra de Lange (concerncontroller HLTsamen) bevestigen dat dit volgens hen haalbaar moet zijn, omdat er verder gewerkt wordt aan het eindproduct in de vorm van een groeidocument, waarbij men de feitelijke doorwerking daarvan voor dit jaar in een begrotingsprogramma wil laten plaatsvinden.

Er wordt dan voorgesteld om het sociaal domein/de maatschappelijke agenda nog dit jaar te gaan uitwerken in een begrotingsprogramma. Als dit dan op een goede manier uitpakt dan kunnen het jaar daarna de overige programma’s gedaan worden. Er worden dan voorstellen gemaakt voor eindresultaten en het groeipad daarnaar toe. Vincent Scheurwater (Lisse) is een voorstander van de voorgestelde werkwijze, het advies deze raadsperiode nog af te ronden en het over te dragen naar de volgende raadsperiode. Boelo Meijer (Hillegom) is het eens met de vorige sprekers. Hij kan op 23 februari 2022 en het zou mooi zijn om dan te komen tot een definitief advies en een nieuwe P&C-cyclus die dan met ingang van de nieuwe raadsperiode uitgevoerd kan worden. Kardien de Werker (Teylingen) sluit zich daarbij aan. Rob van den Broek (Lisse) vindt 23 februari 2022 een prima datum. De Adviescommissie geeft advies aan de Auditcommissie en in die zin past 23 februari 2022 dan goed. Het sociaal domein vindt hij overigens wel moeilijk en het is eenvoudiger om de buitenruimte te nemen. Wellicht kan hierover nog eens nagedacht worden. Kees van der Zwet (Lisse) ziet de uitnodigingen in zijn agenda verschijnen. Marlies Volten (Teylingen) geeft aan dat het haar ook goed lijkt om het over te dragen naar de gezamenlijke Auditcommissies zodat de volgende raden hiermee verder kunnen.

De voorzitter merkt op dat eerder op de avond Margriet Veeger (Lisse) aanwezig was. Hij constateert dat zij nu echter niet meer aanwezig is. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) meldt dat hij van Margriet Veeger heeft begrepen dat zij geen toegang kan krijgen tot de vergadering en dat haar beeld en geluid gedempt staan. Zij heeft de vergadering wel gevolgd. De voorzitter concludeert dat het niet meer lukt om Margriet Veeger aan de vergadering te laten deelnemen. Conclusie

10

De voorzitter concludeert dat hij geen afwijzingen heeft gehoord en dat er een mooie uitdaging ligt om verder te gaan. 6B. Wat doen we na de bestuurswisseling Het voorstel is om met een grotere groep jaarlijks een paar keer samen te komen om onderdelen van de begroting uit te wisselen. Exercitie uitwerken P&C stukken naar de wensen zoals besproken bij agendapunt 4A. Rob van den Broek (Lisse), Vincent Scheurwater (Lisse), Boelo Meijer (Hillegom), Bart van der Ploeg (Teylingen), Kardien de Werker (Teylingen) en Mike Roelofs (Hillegom) vinden dit een goed voorstel en spreken de wens uit om de volgende raadsperiode ook weer zitting te kunnen nemen in de raad en hiermee verder te gaan. Conclusie De voorzitter constateert unanieme instemming op het advies om met een grotere groep jaarlijks een paar keer samen te komen om onderdelen van de begroting uit te wisselen. 7. Rondvraag Geen opmerkingen. 8. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 23.00 uur.

11