3. Verslag Adviesgroep doorontwikkeling P&C cyclus 2 december 2021 .pdf
Tekst van het document
Verslag Adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLTgemeenten d.d. 2 december 2021 Aanwezig: Gemeente Hillegom: Co Jansen (voorzitter), Boelo Meijer en Mike Roelofs, Yvonne Hermans (griffier) Gemeente Teylingen: Bart van der Ploeg, Kardien de Werker, Marlies Volten (wethouder) en Robert van Dijk (griffier) Gemeente Lisse: Rob van den Broek, Vincent Scheurwater (SGP/CU), Kees van der Zwet (wethouder) en Margriet Veeger (griffier) Overige aanwezigen: Pieter-Jan Gutter (Teamleider financiën HLTsamen), Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen), Gijs van Dooren (plaatsvervangend griffier Hillegom) en Elise Gieselaar (verslag)
1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Er volgt een voorstelronde. 2. Bespreking procesnotitie en terugblik tot nu toe De voorzitter constateert dat alle aanwezigen zich kunnen vinden in het voorgestelde procesvoorstel. Vervolgens geeft hij het woord aan vertegenwoordigers van de drie HLTgemeenten over wat is gedaan met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie van de gemeente Hillegom. Robert van Dijk (griffier) geeft een toelichting op de pilot financieel dashboard en de open overheidsgedachte, zoals die in de gemeente Teylingen wordt ingevuld. De open overheidsgedachte is een programma van de rijksoverheid. De website van de open overheid bestaat uit vier delen: open contact, open aanpak, open data en open verantwoording. In het kader van de open verantwoording is het de bedoeling om openbaarheid van zaken te geven aan burgers. In dit kader wil men een begroting aanbieden die meer aansluit bij de raadsleden en inwoners. Op basis hiervan heeft er een doorontwikkeling plaatsgevonden naar een financieel dashboard om zodoende de begroting interactief te maken. Navraag bij inwoners heeft uitgewezen dat dit veel meer toegankelijk was dan een pdf-bestand op de website te plaatsen. Een en ander moet echter nog verder uitgewerkt worden. Vorig jaar is een flitspanelvraag uitgezet en is aan inwoners gevraagd of zij mee wilden denken over de financiën.
Dit werd met enthousiasme ontvangen en is in dit kader verder gewerkt aan de burgerbegroting. Volgend jaar wordt wederom een flitspanelvraag uitgezet. Op de website open overheid staat ook ‘open spending’ waarin veel data staat, maar deze data is nog niet voldoende toegankelijk. Het rekenkamerrapport van Hillegom sluit ook aan bij de wensen van de raad van de gemeente Teylingen op dit punt. Daarom is vanavond de bijeenkomst ingepland om verder hierover te spreken. Mike Roelofs (Hillegom) brengt naar voren dat de gemeente Hillegom nog geen digitaal dashboard heeft. Door de gemeente Hillegom is in het voorjaar 2021 het rekenkamer-
onderzoek naar de P&C-cyclus uitgevoerd en heeft men de vraag uitgezet om de aanbevelingen gezamenlijk met de gemeenten Lisse en Teylingen op te pakken. In het rekenkamerrapport wordt aanbevolen om een gezamenlijke P&C-cyclus neer te zetten, om ambtelijke capaciteit voor het financiële dashboard vrij te maken en een tussenrapportage te schrappen. Verder zou gewerkt kunnen worden met real-time data om de financiële huishouding op orde te houden. Met de open overheid, het real-time dashboard en aanbevelingen van de Rekenkamercommissie zou dan gezamenlijk een goed proces neergezet kunnen worden. Rob van den Broek (Lisse) geeft aan dat de gemeente Lisse nog niet zover is met de open overheid. Hierover moet nog gesproken worden. Zijn persoonlijke eerste indruk is dat dit er prima uitziet, maar dat hij wel kritisch is over de personele capaciteit die daarvoor nodig is. Er kan teruggegaan worden naar een tussentijdse rapportage, maar hij weet niet of dat voldoende is om alle initiatieven handen en voeten te geven. Margriet Veeger (griffier) wenst nog aan te vullen dat voor de gemeente Lisse de aanleiding voor deelname aan dit project is dat het rekenkamerrapport is behandeld en besloten is om er wat langer naar de aanbevelingen te kijken. Volgens haar zou het zinvol zijn om met de drie gemeenten te kijken hoe de aanbevelingen ondersteund kunnen worden.
Verder wijst zij erop dat de Auditcommissie van Lisse van de gemeenteraad de opdracht heeft gekregen om naar aanleiding van het raadsbesluit over de aanbevelingen van de Rekenkamer met een advies te komen naar de raad. De raad heeft in tegenstelling tot de gemeenteraad van Hillegom nog geen besluit genomen over de aanbevelingen in het rekenkamerrapport. In Lisse zijn tot op heden altijd twee rapportagemomenten geweest. De bijdrage van de adviesgroep wordt om die reden besproken in de Auditcommissie. Op 6 december wordt een terugkoppeling gegeven aan de Auditcommissie over de stand van zaken met betrekking tot de werkzaamheden van de adviesgroep doorontwikkeling P&C. 3. Benoemen van wensen voor de doorontwikkeling De voorzitter licht toe dat de wensen in vier vragen zijn opgedeeld: wensen met betrekking tot de cyclus, wensen met betrekking tot de producten, wensen met betrekking tot de vorm en de openheid naar de inwoners. Om dit overzichtelijk te maken wordt gewerkt met de mentimeter. Dit levert een groslijst van wensen op. Nadat de lijst is opgesteld wordt er in twee groepen uiteen gegaan om te spreken over de verzamelde wensen. Er is een groep van raadsleden en een groep van collegeleden en HLT-medewerkers. Daar zullen de wensen worden geïnventariseerd en daarna zal weer samengekomen worden om de groslijst te bespreken.
Vervolgens wordt er een mentimeting gedaan waarvan de uitkomst per e-mail naar eenieder wordt gestuurd. Zie bijlage. 4. Vastlegging wensen van groep 1, raadsleden Wensen met betrekking tot de cyclus -
Schrap een van de twee tussenrapportages en creëer tegelijkertijd een mogelijkheid om real-time inzicht te krijgen in de financiën. Dit bespaart ambtelijke capaciteit en er kan op een snelle en toegankelijke wijze inzicht verkregen worden of in de pas wordt gelopen. Ook voor de ambtelijke organisatie biedt het real-time inzicht een controlemogelijkheid.
-
Voor de P&C-cyclus is het van belang dat die tijdig is. Als dit niet het geval is, kan er niet bijgestuurd worden. Tijdig is iets anders dan real-time. Als, zoals wordt aanbevolen in het rapport van de Rekenkamercommissie, de eerste tussentijdse rapportage eind augustus zou verschijnen, dan is er nog de mogelijkheid om te
2
beoordelen of de gestelde doelen behaald worden en kan er nog actie ondernomen worden als deze doelen niet bereikt worden. -
Het is niet de bedoeling dat raads- en commissieleden teveel met de uitvoerende taken bezig zijn en op de stoel van de ambtenaren gaan zitten. Het abstractieniveau van de real-time informatie moet dan toch iets hoger zijn. De raad, het college en de inwoners moeten andere informatie op andere momenten krijgen.
-
Een digitaal dashboard is visueel interessant, maar het staat en valt met de input. Hoe wordt die input geregeld? Is dit mensenwerk of geautomatiseerd? Als dit mensenwerk is bestaat er het risico op fouten bij de input.
-
De Rekenkamercommissie heeft de nodige kritiek op het formuleren van de doelstellingen. Deze kunnen SMART-er geformuleerd worden en op basis hiervan kan de raad ook beter haar controlerende taak uitvoeren. Het zou goed zijn als in het dashboard staat aangegeven of de doelstellingen die in de begrotingen geformuleerd worden behaald worden. Dit zou een goed instrument zijn om te controleren of ‘geld van de inwoners’ goed is besteed.
-
Raadsleden moeten zich niet bezighouden met de input, maar met de output. Hoe kan de ambtelijke organisatie dan voorzien in de informatieverstrekking door middel van een dashboard? Robert van Dijk (griffier) licht toe dat de ambtelijke organisatie van Teylingen op dit moment ervaring aan het opdoen is met twee dashboards die intern gebruikt worden. Hiermee zijn goede ervaringen (minder fouten, betere informatie, managers kunnen ermee uit de voeten en tijdige signalering als zaken uit de pas lopen). Er is ook gesproken met LIAS. Gebleken is dat er al veel gedaan kan worden binnen het bestaande pakket en dat met minder ambtelijke inzet het foutenrisico verlaagd kan worden. Belangrijk is wel om dit goed in te richten (met gelaagdheid en een goede toedeling van de rollen). Dit zal een kwestie zijn van tijd en steeds verder ontwikkeld moeten worden.
-
Tijdige signalering van structurele afwijkingen (overschrijdingen/overschotten).
-
Zijn er in het kader van de open overheid ook verplichtingen van toepassing als het gaat om bijvoorbeeld de toegankelijkheid van informatie voor inwoners? Robert van Dijk (griffier) antwoordt dat de Wet open overheid volgend jaar in werking gaat waarbij er verplichtingen worden gekoppeld aan het actief openbaar maken van informatie.
-
De informatie die beschikbaar gesteld wordt moet begrijpelijk, overzichtelijk, inzichtelijk, controleerbaar, meetbaar en eenvoudig toegankelijk zijn.
-
Ontwikkel een dashboard voor alle HLT-gemeenten.
-
Met het real-time dashboard moet de raad haar controlerende taak kunnen uitoefenen op het gebied van de financiën.
-
Er moet op basis van de financiële gegevens die beschikbaar worden gesteld een goede politieke behandeling kunnen plaatsvinden.
-
De tweede tussenrapportage kan geschrapt worden op voorwaarde dat een real-time dashboard wordt aangeschaft.
-
Naast de openbaarheid van de cijfers is het ook belangrijk om de financiële gegevens van alle HLT-gemeenten (het gaat om redelijk vergelijkbare gemeenten) onderling te kunnen vergelijken.
-
Met een real-time dashboard op basis van maximale transparantie kan goed het gesprek in de raad en commissie aangegaan worden. Omdat de informatie altijd beschikbaar is, is het van belang om af te stemmen over welke informatie dan gezamenlijk wordt gesproken.
-
Maximale transparantie is goed, maar het moet wel hanteerbaar zijn voor het politieke debat in de commissie en raad.
Wensen met betrekking tot de producten/wensen met betrekking tot de vorm
3
-
Bij de rapportagecyclus moet uitgegaan worden van een uitzonderingsrapportage en gerapporteerd worden over waarvan in positieve en negatieve zin wordt afgeweken.
-
Vroeger werd in de gemeente Hillegom een stoplichtmodel gehanteerd. Zo’n stoplichtmodel kan periodiek (maandelijks) worden vastgesteld zodat de raad haar controlerende rol kan vervullen.
-
De raad kan een top tien lijst opstellen waarover men real-time geïnformeerd wil worden en de rest van de informatievoorziening kan op een wat hoger niveau.
-
Een stoplichtmodel levert veel werk op. Geef het college het vertrouwen dat men alleen over de afwijkingen van het beleid rapporteert. Wel dient een definitie meegegeven te worden wat wordt verstaan onder afwijkingen.
-
Het risico van real-time presenteren is dat niet alle zaken (er worden bijvoorbeeld door crediteuren eenmaal in de drie maanden facturen gestuurd) die nog komen zijn meegenomen. Er zouden dan cijfers gepresenteerd moeten worden op basis van uren, inzet, doelen of hetgeen gerealiseerd is.
-
De financiële consequenties van besluiten die in de raad zijn genomen kunnen toegevoegd worden aan het real-time dashboard.
-
Real-time informatie moet op hoofdlijnen zijn waar de raad over gaat en niet op uitvoerend niveau.
-
Real-time informatie kan een soort verlengstuk van een boekhoudprogramma zijn waarbij er door middel van een diagram inzicht wordt gegeven.
-
Een real-time dashboard is mooi, maar zorg ook voor een papieren versie waarover het politieke debat in de raad kan plaatsvinden.
Openheid naar de inwoners. -
Geef aan wat gedaan wordt met belastinggeld (waaraan wordt de afvalstoffenheffing uitgegeven?).
-
Geef op hoofdlijnen aan waar het inkomen vandaan komt. Hoeveel geld wordt ontvangen vanuit het rijk en wat kosten de diverse programma’s? Inwoners die meer willen weten kunnen doorklikken voor meer informatie.
-
De inhoud moet gericht zijn op wat interessant is voor inwoners.
-
Evalueer zodat de informatievoorziening kan worden verbeterd.
-
Leg een koppeling met de burgerbegroting die in de gemeente Teylingen wordt gehanteerd.
-
Geef transparante informatie op hoofdlijnen die het draagvlak kan vergroten.
5. Vastlegging wensen van groep 2, wethouders en ambtenaren In algemene zin: het komen tot het goede gesprek in de raad en tussen raad en college is het hoger liggende doel. Waarbij het gesprek een goed gesprek is als deze vanuit de kaderstellende rol en vanuit de controlerende rol goed kan worden ingevuld. Dit vraagt om randvoorwaarden in de informatiesfeer en het doorbreken van bestaande patronen. Zoals het gesprek meer integraal voeren over de hele begroting en niet alleen over een 2% positief of 2% negatief begrotingssaldo. Wensen met betrekking tot de cyclus -
Gelet op de doorlooptijd van bepaalde ontwikkelingen zou een goede tussentijdse bespreking voldoende moeten zijn. Een goed moment is dan nog niet zomaar gevonden en over welke periode wordt er verslag gedaan? Er moet nog wel kunnen worden bijgestuurd door de raad.
-
Omwille van het budgetrecht van de raad, de begrotingsrechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording is het wel zaak om aan het einde van het jaar nog een technische begrotingswijziging te kunnen doorvoeren.
4
-
Het zou mooi zijn als in de planning van de cyclus ook de inbreng vanuit inwoners/ ondernemers/maatschappelijke organisaties kan worden betrokken. Bij een tussentijdse rapportage zou het kleur kunnen geven aan hoe het ‘echt’ gaat. Dilemma is alleen hoe de verhalen vanuit de samenleving voldoende representatief kunnen zijn.
Wensen met betrekking tot de producten -
In de tussentijdse rapportage niet alleen de afwijkingen melden van wat niet goed gaat, maar ook kunnen vertellen wat wel goed gaat.
-
Het is goed om te werken met indicatoren en die verder door te ontwikkelen. Daarin vervolgens niet door te schieten omdat de wereld zich niet laat vangen/besturen door indicatoren.
-
Het zou mooi zijn als de politieke aandacht bij de P&C producten en hetgeen wordt opgenomen in de P&C producten meer op elkaar aansluiten. Het eigenaarschap zou kunnen worden vergroot door met (een vertegenwoordiging van) de raad gezamenlijk een begrotingsprogramma uit te lichten en door te ontwikkelen. Dan wordt het ook iets van de raad.
-
Voor het goede gesprek over het financiële kader is het belangrijk te weten wat binnen de begroting de beïnvloedbare ruimte is.
-
Het zou mooi zijn als de informatie uit beleidsproducten (zoals de maatschappelijke agenda) kan worden verankerd in de P&C producten. Daarmee kan de raad enerzijds kaders stellen en anderzijds de uitvoering via de P&C blijven monitoren.
-
Er zit een dilemma tussen beperkte P&C producten met veel aparte rapportages en dikkere/meer integrale P&C producten met minder of geen aparte rapportages. Vanuit bestuurlijk oogpunt geen voorkeur. Wel risico dat linksom of rechtsom teveel op de uitvoering wordt gestuurd. Dus voor elke W-vraag is het van belang met een advies te komen wat je in een P&C product weergeeft en op welke manier je de diepte in kan als raad of college.
-
Vanuit het bestuur zijn er geen bijzondere wensen ten aanzien van het aantal programma’s in de begroting. Wel overzichtelijk houden.
Wensen met betrekking tot het dashboard -
Voor de rol van het bestuur is het dashboard minder relevant. De ontwikkeling wordt wel ondersteund. Op voorwaarde dat de gemeenten/HLTsamen kunnen waarborgen dat de informatie goed te verstaan is en dat er rekening kan worden gehouden met privacy- en bedrijfsgevoelige informatie. Dit stelt hogere eigen aan het financieel beheer op het moment dat informatie ‘open’ wordt gepresenteerd.
-
Het real-time beschikbaar stellen van cijfers betekent in de praktijk dat het vooral gaat om de realisatiecijfers. Aangezien de begroting maar op een paar momenten in het jaar door de raad wordt vastgesteld en gewijzigd. De vraag is wat het verloop van uitgaven en doen van verplichtingen van toegevoegde waarde is als het gaat om realtime.
Wensen met betrekking tot openheid naar de inwoners -
Het bestuur kan de beginselen van de Wet open overheid volgen.
-
Een burgerbegroting is weer een andere ontwikkeling (verkenning loopt in Teylingen). Daarin wel relevant scherp krijgen wat de definitie is, wat het hoger liggende doel is en hoe een en ander zich verhoudt tot het budgetrecht van de raad.
Organisatie In algemene zin: tijd dat kan worden bespaard met uniformiteit kan worden benut voor innovatie. Tijd voor inhoudelijke uitwerking van begrotingsprogramma’s kan ook intern/
5
ambtelijk het eigenaarschap vergroten. Die tijd moet gegund worden. Meerdere doelen en ambities vragen om een financiële basis op orde. De financiële functie is kwetsbaar. Wensen met betrekking tot de cyclus -
Dezelfde cyclus bij de drie gemeenten.
-
Een tussentijdse rapportage waarbij wel de inzichten uit de JR kunnen worden meegenomen en qua opstelproces ook aansluit bij uitvraag begroting.
-
Aan het einde van het jaar een technische begrotingswijziging t.b.v. de begrotingsrechtmatigheid en het kunnen doorvoeren van doorgeschoven prestaties omwille van de slagvaardigheid op de uitvoering in het nieuwe jaar.
Wensen met betrekking tot de producten -
De scope van de producten meer richten op waar het financieel/materieel echt om gaat. Die focus aan de voorkant zorgt ervoor dat het opstellen van de stukken niet door de hele organisatie hoeft te worden gedaan, maar een kleinere groep betreft.
-
In de loop der jaren zijn vanwege toezeggingen de producten gegroeid. Wat is hier nog relevant/urgent? Is het een idee om weer eens met een schone lei te beginnen?
-
De sturing op de uitvoering bestuurlijk aan ambtelijk te kunnen verbinden. Zodat het geheel aan sturing wordt versterkt.
Wensen met betrekking tot het dashboard -
Rechtstreeks uitsluiting uit de systemen zonder extracomptabele handelingen
-
Ontsluiting op taakveldniveau om mede te voorkomen dat privacy in het geding komt.
Wensen met betrekking tot openheid naar de inwoners -
Samen oplopen met de opgaven die HLTsamen ook heeft in het kader van de wet open overheid (WOO). Zodat opgaven met eenzelfde doel niet dubbel worden georganiseerd.
6. Plenaire terugkoppeling Groep 1 raadsleden en griffie Wensen met betrekking tot de cyclus -
Real-time en tijdig zijn andere begrippen en kunnen niet onder een noemer gevat worden. Heb vertrouwen in het college dat men de raad tijdig informeert op afwijkingen. Is real-time dagelijks, eens per maand, per kwartaal of per half jaar?
-
Het gaat bij het dashboard niet zozeer om de input, maar vooral om de outcome van de beleidsdoelstellingen.
-
In een dashboard moet men zien of de doelstellingen worden gehaald. Is dat meet- en controleerbaar.
-
De overschrijdingen moeten zichtbaar zijn, maar niet alle overschrijdingen.
-
Van belang is om over politiek gevoelige onderwerpen te rapporteren.
-
Het schrappen van een tussenrapportage heeft bredere steun, maar dan zou daarnaast wel een real-time dashboard moeten werken.
-
Wat moet in een dashboard staan en wat niet?
-
Kan een stoplichtenmodel gekoppeld worden aan een dashboard?
Wensen over de vorm -
Het dashboard kan gezien worden als een goed boekhoudpakket met diagrammen waarin staat aangegeven wat er is uitgegeven.
6
-
Er moeten in het dashboard verschillende lagen zitten. Ambtenaren, collegeleden, raadsleden of inwoners krijgen andere cijfers te zien.
-
Wat is de ambtelijke inzet? Het dashboard moet wel iets opleveren.
-
Geef het college het vertrouwen dat er over de juiste zaken wordt gerapporteerd.
-
De doelstellingen moeten in het dashboard terugkomen.
Wensen met betrekking tot openheid naar de inwoners -
Inwoners moeten geïnformeerd worden op hoofdlijnen. Informatie moet eenvoudig en toegankelijk zijn.
-
Uitgelegd moet worden waaraan het belastinggeld (bijvoorbeeld afvalstoffenheffing) wordt uitgegeven en wat men daarvoor terugkrijgt. In eerste instantie moet het gaan om de hoofdlijnen, maar kunnen inwoners desgewenst doorklikken naar een diepere laag voor gedetailleerde gegevens.
-
Het is een groeimodel.
Groep 2, wethouders en ambtenaren -
Creëer vanuit de drie gemeenten eenzelfde perspectief voor het proces.
-
De afgelopen jaren zijn in de drie HLT-gemeenten de producten uitgebreid. Dit zou afgeschaald kunnen worden.
-
Bepaal aan de voorkant waarover gerapporteerd moet worden/wat is belangrijk?
-
Hanteer de 80%/20%. 80% van de lading dekt het product.
-
Als met de drie HLT-gemeenten op het gebied van de P&C-producten samengewerkt wordt dan leidt dit tot gelijkheid en ontstaat er ook ruimte voor innovatie.
-
Gesproken is over hoeveel tussenrapportages er nodig zijn en er volstaan zou kunnen worden met een tussenrapportage.
-
Wat moet er in de rapportages staan? Alle P&C-documenten worden steeds uitgebreider. In Teylingen hanteren de tussenrapportages een stoplichtsystematiek, waarbij er alleen wordt gerapporteerd op afwijkingen en zaken die niet goed gaan. Dat is vreemd, omdat er eigenlijk over het geheel gesproken zou moeten worden. Het voorstel is om dan jaarlijks een programma eruit te lichten dat uitgediept kan worden.
-
De stukken uit de P&C-cyclus moeten digitaal goed toegankelijk zijn. Deze hoeven niet real-time toegankelijk te zijn. Dit kan voor de raad tot een bepaald niveau zijn.
-
Hoe effectief zijn de indicatoren en geven die relevante informatie?
-
Kan er gebruik gemaakt worden van storytelling?
7. Conclusie Ten aanzien van het verdere proces concludeert de voorzitter, op basis van een advies van Erik Prins( gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen), dat alle aanwezigen ermee instemmen om eerst een ambtelijk advies te laten opstellen op basis van alle zaken die vanavond naar voren zijn gekomen. Op 19 januari 2022 is de volgende bijeenkomst van de Adviesgroep gepland. 8. Rondvraag Geen opmerkingen. 9. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 22.00 uur.
7