3. Toetsing checklist adhv governancechecklist uit de nota verbonden partijen 2018.pdf
Tekst van het document
BIJLAGE 1 Voorhout 31 augustus 2021 Onderwerp Toetsing aan de hand van de governancechecklist uit de nota verbonden partijen 2018
O = onvoldoende O = voldoende O = uit te werken STUREN 1.
2.
Vraag Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de bijdrage van de verbonden partij aan de realisatie van de gemeentelijke beleidsdoelstellingen en de beoogde effecten? Zijn er naast financiële afspraken ook meetbare kwalitatieve afspraken gemaakt over te leveren prestaties?
Beoordeling
O Deze vraag ziet vooral ook op afspraken over de bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke regeling, zoals gewoonlijk in een dienstverleningsovereenkomst worden afgesproken. Dit wordt in de komende periode uitgewerkt.
O/O
In het bedrijfsplan wordt gesteld dat: “vanuit een datagedreven en goed uitgeruste bedrijfsvoering ervaren de gemeenten grip op haar transformatieopgaven van jeugdhulp”. Het is dus zeer waardevol voor HLTsamen om deze data te ontvangen om te controleren, sturen en budgetteren. Om deze data-uitwisseling te realiseren is het essentieel om goede afspraken hierover te maken. Een gegevensleveringsovereenkomst (GLO) biedt een waarborging voor zowel de externe partij alsmede voor HLTsamen dat de uitwisseling op de juiste manier verloopt. In de GLO staan onderwerpen zoals doelbinding (AVG), technische maatregelen voor een veilige uitwisseling en afspraken over het informeren van betrokkenen en diens rechten. Dit wordt de komende periode door de HLT werkorganisatie uitgewerkt en vervolgens voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur van de nieuwe gemeenschappelijke regeling.
3.
4. 5. 6.
Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd rond risico’s, risicoverdeling en de wijze waarop deze worden beheerst?
O
Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over beïnvloedingsmogelijkheden? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over tussentijdse rapportages en evaluaties? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de informatievoorziening, zowel kwantitatief als kwalitatief en frequentie?
O
In de komende periode wordt aanvullend op wat nu in de stukken staat een verdere risicoanalyse gemaakt. Er wordt overwogen om een nota risicomanagement op te stellen.
O O
1
7.
Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over beëindiging van deelneming aan de Verbonden Partij?
O/O
Er wordt de komende periode onderzocht of dit nog nader aangescherpt dient te worden.
CONTROLEREN 1.
2.
3.
Vraag Ontvangt de gemeente periodiek tussenrapportages ten aanzien van realisatie van de beleidsdoelstellingen, de gemaakte prestatieafspraken en de realisatie versus budget? Heeft de gemeente voldoende kennis in huis om adequaat te reageren wanneer zich calamiteiten voordoen bij de Verbonden Partij? Is er sprake van een functiescheiding binnen de gemeenten tussen degene die beleidsmatig samenwerkt met de Verbonden Partij en degene die de rapportages beoordeelt en het college adviseert?
Beoordeling
O
O O
Op dit moment is de accounthouder HLTsamen dezelfde persoon als de beleidsmedewerker HLTsamen. In de komende periode wordt besproken hoe dit vorm te geven.
VERANTWOORDEN 1.
2.
3.
Vraag Heeft de verantwoording betrekking op de resultaten van het beleid en de rechtmatigheid en doelmatigheid van de inzet van middelen? Bevat de verantwoordingsinformatie voldoende informatie voor het stuurproces?
Beoordeling
O Het antwoord op de vraag is ter beoordeling aan de gemeenteraden. Er zijn afspraken gemaakt en vastgelegd over de informatievoorziening, zowel kwantitatief als kwalitatief en frequentie (in DVO of SLA laten opnemen).
Zijn er afspraken met betrekking tot de tijdigheid, relevantie, volledigheid en vergelijkbaarheid van de te verstekken informatie, de frequentie van verslaglegging en de wijze van inrichting van de informatie (zowel financieel als beleidsmatig)?
O
TOEZICHT HOUDEN 1. 2. 3.
Vraag Is er een onafhankelijk toezichthouder aanwezig?
Beoordeling
O
Wordt door de toezichthouders gerapporteerd en verantwoording afgelegd? Is het instrumentarium van de toezichthouders toereikend?
O Het antwoord op de vraag is ter beoordeling aan de gemeenteraden.
2