3. Concept Leidraad Participatie.pdf

T

P PILOT •

• OT

PILOT

OT • PIL O PIL

•P

ILOT • P

IL

Participatie & Omgevingsvergunning

•

Leidraad

• PILO T OT IL

Deze informatie kunt u ook vinden op Intranet HLTsamen Versie december 2022 Dit betreft een dynamisch document. Aanpassingen en aanvullingen -met name op categorieën thermometers (pagina 5) dienen intern te worden doorgevoerd 1

Inhoudsopgave

1.

Leidraad Participatie en de Omgevingsvergunning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.

Vertrekpunt impact op de omgeving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

3.

Beoordelen van de participatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 3a Wie heeft u betrokken?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3b Hoe zijn de participanten betrokken?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3c Wat heeft u gedaan met de resultaten?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

4.

Hoe meet je of je veel of weinig participatie nodig hebt?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

5.

Rekenvoorbeeld. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

6.

Onze tips voor een goede participatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

7.

Vergunning aanvragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

8.

Extra informatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2

1 Leidraad Participatie en de Omgevingsvergunning Werkt u aan een initiatief en heeft u één of meer vergunningen nodig? Weet dan dat de gemeente Hillegom (versie 1), Lisse (versie 2), Teylingen (versie 3) het belangrijk vindt dat de omgeving goed en op tijd betrokken wordt. Dit noemen we participatie. Doel leidraad Als gemeente kunnen wij niet voorschrijven

en is er meer kans op draagvlak.

voldoende in beeld zijn gebracht, kan

HOE je vorm moet geven aan je

Als je de vergunningaanvraag indient,

de gemeente besluiten om een eigen

participatietraject, maar met behulp van

vraagt de gemeente of je belanghebbenden

(zienswijze) procedure op te starten. Dit heeft

dit document willen we informeren over de

hebt betrokken. En zo ja, op welke manier en

consequenties voor de aanvraagtermijn van

keuzes van het participatietraject.

wat je met de resultaten hebt gedaan.

de vergunning.

Door participatie zorg je ervoor dat alle

Deze leidraad laat zien waar de gemeente

belangen, meningen, kennis en creativiteit

op let bij het meewegen van je participatie-

direct op tafel komen. Door bezwaren,

resultaten als onderdeel van de beoordeling

maar juist ook goede ideeën met elkaar te

van je vergunningaanvraag. Als we vinden

bespreken, kun je het initiatief beter maken

dat de belangen van de omgeving niet

3

2 Vertrekpunt impact op de omgeving Gemeente Hillegom, Lisse , Teylingen vindt dat de participatie-inspanningen in verhouding moeten staan tot het effect dat uw initiatief op de omgeving kan hebben. Over het algemeen geldt hoe groter en veelomvattender het initiatief, hoe belangrijker participatie is. Daarnaast spelen ook factoren als politieke gevoeligheid en de te verwachten overlast een rol.

3 Beoordelen van de participatie Wanneer je een omgevingsvergunning aanvraagt, kijkt de gemeente ook hoe je de participatie hebt georganiseerd. De gemeente kijkt naar A. Wie heb je betrokken? (pagina 6) B. Hoe heb je hen betrokken? (pagina 7) C. Wat heb je gedaan met de resultaten van de participatie? (pagina 8)

4

3a Wie heeft u betrokken? Participatielevel 1 Geen participatie

Participatielevel 2 Beperkte participatie

Participatielevel 3

Participatielevel 4 Veel participatie

Gemiddelde participatie

4 3

4 3

4 3

4 3

2

2

2

2

1

1

1

1

Buren en direct omwonenden

Buren en direct omwonenden

Buren en direct omwonenden

De mensen die betrokken zijn bij

De mensen die betrokken zijn

De mensen die betrokken zijn

het bedenken en uitvoeren van

bij de ontwikkeling en uitvoering

bij de ontwikkeling en uitvoering

uw plan zoals de architect of

van uw plan zoals de architect

van uw plan zoals de architect of

aannemer

of aannemer

aannemer

Buurtgenoten, wijkplatform

Buurtgenoten, wijkplatform

De mogelijke gebruikers,

De mogelijke gebruikers,

huurders of kopers van uw

huurders of kopers van uw

bouwplan

bouwplan

Instanties of personen die u

Instanties of personen die u

nodig heeft om uw plan te

nodig heeft om uw plan te

realiseren zoals bijvoorbeeld

realiseren zoals bijvoorbeeld

een waterschap.

een waterschap Belangenverenigingen 5

3b Hoe zijn de participanten betrokken? Participatielevel 1 Geen participatie

Participatielevel 2 Beperkte participatie

Participatielevel 3

Participatielevel 4 Veel participatie

Gemiddelde participatie

4 3

4 3

4 3

4 3

2

2

2

2

1

1

1

1

Meestal is het voldoende als u de

Naast het informeren kunt u

Bij intensieve participatie is het

betrokkenen informeert, vragen

betrokkenen vanuit hun rol mee

goed als nog niet alles vast staat.

beantwoordt en zoveel mogelijk

laten praten over uw plan. Probeer

Laat betrokkenen meedenken over

zorgen wegneemt over bijvoorbeeld

daarbij te kijken waar u uw plan kan

uw plan. Laat alternatieven zien,

privacy, groen en bouwoverlast.

aanpassen zodat het beter aansluit

of inventariseer de ideeën die er

bij de wensen die er leven en de

zijn. Kijk goed of u uw plan beter

aandachtspunten die er zijn.

kan maken met de inbreng van de participanten.

6

3c Wat heeft u gedaan met de resultaten? 4 3

4 3

4 3

2

2

2

1

1

1

Indieningsvereisten De omgevingsvergunning vraagt u aan via het Omgevingsloket. Daar vindt u ook de indieningsvereisten voor het onderdeel participatie en welke bijlagen u toevoegt.

Bij alle vormen van participatie Geen uitleg

Geef aan wat u gedaan hebt

zijn geweest. Geef aan welke

Houd presentielijsten bij en

met de resultaten van de

onderdelen van het plan

maak verslagen.

participatie. Heeft de inbreng

of welke alternatieven van

Maak een overzicht van de

van participanten bijvoorbeeld

een plan kunnen rekenen op

participatiestappen die u heeft

geleid tot aanpassing van het

draagvlak en waarvoor minder

gezet en wat de (tussentijdse)

initiatief en op welke manier?

of geen draagvlak is.

resultaten zijn, deel deze

Maak goed inzichtelijk wat u

Evalueer tijdens en na het

gedurende het hele proces

wel en niet hebt kunnen doen en

proces en leg ook de evaluaties

ook met de betrokkenen.

wat daarbij de overwegingen

vast.

7

4 Hoe meet u of u veel of weinig participatie nodig hebt? Door de vier thermometers op de volgende pagina’s in te vullen kunt u voor uzelf een beeld vormen van de aard en omvang van het initiatief en wat het effect hiervan kan zijn op de omgeving. Geef per onderwerp een cijfer dat het beste bij uw initiatief past en probeer dit zo goed mogelijk te motiveren. Zie hiervoor de vier thermometers. Tel de punten bij elkaar op, zoals in het voorbeeld is gedaan. Het totaal deelt u door 4. De uitkomst geeft een indicatie (thermometer 5) of u veel of weinig participatie moet organiseren.

8

Categorie

In welke categorie past het bouwplan?

5

Meer dan 50 woningen

of

Meer dan 3000 m2 aan maatschappelijke, sport, recreatieve of commerciële voorzieningen

of

Voorzieningen voor grootschalige opwek van energie

Klik hier voor meer informatie over categorie 5

4

Van 12 tot en met 50 woningen

of

Tussen de 1000 en 3000m2 aan maatschappelijke, sport, recreatieve of commerciële voorzieningen

of

Wijkvoorzieningen voor duurzame energie

Klik hier voor meer informatie over categorie 4

3

Van 3 tot en met 11 woningen

of

Tussen de 200 en 1000m2 aan maatschappelijke, sport, recreatieve of commerciële voorzieningen

2

1 of 2 woningen

of

Tot 200m2 aan maatschappelijke, sport, recreatieve of commerciële voorzieningen

of

1

Bouwen in de voor- of zijtuin

of

Kappen van een boom

of

Klik hier voor meer informatie over categorie 3

Per domein zullen de categorieën dienen te worden aangepast/ aangevuld (dit betreft een dynamisch document)

Meer dan 100 m2 aan bijgebouw of aanbouw

Klik hier voor meer informatie over categorie 2

Aan leggen inrit

Klik hier voor meer informatie over categorie 1

of dakterras

Alle thermometers zijn als voorbeeld ingevuld

9

Verkeer

Groen

Beleving

Zorgt het bouwplan voor

Heeft het bouwplan gevolgen

Verandert het bouwplan het

meer verkeer of drukte?

voor het groen?

karakter van de straat of buurt?

5

Veel meer

5

Zeer groot

5

Enorm

4

Behoorlijk

4

Behoorlijk

4

Behoorlijk

3

Beetje

3

Beetje

3

Beetje

2

Bijna niet

2

Bijna geen

2

Bijna niet

1

Niet

1

Niet

1

Niet

Klik hier voor meer informatie

Klik hier voor meer informatie

Klik hier voor meer informatie

10

Rekenvoorbeeld

Participatielevel Welk participatielevel past bij het initiatief?

Stap 1: Het totaal van de 4 ingevuld meters telt u bij elkaar op.

4

2

3

3

=

12

5

Level 4

Veel participatie Veel effect op de omgeving

4

Stap 2:

Stap 3:

Deel het totaal door 4

12

4 = 3

De uitkomst geeft

Level 3

Gemiddelde participatie Gemiddeld effect op de omgeving

3

een indicatie of u veel of weinig participatie moet

2

Level 2

1

Level 1

organiseren.

Beperkte participatie Weinig effect op de omgeving

Geen participatie Geen effect op de omgeving

11

Participatielevel 1 Geen inzet nodig participatietools

Participatielevel 2 Beperkte participatie

Participatielevel 3

Participatielevel 4 Veel participatie

Gemiddelde participatie

4 3

4 3

4 3

4 3

2

2

2

2

1

1

1

1

Informeren

Meepraten & belangen meewegen

Meedenken

Zie voor toelichting pagina 6

Zie voor toelichting pagina 6

Zie voor toelichting pagina 6

Voorbeelden participatietools

Voorbeelden participatietools

Voorbeelden participatietools

Gesprek met betrokkenen, mail,

Infoavond, (online) enquête, social

Keukentafelgesprek, brainstorm,

website, video, wijkinfo, buurtapp

media, webinar, poll op Facebook.

webinar, online overleggen,

of inloopmoment.

digipanel, werksessie.

12

5 Onze tips voor een goede participatie Goede voorbereiding Overleg met de betrokkenen op de locatie waar

Maak de kaders duidelijk

Ken uw participanten. Denk hieraan:

Maak duidelijk wat het doel is van uw initiatief.

Spreken zij namens zichzelf, of

Geef aan wat de kaders zijn, wat er al vast

vertegenwoordigen ze een groep? Bijvoorbeeld

ligt en waarover overleg mogelijk is. Vaak

een belangengroep, een buurt of straat.

Gebruik begrijpelijke taal en werk met beelden:

ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al

het is makkelijker meedoen als men weet hoe

eerder besluiten genomen, of is er simpelweg

Weet ook hoe zij zelf onderling de afstemming

het eruit ziet.

regelgeving waar u rekening mee moet

het initiatief straks komt en nodig mensen tijdig uit, houd rekening met vakanties.

Verplaats u in de omwonenden: hoe zou u

houden.

reageren op een bouwplan in uw straat? Besef

Licht toe over welke onderwerpen de

dat mensen best onzeker kunnen worden van

participanten wel kunnen meepraten en over

veranderingen in hun directe leefomgeving.

de speelruimte die er is. Het kan helpen om

Het kan helpen te werken met thema’s zoals groen, verkeer, parkeren zodat u alle onderdelen van een plan goed aandacht kan geven. Omwonenden weten vaak veel over hun omgeving. Bereid u dus goed voor op vragen uit de buurt over bijvoorbeeld beschermde bomen of diersoorten of monumenten. Als u te maken heeft met veel participanten en veel belangen, laat het participatieproces dan begeleiden door een ervaren (onafhankelijk) procesbegeleider. Of laat bijeenkomsten

de organisaties die bepalend zijn voor uw initiatief zoals het waterschap, de provincie, de gemeente een rol te geven in het proces.

hebben geregeld. Stem de manier van communiceren en de werkvorm af op uw participanten. Zo loopt het proces prettig en soepel. Nodig raadsleden uit zodat zij zich een goed beeld kunnen vormen over het participatieproces. Om meer ruchtbaarheid te geven aan uw initiatief en uw participatietraject kunt u

Blijf communiceren, ook als er geen voortgang in het proces is en geef dit dan gewoon aan.

overwegen de pers te benaderen. Maak gebruik van informatie die er al is: de gemeente heeft veel informatie over de buurten. Zij kunnen u per buurt of wijk adviseren over wat er speelt en welke organisaties en platforms u mogelijk kunt betrekken. Uw contactpersoon brengt u graag in contact met medewerkers die u verder kunnen helpen.

begeleiden door een geoefend gespreksleider, als u dat zelf lastig vindt.

13

6 Vergunning aanvragen De omgevingsvergunning vraagt u aan via www.omgevingsloket.nl. Naar verwachting wordt het omgevingsloket na 1 juli 2023 vervangen door het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Dan vind u daar ook de regels voor het indienen van het onderdeel participatie.

Aan de slag! Eenmaal in het bezit van uw vergunning wilt u natuurlijk met uw initiatief van start. Zorg dat u ook in deze fase blijft communiceren met uw participanten. Informeer hen over de bouwwerkzaamheden en bij wie zij zich kunnen melden mocht er overlast ontstaan. Meer informatie over het betrekken van omwonenden bij bouwprojecten kunt u vinden op www.websiteadres.nl

14

Extra informatie Betreft: Categorie niveau 1 - pagina 5

Hoe meet u of u veel of weinig aan participatie moet doen? Het gaat hier om bouwplannen waar u een vergunning voor nodig hebt. Dat kan bijvoorbeeld de bouw van een fietsenberging zijn in de voortuin of de kap van een waardevolle boom en daarmee vergelijkbare vergunningen. Wel adviseren we om ook bij een bouwplan waar geen vergunning nodig is, altijd de buren te informeren over uw plannen. Denk bijvoorbeeld bij het plaatsen van een warmtepomp. Door hen te informeren kunt u samen een geschikte plek vinden voor de plaatsing van de buitenunit zodat geluidsoverlast kan worden voorkomen.

Ga terug

15

Extra informatie Betreft: Categorie niveau 2 - pagina 5

Hoe meet u of u veel of weinig aan participatie moet doen? Het kan in deze categorie uiteraard ook gaan om een combinatie van wonen en voorzieningen. Daarnaast kan een bouwplan betrekking hebben op nieuwbouw op een onbebouwde plek, sloop/ nieuwbouw en functiewijzigingen binnen een bestaand gebouw. Onder een bouwplan verstaan we tevens de bij de bebouwing behorende buitenruimten zoals tuinen, parkeerterreinen en groenvoorzieningen.

Ga terug

16

Extra informatie Betreft: Categorie niveau 3 - pagina 5

Hoe meet u of u veel of weinig aan participatie moet doen? Het kan in deze categorie uiteraard ook gaan om een combinatie van wonen en voorzieningen. Daarnaast kan een bouwplan betrekking hebben op nieuwbouw op een onbebouwde plek, sloop/ nieuwbouw en functiewijzigingen binnen een bestaand gebouw. Onder een bouwplan verstaan we tevens de bij de bebouwing behorende buitenruimten zoals tuinen, parkeerterreinen en groenvoorzieningen.

Ga terug

17

Extra informatie Betreft: Categorie niveau 4 - pagina 5

Hoe meet u of u veel of weinig aan participatie moet doen? Het kan in deze categorie uiteraard ook gaan om een combinatie van wonen en voorzieningen. Daarnaast kan een bouwplan betrekking hebben op nieuwbouw op een onbebouwde plek, sloop/ nieuwbouw en functiewijzigingen binnen een bestaand gebouw. Onder een bouwplan verstaan we tevens de bij de bebouwing behorende buitenruimten zoals tuinen, parkeerterreinen en groenvoorzieningen. Bij wijkvoorzieningen voor duurzame energie denken we bijvoorbeeld aan collectieve warmteoplossingen zoals een warmtenet inclusief benodigdheden voor opslag en transport.

Ga terug

18

Extra informatie Betreft: Categorie niveau 5 - pagina 5

Hoe meet u of u veel of weinig aan participatie moet doen? Het kan in deze categorie uiteraard ook gaan om een combinatie van wonen en voorzieningen. Daarnaast kan een bouwplan betrekking hebben op nieuwbouw op een onbebouwde plek, sloop/ nieuwbouw en functiewijzigingen binnen een bestaand gebouw. Onder een bouwplan verstaan we tevens ook de bij de bebouwing behorende buitenruimten zoals tuinen, parkeerterreinen en groenvoorzieningen. Bij voorzieningen voor grootschalige opwek denken we aan het realiseren van windmolens en zonnevelden.

Activiteiten waarvoor een participatieplicht geldt, vallen sowieso in categorie niveau 5. Het gaat om de volgende activiteiten: - ...invullen per gemeente

Ga terug

19

Extra informatie Betreft: Verkeer - pagina 6

Verkeer Het gaat hier om de gevolgen die het bouwplan kan hebben op de feitelijke aantallen auto- fiets-, scooter- en wandelbewegingen en de parkeersituatie. Kijk hierbij niet alleen naar de impact op straatniveau maar ook naar de mogelijke gevolgen op het aansluitende wegennet en de parkeerdruk in omliggende straten/ buurten.

Ga terug

20

Extra informatie Betreft: Groen - pagina 6

Groen We doelen hier op alle veranderingen die kunnen optreden op bestaande groene plekken in de stad. Denk aan het kappen en (her) planten van bomen, het herinrichten, verwijderen of toevoegen van groen, het aanleggen van paden, spel, en speelvoorzieningen of waterpartijen in het groen.

Ga terug

21

Extra informatie Betreft: Beleving - pagina 6

Beleving Denk hierbij aan ruimtelijke veranderingen zoals meer bebouwing en/of hogere bebouwing en een andere inrichting van de buitenruimten of het openbaar gebied. Maar ook gevolgen voor de beleving van een wijk vallen hieronder zoals meer of juist minder levendigheid in een wijk (terrassen, evenementen) en de gevolgen op de leefomgeving zoals bijvoorbeeld geluid, privacy en bezonning.

Ga terug

22

Heeft u vragen? Neem dan contact op met uw gemeente. Wij denken graag met u mee.

23

24