2024-05-23 Presentatie Evaluatie HLTsamen.pdf

Evaluatie HLTsamen Conclusies en aanbevelingen Beeldvormende raadscommissie Hillegom 23 mei 2024

Toelichting Eén gezamenlijk beeld van de conclusies en aanbevelingen

Evaluatie HLTsamen

Vervolgproces evaluatie HLTsamen 2

Aanleiding Grote opgaven, complexere taken (Decentralisaties, Omgevingswet, Energietransitie) In 2017 start ambtelijke fusieorganisatie HLTsamen ‘Samenwerking in de werkorganisatie HLTsamen zorgt ervoor dat de zelfstandige gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen de grote opgaven aan kunnen’ Tussenevaluatie in 2019 HLTsamen op weg Evaluatie in 2023 HLTsamen groeit door! 3

Centrale vraag Zijn de vier doelstellingen (drie K’s en de S)

ehaald en waar zijn accenten gewenst?

4

Wie hebben we gesproken? • 32 aangemelde raadsleden

51% (er waren

meer raadsleden aanwezig)

• Alle collegeleden • Alle drie de griffiers

100% 100%

• 13 teammanagers

80%

• 34 medewerkers

8%

• OR Evaluatie HLTsamen

5

6

Enkele vragen aan de raadsleden • In hoeverre herkent u zich in het geheel geschetste beeld? • Wat merkt u in contact met inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen over kwaliteit dienstverlening HLTsamen? • Ervaart u in raadsvoorstellen dat er in samenhang en integraal advies wordt uitgebracht? • Heeft u ervaren dat de strategische positie van de drie gemeenten in de regio Duin- en Bollenstreek verbeterd is? • Heeft u vertrouwen in de werkorganisatie HLTsamen? Evaluatie HLTsamen

7

Conclusies

Kwaliteit De kwaliteit van de dienstverlening is op onderdelen verbeterd Kwetsbaarheid Er ontstaat een (nieuwe) kwetsbaarheid van HLTsamen onder andere vanwege de sterk veranderende arbeidsmarkt en nieuwe, kwetsbare (éénpits-) functies als gevolg van nieuwe taken en ontwikkeling van vakgebieden Kosten Het kostenaspect richt zich op het belang van een goede balans tussen ambities, capaciteit en middelen Strategische positieverbetering De strategische positieverbetering van de drie gemeenten is sterk verbeterd 8

Aanbevelingen Kwaliteit • Onderzoek de mogelijkheden voor centrale huisvesting • Vergroot de sturing op integraal en projectmatig werken en betrek inwoners, raden en besturen eerder bij (nieuwe) trajecten • Borg 20% ontwikkeltijd van medewerkers en managers • Stuur sterker op het opdoen en borgen van lokale kennis, de gemeentelijke politiek-bestuurlijke context en continuïteit op dossiers 9

Kwetsbaarheid • Versnel de invoering van strategisch personeelsbeleid en prioriteer daarin. Besteed onder andere aandacht aan: het versterken van HLTsamen als aantrekkelijke werkgever, bijvoorbeeld door HLTsamen te positioneren als opleidingsinstituut (traineeship Duin- en Bollenstreek) het borgen van (lokale) kennis het verminderen van het verloop

• Maak processen en werkwijzen meer inzichtelijk, toegankelijk en vindbaar en regel het beheer van de processen en werkwijzen Evaluatie HLTsamen

10

Kosten

• Stuur steviger op de balans tussen ambities, capaciteit en middelen en voer als colleges regelmatig het gesprek daarover met de raden • Blijf als organisatie en college in contact met de raden over ontwikkeling en verbetering van de P&C-cyclus

11

Strategie • Zet in op verdere externe oriëntatie en zoek zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau aansluiting bij de Haarlemmermeer en Zuid-Kennemerland. • Blijf anticiperen op trends en ontwikkelingen. • Investeer als organisatie, maar ook als colleges en raden, meer en beter in lobby en netwerk. • Investeer met de griffiers in gezamenlijke (thema-) bijeenkomsten van raden en colleges van de drie gemeenten. Evaluatie HLTsamen

12

Proces en planning Evaluatie HLTsamen 22 april

Evaluatie vastgesteld door het HLT-bestuur

9 mei

Evaluatie als ingekomen stuk naar de drie colleges (14 mei)

14 mei

Evaluatie met een begeleidende brief naar de drie raden

14 mei

Evaluatie met een bericht op het HLTplein (voor medewerkers)

21 mei

Toelichting evaluatie in de commissie van Teylingen

23 mei

Toelichting evaluatie in de commissie van Hillegom

12 juni

Toelichting evaluatie in de commissie van Lisse

oktober

Gezamenlijke bespreking van de lange termijn-opdracht met de drie raden (in combinatie met de evaluatie HLTsamen) 13

Heeft u vragen?

Evaluatie HLTsamen

14