2. Raadsbrief Governance regime Holland Rijnland (dashboard).pdf

Hillegom

Raadsbrief Governance regime Holland Rijnland (dashboard) aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom 8 december 2020

zaaknummer: Z-20-158844 datum collegevergadering: 8 december 2020 portefeuillehouder: Dhr. A. van Erk behandelend ambtenaar: Kees Goossens embargo: ☐ Inhoud mededeling In juni 2019 heeft uw raad besloten om in het kader van het governance regime op verbonden partijen te komen tot een dashboard rondom de informatievoorziening van Holland Rijnland. In de raadsbrief van 26 september 2019 bent u geïnformeerd over stand van zaken over dit onderwerp. Op 6 november 2019 is het raadsbesluit van juni 2019 onder de aandacht gebracht bij Holland Rijnland. Dit besluit is voorafgaande aan de AB-vergadering Holland Rijnland op 30 oktober 2019 behandeld in een sessie van het World café. De afgelopen maanden heeft de werkgroep ‘werkwijze’ van Holland Rijnland nagedacht over een vernieuwende manier van werken bij Holland Rijnland. Een werkwijze die past bij de behoeften en wensen van deze tijd. Belangrijk onderdeel van de ‘nieuwe werkwijze’ van Holland Rijnland is aandacht voor de betrokkenheid van de gemeenteraden. Een deel van de AB-vergadering van 30 oktober 2019 is benut om met AB- en raadsleden over de nieuwe werkwijze van Holland Rijnland te spreken. Centraal daarbij stond de vraag: “hoe betrekken we raadsleden beter bij de regionale samenwerking binnen Holland Rijnland?” Op interactieve wijze zijn AB leden, raadsleden en griffiers met elkaar in gesprek én aan de slag gegaan.

Het was de bedoeling om te achterhalen waar de behoefte precies ligt en inspiratie op te halen over hóe en waarop we de raadsbetrokkenheid kunnen versterken. Tijdens dat overleg hebben de Hillegomse deelnemers aan het World café het idee van een stoplichtrapportage (nogmaals) meegegeven aan Holland Rijnland. In de nieuwe werkwijze van Holland Rijnland is het werken met een dashboard niet opgenomen. Er is daarvoor onvoldoende draagvlak/formatie-uren voor aanwezig en/of onze partners zijn van mening dat reeds bestaande verantwoordingsinstrumenten voldoende zijn. Die instrumenten zijn:  de jaarrekening en het jaarverslag  de HR-tussenrapportage  verslagen op deelterreinen zoals het leerplichtverslag, het jaarverslag van de regionale urgentiecommissie, de jaarverslagen van de cofinancieringsprojecten  de Tijdelijke werkorganisatie (TWO-jeugdhulp) brengt ook 2x per jaar voortgangsrapportages uit  aanvullend zijn er met enige regelmaat Thema-cafés voor raadsleden waarin ingezoomd wordt op voortgang en toekomstige ontwikkelingen  het jaarlijkse regiocongres  raadsleden kunnen ook portefeuillehouders/DB leden bevragen tijdens commissie en of raadsvergaderingen

  

de Hillegomse vertegenwoordigers in het AB van HR kunnen eveneens worden bevraagd en zij zorgen ook voor terugkoppeling aan de raad in de tussenrapportages van de gemeente wordt, indien daartoe aanleiding is, ontwikkelingen rond Holland Rijnland en de overige verbonden partijen aangegeven. voor de portefeuillehoudersoverleggen en AB vergaderingen stellen wij annotaties op die ter kennis worden gebracht aan uw raad.

Het pallet aan verantwoordingsinstrumenten/werkwijze en documenten in combinatie met de nieuwe Holland Rijnland werkwijze (o.a. “raden meer aan de voorkant”) zou voldoende inzicht kunnen/moeten geven. In elk geval moet op dit moment worden geconstateerd dat er vanuit Holland Rijnland geen initiatieven zullen worden genomen om te komen tot een dashboard. Dat betekent dat, indien we concreet invulling en toepassing gaan geven aan het genomen raadsbesluit daarvoor opdracht moet worden gegeven aan HLTsamen om een dergelijk dashboard als plustaak voor Hillegom uit te gaan voeren. Op dit moment valt niet exact in te schatten welke formatieve capaciteit met de uitvoering van een dergelijke activiteit gemoeid is. Dit is met name afhankelijk van de omvang van het dashboard en de gewenste informatie. Onze inschatting is dat hier op z’n minst wekelijks ½ dag aan formatieve capaciteit voor nodig is als we actueel willen zijn en blijven. Resumerend komen wij tot de conclusie dat wij (zonder aanvullende formatieve capaciteit in de vorm van een plustaak) geen invulling kunnen geven aan het raadsbesluit van 20 juni 2019. Wij adviseren u te bezien of met het bestaande instrumentarium dat voor uw raad beschikbaar is meer grip kan worden gekregen op Holland Rijnland. Wij hebben de indruk dat hierin nog slagen te maken zijn en kunnen u vanuit collegeperspectief wellicht bij ondersteunen.

Op grond van het voorgaande ontraden wij het u dan ook om extra middelen beschikbaar te stellen voor het inrichten van een dashboard.

Bijlagen: 1. Raadsbesluit Governance Holland Rijnland en andere gemeenschappelijke regelingen d.d. 20 juni 2019 2. raadsbrief d.d. 26 september 2019 “Stand van zaken uitvoering raadsbesluit 20 juni 2019”.

Hillegom

Raadsbrief Raadsbrief stand van zaken uitvoering raadsbesluit van 20 juni 2019 voor verbetering van de Governance van Holland Rijnland aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom 26 september 2019

zaaknummer: Z-19-093822 datum collegevergadering: 10 september 2019 portefeuillehouder: Arie van Erk behandelend ambtenaar: Jos Augustinus embargo: ☐ Inhoud mededeling

In het raadsbesluit van 20 juni 2019 is besloten een aantal acties te ondernemen voor verbetering van de governance van Holland Rijnland. De planning was onder andere in het derde kwartaal 2019 een dashboard op te stellen. Ook is aan de Hillegomse leden van het Algemeen Bestuur (AB) een aantal acties gevraagd. Kortheidshalve wordt verwezen naar het bijgevoegde raadsvoorstel en raadsbesluit van 20 juni 2019. De regionale besluitvorming over de inhoudelijke agenda van Holland Rijnland stond aanvankelijk gepland op 3 juli 2019 maar is nu verplaatst naar de AB vergadering van 30 oktober 2019. De definitieve inhoudelijke agenda is de belangrijkste bron voor het opstellen van een dashboard, stoplichtrapportages en acties van de AB leden. Daarnaast zoeken we ook naar mogelijkheden om de informatieverstrekking te verbeteren via het raadsinformatiesysteem. Op dit moment loopt daar de aanbestedingsprocedure van. De uitkomst daarvan bepaalt ook of en zoja welke mogelijkheden er zijn om verbeteringen aan te brengen bij het ontsluiten en bereikbaar maken van regionale informatie van gemeenschappelijke regelingen waaronder Holland Rijnland. Begin oktober 2019 vindt, zoals gebruikelijk een vooroverleg met de Duin- en Bollenstreekgemeenten plaatst o.a. over de inhoudelijke agenda en de AB vergadering van 30 oktober 2019.

Dat is ook het moment dat de Hillegomse AB leden met de collega's uit de andere gemeenten de beleidsspeerpunten kunnen inventariseren waar extra aandacht voor nodig is en die dan te delen met de Hillegomse raadsleden. Tevens kan dan ook het DB van Holland Rijnland gevraagd worden naar de mogelijkheden om periodiek te rapporteren aan de raad over de realisatie van beleidsdoelstellingen met stoplicht rapportages. Als gevolg hiervan verwachten wij op zijn vroegst in het vierde kwartaal van 2019 uitvoering te kunnen geven aan het raadsbesluit van 20 juni 2019.

Bijlagen: Raadsbesluit van 20 juni 2019 zaaknr. Z-19-08350.