2. Bijlage bij de Praktische Gids voor overheden met betrekking tot verbonden partijen;.pdf

Naam document: Bijlage bij de PG voor overheden m.b.t. verbonden partijen Datum: 1-4-2021 Versie: 1.0 Status: Definitief

Bijlage bij de Praktische Gids voor overheden: het in- of uitsluiten van verbonden partijen van de organisatorische grenzen voor gemeenten. Inleiding Een belangrijke stap in de beginfase van certificering is het bepalen van de organisatorische grenzen van een organisatie. Handboek 3.1 van de CO2-Prestatieladder is hiervoor het normatieve document. In aanvulling hierop is specifiek voor overheden de informatieve Praktische Gids voor Overheden ontwikkeld. In dit document wordt op p. 15 en 16 een aantal tips gegeven voor de beste manier om de organisatorische grenzen van overheden te bepalen. Met een groeiend aantal gecertificeerde overheden groeit ook de ervaring. Vooral bij gemeenten blijkt het dankzij het grote aantal ‘verbonden partijen’ (zie definitie hieronder) in de praktijk vaak lastig om dit op een eenduidige wijze te doen. De tips in de huidige Praktische Gids voor Overheden blijken niet altijd toereikend. Daarom heeft SKAO dit informatieve document gepubliceerd waarin een aantal aanvullende tips staat voor het bepalen of verbonden partijen het beste in- of uitgesloten kunnen worden van de organisatorische grenzen. De doelgroep van dit document is gemeenten, maar ook andere type overheden kunnen gebruikmaken van de denkwijze in dit document. De status van het document is informatief en de voorbeelden zijn illustratief. Er kunnen geen rechten aan ontleend worden.

Stappenplan Stap 1: Opstellen long-list De eerste stap bestaat uit het overnemen van de lijst met verbonden partijen uit de meest recente gemeentebegroting. In het kader van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (art. 15) zijn gemeenten en provincies verplicht om hun verbonden partijen en hun belang daarin te openbaren. Elke gemeente of provincie heeft dus al een dergelijke lijst op haar website gepubliceerd. -

-

Een verbonden partij wordt in bovengenoemd besluit gedefinieerd als “een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft”; Een bestuurlijk belang is “zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht” Een financieel belang is “een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt”

Stap 2: Opstellen short-list Bij de tweede stap wordt een short-list opgesteld: - Stap 2a: Achter elke verbonden partij in de long-list wordt het aandeel in het stemrecht van de gemeente vermeld, uitgedrukt in een percentage. Als dit percentage niet vermeld wordt in de gemeentebegroting, dient deze berekend te worden. Meestal kan dit eenvoudig op basis van de stemverhouding. - Stap 2b: Indien er verbonden partijen overblijven waarbij de stemverhouding niet duidelijk is, wordt bij deze partijen als alternatief gekeken naar het financiële belang van de gemeente. Het verschil Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen

|1

Naam document: Bijlage bij de PG voor overheden m.b.t. verbonden partijen Datum: 1-4-2021 Versie: 1.0 Status: Definitief

met stap 2a is dat niet het aandeel in het stemrecht, maar het financiële belang wordt uitgedrukt in een percentage. Dit financiële belang kan het aandeel in het eigenaarschap of het aandeel in de bijdrage aan de begroting van de verbonden partij zijn. Alle verbonden partijen waarbij het percentage van stap 2a groter dan- of gelijk is aan 20% worden overgenomen in de short-list. Indien er verbonden partijen zijn waarbij stap 2b noodzakelijk is, worden ook deze partijen overgenomen indien deze groter dan- of gelijk zijn aan 20%. Let op: het stemrecht prevaleert boven het financiële belang, dus indien het stemrecht groter is dan 20%, maar het financiële belang kleiner is dan 20%, wordt de verbonden partij tóch meegenomen en vice versa. Het deel van elke verbonden partij dat meegenomen wordt in de organisatorische grens komt overeen met het percentage in stap 2a (of indien noodzakelijk stap 2b). Alleen over dat deel wordt door de gemeente gerapporteerd over de uitstoot. Dus: als een gemeente 25% stemrecht heeft, wordt 25% van de verbonden partij meegenomen in de organisatorische grens en dient gerapporteerd te worden over 25% van de totale uitstoot.

Stap 3: Definitieve selectie In principe vormt de lijst die bij stap 2 geformuleerd wordt, de lijst met verbonden partijen die binnen de organisatorische grenzen vallen. Een gemeente kan in samenspraak met zijn CI echter besluiten om verbonden partijen tóch mee te nemen, ondanks dat deze onder de 20%-grens vallen. Hierbij spelen de volgende overwegingen een rol: - materialiteit van de energiestromen van de verbonden partij; - of de activiteiten van de verbonden partij behoren tot de kerntaken van de gemeente; - zichtbaarheid van de activiteiten van de verbonden partij. Tenslotte: Jaarlijks dient gecontroleerd te worden of het overzicht nog actueel is. En op het afgegeven certificaat wordt duidelijk gemaakt welke entiteiten onder het certificaat vallen, en indien deze niet geheel worden meegenomen, wordt het percentage aangegeven van de entiteit en de bijbehorende uitstoot dat wél wordt meegenomen. Let op: dit is altijd een percentage en kan zich niet beperken tot bijv. een enkele energiestroom of een enkel type activiteit. Hieronder staan drie voorbeelden van gemeenten met verbonden partijen met per verbonden partij de juridische status of rechtspersoonlijkheid (tussen haakjes) en het dikgedrukte percentage zoals vastgesteld bij stap 2a (of eventueel stap 2b) van de gemeente.

Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen

|2

Naam document: Bijlage bij de PG voor overheden m.b.t. verbonden partijen Datum: 1-4-2021 Versie: 1.0 Status: Definitief

Voorbeeld 1:

Gemeente X neemt het sportbedrijf voor 100% en de afvalcombinatie voor 25% mee binnen zijn organisatorische grenzen. De omgevingsdienst en de bank blijven buiten de grenzen. Voorbeeld 2:

Gemeente Y neemt de ontwikkelingsmaatschappij voor 50% en de archieforganisatie voor 33% mee binnen zijn grenzen. Omdat de sociale werkvoorziening tot de kerntaken behoort en zeer zichtbaar is binnen deze gemeente wordt besloten deze ook voor 17% mee te nemen. De netbeheerder blijft erbuiten. Voorbeeld 3:

Gemeente Z neemt het sportbedrijf voor 20% mee binnen zijn grenzen. Omdat de afvalcombinatie en de vervoersorganisatie voor veel uitstoot zorgen en tot de kerntaken behoren wordt besloten deze beiden voor 17% mee te nemen. De GGD blijft erbuiten.

Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen

|3