Document · PDF

2. Begroting 2023 en het Meerjarenperspectief 2024-2027;.pdf

Gemeenteraad 25 mei 2022, gemeente HillegomBij agendapunt: 15: Zienswijze begroting 2023 Gr Cocensus7.272 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Begroting 2023 Meerjarenperspectief 2024-2027

Inhoudsopgave

Inleiding ......................................................................................... 3 1.

De richtlijnen .......................................................................... 3

Begroting 2023 ....................................................................... 4

Financieringsparagraaf ......................................................... 10

Risico’s en ontwikkelingen. ................................................... 12

Kostenverdeelstaat............................................................... 17

Staat van salarissen en sociale lasten 2023 ............................ 17

Staat van activa 2023 ............................................................ 18

Financieel meerjarenperspectief ........................................... 19

Begroting taakvelden per deelnemer .................................... 24

Inleiding Voor u ligt de begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027. De begroting is gebaseerd op de eerder vastgestelde Kadernota 2023. In de Kadernota zijn de algemene, financiële en beleidsmatige kaders voor de begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027 gepresenteerd.

De richtlijnen

Wij presenteren u een begroting waarbij de richtlijnen uit de Kadernota leidend zijn.

Uitgangspunten begroting 2023 In de kadernota zijn de uitgangspunten voor de begroting 2023 en het meerjarenperspectief 20242027 vastgelegd. De kadernota heeft u in december 2021 ontvangen. Hieronder worden de financiële kaders nogmaals uitééngezet.

Prijscompensatie Het indexatiecijfer voor 2023 is 1,9% (CEP 2021).

Loonontwikkeling Het indexatiecijfer voor 2023 is 2,0% (CEP 2021).

Gewogen gemiddelde Voor het begrotingsjaar 2023 is voor de bijdragen aan de gemeenschappelijke regeling een gewogen percentage vastgesteld van 2,0%. Dit percentage is afgerond op een cijfer achter de komma opgebouwd uit een verwachte loonkostenstijging 2,0% en een materiele kostenstijging van 1,9%. Gelet op de huidige salarislasten telt in de weging het looncomponent voor 66% en het materiele component voor 34% mee.

Begroting 2023 BATEN

Begroting 2022 Begroting 2023

-3.870.200 -3.002.500 -795.300 -353.700 -214.900 -346.400 -1.728.900 -880.500 -784.900 -472.500 -924.600 -242.000 -563.500 -339.100

-3.948.000 -3.063.000 -811.000 -355.000 -219.000 -353.000 -1.763.000 -791.000 -943.000 -260.000 -591.000 -364.000 -1.380.000

-14.519.000 -

-14.841.000

-10.000 -300.000 -81.000

-305.000 -300.000 -81.000

-391.000

-686.000

-14.910.000

-15.527.000

Onttrekking algemene reserve Ontrekking onderhoudsreserve TOTAAL BATEN

LASTEN

Begroting 2022 Begroting 2023 Lasten Personeel Salarissen Woon-/werkverkeer Tijdelijke inhuur Opleidingen Overig Totaal Personeel Huisvesting Kantoor Onderhoud huisvesting Energie en water Kapitaallasten Diensten Voorziening groot onderhoud

9.327.000 200.800 300.000 186.500 140.100 10.154.400

9.999.000 102.000 306.000 200.000 143.000 10.750.000

61.000 31.000 425.000 121.000 -

25.000 660.800 132.900

Totaal Huisvesting ICT Servers PC's en randapparatuur Kantoorapplicaties

818.700

638.000

326.800 78.200 287.600

269.000 43.000 260.000

Totaal Automatisering Diverse posten Rente langlopende lening Rekening courant rente Gecalculeerde rente Totaal Overige uigaven Mutatie signalering

2.344.200 1.455.800 48.000

2.391.000 1.468.000 43.000

-143.200 1.360.600 232.100

1.511.000 237.000

TOTAAL LASTEN

14.910.000

15.527.000

Toelichting op de begroting 2023

Lasten 1. Personeel Salarissen en sociale lasten (€ 9.999.000) De raming van de salarissen is gebaseerd op de verwachte formatie 2023. In de verwachte formatie is ruimte opgenomen om medewerkers aan te trekken voor het KCC en voor de verandering van werkzaamheden omtrent de parkeerbelasting Haarlem en Diftar van diverse gemeentes zoals aangegeven in de 1e wijziging 2022. Conform de kadernota is rekening gehouden met een loonkostenstijging van 2,0%. Woon- / werkverkeer (€ 102.000) De afgelopen jaren is al dan niet noodzakelijk veel vanuit huis gewerkt. De verwachting is dan ook dat medewerkers meer vanuit huis gaan werken dan voor de Corona crisis. Tijdelijke inhuur (€ 306.000) De raming van het inhuurbudget is gebaseerd op de verwachte inhuur van 2023. Conform de kadernota is rekening gehouden met een loonkostenstijging van 2,0%. Opleidingsplan (€ 200.000) Het budget voor opleidingen is vastgesteld op 2% van de loonsom. Overige kosten (€ 143.000) Het budget voor overige kosten betreft uitgaven voor kerstpakketten, gedifferentieerd belonen, ambtsjubilea, personeelsfeest e.d..

2. Huisvesting Onderhoud huisvesting (€ 61.000) Voor het klein onderhoud huisvesting zijn enkele onderhoudscontracten afgesloten het gaat hier onder andere over het onderhoud van het buitenterrein, lift, klimaat, elektra en beveiliging. Energie en water (€ 31.000) Dankzij de duurzaamheid van het nieuwe pand aan de Trompet, kan ondanks de hogere gasprijzen, het lage bedrag aan energiekosten gehandhaafd blijven. Kapitaallasten (€ 425.000) De kapitaallasten betreffen de afschrijving met betrekking tot de investeringen in de huisvesting van Cocensus. Een specificatie van de kapitaallasten is opgenomen in de staat van Activa. Diensten (€ 121.000) De raming voor diensten betreffen serviceverlening, schoonmaak, koffievoorziening, kunst, planten en de aanschaf van klein meubilair. Voorziening groot onderhoud (€0) Jaarlijks, zal er conform het onderhoudsplan een bedrag gestort worden in de voorziening groot onderhoud ter egalisatie van de onderhoudskosten.

3. Automatisering De diverse componenten onder automatisering zijn uitgesplitst naar kapitaallasten (rente en afschrijving) en overige kosten.

Omschrijving

Begroting 2022 Begroting 2023

Servers

239.400

244.000

Kapitaallasten servers

87.400

25.000

Netwerk/infrastructuur

359.400

367.000

Kapitaallasten netwerk/infra

39.900

29.000

Kapitaallasten PC's en randapp.

78.200

43.000

Belastingapplicaties

959.000

994.000

Kapitaallasten belastingappl.

222.600

197.000

Kantoorapplicaties

141.300

144.000

Kapitaallasten kantoorappl.

146.300

116.000

Telefonie

64.700

166.000

Kapitaallasten telefonie

6.000

66.000

Totaal Automatisering

2.344.200

2.391.000

PC's en randapparatuur

Telefonie (€ 166.000) De raming van de telefonie is met € 100.000 verhoogd in verband met de uitbreiding van de KCC’s.

4. Overige uitgaven Diverse posten (€ 1.468.000) Voor de diverse posten in 2023 is de raming van 2022 als uitgangspunt genomen, met waar van toepassing verhoogd met 2,0% prijscompensatie.

Omschrijving

Begroting 2022 Begroting 2023

Representatiekosten

2.200

2.000

Drukwerk/kopieerkosten

558.200

607.000

Abonnementen

135.900

128.000

Verzekeringen

31.300

29.000

Reis- en verblijfskst. dienstreizen

16.600

17.000

Onvoorzien

51.700

54.000

Werk door derden

21.600

22.000

Doorbelasting

68.600

70.000

Arbodienst

19.000

Ondernemingsraad

23.000

Bedrijfshulpverlening

8.600

9.000

Accountant

86.800

89.000

Salarisadministratie

40.700

41.000

Advieskosten

140.900

153.000

Portokosten

84.000

57.000

1.455.800

1.468.000

Totaal

Uitvoering projecten WOZ (€237.000) Middels mutatiesignaleringssoftware worden de wijzigingen van objecten (met name de vergunningsvrije aanbouw) gesignaleerd en door middel van deze software ook geactualiseerd. De hierbij horende lasten bedragen € 237.000 per jaar. Rente langlopende geldlening (€ 43.000) Voor de financiering van de activa zijn leningen bij de BNG afgesloten. De verschuldigde rente in 2023 bedraagt naar schatting € 43.000.

Baten 1. Bijdragen deelnemers GR De bijdragen van de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling zijn vastgesteld op basis van de volgende uitgangspunten:   

Een compensatie voor loonkostenstijgingen en materiële lastenstijgingen (2,0%). Een vermindering van de bijdragen van de gemeentes Hillegom, Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo in verband met kosten KCC. Verhoging van de bijdrage van Uitgeest, Castricum en Heiloo in verband met uitvoeren Diftar

Begroting 2022 Begroting 2022 Begroting 2023 1e wijziging

-3.870.200 -3.002.500 -795.300 -353.700 -214.900 -346.400 -1.728.900 -880.500 -784.900 -472.500 -924.600 -242.000 -563.500 -339.100

-3.870.200 -3.002.500 -795.300 -353.700 -214.900 -346.400 -1.728.900 -784.900 -924.600 -258.000 -586.500 -361.600 -1.353.000

-3.948.000 -3.063.000 -811.000 -355.000 -219.000 -353.000 -1.763.000 -791.000 -943.000 -260.000 -591.000 -364.000 -1.380.000

-14.519.000 -

-14.580.500

-14.841.000

-10.000 -300.000 -81.000

-305.000 -300.000 -81.000

-391.000

-686.000

-14.910.000

-15.266.500

-15.527.000

Onttrekking algemene reserve Ontrekking onderhoudsreserve TOTAAL BATEN

2. Overige baten Uitbreiding dienstverlening opdrachtgevers (€ 305.000) Met de opdrachtgevende gemeenten wordt gesproken over de mogelijke overheveling van achtergebleven taken op het gebied van gemeentelijke belastingen of aanverwante activiteiten en over de uitbesteding van mogelijke nieuwe heffingen aan Cocensus. Ingaande oktober 2021 heeft de gemeente Haarlem een nieuwe scanoplossing ingezet voor de handhaving van het betaald parkeren op straat. Dit heeft tot gevolg dat het aantal naheffingsaanslagen en bezwaarschiften sterk zal toenemen, de overige inkomsten worden dan ook verhoogd met € 295.000. Meeropbrengsten dwanginvordering (€ 300.000) Conform afspraak ontvangt Cocensus een bijdrage uit de opbrengsten dwanginvordering voor zover het aanmaningskosten en dwangbevelkosten betreft, van de opdrachtgevende gemeenten ter compensatie van de extra werkzaamheden en extra kosten. Deze extra kosten betreffen met name de kosten van inhuur van externe deurwaarders, die worden ingeschakeld voor vorderingen in het zogenaamde buitengebied. Het betreft hier met name vorderingen op personen of bedrijven die verhuisd zijn of die geen inwoner zijn in de deelnemende gemeenten (denk aan parkeerovertredingen). De raming voor 2023 is gelijk aan die van 2022.

Opdrachten (€ 81.000) In de begroting is rekening gehouden met opdrachten van gemeenten, die niet direct met het primair proces van Cocensus te maken hebben of met onderwerpen, die niet in de dienstverleningsovereenkomst zijn opgenomen. In hoofdzaak betreft het uitzoekwerkzaamheden in het kader van de BAG. Wij verwachten met de uitbreiding van het stelsel van basisregistraties op het gebied van de WOZ en het topografisch kaartmateriaal. De raming van de primaire begroting 2021 is met € 6.000 verhoogd in verband met uitvoering KCC eerste lijn voor de gemeente Hillegom.

Financieringsparagraaf

Deze paragraaf geeft u inzicht in de sturing, beheersing en controle van de treasuryfunctie van Cocensus. In 2008 is hiertoe het treasurybeleid vastgesteld. De kasgeldlimiet beperkt het risico van stijgende rentelasten voor de kortlopende financiering. De limiet beperkt de omvang van de kortlopende schuld tot 8,5% van de totale lasten van de primaire begroting. Voor 2023 bedraagt de kasgeldlimiet voor Cocensus € 1.319.800. De renterisiconorm beperkt het renterisico op de langlopende financiering. De norm bevordert de spreiding van de looptijden van de kapitaalmarktleningen (langer dan 1 jaar) door de omvang te beperken van de leningen waarvoor de rente in een bepaald jaar moet worden aangepast (renteherziening). Voor Cocensus speelt dit niet. Het saldo van de langlopende schulden bedraagt per 1 januari 2023 € 11.720.000. De aflossing geschiedt jaarlijks achteraf. Het saldo van de leningen ligt circa € 1.800.000 onder de boekwaarde van de activa per 1 januari 2023, zoals gepresenteerd in hoofdstuk 8. Dit verschil wordt met name verklaard, doordat Cocensus zoveel mogelijk tracht om investeringen uit eigen middelen voor te financieren, teneinde te besparen op rentelasten.

Voor het uitoefenen van de treasuryfunctie is inzicht nodig in de kasstromen, zowel de huidige als de toekomstige. Deze kasstromen bestaan uit operationele activiteiten (de exploitatie), investeringen en activiteiten in het kader van financiering (aflossingen, stortingen etc.). Het inzicht wordt verkregen via een actuele liquiditeitsplanning. Cocensus beschikt over een volledig ingevoerde verplichtingenadministratie ten behoeve van de liquiditeitsplanning. Cocensus heeft hier als voordeel, dat alle belastinginkomsten bij de opdracht gevende gemeenten terecht komen. De liquiditeitsplanning heeft derhalve betrekking op de relatieve kleine en beheersbare bedrijfsvoering van Cocensus.

Financieringsbehoefte In hoofdstuk 9 is bij het meerjarenperspectief tevens het investeringsplan 2022-2027 opgenomen. De bijbehorende kapitaallasten zijn ingaande 2023 verder ingerekend. Wat betreft de financieringswijze heeft Cocensus er voor gekozen om aan te sluiten bij de BNG. Enerzijds omdat Cocensus eenvoudig te klein is om zelfstandig de markt te benaderen en anderzijds omdat financiering via de BNG ook aan de opdracht gevende gemeenten maximale zekerheid biedt. De rentekosten voor de langlopende leningen bedragen in 2023 € 43.000. Weerstandsvermogen Het Algemeen Bestuur van Cocensus heeft besloten dat Cocensus een algemene reserve mag opbouwen van maximaal € 250.000. Dit weerstandsvermogen mag worden opgebouwd via overschotten op de jaarrekening.

Financiële Kengetallen ultimo 2023 Netto schuldquote

= 92%

Solvabiliteitsratio

= 1,6%

Structurele exploitatieruimte

= 0,0 %

De GR werkt met een structureel sluitende begroting zonder winstoogmerk. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten.

Risico’s en ontwikkelingen.

KCC-activiteiten 2023 Bij de oprichting van Cocensus in 2007 is er voor gekozen om een grote herkenbaarheid van de gemeente te handhaven: - Aanslagen op briefpapier met logo gemeenten - Aanslagen in envelop met logo gemeenten - Telefoonnummer van gemeente op aanslag - Eerste contact van burger met het KCC van de gemeente In de loop van de jaren is de naamsbekendheid van Cocensus bij de inwoners van de deelnemende gemeenten gegroeid; in overgrote meerderheid weten burgers waar ze terecht moeten, in toenemende mate is dat nu ook digitaal. Op de enveloppen staat inmiddels het logo van Cocensus. De praktijk van de KCC’s is dat er door Cocensus een baliescherm wordt gefaciliteerd, een applicatie met een raadpleegfunctie van de betreffende gemeente met daarnaast de mogelijkheid om namens de burger terugbelverzoeken door te zetten naar Cocensus. De KCC-medewerkers worden elk jaar in februari door medewerkers van Cocensus getraind in de werking van de applicatie, de veel gestelde belastingvragen en de nieuwste ontwikkelingen bij de gemeente (nieuwe heffingen e.d.). Inmiddels hebben 5 van de deelnemende gemeenten hun KCC-activiteiten belegd bij Cocensus. Het belangrijkste argument daarvoor kwam feitelijk van de KCC-medewerkers van de gemeente zelf: zij vinden dat ze de burgers onvoldoende direct kunnen helpen en dus vaak terugbelafspraken met Cocensus moeten maken of doorverwijzen.

Dit blijkt ook in de praktijk bij Cocensus waar het aantal terugbelafspraken significant toeneemt. Daarnaast vindt men het vervelend om een extra applicatie te moeten openen als er vragen over de gemeentelijke belastingen binnenkomen. Een applicatie die een dubbele authenticatie kent, waarbij er een specifieke code dient te worden opgehaald met een mobiele telefoon. Voor de burgers geldt, dat zij in voorkomende gevallen, dus niet direct wordt geholpen, maar enkele dagen moet wachten op de terugbelafspraak. Zeker als het gaat om financiële problematiek (betalingsregelingen) is dat niet klantvriendelijk. Telefoontjes naar de bron, met een mogelijke interne doorschakeling naar een deskundige, waarbij de burger gelijk wordt geholpen, is niet alleen de meest krantvriendelijke manier, maar ook de meest efficiënte manier om burgers van dienst te zijn. Het Dagelijks Bestuur van Cocensus heeft ingestemd met het ontwikkelen van een voorstel om voor 2023 voor alle deelnemende gemeenten de front-office en dus het KCC-belastingen uit te voeren. In technische zin kan het gemeentelijk telefoonnummer met een doorverbinding (kies 1 voor … etc, gehandhaafd blijven). Het voorstel zal voor wat betreft de technische aspecten in 2022 nader worden uitgewerkt. In het meerjarenperspectief is er in financiële zin hier vanaf 2023 rekening mee gehouden.

Voor de gemeenten die het KCC nog niet bij Cocensus hebben ondergebracht zal dit leiden tot een besparing op de (flexibele) formatie van de eigen KCC’s. Het belangrijkste argument voor onderbrengen van de KCC activiteiten bij Cocensus is een snellere en directere dienstverlening aan de burgers.

No Cure No Pay We zien forse een toename van het aantal bezwaren die zijn ingediend door de zogenaamde No Cure No Pay bureaus (NCNP). Van de 2,5% ingediende bezwaren is meer dan de helft afkomstig van deze bureaus. Met een verkregen doorlopende machtiging maken de bureaus bezwaar en gaan vervolgens in beroep. Indien de rechter besluit tot een aanpassing van de waarde ontvangt het bureau een proceskostenvergoeding van 600-1.200 euro. Er is derhalve een aantrekkelijk verdienmodel voor de bureaus ontstaan. Er zijn reeds (bij de VNG) initiatieven aangedragen om het begrip modelwaarde in de Wet te krijgen. Dat maakt dat het geen exacte waarde meer is en dat taxatiewaarden een bandbreedte hebben, waardoor er geen bezwaren/beroepen gehonoreerd worden als de waarde nog binnen deze bandbreedte blijven. Daarnaast is gevraagd om het fenomeen van de doorlopende machtiging te stoppen. De volgende stap zou kunnen zijn dat het verdienmodel wordt teruggebracht. De proceskostenvergoedingen liggen in de factor 100 ten opzichte van hetgeen het de burger oplevert met daarbij het risico dat juist vanwege die proceskostenvergoedingen de tarieven omhoog gaan. Op moment dat het model tot redelijke proporties wordt teruggebracht is er bij Cocensus in de volle breedte al snel sprake van een besparing van € 500.000 (€ 250.000 proceskostenvergoeding + € 250.000 kosten afhandelen bezwaar/beroep).

Personeel Een risico wat altijd blijft spelen ligt op het gebied van het personeel. De laatste jaren verjongt de populatie van Cocensus, echter er zijn relatief nog veel 55-plusser in het personeelsbestand. Op zich is in die groep het ziekteverzuimpercentage zeker niet hoger dan gemiddeld. Echter we zien wel een toename in die categorie van de meer ernstige ziektegevallen. Tot nu toe is het nog steeds gelukt om die langdurige uitval met behulp van het inhuurbudget op te vangen. Inflatie We zien in 2022 de inflatie sterker stijgen dan voorgaande jaren. Met de recente stijging van de olieprijzen zou het zelfs tot een forse toename kunnen leiden. Dit zou gevolgen kunnen hebben voor de exploitatie van Cocensus, de bijdragen van de deelnemende gemeenten en de belastingtarieven.

Ontwikkelingen Automatisering ICT as a Service Cocensus is een uitvoeringsorganisatie belast met geautomatiseerde bulkprocessen. Automatisering is de ruggengraat van de organisatie en op het moment dat deze uitvalt, stagneert of fouten geeft levert dit direct grote organisatorische problemen op met financiële gevolgschade. Opvang wordt gerealiseerd door de adoptie van ‘ICT as a service’. Hiertoe wordt ICT afgenomen vanuit een servicemodel wat in alle ICT-voorzieningen voorziet (diensten; Infrastructure as a Service – IaaS en Desktop as a Service - DaaS). De ICT diensten worden afgenomen in een ‘abonnementsstructuur’ waarbij de serive-levels (condities van levering) vanuit een overeenkomst van opdracht (leveringscontract), gespecificeerd in de dienstleveringsovereenkomst (DVO of SLA) zijn beschreven en overeengekomen. Dankzij deze ‘full service’ is Cocensus de komende jaren volledig ontzorgd en is de beschikbaarheid en de continuïteit zowel voor de medewerkers als voor de burgers geborgd. Het hieraan gelieerde ‘Service Level Management’ proces, waarin zowel Cocensus als de leverende partij in zijn vertegenwoordigd, ziet toe op het besturen en beheersen van de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde services, in het licht van de vastgelegde afspraken.

Continuiteit Onderdeel in het ‘Service Level Management’ proces, zijn de specifieke afspraken rondom beveiliging en de bescherming van persoonsgegevens gemaakt. Naast specifieke certificeringen van alle ‘ketenparters’, zijn ook verwerkersovereenkomsten gesloten om de privacy van burgers te waarborgen op moment dat er door een derde partij onderhoudswerkzaamheden aan de ICT diensten en/of software worden verricht. Daarnaast worden door de partijen, als onderdeel van de afgesloten SLA jaarlijks, security assessments en audits uitgevoerd door een onafhankelijke en door de overheid geacrediteerde partij. Deze zogenaamde vulnerabilty scan’s worden uitgevoerd om de algehele digitale weerbaarheid te vergroten en in lijn te houden met alle gestelde eisen, gerelateerd aan de geldende informatiebeveiligingsrichtlijnen en wet-, en regelgeving. Periodiek wordt hierover gerapporteerd in de ‘Service Level Management’ rapportages wat weer onderdeel uitmaakt van het risicomanagement proces vanuit de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid – voorheen BIG). Naast de requirements op het vlak van de informatiebeveiliging en algehele digitale weerbaarheid, zijn in de DVO/ SLA ook performance-eisen opgenomen over de prestaties (snelheid) en over de beschikbaarheid voor de burger (geleverde diensten; IaaS, DaaS en applicaties dienen een minimale beschikbaarheid te hebben van 99,9% ).

Cybersecurity In de context van Cybersecurity en de digitale weerbaarheid wordt er binnen Cocensus een zeer strikt beleid gevoerd volgens het informatiebeveiligingsbeleid en zijn er in de loop der tijd diverse wijzigingen doorgevoerd op zowel technische aspecten als beleid en procesmatige aspecten in de context van Cybersecurity. 2015 is het startpunt geweest om de informatie-architectuur en tevens de bijbehorende infromatie-infrastructuur te gaan optimaliseren in de zin van de beveiliging.

Dit heeft ons voorbereid op de komst van de AVG wetgeving en tevens het integrale informatiebeveiligingsbeleid opgeleverd (BIO). Het informatiebeveiligingsbeleid moet worden gezien als leidraad en wordt elk jaar onderworpen aan een impactanalyse waarin alle facetten van informatiebeveiliging opnieuw de revue passeren. Samen met de eerder bennoemde assessments en audits volgt, indien van toepassing, een aanscherping van de getroffen maatregelen binnen de primaire bedrijfsprocessen en de verantwoordelijke processen die toezien op de afstemming van de diverse maatregelen en voorzieningen ten aanzien van de digitale weerbaarheid (risico management, service level managment). Gelet op de razendsnelle ontwikkelingen is het daarbij mogelijk dat nieuwe kwetsbaarheden moeten worden doorgrond met het oog op de toekomst. Hierbij worden, zoals ook in het informatiebeveiligingsbeleid is vastgelegd, diverse informatie bronnen gebruikt (IBD, NCSC, NSA, CheckPoint, Gartner) om inzichtelijk te maken welke mogelijke risico’s er kunnen ontstaan. Door de nauwe samenwerking met deze instanties is het vanuit onze ingerichte processen mogelijk om heel gericht en adequaat te handelen in het geval dat informatie tot ons komt met betrekking tot kwetsbaarheden op het gebied van de informatievoorziening en de gelieerde ICT-voorzieningen.

In samenwerking met een tech-partner wordt in september de jaarlijkse onafhankelijke audit ingepland. De uitkomsten, inclusief de bijbehorende maatregelen en voorzieningen, worden opgenomen in het geactualiseerde informatiebeveiligingsbeleid.

E-Gouw Met E-Gouw biedt Cocensus inwoners & bedrijven de mogelijkheid om hun belastinggegevens digitaal te raadplegen. Inwoners kunnen met hun DigiD en bedrijven via RSIN in combinatie met hun aanslagbiljetnummer inloggen. In dit belastingportaal wordt samen met de leverancier voortdurend gewerkt aan het vereenvoudigen van de mogelijkheden voor burgers. Zo is het heel eenvoudig geworden om een bezwaar of een kwijtscheldings-verzoek in te dienen, zowel digitaal als vertrouwd via de post door middel van een bijgesloten reactieformulier. Ook de machtiging voor automatische incasso kan digitaal worden afgegeven, maar op verzoek sturen wij jaarlijks nog zo’n 3.000 machtigingen per post op naar burgers die dat niet digitaal willen of kunnen afgeven. Voor 2022 worden mogelijkheden onderzocht om het maken van bezwaar voor burgers nog laagdrempeliger te maken door het opnemen van een QR code op de aanslag, waarmee zonder DigiD versneld bezwaar kan worden ingediend. Op die manier wordt getracht de No Cure No Pay bedrijven die massaal bezwaar indienen de pas af te snijden. De begeleidende teksten op bijsluiters of brieven zijn samen met Bureau Taal vereenvoudigd. Aanslagen kunnen eenvoudig direct betaald worden via iDEAL geïntroduceerd en daar wordt ontzettend veel gebruik van gemaakt.

Ook kunnen belastingplichtigen inmiddels zelf via het digitaal loket hun hond aan- of afmelden en kan de aangifte toeristenbelasting worden ingevuld. In 2022 zullen nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd aan het digitaal loket. Zo zal het mogelijk worden om een betalingsregeling aan te vragen en kunnen nieuwe belastingplichtigen voor de toeristenbelasting zich aanmelden. Daarnaast wordt gewerkt aan de mogelijkheid om burgers digitaal inzicht te geven in hun eigen bezwaar- en kwijtscheldingsdossiers. De automatiseringsgraad neemt in snel tempo toe. Omdat dat echter niet voor iedereen even vanzelfsprekend of gemakkelijk is, blijft er ook aandacht voor telefonisch of schriftelijk contact met de burgers. De klantencontacten nemen zelfs toe, en in de bijsluiter bij de belastingaanslagen wordt duidelijk vermeld dat er naast digitaal contact ook persoonlijk contact met Cocensus mogelijk is. Aardig om te vermelden is dat wij jaarlijks op verzoek zo’n 500 acceptgiro’s naar burgers sturen die nog 15

gebruik maken van een mogelijkheid om te betalen, die bij de meeste mensen al in de vergetelheid is geraakt. Deze acceptgiro’s worden per 1 juli 2023 volledig afgeschaft.

Informatiebeveiliging en privacy Cocensus heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om de bescherming van persoonsgegevens en naleving van de privacywet- en regelgeving te borgen. Voornoemde beveiligingsmaatregelen voldoen aan het normenkader van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). In verband met de wettelijke geheimhoudingsplicht is gegevenslevering door Cocensus aan een deelnemende gemeente slechts mogelijk, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan. Deze voorwaarden zijn neergelegd in het protocol gegevenslevering dat tussen Cocensus en alle deelnemende gemeenten is vastgesteld. Voor een aantal gevallen heeft het dagelijks bestuur van Cocensus ontheffing van de geheimhoudingsplicht verleend. Deze gegevensleveringen zijn opgenomen in het Besluit gegevensverstrekking Cocensus.

Verdere ontwikkeling gemeenschappelijke regeling Cocensus De gemeenschappelijke regeling Cocensus heeft met een omvang van 13 deelnemende gemeenten in een beheersgebied van 750.000 inwoners en met een personeelsbestand van 130 formatieplaatsen (150 medewerkers) een solide omvang. Het beheersgebied loop van Hillegom tot Den Helder en bevindt zich voornamelijk aan de westkant van Noord-Holland en met een Hillegom een klein gebied in Zuid-Holland. Op het moment dat er verzoeken komen tot toetreding tot de Gemeenschappelijke regeling Cocensus, mogelijk ook geïnitieerd door gemeentelijke herindelingen, zal eerst nader onderzocht worden wat de gevolgen van verdere groei zijn voor de bedrijfsvoering en beheersbaarheid van de GR en wat de gevolgen zijn voor de huidige deelnemers van de GR. Hierbij geldt als uitgangspunt dat een eventuele uitbreiding zich bevindt binnen het benoemde beheersgebied van Cocensus. Het contract tussen samenwerkingsverband GBKZ en de gemeente Zandvoort loopt af, de gemeente Zandvoort heeft Cocensus benaderd om een offerte uit te brengen. Deze is inmiddels verstrekt, mits akkoord zal de toetreding van Zandvoort tot de GR in 2023 plaats vinden.

Toeslagenaffaire Periodiek ontvangt Cocensus bestanden (Burgerservicenummers) van de Rijksbelastingdienst waarin mogelijk gedupeerden zijn opgenomen. Bij deze dossiers wordt indien van toepassing de openstaande schuld (conform het moratorium) tijdelijk “on hold” gezet totdat er een beslissing is genomen in het specifieke dossier. Naast de bestanden van mogelijk gedupeerden ontvangen we ook periodiek bestanden inzake de afdoening van de desbetreffende dossiers, waarbij het om de volgende categorieën gaat: 1) werkelijk gedupeerden 2) afmelders 3) afwijzers Deze bestanden worden individueel beoordeeld en verder afgehandeld. Het gehele proces van de afhandeling van de toeslagenaffaire zal nog wel enkele jaren in beslag nemen aangezien mogelijk gedupeerden zich mogen aanmelden tot 01/01/2024. Voor de voortgang van de afhandeling van de dossiers is Cocensus afhankelijk van de voortgang van toetsing bij de Rijksbelastingdienst. De kwijtgescholden bedragen aan gemeentelijke belastingen kunnen we op termijn voor onze opdrachtgevers declareren bij het ministerie. Over de wijze waarop en wanneer vindt landelijk overleg plaats. Voor onze opdrachtgevers is er dus geen enkel financieel risico van toepassing.

Kostenverdeelstaat

De lasten 2023 zijn ten behoeve van de tarieven zoveel mogelijk direct toegerekend naar de afdelingen. Voor de toerekening van de overheadkosten van directie is gebruik gemaakt van verhoudingspercentages.

Kostenverdeelstaat 2023 Directie Personeel

Huisvesting ICT Overige uitgaven Doorbelasting directie

WOZ

Inv.

H&B

1.562.000

2.212.000

1.537.000

3.100.000

638.000

2.391.000

701.000

346.000

95.000

129.000

-2.876.000

G&A

783.000 920.000 532.000 4.229.000 4.968.000 2.873.000

Totaal 2.339.000 10.750.000 638.000 2.391.000 477.000 1.748.000 641.000 3.457.000 15.527.000

Staat van salarissen en sociale lasten 2023

Afdeling

Salaris en socialelasten 2023

Directie

877.000

WOZ

3.057.000

Gegevensbeheer & IT

1.551.000

Invordering

2.196.000

Heffen & Bezwaar

2.318.000 9.999.000

Staat van activa 2023 Om schrijving

Kantoorpand Grond Technische installaties Kantoormeubilair Totaal Servers Centrale computerruimte Softw are centrale servers Softw are licenties Kantoorautomatisering servers Totaal Netw erk/infrastructuur Netw erk Beveiligd platform Netw erkapparatuur Totaal PC's en Randapparatuur PC apparatuur Randapparatuur Totaal Belastingapplicaties Gouw belastingen Haarlem Belastingapplicatie Haarl'meer Belastingapplicatie geconverteerd Waarderingsapplicatie Totaal Kantoorapplicaties Softw are overige applicaties PC softw are DMS Projecturen Totaal Telefonie Telefooncentrale Totaal Totale activa

Aanschafw aarde 01-01-2023 9.861.967 1.000.000 1.157.456 2.345.944 14.365.367

Lopende Verm eer- Aanschaf- Afschr. Activa dering w aarde Mnd. 01-01-2023 2023 31-12-2023 9.861.967 600.000 10.461.967 480 1.000.000 0 1.000.000 1.157.456 0 1.157.456 300 1.537.422 150.000 2.495.944 120 13.556.845 750.000 15.115.367

Afschrijv. t/m 2022

Boekw aarde 31-12-2022

464.777 0 46.298 1.691.333 2.202.408

9.397.190 1.000.000 1.111.158 654.612 12.162.960

Afschr. Boekw aarde 2022 31-12-2023 (op basis 246.549 9.750.641 0 1.000.000 46.298 1.064.860 131.883 672.729 424.731 12.488.230

Kapitaallasten 2023 246.549 0 46.298 131.883 424.731

600.138 595.807 251.792 705.462 2.153.199

350.748 40.000 20.000 50.000 460.748

0 0 0 10.000 10.000

600.138 595.807 251.792 715.462 2.163.199

120 60 36 60

600.138 555.807 231.792 655.462 2.043.199

0 40.000 20.000 50.000 110.000

0 8.000 6.667 10.000 24.667

0 32.000 13.333 50.000 95.333

0 8.000 6.667 10.000 24.667

291.702

233.385

291.702

120

264.864

26.838

23.338

3.500

23.338

225.801 517.503

30.000 263.385

30.000 30.000

255.801 547.503

195.801 460.664

30.000 56.838

6.000 29.338

54.000 57.500

6.000 29.338

754.740 156.712 911.453

214.169 0 214.169

0 0 0

754.740 156.712 911.453

60 60

587.164 156.712 743.876

167.576 0 167.576

42.834 0 42.834

124.742 0 124.742

42.834 0 42.834

880.376 920.153 3.046.993 409.244 5.256.766

0 0 1.965.050 0 1.965.050

0 0 0 0 0

880.376 920.153 3.046.993 409.244 5.256.766

120 120 120 60

880.375 920.153 2.499.800 409.247 4.709.575

0 0 547.109 0 547.108

0 0 196.505 0 196.505

0 0 350.604 0 350.603

0 0 196.505 0 196.505

200.081 303.819 437.464 1.336.698 2.278.063

0 100.000 0 481.693 581.693

0 100.000 0 0 100.000

200.081 403.819 437.464 1.336.698 2.378.063

60 60 60 60

200.081 203.819 437.464 1.209.965 2.051.330

0 100.000 0 126.733 226.733

0 20.000 0 96.339 116.339

0 180.000 0 30.395 210.395

0 20.000 0 96.339 116.339

721.133 721.133

329.000 329.000

200.000 200.000

921.133 921.133

409.522 409.522

311.611 311.611

65.800 65.800

445.811 445.811

65.800 65.800

26.203.483

17.370.890

12.620.574

13.582.827

900.213

13.772.614

900.213

1.090.000 27.293.483

Financieel meerjarenperspectief Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027

Baten Bijdragen deelnemers GR Haarlemmermeer Haarlem Beverwijk Hillegom Oostzaan Wormerland Alkmaar Heerhugowaard Bergen Langedijk Den Helder Uitgeest Castricum Heiloo Dijk & Waard Overige baten Uitbreiding dienstverlening opdrachtgevers Meeropbrengsten dwanginvordering Opdrachten TOTAAL BATEN Lasten Personeel Salarissen Woon-/werkverkeer Tijdelijke inhuur Opleidingen Overig Totaal Personeel Huisvesting Kantoor Onderhoud huisvesting Energie en water Kapitaallasten Diensten Voorziening groot onderhoud

-3.948.000 -3.063.000 -811.000 -355.000 -219.000 -353.000 -1.763.000 -791.000 -943.000 -260.000 -591.000 -364.000 -1.380.000

-305.000 -300.000 -81.000

-15.527.000

9.999.000 102.000 306.000 200.000 143.000 10.750.000

61.000 31.000 425.000 121.000 -

61.000 31.000 403.000 121.000 100.000

61.000 31.000 395.000 121.000 100.000

61.000 31.000 405.000 121.000 100.000

61.000 31.000 398.000 121.000 100.000

Totaal Huisvesting ICT Servers Netwerk/infrastructuur PC's en randapparatuur Belastingapplicaties Kantoorapplicaties Telefonie Totaal Automatisering Diverse posten Rente langlopende lening Gecalculeerde rente Totaal Overige uigaven Projecten Mutatie signalering

638.000

716.000

708.000

718.000

711.000

269.000 396.000 43.000 1.191.000 260.000 232.000 2.391.000 1.468.000 43.000 1.511.000

271.000 383.000 42.000 1.131.000 214.000 272.000 2.313.000 1.468.000 43.000 1.511.000

357.000 387.000 42.000 1.061.000 208.000 266.000 2.321.000 1.468.000 43.000 1.511.000

352.000 395.000 42.000 1.024.000 232.000 266.000 2.311.000 1.468.000 43.000 1.511.000

369.000 403.000 1.024.000 256.000 266.000 2.318.000 1.468.000 43.000 1.511.000

237.000

TOTAAL LASTEN

15.527.000

SALDO

Toelichting bij het meerjarenperspectief Algemeen Het vertrekpunt van het meerjarenperspectief is de begroting 2023. De daaropvolgende jaren zijn cumulatief doorgerekend op het prijs- en loonniveau van 2023. Bij de opstelling van de begroting 2023 is rekening gehouden met de richtlijnen zoals beschreven in hoofdstuk 1. Bij de opstelling van het meerjarenperspectief is voorts het huidige takenpakket van de gemeenschappelijke regeling, zoals ook is vastgelegd in de met de afzonderlijke deelnemers afgesloten dienstverleningsovereenkomsten, als uitgangspunt genomen. Toelichting in hoofdlijnen a. Formatie In de komende jaren zal per jaar beoordeeld worden of medewerkers die door natuurlijk verloop uit dienst treden worden vervangen. b. Vrijval kapitaallasten In de kapitaalgoederen is sprake van vrijval van kapitaallasten. Normaliter staan tegenover vrijval vervangingsinvesteringen. Verwacht wordt dat er de komende jaren met name op het gebied van ICT en huisvesting het nodige geïnvesteerd gaat worden, de steeds weer veranderende wet en regelgeving zorgt voor een uitbreiding in de software. c. Beperking diverse budgetten Binnen de bedrijfsvoering is zoveel mogelijk gekeken om de gevolgen veroorzaakt door of prijsstijgingen of de groei van de werkzaamheden (het accres) op te vangen door of efficiënter werken of door strakker te onderhandelen met leveranciers.

Dat betekent, dat op een aantal budgetten de toegestane verhoging uit hoofde van inflatie of accres taakstellend niet wordt toegepast.

Investeringsplan 2022-2027 Soort 2022 2023 2024 2025 2026 2027 Gebouwen 600.000 Kantoormeubilair 150.000 100.000 Kantoorautomatisering servers 50.000 10.000 15.000 10.000 50.000 10.000 Software licenties/centrale servers 3 jr 20.000 250.000 20.000 Software licenties/centrale servers 5 jr 40.000 50.000 Netwerk - 10 jaar 50.000 Netwerkapparatuur 30.000 30.000 40.000 40.000 40.000 30.000 PC apparatuur 300.000 PC software 100.000 100.000 120.000 120.000 120.000 Telefooncentrale 300.000 200.000 540.000 1.090.000 425.000 270.000 230.000 440.000

Gebouwen Na ingebruikname van het pand is gebleken dat er op het gebied van akoestiek het nodige verbeterd kan worden. In 2022 zal er onderzoek gedaan worden waar de verbeteringen mogelijk zijn en wat hiervan de kosten zijn, vooralsnog is er voor begrotingsjaar 2023 een bedrag van € 600.000 begroot. Kantoormeubilair De uitbreiding van KCC activiteiten zorgt er mogelijk voor dat er op het gebied van kantoormeubilair nog enkele investeringen nodig zijn. Bij de verbouwing is er rekening gehouden met de eventuele uitbreiding op het gebied van KCC. In eerste instantie zullen de medewerkers welke KCC-diensten draaien starten op hun eigen afdelingen. Mocht naar verloop van tijd blijken dat dit voor overlast zorgt dan is er een mogelijkheid om de KCC activiteiten op een eigen afdeling onder te brengen. Telefooncentrale Om de KCC activiteiten goed onder te brengen zullen er op het gebeid van telefonie nog de nodige investeringen gedaan moeten worden. Voor deze investeringen is totaal € 500.000 begroot. Overig Wat overblijft zijn investeringen in kantoorautomatisering (pc’s) en in software-applicaties. Bij de applicaties is rekening gehouden met een jaarlijks te ramen bedrag voor nieuwe modules, die worden aangeboden door leveranciers.

Daarbij kan worden gedacht aan zaken als elektronische facturering, (parkeer)vergunningen, digitale klantencontacten, koppelvlakken, aansluiting landelijke voorzieningen en beslagmodules etc. Daarnaast worden licenties voor meerdere jaren afgenomen en steeds vervangen.

Kengetallen meerjarenperspectief

Kengetal 1. Netto schuldquote

31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026 31-12-2027 92% 89% 85% 81% 78%

2. solvabiliteit

1,6%

2,3%

2,9%

3,5%

4,2%

3. structurele exploitatieruimte

0,0%

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van Cocensus ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De VNG adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen. De solvabiliteitsratio: Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de Cocensus in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van Cocensus bestaat volgens artikel 42 BBV-Besluit begroting en verantwoording uit de reserves (zowel de algemene reserve als de bestemmingsreserves) en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. Structurele exploitatieruimte: Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Bij incidentele lasten of baten gaat het om eenmalige zaken die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen. Het onderscheid tussen structureel en incidenteel is ook in een notitie van de commissie BBV-Besluit begroting en verantwoording vastgelegd en moet conform het BBV-Besluit begroting en verantwoording ook in de begroting en jaarstukken worden onderbouwd.

Het uitgangspunt van Cocensus is om altijd een sluitende begroting te presenteren, de doelstelling is dan ook om de structurele exploitatieruimte altijd rond de 0% te houden.

Geprognosticeerde balans Prognose meerjarenbalans Activa Vaste activa Bedrijfspand Grond Investeringen met economisch nut Totaal vaste activa

Realisatie 2021

Begroting 2022

2023

2024

2025

2026

2027

9.643.800 9.397.200 9.750.600 1.000.000 1.000.000 1.000.000 3.277.100 3.185.600 3.022.000 13.920.900 13.582.800 13.772.600

9.489.100 1.000.000 2.908.300 13.397.400

9.227.500 1.000.000 2.639.400 12.866.900

8.966.000 1.000.000 2.330.800 12.296.800

8.704.400 1.000.000 2.231.800 11.936.200

Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar Liquide middelen Overlopende activa Totaal vlottende activa

2.393.500 207.800 177.100 2.778.400

2.490.200 216.200 184.200 2.890.600

2.540.000 220.500 187.900 2.948.400

2.590.800 224.900 191.700 3.007.400

2.642.600 229.400 195.500 3.067.500

2.695.500 234.000 199.400 3.128.900

Totaal activa

16.699.300 16.416.800 16.663.200

16.345.800

15.874.300

15.364.300

15.065.100

250.000 200.000 11.735.000 12.185.000

250.000 300.000 11.080.000 11.630.000

250.000 400.000 10.635.000 11.285.000

2.441.400 212.000 180.600 2.834.000

Passiva Vaste passiva Eigenvermogen Reserves Resultaat boekjaar Voorziening groot onderhoud Vaste schuld met een rente typische looptijd van één jaar of langer Totaal vaste passiva

13.490.000 12.605.000 12.810.000 14.312.400 12.855.000 13.060.000

250.000 100.000 12.350.000 12.700.000

Vlottende passiva Vlottende schuld Overlopende passiva Totaal vlottende passiva

697.400 1.689.500 2.386.900

1.400.000 2.203.200 3.603.200

1.400.000 2.245.800 3.645.800

1.443.500 2.245.800 3.689.300

1.443.500 2.290.800 3.734.300

1.443.500 2.336.600 3.780.100

Totaal Passiva

16.699.300 16.416.800 16.663.200

16.345.800

15.874.300

15.364.300

15.065.100

250.000 572.400

250.000 -

1.361.800 2.200.000 3.561.800

250.000 -

Begroting taakvelden per deelnemer

Deelnemers

Haarlemmermeer Haarlem Beverwijk Hillegom Oostzaan Wormerland Alkmaar Bergen Den Helder Uitgeest Castricum Heiloo Dijk en Waard

0.61 OZB - W

0.62 OZB - NW

0.63 Parkeer belasting

728.700 1.110.800 255.100 165.700 95.500 147.400 471.400 335.300 265.800 125.700 254.600 178.800 453.600 4.588.400

2.256.300 878.800 247.100 59.100 36.800 54.700 705.500 136.300 323.600 46.300 94.100 46.700 424.400 5.309.700

7.400 31.500 2.100 20.600 5.300 66.900

0.64 Belastingen overig

2.2 Parkeren

15.600 31.500 44.100 700 14.000 46.500 7.000 86.200 39.200 9.800 34.900 20.500 600 350.600

62.400 62.400

2.4 3.3 Econom. Bedrijfsloket havens en en waterwegen regelingen

700 13.600 14.300

18.700 20.700 1.300 400 41.100

3.4 Econom. promotie

6.3 Inkomensregelingen

7.2 Riolering

268.600 55.500 6.900 13.200 57.500 14.300 2.800 25.700 1.700 2.400 448.600

16.000 31.900 12.900 3.800 600 3.600 15.100 5.100 13.300 2.100 3.800 2.500 6.600 117.300

219.400 275.200 101.400 55.800 34.700 44.000 205.800 65.100 74.900 26.200 79.600 44.700 261.500 1.488.300

7.3 Afval

Totaal

416.500 3.948.000 564.600 3.063.000 134.800 811.000 70.000 355.000 30.500 219.000 56.800 353.000 324.300 1.763.000 99.000 791.000 211.900 943.000 47.100 260.000 98.200 591.000 68.600 364.000 230.800 1.380.000 2.353.100 14.841.000

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://gemeenteraad.hillegom.nl/api/v1/meetings/1450/documents/18302