2. Aanbiedingsbrief bestuur HLTsamen.pdf

HLTsamen

Postbus 32 2180 AA Hillegom T 14 02 52 info@hltsamen.nl Post H LTsamen

Verzenddatum Uw kenmerk Ons kenmerk Onderwerp Behandeld door

Z-22-277915 Bestuursrapportage 2022 HLTsamen Gabrielle Preenen- de Rooij

Telefoon Bijlage(n)

2

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u aan de Bestuursrapportage HLTsamen 2022 en daarmee de eerste begrotingswijziging 2022. Conform artikel 20 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie HLTsamen stellen wij uw als raad in de gelegenheid hierover een zienswijze naar voren te brengen. Als het gaat om de taakuitvoering dan heeft het bestuur van HLT grote waardering voor de werkorganisatie HLTsamen. Veel van de (voorgenomen) gemeentelijke taken zijn en worden namelijk uitgevoerd onder moeilijke omstandigheden. Denk hierbij aan de naweeën en het sluimeren van COVID-19, de extra inzet voor de noodopvang van vluchtelingen uit Oekraïne, de bestuurswisselingen, relatief hoog ziekteverzuim, de overspannen arbeidsmarkt en de lastige arbeidsmarktpositie in de regio. De bestuursrapportage 2022 De bestuursrapportage is in hoofdzaak een financiële rapportage omdat het bestuur heeft ingezet op het versterken van het financieel beheer en de financiële sturing. Daarvoor is de basis opnieuw goed tegen het licht gehouden. De bestuursrapportage bevat dit keer veel detailinformatie. Dat maakt het financieel gezien transparant ten behoeve van het verbeterproces. Het is de ambitie om voor de toekomst een managementrapportage voor de organisatie en het HLTbestuur te maken, alsmede een bestuurlijke rapportage voor de colleges en gemeenteraden.

Op het niveau van beleid, inrichting van processen en de uitvoering worden inmiddels al verbeterpunten verzameld. Financieel gezien verwachten we dat de uitvoering van de taken voor de drie gemeenten ongeveer € 3,1 mln hoger zullen uitvallen dan begroot. Voor circa € 2 mln komt dat door hogere kosten op personeel en inhuur. De meerkosten als gevolg van inhuur zijn nodig om de continuïteit van uitvoering van wettelijke taken te kunnen borgen. Bijvoorbeeld vanwege

het ziekteverzuim (5,78% peildatum augustus) en de vacatures (waarvan 69 zijn uitgezet in de periode januari - augustus). Het betreft hier een breed palet aan taakvelden waaronder maatschappelijk vastgoed, financiën, informatievoorziening, economie, mobiliteit, buitenruimte, floraen faunawet, handhaving buitengebied, klantadviseurs publieksdiensten, etc. Hiervoor is in sommige gevallen ook dekking beschikbaar binnen de begrotingen van de drie gemeenten, maar is de dekking nog niet verwerkt middels een begrotingswijziging door HLTsamen. Dit is ook één van de verbeterpunten voor de versterken van het financieel beheer en de financiële sturing voor HLTsamen. In de begrotingswijziging voor 2022, die u nu voor een zienswijze krijgt voorgelegd, bevat daarom nog niet de te verwachten meerkosten op inhuur. Dit wordt eerst verder uitgezocht om duidelijk aan te kunnen geven welke meerkosten verder nog uit bestaande begrotingen van de gemeenten kunnen worden gedekt en welke deel niet. Over de uitkomst wordt u verderop in het jaar nog geïnformeerd. Tot slot is het goed om te melden dat in de prognoses aannames zijn gedaan voor de vergoeding die HLTsamen krijgt van de gemeenten voor inzet op de vluchtelingencrisis. Uitgangspunt hierbij is dat de gemeenten de hieraan verbonden kosten vergoed moeten krijgen van het Rijk.

In deze Bestuursrapportage wordt nu rekening gehouden met een vergoeding van € 0,78 mln op externe inhuurkosten en € 0,6 mln aan uren van HLTsamen personeel. Voor de begrotingswijziging 2022 zijn voor u per jaar in een tabel op een rijtje gezet welke posten het betreft, of de posten incidenteel en/of structureel van aard zijn, wat de verdeling is per gemeente en of er binnen de gemeentelijke begrotingen al dekking bestaat voor de kosten of nog nieuwe dekking nodig is. Hieronder worden de voorstellen uit de eerste begrotingswijziging 2022 tekstueel toegelicht. De eerste begrotingswijziging 2022 HLTsamen Handhaving: bedrijfskleding en bodycams boa’s Het budget dat bij de oprichting van HLTsamen beschikbaar is gesteld, is inmiddels onvoldoende als gevolg van de toename van het aantal BOA’s. Daarnaast is er de wens vanuit de gemeenten gekomen om boa’s uit te rusten met bodycams. HLTsamen heeft dit verder onderzocht in verband met veiligheid van personeel en op privacyaspecten en het voornemen afgestemd met de ondernemingsraad. De kosten zijn deels structureel en deels incidenteel. Het structurele deel komt terug bij de eerste begrotingswijziging 2023 HLTsamen.

Personeel en organisatie: CAO ontwikkeling Eind 2021 is er een nieuwe CAO afgesloten voor gemeente ambtenaren. Omdat dit de eerste begrotingswijziging is voor 2022 moet de doorwerking voor 2022 nog worden geëffectueerd. De doorwerking voor 2023 is begin dit jaar al verwerkt in de kadernota en begroting 2023 van HLTsamen en komt dus niet terug in de eerste begrotingswijziging 2023. Informatievoorziening: Budgetoverheveling Wet Open Overheid Op 1 mei is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de Woo is dat publieke informatie sneller, actiever en makkelijker openbaar gemaakt wordt. Gemeenten en HLTsamen worden op termijn verplicht om documenten uit eigen beweging openbaar te maken. Ook moet de komende jaren de digitale informatiehuishouding verder op orde worden gebracht. De gemeenten hebben vanaf 2022 zowel incidenteel als structureel geld ontvangen voor de implementatie en borging. In totaal gaat het om een bedrag van € 0,31 mln. Voor 2022 is er inmiddels een Woo coördinator aangesteld. Alleen deze kosten worden voor 2022 verrekend met de gemeenten. Voor 2023 en verder zal worden voorgesteld de middelen die de gemeenten hiervoor gaan ontvangen over te hevelen naar HLTsamen zodat de implementatie en borging verder vormgegeven kan worden.

Daarmee kunnen dan ook de structurele kosten van de Woo coördinator worden gedekt. Vergunningen: versterking uitvoering door toename aanvragen Door de toename van het aantal vergunningaanvragen met circa 30% sinds begin 2020 is inmiddels de rek eruit en merken we dat vergunningaanvragen soms zelfs te lang zijn blijven liggen met de nodige juridische en financiële risico’s van dien. Daarbij komt dat de hoogconjunctuur nog steeds aanwezig is en het aantal vergunningaanvragen hoog blijft. Omdat de effecten van de nieuwe omgevingswet nog onvoldoende duidelijk zijn stellen we voor maar een deel structureel uit te breiden en een deel incidenteel. De gemeenten kunnen door het hanteren van kostendekkende tarieven deze ophoging dekken uit de te verwachten hogere legesinkomsten voor vergunningen. Het structurele deel komt terug bij de eerste begrotingswijziging 2023 HLTsamen.

Inrichting openbare ruimte: overdracht taken Bij het team Inrichting openbare ruimte (IOR) is sprake van vergrijzing. In het kader van strategische personeelsmanagement is er een analyse gemaakt van de natuurlijke uitstroom. Om te voorkomen dat overdracht van kennis naar nieuwe collega’s niet goed kan plaatsvinden, is ervoor gekozen om eerder al nieuw personeel aan te nemen. Dit levert echter wel

voor een bepaalde periode dubbele salariskosten op. Overigens had er anders ook een risico kunnen bestaan dat we meerkosten hadden moeten maken voor externe inhuur. Het bedrag is incidenteel van aard en heeft grotendeels betrekking op 2022 en voor een beperkt deel op 2023 dat wordt meegenomen bij de eerste begrotingswijziging 2023 HLTsamen. Team planvorming transitie van inhuur naar formatie De drie gemeenten ontvangen via anterieure overeenkomsten en grondexploitaties financiële vergoedingen van derden voor het mogelijk maken van ruimtelijke initiatieven. Deze incidentele middelen worden nu nog grotendeels benut om incidenteel externe inhuur te plegen. Het voorstel is om de inzet en daarmee de kosten op inhuur te verlagen en vast personeel in dienst te nemen. Waarbij er nog wel een flexibele schil wordt aangehouden en rekening wordt gehouden met natuurlijk verloop om naar de toekomst mee te kunnen bewegen wanneer de werkzaamheden afnemen. De omzetting vraagt een aanpassing in de gemeentebegrotingen waarin al wel rekening wordt gehouden met de kosten voor inhuur, maar de personele kosten vooraf niet worden begroot. Dit voorstel leidt dus tot een verhoging van de HLTsamen begroting en daarmee tot een verhoging van de bijdragen van de gemeenten die zij in hun begroting moeten verwerken. Voor 2022 gaat het om € 318.000 (Dit betreft niet een vol jaar).

Voor de jaren 2023 en verder gaat het om € 424.000 per jaar dat wordt meegenomen bij de eerste begrotingswijziging 2023 HLTsamen. Uw zienswijze zien we graag uiterlijk 15 december a.s. tegemoet. We benadrukken dat we op dit moment spreken van een te verwachten resultaat. Zoals verwoord ontvangt u dit jaar nog verder bericht over de uitkomsten van het vervolgonderzoek. Wij hopen u evengoed nu al wel goed te hebben geïnformeerd over de stand van zaken. Met vriendelijke groet, Het bestuur van HLTsamen De voorzitter,

C.G.J. Breuer

De secretaris,

C.B. Baauw