1a. Instructie griffier 2003.pdf

INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE HILLEGOM

Artikel 1 Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Artikel 2 Agendering De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter 1 De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2 De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies. Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie 1 De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2 De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies. 3 De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raads- en commissieleden Artikel 5 Ondersteuning agendacommissie 1 De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de agendacommissie en draagt zorg voor de vastlegging van genomen besluiten. 2 De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de agendacommissie en voor de uitvoering van genomen besluiten.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. Artikel 7 Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Artikel 8 Organisatie griffie 1 De griffier geeft leiding aan de griffie. 2 De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3 De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Instructie voor de griffier van de gemeente Hillegom

1

Artikel 9 Verhindering en vervanging Indien de griffier verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten geeft hij daarvan ten spoedigste kennis aan de burgemeester en aan degene die hem vervangt. Vakantieverlof, alsmede buitengewoon verlof voor ten hoogste veertien dagen, wordt verleend door de burgemeester. Buitengewoon verlof voor langer dan veertien dagen wordt verleend door de raad. Artikel 10 Slotbepaling 1 In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. 2 Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Vastgesteld door de raad op 13 februari 2003.

P.M. Hulspas-Jordaan griffier

Instructie voor de griffier van de gemeente Hillegom

R.L. Bosua – van Gelderen voorzitter

2

Toelichting op de instructie voor de griffier Artikel 1 De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Dit is niet meer een hoofdtaak van de gemeentesecretaris. Artikel 2 De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door de agendacommissie (zie de toelichting op artikel 6). De griffier en eventuele medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Artikelen 3 en 4 De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Als er aparte commissiegriffiers zijn, zullen deze en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen. Artikel 5 Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 6 Indien de raad een onderzoekscommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De onderzoekscommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand. Artikel 7 De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. Artikel 8 Indien er medewerkers aan de griffie zijn toegevoegd, geeft de griffier aan hen leiding.

Als er aparte commissiegriffiers zijn, vallen ook zij onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistisch stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie. Indien het niet haalbaar is deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier volgens de aanwijzingen van de griffier moeten handelen. Dit laat onverlet dat het college in deze situatie de commissiegriffiers kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren uitvoeren. Artikelen 9 en 10 Deze artikelen behoeven geen toelichting.

Instructie voor de griffier van de gemeente Hillegom

3