1 Tussenrapportage 2023 HLTsamen.pdf

Gemeenschappelijke Regeling

Tussenrapportage HLTsamen 2023

Versie: augustus 2023

1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 2 Voorwoord .............................................................................................................................................. 4 1. Samenvatting ....................................................................................................................................... 5 Financieel beeld................................................................................................................................... 5 Leeswijzer ............................................................................................................................................ 5 2. Voorstel ............................................................................................................................................... 7 3. Bestuurlijke focuspunten .................................................................................................................... 8 I

Beleid ........................................................................................................................................... 8 1.

Omgevingswet ......................................................................................................................... 8

2.

Opgavegericht werken ............................................................................................................ 8

3.

Duurzaamheid ......................................................................................................................... 9

II

Dienstverlening............................................................................................................................ 9 1.

Serviceformules ....................................................................................................................... 9

2.

Basisregistratie ........................................................................................................................ 9

III

III

Bedrijfsvoering ............................................................................................................................ 9 1.

Arbeidsmarktbeleid ................................................................................................................. 9

2.

Integraal werkconcept........................................................................................................... 10

3.

Veilige werkomgeving ........................................................................................................... 10

4.

Organisatieontwikkeling ........................................................................................................ 10

5.

Evaluatie HLTsamen .............................................................................................................. 11

6.

Data gedreven sturen ............................................................................................................ 11

7.

Wet open overheid................................................................................................................ 11

8.

Privacy en gegevensbescherming ......................................................................................... 11

9.

Samen digitaal en transparant .............................................................................................. 12

10.

Verbeteren financiële sturing en beheersing open overheid ........................................... 12

11.

Inkoop ................................................................................................................................ 12

12.

Rechtmatigheid ................................................................................................................. 12

13.

Communicatie ................................................................................................................... 13

Crisisorganisatie ........................................................................................................................ 13 1.Opvang vluchtelingen ................................................................................................................. 13

4. Financieel beeld - Exploitatie ............................................................................................................ 14 Algemeen........................................................................................................................................... 14 Toelichting lasten per rubriek ........................................................................................................... 14 2

A

Personeelslasten ................................................................................................................... 14

B

Personeel gerelateerde lasten .............................................................................................. 16

C

Kosten informatiseringsbeleid en automatisering ................................................................ 17

D

Huisvesting en facilitaire zaken ............................................................................................. 18

E

Overige bedrijfsvoeringskosten............................................................................................. 19

Toelichting baten ........................................................................................................................... 21 Stand van zaken overhevelingen ....................................................................................................... 23 5. Investeringen ..................................................................................................................................... 24

3

Voorwoord Aan het bestuur, Het directieteam biedt u hierbij de Tussenrapportage 2023 aan van de gemeenschappelijke regeling HLTsamen. In de financiële verordening van HLTsamen is opgenomen dat de directie minimaal één keer per jaar aan het bestuur over de voortgang van de te bereiken doelstellingen en de financiën rapporteert. In het eerste halfjaar van 2023 hebben we als directie veel aandacht geschonken aan de staat van de organisatie. We hebben ons daarbij gericht op het verlichten van de werkdruk. We zijn ons zeer bewust van de uitdagingen die een hoge werkdruk met zich meebrengt en wat dit betekent voor het welzijn van onze medewerkers. We zijn hierover als directieteam voortdurend met medewerkers en management in gesprek. Eén van de belangrijke elementen die bijdragen aan verlichten van werkdruk is het op orde brengen van de capaciteit. De gespannen arbeidsmarkt vraagt om een intensieve en inventieve werving en selectie van zowel vaste als tijdelijke medewerkers. Ook richten we ons op het op orde brengen van de processen, in het bijzonder in het kader van financiën met het traject Versterking financiële sturing. Daarnaast heeft het beheersen van de informatiehuishouding met het traject Samen digitaal transparant onze volle aandacht. Mede als gevolg van de Wet Open Overheid (WOO) komt steeds meer de nadruk te liggen op digitaal en transparant samenwerken.

Dit jaar versnellen we de doorontwikkeling van de organisatie wat betreft sturing en management. Het streven is een meer compacte topstructuur tot stand te brengen en de organisatie zo in te richten dat we snel en flexibel kunnen inspelen op ontwikkelingen in de samenleving en thema’s en opgaven als Duurzaamheid, Leefbaarheid en Participatie integraal kunnen oppakken. We ronden in 2023 de evaluatie af van HLTsamen. Dit doen we in samenspraak met de medewerkers, de colleges en de raden. Deze brede betrokkenheid zal ons zal helpen om een nauwkeurig beeld te krijgen van wat goed functioneert binnen de HLT-organisatie en waar we ons kunnen verbeteren. De bijgestelde begroting 2023 van HLTsamen is voor deze rapportage als basis gebruikt. In deze rapportage zijn de begroting, de realisatie, voorgestelde budget aanpassingen en het verwachte financieel resultaat per jaareinde toegelicht. De rapportage is opgesteld op basis van cijfers en informatie tot augustus. Na behandeling in het bestuur van HLTsamen, wordt deze tussenrapportage aan de colleges en gemeenteraden van de deelnemende gemeenten verzonden. Vanwege het verzoek aanvullende middelen ter beschikking te stellen omwille van CAO en taakmutaties, zal aan de gemeenteraden worden verzocht zienswijzen kenbaar te maken. Na het ontvangen van de zienswijze wordt de tussenrapportage definitief vastgesteld in het bestuur van HLTsamen.

Op het vlak van kosten voor personeel en inhuur op beleidsterreinen is de prognose niet vertaald naar een begrotingswijziging maar als onzekerheid benoemd. Het risico is dat de gemeenten niet bereid zijn om incidenteel de meerkosten hiervoor op te nemen in hun slotwijziging. Ook voor HLTsamen wordt een slotwijziging indien nodig opgesteld. De uiteindelijke impact komt daarin terug. Inclusief eventuele onder- en overbestedingen op de andere onderdelen van de HLTsamen begroting.

Directieteam HLTsamen, Marco Witkamp Jeroen Tomassen Erik Prins augustus 2023

4

1. Samenvatting Tenminste eenmaal per jaar wordt de tussenrapportage voor de werkorganisatie HLTsamen opgesteld. In de voorliggende rapportage wordt op basis van de begroting 2023 een uiteenzetting gegeven van de voortgang op de bestuurlijke focuspunten. Daarna volgt een toelichting op de financiële stand van zaken.

Financieel beeld

Het saldo baten en lasten voor aanvang van de tussenrapportage 2023 bedraagt 49,5 mln. In de voorliggende tussenrapportage worden voorstellen gedaan om de baten per saldo met 1,7 mln aan te passen en een aanpassing van de lasten met 1,0 mln. In de personeelsbegroting zien we nog onzekerheid van 0,9 miljoen (toegelicht in hoofdstuk 4). Deze onzekerheid in de personeelsbegroting is niet verwerkt in de cijfers van de tussenrapportage. Hierdoor ziet u in de financiële cijfers van de tussenrapportage een positief geprognosticeerd resultaat van ongeveer 0,7 mln. Het werkelijke resultaat wordt bij de jaarrekening 2023 meegenomen in de eindafrekening van de gemeenten Verloopstaat Begroting 2023 HLTsamen Primaire begroting 2023 1e begrotingswijziging 2023 Budgetoverheveling jaarrekening 2022 Saldo Baten en Lasten voor start Turap 2023 Mutaties Turap 2023 HLTsamen Geprognosticeerd resultaat Turap HLTsamen Saldo Baten en Lasten na Turap 2023

Totaal

Bijdrage

Bijdrage

Bijdrage

Bijdrage

Lasten 46.046.100 3.457.538 0 49.503.638 1.675.602 -727.479 50.451.761

Hillegom -10.900.601 -923.798 0 -11.824.399 -358.601

Lisse -13.552.887 -1.282.854 0 -14.835.741 -532.654

Teylingen -21.231.367 -1.250.886 0 -22.482.253 -566.803

overige -361.245 0 0 -361.245 -217.544

-12.183.000

-15.368.395

-23.049.056

-578.789

De baten worden met 1,7 mln bijgesteld, waarvan 1,4 mln voor rekening van de gemeenten en 0,3 mln aan overige bijdrage (o.a. detacheringen). Een toename van de gemeentelijke bijdrage wordt met name veroorzaakt door nieuwe taken die HLTsamen heeft gekregen in opdracht van de gemeenten. De gemeenten hebben hierover besloten in de begroting 2023. De financiële consequenties van deze taken zijn al verwerkt in de gemeentelijke begroting, maar nog niet verwerkt in de begroting van HLTsamen. Per saldo gaat het om een bijstelling voor nieuwe taken van 0,8 mln. Resteert een toename van 0,6 mln. Dit wordt veroorzaakt door een (restant) caoverhoging 2023 van 1 mln en een verlaging van de bijdrage door gewijzigde inzet van taken 0,4 mln. In onderstaande tabel is op hoofdlijnen de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage per gemeente gepresenteerd. Ontwikkeling Bijdragen gemeenten HLTsamen Restant verhoging CAO 2023 Nieuwe taken* Gewijzigde inzet nieuwe taken Wijziging inzet formatie Bijdrage stichting Rijk Ontwikkeling bijdrage Turap 2023 Nieuwe taken in opdracht van gemeenten Bijdragen HLT niet opgenomen in begroting gemeente

Hillegom 253.105 251.838 -105.256 -59.651 18.564 358.600 -251.838 106.762

Lisse 292.325 335.020 -113.256 0 18.564 532.653 -335.020 197.633

Teylingen 500.457 254.214 -102.000 -104.432 18.564 566.803 -254.214 312.589

Totaal 1.045.887 841.072 -320.512 -164.083 55.692 1.458.056 -841.072 616.984

* De financiële consequenties van de nieuwe taken zijn al verwerkt in de gemeentelijke begrotingen

De ontwikkeling van de gemeentelijke bijdragen heeft ook een directe relatie met een toename van de personeelskosten. De personeelskosten gaan per saldo met 1,3 mln omhoog door CAOverhoging en (gewijzigde) nieuwe taken. De overige budgetten worden per saldo met 0,3 mln verlaagd en is niet van invloed op de gewijzigde gemeentelijke bijdrage. Per saldo neemt daarmee de totale lasten met 1,0 mln toe.

Leeswijzer

De in deze tussenrapportage toegelichte onderwerpen leiden tot een aantal voorstellen. Deze zijn in hoofdstuk 2 opgenomen. Hoofdstuk 3 beschrijft de stand van zaken van de uit te voeren activiteiten voor de bestuurlijke focuspunten. Hoofdstuk 4 gaat uitgebreid in op de financiële stand van zaken bij HLTsamen. De financiële stand van zaken worden per rubriek gepresenteerd. In het proces van de Turap is ook kritisch gekeken of de onderliggende budgetten aan de juiste rubriek

5

zijn gelabeld. Hierdoor kan de bijgestelde begroting per rubriek een ander begroot bedrag laten zien dan in voorgaande P&C documenten is gepresenteerd. Hoofdstuk 5 gaat nader in op de investeringen.

6

2. Voorstel Voorgesteld wordt: 1. De Tussenrapportage HLTsamen 2023 voorlopig vast te stellen; 2. Instemmen om de voorgestelde budget aanpassingen in de tussenrapportage 2023 door te voeren in de begroting 2023 van HLTsamen (conform bijgevoegde begrotingswijziging). Het gaat per saldo om een verhoging van de lasten van € 948.000 en een verhoging van de baten van 1.676.000 3. De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2023 met de volgende bedragen te verhogen: a. Hillegom: €358.601 b. Lisse: €532.654 c. Teylingen: €566.803 4. De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2023 vast te stellen als volgt: a. Hillegom: € 12.183.000 b. Lisse: € 15.368.395 c. Teylingen: € 23.049.056 5. Een krediet van € 80.000 beschikbaar te stellen voor een investering van de Wifi in alle 5 de gebouwen. 6. De aanpassingen op de volgende kredieten te autoriseren voor een totaalbedrag van €152.000; a. Diverse voertuigen facilitair € 31.000 b. Diverse voertuigen voor de Buitendienst € 121.000 7. In te stemmen om de volgende kredieten voor een bedrag van €104.574 af te sluiten: a. UPS ICT-ruimte Lisse € 8.864 b. Beveiliging locatie Voorhout € 20.710 c. Aanpassing balie locatie Voorhout € 25.000 d. ROM rioolreiniger € 50.000 8. De gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen middels bijgevoegde brief uit te nodigen een zienswijze uit te brengen over de voorgenomen verhoging van de bijdrage.

7

3. Bestuurlijke focuspunten In de begroting van HLTsamen zijn verschillende bestuurlijke focuspunten opgenomen. Deze onderwerpen hebben prioriteit en staan in het jaar 2023 in het bijzonder in de belangstelling. Dit hoofdstuk licht de stand van zaken en voortgang op deze bestuurlijke focuspunten toe. De bestuurlijke focuspunten zijn gecategoriseerd naar de aspecten beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en crisisorganisatie.

I

Beleid

1.

Omgevingswet

Stand van zaken De Omgevingswet treedt op 1 januari 2024 in werking. Het programma implementatie Omgevingswet is afgerond, de wettelijke verplichtingen die voor inwerkingtreding van de wet zijn gerealiseerd. De invoering van de Omgevingswet heeft grote impact op het werken in de HLT-organisatie, vooral op de uitvoering van een aantal processen. Verkennen en begeleiden initiatief. Behandelen melding/vergunning. Toezicht en Handhaving. Wijzigen Omgevingsplan. Wijzigen beleidsproces omgevingsvisie. Deze processen zijn door het programmateam en de betrokken teamleden opgesteld en deels in gebruik. Verantwoordelijkheden, beheer, integraliteit en kwaliteit van de (gewijzigde) hoofdprocessen moeten na afronding van het programma implementatie omgevingswet worden geborgd in de (lijn)organisatie. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is ingericht. De techniek is gereed en de wettelijke minimale versie staat klaar. Basale informatie is hiermee te raadplegen. Het inhoudelijk uitbreiden en beheren van het DSO kost menskracht (DSO beheerder.)

2.

Opgavegericht werken

Stand van zaken Opgavegericht werken wordt binnen HLTsamen een leidend principe voor houding en gedrag van alle bij (maatschappelijke) vraagstukken betrokken partijen, ongeacht de organisatiestructuur waarin ze dat doen. Het vraagt binnen onze organisatie: • ruimte om te kunnen bewegen; • meer samenhang in en tussen opgaven te organiseren; • een scherpere en bewustere focus aan te brengen; • en de juiste aanpak te hanteren bij tijdelijke opgaven en het leren tijdens het presteren. Het opgavegericht werken maakt onderdeel uit van de organisatieontwikkeling die is ingezet. De drie pijlers van de doorontwikkelde werkorganisatie HLTsamen zijn: 1. Uitvoeren van reguliere taken, zoals het verlenen van vergunningen, uitgifte van reisdocumenten en rijbewijzen etcetera. 2. Werken aan opgaven en thema’s, zoals bijvoorbeeld Duurzaamheid, Energietransitie, Ondermijning, Participatie en de invoering van de Omgevingswet. 3. Leren en ontwikkelen: leren en ontwikkelen is een belangrijk onderdeel van HLTsamen. De HLT-academy verzorgt intern cursussen en kortdurende trainingen, bijvoorbeeld over informatieveiligheid, gemeentelijke financiën en politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Daarnaast hecht de werkorganisatie aan het aanbieden van externe, passende cursussen en trainingen op de verschillende vakgebieden.

De opgaven worden inmiddels in samenhang met elkaar besproken aan de zogenoemde opgavetafels: de betreffende managers brengen met elkaar de opgaven in beeld en stemmen met elkaar de benodigde menskracht, middelen en werkwijze af.

8

3. Duurzaamheid Stand van zaken Duurzaamheid is dynamisch en de ontwikkelingen van de afgelopen jaren vragen om een versnelling. Om dit waar te kunnen maken is een meer integrale benadering nodig en moeten kansen voor samenwerking worden benut. Bovendien heeft het rijk voor de komende vijf jaar middelen vrijgemaakt om de capaciteit voor het uitvoeren van het klimaat- en energiebeleid te vergroten (tijdelijke regeling Capaciteit Decentrale Overheden voor Klimaat- en Energiebeleid CDOKE) teneinde de doelen voor 2030 te halen. Dit heeft geleid tot het opzetten van een integraal programma fysieke duurzaamheid. Een kwartiermaker heeft een blauwdruk neergelegd voor inhoudelijke indeling, structuur en governance; hierbij zijn ook kansen tot versnelling geïdentificeerd. Een integrale aanpak leidt immers niet alleen tot beter beleid, maar ook tot een efficiëntere inzet van mensen en middelen. De combinatie van de inhoudelijke prioriteiten met een duidelijk beeld over structuur en personele bezetting biedt de kans om gerichte keuzes te maken omtrent de inzet van rijksgelden. De besluitvorming omtrent het programma zal dit najaar plaats vinden. Bij besluitvorming en invulling zal gekeken worden naar de samenhang met opgaven op het gebied van klimaat, natuur, water en stikstof die voortvloeien uit het Nationaal Programma Landelijk Gebied (NPLG).

Die opgaven zullen ook extra inzet vergen en het is nog niet duidelijk of hiervoor dekking kan gevonden worden in de transitiegelden NPLG van het rijk. Waar mogelijk wordt ingezet op synergievoordelen.

II Dienstverlening 1. Serviceformules Stand van zaken Het is belangrijk dat inwoners, ondernemers en instellingen de gemeente als één geheel ervaren en actief zoeken naar beantwoording en oplossing van hun vragen en problemen. Het beantwoorden van vragen doen we met behulp van zogenaamde serviceformules. We maken onderscheid in vragen die snel en eenvoudig kunnen worden afgehandeld en vragen die om (een team met) verschillende disciplines vragen. De werkwijze met serviceformules wordt landelijk door veel gemeenten gebruikt. Het werken met serviceformules is opgenomen in het organisatieontwikkeltraject dat in april 2024 wordt gerealiseerd. In het kader van onze dienstverlening hebben we in 2023 een chat-bot voor de drie gemeenten ontwikkeld. Deze virtuele assistent beantwoordt 24 uur per dag vragen over onder andere verhuizen, paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten.

2.

Basisregistratie

Stand van zaken De samenhangende objectenregistratie (SOR) is een landelijke, wettelijke ontwikkeling. Het zorgt ervoor dat het huidige digitale stelsel van basisregistraties wordt omgevormd naar een samenhangende objectenregistratie. De SOR is inmiddels omgedoopt naar BAM (Beter, Anders en Minder). Met BAM geven gemeenten inrichting en sturing aan het verbeteren en optimaliseren van hun registers qua werking, inhoud en samenhang. De SOR ging uit van landelijk begeleiding en programmering. Met de omvorming van SOR naar BAM heeft HLTsamen de ruimte om naar eigen inzicht verbeteringen door te voeren. Dit wordt vooralsnog uitgevoerd binnen de huidige capaciteit en budgetten.

III Bedrijfsvoering 1. Arbeidsmarktbeleid

Stand van zaken De arbeidsmarkt is als gevolg van geopolitieke spanningen en macro economische ontwikkelingen zeer gespannen. Het directe gevolg hiervan is dat HLTsamen meer inzet moet tonen om gekwalificeerde medewerkers te behouden en openstaande vacatures in te vullen. Dit speelt voor vrijwel alle vakgebieden en bij alle gemeenten in Nederland. HLTsamen zet onder meer bewust in op sociale media en andere relevante platforms voor het vervullen van vacatures. Ook (wervings-)video's worden voor dit doel ingezet. Daarnaast hebben we een recruiter in dienst, die mensen actief benadert om bij ons te werken. Een van de speerpunten van de werkorganisatie in het kader van arbeidsmarktbeleid is het vasthouden en ontwikkelen van talentvolle medewerkers. Dit bijvoorbeeld via een introductieprogramma voor de

9

eerste honderd dagen van nieuwe medewerkers bij de organisatie. En via een groep als Young HLT, waarin medewerkers onder de 35 jaar elkaar vasthouden, inspireren, samen leren en gezellige dingen doen. Ook stimuleert HLTsamen haar medewerkers het eigen talent te kennen en optimaal in te zetten. Instrumenten die we daarvoor inzetten, zijn bij voorbeeld de TMA (Talenten Motivatie Analyse) en de vorig jaar live gegane HLTAcademy, waar medewerkers allerlei onlinetrainingen en cursussen kunnen volgen. De aandacht hiervoor leidt ertoe dat meer medewerkers intern een overstap maken naar een plek waar ze beter tot hun recht komen, tevreden zijn en dus langer voor de organisatie behouden blijven. Als grotere organisatie biedt HLTsamen meer mogelijkheden voor dergelijke interne doorstroming. De inzet op talentontwikkeling vertaalt zich in de volgende in- en doorstroomcijfers (Q1 en Q2 - 2023): • Instroom: 35 personen (= 7,4%) • Interne doorstroom: 31 personen (= 6,5%) (18x binnen het eigen domein doorgegroeid, 13x naar een ander domein overgestapt.) • Uitstroom: 32 personen (= 6,7%).

2. Integraal werkconcept Stand van zaken De kortetermijnvisie op huisvesting is weergegeven in het werkconcept ‘Werk waar het werkt’ (2021). Deze visie houdt in dat de standaard werkplek op kantoor niet meer leidend is en er meerdere varianten van een plek om te werken mogelijk zijn, passend bij de medewerker en de werkzaamheden die per dag kunnen variëren. Hier hoort leiderschap bij dat durft los te laten, vertrouwen heeft en verantwoordelijkheid geeft. Een bijkomstig gevolg van het werkconcept is dat de gemeentelijke gebouwen minder intensief worden gebruikt. De exploitatiekosten en de kosten voor het onderhoud van de panden nemen daarentegen niet af. Een visie voor de huisvesting op de lange termijn is noodzakelijk. Al enige jaren is het budget voor het onderhoud van de panden ontoereikend. Het ontbreken van budget, maar ook het ontbreken van een visie op de lange termijn voor huisvesting vormen een belemmering voor de uitvoering van groot onderhoud van de panden. Het is daarom ook van belang dat gemeenten zelf strategisch richting bepalen in hun accommodatiebeleid. Dit jaar stellen we een opdracht op voor het komen tot een lange termijnvisie op huisvesting. Het werkconcept ‘Werk waar het werkt’ (2021) is inmiddels grotendeels gerealiseerd. We starten in 2023 met het evalueren deze nieuwe manier van werken.

Het gaat hierbij om het evalueren van de digitale vergadermogelijkheden, de vaste vlek voor teams en het aantal ‘losse’ werkplekken. De uitkomsten van de evaluatie vormen input voor de lange termijnvisie op huisvesting.

3. Veilige werkomgeving Stand van zaken Het onderwerp veiligheid is in 2023 opgenomen in het concern-plan. In 2023 gaat een programma Veiligheid van start dat uit een aantal deelplannen bestaat. Deze plannen richten zich op de veiligheid op het gebied van Facilitaire zaken, Openbare orde en veiligheid, Burgerzaken en de Boa’s. Ook maken een camera-protocol en BHV-plan onderdeel uit van het programma. De eerste gesprekken met medewerkers over bredere veiligheid zijn gevoerd.

4. Organisatieontwikkeling

Stand van zaken Om HLTsamen meer toekomstbestendig te maken en invulling te geven aan de visie van HLTsamen is er gekozen voor een programmatische aanpak. We ontwikkelen hierin een adequaat sturingsmodel met een daarbij passende organisatiestructuur. We interveniëren hier-en-nu in het werk en we voeren een GAP-analyse uit. Met de GAP-analyse brengen we de huidige situatie in beeld en wat er nodig is om te komen tot de toekomstige, gewenste situatie. Op basis van de GAPanalyse bepalen we ook wat we willen verbeteren om het werk te vereenvoudigen en de dienstverlening te verbeteren. De GAP-analyse leidt tot een actie-/ontwikkelplan waarmee we de komende jaren stappen zetten om klaar te zijn voor de opgaven die op onze gemeenten afkomen.

10

Op basis van een uitvraag bij medewerkers werkt de organisatie de tweede helft van 2023 de nieuwe organisatiestructuur verder uit. Het streven is onder andere te komen tot een plattere organisatie met twee managementlagen. Om grip te hebben en houden zowel op belangrijke en grote opgaven als Duurzaamheid, Mobiliteit en de invoering van de Omgevingswet bespreekt het management aan de zogenoemde opgavetafel regelmatig de grote opgaven met elkaar en stemmen zij middelen, menskracht, werkwijze en het beoogde resultaat met elkaar af.

5. Evaluatie HLTsamen Stand van zaken In het Bedrijfsplan HLTsamen is opgenomen dat in 2021 een evaluatie wordt uitgevoerd. Vanwege de opeenvolgende crises (Corona, vluchtelingen Oekraïne en asielcrisis) en de hoge werkdruk binnen de organisatie is de evaluatie uitgesteld tot 2023. De uitvoering van de evaluatie is opgestart. In november en december 2023 zullen gesprekken gevoerd worden met medewerkers, OR, colleges en raden in het kader van de evaluatie. Streven is de evaluatie begin 2024 vast te stellen in het bestuur HLTsamen.

6. Data gedreven sturen Stand van zaken

Datagedreven Sturing (DgS) maakt het voor HLTsamen mogelijk om zélf dataproducten te ontwikkelen die eerder werden ingekocht bij externe partijen, zoals de dashboards voor Regie op Kanalen, de Woningmonitor, monitor Inkoop en monitor Fixi (meldingen-systeem). Het doel van het programma DgS is om met de producten direct of indirect een bijdrage te leveren aan het bereiken van de doelen in de drie gemeentebegrotingen raadsakkoorden en collegewerkprogramma’s. Verschillende dashboards zijn de afgelopen periode ontwikkeld, zoals bijvoorbeeld HLT in cijfers.nl, de monitor Ondermijning en een HR-monitor. Ook is in aandacht geschonken aan het denken vanuit data en hoe een dashboard moet worden gelezen en geïnterpreteerd. Samen met de gemeenten Noordwijk en Katwijk heeft HLTsamen een datadag georganiseerd en in samenwerking met Noordwijk en Katwijk is een monitor over eenzaamheid opgeleverd. Ook is de vertaalslag naar de praktijk gemaakt: een voorbeeld hiervan is het feit dat met behulp van data gebleken is dat op sommige plekken in de gemeente kan worden volstaan met één afvalbak in plaats van drie. Het programma Datagedreven Sturing is in 2023 afgerond. Het programma duurde drie jaar. Op dit moment zijn er nog geen financiële middelen voor 2024 en verder om DGS structureel onderdeel te laten zijn van de organisatie en/of de manier van werken.

Op dit moment wordt door HLTsamen onderzocht op welke wijze structureel invulling kan worden gegeven aan DGS en op welke wijze dit gefinancierd moet worden. We streven er in HLTsamen verband naar om hierover op korte termijn te besluiten, zodat we een voorstel kunnen doen aan de HLTgemeenten.

7.

Wet open overheid

8.

Privacy en gegevensbescherming

Stand van zaken De Wet open overheid (Woo) is 1 mei 2022 ingegaan en heeft de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) per die datum vervangen. De Woo heeft als doel de overheid transparanter en toegankelijker te maken. De wet bestaat uit twee onderdelen: passieve openbaarmaking en actieve openbaarmaking. In het kader van de inspanningsverplichting die gemeenten hebben maakt HLTsamen alle Woo-verzoeken en bijhorende documenten openbaar. Ook bereidt de organisatie zich voor op actieve openbaarmaking door aan te sluiten op de zogenoemde Woo-index. Begin 2023 is deze Woo-index in de plaats van de Woo-tool Platform open overheidsinformatie (PLOOI) gekomen. HLTsamen brengt onder andere het aantal plekken (werkschijven) in de organisatie waar informatie opgeslagen wordt hiervoor terug.

Stand van zaken De toenemende digitalisering en vastlegging van privacygevoelige gegevens en verwerkingen daarvan, maken het meer en meer nodig dat stevig wordt geïnvesteerd in de aandacht en bewaking van gegevens en privacy. In 2023 is het gegevensbeschermingplan vastgesteld. De ambitie is om eind 2025 volwassenheidsniveau drie te bereiken. Dit houdt in dat de gegevensrisico’s organisatiebreed worden beheerst. Op dit moment is de privacy- en gegevensbescherming geborgd met een professioneel team. In dit team zijn onder andere de functionaris gegevensbescherming (FG), Chief Information Security Officer (CISO) en privacy officers ondergebracht. Het team faciliteert de komende jaren de

11

organisatie om te komen tot het beoogde niveau (drie) en controleert de borging hiervan binnen de organisatie In de doorontwikkeling van de organisatie wordt daar rekening mee gehouden.

9.

Samen digitaal en transparant

Stand van zaken In het kader van de Woo werken medewerkers samen en delen zij informatie. Hiervoor wordt de omslag gemaakt van het werken op losse werkschijven naar een gedeelde plek (Share-point). Hiermee kunnen we beter informatie structureren om te ontsluiten naar buiten. Pijlers van het samen digitaal transparant werken zijn: • De Woo. • Gestructureerd werken. • Informatie op orde. • Technische infrastructuur op orde. • Overkoepelend oog voor veiligheid.

10. Verbeteren financiële sturing en beheersing open overheid

Stand van zaken In 2022 is als ambitie geformuleerd de financiële sturing en beheersing en de aansluiting van de P&C-cyclus van HLTsamen op die van de drie gemeenten structureel te versterken. Met deze ambitie binnen HLTsamen wordt ook de financiële sturing en beheersing van de gemeenten verbeterd. Inmiddels is het programmaplan Financiële sturing en beheersing gereed en is de governance van het programma ingericht. De projectleiders stellen de projectplannen op. Na de zomervakantie wordt gestart met de uitvoering van de projectplannen.

11. Inkoop

Stand van zaken In het organisatie-ontwikkeltraject besteden we aandacht aan de inkoopfunctie. Voor de accountantscontroles en de rechtmatigheid van inkopen is het toepassen van systeemgericht controleren belangrijk. Dit vraagt om een duidelijke beschrijving van verantwoordelijkheden en organisatorische taken en rollen. Met de Europese aanbesteding van een zogenoemde ’broker’ als tussenpersoon bij inhuur is een belangrijk rechtmatigheidsrisico weggenomen. Inbedding van het inkoopproces is een belangrijk onderdeel van het project rechtmatigheidsverantwoording. Dit project is ondergebracht in het programma Financiële sturing en beheersing. Met het inrichten van interne beheersmaatregelen moeten we garanderen dat inkopen rechtmatig plaatsvinden.

12. Rechtmatigheid

Stand van zaken De context waarin gemeenten moeten werken als het gaat om de systeemwereld van wet- en regelgeving wordt steeds complexer en ingrijpender. De opgave om daar in de bedrijfsvoering op te zijn ingericht wordt dus ook steeds groter. De basis op orde is daarmee een continue opgave geworden aangezien die basis niet stilstaat maar de lat steeds hoger wordt gelegd. Naast de toenemende eisen op het vlak van informatie (privacy, informatiebeveiliging, wet open overheid en de nieuwe archiefwet) nemen de eisen toe op het vlak van financiën. Denk aan fiscaliteit en per 2023 de rechtmatigheidsverantwoording. Niet de accountant maar de colleges en het HLTsamen bestuur zijn met ingang van het jaar 2023 gehouden aan het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring. De personele capaciteit is afgestemd op de situatie dat we de controles inrichten in onze softwaresystemen in plaats van handmatig controleren of steunen op processen. Zover zijn we nog niet. Mede op basis van de managementletter 2022 van de externe accountant en de door HLTsamen gedefinieerde controletoleranties wordt het een stevige opgave om als organisatie voldoende op niveau te komen. Inmiddels hebben we een VIC coördinator kunnen aantrekken in het tweede kwartaal van 2023 en hebben we de steekproefsgewijze controles aanbesteed. Deze starten in het derde kwartaal van 2023.

Dit is gebaseerd op een realistische en beperkte ambitie die de portefeuillehouders eerder voor dit traject hebben uitgesproken. De verordeningen en normenkaders worden tezamen met een plan van aanpak voorgelegd.

12

13. Communicatie

Stand van zaken Het herstellen van de verbinding tussen overheid, media en samenleving betekent dat we op een andere manier gaan communiceren. Dit vraagt om meer aandacht voor het zoeken naar overeenkomsten in de verschillende perspectieven. Daarbij groeit de vraag om ondersteuning, zowel vanuit de organisatie als vanuit de drie gemeenten. Het onderdeel participatie neemt in de vraag naar ondersteuning vanuit het team Communicatie toe. De aanpak ‘Communiceren met focus’ leidde tot een analyse om te achterhalen waar en hoe we met communicatie het verschil kunnen maken. In het team Communicatie is aan de hand van de programma-begroting een onderverdeling gemaakt. Hiermee is structuur en focus aangebracht. Vier wendbare (agile) subteams zijn geformeerd, te weten: 1. Team Leefomgeving 1 (Wonen, mobiliteit en participatie.) 2. Team Leefomgeving 2 (OOV, Duurzaamheid/Energie, Buitenruimte en Afval.) 3. Team Sociaal domein. 4. Team Bestuur en ondersteuning.

III Crisisorganisatie 1.Opvang vluchtelingen

Stand van zaken Voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen is een programmateam opgezet. Het programmateam bestaat grotendeels uit inhuurkrachten. In het derde kwartaal van 2023 start het overleg met directie en management op welke wijze de taken die te maken hebben met de opvang van vluchtelingen structureel geborgd kunnen worden in de HLT-werkorganisatie.

13

4. Financieel beeld - Exploitatie Algemeen

De primaire begroting van HLTsamen voor 2023 bedraagt 46 miljoen. Na het vaststellen van de primaire begroting is de begroting bijgesteld. In de bijgestelde begroting 2023 is de 1 e begrotingswijziging 2023 en de budgetoverheveling van de vastgestelde de jaarrekening 2022 verwerkt. De bijgestelde begroting 2023 voor aanvang van de tussenrapportage bedraagt 49,5 miljoen. Hiervan wordt 0,36 miljoen gedekt door een bijdrage van de dienstverlening ISD en de overige 49,14 miljoen wordt gefinancierd door bijdragen van de HLT gemeenten. De begroting van HLTsamen bestaat voor 80% uit personeelskosten. De overige 20% wordt besteed aan verschillende materiele uitgaven, daarbij worden de volgende rubrieken toegepast; Personeelsgerelateerde kosten, Informatisering en automatisering, Huisvesting en facilitaire kosten, Overige bedrijfsvoeringskosten en Reserve mutaties. Onder de verschillende rubrieken liggen verschillende budgetten ten grondslag. In het proces van de tussenrapportage zijn alle budgetten tegen het licht gehouden. Dit betekent dat de realisatie (uitgaven die reeds zijn gedaan) en de nog te verwachten uitgaven zijn doorgenomen en is bepaald hoe dit zich verhoudt ten opzichte de bijgestelde begroting. Daarbij is het verloop van de werkelijke uitgaven in 2022 ook meegenomen. In dit proces zijn zowel de onderschrijdingen als overschrijdingen in beeld gebracht.

In onderstaande tabel is in de kolom ‘bijstelling Turap 2023’ per rubriek het saldo van de verschillende over- en onderschrijdingen gepresenteerd. In de tussenrapportage 2023 wordt voorgesteld om de begroting hierop aan te passen. In de kolom ‘begroting 2023 na bijstelling Turap 2023’ wordt de bijgestelde begroting na vaststelling van de tussenrapportage 2023 gepresenteerd. Per rubriek wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste afwijkingen op de begroting (kolom: bijstelling Turap 2023). Staat van baten en lasten

Rubriek LASTEN A Personeelskosten B Personeelsgerelateerde kosten C Informatisering en automatisering D Huisvesting en facilitaire kosten E Overige bedrijfsvoeringskosten F Reserve mutatie TOTAAL LASTEN BATEN G Bijdrage dienstverlening ISD H Bijdragen derden overig I Verhaalbare kosten gemeenten J Verhaalbare kosten crisisorganisatie K Bijdrage dienstverlening Hillegom L Bijdrage dienstverlening Lisse M Bijdrage dienstverlening Teylingen N Reserve mutatie TOTAAL BATEN SALDO VAN BATEN EN LASTEN

Rekening 2022

Primitieve Begroting 2023

Bijgestelde Begroting 2023

Realisatie t/m 31-07-2023

Bijstelling Turap 2023

Begroting 2023 na bijstelling turap 2023

40.210.728 2.128.852 3.963.936 1.754.572 1.276.036 896.167 50.230.291

36.880.497 1.006.656 4.618.424 1.757.353 1.783.170 0 46.046.100

40.164.307 1.479.986 5.238.565 1.767.353 1.749.594 -896.167 49.503.638

24.865.311 721.751 3.002.798 1.134.181 1.278.457 0 31.002.498

1.294.953 95.000 -720.838 92.903 186.105 0 948.123

41.459.260 1.574.986 4.517.727 1.860.256 1.935.699 -896.167 50.451.761

-298.132 -513.340 -1.207.347 -1.812.039 -10.600.984 -13.738.910 -21.136.374 -923.165 -50.230.291

-361.245 0 0 0 -10.900.601 -13.552.887 -21.231.367 0 -46.046.100 0

-361.245 0 0 0 -11.824.399 -14.835.741 -22.482.253 0 -49.503.638 0

-47.600 -80.423 122.221 -1.402.751 -7.192.656 -8.949.840 -14.005.640 0 -31.556.688 -554.190

15.000 -208.429 -24.115 0 -358.601 -532.654 -566.803 0 -1.675.602 -727.479

-346.245 -208.429 -24.115 0 -12.183.000 -15.368.395 -23.049.056 0 -51.179.240 -727.479

Toelichting lasten per rubriek

In deze paragraaf worden voor de lasten en de baten per rubriek de belangrijkste afwijkingen van de realisatie op basis van de financiële- en salarisadministratie ten opzichte van de begroting toegelicht. Hierbij is als uitgangspunt genomen de vastgestelde (bijgestelde) begroting per 6 juli 2023.

A

Personeelslasten

In de bijgestelde begroting bedragen de totale lasten voor 2023 € 49,5 mln, bestaande uit personele lasten € 40,2 mln en exploitatielaten van € 9,3 mln. In onderstaande tabel worden de afwijkingen op de begrote personeelskosten gespecificeerd en vervolgens toegelicht. In totaal

14

worden de personeelskosten met bijna 1,3 mln bijgesteld. De gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen worden toegelicht bij de baten.

Personeelskosten

Bedrag

CAO-verhoging Nieuwe taken* Gewijzigde inzet nieuwe taken Wijziging inzet formatie Totale bijstelling personeelskosten

1.045.887 733.661 -320.512 -164.083 1.294.953

Voor- of nadeel N N V V

*De financiële consequenties van deze taken zijn al verwerkt in de gemeentelijke begroting.

Restant verhoging CAO 2023 De nieuwe CAO 2023 voor gemeenten is definitief nu het bestuur van de VNG heeft ingestemd. Binnen de begroting van HLTsamen is een stelpost opgenomen van € 1.240.104 om de nieuwe CAO 2023 op te vangen. Dit blijkt echter niet voldoende te zijn. Nu we de nieuwe CAO hebben doorgevoerd zien we dat deze cao-verhoging een toename van 2.285.991 van de personeelskosten. Dit betekent een tekort in de begroting 2023 van HLTsamen van € 1.045.887. Voor 2024 en verder heeft HLTsamen de verhoging van de CAO al verwerkt in de primaire begroting 2024 van HLTsamen en van de gemeenten. Nieuwe taken HLTsamen heeft een aantal nieuwe taken gekregen in opdracht van de HLT gemeenten. De gemeenten hebben hierover besloten in de begroting 2023. De financiële consequenties van deze taken zijn al verwerkt in de gemeentelijke begroting. Het betreft onder andere een bijdrage voor communicatie en participatie, een proces regisseur voor casuïstiek. De volledige lijst wordt bij de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage gepresenteerd per gemeente. In de volledige lijst is ook de tijdelijke versterking onderwijshuisvesting opgenomen. Deze taak was nog niet opgenomen in de begroting 2023, maar er moet al wel in 2023 aan worden gewerkt. Deze taak is opgenomen in de tussenrapportage 2023 van de drie gemeenten. De personele kosten worden in totaal met € 733.000 bijgesteld.

Dit exclusief € 107.000 overhead. De bijstelling van de overhead wordt verantwoord onder de overige bedrijfsvoeringskosten. Gewijzigde inzet nieuwe taken Ten opzichte van de begroting 2023 verminderen we de personeelskosten met € 320.000. Dit bedrag heeft betrekking op incidenteel door de gemeenten toegekende bijdragen. Bij de jaarstukken 2022 van HLTSamen zijn deze budgetten overgeheveld, maar worden nu anders binnen de gemeenten ingezet (geen inzet van personeel) Het betreffen de taken: Duinpolderweg, Legalisatieonderzoeken, kwaliteitsimpuls en planbeoordeling inzake mobiliteit. Wijziging formatie Met de vaststelling van de formatie 2023 is besloten dat er FTE-budget teruggaat naar de gemeente Hillegom. Voorheen werd het Lokaal Loket uitgevoerd door HLTsamen, maar met de oprichting van Stichting voorieder1 is het werk overgegaan van HLTsamen naar deze stichting. Vandaar dat de formatie moest worden verlaagd. Daarnaast is er werk dat voorheen werd uitgevoerd door de buitendienst Teylingen nu in uitvoering door een derde partij. De kosten daarvan worden in de begroting van Teylingen opgevangen. Vandaar dat de formatie binnen HLTsamen wordt verlaagd en het budget teruggegeven aan de gemeente Teylingen. Realisatie loonkosten De loonkosten binnen HLTsamen zijn op te delen in loonkosten voor beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en crisisorganisatie.

In het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap tussen de drie gemeenten en HLTsamen werken we aan het versterken van de financiële sturing en beheersing. Dat betekent concreet dat we vanuit HLTsamen verschillende stappen doorlopen in het dat wat we contracteren. Voor het uitvoeren van beleidstaken bepalen de gemeente(n) op inhoud en financiën of HLTsamen de opdracht moet uitvoeren. Hiermee wordt recht gedaan aan de autonomie van de gemeenten. Voor de dienstverlening geldt dat structurele versterkingen in eerste instantie vanuit beschikbare middelen voor areaal uitbreiding moeten worden gedekt. In het geval van de bedrijfsvoering is overhead budget deels beschikbaar om te investeren in de

15

bedrijfsvoering. Tot slot geldt voor de crisisorganisatie dat gemeenten uitgaan van volledige compensatie door het rijk met specifieke bijdragen. De inzet door HLTsamen wordt daarmee ook gecompenseerd waardoor het als een gesloten systeem werkt. In het geval van hoog verzuim en vacatures kan de situatie ontstaan dat HLTsamen niet in staat is om de afgesproken presentaties te leveren en volledig zelf op te vangen. Dit wordt dan gemeld in de Turap van HLTsamen. Voor de beleidstaken en de dienstverlening wordt dit afgestemd met de portefeuillehouders van de gemeenten. Uit die afstemming komt een voorstel voor prioritering en zo nodig incidenteel extra dekking voor inhuur om de beleidstaken deels toch te kunnen uitvoeren. Voor de bedrijfsvoering wordt dit voorgelegd aan het HLTbestuur en zo nodig opgenomen in de begrotingswijziging van de Turap. Bij het opstellen van deze Turap zien we dat de loonkosten voor de uitvoering van de beleidstaken het meeste onder druk staan. De kwetsbaarheid bij het sociaal domein is minder dan vorig jaar. Inhuur op een aantal vitale posities is echter noodzakelijk vanwege bestuurlijke opdrachten op het gebied van sport, welzijn en onderwijs. Hiervoor is grotendeels dekking uit bestaande budgetten die deels al beschikbaar zijn gesteld. We verwachten dat incidenteel ongeveer 200K nodig zal zijn.

In het fysieke domein is de kwetsbaarheid ten opzichte van vorig jaar juist vergroot. Een grote hoeveelheid vacatures en hoog verzuim vragen en krijgen veel aandacht. Met name op de vakdisciplines van beheer, mobiliteit, economie en duurzaamheid is de situatie ernstig. Voor een aantal bestuurlijke opdrachten is incidenteel extra budget beschikbaar dat kan worden ingezet voor inhuur. Maar in het kader van continuïteit is er meer nodig en is de verwachting dat incidenteel circa 700K nodig is om de belangrijkste taken uit te kunnen voeren. Verder zien we op de dienstverlening dat de kosten kunnen worden gedragen binnen de eigen begroting. Er is nog wat ruimte maar met de nieuwe verkiezingen op komst en de uitvoering van BRP taken is het niet verstandig die ruimte te benutten voor meerkosten op beleid. Voor de bedrijfsvoering worden er meerkosten gemaakt als gevolg van vacatures en verzuim. Met inzet van het overhead budget kunnen die kosten worden gedekt. Voor de crisisorganisatie geldt dat de beschikbare middelen voldoende zijn voor de dekking van de personeelskosten.

B

Personeel gerelateerde lasten

Onder ondersteunende personeelskosten valt alle ondersteuning voor personeel en organisatie. Een deel van de lasten heeft betrekking op de inzet van diensten van derden, zoals de inzet ten behoeve van ARBO, de bedrijfsarts, de salarisadministratie. Daarnaast zijn in de personeel gerelateerde lasten alle lasten met betrekking tot ontwikkeling van personeel en organisatie opgenomen. De begroting voor de personeel gerelateerde lasten bedraagt ca. € 1,5 mln. Alle personeel gerelateerde budgetten zijn beoordeeld. In onderstaande tabel worden de over- en onderschrijdingen op de begroting gespecificeerd en vervolgens toegelicht. Per saldo vindt er een bijstelling plaats van € 95.000 nadelig.

Personeelsgerelateerde kosten

Bedrag

Werving en selectie Salarisverwerking en ondersteuning Opleidingskosten Re-integratiekosten Kosten bedrijfsarts Overige personeelsgerelateerde kosten Totale bijstelling personeelgerelateerde kosten

100.000 40.000 -75.000 10.000 35.000 -15.000 95.000

Voor- of nadeel N N V N N V

Werving en selectie Er zijn meer vacatures die lastiger in te vullen zijn. De arbeidsmarkt is krap dus we moeten meer kosten maken om nieuwe collega's te bereiken. Daarnaast is er een veroudering van het personeel, waardoor er steeds meer functies opnieuw ingevuld moeten worden omdat collega's met pensioen gaan. Er is daarom voorlopig incidenteel meer budget nodig van € 100.000, -.

16

Salarisverwerking en ondersteuning De salarisverwerking vindt vanaf 2022 plaats in een nieuw pakket. Met de invoer van dit nieuwe pakket zijn er meer kosten ontstaan voor de salarisverwerking en ondersteuning van de salarisadministratie, die eerder niet waren geraamd. Het huidige budget is niet meer toereikend. Opleidingskosten Het centrale opleidingsbudget wordt naar verwachting in 2023 niet volledig besteed. Het budget kan voor 2023 naar beneden worden bijgesteld, mede omdat enkele trainingen zijn gecanceld. Re-integratiekosten Door de hoge werkdruk en het hoge ziekteverzuim is er druk ontstaan op het huidige budget voor re-integratiekosten. Dit betekent dat de begroting met €10.000 moet worden bijgesteld. Kosten bedrijfsarts Door de hoge werkdruk en ziekteverzuim medewerkers, zijn er hogere kosten van de bedrijfsarts. Daarnaast wordt er meer aanspraak gemaakt op de bedrijfszorg d.m.v. HSK screening en psychische interventies, arbeidsfysiotherapie, werkplek Check-up. Hiervoor is meer budget nodig. Dit betekent dat de begroting met €35.000 moet worden bijgesteld. Overige personeelsgerelateerde budgetten Er zijn enkele overige personeel gerelateerde budgetten die neerwaarts kunnen worden bijgesteld.

C

Kosten informatiseringsbeleid en automatisering

De budgetten voor informatiseringsbeleid en automatisering hebben voornamelijk betrekking op de lasten m.b.t. hardware, software, gegevensmanagement en de inkoop van diensten door derden. Het betreffen reguliere ‘going concern-werkzaamheden’ als ook werkzaamheden die in projectvorm worden uitgevoerd. De totale bijgestelde begroting voor de rubriek informatisering en automatisering bedraagt 5,2 mln. De verschillende onderliggende budgetten zijn beoordeeld. In onderstaande tabel worden de onder- en overschrijdingen op de begroting weergegeven en vervolgens toegelicht. Per saldo vindt er een bijstelling plaats van €732.000 voordelig.

Informatisering en automatisering

Bedrag

Licentiekosten voor vakapplicaties Advies derden Onderuitputting kapitaallasten Projectbudget Gegevensmanagement

101.000 -30.000 -665.000 -75.000 -52.000

Totale bijstelling informatisering en automatisering

-721.000

Voor- of nadeel N V V V V

Licentiekosten voor vakapplicaties Voor 2023 zijn de licentiekosten voor het gebruik van applicaties € 101.000 hoger dan begroot. Dit wordt o.a. veroorzaakt door de verhoogde licentiekosten voor het gebruik van Microsoft. Eind 2022 heeft een upgrade plaatsgevonden van de Microsoft Office 365 licenties. Dit was noodzakelijk omdat de bedreigingen op het gebied van informatieveiligheid toe nemen. Met de upgrade wordt voorzien in een aanvulling van beveiligings- en beschermingsmaatregelen van gebruikers data. Daarnaast is een toename van het aantal Power BI gebruikers. Ook de kosten van bestaande applicaties zijn gestegen. Hiervoor zijn een aantal oorzaken: o Toename van het aantal gebruikers van bepaalde applicaties, bv iBabs, o Nieuwe licentie-vormen die voor HLTsamen ongunstig uitpakken, bv TOPdesk, o Algemene prijsindex van 8% tot 10% over de totale kosten van een aantal applicaties. Advies derden Naar verwachting is in 2023 minder budget noodzakelijk voor de inzet van advies derden. Het budget kan met € 30.000 worden verlaagd.

17

Onderuitputting kapitaallasten I&A Bij de investeringen in informatisering en automatisering wordt uitgegaan van een investeringsniveau dat overeenkomt met het taakstellende budget aan kapitaallasten (kapitaalplafond). In de begroting 2023 was de prognose dat € 65.000 ruimte was binnen het taakstellend budget. Bij het opstellen van de tussenrapportage 2023 blijkt dit veel hoger te zijn. Het budget kan met € 665.000 naar beneden worden bijgesteld. Naast de geraamde ruimte binnen het kapitaalplafond, wordt de onder uitputting veroorzaakt door een aantal zaken, namelijk: • een aantal (omvangrijke) kredieten bij de jaarstukken zijn overgeheveld waardoor de kapitaallasten een jaar later starten. Het gaat o.a. om het krediet ‘centrale infrastructuur 2021’ van 1,5 miljoen. Per saldo zorgt de kredietoverheveling bij de jaarstukken 2022 een voordeel op van € 300.000. • Bij de jaarstukken 2022 zijn een aantal kredieten afgesloten die niet volledig waren besteed. Dit levert een voordeel op van € 100.000,-. • Binnen het kapitaalplafond wordt rekening gehouden met rentelasten. Echter is het renteomslagpercentage in 2023 0%. Hierdoor worden geen rentelasten meegenomen in de kapitaallasten. Dit zorgt voor een voordeel van € 200.000,-. Projectbudget I&A Jaarlijks worden binnen Informatisering en Automatisering (I&A) verschillende projecten opgepakt.

Een aantal projecten lopen achter, waardoor de projectbudgetten niet volledig besteed worden. Het gaat om een voordeel van € 75.000. Dit voordeel wordt met name gerealiseerd vanwege de vervanging van de interne servicebus. Met een interne servicebus kunnen we basisgegeven die we binnen de gemeente registeren uitwisselen met bedrijfsapplicaties en landelijke voorzieningen. In het voortraject werd duidelijk dat de markt nog erg in ontwikkeling is waardoor een goede aanbesteding in 2023 niet mogelijk bleek. De aanbesteding en implementatie schuiven daarom door naar 2024. Gegevensmanagement Op dit moment wordt het budget voor de kwaliteit gegevensmanagement niet volledig besteed. Binnen dit budget worden in 2023 naar verwachting ook minder kosten gemaakt voor het maken van beeldmateriaal. Per saldo gaat het om een voordeel op de begroting van € 52.000. In de toekomst wordt dit budget meegenomen bij het project data gedreven sturen. Erfgoed archief Leiden Erfgoed leiden voert het beheer uit van het fysieke archief van de HLT gemeenten. Erfgoed Leiden heeft de werkelijke kosten laten doorrekenen en hieruit blijkt dat de kosten 20% hoger zijn ten opzichte de huidige afspraken. HLTsamen is hierover in gesprek met Erfgoed Leiden. Dit kan leiden tot een nieuwe overeenkomst tussen Erfgoed Leiden en de HLTgemeenten.

Voor dit moment zijn nog geen financiële consequenties meegenomen in de tussenrapportage 2023. Wanneer overeenstemming is over een eventuele kostenverhoging, wordt dit verwerkt in de begroting.

D

Huisvesting en facilitaire zaken

De rubriek huisvesting en facilitaire zaken bevat alle lasten die samenhangen met de inrichting, het beheer en onderhoud van gebouwen en de interne facilitaire dienstverlening, zoals de documentaire informatievoorziening, catering voor bijeenkomsten en alle maatregelen m.b.t. schoonmaak en hygiëne. Hierbij zijn inbegrepen de lasten m.b.t. brandstof, verzekeringen, beheer en onderhoud van vervoermiddelen en de afschrijvingslasten. De totale bijgestelde begroting voor huisvesting en facilitaire zaken bedraagt 1,8 miljoen. In onderstaande tabel worden de verschillende onder- en overschrijdingen op de begroting gespecificeerd en vervolgens toegelicht. In totaal gaat het om een bijstelling van € 93.000.

Huisvesting en facilitaire zaken

Bedrag

Schoonmaakkosten Ergonomische hulpmiddelen voor thuiswerken Kantoorartikelen Postbezorging Kapitaallasten Huisvesting en facilitair Overige facilitaire kosten Buitendienst: onderhoudskosten Buitendienst: kapitaallasten Buitendienst: overige verschillen Totale bijstelling Huisvesting en facilitaire zaken

60.000 10.000 -25.000 -15.000 142.000 27.000 60.000 -170.000 4.000 93.000

Voor- of nadeel N N V V N N N V N

18

Schoonmaakkosten Vanuit Provalu heeft een indexering van de schoonmaakkosten plaatsgevonden van 12,5% aangezien het vooral inzet van mankracht is. In de begroting van HLTsamen is de indexatie voor materiele kosten aangehouden van 2,5%. Dit betekent dat het budget dat er nu is niet meer toereikend is. Daarnaast zijn er met de coronacrisis meerdere maatregelen genomen voor meer hygiëne op kantoor. Dit zorgt ook voor hogere kosten voor hygiëne en schoonmaakartikelen. Per saldo gaat het om een bijstelling van de begroting van € 60.000. Kantoorartikelen Doordat meer thuis wordt gewerkt dan voor de coronacrisis, wordt er minder gebruik gemaakt van het budget voor kantoorartikelen. Het budget kan met € 25.000 naar beneden worden bijgesteld. Postbezorging De kosten voor de bezorging van de post zijn naar verwachting € 15.000 lager dan begroot. Kapitaallasten facilitair In 2017 zijn facilitaire kosten inclusief kapitaallasten (kleine omvang) ingebracht in de begroting van HLTsamen. De kapitaallasten zijn echter niet als zodanig apart geraamd, waardoor de werkelijke kapitaallasten opgevangen moeten worden binnen het bestaande budget van facilitaire zaken. In het verleden zijn de kapitaallasten voor facilitaire zaken gedekt binnen het kapitaalplafond van ICT. Dit is onterecht, omdat dit kapitaalplafond taakstellend is voor de ICT investeringen.

Overige facilitaire kosten Facilitaire zaken kent enkele overige kosten. Per saldo wordt de begroting met € 27.000 nadelig bijgesteld. Dit wordt o.a. veroorzaakt door een stijging van de verzekeringspremies voor materieel en hogere kosten voor catering en vergaderingen. Onderhoudskosten buitendienst Met het uitbreiden van de dienstverlening door de buitendienst in de gemeente Lisse en toename van het aantal meldingen wordt het wagenpark (tractie) intensiever gebruikt. De stijging van kosten van onderhoud om een veilig gebruik van een bedrijfsmiddel te borgen is niet voorzien. Het budget wordt met € 60.000 verhoogd. De meer of minderkosten van de buiten wordt enkel verrekend met de gemeente Lisse en Teylingen. Kapitaallasten buitendienst De afschrijvingslasten voor de kapitaalgoederen van de buitendienst vallen lager uit dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat de vervanging van een aantal investeringen naar achteren zijn geschoven. Doordat voertuigen boekhoudkundig al zijn afgeschreven, zorgt dit voor een voordeel op de afschrijvingslasten. De vervanging van de voertuigen wordt nu opgepakt, maar kent wel lange levertijden. Overige verschillen buitendienst De Buitendienst kent enkele overige kosten. Per saldo wordt de begroting met € 4.000 nadelig bijgesteld.

E

Overige bedrijfsvoeringskosten

De overige kosten bevatten een aantal algemene lasten, kosten voor de inzet van de externe accountant, inkoop, kosten voor communicatie en juridische zaken of o.a. voor financieel beleid en beheer. De totale (bijgestelde) begroting voor overige bedrijfsvoering bedraagt 1,7 miljoen. In onderstaande tabel worden de onder- en overschrijdingen op de begroting weergegeven en vervolgens toegelicht. In totaal gaat het om een bijstelling van €186.000.

Overige bedrijfsvoeringsbudgetten

Bedrag

Extra overhead Inzet huisadvocaat Kosten financieel beleid en beheer Rente kosten kortlopende lening Bijstelling budget ondermijning Verhoging bijdrage stichting Rijk Overige verschillen Totale bijstelling overige bedrijfsvoering budgetten

107.000 60.000 -45.000 58.000 -40.000 56.000 -10.000 186.000

Voor- of nadeel N N V N V N V

19

Extra overhead De HLT gemeenten hebben de organisatie HLTsamen de opdracht gegeven om een aantal nieuwe taken uit te voeren. Hiervoor worden zowel personeelskosten als overhead in rekening gebracht. Per saldo gaat het om een toename van het overheadbudget van €107.000. Inzet huisadvocaat Wij zien de kosten voor inzet van de huisadvocaat oplopen. Dit komt omdat vraagstukken complexer worden, er is meer specialistische (lees: niet bestuursrechtelijke) kennis nodig. Daarnaast zijn er ook vraagstukken waarvoor de inzet van een advocaat verplicht is (civiele procedures). Om de juiste juridische ondersteuning te kunnen blijven bieden is een hoger budget nodig van € 60.000. Financieel beleid en beheer De kosten voor financieel beleid en beheer kunnen met €45.000 naar beneden worden bijgesteld. Dit is met name mogelijk doordat de kosten voor fiscale werkzaamheden in 2023 lager uitvallen en daarnaast zijn de bankkosten lager dan begroot. Rente kosten kortlopende lening In 2023 is een korte lopende kasgeldlening afgesloten (3 maanden) om voldoende liquiditeit te hebben. Voor deze kortlopende lening is € 58.000 betaald aan rentekosten. Hiertegenover staan ook extra inkomsten van € 48.000 voor gelden die gedurende het jaar verplicht overgeheveld worden naar de schatkist. Deze worden verantwoord aan de baten kant.

Budget ondermijning Bij de overname van het programma werd duidelijk dat er meer inzicht benodigd was over de verschillende activiteiten binnen het thema ondermijning en de mogelijke keuzes die hierin te maken zijn. De omschakeling van een meer pioniersfase naar een programmatische aanpak behoefte verduidelijking van de onderdelen binnen het programma. Hierbij hoorde ook meer inzicht krijgen in de te besteden middelen en daarmee het gehele budget van programma ondermijning. Momenteel wordt een traject doorlopen waarbij gekeken wordt welke bestuurlijke keuzes gemaakt worden en hoe deze zich verhouden tot het beschikbare budget. Doordat dit traject enige tijd in beslag neemt worden de huidige middelen mogelijk niet geheel besteed dit jaar. Binnen het programma ondermijning en daarmee het thema ondermijning is er altijd sprake van een onzekerheidsfactor ten aanzien van casuïstiek. Het is lastig te anticiperen op mogelijke extra kosten ten aanzien van casuïstiek. Het is mogelijk bij bijv. juridische trajecten dat hier extra kosten uit voortvloeien. Vooralsnog geen aanleiding om het budget structureel te verlagen. Verhoging bijdrage stichting Rijk De begroting 2023 van Stichting Rijk is nog niet verwerkt in de begroting 2023 van HLTsamen. Het budget voor de bijdrage aan stichting RIJK is niet meer toereikend en dient aangevuld te worden om aan onze verplichting te kunnen voldoen.