1. Raadsbesluit Governance HR en andere gr'en dd 16-05-2019.pdf

Lis seH

Raadsvoorstel Besluitvormend Governance Holland Rijnland en andere gemeenschappelijke regelingen aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-19-080350 datum voorstel: 16 mei 2019 datum collegevergadering: 21 april 2019 datum raadsvergadering: 20 juni 2019 agendapunt: 9 portefeuillehouder: Arie van Erk behandelend ambtenaar: Elma Hulspas-Jordaan/Kees Goossens e-mailadres: e.hulspas@hillegom.nl/k.goossens@hltsamen.nl

Wij stellen voor: I.

voor verbetering van de governance van Holland Rijnland 1. het college te vragen a. in het derde kwartaal van 2019 een dashboard op te stellen en vervolgens bij te houden, waarin duidelijk wordt welke bijdrage Holland Rijnland levert aan de gemeentelijke doelstellingen en welke afspraken zijn gemaakt over de werkwijze binnen de gemeente en HLTsamen met betrekking tot Holland Rijnland; b. nieuwe ontwikkelingen in Holland Rijnland actief in de raadscommissie te melden; 2. de Hillegomse leden van het algemeen bestuur (AB) van Holland Rijnland te vragen a. werkafspraken tussen de raad en de AB-leden aan de raad voor te leggen, die aangeven wat er wederzijds van elkaar verwacht mag worden en deze te laten toevoegen aan het dashboard; b. met hun collega’s uit de andere deelnemende gemeenten beleidspeerpunten te inventariseren waaraan die AB-leden extra aandacht geven en deze inventarisatie te delen met de raad; c. het dagelijks bestuur van Holland Rijnland te verzoeken periodiek te rapporteren aan de raad over de realisatie van beleidsdoelstellingen met stoplichtrapportages; 3. de griffie op te dragen de ambtelijke adviezen t.b.v. de portefeuillehouders van de HLT-gemeenten aan alle raads- en burgerleden beschikbaar te stellen; 4. het presidium te verzoeken twee keer per jaar het onderwerp “Effectiviteit governance verbonden partijen” op de presidiumagenda te zetten;

II.

de themagroep Verbonden Partijen te verzoeken ook een voorstel over de governance voor te bereiden voor de gemeenschappelijke regelingen HLTsamen, ISD Bollenstreek en Werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek (Maregroep).

Inleiding Onder governance verstaan we het sturen en controleren van overheidsorganisaties en door de overheid in het leven geroepen organisaties, de verantwoording die daarover wordt afgelegd en het toezicht dat daarop wordt uitgeoefend ten behoeve van belanghebbenden. In de vorige raadsperiode heeft de raad de nota Verbonden Partijen 2018 vastgesteld. Daarbij is tevens besloten kennis te nemen van de concept-uitwerking van het beleidskader in het document “Governanceregime Verbonden partijen 2018” en a. dit document vanuit het perspectief van de raad nader in te vullen en uit te werken inclusief het in te richten governanceregime; b. het initiatief daarvoor te beleggen bij de griffie en de HLT-organisatie te verzoeken daarbij ondersteuning te leveren; c. de concrete invulling en uitwerking ter hand te nemen in de nieuwe raadsperiode. Na de verkiezingen van 2018 is hiertoe uit de raad de themagroep Verbonden Partijen samengesteld. Wij, de themagroep, hebben ons gebogen over de uitwerking. Allereerst hebben we de governance van de gemeenschappelijk regeling (hierna GR) Holland Rijnland beoordeeld op verbeterpunten (zie bijlage). Vervolgens hebben we concrete aanbevelingen geformuleerd om daadwerkelijk verbeteringen in de governance van Holland Rijnland te bereiken. Deze leggen we nu aan de raad voor.

Wij zijn bereid dit ook voor andere GR’en te doen als de raad hierom verzoekt. Bestaand kader en context De nota Verbonden Partijen 2018 Het document Governanceregime Verbonden partijen 2018 De GR Holland Rijnland Beoogd effect Een verbetering van de governance m.b.t. GR Holland Rijnland. Argumenten I.1a Er zijn wel afspraken, rapportages en verantwoordingen, maar het is lastig voor raadsleden om voldoende overzicht en inzicht te krijgen. Een dashboard kan hier behulpzaam bij zijn. Dit is een digitaal hulpmiddel dat snel een overzicht biedt van de belangrijkste informatie over een GR en daarnaast de mogelijkheid geeft verder op onderwerpen in te zoomen. I.1b Collegeleden zijn als eersten op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen binnen Holland Rijnland. Door de raadscommissie hier actief over te informeren, wordt de raad beter in staat gesteld invloed uit te oefenen op deze ontwikkelingen. Ook zou de raadscommissie bijvoorbeeld kunnen besluiten een DB-lid uit te nodigen om over een ontwikkeling nadere informatie te komen geven. I.2a Het is goed de bestaande werkafspraken tussen raad en AB-leden te borgen door ze formeel vast te stellen en toe te voegen aan het dashboard. I.2b Als bij de raadsleden bekend is welke AB-leden nadrukkelijk aandacht geven aan bepaalde onderwerpen, kunnen ze hen benaderen wanneer ze over zo’n onderwerp meer willen weten of er iets mee willen.

I.2c Met periodieke rapportages kan de raad beter de vinger aan de pols houden. Door de rapportages uit te voeren volgens het stoplichtmodel kost het opstellen en lezen ervan weinig tijd. De rapportages kunnen worden opgenomen in het digitale register (zie aanbeveling I.1a) I.3 Tot nu toe ontvangen alleen de AB-leden de ambtelijke adviezen t.b.v. de portefeuillehouders. De overige raads- en burgerleden kunnen beter op de hoogte blijven wanneer ook zij deze stukken ontvangen. In plaats van toesturen kunnen

I.4

II.

deze stukken ook in het besloten raadsinformatiesysteem ter beschikking worden gesteld. Door periodieke agendering van de governance van GR’en in het presidium wordt geborgd dat blijvend de vinger aan de pols wordt gehouden. De raad heeft nog geen besluit genomen over welke GR’en hij in aanmerking vindt komen voor een controle en eventuele verbetering van de governance. Wij, de themagroep, hebben nu gekozen voor Holland Rijnland. Wij stellen de raad voor om ons ook de GR’en HLTsamen, ISD Bollenstreek en Werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek (Maregroep) onder de loep te laten nemen. Dit zijn de GR’en die het meest het gemeentelijk beleid raken en ook financieel zwaar wegen.

Financiële consequenties Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. De uitvoering, zoals het opstellen en bijhouden van een dashboard, kan wel geld kosten. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Dit voorstel wordt niet voorgelegd in Lisse en Teylingen. Urgentie Om enige voortgang te houden is het gewenst dat dit voorstel in de raad van juni wordt behandeld. Evaluatie De raad zal toezicht houden op de uitvoering van de raadsbesluiten. Door periodieke agendering van de governance van GR’en in het presidium wordt geborgd dat blijvend de vinger aan de pols wordt gehouden. Bijlagen en achtergrondinformatie De nota Verbonden Partijen Overzicht raadsinstrumentarium governance Governanceregiem Hillegom voor Holland Rijnland (resultaat van 1e sessie themagroep Verbonden Partijen)

Namens de themagroep Verbonden Partijen,

Drs. P.M. Hulspas-Jordaan griffier

A. van Erk burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van de themagroep Verbonden Partijen van 16 mei 2019, gelet op het bepaalde in artikel 108 Gemeentewet, de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland,

besluit: I.

voor verbetering van de governance van Holland Rijnland 1. het college te vragen a. in het derde kwartaal van 2019 een dashboard op te stellen en vervolgens bij te houden, waarin duidelijk wordt welke bijdrage Holland Rijnland levert aan de gemeentelijke doelstellingen en welke afspraken zijn gemaakt over de werkwijze binnen de gemeente en HLTsamen met betrekking tot Holland Rijnland; b. nieuwe ontwikkelingen in Holland Rijnland actief in de raadscommissie te melden; 2. de Hillegomse leden van het algemeen bestuur (AB) van Holland Rijnland te vragen a. werkafspraken tussen de raad en de AB-leden aan de raad voor te leggen, die aangeven wat er wederzijds van elkaar verwacht mag worden en deze te laten toevoegen aan het dashboard; b. met hun collega’s uit de andere deelnemende gemeenten beleidspeerpunten te inventariseren waaraan die AB-leden extra aandacht geven en deze inventarisatie te delen met de raad; c. het dagelijks bestuur van Holland Rijnland te verzoeken periodiek te rapporteren aan de raad over de realisatie van beleidsdoelstellingen met stoplichtrapportages; 3. de griffie op te dragen de ambtelijke adviezen t.b.v. de portefeuillehouders van de HLT-gemeenten aan alle raads- en burgerleden beschikbaar te stellen; 4. het presidium te verzoeken twee keer per jaar het onderwerp “Effectiviteit governance verbonden partijen” op de presidiumagenda te zetten;

II.

de themagroep Verbonden Partijen te verzoeken ook een voorstel over de governance voor te bereiden voor de gemeenschappelijke regelingen HLTsamen, ISD Bollenstreek en Werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek (Maregroep).

Aldus besloten in de raadsvergadering van 20 juni 2019,

Drs. P.M. Hulspas-Jordaan griffier

A. van Erk voorzitter