1. Ontwerpbegroting 2025 HLTsamen.pdf

Gemeenschappelijke regeling

Begroting 2025 HLTsamen

en de meerjarenramingen 2026 - 2028

Ontwerp: 29 april 2024

1

Inhoudsopgave Voorwoord ........................................................................................................................................... 3 Voorstel ................................................................................................................................................ 4 Inleiding................................................................................................................................................ 5 1. Programmaplan ......................................................................................................................... 6 1.1 Beleid ............................................................................................................................................. 6 1.2 Dienstverlening .......................................................................................................................... 7 1.3 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................... 9 1.4 Crisisopvang ............................................................................................................................. 15 1.5 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien ................................................................

16 1.6 Paragrafen ................................................................................................................................. 18 2. Financiële begroting............................................................................................................... 27 2.1 Begroting 2025 - 2028 ......................................................................................................... 27 2.2 Gemeentelijke bijdragen 2025 - 2028 ........................................................................... 28 2.3 Incidentele baten en lasten ................................................................................................ 30 2.4 Investeringen 2025 - 2028 ................................................................................................. 30 2.5 Geprognosticeerde balans ................................................................................................... 32 3. Bijlagen ....................................................................................................................................... 33 3.1 Bijlage 1: Uitgangspunten samenstellen Begroting 2025 – 2028 ....................... 33 3.2 Bijlage 2: Meerjareninvesteringsplan 2025 – 2028 .................................................. 35 3.3 Bijlage 3 Financiële bijdragen 2025 – 2028 deelnemende gemeenten .............

37 3.4 Bijlage 4: Overzicht Baten en lasten (BBV) ................................................................. 38

2

Voorwoord Aan het bestuur, Voor u ligt de begroting 2025 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen. Hierin schetsen we de ontwikkelingen die in 2025 op ons afkomen. De ontwikkelingen vloeien voort uit veranderingen in de samenleving, de raads- en coalitieprogramma’s van de drie gemeenten, maar ook het organisatie-ontwikkeltraject en de Evaluatie HLTsamen die in 2024 zijn afgerond. In de begroting 2025 zijn de uitgangspunten verwerkt van de beleidsarme kaderbrief. Dit betekent dat alleen de financiële verwerking van de indexatie op lonen en prijzen is toegepast maar er verder geen inhoudelijke voorstellen worden gedaan met financiële gevolgen. Wel zijn de ontwikkelingen van buitenaf beschreven in de begroting. Én de uitdagingen om de taken op het vlak van beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en crisisopvang door HLTsamen uit te kunnen voeren. HLTsamen verwacht met deze begroting adequaat, realistisch en slagvaardig werken mogelijk te maken. De organisatie verzorgt voor vier partijen de dienstverlening: de drie gemeenten én de werkorganisatie zelf. Versterken van de financiële sturing was al een belangrijk doel. Grip (en zicht op geldstromen) is een prioriteit van de organisatie. Daarnaast is grip op werk belangrijk.

De organisatie werkt nadrukkelijk aan een planmatiger dienstverlening en besteedt meer aandacht aan realistisch contracteren1 aan de hand van werkplannen en contracteringsgesprekken. De begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen, waaronder de begroting van HLTsamen, worden eerder opgesteld dan de begrotingen van de gemeenten. Het is van belang dat de drie deelnemende gemeenten een integrale afweging kunnen maken. Op het moment dat de integrale afweging door alle gemeenten is gemaakt kan via een begrotingswijziging de begroting 2025 van HLTsamen worden bijgewerkt.

De directie van HLTsamen, Marco Witkamp Erik Prins Jeroen Tomassen

29 april 2024

1

Het vastleggen van afspraken tussen HLTsamen en de drie gemeenten over de uitvoering van taken.

3

Voorstel 1. De Ontwerpbegroting 2025 HLTsamen vast te stellen; 2. De Meerjarenramingen 2026 - 2028 voor kennisgeving aan te nemen; 3. De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2025 voorlopig vast te stellen op: a. Gemeente Hillegom € 13.562.047 b. Gemeente Lisse € 17.100.494 c. Gemeente Teylingen € 26.057.566 4. De voorgenomen investeringen van € 1.009.500 beschikbaar stellen voor het jaar 2025 en de hieraan meerjarig verbonden budgetten voor kapitaalslasten vast te stellen.

4

Inleiding In de Begroting 2025 HLTsamen schetsen we de ontwikkelingen die tot op HLTsamen afkomen. HLTsamen voert voor de gemeenten taken uit op het vlak van beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en crisisorganisatie. In de begroting HLTsamen staat de bedrijfsvoering centraal. De inhoud van de beleidstaken en de publieke dienstverlening staan uitgewerkt in de begrotingen van de gemeenten zelf.

Baten en lasten 2025 – 2028 en de gemeentelijke bijdragen

De werkzaamheden van HLT worden voornamelijk gefinancierd door financiële bijdragen van de gemeenten. In onderstaand overzicht wordt inzicht gegeven in de baten en lasten 2025 – 2028 en de gemeentelijke bijdragen voor deze periode. In onderdeel 2 Financiële begroting worden op basis van de in bijlage 3.1 genoemde uitgangspunten de baten en lasten uiteengezet. Staat van baten en lasten

Rubriek LASTEN A Personeelskosten B Personeelsgerelateerde kosten C Informatisering en automatisering D Huisvesting en facilitaire kosten E Overige bedrijfsvoeringskosten F Reserve mutatie TOTAAL LASTEN BATEN G Bijdrage dienstverlening ISD H Bijdragen derden overig I Verhaalbare kosten gemeenten J Verhaalbare kosten crisisorganisatie K Bijdrage dienstverlening Hillegom L Bijdrage dienstverlening Lisse M Bijdrage dienstverlening Teylingen N Reserve mutatie TOTAAL BATEN SALDO VAN BATEN EN LASTEN

Primitieve Begroting 2025

2026

2027

2028

46.271.434 1.363.133 5.274.395 2.070.021 2.140.171 0 57.119.154

46.107.176 1.363.133 5.251.120 2.070.021 2.173.767 0 56.965.217

45.996.392 1.363.133 5.085.284 2.070.021 2.147.602 0 56.662.432

45.996.392 1.363.133 5.085.284 2.070.021 2.147.602 0 56.662.432

-365.334 -8.296 -25.417 0 -13.562.047 -17.100.494 -26.057.566 0 -57.119.154 0

-365.335 -8.296 -25.417 0 -13.527.288 -17.058.794 -25.980.087 0 -56.965.217 0

-365.334 -8.296 -25.417 0 -13.441.299 -16.967.465 -25.854.621 0 -56.662.432 0

-365.334 -8.296 -25.417 0 -13.441.299 -16.967.465 -25.854.621 0 -56.662.432 0

Meerjarenraming

Investeringen

In de voorliggende begroting zijn ook investeringen opgenomen in het Meerjareninvesteringsplan. Voor 2025 wordt voorgesteld om in totaal € 1.009.500 te investeren in Informatisering en automatisering, Facilitair en de Buitendienst. Het meerjarige investeringsvolume ziet er als volgt uit:

Meerjareninvesteringsplan Informatisering en Automatisering (I&A) Facilitair Buitendienst Totaal aan investeringen

2025 332.000 275.000 402.500 1.009.500

2026 345.000 287.500 445.000 1.077.500

5

2027 390.000 190.000 160.000 740.000

2028 1.905.000 50.000 317.500 2.272.500

1. Programmaplan De opgaven, taken en werkzaamheden van HLTsamen zijn gericht op bedrijfsvoering. HLTsamen levert de capaciteit en middelen ten behoeve van de uitvoering van beleid en het leveren van dienstverlening. In de financiële huishouding van de gemeenten en HLTsamen onderscheiden we beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en de crisisorganisatie. Deze verdeling is ook het uitgangspunt voor het verkrijgen van de dekking van de lasten.

1.1 Beleid De beleidsdoelstellingen lichten we inhoudelijk en financieel in de begrotingen van de deelnemende gemeenten toe. Bij het opstellen van beleidsplannen en uitvoerings- en beheerplannen geven gemeenten in de college- en raadsvoorstellen aan of sprake is van nieuw beleid of actualisatie van bestaand beleid en wat dit betekent voor de inzet van HLTsamen. Hieraan gekoppeld worden de middelen die nodig zijn voor de realisatie en door de opdrachtgevers, de gemeenten, beschikbaar gesteld. Na vaststelling van de begrotingen of tussentijdse wijzigingen worden de bedragen overgeheveld naar HLTsamen, die conform de offerte (project- en/ of programmaplan) tot uitvoering over kan gaan. 1.1.1

Omgevingswet

Welke ontwikkelingen komen op ons af? Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024 voldoen de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en HLTsamen aan de minimale verplichtingen van de wet. Dit is het begin van een lange periode waarin gemeeenten moeten werken aan het bereiken van de veranderingen en de doelstellingen van de Omgevingswet. De wet geeft hiervoor de ruimte tot 2031, dit is de zogenaamde transitieperiode. Voor de organisatie betekent dit een doorontwikkeling van: • Integraal werken en adviseren ten behoeve van vergunningverlening. • Opstellen (in participatie met de omgeving) van de omgevingsvisies en omgevingsplannen • Digitaal beschikbaar stellen van deze omgevingsplannen via het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) en het wijzigen van deze omgevingsplannen, wanneer initiatieven hierom vragen. • Aanpassen van de lokale verordeningen en regels voor de gemeenten. HLTsamen heeft in beeld gebracht wat er in deze transitieperiode moet gebeuren. Tot 2026 ontvangen de gemeenten een rijksbijdrage in de “transitiekosten Omgevingswet”. Dat is incidenteel geld voor kosten voor de uitvoering van de transitie.

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? In de transitieperiode werkt HLTsamen aan de volgende ontwikkelingen: • Juridische transformatie; werken met meerdere juridische systemen met effecten voor werkwijze, bezetting, onzekerheden en mogelijke bezwaarprocedures. • ICT en informatievoorziening; werken met verschillende systemen, huidige systemen en het DSO. • Verandering van werkwijze; het leren werken met andere regelgeving, andere verantwoordelijkheden, samenwerking ook interbestuurlijk. • Verandering in dienstverlening aan inwoners, bedrijven en projectontwikkelaars. (initiatiefnemers). • Verplichte samenwerking in de keten en interbestuurlijk, de gemeente wordt het bevoegd gezag voor de omgevingsvergunning. Hiervoor heeft het directieteam de volgende opdrachten uitgezet aan de betrokken concernmanagers en teammanagers: • Inrichten van de beleidscyclus voor de fysieke leefomgeving, ter bevordering van de integrale advisering en het werken binnen de keten van de fysieke leefomgeving. • Implementeren van alle beleidsregels in de drie omgevingsplannen van de drie gemeenten. • Anders werken door het werken met de intake en de omgevingstafel bij de omgevingsvergunningen. • Uitvoeren van het door de gemeenteraden vastgestelde participatiebeleid.

1.1.2 Duurzaamheid Welke ontwikkelingen komen op ons af? Er is veel dynamiek in het thema Duurzaamheid in de fysieke leefomgeving en de druk om tot versnelling en innovatie te komen wordt alsmaar groter. Klimaat-wetgeving en de energietransitie zijn nog volop in ontwikkeling, net als innovaties vanuit het bedrijfsleven. Er zijn ontwikkelingen op

6

het gebied van duurzame opwek van warmte door het aanleggen van een (regionaal) warmtenetwerk op basis van een warmtebron. Er is sprake van toegenomen druk van Provincie en het Rijk op het grootschalig opwekken van duurzame energie. Ook is het opstellen van een managementplan een wettelijke verplichting. Onduidelijk is of de Rijksoverheid voor de extra taken die bij de gemeenten worden belegd ook financiële middelen beschikbaar stelt, voor capaciteit, maar ook voor de benodigde onderzoeken en investeringen. Bij besluitvorming en invulling van de al toegekende gelden in het kader van de tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat-en energiebeleid (CDOKE) zal gekeken worden naar de samenhang met opgaven op het gebied van klimaat, natuur, water en stikstof die voortvloeien uit het Nationaal Programma Landelijk Gebied (NPLG). Die opgaven vergen ook extra inzet en het is nog niet duidelijk of hiervoor dekking kan gevonden worden in de transitiegelden NPLG van het Rijk. Waar mogelijk wordt ingezet op synergievoordelen. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Rijksbijdragen zoals CDOKE gelden, specifiek voor de inzet van extra capaciteit op het gebied van duurzaamheid, kunnen alleen worden ingezet en verantwoord naar het Rijk als ze ook in de HLTbegroting worden opgenomen en als zodanig kunnen worden ingezet om klimaatdoelstellingen te bereiken.

De verantwoording vindt plaats met een eenmalige informatieverstrekking, de zogenaamde Single information, Single audit verklaring (SiSa.) Inhoudelijk werken gemeenten door aan verschillende thema's vanuit de drie pijlers 1)energietransitie, 2)toekomstbestendige leefomgeving en 3)grondstoffen & circulariteit, op basis van de al bestaande regionale en lokale kaders en uitvoeringsplannen om zo de diverse doelstellingen op het gebied van duurzaamheid versneld te bereiken. Monitoring en evaluatie zorgen ervoor dat we deze uitvoeringsplannen tijdig bijstellen en aanpassen aan de dynamiek van de omgeving. Monitoring vergt ook een goede registratie en verslaglegging. En niet uitgesloten is dat voor nieuwe wetgeving en doelstellingen vanuit het Rijk, ook nieuwe uitvoeringsplannen moeten worden opgezet. 1.1.3 Maatschappelijke agenda Welke ontwikkelingen komen op ons af? Naast ontwikkeling in de ruimtelijke keten zijn er ook belangrijke ontwikkelingen in de maatschappelijke keten. Binnen het Sociaal Domein hebben er de afgelopen jaren diverse decentralisaties plaatsgevonden, die direct invloed hebben gehad op de gemeenten en de organisatie van ons werk, inclusief de bedrijfsvoering.

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Mede als gevolg van de verschillende crisissen, waar de gemeenten de afgelopen jaren mee te maken hebben gehad, zien gemeenten dat de maatschappelijke opgaven steeds complexer worden. Dit vraagt om een andere manier van werken. Inmiddels is het beleid van de gemeenten omgevormd tot de Maatschappelijke Agenda (MAG). Met de MAG is het proces in gang gezet om samen met de ‘maatschappij’ tot een effectieve aanpak te komen. Deze ontwikkeling werkt het Sociaal Domein de komende jaren verder uit. Thema’s als data gedreven en programmatisch werken, portfoliomanagement2 en co-creatie maken hier ook deel van uit. Op onderdelen zal de rol van de lokale overheid zich meer gaan richten op faciliteren van maatschappelijke initiatieven (ook wel genoemd responsieve overheid); dit vereist een andere manier van werken en vraagt om andere kennis en vaardigheden.

1.2 Dienstverlening Om dienstverlening goed te borgen binnen HLTsamen ontwikkelen we in 2025 een visie op dienstverlening. Dienstverlening is een onderwerp dat de hele organisatie raakt en is daarmee een verantwoordelijkheid van de hele organisatie. De visie op dienstverlening is de leidraad voor de organisatie voor het door ontwikkelen en verbeteren van de in -en externe dienstverlening. 1.2.1

Reisdocumentenpiek

Welke ontwikkelingen komen op ons af? Bijna tien jaar geleden werd de geldigheidsduur voor paspoorten en identiteitskaarten verlengd van vijf naar tien jaar. In 2014 ging deze nieuwe regel van kracht, waardoor volwassenen die tussen Portfoliomanagement brengt lopende en gewenste projecten in kaart en geeft inzicht in de onderlinge samenhang. Portfoliomanagement helpt bij keuzes maken en prioriteren. 2

7

2014 en 2018 een reisdocument hebben aangevraagd, vanaf 2024 weer een nieuwe ID-kaart of paspoort mogen aanvragen. Er wordt tussen 2024 en 2029 een piek verwacht. Begin 2024 is de reisdocumentenpiek al van start gegaan. Ook in 2025 zullen de baliebezoeken toenemen. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? De openingstijden hebben de drie gemeenten verruimd om de kwaliteit van de dienstverlening op peil te houden. Voor de gemeenten monitoren we de piek zodat gemeenten eventueel tussentijds kunnen inspelen op veranderingen. Daarnaast wordt onderzocht welke digitale mogelijkheden wij kunnen benutten om in te spelen op de kwaliteit van de klantvraag. 1.2.2

Digitale dienstverlening

Welke ontwikkelingen komen op ons af? Vanaf 1 januari 2025 gaat de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) van kracht. Deze wet regelt dat burgers en bedrijven hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen. Zij krijgen daarmee het recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor vergunningen en bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. Daarnaast verbetert hun rechtspositie in het digitale contact met de overheid. De burger krijgt de keuze de digitale- of papieren weg te kiezen. Het gebruik van generatieve AI3 is ook voor de overheid en gemeenten van start gegaan. Hiervoor is binnen HLTsamen spelregels bepaald en schenken aandacht voor goed gebruik en verhoging we bewustzijn van de medewerkers. Inzet van AI beperkt zich tot het opzoeken van informatie en visualisaties. Alleen in samenwerking met de Chatbot Gem wordt gekeken naar de mogelijkheden om generatieve AI te gebruiken om de dienstverlening te vereenvoudigen. We doen dit vanuit de uitgangspunten en kaders die vanuit de overheid rondom de inzet van generatieve AI gesteld zijn. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? De Wmebv werkt nauw samen met het organiseren van kanaalsturing oftewel Omnichannel dienstverlening: dienstverlening via de mail, sociale media, telefoon en fysieke dienstverlening.

Wij realiseren in 2024 een kanaalstrategie om de dienstverlening van de inwoner en ondernemer makkelijker, sneller en duidelijker te maken. De implementatie van de kanaalstrategie loopt door in 2025. Welk kanaal de inwoner of ondernemer ook kiest, zij krijgen altijd dezelfde informatie. De medewerker die de inwoner of ondernemer helpt, vindt alle informatie op één locatie en is goed gewaarborgd. De informatie is relevant, eenduidig en bruikbaar. In 2024 is er de wens geweest om te onderzoeken hoe generatieve AI de prestatie van de Gem Chatbot4 in het klantcontact naar het volgende niveau kan brengen. Als deze pilot succesvol blijkt, zal dit verder worden geïmplementeerd in 2025. 1.2.3

Landelijke Aanpak Adreskwaliteit

Welke ontwikkelingen komen op ons af? Gemeenten zijn sinds kort verplicht om deel te nemen aan de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) van het ministerie van Binnenlandse Zaken. De LLA verzamelt signalen van landelijke afnemers van de Basisregistratie Personen (BRP) zoals de Belastingdienst, het UWV, DUO en de SVB, die twijfels hebben over de huidige inschrijving in de BRP. Wanneer LAA-signalen bij de gemeente binnenkomen moet een actief adresonderzoek volgen. Dit vraagt ook inzet vanuit handhaving Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? In 2024 moeten gemeenten al een begin maken met de aanpak van LAA. Door verbinding te leggen met onze interne en externe partners kunnen zaken breder worden bekeken waardoor de kwaliteit van de Basisregistratie Personen (BRP) verbetert. Naast het verbeteren van de adreskwaliteit kan door de samenwerking met de ketenpartners zicht worden verkregen op overbewoning, onderverhuur en adres gerelateerde fraude die zo kan worden teruggedrongen of zelfs voorkomen wordt. Daarnaast kan de samenwerking (huisbezoeken) ook positief uitpakken voor inwoners met ondersteunings- en/of zorgvragen die daarvoor niet bekend waren te vergroten.

Een vorm van kunstmatige intelligentie die tekst, afbeeldingen en gevarieerde inhoud kan produceren op basis van de gegevens waarop het wordt getraind. 4 Een chatbot is een geautomatiseerde gesprekspartner. 3

8

1.3 Bedrijfsvoering 1.3.1 Arbeidsmarktbeleid Welke ontwikkelingen komen op ons af? De arbeidsmarkt is als gevolg van geopolitieke spanningen en macro economische ontwikkelingen nog steeds zeer gespannen. Daarnaast is de wervingsvraag bij onszelf fors toegenomen en hebben we te maken met een vergrijzende Nederlandse populatie. Het directe gevolg hiervan is dat HLTsamen meer inspanningen moet leveren om gekwalificeerde medewerkers te behouden en openstaande vacatures in te vullen. Zonder voldoende en goed gekwalificeerde medewerkers kunnen taken immers niet worden uitgevoerd en stagneert de dienstverlening aan onze inwoners. Dit speelt vooral op het terrein van financiën, ICT en ruimtelijke ontwikkeling, maar ook op andere terreinen is dit nadrukkelijk aan de orde. Ook in 2025 blijft de arbeidsmarktpositie van HLTsamen een belangrijk thema. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Het doel dat we willen bereiken, is dat we nu en in de toekomst de juiste medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats hebben. Om dat te bereiken, willen we arbeidsmarktcommunicatie en werving & selectie binnen HLTsamen versterken en toekomstbestendig organiseren. Dit vraagt om een versteviging van het recruitmentproces, de recruitmentdienstverlening, onze communicatie als HLTsamen en een andere kijk op werving en selectie in de organisatie (creatief en flexibel).

En om een werkgeversmerk, dat bekend is in de Bollenstreek. In 2024 zijn we hiermee aan de slag gegaan. Daarnaast blijven we werken aan een goede onboarding voor nieuwe medewerkers. Het vasthouden en ontwikkelen van talentvolle medewerkers is immers nog belangrijker voor een adequate personeelsbezetting dan het binnenhalen van nieuwe medewerkers. Daarom is het belangrijk dat nieuwe medewerkers het introductieprogramma voor hun eerste honderd dagen bij HLTsamen volgen. Evenals het bijwonen van de introductiedag. Nieuwe medewerkers waarderen deze dag zeer. Daarom zetten we hem in grote lijnen in 2025 op dezelfde voet voort. Wel breiden we het introductieprogramma voor die eerste honderd dagen nog uit met meer activiteiten. Ook blijven we onze huidige medewerkers stimuleren om intern een overstap te maken naar een functie waarin ze beter tot hun recht komen. Dit past immers ook bij het streven onze medewerkers vast te houden. Dit leidt ertoe dat meer medewerkers zo'n overstap maken en daarmee langer voor de organisatie behouden blijven. 1.3.2 Integraal werkconcept Welke ontwikkelingen komen op ons af? De kortetermijnvisie op huisvesting is weergegeven in het werkconcept ‘Werk waar het werkt’ (2021).

Deze visie houdt in dat de standaard werkplek op kantoor niet meer leidend is en er meerdere varianten van een plek om te werken mogelijk zijn, passend bij de medewerker en de werkzaamheden die per dag kunnen variëren. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Evaluatie ‘Werk waar het werkt’ De werkvorm ‘Werk waar het werkt’ (2021) evalueren we op vier onderdelen: 1) werkplek, 2) vergaderen en ontmoeten, 3) de digitale wereld en 4) welbevinden personeel. De uitkomsten van de evaluatie vormen input voor de lange termijnvisie op huisvesting. De evaluatie maakt onderdeel uit van het project Samen veilig. Visie huisvesting op lange termijn Een bijkomstig gevolg van ‘Werk waar het werkt’ is dat de gemeentelijke gebouwen minder intensief worden gebruikt. De exploitatiekosten en de kosten voor het onderhoud van de panden nemen daarentegen niet af. Een visie voor de huisvesting op de lange termijn is noodzakelijk. Op basis van een opdracht formuleren we een langetermijnvisie. Budget planmatig onderhoud Al enige jaren is het budget voor het onderhoud van de panden ontoereikend. Het ontbreken van budget, maar ook het ontbreken van een visie op de lange termijn voor huisvesting vormen een belemmering voor de uitvoering van planmatig (groot) onderhoud van de panden. Het is van belang dat gemeenten zelf strategisch richting bepalen in hun accommodatiebeleid.

9

1.3.3 Veilige werkomgeving Welke ontwikkelingen komen op ons af? Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Het onderwerp veiligheid in de breedste zin van het woord is en blijft een belangrijk thema. De samenleving wordt steeds mondiger en heeft hogere verwachtingen. We stelden hiervoor een programma Samen Veilig op, gericht op bevordering en verbetering van de veiligheid, zowel in de panden als de omgeving. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? In 2025 start de uitvoering van de deelplannen die vallen onder het Programma Samen Veilig, wat is gericht op de veiligheid van gemeentelijke panden en de openbare orde en veiligheid. Naast de fysieke veiligheid is in dit plan ook aandacht voor de sociale veiligheid van medewerkers. 1.3.4 Organisatieontwikkeling Welke ontwikkelingen komen op ons af? In 2025 zal het implementatieplan 'Organisatieontwikkeling: van plan naar praktijk' verder zichtbaar en merkbaar worden binnen HLTsamen. Dit betekent kortere lijnen tussen strategisch en operationeel niveau, meer ruimte voor gesprek en dialoog en verbeterde samenwerking tussen bedrijfsvoering en de lijnorganisatie. We sturen scherper op consequenties van besluiten en opdrachten om voorwaarden te scheppen om op een goede manier het werk te kunnen doen. Het Werkbelevingsonderzoek verankeren we in de organisatie.

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? We zetten het managementontwikkeltraject (MD-traject) verder door om het leiderschap en onderlinge verbinding te versterken. We zetten de managementcyclus (verantwoordingsgesprekken tussen directeur en teammanager) op en verbeteren dit in 2025. Via de sturingslijn Verbeteren, leren & en ontwikkelen starten we op met het opzetten van het overheidsontwikkelcyclus en het A3-jaarplan. Hierdoor versterkt de samenhang met de strategische doelen (coalitie- en raadsakkoorden, zes strategische doelstellingen van HLTsamen5) en het werk dat we gaan uitvoeren. Naast deze manier van werken maken we ruimte voor reflectie, waarderen, inspireren en motiveren om te investeren in medewerkers, processen, informatie en verbinding. Dit is nodig voor goed bestuur, goed werkgeverschap en ontwikkeling van zowel de medewerker als HLTsamen als geheel. In 2025 voeren we opnieuw een Werkbelevingsonderzoek uit. 1.3.5 Evaluatie HLTsamen Welke ontwikkelingen komen op ons af? De afgelopen jaren hebben gemeenten te maken gekregen met steeds grotere uitdagingen. In 2017 is de ambtelijke fusieorganisatie HLTsamen van start gegaan. Met als één van de uitgangspunten dat samenwerking in de werkorganisatie HLTsamen ervoor zorgt dat de zelfstandige gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen de grote opgaven aan kunnen.

Inmiddels zijn de grote en complexe opgaven alleen maar toegenomen: de Omgevingswet, de energietransitie en de (onverwachte) opvang van vluchtelingen en ontheemden zijn hier voorbeelden van. Des te belangrijker is het dat we de organisatie HLTsamen en de oorspronkelijke uitgangspunten, de drie K's (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid) en de S (strategie) onder de loep hebben genomen en kijken hoe we als organisatie de komende jaren verder door ontwikkelen. We zijn succesvol geweest in het verminderen van kwetsbaarheid van de ambtelijke organisatie, in het beheersen van ambtelijke kosten en het ontwikkelen van kwaliteit op onderdelen van ons werk. We zijn zeker ook succesvol geweest in het vestigen en versterken van onze positie als drie gemeenten gezamenlijk in het regionale krachtenveld en samenspel. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Met de aanbevelingen uit de evaluatie gaan we in 2025 en de jaren daarna aan de slag. De evaluatie levert ook input op voor de nieuwe lange termijn opdracht van HLTsamen.

1. Anderen ‘service op maat’ laten ervaren; 2. Snel inspelen op veranderende omstandigheden; 3. (bestuurlijke) Keuzes voorleggen, prioriteren binnen de gemaakte keuzes en keuzes maken in aanpak; 4. (bestuurlijke) Opdrachtgevers afgewogen en compleet adviseren en kansen benutten waar mogelijk rekening houdend met de kleur lokaal; 5. Vanuit eigenaarschap talenten benutten en toegevoegde waarde ontwikkelen; 6. Successen vieren. 5

10

1.3.6 Lange termijn opdracht Welke ontwikkelingen komen op ons af? De veranderingen in de samenleving en de toename van meer en meer complexe taken betekent voor HLTsamen dat we daar rekening mee moeten houden. Naast het uitvoeren van de wettelijke taken is meer en vaker regie en strategische denkkracht nodig om de positie te versterken van de drie gemeenten in de regionale samenwerking. We voeren complexe opgaven uit om het woon-, werk- en leefklimaat in ons gebied te behouden en versterken. Daarbij hebben de inwoners van Hillegom, Lisse en Teylingen verschillende achtergronden, verwachtingen en behoeften. Dat vraagt van ons als organisatie dat we begrip hebben voor deze verschillen en de lokale situatie goed kennen. Op deze punten willen wij ons de komende jaren verder versterken. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Om de komende jaren de inwoners van Hillegom, Lisse en Teylingen goed van dienst te zijn werken de drie colleges aan een lange termijn opdracht voor HLTsamen. Deze nieuwe opdracht vervangt het bedrijfsplan uit 2017 ‘HLTsamen Sterker!’ 1.3.7 Data gedreven sturen Welke ontwikkelingen komen op ons af? De technologie ontwikkelt razendsnel. Het op de hoogte blijven van medewerkers van deze ontwikkelingen is van groot belang. Voor een deel kan dat met het verzorgen van opleidingen voor de medewerkers.

Met behulp van externe expertise blijven we bij of zetten we een ontwikkeling in gang. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? We maken werken met data en informatie in elke vorm nog toegankelijker. HLT-ers kunnen vlotter vinden wat ze zoeken en trends signaleren aan de hand van data. Hiervoor zetten we een goede datastrategie op en maken we begrijpelijke afspraken, onder andere over hoe we omgaan met gegevens en verslaglegging. 1.3.8 Privacy en informatieveiligheid Welke ontwikkelingen komen op ons af? De afhankelijkheid van onze systemen blijft groeien, net als de dreigingen om deze systemen aan te vallen. Bovendien is het van belang aandacht te blijven schenken aan het vertrouwen van inwoners en de samenleving door zorgvuldig en volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te werken. In 2025 komt de Network and Information Security Richtlijn (NIS2) naar Nederland In 2025 komt er een belangrijke wettelijke ontwikkeling op ons af: de komst van Network and Information Security Richtlijn (NIS2). De richtlijn stuurt op risico’s die netwerk- en informatiesystemen bedreigen, zoals cyberbeveiligingsrisico’s. De komst van de NIS2-richtlijn moet bijdragen aan meer Europese harmonisatie en een hoger niveau van cybersecurity bij bedrijven, organisaties en overheden. De richtlijn is eind 2023 van kracht gegaan voor alle Europese lidstaten.

Deze lidstaten dienen de richtlijn vervolgens te vertalen naar lokale wetgeving. De NIS2 wordt in Nederland vertaald naar de Wet Beveiliging Netwerk- en Informatiesystemen (Wbni) en zal (naar alle waarschijnlijkheid) in 2025 in werking treden. Belangrijke pijlers, zover voor nu bekend, van deze nieuwe wetgeving zijn: De wetgeving is verplicht en afdwingbaar middels een autoriteit Voor de komst van de NIS2 werkten we met de NIS1 en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Beide kaders hadden geen wettelijk en verplicht karakter. Maatregelen werden toegepast op basis van een risicoanalyse en lieten dus ruimte open voor interpretatie. De NIS2 2 wordt vertaald naar de Wbni en is daarmee een Nederlandse wetgeving en verplicht. Bovendien wordt er een autoriteit aangewezen, vergelijkbaar met de Autoriteit Persoonsgegevens, welke toezichts- en handhavingsmaatregelen kan nemen. Deze maatregelen variëren van (onaangekondigde) audits tot en met sancties. Er komt een 24-uurs meldplicht voor incidenten De Nederlandse overheid heeft bepaald dat wij als gemeenten vallen onder de noemer ‘essentiële entiteit’. De NIS2 verplicht essentiële entiteiten om binnen 24 uur incidenten te melden. Dit betekent dat essentiële entiteiten de middelen en mensen moeten hebben om alle incidenten te

11

detecteren, interpreteren, onderzoeken en melden binnen 24 uur na constatering. Weekend- en feestdagen zijn hierin niet uitgezonderd. Een essentiële entiteit is eindverantwoordelijke in de keten De NIS2 tilt zwaar aan ketens en de verantwoordelijkheid van de essentiële entiteiten over deze ketens. Dit zijn ketens in de breedste zin van woord, zoals onze ketenpartners (ISD, Stichting Voorieder1, etc.) als leveranciers (Centric, Microsoft, etc.). Dit vergt een volwassen aanpak op het gebied van inkoop, accounthouderschap en contactfunctionarissen. Basis cyber hygiëne krijgt concreet vorm Naast bovengenoemde organisatorisch gerichte concepten worden er hele concrete technische eisen, basis cyber hygiëne, gesteld aan de ICT en beheersorganisatie van organisaties in de scope van de NIS2. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? In 2025 richten we ons op twee pijlers: Afronding van het gegevensbeschermingsplan (2023-2025) Om te blijven groeien op dit gebied hebben we in 2023 de ambitie om eind 2025 te werken op een hoger volwassenheidsniveau, volwassenheidsniveau 3. In 2025 richten we ons op de medewerkers in de organisatie. Thema's zoals privacy en security by design moeten we borgen bij medewerkers en proceseigenaren. We gaan werken aan de bewustwording op dat gebied en de organisatie helpen om de ambitie van niveau 3 te behalen.

Deze projecten helpen ook met de implementatie van de NIS2. Implementatie van de NIS2/Wbni De NIS2 (incident-melding) vraagt veel van onze organisatie. Op basis van een gap-analyse volgt er een actieplan in overleg met de directie. In dit plan benoemen we concrete stappen die in 20242025 uitvoeren. 1.3.9 Samen digitaal transparant, de Archiefwet en de Wet open overheid Welke ontwikkelingen komen op ons af? Het interne project ‘Samen Digitaal Transparant’ richt zich op de implementatie van een moderne digitale werkplek en het op orde brengen van de informatiehuishouding. Wetgeving op gebied van privacy, informatieveiligheid, de archiefwet en de Wet open overheid, vraagt steeds meer van onze organisatie. Als organisatie moeten we ons hierop voorbereiden, door informatie te structureren, de informatievoorziening te optimaliseren, het informatiebewustzijn te vergroten en de digitale vaardigheden van medewerkers te verhogen. Verwacht wordt dat eind 2024/begin 2025 de verplichting ontstaat voor actieve openbaarmaking. Onderzocht wordt of de aanvullende activiteiten vanuit het project Samen digitaal transparant worden opgepakt, of een aparte projectopdracht nodig is. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? We richten de informatievoorziening voor de moderne digitale werkplek in. Op gefaseerde wijze vinden vervolgens de eerste data-migraties plaats.

Het opschonen van de netwerkschijven zetten we voort. Daarnaast staan het opleiden en meenemen van medewerkers centraal. Aan het einde van het jaar is de moderne werkplek klaar om gefaseerd in gebruik genomen te worden. 1.3.10 Grip op geld Welke ontwikkelingen komen op ons af? Het programma Grip op Geld is een intern programma en de voortgang is mede afhankelijk van met name het programma Organisatieontwikkeling. Hierin worden de nieuwe sturingslijnen neergezet en uitgerold. Sommige onderdelen van Grip op Geld, zoals het deelproject “Versterking financieel opdrachtnemer – opdrachtgeverschap" sluiten aan op deze uitkomsten. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Het doel van het programma is het versterken van de financiële sturing en beheersing door het herijken van een aantal belangrijke financiële processen, zoals inkoop, budgetbeheer en beheer van personeelskosten. In 2025 schrijven we de werkprocessen uit, waar nodig passen we deze aan en voeren we ze in. Medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt en wie, waarvan eigenaar is. Het programma richt zich in het bijzonder op het oplossen van de aanbevelingen in de managementletter 2024. De verplichtingenadministratie is geïmplementeerd en operationeel.

12

1.3.11 Inkoop Welke ontwikkelingen komen op ons af? Nederlandse overheden hebben samen een enorme koopkracht. Door met inkoop te sturen op maatschappelijke doelen kunnen we een grote impact maken op de markt. Het Rijk heeft hierover ook beleid opgesteld “Nationaal plan Maatschappelijk Verantwoord inkopen. Dit is ook vertaald in het inkoopbeleid van HLTsamen. In het programma duurzaamheid is een medewerker aan de slag met het verduurzamen van het inkoopproces. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? De inkoopfunctie heeft de volle aandacht binnen het organisatie ontwikkeltraject. De implementatie van een meer professionele (maatschappelijk verantwoorde) inkoop loopt. De organisatie moet meer begeleid worden bij het uitvoeren van het inkoopbeleid. Daarbij is verbinding noodzakelijk tussen de decentrale inkoopfunctie (inkoopverantwoordelijke), het inkoopbeleid, de verschillende primaire beleidsdoelen waarvoor inkoop als instrument wordt gehanteerd en de Verbijzonderde Interne Controle. 1.3.12 Rechtmatigheid en Control Welke ontwikkelingen komen op ons af? De context waarin gemeenten moeten werken als het gaat om de systeemwereld van wet- en regelgeving is complex en ingrijpend. De opgave om daar in de bedrijfsvoering op te zijn ingericht wordt steeds groter.

De basis op orde is daarmee een continue opgave geworden aangezien die basis niet stilstaat maar de lat steeds hoger wordt gelegd. Naast de toenemende eisen op het vlak van informatie (privacy, informatiebeveiliging, wet open overheid en de nieuwe archiefwet) nemen de eisen toe op het vlak van financiën en (externe) verslaggeving. Denk aan fiscaliteit, (volwassenheid van de) rechtmatigheidsverantwoording en duurzaamheid. Niet de accountant maar de colleges en de HLTsamen-directie verantwoorden met ingang van het jaar 2023 dat uitgaven financieel rechtmatig hebben plaatsgevonden met een rechtmatigheidsverklaring. Mede vanuit het programma Grip op Geld is de basis gelegd om de rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen. Het onderwerp rechtmatigheid is op de kaart gezet, er is gefaciliteerd bij de inrichting en de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening 2023. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Voor 2025 is het voornemen de verbijzonderde interne controle door te ontwikkelen van een gegevensgerichte controle naar een procesgerichte controle en in de toekomst misschien zelfs naar een systeemgerichte controle. Het Programma Grip op Geld zet in op deze opgave. Vooral door de stap naar procesgerichte controle kan de VIC-capaciteit6 zich richten op verbetering van de interne beheersing.

Daarnaast hebben we de ambitie om door te groeien naar het kunnen afleggen van een In control Statement (zie figuur hieronder). Hiervoor zijn in 2024 een aantal uren vanuit bedrijfsvoering voor HR-control, JZ-control en I-control geplaatst bij Audit en control. Niet als functie, maar wel als rol bij een bestaande functie.

Verbijzonderde Interne Controle is de toetsing van de betrouwbaarheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) handelingen. 6

13

Duurzaamheid Welke ontwikkelingen komen op ons af? De maatschappij verlangt steeds sterker van gemeenten dat (financiële) opgaven worden gerealiseerd in balans met sociale belangen en het milieu. In antwoord hierop heeft de EU de Green Deal vastgesteld, die de regio duurzaam moet maken op basis van vijf milieuthema’s (klimaat, vervuiling, water, biodiversiteit en circulariteit). De EU heeft al richtlijnen voor verslaggeving vastgesteld, de zogenoemde Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Uit deze richtlijn zijn de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) voortgekomen. De standaarden bieden handvatten voor hoe een organisatie zich op het gebied van milieu (Environment), mens (Social) en bestuur (Governance) kan verantwoorden. Ook vormt het de kapstok om duurzaamheid een integraal onderdeel te maken van de opgaven en biedt het een afwegingskader voor bestuurders en organisatie bij het maken van strategische keuzes waarbij bepaalde duurzaamheidsontwikkelingen (zoals klimaatverandering) risico’s kunnen vormen. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? Momenteel zijn gemeenten nog niet verplicht zich hierover te verantwoorden maar de verwachting is dat dit wel gaat komen. Onbekend is wanneer. Voor 2025 wordt de ontwikkeling hierin gevolgd.

1.3.13 Communicatie en Participatie Welke ontwikkelingen komen op ons af? Communicatie die verbindt De overheid wil in de huidige tijd waarin tegenstellingen worden uitvergroot een meer verbindende rol op zich nemen en de brug slaan tussen overheid, media en samenleving. Een meer verbonden samenleving kan ontstaan als de overheid zelf oog heeft voor de verschillen en zich actief inzet om verbinding mogelijk te maken. Met communicatie kunnen we daar een verschil in maken door meer transparant te zijn. En door meer samen te werken binnen onze netwerken en met ketenpartners om contact te maken met onze inwoners, bedrijven en verenigingen. Daarvoor is het nodig dat we op zoek gaan naar wat ons bindt. Waarin lijken we op elkaar? Wat vinden we allemáál belangrijk? Om in onze communicatie daarop aan te sluiten met wat we doen. Dit vraagt iets van iedere ambtenaar en bestuurder. Het vraagt om samenspel tussen bestuurders en organisatie als het gaat om het maken en nakomen van afspraken op het gebied van communicatie en participatie. Ook vraagt het om regelmatige (bij)scholing van (nieuwe) medewerkers. Vraag om onderzoek De aanpak ‘Communiceren met focus’ heeft geleid tot een groeiende vraag naar onderzoek (analyse) naar waar en hoe je met communicatie echt het verschil kunt maken. Dit vergroot het succes van communicatie en draagt bij aan het effectief inzetten van uren en middelen.

Nieuwe technologieën Ook nieuwe technologieën veranderen onze communicatie. Sociale media leken de weg om als overheid in contact te komen met veel meer en ook andere mensen. Inmiddels is duidelijk dat hieraan ook nadelen zijn verbonden. Nieuwe technologieën zoals artificial intelligence (AI) en ‘deep fake’ brengen kansen, maar zeker ook risico’s. Beiden worden al volop onderzocht door de Rijksoverheid en de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten), want ze hebben zonder twijfel gevolgen voor ons werk. Wij volgen de ontwikkelingen op de voet. Begrijpelijke taal Het vertrouwen in de overheid staat zoals gezegd steeds meer onder druk. Begrijpelijke overheidscommunicatie draagt bij aan het terugwinnen van dat vertrouwen. Door begrijpelijk te communiceren geven wij iedere inwoner de kans om gebruik te maken van voorzieningen, informatie en dienstverlening van de overheid. Daarom is het nodig dat we werk maken van begrijpelijke taal. Er is een extra impuls nodig om iedere ambtenaar ervan te doordringen hoe belangrijk dit is. Ook moeten we investeren in de vaardigheden. Actuele en toegankelijke informatie Het actief en toegankelijk openbaar bekendmaken van overheidsinformatie is een van de kerntaken van overheidscommunicatie. De gemeenten maken hiervoor gebruik van verschillende kanalen met de website als belangrijkste basis.

In het kader van de WOO (Wet open overheid) en wetgeving op het gebied van digitale toegankelijkheid (European Accessibility Act) worden hieraan nieuwe eisen gesteld. Daarnaast is het zo dat de huidige websites geactualiseerd moeten worden. In 2025 loopt het contract met de huidige leverancier af waardoor er een inkooptraject gestart wordt.

14

Werving en selectie De organisatie heeft zich de afgelopen tijd goed ontwikkeld op het vlak van werving en selectie. We zien dat er sindsdien ook vaker een beroep wordt gedaan op ondersteuning vanuit het team communicatie op het gebied van corporate communicatie. En om hulp op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie. Participatie De besturen hebben grote wensen en plannen als het gaat om participatie. Meer samendoen met de samenleving vraagt om nieuwe vaardigheden en een andere houding van medewerkers. Participeren met de samenleving betekent dat medewerkers actief betrokken zijn bij inwoners, bedrijven, organisaties en verenigingen en dat zij weten wat er leeft. We zien een groeiende vraag om advies en instrumenten. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? We willen een begrijpelijke overheid zijn die in verbinding is met de samenleving. In 2025 investeren we daarom in: • Methoden en technieken op het gebied van communicatie en participatie die overheid, inwoners en media verbindt. • Verbeteren van omgevingsanalyses en datagedreven werken (analyse kanalen) • Volgen van ontwikkelingen en onderzoek naar de mogelijkheden en kansen die AI ons kan bieden. • Vaardigheden van ambtenaren als het gaat om begrijpelijke taal en verbindende communicatie. • Arbeidsmarktcommunicatie. • Actuele en toegankelijke websites.

• Vaardigheden en instrumenten voor participatie met de samenleving. • Trainingen omgevingsgericht werken en participatie. • Monitoren van de effecten van communicatie en participatie.

1.4 Crisisopvang Welke ontwikkelingen komen op ons af? Nu het conflict in Oekraïne voortduurt zet de Rijksoverheid in op het bevorderen van de zelfredzaamheid en participatie van ontheemden Oekraïne in de Nederlandse samenleving. Dit verlicht de huidige druk op maatschappelijke voorzieningen en draagt bij aan het draagvlak voor de opvang van deze groep. Dit betekent onder meer dat ontheemden zullen gaan bijdragen aan hun opvang wanneer ze daar genoeg inkomen voor hebben. Uitgangspunt van de HLT-gemeenten is dat we aan ontheemden uit Oekraïne duurzame – crisis opvang op locaties bieden zolang dit nodig is. Het zorgt voor meer stabiliteit voor de Oekraïense ontheemden, de omwonenden en de gemeentelijke organisatie. Hierbij wordt nauw samengewerkt met de regiogemeenten. De opvangregeling voor de ontheemden geldt vooralsnog tot maart 2025 (Europees beleid). Een vorm van verlenging van de regeling is aannemelijk. In de exploitatie van de opvanglocaties wordt rekening gehouden met de vergoeding vanuit de Rijksoverheid. Kosten gemaakt voor de realisatie van opvanglocaties worden verhaald op de Rijksoverheid onder de zogenaamde ‘transitiekosten’. Investeringen die buiten de scope van de transitiekosten vallen (meerkosten) worden uit de exploitatie gedekt.

De kosten die HLT-samen maakt worden naar rato van het aantal opvangplekken verdeeld over Hillegom, Lisse en Teylingen en daarmee volledig ten laste gebracht van de opvangregeling voor de ontheemden. De Spreidingswet verdeelt het aantal op te vangen asielzoekers over de gemeenten in Nederland. Deze verdeling volgt uit de capaciteitsraming van het ministerie van Justitie en Veiligheid. De verwachte landelijke behoefte aan opvangplaatsen, als mede de verdeling over de verschillende gemeenten in Nederland, in de jaren 2025 en 2026, is door het ministerie berekend. Voor de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen betekent dit een extra inspanning van het opvangen van vluchtelingen naast de ontheemden uit Oekraïne. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2025? De opvang van ontheemden Oekraïne zal naar verwachting voor een langere periode nodig zijn.

15

Invulling van de opgave uit in het kader van de Spreidingswet dient plaats te vinden middels duurzame opvangplekken. Een duurzame opvangplek is voor minimaal 5 jaar beschikbaar. Door bovenstaande ontwikkelingen gaat de huidige crisisorganisatie in 2025 toe naar een beheerorganisatie. De opvang van zowel ontheemden als asielzoekers wordt duurzaam georganiseerd. Ook als de opvangregeling ontheemden niet zal worden verlengd is het niet ondenkbaar dat een groot aantal ontheemden een asielaanvraag zullen indienen. Zowel voor gemeenten als het Rijk zal dit een flinke uitdaging voor toelating, opvang en terugkeer met zich meebrengen. Volgens de Spreidingswet zullen asielzoekerscentra in 2025 moeten zijn gerealiseerd. In 2025 zal uitvoeringen voor Hillegom, Lisse en Teylingen worden gegeven. We sturen aan op meer zelfredzaamheid. Onze insteek is dat we de ondersteuning door sociaal werkers kunnen afbouwen. We onderzoeken vervolgens of we het aantal coördinatoren en de inzet van bewaking kunnen afschalen.

1.5 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Het vierde onderdeel van het programmaplan betreft de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien. Algemene dekkingsmiddelen Algemene dekkingsmiddelen zijn baten en lasten die niet specifiek aan een programma zijn toe te rekenen. Dit betreft bijvoorbeeld de algemene uitkering en niet-gebonden belastingen. In deze jaarstukken zijn geen algemene dekkingsmiddelen van toepassing. Onvoorzien De regelgeving schrijft voor dat in de begroting een onvoorzien bedrag is opgenomen. In de financiële verordening is vastgelegd dat in de begroting een post onvoorzien wordt opgenomen van € 25.000 als de begrotingsruimte dit toelaat.

1.5.1 Indicatoren De beleidsindicatoren zijn verplicht voorgeschreven gegevens die een trend kunnen signaleren. Deze gegevens worden voornamelijk vanuit externe bronnen verkregen. Deze informatie is ook beschikbaar op www.waarstaatjegemeente.nl. Voor de HLT organisatie zijn de meeste beleidsindicatoren niet van toepassing, uitgezonderd van de indicatoren die onder het taakveld bestuur thuis horen.

Indicator

Eenheid

Formatie Bezetting Externe inhuur

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen Kosten per inwoner % van de totale lasten

Apparaatskosten Overhead *

Realisatie 2023 5,1 5,1

Begroting 2024 5,3 4,9

Begroting 2025 5,5 5,1

18,95%

0,00%

0,00%

€

666,71 € 599,83 € 675,32 54,83% 55,00% 55,00%

Bron * * * * *

Eigen gegevens

Toelichting indicator Formatie Het gaat hier om de begrote formatie in fulltime eenheden van het ambtelijk apparaat van de organisatie op peildatum 1 januari. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan, dus niet de werkelijke bezetting. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan (vacature). Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Toelichting indicator Bezetting Het gaat hier om het werkelijke aantal fte dat werkzaam is, dus niet om de toegestane formatieve omvang uit het formatieplan. Terugkijkend op een begrotingsjaar wordt de werkelijke bezetting

16

berekend. Conform de definitie van Vensters voor Bedrijfsvoering is de gemiddelde bezetting in dat begrotingsjaar berekend door het gemiddelde te nemen van de werkelijke bezetting op 1 januari en op 31 december. Toelichting indicator Externe inhuur Onder externe inhuur wordt verstaan: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een opdrachtgever die bij de organisatie in dienst is i) door een private organisatie met winstoogmerk ii) die tegen betaling personele capaciteit en deskundigheid inzet, iii) zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de ingezette personen. Toelichting indicator Apparaatskosten Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. Toelichting indicator Overhead De overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

17

1.6 Paragrafen 1.6.1 Verplichte paragrafen niet voor HLTsamen Onderstaande verplichte paragrafen zijn niet van toepassing op de HLTsamen-organisatie. • • • •

Paragraaf lokale heffingen; Paragraaf Kapitaalgoederen; Paragraaf grondbeleid; Paragraaf verbonden partijen.

1.6.2 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf schept inzicht in de actuele risico’s en de wijze waarop deze risico’s opgevangen kunnen worden. De grondslag van deze paragraaf is vastgelegd in artikel 11 van het BBV. Inleiding en achtergrond HLTsamen omschrijft een risico als een onzekere gebeurtenis die effect heeft op het kunnen behalen van een doelstelling. Een risico onderscheidt zich van een probleem omdat een probleem een zekerheid is. Risico’s kunnen zowel intern als extern zijn. Door te sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is HLTsamen beter in staat om haar doelen te verwezenlijken met de beschikbare middelen. Bij het aangaan van risico’s worden onderstaande vier vragen in acht genomen: • Wat willen wij bereiken? • Wat is daarbij onzeker (voor wie)? • Wat gaan wij doen (voor wie)? • Hoeveel risico is aanvaardbaar*? *Ten aanzien van de hoeveelheid aanvaardbaar risico is het voorlopige uitgangspunt gekozen dat de (netto) kans maal (netto) impact van de risico’s totaal niet groter mogen zijn dan 5% van het exploitatiebudget tenzij hier een door het bestuur goedgekeurde onderbouwing aan ten grondslag ligt. Het uitgangspunt zal formeel worden vastgesteld wanneer er voldoende ervaring is opgedaan met de herziene methodiek van risicoberekening. Het beperken van risico’s is geen doel op zich.

Risico’s zullen altijd bestaan en zijn nooit volledig te vermijden en/of te beheersen. Oftewel bij het invulling geven aan haar maatschappelijke missie zal de HLTsamen organisatie altijd een bepaalde mate van risico lopen. De kern van bovengenoemde vragen is om bewust te zijn over de risico’s en een gedegen afweging te maken tussen effectiviteit en efficiency in het omgaan met die risico’s. Het sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is een ontwikkeling binnen HLTsamen die zich de komende jaren verder zal vertalen. De nadruk ligt op het inventariseren en beheren van de strategische risico’s in de doelstellingen van HLTsamen. Hierbij wordt gekeken naar de netto risico’s. Dit zijn de risico’s na het inrichten van de beheersmaatregelen. In de komende jaren zal een grotere nadruk worden gelegd op risicobewustzijn en governance risico’s. Omvang Risico De omvang van het risico is berekend door voor de onderdelen beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering van HLTsamen inzichtelijk te maken wat de belangrijkste risico’s (zie inleiding en achtergrond) zijn, hoe groot de kans wordt ingeschat dat het risico zich door de jaren heen zal voordoen en hoe groot de impact (in euro) naar inschatting zal zijn wanneer dit plaatsvindt. De kans maal de impact vormt het risicobedrag dat HLTsamen opneemt in haar begroting.

Bij het inschatten van kans en impact wordt rekening gehouden met de beheersmaatregelen die zijn getroffen (of worden getroffen) om het risico en/of de impact te verkleinen. Op deze manier wordt het netto risicobedrag berekend.

18

De risico’s zijn geïnventariseerd en geactualiseerd door de managers die sturen op de beheersing van het risico en de daarmee verbonden doelstellingen. Bij het inschatten van kans en impact hebben zij gebruik gemaakt van een standaard tabel voor kans en impact. Op basis van bovengenoemde risico-inventarisatie is gebleken dat de omvang van het netto risico van HLTsamen afgerond € 2.413.500 bedraagt. Omvang risico HLTsamen 1 januari 2025 Risicobedrag % risico i.r.t. omvang Begroting 2025

€ 2.413.750 =4,2%

Omvang incidentele weerstandscapaciteit HLTsamen HLTsamen heeft geen incidentele weerstandscapaciteit, omdat HLTsamen geen algemene reserve en geen stille reserves heeft. Het risicobedrag € 2.413.750 zal naar rato (verdeelsleutel) worden toegevoegd aan de omvang van het risico van Hillegom, Lisse en Teylingen. Score 1. laag 2. gemiddeld 3. hoog

Risicokans 0% - 25% 25% - 75% 75% - 100%

Gemiddelde risicokans 12,50% 50% 87,50%

Onderdeel

Beschrijving risico

Beleid

De invoering van de omgevingswet per 1 januari 2024 heeft effect op organisatie. Risico is dat het transitiebudget van het Rijk voor de invoering van de maatregelen na ingangsdatum te laag blijkt. Daarnaast is het risico dat er extra structurele middelen nodig zijn voor de uitvoering van deze taak. Relatief hoog ziekteverzuim maakt het noodzakelijk personeel te vervangen. Daarnaast maakt de huidige krappe arbeidsmarkt het moeilijk om vacatures te kunnen invullen. Dit kan resulteren in hoge kosten inhuur, bijstellen /vertragen plannen en vermindering van kwaliteit van producten en diensten. Rechtmatigheid. De context voor gemeenten als het gaat om de systeemwereld van wet- en regelgeving wordt steeds complexer en ingrijpender. De opgave om daar op ingericht te zijn wordt steeds groter. De colleges en het HLTsamen bestuur moeten de rechtmatigheidsverklaring afleggen. Op basis van het huidige ambitieniveau als het gaat om

Bedrijfsvoering

19

Maximaal risico incidenteel € 180.000 (2fte)

Kans

%

Gemiddeld 50%

Financieel risico € 90.000

Structureel € 360.000 (4 fte)

Gemiddeld 50%

€ 180.000

€1.100.000

Hoog

87,5%

€ 962.500

€ 90.000 (1fte)

hoog

87,5%

€

78.750

rapporteringsgrenzen en controle toleranties wordt het een flinke opgave om als organisatie voldoende op niveau te komen. Het risico bestaat dat we extra moeten inhuren om de wettelijke eisen waar te maken. Inkoop. HLTsamen loopt momenteel risico op aanbestedingstrajecten voor materiële aankopen (anders dan inhuur). Dit geeft risico’s in de rechtmatigheid van aanbestedingstrajecten. Dit leidt tot extra kosten juridisch en accountant Incidenten ICT, Informatieveiligheid en Privacy. Dit kan resulteren in continuïteitsproblemen, boetes en reputatieschade. Bedrag is gebaseerd op gemiddelde van eerdere hacks bij gemeenten.

€ 60.000

hoog

€ 2.100.000 gemiddeld

87,5%

€

52.500

50%

€1.050.000

Totaal: € 2.413.750 Schuldpositie en solvabiliteit Het BBV schrijft een aantal kengetallen voor ter opname in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicomanagement. Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldpositie gecorr. voor verstr. leningen Solvabiliteit Structurele exploitatieruimte

Rekening 2023 4,39%

Begroting 2024 5,58%

Begroting 2025 4,93%

Begroting 2026 5,01%

Begroting 2027 4,40%

Begroting 2028 6,31%

4,39% 9,76% -0,15%

5,58% 4,25% 0,00%

4,93% 4,97% 0,00%

5,01% 4,95% 0,00%

4,40% 5,14% 0,00%

6,31% 4,62% 0,00%

Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Overigens hanteert de VNG een signaalwaarde van 100%, waarboven waakzaamheid is geboden. Een netto schuldquote van hoger dan 130% is een indicatie voor een te hoge schuld. Netto schuldquote Vaste schulden Netto vlottende schuld Overlopende passiva Fin. activa (uitsluitend art. 36, d, e, f)* Uitzettingen < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa Totaal Totale baten, excl. mutaties reserves Netto schuldquote (netto schuld/baten)

Rekening 2023 0 7.553 527 0 720 139 4.752 2.469 56.239 4,39%

20

Begroting 2024 0 10.577 500 0 1.040 250 7.000 2.787 49.947 5,58%

Begroting 2025 0 8.606 500 0 1.040 250 5.000 2.816 57.119 4,93%

Begroting 2026 0 8.643 500 0 1.040 250 5.000 2.853 56.965 5,01%

Bedragen x € 1.000 Begroting Begroting 2027 2028 0 0 8.282 9.378 500 500 0 0 1.040 1.040 250 260 5.000 5.000 2.492 3.578 56.662 56.662 4,40% 6,31%

* Betreft art. 36 BBV d. uitzettingen in ’s Rijksschatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel inals exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Op die manier wordt duidelijk in beeld gebracht wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. De wijze waarop de netto schuldquote gecorrigeerd voor de doorgeleende gelden wordt berekend is gelijk aan de netto schuldquote, met dien verstande dat bij de financiële activa ook alle verstrekte leningen worden opgenomen. HLTsamen heeft geen doorgeleende leningen. Bedragen x € 1.000 Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Vaste schulden Netto vlottende schuld Overlopende passiva Fin. activa (uitsluitend art. 36, b,c,d,e,f)* Uitzettingen < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa Totaal Totale baten, excl. mutaties reserves Netto schuldquote (netto schuld/baten)