1. Notitie t.b.v. bestuur HLTsamen en gemeenteraden omtrent geactualiseerde begroting.pdf

Notitie t.b.v. bestuur HLTsamen en gemeenteraden omtrent geactualiseerde begroting Geacht bestuur,

Het jaar 2020 was een jaar met veel onverwachte wendingen. Dat heeft zijn neerslag in de jaarrekening 2020 gehad. Overall was het beeld dat ondanks de drukte HLT er goed in is geslaagd om de beïnvloedbare kosten beheersbaar te houden. In het verlengde van 2020 verwachten wij dat er op de begroting van HLTsamen 2021 een behoorlijke druk zal ontstaan. Druk die wordt veroorzaakt door een tweetal grote bewegingen waarvan we nog niet goed zicht hebben op de daadwerkelijke effecten. Het betreft de kosten en effecten die voortvloeien uit Corona en de opgave die we hebben te gaan bij de implementatie van de omgevingswet. Daarnaast blijven de ambities van de gemeenten onverminderd groot en vragen ook zijn tol van de personele inzet. Via deze brief willen wij u graag informeren over de gevolgen van een aantal posten die jaarlijks binnen de HLTsamen begroting worden afgerekend op werkelijke kosten. Het betreft hier onder andere de afwikkeling van de areaal budgetten en de personeelskosten. Budgetten In de brief aan uw bestuur van 9 januari 2020 hebben we aangekondigd meer te willen sturen op uitputting van de budgetten. In eerdere jaren bleef te vaak geld over dat ingezet had kunnen worden.

Bij de jaarrekening 2020 heeft het jaar met Corona en de sturing op uitputting van budgetten ertoe geleid dat voor het eerst sinds het bestaan van HLT er een lichte overschrijding op het jaarresultaat was. Voor 2021 is onze inschatting dat we in de uitvoering en de beweging die in deze brief wordt geduid, de trend zoals in 2020 is ingezet zich in 2021 continueert. De directie erkent het belang van sturen op budget. Met de huidige ontwikkelingen is het niet altijd mogelijk om budget sturing leidend te laten zijn. De extra inzet als gevolg van Corona en de ontwikkelingen rondom de omgevingswet zijn de hoofddragers van de paradox die ontstaat tussen de uitvoering van taken en budgetsturing. Daarnaast zien we een aantal risico’s op ons afkomen, waarvan we de omvang onvoldoende kunnen inschatten. Corona Corona vraagt veel van de organisatie. In de bestuursrapportage HLT 2020 hebben wij een vooraankondiging gedaan op de ontwikkeling van de kosten Corona voor zover deze communicatie en handhaving raken. In de bestuursrapportage HLT 2020 is voor het boekjaar 2021 aangekondigd dat de inschatting is dat 180k communicatie en 235k voor handhaving; tot 1 juli benodigd is. Wanneer we naar de praktijk kijken is de constatering dat de raming niet toereikend is. Naast handhaving worden ook kosten gemaakt voor o.a. projectleiding en ondersteuning op Corona van het project.

Alleen op deze wijze kunnen we de crisisorganisatie 24/7 in werking houden. De periode waarin we aandacht moeten geven aan Corona is niet begrensd. Dit maakt dat de duur en doorlooptijd en daarmee het te ramen budget onvoorspelbaar is. Wanneer verplichtingen worden aangegaan worden deze besproken in het BOC en periodiek gerapporteerd1. In de rapportage worden eveneens de bijdragen die gemeenten ontvangen voor de uitvoering van Corona taken betrokken. Omgevingswet HLTsamen implementeert voor de drie gemeenten de omgevingswet. Voor het implementeren wordt uitgegaan van de routekaart van de VNG. Voor 2021 is een separate becijfering gemaakt van wat nodig is om in 2022 aan de wettelijke eisen te voldoen. Dat vraagt een inzet van 9.150 uur, waarmee een bedrag van ca. 800k gemoeid is. Een deel van de middelen is voorzien in het investeringsprogramma. Het karakter van de werkzaamheden vraagt een andere benadering. Daarvoor stellen wij een zogenaamde kasschuif voor. Dat betekent dat de geraamde gemeentelijke bijdragen naar voren worden gehaald. Dat betekent effectief een extra incidenteel beslag op de middelen van 360k. Daarnaast loopt de discussie met Rijk nog over vergoeding voor gemeenten

voor de implementatie en structurele kosten van de omgevingswet. 1

Coronamonitor

Risico’s Personeelsbudget Eind september 2019 is de laatste CAO Gemeenten definitief vastgesteld. De looptijd van de CAO is tot 1 januari 2021. Het brutosalaris stijgt tot einde 2020 stapsgewijs met 6,25%. Deze doorwerking krijgt in 2021 nog een aanzienlijk structureel effect en legt voor een groot gedeelte een beslag op de loonindex welke is geraamd voor 2021. Wanneer in 2021 een nieuwe CAO wordt vastgesteld kan deze leiden tot salarisverhoging waardoor de huidige bijdragen van de gemeenten ontoereikend zijn om de uitwerking van de CAO op te vangen. (Financieel risico) Moeilijk vervulbare functies Het afgelopen jaar is gebleken dat bij sommige teams het structureel invullen van een aantal posities moeilijk is. Deze posities worden veelal in de tijdelijkheid ingevuld. Ook is op te merken dat de mobiliteit en daarmee de kans op het opvullen van vacatures is afgenomen. Dit legt een druk op de begroting van HLTsamen en op het goed uitvoeren van haar taken. (Financieel en operationeel risico) Meerjaren investeringsplan Het Meerjaren Investerings Plan is in ontwikkeling. Zeker op het gebied van informatievoorziening. Er is een aantal ontwikkelingen te beschrijven die zijn weerslag op de investeringsplanning heeft. Een voorbeeld van deze ontwikkeling is dat er in toenemende mate software via een zogenaamde Saas2 oplossing wordt afgenomen dan aangekocht.

Hierdoor vindt er een verschuiving van lasten van investeren naar exploitatie plaats. Daarnaast geldt dat ook informatie veiligheid een belangrijker onderwerp is op de investeringsagenda van gemeenten. (Financieel risico) Demarcatielijst Rondom de demarcatielijst ontstaan na een aantal jaren HLTsamen vragen over de duiding van uitgaven en investeringen die gedaan moeten worden. Er wordt een relatie gemaakt tussen de budgetten die zijn overgekomen naar HLTsamen en de aanschaffingen/investeringen die daarvoor gedaan worden. Komen de lasten voor rekening van HLTsamen of de gemeenten? Een nadere duiding van de toerekening van kosten zal in 2021 plaatsvinden. De effecten die hieruit naar voren komen worden in 2021 becijferd. (Financieel risico) Verschuiving van budget Tegelijk is er een tweetal taken die worden uitgevoerd binnen HLTsamen. Dit betreft taken waarvoor dekking bij de gemeenten is. De dekking en uitvoering worden in balans gebracht binnen de begroting van HLTsamen. Het betreft hier de volgende taken: Toezichthouder leidingen3 Voor kabels en leidingen, het toezicht daarop, werd bij de start van HLTsamen op projectbasis deze taak met tijdelijke inzet vervuld en ingehuurd. Het volume van de werkzaamheden rechtvaardigt het structureel beleggen van deze taak. De voordelen daarvan zijn dat er efficiënter en effectiever invulling kan worden gegeven aan deze taak.

De kosten van deze taak worden opgevangen binnen de leges die gelden voor kabels en leidingen. De kosten voor de toezichthouder bedragen 87k (inclusief overhead) Vastgoed4 Bij de fusie van HLTsamen samen zijn de drie gemeentelijke vastgoedportefeuilles samengevoegd. Waar de gebouwen vroeger binnen de afdelingen werden beheerd, vraagt een grotere portefeuille ook een meer professionele aanpak. Hierover is door een specialistisch bureau geadviseerd en een routekaart uiteengezet. De doorontwikkeling van vastgoed en de professionalisering daarvan vergen een aanvullende bijdrage van 175k structureel vanaf 2021. Daarnaast is een eenmalig bedrag nodig van 65k in 2021. De structurele dekking wordt opgevangen binnen de budgetten voor gebouwenbeheer bij de gemeentelijke begrotingen. 2

Software as a service, de applicatie draait op de server van de leverancier en deze leverancier zorgt ervoor dat applicatie beschikbaar blijft. 3 Middelen aanwezig in huidige begroting gemeenten, geen extra claim 4 Middelen aanwezig in huidige begroting gemeenten, geen extra claim

Conclusie De bovenstaande signalen zullen ertoe leiden dat de bijdragen voor de gemeenten worden verhoogd. Voor een deel zullen hier middelen tegenoverstaan die bijvoorbeeld voortvloeien uit de compensatiepakketten Corona. Een deel van de verhoging wordt veroorzaakt door ambities. De bovenstaande ontwikkelingen geven het volgende financiële overzicht Extra last gemeenten omgevingswet Totaal extra last

2021 360 360

2022

2023

2024

2025

Aanwezig in begroting gemeenten Omgevingswet kasschuif vastgoed ontwikkeling toezichthouder leidingen Totaal

2021

2022

2023

2024

2025

275

-75

-75

-75

-50

240 87 602

175 87 187

175 87 187

175 87 187

175 87 212

Risico’s Ontwikkeling personeelsbudget Moeilijk vervulbare functies Meerjaren investeringsplan Demarcatielijst Totaal

2021 PM PM PM PM

1. In te stemmen met toekenning van extra incidentele middelen omgevingswet € 360K voor resp. a. Hillegom € 87K b. Lisse € 101K c. Teylingen € 172K 2. In te stemmen met de toekenning van de reeds aanwezige middelen in de gemeentelijke begrotingen ter dekking t.b.v. omgevingswet, vastgoed ontwikkeling en toezichthouder leidingen. 3. De hiervoor benodigde (technische) begrotingswijzigingen te accorderen. Met vriendelijke groet, namens het directieteam van HLTsamen Constance, Jeroen en Boudewijn