1. Eindrapport Meldingen openbare ruimte.pdf
Tekst van het document
Ook wordt de suggestie gedaan om een digitaal dashboard te ontwikkelen en beschikbaar te stellen, zodat raadsleden zich op elk gewenst moment kunnen informeren over de stand van zaken. In beide gemeenten wordt door de raadsleden gesteld dat er geen informatie beschikbaar is over de beoordeling door melders van de afhandeling van de meldingen. Dit wordt als een tekortkoming ervaren. Uit de bijeenkomst wordt door de aanwezige raadsleden in zowel Hillegom als in Lisse geconcludeerd, dat zij onvoldoende in staat zijn om invulling te geven aan zowel hun kaderstellende als controlerende verantwoordelijkheden als het gaat om de MOR-en.
pagina 26/30
23 januari 2024
Rapportage Rekenkamer Hillegom Lisse Meldingen Openbare Ruimte
Bijlage A
Deelnemers Raadsbijeenkomsten 24-5-2023
Ambers Evers, Bevolkingsbelangen Hillegom
Hillegom
Joop van Duffelen, Bevolkingsbelangen Hillegom
Hillegom
Robbert Jansen, Bloeiend Hillegom
Hillegom
Ria Heemskerk, Bloeiend Hillegom
Hillegom
Mike Roelofs, BBH
Hillegom
Boelo Meijer, GroenLinks
Hillegom
Cobi van der Wiel, VVD
Lisse
Gerrit Meiland, CDA
Lisse
Bas de Weijert, PvdA/GroenLinks
Lisse
Gabrielle Eekhout, D66
Lisse
Vincent Scheurwater, SGP/ChristenUnie
Lisse
Cor de Groot, Nieuw Lisse
Lisse
John de Bruin, Nieuw Lisse
Lisse
pagina 27/30
23 januari 2024
Rapportage Rekenkamer Hillegom Lisse Meldingen Openbare Ruimte
Bijlage B
Normenkader
Onderzoeksvraag
Norm
Is de afhandeling van de MORen vastgelegd in een beleidsnota, vastgesteld door college of raad
▪
▪
▪
▪
Worden de MOR-en geregistreerd en hoe worden resultaten gemonitord?
▪
▪
▪
Via welke kanalen kunnen inwoners een MOR doen?
▪
▪ ▪
pagina 28/30
23 januari 2024
Stoplichtrapportage
Er is een beleidsnotitie, vastgesteld door college of raad. In deze beleidsnotitie of achterliggende documenten zijn KPI's ten aanzien van de MORen opgenomen Er is een procesbeschrijving voor de MOR-en en meldingen worden volgens deze procesbeschrijving afgehandeld. Hierdoor is er sprake van een gecontroleerd proces. Het werkproces van de MORen wordt ondersteund door het digitale systeem Fixi. De gemeente heeft een registratiesysteem voor de MOR-en. In dit systeem wordt op basis van de KPI's bijgehouden hoe de MOR-en worden afgehandeld Er wordt volgens de Plan Do Check Act (PDCA) cyclus gewerkt aan een constante verbetering van de afhandeling van de MOR-en. De burgers kunnen via verschillende kanalen (balie, telefoon, website en app) een MOR doen. De gemeenten beschikken over een kanalenstrategie. De kanalen zijn toegankelijk voor alle inwoners.
Rapportage Rekenkamer Hillegom Lisse Meldingen Openbare Ruimte
▪
Hoe is de registratie en afhandeling geregeld?
▪
▪
▪
De meldingen worden geregistreerd in voor de melder begrijpelijke categorieën. Melders worden op de hoogte gehouden van de status en de afhandeling van hun melding. De gemeenten hebben inzicht in de ontwikkeling van de aard van de meldingen, het aantal meldingen en de afhandelingssnelheid ervan. Gemeenten analyseren de beschikbare data ten aanzien van de MOR-en om meldingen in de toekomst te voorkomen.
Hoe zijn de gemeenteraden betrokken?
▪
De gemeenteraden worden periodiek geïnformeerd over de beleidsontwikkeling en uitvoering van de MOR-en.
Hoe presteren Hillegom en Lisse in relatie tot andere gemeenten?
▪
Het beleid en de uitvoering ervan wordt afgezet tegen de deelnemende gemeenten in het DoeMee onderzoek van 2020. In de benchmark wordt een vergelijking gemaakt op de hoofdthema’s registratie, klanttevredenheid, innovaties en rapportages.
▪
pagina 29/30
23 januari 2024
Hillegom en Lisse hebben een begin gemaakt met datagedreven werken om meldingen in de toekomst te voorkomen.
Over dit deel van het normenkader valt niet met en ‘stoplicht’ te rapporteren. Het tweede hoofdstuk van dit onderzoek bevat de benchmark.
Rapportage Rekenkamer Hillegom Lisse Meldingen Openbare Ruimte
Bijlage C
Bestudeerde documentatie
#
Documentnaam
Datum
1.
Fixi-meldingen
22-02-2022
2.
HLTsamen – Opdracht Regie op Kanalen
07-02-2019
3.
HLTsamen – Opdracht Serviceformules
23-05-2019
4.
HLTsamen – Servicelevels Besluit
17-01-2019
5.
HLTsamen – Tussentijdse evaluatie verbeterproces: regie op kanalen
12-03-2020
6.
HLTsamen – Voortgang domeinplan 2022 – 2026 publieksservice Q3 2022
Zonder datum
pagina 30/30
23 januari 2024
Rapportage Rekenkamer Hillegom Lisse Meldingen Openbare Ruimte