1. Controleplan jaarrekening 2021.pdf
Tekst van het document
Controleplan Gemeente Hillegom Boekjaar 2021
Vertrouwelijk Aan de auditcommissie van Gemeente Hillegom Den Haag, 6 oktober 2021 Hierbij ontvangt u ons controleplan voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Hillegom. Doelstelling van onze controle is om een controleverklaring bij de jaarrekening 2021 van uw organisatie, opgesteld in overeenstemming met het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publiek en semi-publieke sector (WNT) en de BBV, af te geven met inachtneming van onze professionele standaarden. De uitwerking van dit plan is continu in ontwikkeling op basis van de gebeurtenissen en actuele situatie bij uw organisatie.
Overige:
In de overeenkomst van dienstverlening die is afgesloten tussen de gemeente en Baker Tilly zijn de volgende uitgangspunten opgenomen:
Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
Andere werkzaamheden zullen onderwerp zijn van separaat verstrekte opdrachten. Dit zou bijvoorbeeld van toepassing kunnen zijn naar aanleiding van subsidieverklaringen of fiscale advisering. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van dit plan nader toe te lichten.
Opdracht: •
Controle van de jaarrekening 2021, inclusief Sisa-bijlage.
Rapportage: •
Controleplan
•
Accountantsverslag, met bevindingen van de jaarrekeningcontrole;
•
Controleverklaring bij de jaarrekening;
Drs. S.M. Turenhout RA Director Audit
De managementletter naar aanleiding van de interim-controle is gericht aan het bestuur van Werkorganisatie HLTsamen. In het afgelopen jaar is de managementletter van HLTsamen aan de auditcommissie verstrekt. Indien uit onze controlewerkzaamheden met betrekking tot de interim-controle bevindingen blijken waarover u als auditcommissie direct geïnformeerd moet worden, zullen wij dit in een aparte brief aan u rapporteren.
2
Inhoudsopgave
1. Controleaanpak
4
2. Materialiteit
10
3. Fraude en wet- en regelgeving
12
4. Specifieke wensen auditcommissie
15
5. Overzicht van de rapportages
17
6. Overzicht van de afspraken
19
3
Controleaanpak 4
1. Controleaanpak De aanpak van de controle is gebaseerd op gedegen kennis van uw
De bevindingen met betrekking tot de administratieve organisatie en
organisatie. Onze aanpak kenmerkt zich door een risicobenadering,
interne beheersing worden uitgevoerd op het niveau van HLTsamen.
waarbij de focus wordt gelegd op wat er fout kan gaan en tot een
De bevindingen die hieruit voortvloeien worden opgenomen in de
afwijking van materieel belang kan leiden in belangrijke
managementletter aan het bestuur van HLTsamen.
jaarrekeningposten en toelichtingen. Als wij de controle van de gemeente vanuit dit perspectief benaderen, betekent dit dat wij aandacht besteden
Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een
aan die gebieden die er echt toe doen.
specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een
Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste controlewerkzaamheden
redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten
uitvoeren. Wij zijn bij onze risicoanalyse uitgegaan van de gegevens
geen afwijkingen van materieel belang bevatten.
zoals opgenomen in de jaarrekening 2020, de begroting 2021 en het normenkader. Op basis van deze gegevens hebben wij risico’s
De aanpak is schematisch op de volgende pagina weergegeven.
geïdentificeerd om vast te kunnen stellen voor welke belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen werkzaamheden nodig zijn.
Impact uitstel rechtmatigheidsverantwoording Als gevolg van het uitstellen van de invoering van de
Uitvoering Onderdeel van de uitvoering van het controleplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk maken wij gebruik van de (voorbereidings-) werkzaamheden van de medewerkers Verbijzonderde Interne Controle (VIC) van HLTsamen.
rechtmatigheidsverantwoording naar 2022 geeft het college van burgemeester en wethouders in 2021 geen verantwoording af over de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. Het oordeel over de rechtmatigheid en de met rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties samenhangende werkzaamheden worden daardoor door ons uitgevoerd. De omvang en aard van deze werkzaamheden is afhankelijk van de werkzaamheden die gemeente (en HLTsamen) zelf uitvoert. Hierover treden wij nog in overleg met de gemeente en HLTsamen. 5
1. Controleaanpak
Maatwerk
Uniformiteit
Maatwerk
Gem eente Hillegom
Gem eente Lisse
Gem eente Teylingen
HLTsam en
Controleplan Aandachtspunt auditcommmissie over de toekenning van subsidies (zoals die van het Welzijnskompas). Managem entletter HLTsam en Controle van subsidieproces. Specifieke aandacht voor het proces van toekenning en vaststelling van gemeentelijke subsidies. Advisering over de inrichting (dossiervorming), risicobeheersing en beheersingsmaatregelen rondom het algemene subsidieproces. Jaarrekeningcontrole Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole bespreken met de ambtelijke organisatie. Bijvoorbeeld met betrekking tot vaststellen van subsidies w aarbij de prestatie niet is geleverd in overeenstemming met de afgegeven beschikking (zoals bij Covid-19 het geval is).
Jaarrekening-controle Controle van de rechtmatigheid van toegekende subsidies (w aaronder het Welzijnskompas) 2020 en de vaststelling van de subsidie 2019.
Accountantsverslag Rapportage over bevindingen uit de controle van de rechtmatigheid van subsidies
6
1. Controleaanpak Op basis van de kennis van uw organisatie hebben wij in een tabel de gebieden geïdentificeerd die naar onze mening aandacht vergen voor de controle van 2021. Onze geplande controleaanpak voor deze risicogebieden is eveneens opgenomen inclusief een beschrijving op hoofdlijnen van de wijze waarop wij onze controletechnieken en controlewerkzaamheden gaan verrichten. Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden wordt onze risicoanalyse voortdurend geactualiseerd. Onderwerp
Risico
Controleaanpak Baker Tilly
Algemeen
De impact van Covid-19 op de beheersingsmaatregelen op de bedrijfsvoering worden niet toereikend beheerst.
• •
Beoordelen van de impact-analyse van de gemeente en de genomen acties en beheersingsmaatregelen. Analyse van de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten (waaronder de specifieke Covid-19 lasten).
Rechtmatigheid
De impact van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn niet toereikend bekend
• •
Afstemming voorbereiding rechtmatigheidswerkzaamheden door gemeente Beoordeling uitgevoerde voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording.
Betalingen
Betalingen hebben niet aan het juiste bankrekeningnummer plaatsgevonden.
•
Beoordelen van opzet, bestaan en werking van de procedure met betrekking tot de procedures in het betaalproces bij HLTsamen. Analyse betalingen aan de hand van data-analyse.
• Inkopen
Inkopen zijn niet in overeenstemming verantwoord met factuur, contract of levering.
• •
Beoordelen van de opzet en bestaan van de procedure omtrent inkopen bij HLTsamen. Detailcontrole op verantwoorde inkoopfacturen (beoordeling op prijs, prestatie, juiste boeking).
Sociaal domein – WMO/Participatie wet
Risico dat de verantwoorde Wmo-lasten niet (rechtmatig) en uitkeringslasten (waaronder Tozo) zijn geleverd (via ISD Bollenstreek)
• • • •
Audit instructies aan accountant ISD Bollenstreek. Beoordelen uitkomsten uit rapportage / controleverklaring ISD Bollenstreek. Review op de uitgevoerde werkzaamheden. Aansluiten van verantwoorde bijdragen met gecontroleerde jaarrekening.
Sociaal domein Jeugd
Risico dat de verantwoorden lasten jeugdzorg niet (rechtmatig) zijn geleverd (via TWO Holland Rijnland)
• • •
Audit instructies aan accountant TWO Holland Rijnland. Beoordelen uitkomsten uit rapportage / controleverklaring TWO Holland Rijnland. Aansluiten van verantwoorde bijdragen met gecontroleerde afrekening.
7
1. Controleaanpak Onderwerp
Risico
Controleaanpak Baker Tilly
Grondexploitatie
Risico op onjuiste waardering actieve en (facilitaire) projecten (Vossepolder / Woonzorgzone/ Hillegom Noord / Nieuwe grondexploitaties).
• • •
Aanbesteding
Risico op onrechtmatige aanbestedingen.
Testen van procedure met betrekking tot aanbestedingen en uitvoeren van spendanalyse.
WNT
Risico op onvolledige en onjuiste informatie in de jaarrekening.
Controleren aan de hand van het controleprotocol WNT. Een specifiek aandachtspunt is de verwerking van de WNT als gevolg van de aanstelling van de nieuwe griffier.
IT
Algemene IT controles (logische toegangsbeveiliging / wijzigingenbeheer) zijn niet toereikend ingericht, waardoor functiescheiding in het systeem onvoldoende is gewaarborgd.
Globale toetsing van Algemene IT-controls, met aandacht voor inrichting rollen/rechten + change management.
Beoordelen procedure grondexploitatie. Aansluiting met vastgestelde projectrapportages. Beoordelen van waardering grondexploitaties, facilitaire projecten en gronden in MVA.
Nadere aandacht voor nieuwe regelgeving omtrent audit van gegevens omtrent de Wet Politiegegevens (https://www.bakertilly.nl/nl/actueel/nieuws/auditplicht-bij-de-wetpolitiegegevens)
8
1. Controleaanpak Onderwerp
Risico
Controleaanpak Baker Tilly
Follow up ML en accountantsverslag 2020
Mogelijke verbeteringen voor de administratieve organisatie en interne beheersing, zoals opgenomen in onze managementletter HLTsamen en accountantsverslag.
Nagaan in hoeverre opvolging is gegeven aan de adviezen en aanbevelingen uit de rapportages over het boekjaar 2020.
Begroting en kredieten
Overschrijdingen van de begroting en kredieten worden niet (tijdig) aan de gemeenteraad gemeld.
-
Controle mutaties begrotingswijzigingen; Controle toelichting begrotingsoverschrijdingen in de jaarrekening; Controle overschrijdingen kredieten.
Sisa
De Sisa-verantwoording in de jaarrekening voldoet niet aan de eisen van de Nota verwachtingen accountantscontrole.
-
Toetsen van de individuele verantwoording (per regeling) van de Sisa verantwoording in de jaarrekening. Specifieke controle op verantwoording Tozo-regeling (impact nog nader te bepalen op basis van nadere uitingen van Ministerie van Binnenlandse zaken).
In het boekjaar zijn nieuwe notities van het BBV uitgebracht met betrekking tot: - Lokale heffingen - Bedrijfsvoering - Addendum kadernota rechtmatigheid
-
Wijziging verslaggevingskader
-
Vooraf afstemmen belangrijkste wijzigingen in verslaggeving met de gemeente. Achteraf toetsen van programmarekening aan de hand van de geldende wet-enregelgeving.
Het risico bestaat dat de gemeente niet voldoet aan de (gewijzigde) regelgeving omtrent verslaggeving.
9
Materialiteit 10
2. Materialiteit Tijdens onze controle maken wij gebruik van een bepaalde
Indien wij afwijkingen constateren boven de rapporteringsgrens (5% van
foutenmarge; de materialiteit. Fouten worden als materieel beschouwd
de materialiteit), zullen wij aandringen op correctie in de jaarrekening. In
indien kennis daarvan de (economische) beslissingen en/of acties die
het geval deze afwijkingen niet worden gecorrigeerd en groter zijn dan €
gebruikers op basis van de jaarrekening nemen, zou hebben beïnvloed.
100.000, zullen wij deze rapporteren aan de Raad.
Factoren die van invloed kunnen zijn op de beoordeling of een fout materieel is of niet zijn onder andere de aard van de fout, ervaring uit
Op basis van het controleprotocol WNT wordt voor deze specifieke
voorgaande jaren en het effect wat een fout heeft op het resultaat en/of
transactiestroom een materialiteit van nihil gehanteerd.
de ratio's. Fouten (1%)
Onzekerheden (3%)
Materialiteit
560.000
1.680.000
Uitvoeringsmaterialiteit
392.000
1.176.000
De materialiteit is mede bepalend voor de controleaanpak en de omvang van de werkzaamheden. De accountant dient, op grond van regelgeving, ook 'een verrassingselement in te brengen bij de keuze van de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden'. Als gevolg hiervan kan het voorkomen dat controles plaatsvinden op items van gering belang.
In het kader van onze werkzaamheden houden wij rekening met de nietgecorrigeerde controleverschillen uit het afgelopen jaar. Deze
Wij hanteren bij gemeentes een materialiteit die gelijk is aan 1% van de
verschillen zijn:
totale lasten, inclusief stortingen in de reserves. Voor onzekerheden gaan wij uit van 3%. De uitvoeringsmaterialiteit (dit is de maximale fout
Aard van de controleverschillen (x € 1.000)
Getrouwheid
Rechtmatigheid
die we veronderstellen niet te zullen ontdekken) hebben wij gesteld op
Niet verwerkte correctie TWO Holland Rijnland 2020
-
70
70
70% van de materialiteit. Op basis van de begroting 2021 gaan wij uit
Totaal ongecorrigeerde controleverschillen
-
70
70
van de volgende materialiteit:
11
Fraude en wet- en regelgeving 12
3. Fraude en wet- en regelgeving Net als bij elke andere organisatie is het management van een gemeente in eerste instantie verantwoordelijk voor het identificeren en voorkomen van fraude en het naleven van wet- en regelgeving. Uiteraard moeten wij in onze controle voldoende aandacht besteden aan het identificeren van fraude. Dit doen wij door bij de risicoanalyse rekening te houden met de AO/IB die gericht is op het voorkomen van fraude. Daarnaast nemen wij eventuele ‘red flags’ in ogenschouw. In onze controleaanpak spelen wij in op de frauderisico’s en de ‘red flags’. Aan de hand van de bevindingen van onze werkzaamheden gaan wij vervolgens na of er daadwerkelijk aanwijzingen voor fraude zijn. Waar nodig volgen wij die aanwijzingen op. Het management dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zo veel mogelijk te beperken, zodat de integriteit van de financiële verslaggeving is gewaarborgd. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het management gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Deze beheersingsmaatregelen zullen derhalve ook nadrukkelijk bij onze controlewerkzaamheden worden betrokken.
Volledigheidshalve wijzen wij erop dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. De belangrijkste inherente (zonder rekening te houden met de AO/IB omgeving) frauderisico’s zijn: Verslaggevingsfraude met name inzake de bepaling van projecten; Aanbestedingsfraude bij Europese aanbestedingen; Inkoopfraude bij de levering van goederen/diensten; Onvolledige verantwoording van opbrengsten; Onrechtmatige onttrekkingen van middelen uit de organisatie. Indien wij in het kader van onze controle fraudegevallen ontdekken, zijn wij wettelijk verplicht dit te rapporteren aan het college en de gemeenteraad van de te controleren gemeente. Wij wisselen graag met u van gedachte over de juistheid en volledigheid van deze inherente frauderisico inschatting.
13
3. Fraude en wet- en regelgeving Hieronder is de fraudedriehoek weergegeven inclusief voorbeelden van veel voorkomende signalen.
14
Specifieke wensen auditcommissie 15
4. Specifieke wensen auditcommissie Jaarlijks heeft de auditcommissie de mogelijkheid om speerpunten in te brengen, die wij in onze controle zullen betrekken. In overleg met u is het volgende specifieke aandachtspunt gedefinieerd: Onderwerp
Omschrijving
Subsidies
In de controle van de subsidies is de nadrukkelijke vraag om aanvullend aandacht te besteden aan de relatief kleinere subsidies. Waarbij vastgesteld dient te worden dat de onderbouwingen die ten grondslag liggen aan de subsidieaanvragen toereikend zijn en dat de vaststellingen van de subsidies op basis van toereikende informatie worden gedaan.
IT
Beoordeling van de beveiliging omtrent de IT-omgeving en de beheersing omtrent de continuïteitsrisico’s.
16
Overzicht van de rapportages 17
5. Overzicht van de rapportages Omdat het controleplan gedurende het gehele jaar wordt uitgevoerd, worden ook gedurende het jaar de resultaten van de uitvoering van onze procedures geanalyseerd en worden (voorlopige) conclusies getrokken. Hierover communiceren wij op gepaste tijden met organisatie, college en auditcommissie. Het overzicht hieronder geeft het verwachte tijdsverloop weer van onze relevante communicatie of informatie. De uitvoering van onze controlewerkzaamheden leidt tot de volgende rapportages. Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Controleplan
Voor aanvang van controlewerkzaamheden
Beschrijving van de speerpunten en aandachtspunten voor de controle.
Accountantsverslag
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Resterende onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging.
Controleverklaring
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen en de jaarstukken een getrouw beeld geven i.o.m. verslaggevingsvoorschriften.
18
Overzicht van de afspraken 19
6. Overzicht van de afspraken Het tijdschema voor de jaarrekeningcontrole 2021 is als volgt: Activiteit
Tijdspad
Actie
Bespreken concept controleplan met audit commissie
6 oktober 2021
Beide
Aanvang interim-controle
oktober 2021
Beide
Bespreking concept managementletter HLTsamen
In overleg
Beide
Aanleveren op te leveren stukken lijst + eventuele bespreking daarvan
november 2021
BT
Oplevering concept jaarrekening en voorbespreking controle
2 weken voor aanvang controle
Beide
Aanvang controle
maart 2022
Beide
Bespreking bevindingen/correcties
mei 2022
Beide
Oplevering 2e concept jaarrekening
In overleg
de gemeente
Verzenden concept accountantsverslag
In overleg
BT
Bespreking accountantsverslag (ambtelijk)
In overleg
Beide
Bespreking accountantsverslag met auditcommissie
In overleg
Beide
Oplevering definitieve jaarrekening en bevestigingen
In overleg
de gemeente
Verzending definitief accountantsverslag en controleverklaring
In overleg
BT
20
Contactgegevens S.M. Turenhout RA Director audit 06 - 52 75 98 79 s.turenhout@bakertilly.nl R. Heemskerk Jr. manager audit 06 - 52 75 99 21 r.heemskerk@bakertilly.nl
Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Scheveningseweg 80-82 Postbus 857545 2508 CK Den Haag 070 – 358 90 00
21