1. Controleplan gemeente Hillegom boekjaar 2024.pdf

Controleplan Gemeente Hillegom Boekjaar 2024

Aan de gemeenteraad van de gemeente Hillegom

ONDERWERP: Controleplan 2024 KENMERK: Ter bespreking AC – 3-9-2024

Geachte leden van de gemeenteraad, Het doet ons genoegen om u ons Controleplan met betrekking tot de controle van de jaarrekening van de gemeente Hillegom voor het boekjaar eindigend op 31 december 2024 aan te bieden. De opdrachtvoorwaarden zijn in de afzonderlijke opdrachtbevestiging d.d. 9 juli 2024 met u overeengekomen. In dit Controleplan vindt u een uiteenzetting over onze risicoanalyse, de voorgenomen controleaanpak, een planning met de geplande communicatiemomenten en een samenvatting van onze en uw verantwoordelijkheden in relatie tot de jaarrekening en de controleopdracht. Op basis van onze verwachtingen en de ontwikkelingen in de wet– en regelgeving hebben wij daarnaast een aantal aandachtsgebieden geïdentificeerd en opgenomen in dit controleplan. Op 3 september 2024 bespreken wij ons controleplan in concept met de auditcommissie.. Het doel van onze controle is om te onderzoeken of de jaarrekening van de gemeente Hillegom, het in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet, vereiste inzicht geeft. De jaarrekening wordt opgesteld in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. S.M. Turenhout RA

2

Inhoud 1. Management samenvatting 2. Hoe wij graag samenwerken 3. Speerpunten gemeenteraad 4. Actualiteiten 5. Controleaanpak 6. Planning 7. Randvoorwaarden

1

Management samenvatting

1. Management samenvatting In deze management samenvatting zijn de belangrijkste elementen van ons Controleplan voor u uiteengezet. Nadere informatie is opgenomen in de rest van deze rapportage. Planning

 Wij zullen onze interim werkzaamheden uitvoeren vanaf oktober 2024

 De management letter zal met de ambtelijke organisatie (HLTsamen) en het bestuur van HLTsamen besproken worden en vervolgens aan de auditcommissie verzonden worden.

 Start jaareindecontrole is maart 2025. Bijzondere aangelegenheden zullen wij tussentijds met u afstemmen.

 Bevindingen stemmen wij doorlopend met de organisatie af tijdens de controle. De bespreking van het concept accountantsverslag met organisatie, college en auditcommissie vindt na de jaarrekeningcontrole plaats. Op pagina 20 is de gedetailleerde planning van de jaarrekeningcontrole opgenomen.

Materialiteit en rapportagegrens  Op basis van de primaire begroting voor 2024 verwacht het college een totale last van € 64 miljoen, inclusief dotaties aan de reserves.  De planningsmaterialiteit die wij zullen hanteren voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hillegom bedraagt voor 2024 € 640 duizend. Deze materialiteit is gebaseerd op de primaire begroting 2024 en zal op basis van de definitieve cijfers voor 2024 worden geëvalueerd en bijgesteld. De voorlopige uitvoeringsmaterialiteit voor 2023 bedraagt 70% van de materialiteit, wat neerkomt op € 448 duizend.  We zullen, in lijn met het door u vastgestelde controleprotocol afwijkingen boven de € 100 duizend aan de gemeenteraad communiceren.  Het controleplan is opgesteld op basis van de kennis die wij hebben opgedaan door middel van de controle van het boekjaar 2023, gevoerde besprekingen en recente ontwikkelingen in de sector.  Vanaf het boekjaar 2023 zijn er slechts beperkte wijzigingen doorgevoerd in de regelgeving. Indien er gedurende het jaar nog wijzigingen plaatsvinden, zullen wij jullie daarvan op de hoogte brengen.

Basis voor het controleplan  Het controleplan is opgesteld op basis van de kennis die wij hebben opgedaan door middel van de controle van het boekjaar 2023 en eerder en gevoerde besprekingen.  Ook nemen wij kennis van de actualiteiten, relevant voor de Gemeente, en beoordelen wij of deze impact hebben op onze controle.  Ten slotte vinden wij het belangrijk dat de Gemeenteraad speerpunten aan ons kan meegeven voor verwerking in het controleplan. Op slide 9 wordt deze mogelijkheid geboden.

Significante aandachtsgebieden  Doorbreking van AO/IB door het management; en  Schattingsposten en veronderstellingen van het management.

Attentie- en aandachtspunten 2024  Waardering van activa, grondexploitaties en toereikendheid voorzieningen (o.a. in verband de oplopende (bouw)kosten);  Rechtmatigheidsverantwoording;  Verantwoording van SiSa-regelingen en overige subsidiestromen; en  Opvolging Verbeterplan 2024.

Speerpunten gemeenteraad Ter bespreking met de auditcommissie

Bevindingen en rapportage De bevindingen ten aanzien van de interne beheersing worden opgenomen in de management letter. Onze jaareinde bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole zullen we aan u rapporteren in de vorm van een accountantsverslag.

5

2

Hoe wij graag samenwerken

2. Hoe wij graag samenwerken Investeren in u als relatie Wij zien Gemeente Hillegom als een waardevolle relatie, waar wij al enige tijd met plezier de controle uitvoeren. Vanuit ons ziet u dit terug doordat wij het team nagenoeg gelijk hebben gehouden dit jaar t.o.v. vorig jaar ondanks de gemiddeld hoge uurtarieven van de teamleden zonder dat wij dit doorberekenen. Hierdoor heeft u een zeer ervaren team, waar u bekend mee bent en waar u hopelijk een goede sparringpartner in ziet voor allerlei onderwerpen.

Elkaar durven aanspreken Wij staan voor een relatie waarbij openheid naar elkaar is, wij elkaar durven aan te spreken als dat moet en afspraken worden nagekomen. Wij willen de drempel zo laag mogelijk houden om vragen bij ons te stellen. Daarentegen verwachten wij ook de volledige inzet van de gemeente om deadlines na te komen, ons tijdig te informeren wanneer dit niet zo is en met zorg documenten met ons te delen.

Hoe wij de samenwerking afgelopen jaren hebben ervaren:  Wij ervaren de samenwerking als constructief en merken dat er van beide kanten veel energie wordt gestoken om de afronding van de jaarrekening tijdig te laten plaatsvinden.  In het afgelopen jaar constateerden wij het risico dat de doorlooptijd van de controle in gevaar kwam als gevolg van vertraging van uw controle van de rechtmatigheidsverantwoording. Door hier tijdig over te sparren en het bieden van aanvullende versterking bij deze controle is het gelukt om de controle tijdig af te ronden. Een duidelijk voorbeeld van de manier hoe we graag samenwerken.  De afronding van de controle van de jaarrekening 2023 is sneller verlopen dan de jaarrekeningcontrole 2022. De afronding van de werkzaamheden van de rechtmatigheidsverantwoording én verantwoordingen van ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland zorgde ervoor dat wij de controle pas vlak voor de raadsvergadering konden afronden. In 2024 bespreken we met ú en de accountants van uw verbonden partijen over de mogelijkheden om hier een versnelling in toe te passen.  Gemeente Hillegom en HLTsamen had afgelopen jaar de nodige omvangrijke financiële en organisatorische projecten lopen (o.a. het project ‘Grip op Geld’ en Nieuwbouw ‘de Giraf’). Sommige projecten lopen ook door in 2024.

We willen de gemeente vragen ons tijdig mee te nemen in de status en ontwikkeling van de projecten zodat we de impact op de controle tijdig kunnen meenemen en met u kunnen meedenken vanuit onze natuurlijke adviesfunctie.  Wij merken dat de kwaliteit van de interne controle van Gemeente Hillegom niet over alle processen van gelijk niveau is. Een voorbeeld hiervan is de steekproef op de inkopen. Voor 2024 zijn wij al actief in gesprek gegaan met de gemeente om de interne controle hierop te verbeteren. Dit doen wij vanuit onze natuurlijke adviesrol. Onze inzet hiervoor zien wij graag terug in de uitwerking van de interne controle werkzaamheden en dat wij elkaar durven aan te spreken als de kwaliteit niet voldoet aan elkaars verwachtingen.

Bewaken tijdslijnen Wij weten hoe belangrijk het voor u is om bestuurlijke deadlines te halen. Wij hebben ons hiervoor altijd 100% ingezet en gaan dat ook dit jaar weer doen. We hebben daarom een duidelijke tijdslijn getekend, die in dit controleplan is opgenomen. Ons team is volledige beschikbaar binnen deze tijdslijnen en wij verwachten ook van u volledige beschikbaarheid tijdens deze controleweken.

Samen ontwikkelingen Wij vinden het belangrijk om samen verder te ontwikkelen. Afgelopen jaren hebben wij al intensief met elkaar samengewerkt. Binnen de gemeente en HLTsamen spelen uitdagende onderwerpen, zoals de interne procesverbetering en grote projecten. Door volledige transparantie te geven over uw projecten en financiële situatie kunnen wij u goed bijstaan bij deze lastige onderwerpen. Zo helpen we elkaar verder om te ontwikkelingen binnen het domein.

7

3

Speerpunten gemeenteraad

3. Speerpunten gemeenteraad Jaarlijks heeft de gemeenteraad de In overleg met de auditcommissie zijn in het overleg van 3 september 2024 de volgende specifieke speerpunten aan ons controleplan toegevoegd. De bevindingen die voortvloeien uit deze speerpunten rapporteren wij in ons accountantsverslag.

-

Aanvullende bijdrage Hecht De aanvullende bijdrage ter aanvulling van het eigen vermogen van de verbonden partij Hecht is als incidenteel aangemerkt. In welke mate loopt de gemeente Hillegom hier een (structureel) risico dat bijdragen ter versterking van het eigen vermogen gedaan moeten worden.

-

Structuurwijziging VAB Welke impact heeft de structuurwijziging bij de verbonden partij VAB op de financiële risico’s voor de gemeente Hillegom.

-

Nieuwbouw ‘De Giraf’ Is de projectorganisatie voor de nieuwbouw toereikend ingericht om de investeringsrisico’s voor de nieuwbouw van ‘de Giraf’ toereikend ingericht.

-

Toegenomen inflatie op onderhoud wegen Zijn de gevolgen van de toegenomen inflatie op onderhoud van wegen, zoals gepresenteerd in de tussenrapportage 2024, toereikend opgenomen in het meerjarenonderhoudsplan voor onderhoud wegen.

-

Marktconforme huur gemeentelijke panden Heeft de gemeente voor de panden in haar bezit en worden verhuurd aan derden gewaarborgd dat de gehanteerde huur marktconform is.

9

4

Actualiteiten

4. Actualiteiten

Omgevingswet

Specifieke uitkeringen

Rekenkamer

Notities

De omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden en vervangt 26 bestaande wetten. De Omgevingswet heeft een indirecte en directe impact op de gemeentelijke processen en organisatie. Belangrijk is om te toetsen in hoeverre uw processen en procedures voldoen aan de omgevingswet en aanpassingen te doen, waar nodig zodat uw volledig compliant bent aan de nieuwe Omgevingswet.

In het hoofdlijnenakkoord is het voorstel opgenomen dat de SPUKS (m.u.v. BUIG) per 2026 overgaan naar het gemeentefonds met tegelijk een korting van 10%. De verwachting is dat in 2025 dit verder wordt ingeregeld en dat bestaande SPUK’s de komende jaren worden afgebouwd. We adviseren u om deze ontwikkelen nauwlettend in de gaten te houden om de mogelijke impact voor uw gemeente te bepalen.

De Model Verordening gemeentelijke rekenkamer is aangepast aan de Wet versterking decentrale rekenkamers. Dit betekent dat alle gemeenten uiterlijk 1 januari 2024 een onafhankelijke (gemeenschappelijke) rekenkamer moeten hebben. Ook voor gemeenten, die al een onafhankelijke rekenkamer hadden verandert het één en ander. Wij adviseren om kennis te nemen van de wijzigingen en hierop uw rekenkamer in te richten.

Per 1 januari 2024 zijn verschillende notities ingrijpend gewijzigd. Dat zijn:  Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken  Notitie rente  Notitie overhead In ons accountantsverslag hebben wij reeds aandacht voor deze notities gevraagd en geadviseerd om te bepalen welke aanpassingen binnen uw gemeente gedaan moeten worden naar aanleiding van de notities.

11

5

Controleaanpak

5. Controleaanpak 5.1 Algemene uiteenzetting en materialiteit Een efficiënte en effectieve jaarrekeningcontrole is belangrijk voor zowel Gemeente Hillegom als Baker Tilly. Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling van een efficiënter controleproces en aan de verhoging van het kwaliteitsniveau door een toename van de effectiviteit van onze werkzaamheden bijvoorbeeld als gevolg van de inzet van specialisten op onder meer het gebied van grondexploitaties, belastingen of IT. In dit kader is een helder controleplan een essentieel onderdeel. In de schematische weergave komt het controleplan tot uitdrukking met daarbij de stappen die voor de uitvoering van de controle noodzakelijk worden geacht.

Controle aanpak

 Verkrijgen van kennis van de gecontroleerde entiteit, waaronder de interne beheersing;

 Vaststellen materialiteit;  Risicoanalyse;  Systeemgerichte

WNT en SiSa (Single Information, Single Audit) Voor de controle op de opgenomen gegevens in het kader van de WNT geldt de materialiteit zoals opgenomen in de Regeling Controleprotocol WNT 2024 op www.topinkomens.nl. De materialiteit varieert van 0% met betrekking tot de volledigheid van de vermelding topfunctionarissen op naam tot maximaal € 10.000 voor de juistheid en volledigheid van de werkelijke bezoldiging. Voor de controle van de SiSa hanteren we dezelfde materialiteit als bij de jaarrekeningcontrole, hier wijkt enkel de voorgeschreven rapporteringstolerantie af, zoals gecommuniceerd door Ministerie van BZK.

Materialiteit De voorlopige materialiteit die wij hanteren voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hillegom bedraagt voor 2024 EUR 0,6 miljoen. De voorlopige uitvoeringmaterialiteit voor 2024 bedraagt EUR 0,5 miljoen. De materialiteit is gebaseerd op de wettelijk voorgeschreven 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan reserves. De materialiteit zal op basis van de definitieve cijfers 2024 worden geëvalueerd en worden bijgesteld. We zullen niet-gecorrigeerde afwijkingen die door het management als niet-materieel werden aangemerkt, zowel afzonderlijk als geaggregeerd, boven EUR 100.000 rapporteren aan de gemeenteraad. Daarnaast zullen we een overzicht van de gecorrigeerde afwijkingen verstrekken, indien gewenst.

controlewerkzaamheden;

 Gegevensgerichte controlewerkzaamheden; en

 Evaluatie en afronding.

Wij stemmen de aard, het tijdstip en de omvang van onze controlewerkzaamheden af op het risiconiveau dat is vastgesteld voor elke belangrijke jaarrekeningpost, soort transactie of toelichting en de relevante beweringen op het niveau van deze posten, transacties of toelichtingen.

Risicoanalyse Op basis van onze kennis van de gemeente Hillegom worden de belangrijkste specifieke risico’s in kaart gebracht die mogelijk een afwijking van materieel belang veroorzaken in de jaarrekening van de gemeente Hillegom. Onze controlewerkzaamheden focussen zich op die jaarrekeningposten, schattingen, processen of transacties waarvan wij van mening zijn dat het grootste risico bestaat op een afwijking van materieel belang in de financiële overzichten, hetzij als gevolg van fouten hetzij als gevolg van fraude. We houden hierbij rekening met de effecten van de huidige risicofactoren in de sector en leggen ook de nadruk op die gebieden die door het management subjectieve beslissingen vereisen. We zullen tijdens onze controle voortdurend aandacht houden voor wijzigingen van interne en externe factoren die onze initiële risico-inschatting kunnen beïnvloeden. Indien noodzakelijk zullen wij onze initiële risico-inschatting aanpassen en u hiervan op de hoogte stellen. In hoofdstuk 3.2 hebben wij o.a. een overzicht opgenomen van de door ons onderkende significante en frauderisico’s, alsmede de aanpak om deze risico’s te mitigeren. Continuïteit, afhankelijkheid en aansturing IT-systemen Onderdeel van onze controle aanpak is de zogenaamde geïntegreerde controle aanpak waarbij IT een belangrijk onderdeel is binnen de jaarrekeningcontrole.

Aandachtspunten zijn hierbij de continuïteit en betrouwbaarheid van de gegevensverwerkende processen, de mate van afhankelijkheid en de centrale aansturing en monitoring van IT Controls voor met name de systemen zoals Centric Key2Financiën. In het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wij ook aandacht schenken aan de General IT Controls en Application Controls. Als onderdeel hiervan zullen de continuïteit van de systemen, monitoring controls vanuit de centrale organisatie en de mate van afhankelijkheid worden gecontroleerd. 13

5. Controleaanpak 5.1 Significante en fraude risico’s Significant (fraude)risico

Toelichting

Geplande controle aanpak Baker Tilly

Management override – fraude risico

Management doorbreekt bewust de interne beheersingsmaatregelen

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent schattingen en memoriaalboekingen.

Onze beroepsregels schrijven voor dat wij als accountant in het bijzonder aandacht besteden aan dit risico. Wij zien dit risico met name op het gebied van schattingen ten aanzien van de waardering van de grondexploitaties en de voorzieningen met betrekking tot risico’s en verplichtingen. Daarnaast bestaat dit risico bij het proces aangaande de memoriaalboekingen.

Corrupt handelen van het management Corrupt handelen management – fraude risico

De gemeente opereert in een sector met een verhoogd corruptierisico (overheid). Bovendien lopen er door de gemeente transactiestromen met een relatief grote omvang (transactie risico). Er is hierdoor sprake van een verhoogd inherent risico dat er materiële transacties worden aangegaan op basis van corrupt handelen (ondermijning).

Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Toetsen (o.a. middels data-analyse) of de in het grootboek vastgelegde journaalposten en andere aanpassingen die tijdens het opstellen van de financiële overzichten zijn aangebracht aanvaardbaar zijn.  Controleren van schattingen op tendenties en controleren of er eventuele omstandigheden zijn die tot de tendentie hebben geleid en daarmee een risico vormen op een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude.  Identificeren en nader onderzoeken van grote ongebruikelijke transacties. Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent de totstandkoming van materiële transacties en de werking vaststellen van de functiescheiding in de totstandkoming van grote transacties. Gegevensgerichte werkzaamheden betrekking tot de controle zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: • Door middel van het uitvoeren van een spendanalyse controleren wij of inkopen groter dan € 22 duizend voor diensten en leveringen en € 5.538 duizend voor werken, over de afgelopen vier jaar, rechtmatig zijn aanbesteed.

• Beoordelen van de totstandkoming van de marktconformiteit van de overige inkopen (investeringen), groter dan de uitvoeringsmaterialiteit en kleiner dan de Europese aanbestedingsgrens van werken, en overige materiële opbrengsten (grondverkopen en bouwleges). Wij zijn gedurende de gehele controle alert op indicaties van (mogelijke) fraude of corruptie. Daarnaast vragen wij een schriftelijke bevestiging door het college laten bevestigen dat alle gevallen van (mogelijke) fraude zijn gemeld aan ons.

14

3. Controleaanpak 3.2 Significante en fraude risico’s Post, transactie of toelichting

Toelichting

Geplande controle aanpak Baker Tilly

Prestatielevering bedrijfskosten – Normaal risico

Prestatielevering kan niet worden vastgesteld

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent de opdrachtaanvaarding en het factuurautorisatieproces bij HLT Samen.

In exploitatie genomen bouwgronden / faciliterende projecten – Normaal risico

Onderhoudsvoorzieningen – Normaal risico

Lasten zijn niet nauwkeurig verantwoord doordat de inkoopfactuur niet in overeenstemming is met de geleverde prestatie, de inkoop niet tegen de juiste prijs is gefactureerd of de inkoopfactuur op een foutieve grootboekrekening is geregistreerd.

Onjuiste waardering grondexploitaties In exploitatie genomen bouwgronden / faciliterende projecten zijn niet op juiste wijze gewaardeerd doordat gehanteerde schattingsposten c.q. uitgangspunten in de kostprijsberekeningen ten aanzien van de verwachte kosten en de te realiseren opbrengsten onnauwkeurig zijn, waardoor er sprake is van een onjuiste tussentijdse winstneming, danwel een onjuiste verliesvoorziening.

Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op nauwkeurigheid van de kosten zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle door middel van een steekproef of prestatieleveringen en prijzen, bij inkopen afdoende zijn onderbouwd. Systeemgerichte werkzaamheden  Bespreken van de impact van de gewijzigde BBV-notitie grondbeleid op de gemeentelijke actieve en faciliterende grondexploitaties  Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het opstellen van de exploitatieopzetten.

Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de waardering zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: Projecten:  Controle op de uitgangspunten van grondexploitaties (waaronder rente Afsluiting/afronding van projecten Elsbroek Woonzorgzone 3, Vossepolder. en indexering). Doorlopend project Sizo, Nieuw project: Henri Dunantplein  Controle op de prognoses (kosten en opbrengsten).  Controle op de grondaankopen, grondverkopen en de geactiveerde kosten (middels steekproef).  Controle op juiste berekening van de tussentijdse winstneming (indien van toepassing). Onnauwkeurige verantwoording van de onderhoudsvoorzieningen (brede school  Controle of de raad de kaders en het te hanteren kwaliteitsniveau van de activa heeft vastgesteld. Elsbroek / gebouwen) doordat de voorschriften vanuit de BBV en de commissie  Controle op de betrouwbaarheid van het onderhoudsplan. BBV niet nageleefd zijn.  Controle op de toereikendheid van de voorzieningen.  Middels een steekproef vaststellen dat de lasten die onttrokken worden aan de onderhoudsvoorziening, ook betrekking hebben op de desbetreffende voorziening. 15

3. Controleaanpak 3.3 Controleaanpak belangrijkste posten, transacties en toelichtingen met een hoger ingeschat risico op een afwijking van materieel belang Post, transactie of toelichting

Toelichting

Geplande controle aanpak Baker Tilly

Onrechtmatige onttrekkingen van middelen (betalingen) – Normaal risico

Onterechte betalingen waardoor de lasten ten onrechte zijn verantwoord.

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het betaalproces. Vaststellen van de effectieve en blijvende werking van de interne beheersingsmaatregelen:  Aanwezigheid van functiescheiding binnen betaalpakket.  Aanwezigheid van zichtbare controle op de juistheid van de betaalvoorstellen.  Aanwezigheid van functiescheiding bij mutaties crediteurenstamgegevens. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de juistheid van de betalingen zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Data-analyse op de autorisatie van de betaallijsten in Key2Financiën.  Data-analyse op de mutaties van de crediteurenstamgegevens.

Uitkeringen (lasten participatiewet, Wmo, Jeugd) – Normaal risico

Onnauwkeurige en onrechtmatige lasten sociaal domein Uitkeringen voortvloeiend uit de WMO/Jeugd/Participatiewet zijn niet (rechtmatig) geleverd (via ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland).

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent beheersing lasten sociaal domein. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op nauwkeurigheid van deze lasten zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Auditinstructies aan accountant van ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.  Beoordelen van de uitkomsten uit de rapportage/controleverklaring van ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.  Aansluiten van verantwoorde bijdragen met de gecontroleerde afrekening.

16

3. Controleaanpak 3.4 Rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording

Toelichting

Geplande controle aanpak Baker Tilly

Aanpak rechtmatigheidsverantwoording

Geplande werkzaamheden - Ondersteuning bij aanpak en planning van de rechtmatigheidsverantwoording. - Controle volledigheid / nauwkeurigheid aanpak door middel van aansluiting normenkader op intern controleplan. - Tussentijdse afstemming / beoordeling rapportages interne controle. - Controle verantwoording rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering en de jaarrekening.

Onrechtmatige uitgaven

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het aanbestedingsproces bij HLTsamen.

De Europese aanbestedingsregels worden niet gevolgd bij de inkopen, waardoor de (toekomstige) lasten onrechtmatig tot stand zijn gekomen.

Gegevensgerichte werkzaamheden Controle op de naleving van het aanbestedingsprotocol en het aangaan van verplichtingen. Dit doen wij door een diepgaande controle op de risicovollere items (besteding > € 221,000 over 4 jaar; of > €55.250 in 1 jaar).

Beoordeling overige rechtmatigheidsrisico’s

- Subsidies - Begrotingsrechtmatigheid - Misbruik en oneigenlijk gebruik

Gegevensgerichte werkzaamheden Controle dossiervorming en onderbouwing en oordeelsvorming van geïdentificeerde rechtmatigheidsrisico’s door middel van steekproeven en analyse van bevindingen.

17

3. Controleaanpak 3.5 Inzet van IT specialisten in de controle Gemeente Hillegom is in significante mate afhankelijk van de automatiseringsomgeving met betrekking tot de salarisverwerking, verkooptransacties en de algehele registratie van transacties in de financiële administratie. Wij zullen bij het vaststellen van de interne beheersing nagaan in hoeverre de General IT Controls (GITC’s) en application controls waarborgen dat risico’s worden ondervangen en zullen eventuele tekortkomingen in de interne beheersing rapporteren in onze managementletter aan HLT Samen.

General IT Controls en Application Controls In onze jaarrekeningcontrole maken wij waar mogelijk gebruik van interne beheersingsmaatregelen bij de gemeente Hillegom. Interne beheersingsmaatregelen (voor zover voor onze jaarrekeningcontrole relevant) zijn voor een groot deel ingericht in:  

De financiële administratie, zijnde Key2Financiën; De HR/salarisadministratie zijnde AFAS.

De inrichting van logische toegangsbeveiliging (o.a. wachtwoordbeleid, rollen en rechten) en wijzigingsbeheer (o.a. testen van updates) bepaalt in hoeverre we gebruik kunnen maken van deze beheersingsmaatregelen.

18

6

Planning

4. Planning Het tijdschema voor de jaarrekeningcontrole 2024 is als volgt: Activiteit

Tijdspad

Actie

Bespreken concept controleplan met audit commissie

3 september 2024

Beide

Aanvang interim-controle

oktober 2024

Beide

Bespreking concept managementletter HLTsamen

In overleg

Beide

Aanleveren op te leveren stukken lijst + eventuele bespreking daarvan

december 2024

BT

Oplevering concept jaarrekening en voorbespreking controle

2 weken voor aanvang controle

Beide

Aanvang controle

maart 2024

Beide

Bespreking bevindingen/correcties

Begin mei 2024

Beide

Oplevering 2e concept jaarrekening naar aanleiding van correcties

In overleg

de gemeente

Verzenden concept accountantsverslag

In overleg

BT

Bespreking accountantsverslag (ambtelijk)

In overleg

Beide

Bespreking accountantsverslag met auditcommissie

In overleg

Beide

Oplevering definitieve jaarrekening en bevestigingen

Twee weken voorafgaand aan raadsvergadering

de gemeente

Verzending definitief accountantsverslag en controleverklaring

Twee weken voorafgaand aan raadsvergadering

BT

20

7

Randvoorwaarden

5. Randvoorwaarden 5.2 Verantwoordelijkheden Zowel u als wij hebben verantwoordelijkheden met betrekking tot de te controleren financiële overzichten. De belangrijkste verplichtingen lichten wij hier toe. In onze opdrachtbrief zijn deze verder toegelicht.

Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol WNT en het controleprotocol dat is vastgesteld door uw gemeenteraad. De verantwoordelijkheden van de accountant en van het college, en hun beperkingen, zijn formeel uiteengezet in onze opdrachtbrief van 10 juli 2024. Verantwoordelijkheden van de accountant Het is onze verantwoordelijkheid om aan de gemeenteraad van de gemeente Hillegom te rapporteren of, naar onze mening, de jaarrekening van de gemeente Hillegom het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig met het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Hoewel de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude bij het college van burgemeester en wethouders, onder toezicht van de gemeenteraad, ligt hebben wij, als accountant, de verantwoordelijkheid om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevatten, ongeacht of deze veroorzaakt worden door fraude of fouten.

Daarbij zullen we de vereisten van Standaard 240 “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten” volgen. Onze controleaanpak met betrekking tot fraude wordt toegelicht in dit Controleplan. Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die de grootte en samenstelling van zowel de activa en passiva als de baten en lasten getrouw dient weer te geven, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Voorts is het college verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder gemeentelijke verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader, dat tenminste ter kennisname is verzonden aan de raad.

Bij het opstellen van de jaarrekening dient u onder andere: • geschikte grondslagen voor financiële verslaggeving te selecteren en deze vervolgens consequent toepassen; • oordelen en schattingen te maken die redelijk en voorzichtig zijn; • erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht; en • bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking te brengen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als u noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten; en voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

22

5. Randvoorwaarden 5.3 Onafhankelijkheid Wij dienen te voldoen aan relevante ethische voorschriften, inclusief die inzake onafhankelijkheid, met betrekking tot opdrachten voor de controle van financiële overzichten.

Het is van fundamenteel belang voor onze aanstelling als controlerend accountant dat onze onafhankelijkheid en objectiviteit te allen tijde behouden blijft. Hierom zijn wij verplicht om alle relaties tussen de gemeente Hillegom, het college van burgemeester en wethouders haar ambtelijk management op sleutelposities en onszelf in overweging te nemen die van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid van ons kantoor en de objectiviteit van de opdrachtpartner en het controleteam. Bedreigingen voor de onafhankelijkheid kunnen zijn: bedreigingen als gevolg van eigenbelang, bedreigingen als gevolg van zelftoetsing, bedreigingen als gevolg van belangenbehartiging, bedreigingen als gevolg van vertrouwdheid en bedreigingen als gevolg van intimidatie. In veel gevallen kunnen waarborgen worden getroffen om dergelijke bedreigingen tegen te gaan. Om ervoor te zorgen dat onze onafhankelijkheid behouden blijft, nemen we de volgende stappen: • Het maken van een beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en van de waarborgen die in de gegeven omstandigheden vereist zijn om de onafhankelijkheid te beschermen. • Het met u communiceren van de resultaten van deze beoordeling en van de passende waarborgen die moeten worden genomen.

• Het met u communiceren van alle andere relevante informatie over ons algemene beleid en onze procedures die zijn ingesteld om de objectiviteit en onafhankelijkheid te waarborgen. Onze voorlopige beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid heeft geen bedreigingen geïdentificeerd waarvan wij u op de hoogte moeten stellen.

23

5. Randvoorwaarden 5.1 Communicatie Een effectieve wederzijdse communicatie bij een controle van financiële overzichten is belangrijk voor een goed verloop van de opdracht.

Het doel van dit Controleplan is om details van de belangrijkste onderdelen van onze voorgestelde controleaanpak te verstrekken aan de met governance belaste personen, in het geval van een gemeente, de gemeenteraad. De Nadere voorschriften en overige standaarden (NV-COS), waaronder in het bijzonder Standaard 260, vereisen dat we formeel communiceren met "degenen belast met de governance" (zoals gedefinieerd in de NV-COS) over relevante aangelegenheden met betrekking tot onze controle. Onze formele schriftelijke communicatie omvat dit Controleplan en een accountantsverslag, dat zal worden verstrekt na afronding van de controle. De bevindingen met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing worden uitgevoerd op het niveau van HLT Samen. De bevindingen die hieruit voortvloeien worden opgenomen in de managementletter aan het bestuur van HLT Samen. Als er zich zaken voordoen waarvan het belang van dien aard is dat ze eerder onder uw aandacht moeten worden gebracht, dan zullen wij dit doen op basis van onze verplichtingen uit de NV-COS. De doelstellingen van de afstemming met u zijn: • Ervoor zorgen dat er wederzijds begrip is van de reikwijdte en timing van de controle en de respectieve verantwoordelijkheden van onszelf als controlerend accountant en die van de gemeenteraad, als degenen belast met governance van de gemeente Hillegom.

• Informatie te communiceren om zowel onszelf als controlerend accountant en de gemeenteraad te helpen bij het vervullen van hun respectieve verantwoordelijkheden. • De gemeenteraad tijdige en constructieve observaties verstrekken die voortvloeien uit het controleproces. • Tweerichtingscommunicatie tussen ons aan te moedigen over aangelegenheden die relevant zijn voor de controle (bijvoorbeeld over risicogebieden en materialiteit).

24

Bijlage

Bijlage I: Controleaanpak

04/09/2024

© Baker Tilly

26

Contact S.M. Turenhout RA Director audit 06 - 52 75 98 79 s.turenhout@bakertilly.nl N. Van den Berg RA Jr. manager audit 06 - 11 48 81 70 Nick.vandenberg@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Eisenhowerlaan 77 Postbus 857545 2508 CK Den Haag 070 – 358 90 00

Baker Tilly (Netherlands) N.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities. Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly (Netherlands) N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.