1. Concept LTO HLT Samen Verder.pdf

Een transparante overheid vereist een verdergaande verbetering van de toegang tot overheidsinformatie, een intrinsieke bereidheid om verantwoording af te leggen aan de samenleving, maar ook een open inwonersgerichte houding waarin nadrukkelijk de samenwerking met die inwoners wordt gezocht.

1.

Vraagt van bestuurders Werken vanuit de houding van een open overheid kiezen voor het uitgangspunt van open en transparant, tenzij.

1.

Vraagt van organisatie/ medewerkers Open en transparante houding als het gaat om advisering en vastleggen van informatie op het gebied van verantwoording, data, aanpak en contact

3.1.4 Partnerschap Partnerschap is een van de leidende principes in HLTsamen. We hanteren als uitgangspunt dat we zowel ambtelijk als bestuurlijk de lokale belangen kennen, die belangen actief ophalen, delen en ermee aan de slag gaan. Vanuit het uitgangspunt dat we ontwikkelingen mogelijk willen maken sturen we op publieke waarden door deze nadrukkelijk mee te geven bij iedere opdrachtformulering. Dit begint met de richting die het college (namens de raad) meegeeft aan de ambtenaren. Deze waarden zijn medebepalend voor ieders rol, taak en verantwoordelijkheid in het proces en te weging van maatschappelijke initiatieven. Daarbij hoort een actieve rol voor onze organisatie rondom het verzamelen van data, informatie beschikbaar stellen, het verbinden en het stimuleren van een netwerk en het optreden als

24

sparringpartner. Onze contactfunctionarissen zijn onze vooruitgeschoven posten in het contact met de samenleving.

1.

2.

3.

Vraagt van bestuurders We kennen de wensen en belangen van de mensen in onze gemeenschap en kunnen die vertalen naar publieke waarden en zetten die om naar bestuursopdrachten in de HLTsamen organisatie Faciliteren en stimuleren van maatschappelijke initiatieven die bijdragen aan het algemeen belang van de lokale samenleving Bestuurlijke ruimte en mandaat aan de organisatie om te kunnen handelen

1. 2.

3.

Vraagt van organisatie/ medewerkers We staan als medewerkers midden in de samenleving en kennen de lokale wensen en belangen De contactfunctionarissen vormen de verbindende factor tussen samenleving, organisatie en bestuur als het gaat om het agenderen van maatschappelijke initiatieven Tijd en capaciteit om te kunnen handelen

3.1.5 Mogelijk maken Werken vanuit het uitgangspunt om ontwikkelingen mogelijk te maken (werken volgens de bedoeling4) lijkt eenvoudig en aantrekkelijk. Vanuit een inwonersgerichte opstelling lijkt het immers verstandig om de doeltreffendheid centraal te stellen in het bestuurlijk en ambtelijk handelen. Maar een eenzijdige focus op de doeltreffendheid kan als snel leiden tot willekeur en inefficiëntie. Dat is dan weer strijdig met andere overheidsdoelstellingen zoals rechtmatigheid (rechtsgelijkheid) en doelmatigheid (financiële soberheid). Bestuurlijk worden de beleidsdoelstellingen vastgesteld. De ambtelijke organisa e voert die op de juiste manier uit. De overheid bewaakt hierbij rechten en plichten en doet het goed als de afgesproken procedures worden gevolgd. De sturing vanuit de overheid is hiërarchisch, invulling geven aan goed bestuur staat centraal. Rechtmatig

Effec viteit en efficiency staan voorop. Resultaten moeten meetbaar zijn en beoordeeld kunnen worden op kaders zoals jd, geld en concrete doelstellingen.

Doelmatig

Doeltreffend

De mate waarin de gewenste presta es en de beoogde maatschappelijke effecten of gestelde doelen van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Het bestuurlijk en ambtelijk vakmanschap bestaat uit het zoeken naar het juiste evenwicht tussen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Het werken in de geest van de wet, beleid en regelgeving vergt permanent aandacht voor houding, gedrag en cultuur van zowel de ambtelijke organisatie als van gemeentebestuurders. Expertises en vaardigheden om de juiste balans te vinden en de grenzen te herkennen maakt het werken en besturen voor onze gemeenschappen interessant en uitdagend. Het uitgangspunt van “mogelijk maken” vereist ruimte in onze verordeningen en beleidsregels om te borgen dat besluiten worden genomen op basis van publieke waarden en de menselijke maat.

4

“De bedoeling”: het maatschappelijk doel dat de publieke organisatie dient en waaraan het bestaansrecht wordt ontleend.

25

1.

2.

Vraagt van bestuurders Continue aandacht voor het zoeken van de balans tussen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid Bij beleidsformulering standaard hardheidsclausules inbouwen, zodat maatwerk en het werken volgens de bedoeling mogelijk is als standaardoplossingen niet goed zijn of niet goed voelen (waardengedreven besluiten)

1.

2.

3.

Vraagt van organisatie/ medewerkers Continue aandacht voor het zoeken van de balans tussen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid Inrichten en inregelen van processen voor standaard situaties met ruimte voor maatwerkoplossingen als de standaard niet toereikend is Adviseer in voorkomende gevallen (grote maatschappelijke vraagstukken) op basis van een maatschappelijke kosten- en batenanalyse.

3.1.6 Maatschappelijk verantwoord ondernemen Als gemeenten staan we midden in onze samenleving. We vinden dat wij als lokale overheidsorganisatie richting onze gemeenschap een voorbeeldfunctie hebben. De komende jaren staat verduurzaming, vergroening, klimaatbeleid en energietransitie hoog op onze politiekbestuurlijke agenda. We willen zelf de daad bij het woord te voegen als het gaat om maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarom sluit de organisatie HLTsamen zich aan bij SDG Nederland en omarmen we de Sustainable Development Goals (SDG’s), de duurzame ontwikkelingsdoelen van de VN 5 (bijvoorbeeld sterke publieke diensten en partnerschap, duurzame steden en gemeenschappen, betaalbare en duurzame energie etc.) De SDG’s vormen een gezamenlijke agenda, voor een weerbare en duurzame wereld in 2030, waar economische, ecologische en sociale waarden in balans zijn, met als rode draad: laat niemand achter. Ze vormen een integrale agenda, met lokale, nationale en internationale dimensies. Ze bieden een toekomstperspectief, dat private en publieke organisaties en inwoners verbindt. We verankeren de SDG’s binnen onze organisatie.

Bijvoorbeeld door SDG’s op te nemen in de missie, de strategie, het personeelsbeleid (in personeelsadvertenties, in functioneringsgesprekken), in de interne bedrijfsvoering (minder reizen, meer circulair etc.), in tenders/aanbestedingen, zoals met een SDG-toets. Op basis van de SDG’s inventariseren we binnen de gemeenten en de HLTsamen organisatie het concrete bestuurlijke ambitieniveau rondom invulling en realisering van de doelstellingen en de daaraan verbonden (financiële) consequenties. Pas na bestuurlijke besluitvorming daarover wordt tot implementatie overgegaan.

1.

Vraagt van bestuurders Commitment op de SDG’s zowel op college- als raadsniveau.

1.

Vraagt van organisatie/ medewerkers Handelen en werken volgens de uitgangspunten van de SDG’s

3.2 Klantgerichte dienstverlening We werken aan het verder optimaliseren van de dienstverlening. Daarin staan het afstemmen van de verschillen ingangen tot de gemeente en het dienstverleningsconcept centraal.

5

Voor een toelichting op de 17 doelstellingen wordt verwezen naar de website van SDG Nederland Dit zijn de Sustainable Development Goals - SDG Nederland

26

Dit betekent dat we de inwoners van Hillegom, Lisse en Teylingen via meerdere kanalen op een naadloze en consistente manier bedienen. Dit omvat fysieke loketten, telefonische helpdesks, websites, mobiele apps, en sociale media. Door alle kanalen te integreren, kunnen inwoners op hun gewenste manier contact opnemen met de gemeente, waarbij hun interacties en gegevens overal upto-date en beschikbaar blijven. Voor de gemeentelijke dienstverlening betekent dit verbeterde toegankelijkheid, een consistente ervaring, efficiëntie & gemak en een hogere klanttevredenheid. We gaan die ambi e vastleggen in een nieuw op te stellen dienstverleningsconcept waarin we invulling geven aan het werken vanuit gemeenschappelijke waarden en uitgangspunten. We sluiten daarbij aan op waarden die voor de HLTsamen organisa e zijn vastgelegd in de zes doelen zoals die in bijlage III zijn omschreven. Oog voor de menselijke maat, betrokkenheid, betrouwbaarheid en een persoonlijke benadering zijn de belangrijkste ankers bij het opstellen van het dienstverleningsconcept. Binnen het dienstverleningsconcept voor de komende jaren speelt de digitale dienstverlening, het datagedreven werken, innoveren en slimme oplossingen bedenken een prominente rol. Om die slag te kunnen maken werken we aan een moderne gemeentelijke informatievoorziening.

We doen dat niet alleen, maar bij voorkeur samen met andere gemeenten in VNG verband6 . Daar waar het kan is de dienstverlening snel en simpel. Verder is de dienstverlening gericht toegankelijk en inclusief ingericht, zodat iedereen zoveel mogelijk zelfstandig mee kan doen, ongeacht wie of hoe we zijn. Niet alle verzoeken van inwoners en ondernemers kunnen worden gehonoreerd. Er gelden wetten, regels en beleid die aangeven wat de kaders zijn binnen onze gemeenten om het samenleven zo goed en prettig mogelijk te maken. Dit betekent dat ook 'nee' een antwoord kan zijn. Maar ook als dat het geval is, handelen we betrokken, betrouwbaar en in vertrouwen. Ook de doorontwikkeling van participatie en de wijze waarop onze inwoners en partners worden betrokken bij programma’s en projecten hebben invloed op de wijze van inrichting van ons dienstverleningsconcept. Concreet kan hier bijvoorbeeld worden gedacht aan het wetsvoorstel “versterking participatie op decentraal niveau” op basis waarvan de betrokkenheid van inwoners bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid wettelijk wordt vastgelegd. Ook wordt het “uitdaagrecht” als specifieke vorm van participatie wettelijk verankerd. Met het uitdaagrecht kunnen inwoners het gesprek aangaan met hun overheid om als inwoners de uitvoering van een taak over te nemen, zoals het beheer of onderhoud van een park of buurthuis. 6

Common Ground is een VNG-initiatief om de IT van gemeenten te moderniseren door gegevens centraal te beheren en open standaarden te gebruiken. Het scheidt data-, proces- en presentatielagen, wat flexibiliteit en innovatie bevordert. Gemeenten profiteren van betere samenwerking, kostenbesparingen en verbeterde dienstverlening voor inwoners en bedrijven. Het doel is efficiëntere, flexibele en gebruiksvriendelijke ITinfrastructuur. Marktpartijen zijn steeds beter in staat applicaties te leveren die in lijn zijn met common ground. Daardoor kunnen we steviger sturen zodat we de transitie van de informatiehuishouding kunnen versnellen en kunnen profiteren van alle voordelen die dat met zich meebrengt. Het helpt verder om op een efficiënte manier uitvoering te geven aan informa ewe en, zoals de Wet open overheid (Woo). Door gegevens centraal te beheren en open standaarden te gebruiken, wordt het makkelijker om informa e transparant te maken en toegankelijk te delen met inwoners en andere belanghebbenden. Dit bevordert openheid en transparan e, zoals vereist door de Woo.

27

1. 2.

Vraagt van bestuurders Streef waar mogelijk naar een 24/7 tijd en plaatsonafhankelijke dienstverlening Opstelling vaststelling van dienstverleningsconcept

1. 2.

Vraagt van organisatie/ medewerkers Maak klantgerichtheid een kernwaarde in de cultuur van de organisatie Sturen op prestatie indicatoren

3.3 Gemeenschappelijke regelingen & verbonden partijen De gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen nemen deel aan een groot aantal gemeenschappelijke regelingen. HECHT, Holland Rijnland, de Intergemeentelijke Sociale Dienst, Provalu en de Omgevingsdienst West Holland zijn de belangrijkste. Een belangrijk deel van de voorbereiding van beleidsvorming en de uitvoering voor onze drie gemeenten vindt in dit soort regelingen plaats. De gemeenten voeren de regie over de gemeenschappelijke regelingen. Daarin zien we gelet op de beschikbare capaciteit wel noodzaak om te prioriteren waar je als gemeente op wilt sturen. In sommige samenwerkingsverbanden is de invloed gering en kan worden geleund op een centrumgemeente. In andere gevallen zijn de invloed en de financiële belangen groot. Dan moet de organisatie de expertise en capaciteit hebben om de bestuurlijke advisering en de rol als ambtelijk opdrachtgever adequaat te kunnen vervullen. In de uitwerking en contractering zal meegenomen worden dat waar mogelijk voor de drie gemeenten een clustering wordt gezocht voor gedeelde opgaven. Dit moet ertoe leiden dat er dus niet meerdere partijen voor eenzelfde dienst aan de slag gaan, met een verlichting voor de ambtelijke druk als gevolg. De raden van de drie gemeenten hebben in 2018 de “Nota Verbonden Par jen” vastgesteld.

Aan deze nota is een toetsingskader rondom de governance op verbonden par jen opgenomen. In mei 2022 heeft Concern Control een onderzoek gedaan naar het doelmatig en doeltreffend sturen op gemeenschappelijke regelingen. Het onderzoek leidde tot de volgende aanbevelingen: a) Actualiseer de nota Verbonden Partijen 2018; b) Vereenvoudig het instrumentarium in de Nota Verbonden Partijen; c) Vul de nota aan met de rollen, taken en verantwoordelijkheden voor het college en de organisatie voor wat betreft opdrachtgeverschap en eigenaarschap; d) Versterk het accounthouderschap binnen de organisatie; e) Zorg voor voldoende formatie voor uitoefening van het sturen op verbonden partijen in de organisatie. Het is van het grootste belang hier zowel bestuurlijk als ambtelijk stevig op in te zetten. Het raakt immers rechtstreeks onze inwoners en ondernemers én het grootste deel van onze gemeentelijke budgetten wordt uitgeven via gemeenschappelijke regelingen. Alle reden om er bovenop te zitten. Vanuit raadsperspectief zijn er al (voorzichtige) aanzetten om meer (be)grip en invloed te krijgen op de verbonden partijen. Een mooi voorbeeld zijn de expertteams die de gemeenteraad van Lisse heeft opgezet. Deze expertteams volgen de ontwikkelingen binnen gemeenschappelijke regelingen, voeren gesprekken met de relevante bestuurder en worden ambtelijk ondersteund vanuit HLTsamen.

Het verdient aanbeveling de werkwijze van deze expertteams te verbreden naar de gemeenten Hillegom

28

en Teylingen. Verder zou het de impact en invloed versterken wanneer de drie samenwerkende gemeenten samen optrekken bij het bepalen van de koers en de besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen. Proac ef en integraal handelen, beïnvloeden en besturen van gemeenschappelijke regelingen vereist een verdere (inhoudelijke) professionaliseringsslag van de ambtelijke organisa e, met name waar het gaat om de accounthouders. Daarnaast verdient het aanbeveling de rol van een coördinerend accounthouder verbonden par jen die de integraliteit coördineert en afstemt centraal te beleggen op het hoogste abstrac eniveau van programmabegro ng en raads- c.q. collegeprogramma’s. Inzet en betrokkenheid vanuit alle vakdisciplines (inhoud en bedrijfsvoering) is daarvoor essen eel. Samenwerking in de regio lukt alleen als we dat ook kunnen organiseren en gemeenten naast het investeren op de inhoud ook middelen beschikbaar stellen voor governance in deze samenwerkingsverbanden. Daar waar we de vraagstukken oppakken in een regionaal samenwerkingsverband (verbonden par jen) zien we erop toe dat ook die samenwerkingspartner (onze opdrachtnemer) oog hee voor het werken volgens de bedoeling en de menselijke maat.

1. 2. 3.

Vraagt van bestuurders Prioritering in de onderwerpen en thema’s waarop bestuurlijk de wens bestaat om erop te sturen Verbreedt de werkwijze van de raad van Lisse met expertteam naar Hillegom en Teylingen Versterk zowel op college- als op raadsniveau in de samenwerking in HLT verband als het gaat om het sturen op verbonden partijen

1. 2.

3.

Vraagt van organisatie/ medewerkers Versterking van het accounthouderschap op verbonden partijen Beleg binnen de stafafdeling Strategie & Control de rol van coördinerend accounthouder Verbonden Partijen Werk volgens de uitgangspunten en aanbevelingen van de Nota Verbonden Partijen

3.4 Aanbevelingen Institutioneel: L. Versterkt de raadsbetrokkenheid bij verbonden partijen en trek als gemeenteraden (daar waar het kan) gezamenlijk op. M. Onderschrijf de Sustainable Development Goals (duurzame ontwikkeldoelstellingen), sluit je als gemeenten formeel aan bij SDG Nederland en veranker de SDG’s binnen HLTsamen. Inhoudelijk: N. Stel integriteitsbeleid / gedragscodes op voor HLTsamen (bestuur en organisatie) en de organen van de deelnemers (colleges en gemeenteraden) op en stuur actief op aandacht voor integer handelen mede in relatie tot cultuur, mentaliteit en bewustwording. O. Formuleer het ambitieniveau op de korte-, midden- en lange termijn op het gebied van openheid en transparantie als het gaat om de onderdelen: verantwoording, data, aanpak en contact P. Stimuleer, faciliteer en ondersteun maatschappelijke initiatieven voor zover die publieke waarden toevoegen aan de lokale samenleving Q. Geef invulling aan een dienstverleningsconcept

29

R. Versterk de inzet van het accounthouderschap op verbonden par jen door het accounthouderschap verder te professionaliseren en een coördinerend accounthouder verbonden par jen centraal te posi oneren in de organisa e. S. Werk de aanbevelingen van concern control m.b.t. verbonden partijen uit en kom tot een geactualiseerde nota Verbonden partijen. Instrumenteel: T. Ontwikkel een beleidskader en instrumentarium op basis waarvan bestuur en organisatie het juiste evenwicht vinden tussen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid U. Verbreedt de functionaliteit van de intaketafel vanuit de omgevingswet in de ruimtelijke keten naar andere maatschappelijke vragen en initiatieven

30

4.Contracteren 4.1 Algemeen Er is nadrukkelijk gekozen voor een centrale rol van de P&C cycli. Diezelfde centrale rol van sturing via de begroting passen we toe op het maken van afspraken, oftewel het contracteren, tussen college en gemeenteraad en de gemeentebesturen en HLTsamen. We contracteren langs programmabegrotingen, die zijn gebaseerd op college- en raadsprogramma’s. Daarbij maken we resultaatgerichte afspraken. We geven dat vorm via een groeimodel van werkplannen per team op basis van input (uren) naar contracteren op output resultaten en outcome maatschappelijke (beoogde) effecten. Ook in de relatie tussen college en gemeenteraad is het zaak lokaal een vorm te vinden voor de diepgang van de P&C documenten waarin de afspraken tussen college en HLTsamen een vertaling krijgen. De drie gemeenten verschillen in financiële positie, met als gevolg dat er andere keuzes gemaakt zullen worden met betrekking tot de balans tussen ambities en financiën. Opdrachten dienen immers gerealiseerd te worden binnen bestaande budgetten. De gemeenten zullen dus op sommige punten verschillend contracteren. Nadere uitwerkingsafspraken over het contracteren worden op voordracht van het HLTsamen bestuur door de colleges vastgesteld.

Onderdeel van die nadere uitwerking is de opstelling van een directiestatuut waarin afbakening van verantwoordelijkheid en bevoegdheid op directieniveau worden vastgelegd.

1.

Vraagt van bestuurders Sturen op afspraken in programmabegroting en op basis van beleidsindicatoren

1. 2. 3.

Vraagt van organisatie/ medewerkers Doorontwikkeling van de instrumenten werk- en concernplannen Vormgeven en verrijken beleidsindicatoren Opstellen van een directiestatuut

4.2 Aanbevelingen Ins tu oneel: V. Contracteer via de programmabegrotingen en hanteer geen apart instrument in de vorm van dienstverleningsovereenkomsten. Hanteer daarbij een groeimodel waarbij het concernplan en de teamwerkplannen zich ontwikkelen van een input op uren naar het SMART contracteren op output resultaten en uiteindelijk op outcome van beoogde maatschappelijke effecten. W. Werk de wijze van contracteren uit in afspraken. Instrumenteel: X. Stel een directiestatuut op waarin de verantwoordelijkheid en bevoegdheid op directieniveau wordt afgebakend.

31

Bijlagen Bijlage I Uitvoeringsagenda. In deze bijlage worden de per hoofdstuk geschetste aanbevelingen vertaald naar een uitvoeringsagenda.7 Onderwerp Beoogd resultaat

Tijdpad

Institutioneel

Uitvoeringsactiviteiten die betrekking hebben op de structuur, besturing en eigenaarschap van HLTsamen.

A

Gezamenlijk eigenaarschap

E

Gezamenlijke raden bijeenkomst

L

Raadsbetrokkenheid sturen op verbonden partijen Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Jaarlijks worden structureel minimaal 3 momenten ingepland waarop de drie colleges gezamenlijk en voltallig spreken over en investeren in het eigenaarschap en het opdrachtgeverschap richting HLTsamen Jaarlijks worden een aantal gezamenlijke bijeenkomsten van de gemeenteraden belegd, met de bedoeling kennis over te dragen en informatie uit te wisselen over gemeenschappelijke opgaven en vraagstukken. De bijeenkomsten op een dusdanig moment inplannen dat de opbrengst zo nodig kan worden vertaald in P&C documenten. De raadsbetrokkenheid bij verbonden partijen is versterkt en de gemeenteraden van de HLT-gemeenten trekken (daar waar het kan) gezamenlijk op. Als werkorganisatie HLTsamen zijn we aangesloten bij SDG Nederland en verankeren we de SDG’s binnen HLTsamen. Op basis van een uit te voeren inventarisatie bepalen we de concrete ambitie rondom verwezenlijking van deze duurzaamheidsdoelstellingen. We contracteren via de programmabegrotingen en werken niet met DVO’s.

M

V

7

Contracteren

Inregelen vanaf 1 januari 2025

Met ingang van 2025. De drie vaste bijeenkomsten gekoppeld aan de P&C cyclus

Start in volgende bestuursperiode.

3e kwartaal 2025

We gaan uit van een groeimodel waarbij het concernplan en de teamwerkplannen zich ontwikkelen van een input op uren (bereiken

In bijlage II worden de beoogde resultaten van de uitvoeringsagenda in verband en perspectief geplaatst ten opzichte van de overige sturingsinstrumenten.

32

Onderwerp

W Uitwerking contracteren Inhoudelijk B

Kaderstelling

F

Clusteren en verminderen aantal samenwerkingspartners Integriteitsbeleid/ gedragscodes

N

O

Open overheid

P

Stimuleren maatschappelijke initiatieven

Beoogd resultaat

Tijdpad

in 2025), naar het SMART contracteren op output (2027) resultaten en uiteindelijk op outcome (2030) van beoogde maatschappelijke effecten. De wijze van contracteren is vastgelegd in uitwerkingsafspraken 4e kwartaal 2024 Uitvoeringsactiviteiten die relevant zijn voor de inhoudelijke werkwijze, cultuur, houding en gedrag. Politiek-/bestuurlijke kaders zijn door colleges en gemeenteraden vastgesteld waarbinnen voor de samenleving en de ambtelijke organisatie speelruimte en handelingsvrijheid ontstaat om te werken vanuit de geest van wet- en regelgeving. We clusteren en verminderen het aantal samenwerkingspartners, en vereenvoudigen, stroomlijnen en verminderen van de drukte in HLT verband. HLTsamen (bestuur en organisatie) en de organen van de deelnemende gemeenten (colleges en gemeenteraden) hebben een vastgesteld integriteitsbeleid/gedragscodes en sturen daar actief op (aandacht voor integer handelen mede in relatie tot cultuur, mentaliteit en bewustwording). Bestuurlijk is het ambitieniveau voor de korte-, midden- en lange termijn vastgelegd op het gebied van openheid en transparantie als het gaat om de onderdelen: verantwoording, data, aanpak en contact. De gemeentebesturen stimuleren, faciliteren en ondersteunen maatschappelijke initiatieven voor zover die publieke waarden toevoegen aan de lokale samenleving.

Bij vaststelling van nieuwe beleidskaders en in elk geval bij de vaststelling van raads- en/of collegeprogramma’s en gekoppeld aan de documenten in de P&C-cycli. Start via begrotingen 2026. Doorlooptijd 3 jaar. Opstellen beleid/gedragscodes 2025. Implementatie vanaf 2026.

Gefaseerde opstelling beleid beginnend in 2025. Eindresultaat bereikt begin 2028. Vastleggen in gemeentelijke beleidskaders op een door de gemeentebesturen te bepalen moment

33

Onderwerp

Beoogd resultaat

Tijdpad

Q

Dienstverleningsconcept

4e kwartaal 2025

R

Accounthouderschap verbonden partijen

We hebben in HLTsamen verband een dienstverleningsconcept ingericht en uitgewerkt. Daarbij wordt mede nadere invulling gegeven aan versterking van participatie. Het accounthouderschap op verbonden partijen is versterkt en verder geprofessionaliseerd. Verder is een coördinerend accounthouder verbonden partijen gepositioneerd bij de stafeenheid Strategie & Control

S

Nota verbonden partijen

Er is een geactualiseerde nota Verbonden partijen.

Start professionaliseringsslag accounthouderschap medio 2025. Beleggen coördinerend accounthouderschap bij S&C 4e kwartaal 2024 Medio 2025

Instrumenteel

Uitvoeringsactiviteiten op het gebied van aansturing, kostenverdeling en structuren.

G

Afstemmen prioriteiten

C

Evaluaties

D

Gezamenlijke HLTsamen agenda

Het instrumentarium van afstemming en synchronisatie tussen gemeenten en HLTsamen (in P&C documenten en in tussentijdse rapportages) is zodanig ingericht dat colleges en gemeenteraden mogelijke knelpunten tijdig in beeld hebben zodat bestuurlijke keuzes gemaakt kunnen worden in de te stellen prioriteiten. Voor HLTsamen is het uitgangspunt dat de basis dienstverlening op orde is Bij beeldbepalende en sleutel projecten en programma’s wordt standaard een evaluatie wordt uitgevoerd, waarbij het normenkader van de evaluatie aan de voorkant (bij de start) en op basis van de beoogde doelstellingen wordt vastgelegd. Een HLTsamen agenda rondom de gemeenschappelijke opgaven en de daarbij behorende lokale maatwerk oplossingen.

Medio 2025

1e kwartaal 2025

1e gezamenlijke agenda koppelen aan de begroting 2026. Vervolgens actualiseren gekoppeld aan documenten P&C-cycli en aan opstelling raads- en/of collegeprogramma’s

34

Onderwerp

Beoogd resultaat

Tijdpad

Onderzoek naar een gezamenlijke HLTsamen rekenkamer

2025

I

Gezamenlijke rekenkamer Opleidingsprogramma

Start programma 2025

J

Afstudeer- & traineepool

K

Werken in verbinding

T

Werken volgens de bedoeling

U

Intaketafel

X

Directiestatuut

Voor leidinggevenden en medewerkers is er een opleidingsprogramma waarin onder meer aandacht is voor het werken volgens de bedoeling. We hebben onder begeleiding van seniormedewerkers uit de organisatie een afstudeer- en traineepool om kennis en talent in huis te halen die we inzetten op projecten en programma’s. Ontwikkel korte en lange termijn maatregelen om het werken in verbinding te bevorderen Er is een beleidskader en instrumentarium op basis waarvan bestuur en organisatie het juiste evenwicht vinden tussen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. De intaketafel in de ruimtelijke keten is verbreed naar andere maatschappelijke vragen en initiatieven. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden op directieniveau zijn vastgelegd in een directiestatuut.

H

Inrichten in 2025, start in 2026

Korte termijn vanaf 2e helft 2025 Lange termijn 2026. Opstellen en implementeren in 2025

2e helft 2025 1e kwartaal 2025

35

Bijlage II Overzicht sturingsinstrumenten binnen HLTsamen. Samenhang strategische lange termijn opdracht en organisa eontwikkeling

Lange termijn opdracht HLTsamen gaat over: Wat is vanuit de gemeenten de inhoudelijke opdracht aan HLTsamen?

Wat zijn de kaders en randvoorwaarden om de opdracht uit te kunnen voeren?

Wat is voglens de gemeenten het profiel van het bedrijf HLTsamen?

Wat zijn de bestuurlijke en ambtelijke 'spelregels' in de samenwerking

Organisatieontwikkeling HLTsamen gaat over: Verbeteren van de uitvoering van regulier werk en maatschappelijke opgaven

Vormgeven van leren en ontwikkelen

Versterken van de interne bedrijfsvoering

Hoe om te gaan met druk, verbinding en duidelijkheid

36

Bijlage III Visie & leidende principes Visie Wij zijn een samenlevingsgerichte organisatie voor onze drie gemeenten, en stellen de vraag en opgave centraal. We werken in- en extern krachtig, inventief en verbindend samen aan complexe opgaven en behoeftes van opdrachtgevers, inwoners, ondernemers, instellingen en partners in (regio) Hillegom, Lisse en Teylingen. We benutten alle aanwezige talenten, kennis en ervaring om professioneel met plezier, trots en lef te kunnen werken, in een eigentijdse en veilige werk- en leeromgeving. Zes doelen maken de visie concreet. Ze helpen om te kunnen toetsen of we de doelen hebben gerealiseerd. Ze vormen de basis om ontwikkelingen in gang te zetten en de huidige organisatie aan te passen. 1. Anderen ‘service op maat’ laten ervaren We bieden de service die past bij het vraagstuk, het product of samenwerking die gevraagd wordt, of dit nu een concreet product betreft of een multidisciplinair (beleids-)vraagstuk. In het contact zijn wij toegankelijk en komt de relatie eerst, daarna het proces en de inhoud. We communiceren voor iedereen begrijpelijk, weten wat er speelt, laten zien wat we doen en waarom, en zorgen dat onze interactie past bij de rol die wij en de vraagsteller hebben. Opdrachtgevers, inwoners, ondernemers, instellingen en partners ervaren geen last van de interne organisatie, vanuit ieder kanaal komt hetzelfde antwoord.

We organiseren voor iedere zaak een aanspreekpunt. 2. Snel inspelen op veranderende omstandigheden De organisatie is zo ingericht dat we snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden, urgente opgaves en vragen. Dat doen we vanuit samenhang met bestaande processen en de al geplande werkzaamheden en kan dus vragen om prioritering en keuzes. 3. (Bestuurlijke) keuzes voorleggen, prioriteren binnen de gemaakte keuzes en keuzes maken in aanpak Er is een gezonde balans en focus in het werk. Zowel voor regulier werk als voor opgaven en ontwikkeling is voldoende ruimte. 4. (Bestuurlijke) opdrachtgevers afgewogen en compleet adviseren en kansen benutten waar mogelijk rekening houdend met de couleur locale We vertalen signalen en kansrijke ideeën van buiten naar beleid en uitvoering en borgen dit in de organisatie. 5. Vanuit eigenaarschap talenten benutten en toegevoegde waarde ontwikkelen We kennen elkaars talenten en zetten die optimaal in op standaard en maatwerk vraagstukken. HLT’ers worden hierin gestimuleerd, gefaciliteerd en ondersteund. 6. Successen vieren We zijn trots op onze organisatie, op elkaar en op onszelf. Daarmee creëren we werkplezier, persoonlijke groei, motivatie en een basis voor nieuwe successen.

37

38

Bijlage IV Wat vraagt het van actoren In de verschillende hoofdstukken wordt per paragraaf aangegeven wat het behandelde thema vraagt van bestuurders, directie en medewerkers. In deze bijlage wordt in de richting van de personen behorende tot de verschillende doelgroepen (HLTsamen bestuur, college van B&W, gemeenteraad, directie/management en medewerkers) de wat abstracte duiding “wat vraagt het van” vertaald naar gewenste concrete uitvoeringsacties. 





 

bestuur HLTsamen Bevorderen van coördinatie over gemeentegrenzen Organisatieperspectief is prioritair

bestuur HLTsamen Rolvastheid als bestuurder van HLT is niet gelijk aan rol van gemeentebestuurder Blijvend investeren in opleidingsbudgetten Onderzoek naar centrale huisvesting

  

    

bestuur HLTsamen    



colleges van B&W Stellen van prioriteiten Investeren in samenwerking tussen vakportefeuillehouders vanuit H,L & T Politieke en bestuurlijke kaders waarbinnen voor samenleving en organisatie handelingsvrijheid bestaat (ruimte voor overheidsparticipatie)

colleges van B&W Prioritering van opdrachten in relatie tot de beschikbare capaciteit Besturen volgens de bedoeling Inrichting portefeuillehouderschap (mede) langs de lijn van opgaven Focus op lobby thema’s Ruimte voor onderzoek naar centrale huisvesting

colleges van B&W Besturen op een wijze passend bij de te hanteren overheidsrol Opstellen integriteits- en gedragscodes Werken vanuit een houding van maximale openheid en transparantie Stimuleren en faciliteren van maatschappelijke initiatieven die bijdragen aan het algemeen belang Standaard inbouwen van hardheidsclausules in verordeningen en beleid zodat het werken volgens de bedoeling mogelijk is

Hoofdstuk 1 Samen voor een bloeiende streek gemeenteraden Directie/management  Stellen van prioriteiten  Transparante en integrale informatie zodat besturen kunnen prioriteren binnen  Open staan voor samenwerking op de gemeente, maar ook tussen de drie prioritering en inhoud tussen HLTHLTsamen gemeenten gemeenten  Politieke en bestuurlijke kaders waarbinnen voor college, samenleving en organisatie handelingsvrijheid bestaat (ruimte voor overheidsparticipatie) Hoofdstuk 2 Doorontwikkeling van de HLT-samenwerking gemeenteraden Directie/management  Actieve betrokkenheid bij de  Zuiverheid in agenderen op de juiste samenwerking in HLT verband vergadertafels (gezamenlijke agenda)  Open en transparant offreren  Inrichten raadscommissies (mede) langs  Sturen op integrale programmatische en de lijn van opgaven projectmatige samenwerking  Onderzoek naar een gezamenlijke  Inregelen van ambtelijk opdrachtgeverHLTsamen rekenkamer en opdrachtnemerschap  Focus op lobby thema’s  Opleidingsprogramma voor  Ruimte voor onderzoek naar centrale leidinggevenden en medewerkers huisvesting opzetten  Opzetten en inrichten van een meerjarig programma studenten- / trainee pool en investeren in contacten met opleidingsinstituten Hoofdstuk 3 Dienstverlening gemeenteraden Directie/management  Besturen op een wijze passend bij de te  Adviseren op een wijze passend bij de te hanteren

overheidsrol hanteren overheidsrol  (Overwegen) opstellen integriteits- en  Opstellen integriteits- en gedragscodes en gedragscodes actieve sturing daarop  Standaard inbouwen van  Actief sturen op maximale openheid en hardheidsclausules in verordeningen en transparantie beleid zodat het werken volgens de  Inrichten van processen en protocollen in bedoeling mogelijk is lijn met serviceformules

 

      

   

medewerkers Flexibiliteit rondom de diversiteit van de drie gemeenten Werken en adviseren volgens de bedoeling

medewerkers Medeverantwoordelijkheid voor de opdracht Politiek- / bestuurlijke sensitiviteit Adviseren volgens de bedoeling Doorontwikkelen van onderhandelingsvaardigheden Investeren in en het onderhouden van netwerken Boodschap helder en kernachtig formuleren Structurele begeleidingscapaciteit voor studenten-/ trainee pool

Medewerkers Adviseren op een wijze passend bij de te hanteren overheidsrol Open en transparant adviseren en vastleggen informatie Als medewerkers kennen we de wensen en belangen van de lokale samenleving In voorkomende gevallen actief adviseren met gebruik van hardheidsclausules in verordeningen en beleid zodat het werken volgens de bedoeling mogelijk is

39

40