02. Was-wordt lijst verordening auditcommissie.pdf

Was Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de commissie: de auditcommissie; b. de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

Artikel 2 Taken De commissie heeft de volgende taken: a. de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol; b. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant naar de raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole; c. het zijn van een overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 4 van de

Wordt Artikel 1 De commissie en begripsomschrijvingen 1. Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoel in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie. 2. In deze verordening wordt verstaan onder: a. commissie: de auditcommissie; b. accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 Gemeentewet, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; c. voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie; d. griffier: de griffier of diens plaatsvervanger e. lid: lid van de auditcommissie; f. adviseurs: de accountant, leden van de rekenkamer, leden van het college, ondersteunende ambtenaren en overige deskundigen. Artikel 2 Taken De commissie: 1. Is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, en het kunnen vervullen van zijn toezichthoudende en controlerende bevoegdheid; 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

Toelichting Artikel 1 was niet compleet. De uitbreiding van begrippen verduidelijkt rollen en verantwoordelijkheden. Het opnemen van “adviseurs” als gedefinieerde term voorkomt interpretatieverschillen over wie mag deelnemen aan vergaderingen.

De taken van de commissie zijn aangepast aan de huidige wet- en regelgeving en aan de praktijk. Het opnemen van de managementletter en boardletter als expliciet bespreekpunt versterkt de controlerende rol van de raad.

Controleverordening gemeente Hillegom; d. het zijn van een overlegplatform over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles; e. het voorbereiden van het aanbestedingstraject ten behoeve van de aanwijzing van de accountant; f. het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

a.

b. c.

d.

e.

f.

g.

De voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad advies uit over een aanwijzing; Het eerste aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant; Een overlegplatform zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 4 van de Controleverordening gemeente Hillegom; De jaarlijkse bespreking van de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole; De bespreking van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad, zoals bijvoorbeeld de boardletter; De advisering aan de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording van het college, de accountantsverklaring en het accountantsverslag; De advisering aan de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de

accountant in opdracht van de raad; Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1. De commissie bestaat uit raads-

en/of burgerleden. De raad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de commissie. Elke fractie kan een lid en plaatsvervangend lid voordragen. 2. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht. 3. De griffier of diens plaatsvervanger is secretaris van de commissie.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1. De commissie bestaat uit minimaal 4 2.

3. 4.

5. 6.

leden tot maximaal evenveel leden als er fracties in de raad zijn. De raad benoemt de leden van de commissie. Elke fractie kan een lid voordragen. Zowel een raadslid als commissielid kan tot lid worden benoemd. De raad benoemt uit zijn midden een voorzitter. De voorzitter: a) is belast met het leiden van de vergadering; b) is belast met het toezicht op de naleving van de verordening; c) is belast met het woordvoerderschap namens de commissie; d) neemt deel aan de vergadering; De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. De griffier is secretaris van de commissie.

Artikel 4 Vaste adviseurs

Artikel 4 Vaste adviseurs

1. De commissie heeft de volgende vaste

1. De commissie heeft de volgende vaste

adviseurs: de portefeuillehouder Financiën, de directeur Bedrijfsvoering, de financieel / concerncontroller, een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie en de accountant. 2. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie

adviseurs: de portefeuillehouder Financiën, de directeur Bedrijfsvoering, de financieel / concerncontroller, een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie en de accountant. 2. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie

Lid 1 is opgenomen om het aantal leden duidelijker te definiëren. Lid 2 is opgenomen om aan te geven dat zowel raads- als burgerleden lid van de auditcommissie mogen zijn. Lid 3 is opgenomen omdat in de huidige praktijk de raad de voorzitter benoemt uit zijn midden. Daarnaast zijn de taken van de voorzitter toegevoegd in lid 4, om hier onduidelijkheid over te voorkomen. Lid 5 is opgenomen omdat er in de huidige praktijk geen plaatsvervangend voorzitter wordt benoemd door de raad. Dit is iets wat de commissie zelf kan bepalen zonder dat daar een besluit voor de raad voor nodig is. Lid 6 is aangepast omdat de begripsbepaling onder artikel 1 is gewijzigd. Zo is dit lid bondiger geformuleerd.

Dit artikel is onveranderd.

uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meer adviseurs. Artikel 5 Zittingsduur 1. De leden van de commissie worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad. 2. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval bij ontslag als lid van de raad of als burgerlid. 3. De raad kan een lid tussentijds ontslaan. 4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging 1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 2 genoemde taken. 2. Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meer adviseurs. Artikel 5 Zittingsduur

Dit artikel is onveranderd.

1. De leden van de commissie worden

benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad. 2. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval bij ontslag als lid van de raad of als burgerlid. 3. De raad kan een lid tussentijds ontslaan. 4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Artikel 6 Besluitvorming 1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden en de voorzitter zoals bedoeld in artikel 3. 2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 3. Indien de stemmen staken heeft de voorzitter een doorslaggevende stem en bij diens afwezigheid de plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 6 is toegevoegd zodat helder is wie stemrecht heeft in het geval de auditcommissie een besluit moet nemen.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging 1. De commissie vergadert minimaal 2 keer per jaar en verder zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 2 genoemde taken. 2. Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 6 wordt artikel 7 in verband met het toevoegen van een nieuw artikel 6. Artikel 7 is opgesplitst in twee artikelen, namelijk artikel 7 en 8. Lid 3, 4 en 5 sloten niet aan bij de leden over geheimhouding uit artikel 84 Gemeentewet. In artikel 6 wordt alleen nog over de vergadering en de verslaglegging gesproken. De beslotenheid van vergaderingen is nu vastgesteld in artikel 7.

3. De vergaderingen van de commissie

zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 4. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Vastgestelde verslagen zijn openbaar tenzij de commissie anders bepaalt. 5. Vastgestelde niet-openbare verslagen worden als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht aan de raad, burgemeester en wethouders en de adviseurs.

Artikel 20 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking de dag nadat deze is bekendgemaakt. 2. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening auditcommissie Hillegom’.

3. De uitnodiging en agenda worden

ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd – spoedeisende gevallen uitgezonderd. 4. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de agenda aan de leden toegezonden. 5. Van iedere vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Artikel 8 Beslotenheid van vergaderingen 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. 2. De auditcommissie kan besluiten de geheimhouding voor een deel of geheel van de geagendeerde onderwerpen op te heffen. Artikel 9 Inwerkingtreding

1. De ‘Verordening auditcommissie Hillegom’ wordt ingetrokken;

2. Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

Artikel 10 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening auditcommissie Hillegom 2025’.

Lid 1 is aangepast zodat dit lid beter aansluit bij de huidige praktijk. Lid 3 is toegevoegd: de vaste termijn voor agendering en stukken bevordert zorgvuldige voorbereiding en transparantie. Lid 4 idem. Lid 5 de formulering is gewijzigd om het beknopter te maken.

Toegevoegd om aan te sluiten bij de wetgeving uit artikel 84 Gemeentewet.

Artikel 20 in de oude verordening is gesplitst in een artikel 8 en 9. Artikel 8 gaat over de inwerkingtreding van de verordening. De oude vigerende verordening moet worden ingetrokken.

Door het jaartal toe te voegen is duidelijk wanneer de verordening is vastgesteld en om welke versie het gaat.