02. Aanbiedingsbrief Evaluatie HLTsamen.pdf

Verzenddatum

14 mei 2024

Uw kenmerk Ons kenmerk Onderwerp Behandeld door Telefoon Bijlage(n)

Z-22-241692 Evaluatie HLTsamen A.L. Jonquière 14 02 52 HLTsamen groeit door! Evaluatie van de ambtelijke fusieorganisatie HLTsamen

Geachte raad, Op 12 december 2023 hebben we u gesproken over de evaluatie HLTsamen. Ook hebben we gesprekken gevoerd met de colleges, griffiers, de Ondernemingsraad, teammanagers en medewerkers. Op 22 april 2024 stelde het bestuur van HLTsamen de evaluatie vast. Hierbij sturen wij u ter informatie de evaluatie van HLTsamen, HLTsamen groeit door!, toe. Inleiding In 2017 ging de ambtelijke fusieorganisatie HLTsamen van start. In het bedrijfsplan HLT Samen sterker! is opgenomen dat twee jaar na de start van de werkorganisatie een tussenevaluatie wordt gehouden en vier jaar na de start, een evaluatie. Berenschot voerde in 2019 de tussenevaluatie uit: dit resulteerde in HLTSamen op weg, Tussenevaluatie van de ambtelijke fusieorganisatie HLTsamen. In 2023 zijn we gestart met de evaluatie HLTsamen. Doel van de evaluatie HLTsamen Het doel van de evaluatie is: het weergeven van de stand van zaken van de drie K’s (kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten) en de S (strategie). De evaluatie wordt in samenhang bekeken met de ‘nieuwe opdracht’ (actualisatie van de doelstellingen van HLTsamen) en de organisatieontwikkeling. De vraag die in de evaluatie centraal staat is: zijn de vier doelstellingen (drie K’s en de S) behaald en waar zijn accenten gewenst? Conclusies We kwamen tot de volgende conclusies: I Kwaliteit De kwaliteit van de dienstverlening is op onderdelen verbeterd.

II Kwetsbaarheid Er ontstaat een (nieuwe) kwetsbaarheid van HLTsamen. III Kosten Het kostenaspect richt zich op het belang van een goede balans tussen ambities, capaciteit en middelen. IV Strategische positieverbetering De strategische positieverbetering van de drie gemeenten is sterk verbeterd. Aanbevelingen De aanbevelingen zijn:

I Kwaliteit • Onderzoek de mogelijkheden voor centrale huisvesting. Vergroot de sturing op integraal en projectmatig werken en betrek inwoners, raden en besturen eerder bij (nieuwe) trajecten. • Borg 20% ontwikkeltijd van medewerkers en managers. • Stuur sterker op het opdoen en borgen van lokale kennis, de gemeentelijke politiek-bestuurlijke context en continuïteit op dossiers. II Kwetsbaarheid • Versnel de invoering van strategisch personeelsbeleid en prioriteer daarin. Besteed aandacht aan: • het versterken van HLTsamen als aantrekkelijke werkgever, bijvoorbeeld door HLTsamen te positioneren als opleidingsinstituut (traineeship Duin- en Bollenstreek). • mogelijkheden voor het inzetten van arbeidsmarktoelagen en/of oplossingen voor moeilijk vervulbare specialistische functies. • het borgen van (lokale) kennis. • nieuwe, kwetsbare functies. • het verminderen van het verloop. • Maak processen en werkwijzen meer inzichtelijk, toegankelijk en vindbaar en regel het beheer van de processen en werkwijzen. III Kosten • Stuur steviger op de balans tussen ambities, capaciteit en middelen en voer als colleges regelmatig het gesprek daarover met de raden. • Blijf als organisatie en college in contact met de raden over ontwikkeling en verbetering van de P&C-cyclus.

IV Strategie • Zet in op verdere externe oriëntatie en zoek zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau aansluiting bij de Haarlemmermeer en ZuidKennemerland. • Blijf anticiperen op trends en ontwikkelingen. • Investeer als organisatie, maar ook als colleges en raden, meer en beter in lobby en netwerk. • Investeer met de griffiers in gezamenlijke (thema-) bijeenkomsten van raden en colleges van de drie gemeenten. Vervolg In samenspraak met de griffiers lichten we de evaluatie na de zomer aan u toe in een gezamenlijke radenbijeenkomst en geven we aan hoe we de evaluatie verwerken in een nieuwe opdracht aan HLTsamen. Voor de zomer lichten we de evaluatie in de afzonderlijke raden toe. Met vriendelijke groet, Bestuur HLTsamen A.W.M. Spruit voorzitter

J.F.A. Tomassen secretaris