01 Controleplan 2026 Hillegom

Controleplan 2026 Gemeente Hillegom

Geachte leden van de gemeenteraad, Het doet ons genoegen dat u ons de opdracht heeft gegund om de gemeente Hillegom de komende jaren te blijven controleren. Hierbij bieden wij u ons controleplan aan voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hillegom over het boekjaar eindigend op 31 december 2026. De opdrachtvoorwaarden zijn in de afzonderlijke opdrachtbevestiging met u overeengekomen. In dit controleplan vindt u een uiteenzetting over onze risicoanalyse, de voorgenomen controleaanpak, een planning met de geplande communicatiemomenten en een samenvatting van onze en uw verantwoordelijkheden in relatie tot de jaarrekening en de controleopdracht. Op basis van onze verwachtingen en de ontwikkelingen in de wet- en regelgeving hebben wij daarnaast een aantal aandachtsgebieden geïdentificeerd en opgenomen in dit controleplan. Op 6 oktober 2026 bespreken wij ons controleplan in concept met de auditcommissie. Het doel van onze controle is om te onderzoeken of de jaarrekening van de gemeente Hillegom het in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet vereiste inzicht geeft. De jaarrekening wordt opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten.

Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V. Jesper van Koert RA Partner Audit Aan de gemeenteraad van de gemeente Hillegom Onderwerp Controleplan 2026 Datum 9 oktober 2026 Kenmerk: Conceptversie t.b.v. raadsvergadering 2 Inhoud 1. Management samenvatting 2. Inleiding 3. Controleaanpak 4. Risicoanalyse 5. Planning 6. Randvoorwaarden 3 Management samenvatting 4 Significante aandachtsgebieden  Doorbreking van AO/IB door het management; en  Schattingsposten en veronderstellingen van het management. Attentie- en aandachtspunten 2026  Waardering van activa, grondexploitaties en toereikendheid van de voorzieningen;  Rechtmatigheidsverantwoording;  Verantwoording van SiSa-regelingen en overige subsidiestromen. Speerpunten gemeenteraad In overleg met de auditcommissie hebben wij één aanvullend speerpunt meegegekregen van de auditcommssie, met betrekking tot project de giraffe. Deze speerpunten zijn onderdeel van ons controleplan en wij zullen tijdens onze jaarrekeningcontrole meenemen in onze aanpak. 1. Managementsamenvatting Materialiteit en rapportagegrens  Conform voorgaand jaar bepalen wij de materialiteit op basis van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als onzekerheden hanteren wij een goedkeuringstolerantie van 2%.

 De planningsmaterialiteit voor de controle van de jaarrekening 2026 van de gemeente Hillegom bedraagt voorlopig EUR 1,45 miljoen. Deze materialiteit is gebaseerd op de primaire begroting 2026 en wordt na afronding van het boekjaar geëvalueerd en, indien nodig, bijgesteld op basis van de definitieve cijfers. De uitvoeringsmaterialiteit bedraagt 70% van de planningsmaterialiteit en komt daarmee uit op EUR 1,0 miljoen.  In overeenstemming met de door de gemeenteraad gemaakte afspraken rapporteren wij alle geconstateerde fouten en onzekerheden boven de rapporteringstolerantie van EUR 100.000 aan de gemeenteraad. Basis voor het controleplan  Het controleplan is opgesteld op basis van de kennis en inzichten die wij hebben opgedaan tijdens de controle van boekjaar 2025 en voorgaande jaren, aangevuld met de uitkomsten van de gevoerde besprekingen.  Daarnaast nemen wij kennis van relevante ontwikkelingen en actualiteiten binnen en rondom de gemeente en beoordelen wij in hoeverre deze van invloed zijn op onze controleaanpak.  Wij hechten er waarde aan dat de gemeenteraad aandachtspunten en speerpunten kan meegeven voor onze controle. Op pagina 10 bieden wij de mogelijkheid om deze onderwerpen aan te dragen, zodat wij deze, waar relevant, kunnen betrekken bij onze controlewerkzaamheden en het controleplan.

Bevindingen en rapportage De bevindingen ten aanzien van de interne beheersing worden opgenomen in de managementletter van HLTsamen. Deze bevindingen worden voor de gemeenten samengevat in een boardletter. Onze bevindingen met betrekking tot de uitgevoerde jaarrekeningcontrole zullen wij aan u rapporteren in de vorm van ons accountantsverslag. In deze managementsamenvatting zijn de belangrijkste elementen van ons controleplan voor u uiteengezet. Nadere informatie is opgenomen in de rest van deze rapportage. Planning  Wij voeren begin november de interimcontrole uit, waarbij wij de processen binnen de werkorganisatie HLTsamen toetsen.  De managementletter van HLTsamen, waarin wij onze bevindingen uit de interimcontrole rapporteren, wordt niet afzonderlijk met de gemeenten besproken. In plaats daarvan verstrekken wij in januari een boardletter, waarin uitsluitend de voor de gemeenten relevante kernbevindingen uit de interimcontrole worden opgenomen.  De start van de eindejaarscontrole is gepland in maart 2027. In deze fase voeren wij de controlewerkzaamheden voor de gemeente uit. Bijzondere ontwikkelingen en relevante actualiteiten stemmen wij gedurende het jaar tussentijds met u af.  Onze bevindingen bespreken wij gedurende de controle doorlopend met de organisatie.

Na afronding van de jaarrekeningcontrole bespreken wij het concept-accountantsverslag en de conceptjaarrekening. De definitieve planning stemmen wij af op de vergaderkalender van de auditcommissie en de gemeenteraad. Op pagina 17 is de gedetailleerde planning van de jaarrekeningcontrole opgenomen. 5 6 Inleiding2 2. Inleiding Graag stemmen wij aan de hand van | Nieuwe verantwoordelijke accountant dit controleplan de voorgenomen | Met ingang van het controlejaar 2026 is Jesper van Koert RA verantwoordelijk accountant voor de reikwijdte van onze | controle van de jaarrekening van de gemeente Hillegom. Jesper beschikt over ruime ervaring binnen | Actuele accountantscontrole, onze | de publieke sector en zal het vaste aanspreekpunt zijn voor de gemeenteraad, het college en de | ontwikkelingen: controleaanpak, de planning van de | organisatie. Samen met het controleteam zet hij de samenwerking voort zoals deze in de afgelopen | - | Rijksbezuinigingen werkzaamheden en de | jaren is opgebouwd, waarbij kwaliteit, betrokkenheid en een open dialoog centraal staan. Wij kijken | - | Onderhoud | Wet- en communicatiemomenten met u af. Met | ernaar uit om onder zijn verantwoordelijkheid de samenwerking met de gemeente Hillegom verder | kapitaalgoederen | regelgeving: dit plan geven wij invulling aan een | voort te zetten.

| - Actualisatie kadernota kwalitatief hoogwaardige, objectieve en | rechtmatigheid onafhankelijke controle, waarbij wij niet | Actuele ontwikkelingen | - Beperkte uitingen alleen aandacht hebben voor de | Ook voor de controle van boekjaar 2026 houden wij rekening met verschillende ontwikkelingen die | commissie BBV wettelijke vereisten, maar ook voor de | van invloed kunnen zijn op de jaarrekening en onze controleaanpak. specifieke risico's en ontwikkelingen | • | De voorgenomen overdracht van de wethouderspensioenen naar het ABP biedt gemeenten op binnen de gemeente Hillegom. | termijn meer zekerheid. Tot de beoogde inbreng per 1 januari 2028 blijft de hoogte van de voorziening echter gebaseerd op schattingen. Door de verbeterde financiële positie en gestegen dekkingsgraad van het ABP ligt het in de rede dat de benodigde inbreng bij overdracht verder zal toenemen. • | De grondexploitaties blijven een belangrijk aandachtspunt. Met name het Henri Dunantplein en SiZo bevinden zich nog in een ontwikkelfase waarin de financiële uitkomsten afhankelijk zijn van onder meer grondprijzen, bouwkosten, woningbouwontwikkeling en planologische procedures. • | De gemeentefinanciën staan onder druk door de verwachte afname van de rijksbijdragen en de structurele tekorten die vanaf 2027 zichtbaar worden.

Hoewel dit geen direct risico vormt voor de | Wijzigingen in jaarrekeningcontrole 2026, vraagt dit blijvende aandacht voor financiële sturing en | Wijzigingen in begrotingsbeheersing. | accountants- regelgeving:accountants- Ten aanzien van wet- en regelgeving zijn er zowel binnen de gemeentelijke als binnen de | regelgeving: accountantsregelgeving beperkte ontwikkelingen: | - | NBA-Handreiking - | De doorontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf 2025 is de wettelijke grondslag | 1152 aanwezig op grond waarvan het college zelfstandig verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. | Rechtmatigheids- | Automatisering: Wij verwachten voor 2026 een nadere verduidelijking op enkele punten bij de actualisatie van de | toelichting mei 2026 | - | Invoering kadernota door de commissie BBV. Wij controleren de getrouwheid van deze verantwoording; | Cyberbeveiligingswe - | De Cyberbeveiligingswet is sinds 15 augustus 2026 van kracht. Als onderdeel van onze | tgeving (NIS II) tussentijdse controle voeren wij een cybersecurityscan uit om inzicht te verkrijgen in de voortgang en implementatie van de vereiste beheersmaatregelen. Onze bevindingen en aanbevelingen rapporteren wij in de managementletter aan HLTsamen. 7 8 Controleaanpak

WNT en SiSa (Single Information, Single Audit) Voor de WNT hanteren wij de materialiteit uit het Controleprotocol WNT 2026 (0% voor volledigheid topfunctionarissen, tot EUR 10.000 voor bezoldiging). Voor de SiSa geldt dezelfde materialiteit als bij de jaarrekening, met een afwijkende rapporteringstolerantie volgens BZK. Rechtmatigheidsverantwoording Onze aanpak ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording is ongewijzigd ten opzichte van vorig jaar. Het college stelt, samen met de ambtelijke organisatie, de rechtmatigheidsverantwoording op. Wij toetsen vervolgens of deze een getrouw beeld geeft. Zoals ook in ons accountantsverslag is gerapporteerd, heeft u voor de begrotingsrechtmatigheid het aspect ‘tijdigheid’ zo gedefinieerd dat dit ook geldt wanneer in de jaarrekening een toelichting is opgenomen. Hierdoor worden onderschrijdingen van lasten en overschrijdingen van baten die in de jaarrekening zijn toegelicht, als rechtmatig aangemerkt. De met uw college afgestemde verantwoordingsgrens bedraagt 2% van het totaal van de lasten. Continuïteit, afhankelijkheid en aansturing IT-systemen Wij hanteren een geïntegreerde controleaanpak waarin IT een belangrijk onderdeel vormt.

Daarbij richten wij ons op de continuïteit en betrouwbaarheid van gegevensverwerking, de werking van General IT Controls en Application Controls, en de centrale monitoring van systemen zoals Centric Key2Financiën. 3. Controleaanpak 3.1 Algemene uiteenzetting en materialiteit Materialiteit De materialiteit wordt bepaald op basis van 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Hierbij worden geconstateerde fouten en onzekerheden gezamenlijk betrokken in de oordeelsvorming. De gehanteerde materialiteit vormt een belangrijke basis voor de aard en omvang van onze controlewerkzaamheden en de inrichting van onze controleaanpak. De voorlopige materialiteit die wij hanteren voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hillegom bedraagt voor 2026 EUR 1,45 miljoen. De voorlopige uitvoeringsmaterialiteit voor 2026 bedraagt EUR 1,0 miljoen. De materialiteit zal op basis van de definitieve cijfers 2026 worden geëvalueerd en worden bijgesteld. Wij zullen niet-gecorrigeerde afwijkingen die door het management als niet-materieel worden aangemerkt, zowel afzonderlijk als geaggregeerd, boven EUR 100.000 rapporteren aan de gemeenteraad. Daarnaast zullen wij een overzicht van de gecorrigeerde afwijkingen verstrekken, indien gewenst.

Risicoanalyse Wij richten onze controle op de belangrijkste risico’s die kunnen leiden tot materiële afwijkingen in de jaarrekening, zowel door fouten als door fraude. Daarbij letten wij vooral op risicovolle posten, schattingen en processen, rekening houdend met sectorspecifieke factoren en managementinschattingen. Onze risicoanalyse wordt gedurende de controle voortdurend herzien en waar nodig aangepast. In hoofdstuk 4.1 vindt u een overzicht van de significante en frauderisico’s en onze aanpak om deze te mitigeren. Effectieve samenwerking Een efficiënte en effectieve jaarrekeningcontrole is belangrijk voor zowel de gemeente Hillegom als Baker Tilly. Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling van een efficiënter controleproces en aan de verhoging van de kwaliteit. In dit kader is een helder controleplan een essentieel onderdeel. In de schematische weergave komt het controleplan tot uitdrukking met daarbij de stappen die voor de uitvoering van de controle noodzakelijk worden geacht. Controleaanpak  Verkrijgen van kennis van de gecontroleerde entiteit, waaronder de interne beheersing;  Vaststellen materialiteit;  Risicoanalyse;  Systeemgerichte controlewerkzaamheden;  Gegevensgerichte controlewerkzaamheden; en  Evaluatie en afronding. 9 3.

Controleaanpak 3.1 Speerpunt van de auditcommissie: project De Giraf Aanvullend speerpunt op verzoek van de auditcommissie In de vergadering van 8 oktober 2026 heeft de Auditcommissie Hillegom het controleplan 2026 besproken en verzocht project De Giraf als speerpunt op te nemen. Binnen dit speerpunt besteden wij bijzondere aandacht aan de onderstaande vragen. Wij zullen tijdens de controle kijken in welke mate wij invulling kunnen geven aan deze speerpunten. Krediet en voortgang • Wat is uitgegeven en hoe verhoudt dit zich tot de voortgang van het project? Past dit binnen het door de raad beschikbaar gestelde krediet? • Welk percentage van het krediet is besteed, is er sprake van onderuitputting en welke verplichtingen zijn daarnaast aangegaan? Risico’s en informatievoorziening • Wat zijn de financiële risico’s van vertraging, prijsstijgingen en langer gebruik van tijdelijke huisvesting? • Wordt de raad tijdig geïnformeerd over afwijkingen? 10 11 Risicoanalyse4 5. Risicoanalyse 5.1 Significante en fraude risico’s Post, transactie of toelichting Toelichting Geplande controle aanpak Baker Tilly Management override – fraude risico Management doorbreekt bewust de interne beheersingsmaatregelen Onze beroepsregels schrijven voor dat wij als accountant in het bijzonder aandacht besteden aan dit risico.

Wij zien dit risico met name op het gebied van schattingen ten aanzien van de waardering van de grondexploitaties en de voorzieningen met betrekking tot risico’s en verplichtingen. Daarnaast bestaat dit risico bij het proces aangaande de memoriaalboekingen. Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent schattingen en memoriaalboekingen. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Toetsen (o.a. middels data-analyse) of de in het grootboek vastgelegde journaalposten en andere aanpassingen die tijdens het opstellen van de financiële overzichten zijn aangebracht aanvaardbaar zijn.  Controleren van schattingen op tendenties en controleren of er eventuele omstandigheden zijn die tot de tendentie hebben geleid en daarmee een risico vormen op een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude.  Identificeren en nader onderzoeken van grote ongebruikelijke transacties. Corrupt handelen management – fraude risico Corrupt handelen van het management De gemeente opereert in een sector met een verhoogd corruptierisico (overheid). Bovendien lopen er door de gemeente transactiestromen met een relatief grote omvang (transactie risico).

Er is hierdoor sprake van een verhoogd inherent risico dat er materiële transacties worden aangegaan op basis van corrupt handelen (ondermijning). Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent de totstandkoming van materiële transacties en de werking vaststellen van de functiescheiding in de totstandkoming van grote transacties. Gegevensgerichte werkzaamheden betrekking tot de controle zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: •Door middel van het uitvoeren van een spendanalyse controleren wij of inkopen groter dan € 221 duizend voor diensten en leveringen en € 5.538 duizend voor werken, over de afgelopen vier jaar, rechtmatig zijn aanbesteed. •Beoordelen van de totstandkoming van de marktconformiteit van de overige inkopen (investeringen), groter dan de uitvoeringsmaterialiteit en kleiner dan de Europese aanbestedingsgrens van werken, en overige materiële opbrengsten (grondverkopen en bouwleges). Wij zijn gedurende de gehele controle alert op indicaties van (mogelijke) fraude of corruptie. Daarnaast vragen wij een schriftelijke bevestiging door het college laten bevestigen dat alle gevallen van (mogelijke) fraude zijn gemeld aan ons. 12 5.

Risicoanalyse 5.1 Significante en fraude risico’s Post, transactie of toelichting Toelichting Geplande controle aanpak Baker Tilly Onrechtmatige onttrekkingen liquide middelen – fraude risico Onterechte betalingen waardoor de lasten ten onrechte zijn verantwoord. Er bestaat een risico dat betalingen zonder geldige grondslag worden uitgevoerd of naar een verkeerde bankrekening worden overgemaakt. Hierdoor worden lasten onterecht verantwoord, wat kan leiden tot financiële schade en onjuistheden in de jaarrekening. Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het betaalproces. Vaststellen van de effectieve en blijvende werking van de interne beheersingsmaatregelen:  Aanwezigheid van functiescheiding binnen betaalpakket.  Aanwezigheid van zichtbare controle op de juistheid van de betaalvoorstellen.  Aanwezigheid van functiescheiding bij mutaties crediteurenstamgegevens. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de juistheid van de betalingen zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Data-analyse op de autorisatie van de betaallijsten in Key2Financiën.  Data-analyse op de mutaties van de crediteurenstamgegevens.

13 Post, transactie of toelichting Toelichting Geplande controle aanpak Baker Tilly Prestatielevering bedrijfskosten – Normaal risico Prestatielevering kan niet worden vastgesteld Er bestaat een risico dat de prestatielevering niet kan worden vastgesteld, waardoor lasten onjuist of onnauwkeurig worden verantwoord. Dit kan gebeuren als de factuur niet aansluit op de geleverde prestatie, tegen een verkeerde prijs is opgesteld of op een onjuiste grootboekrekening is geboekt, met als gevolg mogelijke afwijkingen en/of onzekerheden. Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent de opdrachtaanvaarding en het factuurautorisatieproces bij HLTsamen. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op nauwkeurigheid van de kosten zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle door middel van een steekproef of prestatieleveringen en prijzen, bij inkopen afdoende zijn onderbouwd. In exploitatie genomen bouwgronden / faciliterende projecten – Normaal risico Onjuiste waardering grondexploitaties De in exploitatie genomen bouwgronden en faciliterende projecten zijn onjuist gewaardeerd, omdat de gehanteerde schattingsposten en uitgangspunten in de kostprijsberekeningen voor zowel de verwachte kosten als de te realiseren opbrengsten onnauwkeurig zijn.

Hierdoor is sprake van een onjuiste tussentijdse winstneming dan wel een onjuiste verliesvoorziening. Voor de gemeente Hillegom betreft dit met name de meer risicovolle projecten, zoals SiZo en het project Henri Dunantplein. Systeemgerichte werkzaamheden  Bespreken van de impact van de gewijzigde BBV-notitie grondbeleid op de gemeentelijke actieve en faciliterende grondexploitaties  Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het opstellen van de exploitatieopzetten. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de waardering zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle op de uitgangspunten van grondexploitaties (waaronder rente en indexering).  Controle op de prognoses (kosten en opbrengsten).  Controle op de grondaankopen, grondverkopen en de geactiveerde kosten (middels steekproef).  Controle op juiste berekening van de tussentijdse winstneming (indien van toepassing). 5. Risicoanalyse 5.2 Controleaanpak belangrijkste posten, transacties en toelichtingen met een hoger ingeschat risico op een afwijking van materieel belang 14 5.

Risicoanalyse 5.2 Controleaanpak belangrijkste posten, transacties en toelichtingen met een hoger ingeschat risico op een afwijking van materieel belang Post, transactie of toelichting Toelichting Geplande controle aanpak Baker Tilly Uitkeringen (lasten participatiewet, Wmo, Jeugd) – Normaal risico Onnauwkeurige en onrechtmatige lasten sociaal domein Uitkeringen voortvloeiend uit de WMO/Jeugd/Participatiewet zijn niet (rechtmatig) geleverd (via ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland). Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent beheersing lasten sociaal domein. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op nauwkeurigheid van deze lasten zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Auditinstructies aan accountant van ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.  Beoordelen van de uitkomsten uit de rapportage/controleverklaring van ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.  Aansluiten van verantwoorde bijdragen met de gecontroleerde afrekening. Getrouwheid van de opgenomen rechtmatigheidsverantwoord ing Aanpak rechtmatigheidsverantwoording Het risico bestaat dat de opgenomen rechtmatigheidsverantwoording niet juist is opgesteld door het college en geen getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.

De rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende voorwaardecriterium: Beoordeling overige rechtmatigheidsrisico’s - Voorwaardencriterium - Begrotingsrechtmatigheid - Misbruik en oneigenlijk gebruik Geplande werkzaamheden - Ondersteuning bij aanpak en planning van de rechtmatigheidsverantwoording. - Controle volledigheid / nauwkeurigheid aanpak door middel van aansluiting normenkader op intern controleplan. - Tussentijdse afstemming / beoordeling rapportages interne controle. - Controle verantwoording rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering en de jaarrekening. 15 16 Planning5 17 Hiernaast is de planning van de jaarrekeningcontrole in de tijd weergegeven. Door nauwe samenwerking en goede afstemming streven wij naar een korte doorlooptijd van de controle. Belangrijke data  Wij voeren onze interimwerkzaamheden uit in de weken 45 en 46.  De managementletter wordt aansluitend op de interimcontrole met het bestuur van HLTsamen besproken.  De boardletter wordt tijdens de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie in januari besproken.  De eindejaarscontrole start op 29 maart 2027. Bijzondere aangelegenheden zullen wij zo veel mogelijk tijdig met u afstemmen.  Bevindingen stemmen wij doorlopend met de organisatie af tijdens de controle. De bespreking van het concept-accountantsverslag met de organisatie en het college vindt eind mei plaats.

 De presentatie van het accountantsverslag aan de auditcommissie vindt plaats in de vergadering van de auditcommissie van 8 juni plaats.  Wij streven naar de rapportering van de controleverklaring en de definitieve uitbrenging van het accountantsverslag medio juni. 5. Planning 5.1 Planning van de uitvoering Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Voorbereiding controle Bespreking controleplan met de auditcommissie Uitvoering interimcontrole Rapportering concept managementletter en bespreking met het bestuur van HLTsamen Definitieve managementletter t.b.v. het bestuur van HLTsamen Bespreking van de boardletter met de auditcommissie Afstemming bijzondere aangelegenheden jaarrekeningcontrole Oplevering rapportages en conceptjaarrekening en start van de controle Bespreking van de bevindingen en het concept-accountantsverslag met het college en de organisatie Definitieve uitbrenging accountantsverslag t.b.v. gemeenteraad Evaluatiebespreking 18 Randvoorwaarden

Zowel u als wij hebben verantwoordelijkheden met betrekking tot de te controleren financiële overzichten. De belangrijkste verplichtingen lichten wij hier toe. In onze opdrachtbrief zijn deze verder toegelicht. Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol WNT en het controleprotocol dat is vastgesteld door uw gemeenteraad. De verantwoordelijkheden van de accountant en van het college, en hun beperkingen, zijn formeel uiteengezet in onze opdrachtbrief. Verantwoordelijkheden van de accountant Het is onze verantwoordelijkheid om aan de gemeenteraad van de gemeente Hillegom te rapporteren of, naar onze mening, de jaarrekening van de gemeente Hillegom het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties.

Hoewel de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude bij het college van burgemeester en wethouders, onder toezicht van de gemeenteraad, ligt, hebben wij, als accountant, de verantwoordelijkheid om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevatten, ongeacht of deze veroorzaakt worden door fraude of fouten. Daarbij zullen wij de vereisten van Standaard 240 “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten” volgen. Onze controleaanpak met betrekking tot fraude wordt toegelicht in dit controleplan. Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die de grootte en samenstelling van zowel de activa en passiva als de baten en lasten getrouw dient weer te geven, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Voorts is het college verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties.

Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder gemeentelijke verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader, dat ten minste ter kennisname is verzonden aan de raad. Bij het opstellen van de jaarrekening dient u onder andere: • geschikte grondslagen voor financiële verslaggeving te selecteren en deze vervolgens consequent toe te passen; • oordelen en schattingen te maken die redelijk en voorzichtig zijn; • erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht; en • bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking te brengen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als u noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten; en voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. 6.

Randvoorwaarden 6.1 Verantwoordelijkheden 19 Wij dienen te voldoen aan relevante ethische voorschriften, inclusief die inzake onafhankelijkheid, met betrekking tot opdrachten voor de controle van financiële overzichten. Het is van fundamenteel belang voor onze aanstelling als controlerend accountant dat onze onafhankelijkheid en objectiviteit te allen tijde behouden blijven. Daarom zijn wij verplicht om alle relaties tussen enerzijds de gemeente Hillegom, het college van burgemeester en wethouders en het ambtelijk management op sleutelposities en anderzijds onszelf in overweging te nemen die van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid van ons kantoor en de objectiviteit van de opdrachtpartner en het controleteam. Bedreigingen voor de onafhankelijkheid kunnen zijn: bedreigingen als gevolg van eigenbelang, bedreigingen als gevolg van zelftoetsing, bedreigingen als gevolg van belangenbehartiging, bedreigingen als gevolg van vertrouwdheid en bedreigingen als gevolg van intimidatie. In veel gevallen kunnen waarborgen worden getroffen om dergelijke bedreigingen tegen te gaan. Om ervoor te zorgen dat onze onafhankelijkheid behouden blijft, nemen wij de volgende stappen: • Het maken van een beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en van de waarborgen die in de gegeven omstandigheden vereist zijn om de onafhankelijkheid te beschermen.

• Het met u communiceren van de resultaten van deze beoordeling en van de passende waarborgen die moeten worden genomen. • Het met u communiceren van alle andere relevante informatie over ons algemene beleid en onze procedures die zijn ingesteld om de objectiviteit en onafhankelijkheid te waarborgen. Onze voorlopige beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid heeft geen bedreigingen geïdentificeerd waarvan wij u op de hoogte moeten stellen. 6. Randvoorwaarden 6.2 Onafhankelijkheid 20 Een effectieve wederzijdse communicatie bij een controle van financiële overzichten is belangrijk voor een goed verloop van de opdracht. Het doel van dit controleplan is om details van de belangrijkste onderdelen van onze voorgestelde controleaanpak te verstrekken aan de met governance belaste personen, in het geval van een gemeente, de gemeenteraad. De Nadere voorschriften en overige standaarden (NV-COS), waaronder in het bijzonder Standaard 260, vereisen dat wij formeel communiceren met "degenen belast met de governance" (zoals gedefinieerd in de NV-COS) over relevante aangelegenheden met betrekking tot onze controle. Onze formele schriftelijke communicatie omvat dit controleplan en een accountantsverslag, dat zal worden verstrekt na afronding van de controle.

De werkzaamheden met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing worden uitgevoerd op het niveau van HLTsamen. De bevindingen die hieruit voortvloeien, worden opgenomen in de managementletter aan het bestuur van HLTsamen. Wij delen de bevindingen van de managementletter met u door middel van een aparte boardletter aan de gemeente. Als er zich zaken voordoen waarvan het belang van dien aard is dat ze eerder onder uw aandacht moeten worden gebracht, dan zullen wij dit doen op basis van onze verplichtingen uit de NV-COS. De doelstellingen van de afstemming met u zijn: • Ervoor zorgen dat er wederzijds begrip is van de reikwijdte en timing van de controle en de respectieve verantwoordelijkheden van onszelf als controlerend accountant en die van de gemeenteraad, als degenen belast met de governance van de gemeente Hillegom. • Informatie te communiceren om zowel onszelf als controlerend accountant en de gemeenteraad te helpen bij het vervullen van hun respectieve verantwoordelijkheden. • De gemeenteraad tijdige en constructieve observaties verstrekken die voortvloeien uit het controleproces. • Tweerichtingscommunicatie tussen ons aan te moedigen over aangelegenheden die relevant zijn voor de controle (bijvoorbeeld over risicogebieden en materialiteit). 6. Randvoorwaarden 6.3 Communicatie 21 Contact Baker Tilly (Netherlands) N.V.

handelt als Baker Tilly en is lid van Baker Tilly International Ltd. De leden zijn afzonderlijke en onafhankelijke rechtspersonen. Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly (Netherlands) N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen. J. van Koert RA Partner Audit j.vankoert@bakertilly.nl N. van den Berg RA Manager Audit nick.vandenberg@bakertilly.nl Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Churchillplein 5D (6e verdieping) Postbus 85745 2508 CK Den Haag 070 – 358 90 00