01. Controleplan 2025 Hillegom.pdf

Controleplan 2025 Gemeente Hillegom

Aan de gemeenteraad van de gemeente Hillegom

Geachte leden van de gemeenteraad,

Onderwerp Controleplan 2025

Het doet ons genoegen dat u ons de opdracht heeft gegund om de gemeente Hillegom de komende jaren nog te controleren. Bij deze presenteren wij u ons controleplan met betrekking tot de controle van de jaarrekening van de gemeente Hillegom voor het boekjaar eindigend op 31 december 2025 aan te bieden. De opdrachtvoorwaarden zijn in de afzonderlijke opdrachtbevestiging d.d. 18 augustus 2025 met u overeengekomen.

Datum 8 september 2025

Kenmerk: Definitief.

In dit Controleplan vindt u een uiteenzetting over onze risicoanalyse, de voorgenomen controleaanpak, een planning met de geplande communicatiemomenten en een samenvatting van onze en uw verantwoordelijkheden in relatie tot de jaarrekening en de controleopdracht. Op basis van onze verwachtingen en de ontwikkelingen in de wet– en regelgeving hebben wij daarnaast een aantal aandachtsgebieden geïdentificeerd en opgenomen in dit controleplan. Op 2 september 2025 bespreken wij ons controleplan in concept met de auditcommissie. Het doel van onze controle is om te onderzoeken of de jaarrekening van de gemeente Hillegom, het in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet, vereiste inzicht geeft. De jaarrekening wordt opgesteld in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) B.V.

Robert Buitenhuis RA Partner Audit

pagina | 2

Inhoud 1. Management samenvatting 2. Speerpunten gemeenteraad 3. Hoe wij graag samenwerken 4. Controleaanpak 5. Risicoanalyse 6. Planning 7. Randvoorwaarden

1

Management samenvatting

1. Management samenvatting In deze management samenvatting zijn de belangrijkste elementen van ons Controleplan voor u uiteengezet. Nadere informatie is opgenomen in de rest van deze rapportage. Planning

 Wij zullen onze interim werkzaamheden uitvoeren begin november.

 De managementletter van HLT Samen zal dit jaar niet met de gemeenten worden besproken. In plaats daarvan brengen wij in januari een board letter uit, waarin de belangrijkste gevolgen van de interimcontrole voor de gemeenten zijn opgenomen.

 De start van de jaareindecontrole is gepland in maart 2026. Bijzondere aangelegenheden en actualiteiten zullen wij tussentijds met u afstemmen.

 De bevindingen stemmen wij gedurende de controle doorlopend af met de organisatie. De bespreking van het conceptaccountantsverslag en de vaststelling van de jaarrekening vinden plaats na afronding van de jaarrekeningcontrole. De definitieve planning wordt afgestemd op de agenda van de auditcommissie en de raadsvergadering. Op pagina 18 is de gedetailleerde planning van de jaarrekeningcontrole opgenomen.

Materialiteit en rapportagegrens  In tegenstelling tot voorgaande jaren wordt de materialiteit dit jaar bepaald op basis van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves. Daarnaast is het percentage van de goedkeuringstolerantie aangepast van 1% naar 2% voor onzekerheden en fouten.  De planningsmaterialiteit die wij zullen hanteren voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hillegom bedraagt voor 2025 € 1,2 miljoen. Deze materialiteit is gebaseerd op de primaire begroting 2025 en zal op basis van de definitieve cijfers voor 2025 worden geëvalueerd en bijgesteld. De voorlopige uitvoeringsmaterialiteit voor 2025 bedraagt 70% van de materialiteit, wat neerkomt op € 840 duizend.  We zullen, in lijn met het door u vastgestelde controleprotocol afwijkingen boven de € 100 duizend aan de gemeenteraad communiceren.

Basis voor het controleplan  Het controleplan is opgesteld op basis van de kennis die wij hebben opgedaan door middel van de controle van het boekjaar 2024 en eerder en gevoerde besprekingen.  Ook nemen wij kennis van de actualiteiten, relevant voor de Gemeente, en beoordelen wij of deze impact hebben op onze controle.  Ten slotte vinden wij het belangrijk dat de Gemeenteraad speerpunten aan ons kan meegeven voor verwerking in het controleplan. Op slide 9 wordt deze mogelijkheid geboden.

Significante aandachtsgebieden  Doorbreking van AO/IB door het management; en  Schattingsposten en veronderstellingen van het management.

Attentie- en aandachtspunten 2025  Waardering van activa, grondexploitaties en toereikendheid voorzieningen (o.a. in verband de oplopende (bouw)kosten);  Rechtmatigheidsverantwoording;  Verantwoording van SiSa-regelingen en overige subsidiestromen; en

Speerpunten gemeenteraad Ter bespreking met de auditcommissie

Bevindingen en rapportage De bevindingen ten aanzien van de interne beheersing worden opgenomen in de management letter van HLT Samen. Deze bevindingen worden voor de gemeenten samengevat in een board letter. Onze bevindingen met betrekking tot de uitgevoerde jaarrekeningcontrole zullen we aan u rapporteren in de vorm van ons accountantsverslag.

5

2

Speerpunten gemeenteraad

2. Speerpunten gemeenteraad Jaarlijks heeft de gemeenteraad de In overleg met de auditcommissie zijn in het overleg van 2 september 2025 de volgende specifieke speerpunten aan ons controleplan toegevoegd. De bevindingen die voortvloeien uit deze speerpunten rapporteren wij in ons accountantsverslag.

Henri Dunantplein  Gezien het belang van dit project heeft de auditcommissie extra aandacht gevraagd voor de risicobeheersing. Voor onze controle is risicobeheersing reeds een belangrijk onderdeel van de aanpak. In de beginfase richten wij ons met name op de totstandkoming van de aankopen; gedurende het project ligt de nadruk op de waardering en de verkopen. Wij zullen hierover expliciet rapporteren in ons accountantsverslag. Grip op afvalreinigingskosten  De auditcommissie heeft gevraagd om meer inzicht te geven in het proces rondom afvalkosten, met als doel hier beter grip op te krijgen. Hoewel dit niet direct tot onze verantwoordelijkheid behoort, aangezien wij niet betrokken zijn bij de afspraken met Meerlanden, zullen wij in ons accountantsverslag rapporteren over de kostendekkendheid van de voorziening en kijken wat mogelijk is om de hoogte van de afvalkosten te beoordelen (eventueel in vergelijking met andere gemeenten). Informatiebeveiliging  Ten aanzien van informatiebeveiliging is aanvullende aandacht gewenst. Wij beoordelen hierbij met name de opzet van de beheersingsmaatregelen. Indien nodig kunnen wij aanvullende werkzaamheden uitvoeren gericht op het bestaan en de werking hiervan. Vooralsnog is afgesproken dit niet expliciet te doen, tenzij er bijvoorbeeld vanuit andere gemeenten aanvullende wensen ontstaan.

In dat geval bespreken wij dit gezamenlijk binnen HLT Samen. Aanbesteding Elsbroek  Gezien de experimentele opzet van dit project, waarbij de aanbesteding in fases plaatsvindt, besteden wij expliciet aandacht aan de beheersing hiervan. En dan met name het aanbestedingsproces in dit project. Dit project zal worden besproken bij de interimcontrole en wij zullen hierover terugkoppelen de boardletter aan de raad. Betalingsproces  Naar aanleiding van de incidenten rondom dubbele betalingen bij de gemeente Amsterdam heeft de auditcommissie nadrukkelijk gevraagd om extra aandacht voor het betalingsproces. Dit proces maakt reeds onderdeel uit van onze controle. Bevindingen hierover rapporteren wij aan de organisatie HLT Samen. Eventuele tekortkomingen nemen wij op in de managementletter.

7

3

Hoe wij graag samenwerken

pagina | 8

3. Hoe wij graag samenwerken Investeren in u als relatie Wij zijn zeer verheugd dat u ons in de aanbesteding opnieuw het vertrouwen heeft gegeven en de opdracht aan ons heeft gegund. Wij beschouwen de Gemeente Hillegom als een zeer waardevolle relatie, waar wij al geruime tijd met plezier de controle uitvoeren. Vanaf dit jaar maakt u bovendien kennis met uw nieuwe verantwoordelijke accountant. De overige gezichten blijven ongewijzigd, zodat wij samen met uw organisatie kunnen blijven werken aan verdere versterking van zowel uw organisatie als onze relatie.

Elkaar durven aanspreken Wij staan voor een relatie waarbij openheid naar elkaar is, wij elkaar durven aan te spreken als dat moet en afspraken worden nagekomen. Wij willen de drempel zo laag mogelijk houden om vragen bij ons te stellen. Daarentegen verwachten wij ook de volledige inzet van de gemeente om deadlines na te komen, ons tijdig te informeren wanneer dit niet zo is en met zorg documenten met ons te delen.

Hoe wij de samenwerking afgelopen jaren hebben ervaren:  Wij ervaren de samenwerking als constructief en merken dat er van beide kanten veel energie wordt gestoken om de afronding van de jaarrekening tijdig te laten plaatsvinden.  Wij hebben de samenwerking met het team Financiën als prettig en constructief ervaren. Tegelijkertijd zien wij nog wel verbeteringen vanuit beide kanten in het proces van de verbijzonderde interne controle en afronding van de controle. Daarnaast zien wij in het proces van de SiSa coördinatie nog wel veel ruimte voor verbetering, voornamelijk de tijdige levering en nagekomen correcties op de verantwoording zijn aandachtspunten om het proces dit jaar soepeler te laten verlopen.  In het afgelopen jaar constateerden wij wederom het risico dat de doorlooptijd van de controle in gevaar kwam. Het is een zeer intensieve controle als gevolg van vertraging van uw controle van de rechtmatigheidsverantwoording. Door hier tijdig over te sparren en het bieden van aanvullende versterking bij deze controle is het gelukt om de controle tijdig af te ronden. Een duidelijk voorbeeld van de manier hoe we graag samenwerken.  In lijn met eerdere jaren nemen we in de evaluatie met de organisatie de verbeterpunten van beide kanten mee.

We constateren bovendien dat zowel de organisatie als het controleteam in toenemende mate wordt geconfronteerd met de administratieve lastendruk van de SiSaregelingen.  Wij constateren dat de kwaliteit van de interne controle binnen HLTsamen niet overal op gelijk niveau is. Zo worden de afspraken rondom de verbijzonderde interne controle niet altijd nageleefd en zijn de aangeleverde werkprogramma’s regelmatig onvolledig, omdat bepaalde toetspunten niet konden worden gecontroleerd of later werden aangeleverd. Voor 2025 zijn wij hierover al in gesprek gegaan met de afdeling, met als doel de interne controle verder te versterken. Dit doen wij vanuit onze natuurlijke adviesrol. Wij zien onze inzet graag terug in de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden en verwachten dat we elkaar durven aanspreken wanneer de kwaliteit niet aan de wederzijdse verwachtingen voldoet.

Bewaken tijdslijnen Wij weten hoe belangrijk het voor u is om bestuurlijke deadlines te halen. Ook afgelopen jaar was het weer een uitdaging om tijdig alle deadlines te halen en u voldoende tijd te geven om kennis te nemen van de stukken. Om dit jaar u meer tijd te geven om kennis te nemen van de stukken zullen wij nog met uw organisatie om te tafel gaan om de data van de vergaderingen en deadlines voor de onze rapportages af te stemmen.

Samen ontwikkelingen Wij vinden het belangrijk om ons samen verder te ontwikkelen. In de afgelopen jaren hebben wij al intensief samengewerkt. Binnen de gemeente en HLTsamen spelen diverse uitdagende thema’s, zoals interne procesverbetering en grote projecten. Zoals wij ook in onze presentatie hebben aangegeven, ligt de volgende stap voor uw organisatie in het vergroten van de beheersing en voorspelbaarheid van uitgaven en inkomsten. Vanuit uw verbeterplannen zien wij duidelijke vooruitgang en wij zullen als sparringpartner optreden om deze verbeteringen verder te ondersteunen en te realiseren.

9

4

Controleaanpak

4. Controleaanpak 4.1 Algemene uiteenzetting en materialiteit Risicoanalyse Wij richten onze controle op de belangrijkste risico’s die kunnen leiden tot materiële afwijkingen in de jaarrekening, zowel door fouten als door fraude. Daarbij letten we vooral op risicovolle posten, schattingen en processen, rekening houdend met sectorspecifieke factoren en managementinschattingen. Onze risicoanalyse wordt gedurende de controle voortdurend herzien en waar nodig aangepast. In hoofdstuk 3.2 vindt u een overzicht van de significante en frauderisico’s en onze aanpak om deze te mitigeren.

Effectieve samenwerking Een efficiënte en effectieve jaarrekeningcontrole is van groot belang voor zowel Gemeente Hillegom als Baker Tilly. Met inzet van specialisten en een helder controleplan werken wij continu aan een efficiënter proces en hogere kwaliteit. Het controleplan, schematisch weergegeven, vormt de basis met de noodzakelijke stappen voor de uitvoering van de controle.

Controle aanpak  Verkrijgen van kennis van de gecontroleerde entiteit, waaronder de interne beheersing;

 Risicoanalyse;  Systeemgerichte controlewerkzaamheden;

 Rapporteren van bevindingen in board letter . Gegevensgerichte controlewerkzaamheden; en

 Evaluatie en afronding  Rapporteren van bevindingen in het accountantsverslag

Materialiteit Met ingang van de controle 2025 zijn de uitgangspunten voor materialiteit in de BADO gewijzigd. De goedkeuringstolerantie verandert van 1% fouten en 3% onzekerheden naar 2% voor afwijkingen (fouten én onzekerheden). Daarnaast wordt de grondslag aangepast naar lasten exclusief toevoegingen aan reserves, waardoor de tolerantie verdubbelt. Dit leidt enerzijds tot bijvoorbeeld minder waarnemingen in onze werkzaamheden en anderzijds ook tot minder ruimte voor afwijkingen.

WNT en SiSa (Single Information, Single Audit) Voor de WNT hanteren wij de materialiteit uit het Controleprotocol WNT 2025 (0% voor volledigheid topfunctionarissen, tot €10.000 voor bezoldiging). Voor de SiSa geldt dezelfde materialiteit als bij de jaarrekening, met een afwijkende rapporteringstolerantie volgens BZK.

De voorlopige materialiteit die wij hanteren voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hillegom bedraagt voor 2025 EUR 1,2 miljoen. De voorlopige uitvoeringmaterialiteit voor 2025 bedraagt EUR 840 duizend. De materialiteit zal op basis van de definitieve cijfers 2024 worden geëvalueerd en worden bijgesteld.

Rechtmatigheidsverantwoording Onze aanpak ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording is ongewijzigd ten opzichte van vorig jaar. Het college stelt, samen met de ambtelijke organisatie, de rechtmatigheidsverantwoording op. Wij toetsen vervolgens of deze een getrouw beeld geeft. Zoals ook in ons accountantsverslag is gerapporteerd, heeft u voor de begrotingsrechtmatigheid het aspect ‘tijdigheid’ zo gedefinieerd dat dit ook geldt wanneer in de jaarrekening een toelichting is opgenomen. Hierdoor worden onderschrijdingen van lasten en overschrijdingen van baten die in de jaarrekening zijn toegelicht, als rechtmatig aangemerkt. De met uw college afgestemde verantwoordingsgrens bedraagt 1% van het totaal van de lasten.

We zullen niet-gecorrigeerde afwijkingen die door het management als niet-materieel werden aangemerkt, zowel afzonderlijk als geaggregeerd, boven EUR 100.000 rapporteren aan de gemeenteraad. Daarnaast zullen we een overzicht van de gecorrigeerde afwijkingen verstrekken, indien gewenst.

Continuïteit, afhankelijkheid en aansturing IT-systemen Wij hanteren een geïntegreerde controleaanpak waarin IT een belangrijk onderdeel vormt. Daarbij richten wij ons op de continuïteit en betrouwbaarheid van gegevensverwerking, de werking van General IT Controls en Application Controls, en de centrale monitoring van systemen zoals Centric Key2Financiën.

11

5

Risicoanalyse

5. Risicoanalyse 5.1 Significante en fraude risico’s Post, transactie of toelichting

Toelichting

Geplande controle aanpak Baker Tilly

Management override – fraude risico

Management doorbreekt bewust de interne beheersingsmaatregelen

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent schattingen en memoriaalboekingen.

Onze beroepsregels schrijven voor dat wij als accountant in het bijzonder aandacht besteden aan dit risico. Wij zien dit risico met name op het gebied van schattingen ten aanzien van de waardering van de grondexploitaties en de voorzieningen met betrekking tot risico’s en verplichtingen. Daarnaast bestaat dit risico bij het proces aangaande de memoriaalboekingen.

Corrupt handelen management – fraude risico

Corrupt handelen van het management De gemeente opereert in een sector met een verhoogd corruptierisico (overheid). Bovendien lopen er door de gemeente transactiestromen met een relatief grote omvang (transactie risico). Er is hierdoor sprake van een verhoogd inherent risico dat er materiële transacties worden aangegaan op basis van corrupt handelen (ondermijning).

Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Toetsen (o.a. middels data-analyse) of de in het grootboek vastgelegde journaalposten en andere aanpassingen die tijdens het opstellen van de financiële overzichten zijn aangebracht aanvaardbaar zijn.  Controleren van schattingen op tendenties en controleren of er eventuele omstandigheden zijn die tot de tendentie hebben geleid en daarmee een risico vormen op een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude.  Identificeren en nader onderzoeken van grote ongebruikelijke transacties. Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent de totstandkoming van materiële transacties en de werking vaststellen van de functiescheiding in de totstandkoming van grote transacties. Gegevensgerichte werkzaamheden betrekking tot de controle zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: • Door middel van het uitvoeren van een spendanalyse controleren wij of inkopen groter dan € 221 duizend voor diensten en leveringen en € 5.538 duizend voor werken, over de afgelopen vier jaar, rechtmatig zijn aanbesteed.

• Beoordelen van de totstandkoming van de marktconformiteit van de overige inkopen (investeringen), groter dan de uitvoeringsmaterialiteit en kleiner dan de Europese aanbestedingsgrens van werken, en overige materiële opbrengsten (grondverkopen en bouwleges). Wij zijn gedurende de gehele controle alert op indicaties van (mogelijke) fraude of corruptie. Daarnaast vragen wij een schriftelijke bevestiging door het college laten bevestigen dat alle gevallen van (mogelijke) fraude zijn gemeld aan ons.

13

5. Risicoanalyse 5.1 Significante en fraude risico’s Post, transactie of toelichting

Toelichting

Geplande controle aanpak Baker Tilly

Onrechtmatige onttrekkingen liquide middelen – fraude risico

Onterechte betalingen waardoor de lasten ten onrechte zijn verantwoord.

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het betaalproces.

Er bestaat een risico dat betalingen zonder geldige grondslag worden uitgevoerd of naar een verkeerde bankrekening worden overgemaakt. Hierdoor worden lasten onterecht verantwoord, wat kan leiden tot financiële schade en onjuistheden in de jaarrekening.

Vaststellen van de effectieve en blijvende werking van de interne beheersingsmaatregelen:  Aanwezigheid van functiescheiding binnen betaalpakket.  Aanwezigheid van zichtbare controle op de juistheid van de betaalvoorstellen.  Aanwezigheid van functiescheiding bij mutaties crediteurenstamgegevens. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de juistheid van de betalingen zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Data-analyse op de autorisatie van de betaallijsten in Key2Financiën.  Data-analyse op de mutaties van de crediteurenstamgegevens.

14

5. Risicoanalyse 5.2 Controleaanpak belangrijkste posten, transacties en toelichtingen met een hoger ingeschat risico op een afwijking van materieel belang Post, transactie of toelichting

Toelichting

Geplande controle aanpak Baker Tilly

Prestatielevering bedrijfskosten – Normaal risico

Prestatielevering kan niet worden vastgesteld

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent de opdrachtaanvaarding en het factuurautorisatieproces bij HLT Samen.

In exploitatie genomen bouwgronden / faciliterende projecten – Normaal risico

Er bestaat een risico dat de prestatielevering niet kan worden vastgesteld, waardoor lasten onjuist of onnauwkeurig worden verantwoord. Dit kan gebeuren als de factuur niet aansluit op de geleverde prestatie, tegen een verkeerde prijs is opgesteld of op een onjuiste grootboekrekening is geboekt, met als gevolg mogelijke afwijkingen en/of onzekerheden.

Onjuiste waardering grondexploitaties De in exploitatie genomen bouwgronden en faciliterende projecten zijn onjuist gewaardeerd, omdat de gehanteerde schattingsposten en uitgangspunten in de kostprijsberekeningen voor zowel de verwachte kosten als de te realiseren opbrengsten onnauwkeurig zijn. Hierdoor is sprake van een onjuiste tussentijdse winstneming dan wel een onjuiste verliesvoorziening. Voor de gemeente Hillegom betreft dit met name de meer risicovolle projecten, zoals SiZo en het project Henri Dunantplein.

Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op nauwkeurigheid van de kosten zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle door middel van een steekproef of prestatieleveringen en prijzen, bij inkopen afdoende zijn onderbouwd. Systeemgerichte werkzaamheden  Bespreken van de impact van de gewijzigde BBV-notitie grondbeleid op de gemeentelijke actieve en faciliterende grondexploitaties  Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het opstellen van de exploitatieopzetten. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de waardering zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle op de uitgangspunten van grondexploitaties (waaronder rente en indexering).  Controle op de prognoses (kosten en opbrengsten).  Controle op de grondaankopen, grondverkopen en de geactiveerde kosten (middels steekproef).  Controle op juiste berekening van de tussentijdse winstneming (indien van toepassing).

15

5. Risicoanalyse 5.2 Controleaanpak belangrijkste posten, transacties en toelichtingen met een hoger ingeschat risico op een afwijking van materieel belang Post, transactie of toelichting

Toelichting

Uitkeringen (lasten participatiewet, Wmo, Jeugd) – Normaal risico

Onnauwkeurige en onrechtmatige lasten sociaal domein

Getrouwheid van de opgenomen rechtmatigheidsverantwoord ing

Uitkeringen voortvloeiend uit de WMO/Jeugd/Participatiewet zijn niet (rechtmatig) geleverd (via ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland).

Aanpak rechtmatigheidsverantwoording Het risico bestaat dat de opgenomen rechtmatigheidsverantwoording niet juist is opgesteld door het college en geen getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. De rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende voorwaardecriterium:

Geplande controle aanpak Baker Tilly Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent beheersing lasten sociaal domein. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op nauwkeurigheid van deze lasten zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Auditinstructies aan accountant van ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.  Beoordelen van de uitkomsten uit de rapportage/controleverklaring van ISD Bollenstreek en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.  Aansluiten van verantwoorde bijdragen met de gecontroleerde afrekening. Geplande werkzaamheden - Ondersteuning bij aanpak en planning van de rechtmatigheidsverantwoording. - Controle volledigheid / nauwkeurigheid aanpak door middel van aansluiting normenkader op intern controleplan. - Tussentijdse afstemming / beoordeling rapportages interne controle. - Controle verantwoording rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering en de jaarrekening.

Beoordeling overige rechtmatigheidsrisico’s

-

Voorwaardencriterium Begrotingsrechtmatigheid Misbruik en oneigenlijk gebruik

16

6

Planning

6. Planning Het tijdschema voor de jaarrekeningcontrole 2025 is als volgt: Activiteit

Tijdspad

Bespreken controleplan met de Auditcommissie

2 september 2025

Aanvang interim-controle

3 november 2025 t/m 16 november 2025

Bespreken managementletter met het bestuur van HLTsamen

December 2025

Board letter aan de auditcommissie

Januari 2026

Oplevering concept jaarrekening en voorbespreking controle

2 weken voor aanvang controle

Aanvang controle

maart 2026

Verzenden concept accountantsverslag

Juni 2026

Aanlevering definitieve jaarrekening en bevestigingen

Twee weken voorafgaand aan raadsvergadering

Verzending definitief accountantsverslag en controleverklaring

Twee weken voorafgaand aan raadsvergadering

Bespreking accountantsverslag (ambtelijk)

Juni 2026

Bespreking accountantsverslag met auditcommissie

Juni 2026/Juli 2026

18

7

Randvoorwaarden

7. Randvoorwaarden 7.1 Verantwoordelijkheden Zowel u als wij hebben verantwoordelijkheden met betrekking tot de te controleren financiële overzichten. De belangrijkste verplichtingen lichten wij hier toe. In onze opdrachtbrief zijn deze verder toegelicht.

Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol WNT en het controleprotocol dat is vastgesteld door uw gemeenteraad. De verantwoordelijkheden van de accountant en van het college, en hun beperkingen, zijn formeel uiteengezet in onze opdrachtbrief van 18 augustus 2025. Verantwoordelijkheden van de accountant Het is onze verantwoordelijkheid om aan de gemeenteraad van de gemeente Hillegom te rapporteren of, naar onze mening, de jaarrekening van de gemeente Hillegom het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig met het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Hoewel de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude bij het college van burgemeester en wethouders, onder toezicht van de gemeenteraad, ligt hebben wij, als accountant, de verantwoordelijkheid om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevatten, ongeacht of deze veroorzaakt worden door fraude of fouten.

Daarbij zullen we de vereisten van Standaard 240 “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten” volgen. Onze controleaanpak met betrekking tot fraude wordt toegelicht in dit Controleplan. Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die de grootte en samenstelling van zowel de activa en passiva als de baten en lasten getrouw dient weer te geven, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Voorts is het college verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder gemeentelijke verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader, dat tenminste ter kennisname is verzonden aan de raad.

Bij het opstellen van de jaarrekening dient u onder andere: • geschikte grondslagen voor financiële verslaggeving te selecteren en deze vervolgens consequent toepassen; • oordelen en schattingen te maken die redelijk en voorzichtig zijn; • erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht; en • bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking te brengen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als u noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten; en voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. 20

7. Randvoorwaarden 7.2 Onafhankelijkheid Wij dienen te voldoen aan relevante ethische voorschriften, inclusief die inzake onafhankelijkheid, met betrekking tot opdrachten voor de controle van financiële overzichten.

Het is van fundamenteel belang voor onze aanstelling als controlerend accountant dat onze onafhankelijkheid en objectiviteit te allen tijde behouden blijft. Hierom zijn wij verplicht om alle relaties tussen de gemeente Hillegom, het college van burgemeester en wethouders haar ambtelijk management op sleutelposities en onszelf in overweging te nemen die van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid van ons kantoor en de objectiviteit van de opdrachtpartner en het controleteam. Bedreigingen voor de onafhankelijkheid kunnen zijn: bedreigingen als gevolg van eigenbelang, bedreigingen als gevolg van zelftoetsing, bedreigingen als gevolg van belangenbehartiging, bedreigingen als gevolg van vertrouwdheid en bedreigingen als gevolg van intimidatie. In veel gevallen kunnen waarborgen worden getroffen om dergelijke bedreigingen tegen te gaan. Om ervoor te zorgen dat onze onafhankelijkheid behouden blijft, nemen we de volgende stappen: • Het maken van een beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en van de waarborgen die in de gegeven omstandigheden vereist zijn om de onafhankelijkheid te beschermen. • Het met u communiceren van de resultaten van deze beoordeling en van de passende waarborgen die moeten worden genomen.

• Het met u communiceren van alle andere relevante informatie over ons algemene beleid en onze procedures die zijn ingesteld om de objectiviteit en onafhankelijkheid te waarborgen. Onze voorlopige beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid heeft geen bedreigingen geïdentificeerd waarvan wij u op de hoogte moeten stellen.

21

7. Randvoorwaarden 7.3 Communicatie Een effectieve wederzijdse communicatie bij een controle van financiële overzichten is belangrijk voor een goed verloop van de opdracht.

Het doel van dit Controleplan is om details van de belangrijkste onderdelen van onze voorgestelde controleaanpak te verstrekken aan de met governance belaste personen, in het geval van een gemeente, de gemeenteraad. De Nadere voorschriften en overige standaarden (NV-COS), waaronder in het bijzonder Standaard 260, vereisen dat we formeel communiceren met "degenen belast met de governance" (zoals gedefinieerd in de NV-COS) over relevante aangelegenheden met betrekking tot onze controle. Onze formele schriftelijke communicatie omvat dit Controleplan en een accountantsverslag, dat zal worden verstrekt na afronding van de controle. De bevindingen met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing worden uitgevoerd op het niveau van HLT Samen. De bevindingen die hieruit voortvloeien worden opgenomen in de managementletter aan het bestuur van HLT Samen. Wij delen de bevindingen van de managementletter met u doormiddel van een aparte board letter aan de gemeente. Als er zich zaken voordoen waarvan het belang van dien aard is dat ze eerder onder uw aandacht moeten worden gebracht, dan zullen wij dit doen op basis van onze verplichtingen uit de NV-COS.

De doelstellingen van de afstemming met u zijn: • Ervoor zorgen dat er wederzijds begrip is van de reikwijdte en timing van de controle en de respectieve verantwoordelijkheden van onszelf als controlerend accountant en die van de gemeenteraad, als degenen belast met governance van de gemeente Hillegom. • Informatie te communiceren om zowel onszelf als controlerend accountant en de gemeenteraad te helpen bij het vervullen van hun respectieve verantwoordelijkheden. • De gemeenteraad tijdige en constructieve observaties verstrekken die voortvloeien uit het controleproces. • Tweerichtingscommunicatie tussen ons aan te moedigen over aangelegenheden die relevant zijn voor de controle (bijvoorbeeld over risicogebieden en materialiteit).

22

Contact R. Buitenhuis RA Partner Audit r.buitenhuis@bakertilly.nl N. Van den Berg RA Manager audit Nick.vandenberg@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Eisenhowerlaan 77 Postbus 857545 2508 CK Den Haag 070 – 358 90 00

Baker Tilly (Netherlands) N.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities. Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly (Netherlands) N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.