Raadsvoorstel versterking slagkracht griffie

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: Onderwerp: Wordt behandeld door:

18 april 2024 Versterking slagkracht griffie Werkgeverscommissie

Voorstel Wij stellen u voor: 1. De formatie van de griffie structureel uit te breiden van 1,89 fte naar 3,5 fte, waaronder de uitbreiding met een plaatsvervangend griffier/senior raadsadviseur. 2. De jaarlijkse kosten € 150.000 2024 te dekken uit aanwending van de algemene reserve en daarna onderdeel te laten zijn van een sluitende begroting. Aanleiding De werkgeverscommissie is met de griffier op basis van het griffiejaarplan 2024 in gesprek gegaan over de werkzaamheden en de formatie van de griffie in relatie tot de ondersteuning van de raad, het takenpakket van de raad, de werkdruk en de kwetsbaarheid. Wij hebben geconstateerd dat de huidige formatie van de griffie in vergelijking met de onderzoeken en het advies vanuit de Verenigingen en in vergelijking met andere griffies in de regio zeer beperkt is. Ook signaleren diverse raadsleden (o.a. in het presidium) dat de werkdruk op de griffie hoog is, waardoor niet alle door de raad gewenste ondersteuning en werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden. Daarom leggen wij u dit voorstel voor structurele uitbreiding van de formatie voor. Beoogd effect Het versterken van de raad in zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol door het realiseren van een robuuste griffie in kwantiteit en kwaliteit. Argumenten De argumenten voor uitbreiding zijn: 1.

Het beter in positie brengen van de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol. Het belang en het takenpakket van de raad is de afgelopen jaren flink verzwaard, o.a. door de decentralisaties, invoering Omgevingswet, digitalisering en energietransitie en vraagt daardoor meer van de raadsleden net als een meer inhoudelijke ondersteuning van en deskundige advisering bij het raadswerk. Ter ondersteuning van de controlerende rol is de lokale rekenkamer medio 2022 ingesteld, waarvan de griffie het secretariaat voert. 2. Invulling geven aan de lokale en regionale ambities van de gemeenteraad. De raad zet in op het versterken van de dialoog met de inwoners/samenleving in de vorm van werkbezoeken. Een vervolgstap is initiatieven te ontwikkelen voor een duurzame betrokkenheid. Ook wil de raad meer invulling geven aan het raadsrapporteurschap bij de gemeenschappelijke regelingen en in de agendacommissie. Dit vergt inspanningen van de raad en griffie in de voorbereiding en uitvoering. 3. Het verminderen van de hoge werkdruk in relatie tot het takenpakket. Naast de reguliere werkzaamheden zijn er incidentele projecten die tijdrovend zijn en tot het vaste takenpakket van de griffie horen, zoals het inwerken van de raad, procedure (her)benoeming/klankbordgesprekken burgemeester, de aanbesteding van de accountant. 4. Het verminderen van kwetsbaarheid bij de griffie. Zaak Document

: :

Door de momentele dysbalans tussen het takenpakket en de ambities van de raad aan de ene kant en de formatie van de griffie aan de andere kant, ligt de focus op het op orde houden van de basiswerkprocessen op de griffie waardoor voor de meer inhoudelijke (strategische) rol weinig tijd overblijft. De raadsadviseur voert 4 uur per week het secretariaat van de rekenkamer sinds 2022 binnen de 28 uur werkzaamheden voor de raad. Door verzuim en ouderschapsverlof in het afgelopen jaar is meerdere keren ingezet op inhuur. Desondanks is er achterstallig werk ontstaan en zijn er knelpunten bij de onderlinge vervanging. 5. Onderzoek Nederlandse Vereniging van raadsleden en benchmarkrapport griffies anno 2022. De Nederlandse Vereniging van Raadsleden1 signaleert dat de basisgriffie van kleine gemeenten, die ligt tussen 0,5 tot 3 fte, omhoog moet naar 4 fte om voldoende slagkracht te realiseren om de raad sturend en extern gericht te laten functioneren.

Wij stellen een structurele formatie-uitbreiding van de griffie met 1,55 fte ingevuld als volgt voor: Huidige Toekomstige  Griffier 0,89 FTE 1 FTE (36 uur)  Plaatsvervangend griffier/ senior raadsadviseur -1 FTE (36 uur)  Raadsadviseur* 0,72 FTE 0,8 FTE (28 uur)  Griffiemedewerker 0,28 FTE 0,7 FTE (24 uur) Totaal 1,89 FTE 3,5 FTE * De raadsadviseur voert het secretariaat van de rekenkamer (0,1 fte, 4 uur per week: waarvan 2 uur binnen vaste formatie en 2 uur tijdelijke uitbreiding), waarvan de uren doorbelast worden aan de rekenkamer. Financiën De huidige loonkosten voor de vaste formatie (1,89 fte) griffie bedragen € 193.000 (en € 198.000 inclusief 2 uur tijdelijke formatie uitbreiding i.v.m. rekenkamercommissie). Bij een uitbreiding van de structurele formatie naar 3,5 fte en verhoging van de functieschalen bedragen de loonkosten € 347.000 per jaar. Dit betreft een uitzetting van circa € 150.000,- per jaar. Voor het financieel perspectief van de gemeente betekent dit: 



1

De uitkomsten van de maandrapportage januari/februari 2024 laten de onderstaande uitkomsten zien per 1 maart 2024.

De jaarlijkse lasten ad € 150.000,- komen bovenop bovenstaande exploitatieresultaat c.q. begrotingssaldo. De ontvangen begrotingen 2025 van de gemeenschappelijke regelingen laten aanzienlijke kostenstijgingen zien (deze zijn nog niet in bovenstaande begrotingssaldi verwerkt).

Alle raadsgriffies zijn te klein | Nederlandse Vereniging voor Raadsleden

2

 

Dekking van tekorten (nadelig begrotingssaldo) in het lopende jaar vindt plaats door aanwending van de algemene reserve. Dekking vanaf 2025 zal onderdeel uit moeten maken van een sluitende begroting. Gezien de huidige verwachte meerjarige tekorten betekent dit dat deze uitzetting leidt tot een extra taakstelling op de overige gemeentelijke budgetten.

Vervolgstappen De functie van senior raadsadviseur is nieuw. Functieprofiel en waarderingen dienen nog vastgesteld te worden. De functie is op basis van het landelijke generieke beschrijving van het profiel raadsadviseur, de benchmark en lokale vergelijking indicatief ingeschaald op schaal 112. Bij instemming met het voorstel pakt de werkgeverscommissie namens de raad de verdere inrichting van de griffie op, waarbij de actualisatie van verordeningen, functieprofielen en waardering aan de orde komen. Bij de werving van de plaatsvervangend griffier wordt ingezet op 32 uur en afhankelijk van de werkervaring van de kandidaat kan lager worden ingestapt. Voor de griffiers functie blijft de bezetting 32 uur. Dit voorstel is afgestemd met het presidium en de burgemeester. De werkgeverscommissie,

Harry Smeets Voorzitter

Bernadette Smelik Lid

Leo Jansen Lid

Bijlagen: --

2

Generiek functieprofiel voor de griffier | VNG

3