Raadsvoorstel Krediet vrijgeven voor aanpassingen gemeentehuis

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: Onderwerp: Wordt behandeld door:

15 december 2022 Krediet vrijgeven voor aanpassingen gemeentehuis Joerie Minses

Voorstel Een krediet van € 450.000 vrijgeven voor het uitvoeren van aanpassingen van het gemeentehuis, i.c. voor urgente zaken op het gebied van veiligheid, dienstverlening, werkomgeving en binnenklimaat. Inleiding Het gemeentehuis is in 1999 opgeleverd naar een ontwerp van architectenbureau De Twee Snoeken (DTS) in de stijl van de zogeheten Bossche School. In de architectuur van de Bossche School draait het in de kern om de ruimtelijke werking, evenwichtige maatverhoudingen, een sobere kleurstelling en materiaal gebruik afgeleid van de kerkelijke architectuur. Het gemeentehuis kent daardoor grote open ruimtes naast gesloten werk- en vergaderplekken, passend bij de opvattingen en manier van werken van die tijd. Er zijn daarna geen aanpassingen meer gedaan aan het gemeentehuis, afgezien van regulier onderhoud. De samenleving is behoorlijk veranderd sinds de jaren '90. Dat heeft ook gevolgen gehad voor de gemeentelijke dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan het hoger opleidingsniveau van inwoners, mondiger burgers, behoefte aan meer transparantie, ontwikkelingen op het gebied van meer integrale en interactieve werkwijzen en vooral ook vergaande automatisering en digitalisering. Dit stelt niet alleen eisen aan bestuur en medewerkers maar vraagt ook om fysieke aanpassing van het gemeentehuis.

Een meer open, transparanter en toegankelijker gemeentehuis dat ook bijdraagt aan een passende werkomgeving. Project huisvesting Om die reden is al in 2017 het project "huisvestingsconcept gemeentehuis" gestart om het gebouw aan te passen aan eigentijdse eisen op het gebied van duurzaamheid, veiligheid, dienstverlening en veranderde werkwijzen. Dit project kende een uitgebreid participatietraject met de diverse stakeholders. In de loop van de jaren werden de ambities en de budgettaire ruimte naar beneden bijgesteld. Begin 2020 lag er een voorlopig totaal ontwerp van architect INBO met een vlekkenplan voor de werkplekken, een aantal keuzes zoals de raadzaal, bestuurskamers en vergaderruimten naar de begane grond en andere aanpassingen die bijdragen aan modernisering van de dienstverlening. De begrootte kosten waren toen € 1,2 miljoen voor een algehele aanpassing van het gemeentehuis. Eind 2020 heeft uw Raad echter besloten tot stopzetting van het project omdat er politiek-bestuurlijk te weinig draagvlak was. Door bezuinigingen was er te weinig financiële ruimte en verdeeldheid over een aantal keuzes.

Bij de stopzetting van dit project (15 december 2020) is aan de organisatie de opdracht gegeven om groot onderhoud aan het gemeentehuis voor te bereiden waarbij naast het geplande noodzakelijke onderhoud ook de knelpunten op het gebied van (publieke) dienstverlening, veiligheid en spreekkamerfaciliteiten worden aangepakt. Hiervoor werd € 500.000 gereserveerd in de begroting.

Zaak Document

: :

124821 138409

Toekomst Heumens Werken In het voorjaar van 2020 werden we geconfronteerd met een pandemie door Corona. Voor zover dat ging in onze organisatie werkte nagenoeg iedereen op afstand cq. thuis. We hebben door het vele thuiswerken ervaren dat we ons werk ook op andere manieren goed kunnen organiseren en dat het voordelen kan hebben voor de privé-werkbalans en het terugdringen van woon-werkverkeer. Het heeft ook onze kijk op de functie van het gemeentehuis veranderd. Het gemeentehuis is steeds meer een plek om elkaar te ontmoeten, voor verbinding en creativiteit. De meeste medewerkers zullen ook na Corona afwisselend thuis en op kantoor blijven werken. In 2021 is in samenspraak met de organisatie een visie en aanpak ontwikkeld op "De Toekomst van Heumens Werken". In de aanpak staan alle openstaande onderdelen van de bedrijfsvoering genoemd, die we willen aanpakken om het meer hybride werken/activiteit gericht werken te ondersteunen. Met name het aspect "gebouw/facilitair" loopt uit de pas met andere bedrijfsvoering aspecten zoals p&o en ict/techniek: het gemeentehuis is nog niet goed op een andere manier van werken ingericht. Ons gemeentehuis kent een klassiek huisvestingsconcept met alleen vaste werkplekken en vergaderruimtes. Voor het activiteitgericht werken ('je doet je werk waar je dit het beste kunt doen') zijn ook o.a.

bel/videobelplekken, goede (digitaal) gefaciliteerde overleg- en ontmoetingsruimtes nodig. Het doel is om het gemeentehuis op een praktische manier slimmer in te richten zodat medewerkers kunnen werken zoals dat het beste bij hun werk past. Opdracht De onderhoudswerkzaamheden aan het gebouw zijn eerder uitgesteld in afwachting van de uitkomsten van het project huisvesting (2020) en later van het project Toekomst Heumens Werken (2021). Ze kunnen echter (deels) niet langer worden uitgesteld en zijn inmiddels gestart (o.a. de vervanging van vloerbedekking/tegels en luchtbehandeling in 2022). Voor een aanpak, waar mogelijk in combinatie met het geplande onderhoud, van eerder genoemde knelpunten en ter ondersteuning van het hybride werken hebben we het architectenbureau De Twee Snoeken (DTS) om bouwkundig advies gevraagd. Zij adviseren ons over de mogelijkheden voor de korte termijn (zogeheten Quick Wins) en het lange termijnperspectief. Het is belangrijk om een doorkijk naar een toekomstbeeld voor de langere termijn in beeld te hebben, waarbinnen deze Quick Wins een plek kunnen krijgen. Quick Wins zijn relatief eenvoudig te realiseren oplossingen zonder grote verbouwingen. De meest urgente knelpunten zijn daarmee opgelost en de Quick Wins zitten een eventuele toekomstige doorontwikkeling van de huisvesting niet in de weg.

Het is een eerste aanzet, waarmee we voorlopig vooruit kunnen. Wat is wenselijk en mogelijk binnen de budgettaire ruimte van € 500.000? Vanuit de organisatie zijn Quick Wins benoemd. Prioriteit is gegeven aan veiligheid, spreekkamers, een eerste ondersteuning van het meer hybride werken en het verbeteren van het binnenklimaat. Architecten bureau De Twee Snoeken heeft dat begroot op € 413.500 voor: * Spreekkamers op de begane grond die voldoende ruim, veilig en goed ingericht zijn: * Een veiligheidsschil, scheiding tussen publieke ruimte en werkruimten, zoals tussen begane grond en 1e/2e verdieping. Externen blijven in beginsel op de begane grond. Daar zijn de balies en de spreekkamers; * Complete facilitering van een overlegruimte en 2 bel/teamsplekken per afdeling; * Ontmoetingsplekken medewerkers (werk/overlegzitjes en pantry op 2e verdieping); * Vergroening van de binnenruimte. We stellen voor om voor deze Quick Wins inclusief een bedrag voor onvoorzien, een krediet van € 450.000 beschikbaar te stellen.

2

Daarnaast is het van belang om een visie te ontwikkelen op dienstverlening en huisvesting voor de langere termijn. Een totale verbouwing naar het 'ideale' toekomstbeeld (w.o. de herinrichting van de publieke dienstverlening en het volledig ingericht zijn op het hybride werken) lijkt op dit moment niet opportuun. Een herinrichting van de publiekszone voor een verbetering van de dienstverlening (d.w.z. verplaatsen naar de hoofdingang, meer open, publieksvriendelijker) zou een mogelijke vervolgstap voor de middellange termijn kunnen zijn. Beoogd effect De aanpassingen van de huisvesting dragen bij aan de toekomstbestendigheid van onze organisatie: ze bevorderen het veilig, effectief, prettig en op maat kunnen blijven (samen)werken zo wel binnen de organisatie als met externen. Dat versterkt onze dienstverlening en het is noodzakelijk om aantrekkelijk werkgever te blijven. Argumenten 1.1. Met de aanpassingen in het gebouw lossen we knelpunten op m.b.t. veiligheid, dienstverlening en spreekkamers, ondersteunen we het Toekomstige Heumens Werken en verbeteren we het binnenklimaat. Voor zover mogelijk combineren we de aanpassingen met het noodzakelijk groot onderhoud aan het gemeentehuis. 1.2. Met de aanpassingen in de huisvesting brengen we alle bedrijfsvoering aspecten meer in balans. 1.3.

De knelpunten zijn nader uitgewerkt in Quick Wins die we eenvoudig kunnen implementeren zonder grote verbouwingen. Ze vormen geen belemmering voor mogelijke gewenste doorontwikkeling van de huisvesting in de toekomst/langere termijn. 1.4. Het zetten van stappen in de aanpassingen van de huisvesting kan een positieve uitwerking hebben op het versterken van het vertrouwen en de motivatie van medewerkers. Ook is het een noodzakelijk onderdeel om op de huidige arbeidsmarkt als werkgever aantrekkelijk te blijven (binden en boeien). Kanttekeningen Met de Quick Wins kunnen we voorlopig vooruit, maar we zijn er nog niet. Dat vraagt om het ontwikkelen van een visie voor de lange termijn. Het doorpakken naar concrete uitvoeringsacties van Quick Wins in combinatie met het uitvoeren van achterstallig onderhoud is echter urgent. Financiën In totaal bedragen de uitgaven € 492.729. Hiervan betreft € 79.200 onderhoudskosten. Deze worden uit de voorziening groot onderhoud bekostigd. De overige € 413.529 betreft een investering. Hierbij wordt qua afschrijftermijn onderscheid gemaakt tussen de bouwkundige kosten (25 jaar) en inrichtingskosten (10 jaar).

De kapitaallasten zijn als volgt;

Omschrijving

Investeringsbedrag

Afschrijving

Rente (3%)

Kapitaallaste n

3

Bouwkundig

259.025

10.361

7.771

18.132

Inrichting

154.505

15.450

4.635

20.086

Totaal

413.529

25.811

12.406

38.217

In de begroting is reeds rekening gehouden met kapitaallasten ter hoogte van € 30.000. Wij stellen voor om de nog ontbrekende dekking ad € 8.217 te dekken uit de algemene middelen. burgemeester en wethouders

Garmt Kolhorn Gemeentesecretaris

Joerie Minses Burgemeester

4