Raadsvoorstel krediet vrijgeven verbouwing gemeentehuis fase 2

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: Onderwerp: Wordt behandeld door:

17 oktober 2024 Krediet vrijgeven verbouwing gemeentehuis fase 2 Rob Engels

Voorstel 1. Het benodigde krediet voor fase 2a beschikbaar te stellen, waarbij de exploitatielasten worden gedekt binnen de reeds in de Kadernota 2024 opgenomen jaarlijkse kapitaallasten van € 58.500 en de werkzaamheden op de begane grond (vergadercentrum) toe te voegen aan deze fase 2a. De daarmee gepaard gaande extra kapitaallasten (€ 14.062) daaraan toe te voegen en onderdeel uit te laten maken van de 1e begrotingswijziging 2025. 2. Groen licht te geven voor fase 2b op de eerste verdieping (raadzaal en bestuursvleugel) en een aanvullend krediet beschikbaar te stellen van € 743.392. De structurele kapitaallasten van fase 2b (circa € 52.000) onderdeel te laten worden van de begrotingsbehandeling 2025 en het meerjarige begrotingssaldo.

Inleiding Het gemeentehuis is in 1999 opgeleverd naar een ontwerp van architectenbureau De Twee Snoeken (DTS) in de stijl van de zogeheten Bossche School. Er zijn daarna, tot de start van het huisvestingsproject fase 1, geen aanpassingen meer gedaan aan het gebouw, afgezien van regulier onderhoud. De samenleving en de manier van werken zijn veranderd sinds de jaren '90. Dat heeft logischerwijs ook gevolgen gehad voor de gemeentelijke dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan de behoefte aan meer transparantie, ontwikkelingen op het gebied van meer integrale en interactieve werkwijzen en vooral ook vergaande automatisering en digitalisering. Dit stelt niet alleen andere eisen aan het bestuur en medewerkers, maar vraagt ook om fysieke aanpassingen van het gemeentehuis. Een meer open, transparanter en toegankelijker gemeentehuis dat bijdraagt aan ontmoeting en een daarbij passende werkomgeving. Daarom zijn vorig jaar al 'quick wins' in de huisvesting van het gemeentehuis gerealiseerd. De aanpassingen die hierbij gedaan zijn, zoals het vernieuwen en opener maken van de werkkamers, het implementeren van flexwerken en het vernieuwen van de hallen op de eerste en tweede verdieping, vallen onder fase 1 van het huisvestingsproject. Vorig jaar heeft architectenbureau De Twee Snoeken het ontwerp en de realisatie van deze quick wins in de huisvesting in het gemeentehuis verzorgd en begeleid.

Op verzoek van de raad is tijdens de informatieavond van fase 1 tevens een doorkijk gegeven naar fase 2: Dienstverlening, om de aanpassingen in het grotere geheel te kunnen plaatsen. Op 27 februari 2024 heeft het college besloten om De Twee Snoeken de opdracht te geven om ook voor fase 2 het definitieve ontwerp, de technische uitwerking en de bouwkundige projectbegeleiding van de uitvoering voor hun rekening te nemen. De Twee Snoeken heeft het definitief ontwerp voor fase 2, de publieke dienstverlening op de begane grond, op 2 september jl. afgerond. Daarbij hebben zij ook een schetsontwerp opgeleverd om de aanpassing van de huidige burgerbalie naar additionele vergaderzalen te faciliteren. Aanvullend is op Zaak Document

: :

204947 227613

verzoek van het college de vraag gesteld om mogelijkheden te onderzoeken voor de herinrichting van de raadszaal, de griffie en de bestuursvleugel. Het college vindt het van belang dat de raad gefaciliteerd wordt om in een mooie, toekomstgerichte omgeving hun werkzaamheden voort te zetten. De Twee Snoeken heeft hiervoor een schetsontwerp opgeleverd. Dit schetsontwerp beslaat de door de raad nieuw te beoordelen fase 2b. Beoogd effect De aanpassingen van de huisvesting dragen bij aan de toekomstbestendigheid van onze organisatie: Fase 2a bevordert de dienstverlening aan inwoners, de ontmoeting op het gemeentehuis, de veiligheid van medewerkers en het effectief, prettig en op maat kunnen blijven samenwerken binnen de organisatie en met externen. Fase 2b bevordert de toekomstbestendigheid van de raadsomgeving en bestuursomgeving, een goede werkplek voor de raad en een open ontmoetingsplek voor raadsleden, medewerkers en het bestuur op de eerste verdieping. Argumenten 1.1 Een gemeentehuis dat past bij haar tijd Sinds de bouw van het gemeentehuis in 1999 heeft de samenleving veranderingen doorgemaakt. Inwoners willen veel zelf kunnen regelen, burgers worden mondiger, er is meer behoefte aan transparantie en werkwijzen worden geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Tegelijkertijd blijft er behoefte aan ontmoeting, fysieke afspraken en een gemeente waarbij je als inwoner terecht kan.

Dit vraagt om fysieke aanpassingen van het gemeentehuis. Met de voorgestelde aanpassingen wordt het gemeentehuis meer open, transparanter en toegankelijker. 1.2 Opener uiterlijk dienstverlening Door de voorgestelde aanpassingen wordt het gemeentehuis meer open en toegankelijker. Bij binnenkomst is het meteen duidelijk waar de inwoner zich kan melden. De grote ramen zorgen voor een open sfeer en de wachtkamer nodigt uit om plaats te nemen. De dienstverlening zit meer geclusterd en het klantcontactcentrum (KCC) en de burgerbalie zijn zo goed in staat om inwoners goed en snel te helpen. 1.3 Veilige werkomgeving De voorgestelde aanpassingen zorgen voor een opener contact tussen medewerker en inwoner, zonder daarbij de veiligheid in het geding te brengen. De KCC medewerkers zitten achter een open, maar verhoogde balie waarbij zij het overzicht kunnen behouden. De medewerkers van de burgerbalie zitten niet langer achter een hoge balie, maar hebben directer contact met de inwoner aan een groot druppelvormig bureau in de publieke ruimte waar ze de inwoner kunnen ontvangen. In de ontwerpen is rekening gehouden met zichtlijnen, vluchtroutes, het agressieprotocol en andere maatregelen die noodzakelijk zijn voor het borgen van de veiligheid van medewerkers. 1.4 Een integrale verbouwing van de begane grond Het is van belang dat de werkzaamheden op de begane grond integraal worden opgepakt.

Dat draagt bij aan de duidelijkheid in communicatie naar de inwoners, de verwachtingen voor medewerkers van het KCC, de burgerbalie en de politie, en de fasering van de werkzaamheden en het minimaliseren van de te ervaren overlast van de verbouwing. Daarom is het van belang om de verbouwing van de begane grond uit te breiden met de aanpassingen aan het vergadercentrum zoals ingetekend in het schetsontwerp. In de toe te passen fasering van het project zal het vergadercentrum worden opgeleverd nadat de medewerkers van de burgerbalie intrek hebben in het nieuwe gedeelte. 2

2.1 Een verwelkomende raadzaal Transparantie en zichtbaarheid zijn van groot belang voor een goed functionerende democratie. Het openmaken van het uiterlijk van de raadzaal voor de buitenwereld draagt hieraan bij. De grote ramen nodigen inwoners uit te participeren en maken het democratisch proces zichtbaarder. De voorgestelde aanpassingen aan de raadzaal zorgen daarnaast voor een verwelkomende en comfortabele inrichting voor raadsvergaderingen en speciale evenementen die in de raadzaal worden gehouden. 2.2. Een toekomstbestendige raadszaal De raadszaal heeft sinds 1999 geen veranderingen ondergaan op klein onderhoud na. De voorgestelde veranderingen aan de raadzaal borgen de toekomstbestendigheid en openheid van de zaal voor het gebruik voor de raad, maar ook voor speciale en representatieve aangelegenheden. 2.3 Verplaatsing van de griffie Er wordt voorgesteld om de griffie naar de overkant van de gang te verplaatsen, waarmee zij nog steeds direct naast de raadszaal gelegen zijn. Ook krijgt de griffie de mogelijkheid tot gebruik van de aangelegen vergaderkamer voor overleggen en flexwerken. Zo wordt geborgd dat de uitbreidende griffie een toekomstbestendige werkplek heeft. 2.4 Een aangepaste bestuursvleugel De voorgestelde aanpassingen zijn erop gericht om voor de wethouders compactere kamers te realiseren waarin zij hun dagelijkse werkzaamheden kunnen verrichten.

Door het secretariaat te verplaatsen, kan een nieuwe ruimte voor ontmoeting worden gerealiseerd. Het secretariaat zal nog steeds in open verbinding met de hal staan en is zo het aanspreekpunt op de eerste verdieping voor de afspraken van het bestuur. De kamer van de burgemeester en de gemeentesecretaris behouden dezelfde omvang. Wethouders kunnen voor overleggen met externen en medewerkers gebruik maken van de recent vernieuwde en representatieve vergaderruimten. Zo past dat binnen het uitgangspunt: extern bezoek op de begane grond in het vergadercentrum. 2.5 Meer ruimte voor ontmoeting Door de verplaatsing van het secretariaat en de verplaatsing van de griffie is er ruimte vrij die wordt benut als ontmoetingsplek en koffiecorner. Dit draagt bij aan de ontmoeting tussen raadsleden en inwoners op een informelere manier buiten de raadszaal. Ook draagt het op andere dagen bij aan meer ontmoeting tussen het bestuur en de medewerkers op de eerste verdieping. Door verplaatsing van de burgerbalie en het creëren van een ontmoetingsplek bij het vergadercentrum op de begane grond is er meer (informeel) contact tussen collega's in uitvoerende taken en beleidsmatige taken. Dit draagt bij aan de sociale cohesie, de werksfeer en het leren van elkaar.

Kanttekeningen Het niet doorzetten van fase 2b kan leiden tot nieuwe en meer kosten op een later moment De Twee Snoeken heeft naast het definitief ontwerp voor fase 2a (dienstverlening) ook de mogelijke aanpassingen voor een fase 2b verwerkt in een schetsontwerp. Indien ervoor wordt gekozen om geen geld vrij te maken voor aanpassingen binnen fase 2b dan kan dat op den duur discrepantie opleveren tussen de nieuwe, in het tijdbeeld passende onderdelen van de organisatie en de verouderde ruimten, zoals de raadszaal. Indien ervoor wordt gekozen om fase 2b op de eerste verdieping op dit moment geen doorgang te 3

laten vinden dan zou dit kunnen leiden tot hogere kosten indien de wijzigingen op een later moment toch nog gewenst worden. Er zal dan onder andere een nieuw project en nieuwe aanbestedingsprocedures moeten worden gestart wat kan leiden tot meer kosten dan een integrale aanpak op dit moment. Financiën Fase 2a In de kadernota 2024 is een voorgenomen investering voor fase 2a opgenomen van € 650.000,- en een structurele kapitaallast van € 58.500,-. Het definitieve ontwerpfase 2a (€ 846.689,-) plus onderdeel begane grond fase 2b (€ 239.917,-) minus € 50.000,- uit de voorziening groot onderhoud vragen om een aanvullend investeringskrediet van € 386.606,-. De hieruit voortvloeiende kapitaallasten € 72.562,- kunnen voor € 58.500,- gedekt worden uit eerder beschikbaar gestelde kapitaallasten. Het gedeelte van de kapitaallasten dat de € 58.500,- te boven (€ 14.062,-) maakt onderdeel uit van de 1e begrotingswijziging 2025.

Fase 2b Voor fase 2b, de herinrichting van de bestuursvleugel, het vergadercentrum en de raadszaal, is een schetsontwerp opgeleverd. Het schetsontwerp fase 2b (€ 1.083.309,-) minus onderdeel begane grond fase 2b (€ 239.917,-) minus € 100.000,- uit de voorziening groot onderhoud vragen om een aanvullend investeringskrediet van € 743.392,-. Voorgesteld wordt om de structurele kapitaallasten fase 2b (circa € 52.000,-) onderdeel te laten worden van de begrotingsbehandeling 2025 en het meerjarige begrotingssaldo.

burgemeester en wethouders

mr. J. de Graaf Gemeentesecretaris

mr. J.W.M.S. Minses Burgemeester

4

Bijlagen: 1. DO Fase 2a (dienstverlening) 2. VO Fase 2a sfeerimpressies (dienstverlening) 3. SO Aanpassingen vergadercentrum begane grond 4. SO Fase 2b eerste verdieping (raadszaal, bestuursvleugel en griffie)

5