Raadsvoorstel Informatiebeleid 2024-2027

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: Onderwerp: Wordt behandeld door:

1 februari 2024 Informatiebeleid 2024-2027 Joerie Minses

Voorstel 1. Het informatiebeleid gemeente Heumen: Digitale agenda 2024-2027 vast te stellen; 2. Kennis te nemen van de voor deze opgaven benodigde budgetten en de aanvullende financiële consequenties mee te nemen in de kadernota 2025. Inleiding Het huidige Informatiebeleid is in 2020 opgesteld met een doorkijk en projectenplanning van 4 jaar. We hebben op basis van nieuwe ontwikkelingen in informatievoorziening en digitalisering het beleidsplan geactualiseerd. Dit informatiebeleidsplan maakt de strategische opgaven op het gebied van informatisering en digitalisering inzichtelijk en geeft vorm aan de digitale agenda voor 2024-2027. Het plan fungeert als kompas en leidraad bij het realiseren van de opgaven. Gemeente Heumen heeft een gezonde ambitie op het gebied van digitalisering. Deze ambitie is passend, haalbaar en maakt gebruik van de kracht van Heumen. Dit plan brengt structuur in de organisatie van informatievoorziening en stelt haalbare doelen, biedt duidelijke kaders en geeft overzicht in projecten en activiteiten. Hiermee wordt het pad geëffend om de ambitie te realiseren en door de verbinding te leggen tussen de organisatieontwikkeling, de visie op dienstverlening en ons informatiebeleid. We bouwen daarmee voort op het vorige informatiebeleidsplan. Het plan is niet bedoeld als blauwdruk voor de komende periode.

We blijven evalueren, verbeteren en bijstellen om wendbaar mee te bewegen met ontwikkelingen. Het informatiebeleid kent vijf speerpunten: * De (digitale) dienstverlening. Hierin zijn (nieuwe) wettelijke taken, landelijke en eigen initiatieven opgenomen die als doel hebben de dienstverlening aan inwoners en ondernemers te verbeteren. * De digitale organisatie. Dit speerpunt omvat de ontwikkelingen die uit eigen ambities voortkomen; het versterken van onze interne dienstverlening, procesgericht werken en digitale kwaliteitszorg. * De digitale manager. Dit betreft de ontwikkeling van beleids- en managementinformatie gericht om beter inzicht in prestaties te krijgen door datagedreven te werken. * Digitaal samenwerken. In dit speerpunt staat het zaakgericht werken en de ontwikkelingen van medewerkers om beter, eenvoudiger en gerichter gebruik te laten maken van onze informatievoorziening centraal. * Professioneel informatiemanagement. Dit is een randvoorwaarde om bovenstaande speerpunten te realiseren, te implementeren en te beheren. Het informatiebeleidsplan gaat verzegeld met een projectenkalender. Hierin zijn prioritering, planning en bekostiging van te realiseren ontwikkelingen op een overzichtelijke manier in beeld gebracht. Prioriteit in deze kalender is gegeven aan een aantal urgente ontwikkelingen binnen het speerpunt “digitaal samenwerken”.

Rode draad in deze ontwikkelingen is het versterken van de digitale vaardigheden bij medewerkers, en het verbeteren van de digitale kwaliteitszorg. Daarnaast is er een grote behoefte beter te kunnen sturen op basis van data. In het sociaal domein zijn al Zaak Document

: :

182481 182609

concrete oplossingen; deze verder ontwikkelen en in het kielzog nieuwe initiatieven nemen is het devies. Beoogd effect Hoewel informatievoorziening gerekend wordt tot de ondersteunende bedrijfsprocessen, is het wel bepalend óf en op welke manier wij als gemeente Heumen ons dagelijks werk doen. Vanwege deze cruciale rol in de bedrijfsvoering willen we zicht hebben op wat er speelt in de organisatie en wat er op ons afkomt. We willen richting kunnen geven, kaders stellen, keuzes maken en kunnen sturen. Daarmee creëren we draagvlak, herkenning en saamhorigheid binnen de organisatie voor ontwikkelingen in de informatievoorziening. Dit vraagt om een visie op informatievoorziening die voor iedereen begrijpelijk is. Dit resulteert in een concrete invulling van die visie in haalbare doelen, heldere afspraken en duidelijke sturing, met ruimte voor ontwikkelingen en bijstelling. Argumenten 1.1 Het voorstel speelt in op de technologische en informatiekundige ontwikkelingen Het dagelijkse werk bij de gemeente Heumen wordt grotendeels ondersteund door ICT. Denk alleen maar aan applicaties die we gebruiken om ons werk te doen, het netwerk dat regelt dat iedereen bij de juiste applicaties kan en databases en servers waar we onze informatie bewaren.

1.2 Meerwaarde klantgerichte dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering Het hanteren van strategische speerpunten en een projectgerichte aanpak voorkomt dat het maken van keuzen gebeurt op basis van situationele argumentatie en zorgt dat keuzes gebaseerd zijn op een meerjarige doorkijk in termen van kwaliteit, capaciteit en financiën. 1.3 Informatievoorzieningsbeleid is een wettelijke vereiste vanuit informatieveiligheidswetgeving Vanuit informatieveiligheid en de hiermee gepaard gaande wetgeving (o.a. ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit/ BIO (Baseline informatiebeveiliging Overheid) is het vereist actueel informatiebeleid te hanteren. 1.4 Het voorstel zorgt voor focus, evenwichtigheid en haalbaarheid De vele ambities, doelstellingen en maatregelen vragen om een evenwichtige en gestructureerde aanpak, die ervoor zorgt dat er daadwerkelijk doelen worden behaald. Dit informatiebeleidsplan geeft concreet uitvoering en is gevat in een projectaanpak. Kanttekeningen 1.1 Gelijkwaardigheid binnen samenwerking iRvN Bij de realisatie van opgaven maakt de gemeente Heumen in iRvN verband gebruik van de samenwerking. Gebruik maken van kennis, ervaring én oplossingen van de regiogemeenten is efficiënter dan alles zelf bedenken, ontdekken en ontwikkelen. Heumen zoekt actief de 2

samenwerking, dat kan betekenen dat we concessies doen in het kader van standaardisatie en tempo. 1.2 Projecten behapbaar houden voor de organisatie Het informatiebeleid heeft een hoog ambitieniveau met de nodige strategische uitgangspunten. De uitvoering hiervan vraagt veel van de organisatie en resulteert in verschillende projecten. Gelet op de omvang van de organisatie geldt voor Heumen dat er maximaal vier grote informatisering-projecten gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd. Bij meer dan vier loopt de organisatie het risico dat er teveel capaciteit wordt gevraagd voor de projecten, waardoor andere werkzaamheden stil komen te liggen, of de projecten niet gerealiseerd worden. 1.3 Het belang van informatieveiligheid Doordat in deze tijd digitale informatiestromen en -uitwisseling onmisbaar zijn binnen de gemeentelijke organisatie, is het van belang daar ook op het gebied van informatieveiligheid maatregelen voor te treffen. Dit kan beperkingen in persoonlijke keuzes betreft werkwijze met zich meebrengen. Financiën Voor de uitvoering van de informatiseringprojecten zijn per jaar aanvullende exploitatiebudgetten nodig. Voor een belangrijk deel zijn deze benodigde aanvullende budgetten via de kadernota al verwerkt in de meerjarenbegroting 2024-2027.

Al verwerkt in meerjarenbegroting: 2024: € 213.000 (totaal benodigd € 213.000) 2025: € 70.500 (totaal benodigd € 109.500) 2026: € 63.000 (totaal benodigd € 146.000) 2027: € 63.000 (totaal benodigd € 102.500) De nog niet in de begroting verwerkte extra benodigde budgetten zijn: 2025 € 39.000 2026 € 83.000 2027 € 39.500 Voorgesteld wordt om de extra gevraagde budgetten mee te nemen in de kadernota 2025. burgemeester en wethouders

mr. J. de Graaf Gemeentesecretaris

mr. J.W.M.S. Minses Burgemeester 3

Bijlage: • Informatiebeleid gemeente Heumen: Digitale agenda 2024-2027

4