Raadsvoorstel Digitaliseren Raadzaal

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: Onderwerp: Wordt behandeld door:

1 juli 2021 Raadsvoorstel Digitaliseren Raadzaal Griffie namens presidium

Voorstel 1. In te stemmen met de autorisatie van een krediet van € 31.000 voor de aanschaf van een nieuw camerasysteem voor de raadzaal inclusief bijhorende implementatiekosten om video uitzendingen mogelijk te maken; 2. Voor de aanschaf van het systeem en de jaarlijkse hogere abonnementskosten van € 4.500 de Programmabegroting 2021 te wijzigen middels de 4e Begrotingswijziging; 3. De kosten van afschrijving en rente te verwerken in de nog op te stellen Programmabegroting 2022. Inleiding Het presidium heeft op 20 april jl. ingestemd met het uitbreiden van audiovisuele mogelijkheden van de raad van geluid naar beeld. Om de raadsvergaderingen in beeld live te kunnen uitzenden is zowel de aanschaf van een camerasysteem voor de raadzaal als uitbreiding van het huidige abonnement van audio naar beeld nodig. Beoogd effect 1. Toegankelijke en zichtbaardere lokale politiek Door de aanschaf van een nieuw camerasysteem voor de raadszaal kunnen inwoners, maatschappelijke partners en pers heel eenvoudig de vergadering live op internet bekijken. Dat maakt de lokale politiek veel toegankelijker en zichtbaarder voor onze inwoners. Deze dienstverlening levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de openbaarheid van bestuur en het actief informeren van onze inwoners. 2.

Transparantere besluitvorming raad Door het live uitzenden van beeldmateriaal kunnen inwoners en andere belanghebbenden direct zien welke besluiten de raad neemt en welke politieke afwegingen hieraan vooraf gaan. Ook kan er nageluisterd worden op spreker en beeld. Het politieke proces wordt hierdoor helderder en beter te volgen. 3. Professionalisering live uitzendingen raads- en commissievergaderingen Met de nieuwe apparatuur kunnen zowel de raads- als de commissievergaderingen vanuit de raadzaal op eenvoudige manier in beeld uitgezonden worden De beeldvoorziening is volledig geautomatiseerd en zorgt voor een professionele uitstraling. Het systeem is volledig te integreren met het huidige Bosch discussiesysteem (aangeschaft in 2019) en is op termijn uit te breiden met extra opties zoals hybride vergaderen en stemregistratie. Informatiebeveiliging en privacy Bij het inkoop- en implementatieproces zal ook worden gekeken naar de beveiligingsaspecten rondom de camera’s en het uitzenden van raadsvergaderingen. Naast het op orde maken van de technische beveiligingsaspecten zal waar nodig het proces in lijn worden gebracht met de vereisten Zaak Document

: :

69709 78165

uit de AVG. Wij volgen hierin de richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens, die voorwaarden stelt voor het structureel in gebruik nemen van camera’s, het maken van opnames en livestreams. De griffier werkt hierin samen met de Functionaris Gegevensbescherming en de adviseur informatiemanagement. Financien Dekking Met de aanschaf van een nieuw camerasysteem en de implementatie is een krediet nodig van € 31.000. Voor de jaarlijkse kosten van deze aanschaf is binnen de lopende begroting geen financiële dekking aanwezig. Het gaat hierbij om een vaste jaarlijkse afschrijving van € 3.100 (investering € 31.000, afschrijving in 10 jaar oftewel 10% per jaar) voor de periode 2022 tot en met 2031) en om een rente van € 620 in jaar 1 (2% van € 31.000), € 558 in jaar 2 (2% van (€ 31.000 minus € 3.100 afschrijving), € 496 in jaar 3 (2% van (€ 31.000 minus 2 x € 3.100 afschrijving) en verder. Gelet op het tijdstip van aanschaf (medio 2021) wordt er in 2021 niet meer afgeschreven op dit actief. Dat is in overeenstemming met de geldende waarderingsregels. Naast de afschrijving en rente over de investering zijn er jaarlijkse meerkosten van € 4.500 voor de uitbreiding van het abonnement en de wettelijke verplichting om de raadsvergaderingen te ondertitelen bij publicatie op de website. Voor deze structurele meerkosten is eveneens geen financiële dekking beschikbaar binnen de lopende begroting.

Risico’s Geen. Subsidiemogelijkheden derden Deze zijn niet beschikbaar.

Namens het presidium, de voorzitter

de griffier,

Marriët Mittendorff

Nicole Collombon

2